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MANUAL DE COMUNICAÇÃO POLÍCIA JUDICIÁRIA CIVIL DE MATO GROSSO

INDICE

1. INTRODUÇÃO 32. CONCEITOS 43. ENTREVISTA 53.1. Entrevista Coletiva e Individual 63.1.1. Coletiva 63.1.2. Individual 73.1.3. Dicas de como lidar com a imprensa 8 3.1.4. Em entrevista com a Polícia Judiciária Civil, quem deve falar 104. ROTINA DE UMA REDAÇÃO JORNALÍSTICA 115. GERENCIAMENTO DE CRISE NA COMUNICAÇÃO 125.1. Protocolo de gerenciamento de crise 13 6. O QUE É UMA ASSESSORIA DE IMPRENSA 146.1. Rotina de uma assessoria de imprensa 157. O que é uma assessoria de comunicação social 178. IMAGEM 188.1. Símbolos Oficiais 198.2. Apresentação visual 209. PUBLICIDADE E MARKETING 20 10. NOÇÕES DE CERIMONIAL 2210.1. Conceitos e Definições 2210.2. Convite 2710.3. Trajes 3010.4. Composição de mesa e local de hora 3111. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 35

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1. INTRODUÇÃO

As empresas e instituições públicas compreenderam que é preciso estruturar a Co-municação, devido a sua atuação na construção e manutenção da imagem institu-cional e promoção do relacionamento com a mídia e no gerenciamento de crises. A Comunicação Social busca promover canais e medidas que visam aperfeiçoar o relacionamento da instituição com os veículos de imprensa, uma vez que a mídia é responsável pela formação da opinião pública.

Para tanto, o presente instrumento visa regulamentar a Comunicação Social da Polí-cia Judiciária Civil de Mato Grosso, no âmbito interno da Instituição, e proporcionar conhecimentos sobre a imprensa e suas peculiaridades, além de orientar os servido-res como interagir com os veículos de imprensa, buscando sempre o bom relaciona-mento entre polícia e mídia, e, com isso, manter a credibilidade e a imagem da Polícia Judiciária Civil de Mato Grosso.

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2. CONCEITOS

• Imprensa: Conjunto de veículos de comunicação que exercem o jornalismo ou outra função de comunicação informativa. Preza pela busca da verdade dos fatos, levando-os ao conhecimento da sociedade.

• Veículos de comunicação: São os meios utilizados para divulgar as notícias, informações de interesse público, entretenimento, cultura, assuntos educacionais, etc., podendo se apresentar de várias formas, como: internet, rádio, televisão, jornal, revista, cartazes, redes sociais, entre outros. Geralmente os veículos de comunicação se constituem como empresa, para obter lucro comercializando espaços em jornais e revistas, tempo na TV e rádio, inserções na internet.

• Notícias: São informações que fogem ao cotidiano e geram interesse e/ou clamor social, provocando indignação, discussão e interesse coletivo pelo tema tratado.

• Jornalista e repórter: Jornalista é o profissional com o título de bacharel em Co-municação Social, com habilitação em Jornalismo. O repórter é uma das atividades exercidas pelo jornalista, que faz a busca pela notícia, a entrevista, a investigação, a pesquisa dos temas polêmicos. Outras atividades também podem ser exercidas pelo jornalista na rotina de um veículo de comunicação, como: editor, redator, pauteiro, produtor, assessor de comunicação ou de imprensa, chefe de redação, fotógrafo, ci-negrafista.

• Pauta: É o tema proposto, o assunto a ser tratado na notícia.

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3. ENTREVISTA

A entrevista é uma técnica de obter matérias de interesse jornalístico por meio de perguntas e respostas, conduzida por um repórter, sendo um dos seus instrumentos de pesquisa.

Com os dados obtidos na entrevista o repórter pode montar uma reportagem de texto corrido, em que as declarações são citadas entre aspas, ou pode montar um texto tipo perguntas e respostas, também chamado “pingue-pongue”. O ideal é que as respostas sejam autênticas e espontâneas.

Em entrevistas gravadas, responda com frases curtas e coerentes às perguntas. O tempo de televisão é caro e a edição irá cortar os “extras” da fala do entrevistado. As respostas longas dão margem para cortar aquilo que não tem relevância, ou ainda, montar trechos formando uma nova edição que não condiz com o que foi dito.

