Atividade corrente 2014 O planeamento da atividade ... · diária e mensal do Departamento,...

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as Finanças

Atividade corrente 2014

Plano de Atividades /2014

O planeamento da atividade corrente, necessariamente assegurada pela SGMF, implica o

levantamento de todos os processos desenvolvidos pelas unidades orgânicas nucleares e

flexíveis e a sua abreviada descrição.

Os destinatários ou clientes internos e externos são enumerados, identificados e quantificados

por cada um dos departamentos operacionais, que inserem ainda o planeamento da

distribuição do trabalho pelos recursos humanos das suas equipas

Esta preparação prévia da atividade a desenvolver, efetuada pelos dirigentes intermédios, pode

facilitar o trabalho ao longo do ano, contribuindo para a clarificação das tarefas atribuídas aos

diferentes elementos do grupo e para a responsabilização dos colaboradores.



Direção de Serviços de Inovação e Qualidade (DSIQ) Diretora de Serviços Regina Lopes

SÍNTESE DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA

PROCESSOS – CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA

Quantificação/Destinatários

PROCESSOS IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS (“clientes”)

Clientes Internos N º Clientes Externos Nº

Nº de processos internos

6 Direções de Serviços /Divisões da SGMF

9

Nº de processos externos

Nº de processos mistos

(internos e externos)

5 Direções de Serviços /Divisões da SGMF

9 Gabinetes Governamentais; Comissões e Organismos MF

14

TOTAL 11 TOTAL 9 TOTAL 14

OPERACIONALIZAÇÂO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA PROCESSOS DESENVOLVIDOS POR ÁREAS DE ATIVIDADE

ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº

Listagem e descrição dos principais processos relativos à atividade corrente (agregados por macro atividades)

Destinatário(s)/ cliente(s)

Internos Externos

Suporte técnico (Helpdesk)

1 Suporte técnico aos utilizadores Assegurar o apoio às demais unidades da Secretaria-Geral; Gabinetes dos membros do Governo e Comissões na gestão e operação dos recursos de informáticos que lhes estejam afetos

X X

Planeamento e Estratégia

2 Preparar a elaboração dos instrumentos de apoio ao ciclo anual de gestão, nomeadamente o plano e relatório anual de atividades da SG e relatórios das atividades de formação Elaborar indicadores chave de atividade e de desempenho;

X X

Avaliação de Desempenho Institucional

3 Proceder à avaliação do desempenho institucional da Secretaria-Geral e colaborar com os serviços do MF nesta matéria

X X

Serviços Partilhados (Suporte)

4 Articular com a Entidade dos Serviços Partilhados e com o CEGER, a realização de projetos nas áreas de responsabilidade da SGMF

X X

Administração de Sistemas

5 Gerir a exploração dos serviços de Internet, intranet e extranet; Gerir os vários sistemas de informação internos

X

Administração de Infraestruturas

6 Gerir o Centro de Processamento de dados X

Simplificação de processos

7 Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização dos processos, procedimentos e circuitos administrativos; Assegurar o estudo e implantação de aplicações e a adoção de soluções informáticas, garantindo a sua compatibilidade e eficiência

X



Gestão da Formação

8 Propor, desenvolver e coordenar a política de formação e aperfeiçoamento profissional da Secretaria-Geral; Elaborar Diagnóstico de necessidades anual/tratº de dados/plano de frequência de ações de formação para o PA anual; organização e controlo da execução das ações internas e externas; recolha e tratº de dados para vários relatórios Elaborar e executar os planos anuais e plurianuais de formação associados, quer a planos de atividades, quer a processos de mudança que ocorram, tendo em conta a prévia identificação das necessidades específicas de cada unidade orgânica; Definir metodologias de avaliação das ações deformação e aperfeiçoamento profissional, em articulação com outros serviços da Secretaria-Geral; Apoiar os serviços na preparação e realização de ações de formação técnica especializada;

X X

Inovação e Qualidade

9 Estudar, propor e coordenar a implementação de medidas de inovação e qualidade, bem como de métricas que permitam o seu controlo e gestão

X

Planear e organizar a rotina diária e mensal do Departamento, providenciando pelo cumprimento dos compromissos agendados

10 Organizar a agenda, efetuando a marcação de reuniões, entrevistas e outros compromissos; Organizar reuniões, elaborando listas de participantes, convocatórias, preparando documentação de apoio e providenciando pela disponibilização e preparação do local da sua realização, incluindo o equipamento de apoio; Executar tarefas inerentes à gestão e organização do secretariado bem como se suporte aos serviços

X

Gestão 11 Assegurar a gestão dos recursos humanos, materiais e financeiros da DS.

