ATRIBUIÇÕES DOS SETORES DA GERÊNCIA … · Elaboração de processos de compras e serviços de...

ATRIBUIÇÕES DOS SETORES DA GERÊNCIA ADMINISTRATIVA, DA BIBLIOTECA E DA FORMAÇÃO CONTINUADA

DA ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO

Rua Washington Luiz, 855 - Porto Alegre/RS Telefone: 51 3308.3536 www.ea.ufrgs.br

OBJETIVOS

Concentrar as atividades administrativas dos departamentos, comissões de

graduação, extensão, pesquisa e as atividades atuais típicas de secretaria;

Modernizar a estrutura administrativa da UFRGS, tendo em vista os avanços

tecnológicos e criação de diversos sistemas gerenciais na Universidade;

Aproximar os setores afins para unificar o atendimento;

Adequar a força de trabalho através da racionalização, redistribuição de

atividades e capacitação/desenvolvimento;

Propor melhorias de processos e definir padrões aos procedimentos;

Redimensionar e racionalizar o quadro de lotação dos técnico-administrativos;

Proporcionar a execução da Avaliação de Desempenho;

(Apresentação da Gerência Administrativa – PROGESP/DIMA/ 2007)





Setor: GERÊNCIA ADMINISTRATIVA Email: [email protected] Chefe do Setor: Sandra Regina Cela – email: [email protected] Ramal: 3804 Secretária: Mirtha Rodrigues – Ramal: 3825 – email: [email protected] Atribuições da Gerência:

Coordenar, planejar, acompanhar, avaliar, organizar e normatizar as atividades relacionadas com a administração de bens materiais, dos bens móveis e imóveis, zeladoria, transporte, comunicação, reparos e manutenções de imóveis e equipamentos, bem como gerenciamento dos recursos de informática;

Organizar a infra-estrutura necessária à execução da programação estabelecida pela Unidade;

Planejar, juntamente com a Direção, o planejamento orçamentário anual;

Participar da elaboração da Programação Orçamentária Plurianual;

Coordenar, planejar, acompanhar, avaliar e organizar as atividades relacionadas à administração de recursos humanos;

Coordenar a Gerência Administrativa e as suas funções internas;

Assegurar o cumprimento das metas estabelecidas pelo Programa de Avaliação de Desempenho;

Desenvolver estudos, elaborar propostas e implantar modificações necessárias à organização administrativa;

Articular-se com a Direção da Unidade;

Gerenciar os recursos de caráter institucional da Unidade, provenientes de convênios e outras fontes em conformidade com a programação previamente definida;

Representar formalmente a Unidade Acadêmica junto aos órgãos competentes em questões pertinentes a sua área, quando solicitado;

Gerenciar iniciativas de responsabilidade socioambiental na Unidade;

Acompanhar as sindicâncias;

Acompanhar os processos eleitorais;

Outras atividades inerentes ao cargo. Atribuições da Secretaria:

Secretaria às reuniões do Conselho da Unidade;

Encaminhamentos dos assuntos tratados em reunião;

Despacho de processos administrativos;

Organização e manutenção dos arquivos;

Emissão de atestados e declarações administrativos;

Emissão de ofícios da Direção e do Departamento;

Emissão de portarias da Direção e do Departamento;

Agenda da Direção;

Auxiliar a Gerência Administrativa;

Operacionalizar os sistemas da UFRGS atinentes ao setor;

Outras atividades relacionadas à Gerência Administrativa.





Setor: RECURSOS HUMANOS Email: [email protected] Chefe do Setor: Maira Comerlato – email: [email protected] Ramal: 4040 Servidores: Maira Comerlato e Andrea Farias Wilde – email: [email protected] Atribuições:

Elaboração, em consonância com a Direção e a Gerência Administrativa, da política de RH da Unidade;

Assessoria ao departamento na realização dos concursos públicos;

Assessoria ao departamento no processo de contratação de substitutos;

Assessoria ao departamento nas progressões funcionais;

Informações sobre legislação de pessoal;

Informações sobre dados funcionais;

Registro da frequência dos servidores;

Gerenciamento de bolsas;

Ambientação de novos servidores; Acolhimento de problemas / conflitos nos setores;

Levantamento de necessidades de pessoal e de capacitações;

Organização de treinamentos e capacitações;

Acompanhamento dos estágios probatórios;

Operacionalização e Gerenciamento dos sistemas de RH;

Demais encaminhamentos: licenças, averbações, contagem de tempo de serviço, abono permanência, etc.