Em entrevistas “ao vivo”, na televisão, seja objetivo e se atenha ao fato. Quando a entrevista for para o rádio, utilize linguagem coloquial. O rádio possui grande abran-gência nas pequenas e grandes cidades.

Uma entrevista em TV tem, em média, de dois a três minutos. No rádio o tempo pode ser maior, mas não deixa de ser precioso. Os espaços em jornais, revistas e sites se-guem o mesmo princípio.

Ao se preparar para uma entrevista, procure saber qual o tempo destinado, qual o veículo, qual o público alvo e prepare-se para transmitir a mensagem da instituição neste espaço ou tempo informado. O importante é procurar ser objetivo e coerente nas informações passadas na entrevista.

Lembre-se: o repórter trabalha com o que interessa à opinião pública: polêmicas, conflitos, confrontos, “denuncismos”, etc.

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3.1. Entrevistas coletiva e individual

3.1.1 Coletiva

No caso de um grande número de veículos de comunicação com interesse no mes-mo assunto, é recomendável a convocação de uma coletiva de imprensa.

Na capital, as entrevistas coletivas são organizadas pela Assessoria de Comunicação da Polícia Judiciária Civil, que irá informar às redações sobre a pauta e horário da coletiva. A Assessoria também faz o acompanhamento da entrevista, produz repor-tagem para o site institucional e envia para veículos da capital e interior. No interior, tente avisar, previamente, a Assessoria, a qual poderá auxiliar com dicas e convites aos veículos, e também com matéria sobre o assunto para ser veiculado no site da PJC e veículos da capital.

Lembre-se: assuntos do interior também têm repercussão na capital.

Ao agendar uma entrevista coletiva é preciso estar atento ao horário de fechamento das redações (os jornais impressos no final da tarde e as TV’s, horas e até minutos antes de ir ao ar).

É recomendável que as coletivas sejam marcadas sempre no primeiro horário da ma-nhã, até as 09h30 ou, no período da tarde, até 15h30 horas. Quanto mais cedo se divulgar a informação, melhor será o desempenho junto aos veículos de imprensa, pois o repórter terá mais tempo para trabalhar a notícia.

Quando for necessário agendar fora desses horários, avise aos veículos o porquê do horário via e-mail e mantenha contato telefônico com as redações para confirmar presença.

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Todo esse trabalho é feito pela Assessoria de Comunicação Social, que também pro-videncia press-kit (pasta para imprensa) com release sobre a operação ou evento, serviços ou produtos, além de fotos, ilustrações, e outros. Isso valoriza o evento ou coletiva.

Lembre-se: Quando agendar uma coletiva de imprensa, não se atrase e não atenda um veículo ou repórter antecipadamente aos demais. Isso não é ético. Divulgar o fato no momento certo é a melhor condição para conquistar um desempenho positivo com a imprensa.

3.1.2. Individual

As entrevistas individuais são previamente agendadas pela Assessoria de Comunica-ção Social da Polícia Judiciária Civil, que dá suporte ao entrevistado com informações e dados sobre o assunto. A Assessoria também faz o acompanhamento da entrevista sempre que a autoridade necessitar e o assunto colocar em risco a imagem da insti-tuição.

A presença do assessor na entrevista, mesmo que não haja interferência, mostra que a instituição está atenta ao tema da pauta e as respostas do entrevistado, Podendo ser gravada como forma de resguardar o assessorado.

Sempre que é solicitada uma entrevista, a Assessoria de Comunicação discute a pau-ta com o produtor, que muitas vezes desconhece as ações de segurança pública, apresentando o posicionamento da instituição sobre determinado assunto e ainda orientando a autoridade que melhor tratará sobre o tema da pauta.

As autoridades do interior também poderão solicitar auxílio da Assessoria de Comu-nicação.

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OBS: Caso, a autoridade policial se sinta impossibilitada de falar, a Assessoria de Co-municação poderá enviar uma nota com o posicionamento da Polícia Civil sobre o caso.