X

RECURSOS HUMANOS: AFETAÇÃO À ATIVIDADE CORRENTE PREVISTA

Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afetação

Diretora de Serviços 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11 70%

Especialista de Informática 1,4,5,6,7,9,11 75%

Especialista de Informática 1,4,5,6,9 25%

Técnico de Informática 1,4,5,6,9 100%

Técnico de Informática 1,4,5,6,9 100%

Técnico de Informática 1,4,5,9 60%

Técnico Superior 2,3,8,9 100%

Especialista de Informática 1,2,3,7,9 60%

Assistente Técnico 8,10 100%

Observações



Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros (DSGRHF)

Diretor(a) de Serviços

Divisão de Gestão de Recursos Humanos (DGRH) Chefe de Divisão Rute Pinto


Assegurar a prossecução das ações necessárias à gestão e administração de recursos humanos da GAF e AG (LOE 2013, artigos 19º a 26.º) e a órgãos e estruturas afetas à SG. Elaborar os instrumentos de gestão de recursos humanos da SG e transversais do Ministério no que concerne ao SIADAP, ao Balanço Social, ao SIOE, e à RCM n.º 22/2012, de 9 de Março. Assegurar o processamento de remunerações e outros abonos ao pessoal da GAF e AG, bem como dos órgãos, e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio. Promover a análise dos processos resultantes de acidentes de trabalho e doenças profissionais e o respetivo processamento de despesa. Praticar os atos de administração relativos ao pessoal em SME afeto ao MF. Assegurar o serviço correspondência da SG e o serviço de expedição da correspondência dos Gabinetes Governamentais, bem como dos órgãos, e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio.

PROCESSOS – CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA Quantificação/Destinatários




7 Unidades orgânicas da Secretaria-Geral

9




30 Unidades orgânicas da Secretaria-Geral

9 AG GAF Órgãos e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio; ESPAP, I.P. Serviços e organismos do MF. Todos os serviços, organismos e entidades da Administração Pública Central

TOTAL 37 TOTAL 9 TOTAL


ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos

Recrutamento, Seleção, Progressão e Mobilidade

1 Assegurar os procedimentos inerentes ao processo de seleção e recrutamento de Recursos Humanos quer por procedimento concursal quer por mobilidade interna, designadamente Inserção na BEP, consulta no SigaME, publicações e obtenção do cabimento da despesa.

X X

Avaliação de Desempenho

2 Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP 2 e 3 no âmbito da SG, elaborar informação para apoio à decisão nesta matéria (prémios de desempenho e reposicionamento por opção gestionária) e assegurar funções de help desk. Elaborar relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação na SG e no MF.

X

Informação de Gestão RH

3 Elaborar o balanço social da SG e o balanço social consolidado do MF.

X

4 Assegurar o cumprimento da RCM n.º 38/2006, de 18 de Abril, na SG e elaborar o relatório no âmbito do MF.

X




5 Assegurar o cumprimento da RCM n.º 22/2012, de 9 de Março X X

6 Elaborar informação de apoio à gestão, designadamente mapas mensais dos postos de trabalho da SG, mapas de pessoal dos Gabinetes Governamentais na área das Finanças, mapa do pessoal de direção superior do MF e mapa estatístico referente a trabalho extraordinário na SG.

X

7 Proceder ao carregamento periódico obrigatório no Sistema de Informação de Organização do Estado (SIOE) dos dados relativos a Recursos Humanos da responsabilidade da SG.

X

8 Gerir e atualizar a informação a disponibilizar na intranet e na página electrónica da SG, no âmbito da gestão e administração de pessoal.

X X

Atendimento 9 Assegurar o atendimento presencial, telefónico e por correio electrónico do pessoal da GAF e AG, e do pessoal em funções em órgãos ou estruturas a que a SG presta apoio.

X X

Prestação, Suspensão e Cessação do Trabalho

10 Registar no Fabasoft, Nexus e GERHUP e controlar a assiduidade do pessoal da SG. Registar e controlar a assiduidade do pessoal da GAF, AG e dos órgãos do MF a que a SG presta apoio, bem como o trabalho extraordinário do pessoal da GAF e dos órgãos do MF a que a SG presta apoio em GERHUP. Assegurar os procedimentos inerentes a pedidos de acumulação de férias da GAF e AG. Elaborar o plano anual de férias.

X X

Processos, Registos e Meios de Identificação

11 Organizar e manter atualizados os processos individuais dos dirigentes e trabalhadores da GAF e AG, bem como do pessoal em órgãos ou outras estruturas a que a SG presta apoio.

X X

Publicações Oficiais

12 Assegurar e controlar os procedimentos necessários aos pedidos de publicação em Diário da República, provenientes da GAF, no âmbito das competências transitadas para a SG (LOE 2013) e da AG.

X X


13 Assegurar contagens de tempo de serviço, notas biográficas do pessoal da GAF ou a esta afeto (em SME, oriundo do QEI, QGA e funções transitórias em Macau), da AG e de órgãos ou outras estruturas a que a SG presta apoio.

X X

Prestação, Suspensão e Cessação do Trabalho

14 Instruir os processos para submissão à junta médica e aposentação de pessoal da GAF ou afeto à SG.

X X


15 Emitir certidões e declarações tendo por base os documentos existentes nos serviços. Elaborar declarações de conteúdo funcional tendo por base descrição validada pelos responsáveis hierárquicos.

X X

16 Manter actualizadas as aplicações informáticas existentes, designadamente GERHUP, SigaME, Seg. Social (DRI e DRM) e ficheiros CGA (RCI).