Setor: FINANÇAS E SUPRIMENTOS – email: [email protected] Chefe do Setor: Luiz Fernando Machados Soares – email: [email protected] Ramal: 3459 Servidores: Marcelo da Silva Mello Machado – ramal: 3803 – email: [email protected] Atribuições:

Elaboração de processos de compras e serviços de consumo e de capital desde a solicitação de orçamentos até o encaminhamento para pagamento.

Elaboração de planilhas para analise, controle e orçamentação da receita e despesa da Escola de Administração (EA) e dos seus projetos associados.

Lançamentos, cadastros, certificações, acompanhamentos, revisões, analises e projeções dos sistemas SIAFI, PROPLAN, COMPRASNET, SICAF, SIASG, SCDP, FAURGS e SEI, entre outros.

Suporte econômico, financeiro e orçamentário ao PPGA.

Projeções financeiras e orçamentárias para a Direção e o CONSUNI da EA. Abertura e distribuição de créditos, transferência orçamentária, elaboração de empenhos.

Controle e fiscalização de contratos, especialmente os de conteúdo financeiro. Abertura Orçamentária.

Fechamento orçamentário, liquidação e restos a pagar.

Reservas de passagens, hospedagens, solicitação de diárias e prestação de contas no SCDP. Inscrições, contribuições e ressarcimentos.

Solicitação de abertura de processos licitatórios. Elaboração de relatórios, pareceres e laudos Econômico-financeiros.





Setor: INFRAESTRUTURA E MANUTENÇÃO Chefe do Setor: Misael Bassualdo Cabreira Ramal: 3802 Servidores: Estela Maris Peres de Freitas – email: [email protected] Atribuições do Setor:

Vistoriar o prédio para registro de demandas de manutenção hidráulica, elétrica, civil etc., demandas encaminhadas via processo ou chamados via portal do servidor;

Coordenar os funcionários terceirizados que trabalham na limpeza, vigilância, portaria e recepção;

Atender os prestadores de serviço que venham à EA, acompanhando-os, se necessário, nos diferentes espaços físicos durante sua permanência no prédio. Ex: chaveiro, equipes de manutenção predial, elétrica e hidráulica, etc.;

Receber materiais e fornecedores. Ex: almoxarifado central.

Serviço de Correios: postagem de correspondências;

Distribuir materiais do almoxarifado. Ex: materiais de escritório e de limpeza;

Serviço de protocolo: envio e recebimento de processos;

Cuidar do patrimônio da Unidade: transferência dos bens para outras unidades, transferência de responsabilidade, organizar o recolhimento de bens pelo Depatri etc.





Setor: COMUNICAÇÃO E INTERAÇÃO ACADÊMICA – email: [email protected] Servidor Comunicação: Luana Silva da Cruz – ramal: 3851 – email: [email protected] Servidor Interação Acadêmica: (a/c da gerência Administrativa) – ramal: – email: Atribuições da Comunicação: 1. Comunicação Interna:

Gerenciamento da Intranet;

Email (cogerenciamento de mailings e envio de comunicações);

Memorandos. 2. Comunicação Externa:

Coordenação e atualização do Site;

Atualização e gerenciamento de página no Facebook;

Assessoria de Imprensa contato com demais mídias externas;

Encaminhamento de demandas;

Elaboração de material institucional;

Controle e atualização dos murais da instituição. 3. Eventos:

Programação da agenda de eventos institucionais;

Campanhas de cunho social;

Assessoria a eventos pertinentes à instituição. 4. Material Gráfico

Elaboração de material gráfico, junto à CICOM;

Envio e controle de impressões junto à gráfica da UFRGS. 5. Estúdio de Gravação

Agendamento de reservas do estúdio;

Gravações de audiovisuais;

Edição de audiovisuais para fins acadêmicos ou de interesse institucional Atribuições da Interação Acadêmica:

Acompanhamento da tramitação de novos convênios, nacionais e internacionais;

Revisão dos documentos;

Follow-up aos coordenadores de convênios;

Contato com as instituições parceiras;

Atualização das informações na intranet, site da escola;

Acompanhamento de renovações e vencimento.

Organização e manutenção de banco de dados dos alunos em mobilidade (estatísticas, dados de contato);

Eventos de integração dos alunos internacionais;

Atualização e manutenção do blog e murais dos intercambistas;

Recepção no início do semestre;





Reunião de acompanhamento no meio do semestre;

E vento de encerramento no final do semestre;

Pesquisa de satisfação pós-intercâmbio;

Inclusão dos alunos internacionais no mailing da Escola de Administração.