3.1.3. Dicas de como lidar com a imprensa

• Não dê declarações sem estar a par da situação. Às vezes, no auge de um conflito, a exemplo de invasão de delegacias, fuga de presos, etc., repórteres chegam insistindo em gravar uma fala da autoridade. Sob pressão, policiais acabam falando coisas que não deveriam ou errôneas. Neste caso, diga apenas que é cedo para qualquer decla-ração ou que a polícia está apurando;

• Evite também responder de forma evasiva, usando as expressões “sem comentários” ou “nada a declarar”. Isso sugere ao repórter que tem algo a esconder. Caso não sai-ba ou não possa falar do assunto explique o porquê. O bom repórter irá entender e aguardar seu posicionamento;

• Repórteres devem receber informações, não confidências ou segredos. Portanto, aquilo que você não quer ver divulgado não deve ser dito.

• A autoridade deve ter cuidado nas palavras e expressões usadas: a me mória das coisas negativas não se desfaz rapidamente. Também deve ter atenção a suposições e hipóteses, no caso de uma investigação, para que fatos, ainda não comprovados, não se tornem verdade antes do fim do inquérito;

• Todos os veículos – de qualquer porte – devem merecer o mesmo respeito e devem ser igualmente atendidos. Não discrimine;

• Caso você não saiba alguma informação, não se constranja. Peça um tempo (o me-nor possível) e vá buscá-la. Melhor dizer que não sabe ou que não pode passar do que tentar “enrolar”;

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• Quando, por qualquer motivo, for prometida uma entrevista exclusiva a um veículo de comunicação, seja discreto e não comente com um repórter de outro veículo. Procure preservar o trabalho do profissional de imprensa;

• Evite o vazamento de informações contrárias aos interesses da Instituição e prejudi-cial à imagem da Polícia Judiciária Civil.

Procure usar instrumentos comunicativos que possibilitem cada vez mais divulgar a “marca” da Polícia Judiciária Civil. Exemplo: utilize o banner institucional, brasão oficial ou mesmo o uniforme padrão operacional;

• Em todas as formas de entrevista prime pelo destaque do nome da Polícia Judiciária Civil, seja na imagem ou na fala, e não enalteça a unidade policial “a” ou “b”;

• Nunca especule. Não procure o motivo do fato em discussão. Apresente a visão da instituição, baseada em fatos. Se a Polícia Judiciária Civil tem um posicionamento a respeito de um fato, este deve ser divulgado e defendido, mesmo que sua posição pessoal seja contrária. Fale: A Polícia Judiciária Civil tem este posicionamento;

• Passe credibilidade: postura, apresentação pessoal, expressão corporal, olhar e voz firme e informações precisas. Não aparente que está escondendo algo;

• Use com moderação termos técnicos e evite jargões. A informação não é para o repórter e sim para o público em geral que, na maioria das vezes, é leigo no assunto;

• Seja claro, objetivo e coerente;

• Concentre-se na pergunta e responda o que foi perguntado;

• Evite respostas longas;

• Sempre faça um ensaio antes de cada entrevista.

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3.1.4 Em entrevista com Polícia Judiciária Civil, quem deve falar:

a) Assuntos cotidianos – ocorrências criminais regulares e dados estatísticos pon-tuais da atribuição da unidade policial. Quem fala: Delegado titular da unidade ou autoridade policial do caso.

OBS.: É vedado emitir opinião sobre assuntos partidários, administrativos de gover-no e temas de competência da direção, ou que possam gerar polêmica com outras autoridades, assuntos de competências de outras unidades policiais.

b) Ocorrências com repercussão, enfrentamentos e relevantes prisões ou apre-ensões, operações policiais. Quem fala: Delegado do caso ou da operação.

c) Ocorrências polêmica, envolvendo conduta de policiais, autoridades ou per-sonalidades, grandes operações policiais. Quem fala: Diretores, Corregedoria ou De-legado presidente da investigação.

d) Quando o assunto for complexo, envolvendo o nome da Polícia Civil, de in-teresse do Estado e da população, questões institucionais, operações em nível de estado, situações de crise, ocorrências de repercussão estadual e nacional, assuntos ligados à direção e que coloquem em risco a imagem da instituição ou do governo. Quem fala: Delegado Geral, diretores ou delegado designado.

OBS: Investigadores e escrivães de polícia, com cargo de chefia, poderão conceder entrevista, desde que haja permissão ou conhecimento do delegado superior e, es-tritamente, sobre determinada ação pontual, para que sejam preservados no traba-lho de investigação.