X X

17 Elaborar termos de posse e de aceitação do pessoal da SG e termos ou autos de posse de pessoal de direção superior do MFAP.

X X

Recrutamento, Seleção, Progressão e Mobilidade

18 Elaborar os contratos de trabalho em funções públicas com pessoal da GAF.

X X


19 Promover a inscrição, reinscrição e cessação de trabalhadores e pessoal dirigente da GAF, em SME, em funções transitórias em Macau, do pessoal da AG e de outros órgãos ou estruturas a que a SG presta apoio, junto da ADSE, CGA, Seg. Social, bem como assegurar respetiva receção, distribuição e devolução dos cartões dos beneficiários.

X X

Proteção na Saúde

20 Assegurar a expedição de comprovativos de despesas de saúde à ADSE para efeitos de processamento de reembolso do pessoal da GAF e AG.

X X


21 Rececionar, analisar, responder ou reencaminhar correspondência dos cidadãos, nos termos do C.P.A.

X X



Remunerações, Abonos e Descontos

22 Elaborar guias de vencimento, guias de reposição, bem como as declarações para efeitos de IRS. Comunicar mensalmente, às diversas entidades competentes os descontos dos trabalhadores, bem como os pagamentos resultantes de indemnizações no âmbito de processos judiciais, nos quais o Estado português foi condenado.

X X

23 Elaborar e tratar os processos com pedido de informação, formulados pelos tribunais e solicitadores de execução fiscal e penhoras, relativamente a pessoal da GAF, AG, a esta afecto ou outro.

X X

24 Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal da GAF, do pessoal em SME afecto à SG, da AG, e dos órgãos e outras estruturas a que a SG presta apoio.

X X

Proteção na Saúde

25 Instruir e processar os abonos decorrentes da aplicação dos regimes de proteção social.

X X

Remunerações, Abonos e Descontos

26 Elaborar os mapas necessários aos projetos de orçamento de pessoal

X X

Expediente 27 Assegurar a receção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na SG. Assegurar a recepção, registo e expedição de correspondência da SG, dos Gabinetes governamentais da área das Finanças, órgãos ou outras estruturas a que a SG presta apoio, através da elaboração de guias multiprodutos dos CTT.

X X

Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais

28 Assegurar a recepção, registo e distribuição dos processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais na aplicação informática Fabasoft. Assegurar o registo na aplicação informática “Gestão de Processos de acidentes de trabalho” e arquivo (corrente e intermédio) dos processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais da responsabilidade da SGMF.

X

29 Proceder à análise dos processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais e processar as correspondentes despesas, bem como elaborar declarações para efeitos de IRS.

X X

30 Elaborar mapas estatísticos mensais sobre o movimento de processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais.

X

31 Assegurar o atendimento presencial e telefónico das situações de acidente de trabalho ou doenças profissionais.

X X

32 Assegurar resposta às questões referentes a acidentes de trabalho e doenças profissionais colocadas via Masterlink e correio electrónico. Validar informações da equipa afeta aos acidentes de trabalho.

X X


33 Assegurar todos os procedimentos administrativos relativos à administração de pessoal afeto à SG (SME, oriundo do QEI e QGA e pessoal em funções transitória em Macau).

X X

34 Assegurar as comunicações obrigatórias à ESPAP e restantes deveres de colaboração dos serviços no âmbito da gestão da mobilidade.

X X

35 Executar os procedimentos inerentes ao regresso à actividade de pessoal em SME (licença extraordinária), pessoal oriundo do QEI e QGA e em funções transitórias em Macau, bem como assegurar o reinício de funções.

X X

36 Assegurar a expedição de correspondência referente aos processos de trabalhadores afetos à SG (SME, QEI, QGA e pessoal em funções transitórias em Macau). Assegurar arquivo (corrente e intermédio) dos processos individuais dos trabalhadores afetos à SG.

X X


37 Disponibilizar informação de gestão “via electrónica” aos Gabinetes Governamentais (Extranet)

X X





Chefe de Divisão 1 a 9;26;36 95% (1;2)

Técnico Superior 1;6;8 e 9;18;36 100% (2)



Técnico Superior 2 a 5;7;9;13;19 e 20; 32 a 35 100% (2)

Técnico Superior 2 a 5;7;9;13;19 e 20; 32 a 35 100% (2)

Assistente Técnico 9;13;19 e 20; 32 a 35 100%

Técnico Superior 28 a 31 100% (2)




Assistente Técnico 27;30 100%

Assistente Técnico 27;30 100%

Coordenador Técnico 9;21 e 22;24 a 26 100% (2;3)

Assistente Técnico 10 a 17; 19 e 20; 22; 24 e 25 100%

Assistente Técnico 10 a 17; 19 e 20; 22; 24 e 25 100% (2)

Assistente Técnico 10 e 11;13 a 16;19 e 20;22; 24 e 25

100%


100%


100%


100%


100% (2)


100% (2)


100% (2)


100% (2)

Assistente Técnico 21; 27 100%



Assistente Operacional 27 100%

Observações:

1) Assegurar outras funções inerentes ao cargo de direção intermédia.