Setor: TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO – email: [email protected] Responsável pelo Setor: Eduardo Corrêa Michelsen – email: [email protected] Ramal: 3852 Bolsistas: Andre Luiz Giordani, Luis Henrique Coelho Atribuições do Setor:

Suporte aos usuários;

Coordenar a busca e implantação de sistemas na unidade;

Gerenciar os recursos de tecnologia da informação no âmbito da unidade;

Propor políticas e diretrizes na área de tecnologia da informação;

Responsabilizar-se pela manutenção dos equipamentos pertinentes ao setor de tecnologia da informação;

Zelar pela garantia da manutenção dos equipamentos e sistemas de informática;

Manutenção das redes cabeadas da unidade;

Gerenciar aquisição de softwares e equipamentos;





Setor: ACADÊMICO – e-mail: [email protected] Chefe do Setor: Gabriel Dutra da Fonseca – email: [email protected] Ramal: 3805 Secretaria Acadêmica: Louise Ramos da Cunha Freitas - email: [email protected] Ramal: 3843 Atribuições da Chefia do Setor Acadêmico:

Propor e participar do acolhimento dos alunos da unidade de ensino;

Zelar pelo bom andamento do trabalho do setor;

Organizar os fluxos de atendimento, na prioridade que aconteçam.

Cooperar com a coordenação de curso e chefia do departamento, nas atividades que envolvam o respectivo setor em suas atribuições legais;

Organizar reuniões periódicas com a equipe micro e macro, para coletar informações e analisar o andamento do setor e suas necessidades;

Participar das reuniões de chefia da unidade de ensino;

Zelar pelas informações do setor acadêmico, bem como, assinar como responsável legal dos documentos emitidos pelo mesmo;

Propor junto à gerência administrativa, continuamente, melhorias nos aspectos de material e funcionalidade;

Manter a gerência administrativa e a direção da unidade, informadas sobre o andamento do trabalho e suas especificidades, quando solicitado;

Executar coletivamente com todos os servidores do setor, ao final de cada ano letivo, avaliação institucional;

Realizar avaliação de estágio probatório, de todo servidor que neste setor estiver lotado, com informações verdadeiras, e, plena participação do avaliado, como prevê a legislação;

Encaminhar às instâncias superiores, ou quando solicitado por um servidor, todos os registros ou acontecimentos que ferem à legislação vigente.

Atribuições da Secretaria:

Secretaria às reuniões do Colegiado e da Comgrad;


Despacho de processos administrativos;

Organização e manutenção dos arquivos;

Operacionalizar os sistemas da UFRGS atinentes ao setor;

Outras atividades relacionadas à Secretaria Acadêmica.

Servidores da Graduação: Nanci Anjos da Silva – email: [email protected]; Gabriel Faria Martins – email: [email protected] e Gustavo Andrada Bandeira – email: [email protected] Ramais: 3645 e 3157 Email: [email protected] Atribuições de Graduação:

mailto:[email protected]





Secretaria às reuniões da COMGRAD;


Despacho de processos administrativos/acadêmicos;

Manutenção e organização de arquivos;

Emissão de atestados e declarações;

Emissão de ofícios;

Emissão de portarias;

Programação de horários em conjunto com a COMGRAD e com o departamento;

Alocação das disciplinas nas salas de aula, em conjunto com a PROGRAD;

Acompanhamento da postagem (no portal) dos planos de ensino pelos professores;

Gerenciamento dos procedimentos do sistema de graduação;

Comunicação aos alunos de quaisquer alterações relativas às disciplinas de graduação;

Atualização da relação dos professores regentes das disciplinas;

Colação de grau de palco e de gabinete;

Acompanhamento da vida acadêmica do estudante;

Orientação de apoio pedagógico ao docente;

Alocações de salas de aula para atividades acadêmicas; Servidores da Pós-Graduação: Thiago Antunes Cardoso – email: [email protected]; André Dias Mortari – email: [email protected] Ramais: 3471, 3175, 3494 e 3285 Email: [email protected] Atribuições de Pós-Graduação:

Secretaria às reuniões do PPGA;


Despacho de processos administrativos/acadêmicos;




Emissão de portarias;

Programação de horários em conjunto com a Coordenação do PPGA;

Alocação das disciplinas nas salas de aula;

Acompanhamento da postagem (no portal) dos planos de ensino pelos professores;

Gerenciamento dos procedimentos do sistema de pós-graduação;