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A Assessoria de Comunicação Social servirá de consultoria para assuntos diversos relacionados à imprensa, matérias jornalísticas e relações com outras assessorias pri-vadas ou governamentais.

4. ROTINA DE UMA REDAÇÃO JORNALÍSTICA

Geralmente a rotina de uma redação jornalística dos veículos de comunicação tem início com uma reunião de pauta. Trata-se de uma reunião conduzida pelo chefe da redação ou editor chefe, para se definir quais pautas serão trabalhadas na produção das notícias.

Definidas as pautas, elas são distribuídas aos repórteres, que vão buscar as informa-ções para a produção da matéria jornalística, que pode ser um texto escrito (jornal, revista, internet), uma narrativa (rádio), o conjunto de faa, imagem e movimento (TV).Os repórteres vão aos locais dos fatos, entrevistam pessoas com afinidade e conhe-cimento da pauta, pesquisam informações diversas, conversam com os envolvidos.

Colhidas essas informações, retornam à redação e produzem a matéria jornalística sobre a pauta tratada. Esta matéria é submetida à aprovação do editor ou chefe de redação, podendo sofrer alterações (edição), adaptações, supressões ou acréscimos, conforme a linha editorial de cada veículo de comunicação (se isenta, investigativa, polêmica, sensacionalista). Sendo aprovada, a matéria vai a público no meio de co-municação (televisão, rádio, jornal, sites, revista).

O repórter possui um tempo limite para o término da matéria jornalística, sua apro-vação e veiculação. Esse tempo limite, no meio jornalístico, é chamado de deadline.

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5. GERENCIAMENTO DE CRISE NA COMUNICAÇÃO

Situações de crises são aquelas que fogem da normalidade do cotidiano policial. Muitas das crises surgem do atendimento de uma ocorrência de risco, ou por conse-quência de alguma ação inadequada por parte do aplicador da lei, ação inesperada dos agentes infratores ou por algum elemento externo.

No âmbito da Polícia Judiciária Civil, uma ocorrência de risco pode estar relacionada à fuga de preso de dentro da delegacia, prisão de liderança indígena, do movimento sem terra ou manifestantes, conduta inadequada do aplicador da lei (policial), entre outras ocorrências que envolvam as instalações, os meios e o policial civil, com risco eminente ao profissional da segurança e civis. Ocorrências com reféns, explosivos, produtos químicos e catástrofes também podem se transformar numa crise institu-cional.

Essas situações que fogem do padrão, da rotina policial, despertam a curiosidade e interesse dos veículos de comunicação, como as ocorrências envolvendo disparo de arma de fogo com pedido de reforço, acidentes de trânsito com vítima fatal durante perseguição policial, crianças e animais.

Nestes casos, a equipe deve ficar atenta a este detalhe e informar em tempo hábil seus superiores, seguindo a hierarquia institucional, para que a Assessoria de Comu-nicação possa ficar ciente dos fatos e preparar possíveis respostas.

Numa crise, a atividade de assessoria de imprensa passa a ser determinante em sua administração, pois a imprensa vai buscar respostas na organização para o fato gera-dor da crise. Para isso, a instituição deve: • Antecipar-se aos fatos; • Apresentar a versão da organização em tempo hábil;

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• Concentrar a divulgação de informações numa única fonte da organização; • Divulgar os fatos de forma correta e transparente; • Admitir erros e se comprometer a solucioná-los; • Não mentir ou omitir fatos; • Definir uma mensagem chave; • Utilizar a Assessoria de Imprensa do órgão.

Na prática se observa que informar de maneira mais rápida e completa possível as ocorrências negativas e prejudiciais à imagem institucional é uma forma de exercer o controle da informação, acalmar o público atingido e mostrar respeito à população, acabando com os boatos e restaurando a confiança, além de reduzir o tempo de ex-posição na mídia e amenizar ou diminuir os efeitos negativos à imagem institucional.

O tempo resposta inicial da emissão do boletim à imprensa é fundamental para evitar publicação de matérias equivocadas por parte da imprensa. É também uma forma de antecipar notícias negativas que possam gerar com as especulações estabelecendo, assim, uma política aberta e continuada de relacionamento com a mídia, prestando--lhes informações e fazendo disso uma prática amistosa e rotineira.