2) Assegurar outras funções, designadamente de júri de procedimentos concursais;

3) Assegura funções inerentes ao cargo de coordenação técnica;



Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros (DSGRHF)

Diretor(a) de Serviços

Divisão de Planeamento e Gestão Financeira (DPGF) Chefe de Divisão Paula Leal






Nº de processos

externos



14 Direções de Serviço e Divisões (unidades orgânicas da SG)

10 Gabinetes Governamentais do MF; Apoio a Comissões; Organismos da Centralização dos Serviços; Direção Geral do Orçamento (DGO); Tribunal de Contas (TC); Instituto de Gestão da Tesouraria do Crédito Público (IGCP); eSPap; Entidades do MF (coordenação do P003)

38


OPERACIONALIZAÇÂO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA

PROCESSOS DESENVOLVIDOS POR ÁREAS DE ATIVIDADE

ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos

Projetos de Orçamentos

1 Elaborar as propostas de orçamentos da Secretaria- Geral, Gabinetes Governamentais, Comissões, Sistema de Mobilidade Interna e Investimento da Secretaria- Geral e correspondente carregamento na Plataforma SIGO/SOE de todas as propostas de orçamentos, da responsabilidade da Secretaria- Geral

X X

2 Proceder à divulgação dos “plafonds” dos orçamentos aos diversos serviços do MF; Assegurar a fiabilidade da informação do programa de que é entidade coordenadora; Acompanhar e prestar esclarecimentos sobre os objetivos, indicadores e metas do Programa 003 – Finanças e Administração Pública.

X X

Execução Orçamental Programa P03

3 Apoiar tecnicamente as entidades do MF; Dar parecer como entidade coordenadora do Programa P003, em todas as matérias que necessitem de decisão do membro do governo responsável pela área das finanças; Assegurar o acompanhamento, controlo e avaliação do Programa 003

X X

4 Elaborar relatórios de execução orçamental; Acompanhar e avaliar a execução material e financeira do Programa 003

X X

5 Colaborar com as entidades competentes com vista à concretização da orçamentação por programas e à definição do quadro plurianual.

X X



6 Acompanhar a execução das candidaturas comunitárias da SGMF; Auditar internamente os documentos de despesa suportados pelos projetos comunitários; Apresentar os pedidos de pagamento comunitários; Garantir, atempadamente, o financiamento comunitário

X X

7 Registar cabimentos e pagamentos, no GERFIP; Conferir e processar documentos de despesa, dos orçamentos da responsabilidade da SG

X X

8 Emitir, registar e expedir guias de reposição; Constituir, reconstituir e liquidar fundos de maneio; Propor alterações orçamentais e antecipação de duodécimos; Elaborar propostas com vista à racionalização e rentabilização dos recursos financeiros

X X

9 Gerir os fundos de maneio; Manter atualizado o registo dos movimentos de caixa; Arquivar os documentos comprovativos da receita cobrada e talões de depósito; Elaborar guias de receita e respetivo lançamento no GERFIP; Proceder aos pedidos de adiantamento/reembolso dos fundos comunitários; Manter atualizadas as contas correntes do “Homebanking

X X

10 Elaborar pedidos de libertação de créditos – PLC’s; Pedidos de autorização de pagamentos – PAP’s; Emitir e expedir avisos de pagamentos aos interessados.

X X

11 Proceder ao pagamento das retenções; Apurar o IRS, conferir e emitir as respetivas declarações para os interessados.

X X

12 Prestar a informação determinada pelo Decreto de Execução Orçamental e Circular da DGO

X X

13 Acompanhar a execução orçamental dos orçamentos dando conhecimento mensal das previsões orçamentais e propor as alterações orçamentais e reforços necessários.

X X

Prestação de Contas

14 Elaborar as Contas de Gerência referentes aos orçamentos dos Gabinetes Governamentais, da Secretaria- Geral e demais organismos a quem a SG presta apoio

X X



Chefe de Divisão Todos os processos 50% (1)

Técnica Superior 2,3,4,5, 6 e 12 100%

Técnica Superior 2,3,4,5, 6 e 12 100% Técnico Superior 1, 4, 7, 8, 10, 12, 13 100% Técnica Superior 7,8,10, 11 100% Técnica Superior 1,6,7,8,9,10, 11 e 13 100% Técnico Superior 1,7,8,9,10,11 e 13 100% Técnico Superior 1,7,8,9,10,11 e 13 100% Técnico Superior 1,7,8,9,10,11,12,13 e 14 100% Coordenadora Técnica 1,7,8,9,10,11,12,13 e 14 90% (2) Assistente Técnica 1,7,8,9,10,11 e 13 100% Assistente Técnica 1,7,8,9,10,11 e 13 100% Assistente Técnica 1,6,7,8,9,10,11 e 13 100% Assistente Técnica 1,7,8,9,10,11 e 13 100%

Observações 1) Assegurar outras funções inerentes ao cargo de direção intermédia 2) Assegurar funções inerentes ao cargo de coordenação técnica



Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso (DSAJC)

Diretora de Serviços Virgínia Silva


Assegurar o apoio técnico-jurídico e contencioso aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MFAP e aos demais órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho nele integrados que não disponham de meios apropriados.