Comunicação aos alunos de quaisquer alterações relativas às disciplinas de pós-graduação;

Atualização da relação dos professores regentes das disciplinas;

Acompanhamento da vida acadêmica dos estudantes;

Gerenciamento das bolsas CAPES e CNPq;

Avaliação da CAPES (Sucupira);





Setor: BIBLIOTECA - email: [email protected] Chefe do Setor: Tania Marisa de Abreu Fraga Servidores do Setor: Evelin Stahlhoefer Cotta – email: [email protected]; Jaqueline Insaurriaga Silveira – email: [email protected]; Gislaine Brum Martinez Alves Lima – email: [email protected] e Marcia Petinga Irala – email: [email protected] Ramais: 3840, 3841 e 3842 Atribuições da Biblioteca:

Gestão administrativa da Biblioteca da Escola de Administração;

Atendimento aos usuários da Biblioteca que compreende alunos, docentes e técnico administrativos da UFRGS e comunidade;

Recebimento, registro, catalogação e indexação da produção científica da EA;

Gestão do acervo bibliográfico, que compreende aquisição, descrição, catalogação, circulação e guarda de documentos bibliográficos em diferentes suportes.

Treinamento de usuários na utilização dos recursos informacionais disponíveis na biblioteca (catálogos eletrônicos da UFRGS, (SABi, LUME) e nas bases de dados documentais).

Orientação e treinamento de usuários no uso das normas ABNT para trabalhos acadêmicos.

Pesquisas, orientação e levantamentos bibliográficos em bases de dados;

Controle, armazenamento, aquisição e intercâmbio do acervo de periódicos;

Comutação bibliográfica;

Participação em redes e intercâmbio de informações com instituições e centros de informação na América Latina e Europa (CLADEA, EconBiz);

Gerência técnica da Revista REAd;

Divulgação de novas aquisições através do boletim da Biblioteca;





Setor: EDUCAÇÃO CONTINUADA Cursos Presenciais: Marco Aurélio dos Santos Benites – email: [email protected] Ramais: 3676, 3697, 3698 e 3646 Financeiro: José Carlos Vieira – ramal: 3858 Email: especializaçã[email protected] Atribuições do Setor:

Criação de projetos de especialização presencial no sistema online da PROPG;

Monitoramento do fluxo de projeto junto à câmara de pós-graduação;

Processamento dos relatórios parciais e finais dos cursos de especialização presenciais;

Planejamento anual de divulgação dos cursos de especialização presenciais nas mídias;

Assessoramento aos coordenadores de curso nos despacho de processos administrativos/acadêmicos;




Agendamento dos cronogramas com o corpo docentes dos cursos de especialização presenciais;

Alocação das disciplinas nas salas de aula;

Atualização no portal dos planos de ensino;

Gerenciamento dos procedimentos do sistema de pós-graduação;

Comunicação aos alunos de quaisquer alterações relativas às disciplinas;

Atualização da relação dos professores das disciplinas.

Controle orçamentário

Atendimento aos alunos dos cursos de especialização presenciais;

Controle e confecção do material didático das disciplinas dos cursos de especialização presenciais

Cursos à Distância: Paulo Roberto Gomes Garcia – email: [email protected] Ramal: 3801 Atribuições do setor:

Criação de projetos de especialização à distância no sistema online da PROPG;

Monitoramento do fluxo de projeto junto à câmara de pós-graduação;

Processamento dos relatórios parciais e finais dos cursos de especialização à distância;

Planejamento anual de divulgação dos cursos de especialização à distância nas mídias;

Assessoramento aos coordenadores de curso nos despacho de processos administrativos/acadêmicos;








Atualização no portal PROPG dos planos de ensino;

Agendamento dos cronogramas com o corpo docentes dos cursos de especialização à distância;

Gerenciamento dos procedimentos do sistema de pós-graduação, tais como: cadastramento de disciplina, vínculo dos professores às disciplinas, matrícula dos alunos, registro de conceitos;

Comunicação aos alunos de quaisquer alterações relativas às disciplinas;

Atualização da relação dos professores das disciplinas;

Atendimento aos alunos dos cursos de especialização à distância;

Controle e confecção do material didático das disciplinas dos cursos de especialização à distância;

Controle orçamentário, tanto receita quanto despesa;

Pagamento dos professores, tutores e bolsistas;

Compra de materiais;

Compra de passagens aéreas;

Reserva de hotel;

Contratação de serviço de terceiros;

Organização dos encontros presenciais;

Cadastro dos alunos no sistema POSGRAD.

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