1 SGMF 2


1 Tribunais 27



1 Outras entidades, Serviços do MF e Outras Tutelas

25



PROCESSOS DESENVOLVIDOS POR ÁREAS DE ATIVIDADE ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos

Emissão de pareceres, informações e notas

1 Processo de análise técnico-jurídica, de natureza administrativa *1

2 25

Patrocínio judiciário

2 Processo de natureza contenciosa que corre termos em Tribunal *1

27

Expediente Emissão de pareceres, informações e notas

3 Registo de correspondência, entradas e saídas, e criação de processos *2

60

1 Processo de análise técnico-jurídica, de natureza administrativa *1

2 25



Diretora de Serviços Coordenação,1,2 100% (40, 30, 30)

Técnico Superior 1, 2 100% (20, 80)









Técnico Superior Aguarda junta médica desde Maio2011

Assistente Técnico 3 100%

Assistente Técnico 3 100%

Observações

*1 A DSAJC movimentou em 2013 (até 19NOV), 204 processos novos e sensivelmente 580 dos pendentes de anos anteriores

*2 A cargo de duas assistentes técnicas encontra-se o registo de todas as entradas e saídas da DSAJC, volume que se cifrou em 2013 em 1246 entradas e 448 ofícios, bem como o processamento de indemnizações e o controlo de todo o movimento processual nos tribunais – emissão de mandatos forenses e de DUCs, acompanhamento de trânsito em julgado, emissão de notas de custas de parte e cobrança das mesmas, voluntária e judicial



Direção de Serviços de Arquivos e Documentação (DSAD) Diretora de Serviços Mª João Pedro Nunes

Divisão de Arquivos (DA) Chefe de Divisão Ana Maria Gaspar






1 Direções de Serviços e Divisões da SGMF

9


3 Gabinetes Governamentais, Organismos do MF; Organismos da AP; Empresas; Público em geral



15 Direções de Serviços e Divisões da SGMF

9 Gabinetes Governamentais, Organismos do MF; Organismos da AP; Empresas; Público em geral

TOTAL 19 TOTAL 9 TOTAL


ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos

Arquivo e Biblioteca 1 Gestão e manutenção do Arquivo e da Biblioteca Digital - Criação de objetos digitais, controlo de qualidade das imagens, associação das imagens aos metadados, disponibilização das imagens na Internet

X X

Biblioteca 2 Atendimento dos utilizadores na Sala de Leitura - pesquisa e fornecimento da informação bibliográfica, gestão dos empréstimos das publicações e controlo das devoluções, Apoio à pesquisa em bases de dados especializadas.

X X

3 Gestão de conteúdos da página da SG na Internet - atualização e introdução de novos conteúdos

X X

4 Controle de qualidade do catálogo central depois da migração para o software koha e da integração dos registos do ex-II e da DGITA

X X

5 Tratamento bibliográfico da documentação: catalogação, indexação, cotação e armazenamento da documentação entrada por compra, oferta e permuta

X X

6 Gestão e manutenção da base de dados DIGESTO – Carregamento da base, resposta a pedidos de informação e atualização dos Dossiers de legislação da Intranet

X X

7 Normalização do tratamento bibliográfico - apoio aos Serviços de Documentação dos organismos do MF no tratamento normalizado da documentação

X

8 Cooperação com entidades da área de Biblioteca – BN Portugal - Registo nacional de objetos digitais para difusão na Europeana, biblioteca digital europeia, ISP BPortugal e CMVM

X X

9 Difusão da Documentação / informação - Elaboração trimestral do Boletim Biblioteca Central (BBC) para divulgação da documentação entrada na BC, colaboração em diversas atividades com o objetivo de difusão da informação.

X X

10 Atividades administrativas - gestão de requisições de material e de serviços, elaboração da documentação administrativa, marcação e preparação de reuniões da DSAD, encaminhamento de pedidos de informação, organização do arquivo corrente da DSAD, levantamento e entrega de correspondência.

X X



Arquivo 11 Descrição arquivística da documentação – introdução de registos descritivos na base de dados InfoGest/ArqGest.

X X

12 Transferência de suportes da documentação: papel/ microfilme; papel/ digital e microfilme /digital.

X X

13 Controlo de qualidade dos microfilmes - controlo físico, ótico e químico dos fotogramas de acordo com as regras e preceitos definidos nas normas internacionais.

X X

14 Controlo de qualidade das imagens digitalizadas – garante da fiabilidade e autenticidade da informação relativamente aos documentos originais.

X X

15 Atendimento dos utilizadores - resposta às solicitações feitas por organismos do MF e pelo público em geral, por diversos meios: email, telefone ou presencialmente

X X

16 Tratamento arquivístico da documentação do arquivo intermédio da SGMF - aplicação da portaria de seleção e avaliação aos documentos da SGMF.

X

17 Cooperação com entidades das áreas de Arquivo – colaboração com a DGARQ e outros organismos com vista à elaboração de instrumentos técnicos e uniformização de procedimentos, nomeadamente a elaboração e implementação do plano de classificação e da Portaria de gestão documental do MF

X X

18 Prestação de apoio e orientação técnica na área dos arquivos às Direções de Serviços da SGMF e aos organismos do MF que os solicitem.

X

19 Orientação de estágios ao abrigo de protocolos firmados entre a SGMF e Universidades

X



Diretora de Serviços * 2,3,5,7,8,9,10,11,19, 78

Chefe de Divisão 16, 19, 20 e 21 83

Técnico Superior 4,5,7,8,9 100

Técnico Superior 3,4,6,8,16,17, 60

Técnico Superior 1,2,4,5,7,8,9 80

Técnico Superior 1,2,6,8 90

Técnico Superior 1, 12, 15, 16, 18 85

Técnico Superior 1,11,14, 15, 18 95

Técnico Superior 13, 14, 16, 17, 65

Assistente técnico * 11,12, 100

Assistente técnico 2,5,7,9 60

Assistente técnico 1,11,14 100

Assistente técnico * 1, 11,12.15 100

Assistente técnico 1,11 100

Assistente técnico 1,11,12,13,14 100

Observações

Os trabalhadores assinalados com * aguardam o despacho de aposentação

Para o cumprimento integral do PA2014 a DSAD deverá ser dotada no mínimo de 3 trabalhadores (Diretor de Serviços 1 técnico superior e 1 assistente técnico)



Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas (DSIRP)

Diretora de Serviços Maria de Jesus Ramalho


Elaborar e distribuir a revista de imprensa. Assegurar a organização, coordenação e acompanhamento dos atos sociais, viagens, reuniões e cerimónias promovidas pelos membros do Governo, incluindo as organizadas no âmbito do PAEF. Apoiar os organismos do Ministério das Finanças, quer ao nível da organização logística de reuniões e eventos, como também na disponibilização de informação. Assegurar a informação ao cidadão e a receção e acompanhamento das individualidades em visita ao Ministério. Promover ações de responsabilidade social/cultural.





3 Secretaria -Geral 1 ___________________ __


6 ___________________ __ Gabinetes e público em geral NA



12 Secretaria -Geral 1 Gabinetes, organismos do MF e da Administração Pública e público em geral

NA

TOTAL 21 TOTAL 2 TOTAL NA


ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos

Atendimento da central telefónica

1 Atendimento e encaminhamento de chamadas telefónicas: Central telefónica

X X

Reprografia e Encadernação

2 Serviço de Reprografia X

3 Serviço de Encadernação X

Assegurar a organização dos atos sociais

4 Apoio Audiovisual a reuniões X X

Assegurar serviço de Receção dos gabinetes

5 Acompanhamento de individualidades em deslocação aos gabinetes ou a cerimónias

X

6 Identificação e encaminhamento de jornalistas X

7 Identificação e encaminhamento de pessoal em serviço de assistência técnica

X

8 Receção da correspondência entregue na área governamental X

Atender sugestões

9 Encaminhamento, acompanhamento e avaliação das solicitações e reclamações via Internet do exterior para os organismos competentes

X

Organização de atividades várias

10 Ações de responsabilidade social/cultural Ações de sensibilização na área da Saúde

X X

Preservar património cultural

11 Gestão do património artístico X X



Divulgar informação no MF

12 Informação de carácter geral X X

13 Documentos oficiais X X

Criar, organizar e divulgar informação do MF

14 Coordenação e distribuição do Anuário X X

15 Listas de contactos da SG, organismos e gabinetes governamentais

X X

16 Flashnews X

Organizar estada dos membros do Governo no estrangeiro

17 Organização de viagens X X

Organizar a estada de personalidades em visita a Portugal

18 Organização das visitas a Portugal de individualidades e missões estrangeiras

X X

Assegurar a organização dos atos sociais

19 Organização e apoio de reuniões, atos sociais e cerimónias oficiais

X X

Assegurar a organização logística das reuniões no âmbito da troika

20 Organização e apoio de reuniões e refeições X

Recolher e difundir informação noticiosa de interesse para o Ministério

21 Elaborar e distribuir a revista de imprensa nacional e estrangeira X X



Diretora de Serviços 11-14-18-19-20;Gestão 5-5-5-20-10-55

4 Assistentes Operacionais 1 4*100

1 Assistente Técnico 2-3-4-19-20 5-5-60-20-10

3 Assistentes Técnicas 5-6-7-8-19-20 3*100(40-10-5-10-20-15)

2 Assistentes Técnicas 5 -10-12-13-17-18-19-20-21 2*100(5-5-5-5-35-5-10-25-5)

2 Assistentes Técnicas 5-10-12-13-15-17-18-19-20-21 2*100(5-5-5-5-5-35-5-7-23-5)

1 Técnica Superior 9-12-14-18-19-20-21 10-5-25-5-15-10-30

1 Técnica Superior 10-12-13-16-17-19-20-21 15-5-5-10-25-20-15-5

Observações

Existe um lugar de assistente operacional que se encontra, de momento, vago e uma técnica superior em mobilidade no GPEARI



Unidade Ministerial de Compras (UMC) Diretor de Serviços João Baptista


A UMC tem como principal função, a aquisição centralizada de bens e serviços para todos os serviços da administração direta e indireta do Estado, integrados no Ministério. Compete ainda, à UMC; Conduzir os procedimentos para a formação de contratos públicos para os organismos integrados no Ministério das Finanças; Proceder à agregação de necessidades relativas aos bens móveis e serviços abrangidos pelas categorias definidas pela Portaria n.º 772/2008, de 6 de Agosto, na redação que lhe foi dada pela Portaria n.º 420/2009, de 20 de Abril, efetuando a sua contratação centralizada; Funcionar como apoio de primeira linha dentro do Ministério relativamente aos Acordos Quadro ou outros contratos públicos celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública - ESPAP; Efetuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério, nos moldes definidos pela ESPAP; Pugnar pelo cabal e pontual cumprimento contratual; Promover uma efetiva poupança na despesa pública, designadamente através da redução de custos unitários face a anteriores termos contratuais.








4 SGMF-GAF 1 GMEF, GSEAF, GSEAO, GSEAP, GSET, GSEF, ADSE, ESPAP, AT, IGCP, INA, SSAP.

12



ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos

Contratação Pública Centralizada

1 Funcionar como apoio de primeira linha dentro do Ministério relativamente aos Acordos Quadro ou outros contratos públicos celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública – ESPAP

X X

2 Abertura e tramitação dos procedimentos aquisitivos de bens e serviços programados (a) e ainda aqueles que, no decurso de 2014,venham a revelar-se necessitados de contratação centralizada no âmbito do MF

X X

Apoio aos organismos

3 Gestão e apoio aos organismos no âmbito da utilização das plataformas de contratação e transacional

X X

4 Prestar apoio técnico e conduzir procedimentos de aquisição vários na sequência de requisições dos Gabinetes Governamentais chegadas à Secretaria -Geral.

X X





Diretor de Serviços Todos 100% Técnico superior Todos 100% Técnico superior Todos 100% Técnico superior Todos 100% Técnico superior Todos 100%

Observações: (a) Procedimentos programados para 2014

1. Procedimento aquisitivo de papel de fotocópia e impressão

2. Procedimento aquisitivo de combustível em postos de abastecimento

3. Procedimento aquisitivo de serviço móvel terrestre

4. Procedimento aquisitivo de consumíveis de informática

5. Procedimento aquisitivo de material de economato

6. Procedimento aquisitivo de produtos de higiene e limpeza

7. Procedimento aquisitivo de SDVLF voz e dados local fixo

8. Procedimento aquisitivo de serviço fixo de telefone

9. Procedimento aquisitivo de serviços de vigilância

10. Procedimento aquisitivo de serviços de limpeza

11. Procedimento aquisitivo de multifuncionais e impressoras

12. Procedimento aquisitivo de equipamento informático

13. Procedimento aquisitivo de mobiliário de escritório

14. Procedimento aquisitivo de viagens e alojamento

15. Procedimento aquisitivo de seguros automóvel

16. Procedimento aquisitivo de plataforma transacional

17. Procedimento aquisitivo de plataforma de contratação eletrónica



Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP) Chefe Divisão Conceição Ribeiro


Compete à DGAP, promover a gestão racional, adequada e segura às necessidades humanas e materiais de conservação, reparação e manutenção, do património e imobilizado afecto à SGMF, à GAF, aos Gabinetes e a quaisquer outras entidades às quais presta apoio, nomeadamente imóveis, instalações, equipamentos eléctricos e móveis. A DGAP assegura ainda: a gestão dos recursos patrimoniais de acordo com as políticas superiormente determinadas,

aplicando critérios de economia, eficiência e eficácia; a aquisição dos bens e serviços necessários e a gestão e manutenção do parque de viaturas; a gestão do património e do aprovisionamento dos bens necessários ao funcionamento da

SGMF, dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que a SG presta apoio, nomeadamente: gerir, conservar, remodelar e manter as instalações e equipamento relativos a edifícios do Estado afectos à SG;

as funções técnicas e administrativas inerentes à planificação de obras de reparação, remodelação e conservação dos citados edifícios;

os procedimentos necessários à aquisição de serviços de segurança, limpeza e outros, necessários ao normal funcionamento daqueles edifícios, bem como a respectiva gestão;

A DGAP organiza e mantém actualizado o inventário, acompanha e controla o PGPI e promove o Programa Eco AP





1


1



11 Direções de Serviços e Unidades orgânicas da SGMF

8 Gabinetes Ministeriais, comissões, grupos de trabalhos e todos os serviços do MF

23



PROCESSOS DESENVOLVIDOS POR ÁREAS DE ATIVIDADE ÀREA DE ATIVIDADE

Processo nº



Internos Externos

Gestão e manutenção das instalações

1 Gerir, manter, conservar, reparar e beneficiar o património (móvel e imóvel) afecto à SGMF/GAF e aos Gabinetes, bem como os espaços comuns do edifício sede do MF (limpeza, segurança, manutenção áreas verdes, etc), do Arquivo contemporâneo e das instalações das Comissões, a quem presta apoio.

X X

Património imobiliário do MF

2 Acompanhamento e controlo do Programa de gestão do Património imobiliário do MF Manter actualizado o SIIE Acompanhamento da aplicação do princípio da onerosidade

X X



Aquisição de bens, serviços e empreitadas

3 Planear e realizar todos os procedimentos aquisitivos de bens e serviços para a SGMF/GAF para os Gabinetes, comissões e grupos de trabalho dentro e fora dos Acordos Quadro; Elaborar todos os procedimentos administrativos e financeiros tendentes a aquisições (incluindo as centralizadas) em Gerfip Gerir administrativa e economicamente todos os procedimentos de aquisição de bens e serviços e de obras públicas, em conformidade com as disposições legais; Planear, realizar e fiscalizar empreitadas de conservação e beneficiação do edifício sede do MF e do Arquivo Contemporâneo;

X X

Gestão dos Contratos

4 Controlar do ciclo de vida dos contratos celebrados pela SGMF/GAF, pelos Gabinetes e pelas Comissões a quem presta apoio; Negociar condições mais vantajosas para a organização, no âmbito das consultas efectuadas e dos procedimentos de aquisição aprovados, em aplicação dos métodos e técnicas de mercado concorrência; Elaborar o plano anual/trienal de compras públicas

X X

Gestão de Frota e do parqueamento

5 Manter atualizado o PVE Gerir o parque de veículos afectos à SGMF/GAF, aos Gabinetes e às Comissões a quem presta apoio (manutenções, seguros, inspeções, acidentes, contratos AOV, aquisições, etc); Gerir o espaço de estacionamento existente no edifício sede do MF (controlo, emissão de cartões de acesso, etc); Elaborar mapas mensais de manutenção de viaturas (combustíveis e reparações) para os Gabinetes e para a SGMF/GAF.

X X

Comunicações 6 Gerir e controlar os contratos de comunicações fixas, fixas-móveis, móveis e dados da SGMF/GAF, dos Gabinetes e das Comissões a quem presta apoio, bem como dos respetivos equipamentos Elaborar mapas mensais de comunicações de reporte a todos os clientes.

X X

Eco-AP 7 Dinamizar e verificar as medidas comportamentais de eficiência energética no edifício sede do MF Implementar e gerir o barómetro da eficiência energética destinado a divulgar os consumos energéticos de todos os edifícios e serviços do MF Elaborar mapa de consumo energético e hídrico do edifício

X X

Reprografia 8 Assegurar os serviços de reprografia da área governamental X

Cadastro 9 Manter actualizado o cadastro e inventário dos bens móveis afetos à SGMF/GAF, aos gabinetes governamentais e a quaisquer outras entidades às quais presta apoio

X X

Economato 10 Receber e assegurar a armazenagem do material de economato em condições adequadas; Gerir os stocks e encomendas de materiais; Manter actualizado o inventário do material em stock Recepcionar os pedidos através de requisições internas; Fornecer e entregar os pedidos; Elaborar mensalmente relatório de consumos economato e de fotocopiadores para as unidades orgânicas da SGMF, para os Gabinetes e a quaisquer outras entidades às quais presta apoio

X X

Controlo da legalidade das aquisições

11 Elaborar relatórios para a ESPAP; Publicitar relatórios BaseGov Relatórios de comunicação de adjudicações feitas com parecer genérico Pedidos de Parecer ao SEAP Pedidos de excepção à ESPAP Pedidos de assunção de compromissos plurianuais; Pedidos de aquisição nas rubricas ”congeladas” Pedidos de parecer à AMA

X X

Apoio administrativo/ logístico

12 Prestar apoio administrativo e logístico aos trabalhadores da SGMF e dos Gabinetes e a quaisquer outras entidades às quais presta apoio

X X





Chefe de Divisão 1 a 13 75%

Técnico Superior 2,3,4,7,11 100%

Técnico Superior 3,4,11 100%

Técnico Superior 3,4,11 100% Técnico Superior 3,4,11 100% Técnico Superior 3,4,11 100% Técnico Superior 3,4,10 100% Técnico Superior 1,3 100% Técnico Superior 1,3 100% Coordenador Técnico 1,3,4,8,9,10,11,12,13 100% Coordenador Técnico 3,4,5,6,13 100% Assistente Técnico 1,3,4,10,12 100% Assistente Técnico 3,4,12 100% Assistente Técnico 3,4 100% Assistente Técnico 3,4 100% Assistente Técnico 1,3,9,10,12 100% Assistente Técnico 1,3,4 100% Assistente Técnico 3,4,5 100% Assistente Técnico 3,4,6 100% Assistente Operacional 1,12 100% Assistente Operacional 1,12 100% Assistente Operacional 9,10,12 100% Assistente Operacional 8 100% Assistente Operacional 8 100%

Coordenação e gestão de equipas

13 Coordenação e gestão da Equipa X

Atividade corrente 2014 O planeamento da atividade ... · diária e mensal do Departamento,...

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