5.1. Protocolo de gerenciamento de crise

Uma vez ocorrendo uma situação de atendimento de ocorrência de risco, que possa criar uma situação de crise, afetando a imagem da instituição, deverá ser seguido o seguinte protocolo:

a) Comunicação do fato à Assessoria de Comunicação Social pela direção da PJC: De-legado Geral, Delegado Geral Adjunto, Corregedor Geral, Diretor de Interior, Diretor Metropolitano, Delegados Regionais, delegados titulares;

b) Reunião da Assessoria de Imprensa para conhecimento do caso;

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c) Coleta de informações precisas e céleres sobre o fato. A equipe ou delegado res-ponsável pela equipe envolvida na ocorrência deve fornecer todas as informações, de forma verdadeira, transparente e mais completa possível, com documentos, no-mes, detalhes, fotos, vídeo (se houver), para que, de posse destas informações a As-sessoria de Comunicação possa traçar a melhor estratégia de trato do assunto junto à imprensa;

d) Contato inicial da Assessoria de Comunicação com os veículos de comunicação, com informações prévias ou nota, com a versão oficial e preliminar da instituição;

e) Monitoramento da repercussão do fato nos veículos de comunicação, com corre-ções ou intervenções, caso haja necessidade;

f ) Produção de informação para o público interno;

g) Produção de matérias jornalísticas do fato, de notas oficiais, preparo de porta-voz, entrevista coletiva. Essas ações serão realizadas conforme o andamento e condução da crise.

6. O QUE É UMA ASSESSORIA DE IMPRENSA

A Assessoria de Imprensa é um canal diário e direto por meio do qual a imprensa obtém informações das ações e atividades dos órgãos. O papel da assessoria de im-prensa das instituições é explicar como os programas e as políticas de Segurança Pú-blica têm impacto nos cidadãos e fortalecer a imagem do órgão perante a sociedade.

Os jornalistas precisam dos assessores de imprensa para ajudá-los a entender as ações e os planos da instituição. Os assessores de imprensa precisam dos jornalistas para que as informações sobre as ações e os planos da instituição cheguem ao pú-blico.

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6.1. Rotina de uma Assessoria de Imprensa

A Assessoria de Imprensa é responsável pela produção e organização de eventos que envolvam a mídia. Entre eles:

• Releases: Redigidos em forma de matéria para facilitar o aproveitamento.

• Contatos diretos: Contatos diários com emissoras de rádios e televisão, repórte-res de jornais e sites, para agendar participação de representantes em programas e garantir espaço em jornais, sites e revistas. O assessor prioriza o atendimento à imprensa no dia a dia, dando sempre retorno, quando solicitado. Isso faz uma asses-soria eficiente.

• Página na web: À Assessoria cabe a tarefa de alimentar com notícias a página da instituição na internet.

• Notas oficiais: Posicionamento da instituição sobre determinado assunto, quando não há possibilidade de conceder entrevista, e necessite de uma resposta à socieda-de. A nota é emitida pela Assessoria após coleta de informações sobre o assunto e di-rigida ao editor ou chefe de reportagem do veículo que solicitou o posicionamento.• Sugestões de pauta: Diferentes do release são mais concisos.

• Material de apoio: Produção de folders, cartilhas, revistas, briefings, etc.

• Entrevista coletiva: Quando o assunto é relevante, a entrevista coletiva é a melhor forma de convocar a imprensa. No entanto, só deve ser usada quando necessário e será organizada pela Assessoria de Comunicação.

• Encontros com a imprensa: A fim de estreitar o relacionamento com a imprensa, podem-se organizar encontros, como cafés da manhã, almoços ou coquetéis.

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• Receptivo: Recepção de jornalistas e/ou autoridades convidadas e acompanha-mento de reportagens realizadas junto ao cliente ou pessoas de seu interesse, quan-do solicitado.

• Fotos: Cobertura de eventos dos quais o assessorado e/ou demais integrantes da instituição participem. A Assessoria conta equipamento do próprio setor para aten-dimento as demandas da Polícia Civil. • Press-kit: Produção de pasta para a imprensa para coletivas e outros eventos, con-tendo releases com todas as informações sobre o cliente, serviços ou produtos, além de fotos, ilustrações, e outros. Valoriza o evento ou coletiva

• Artigos assinados ou matérias especiais: Estratégia para disputar espaços nobres na mídia. O assessor pode auxiliar ou mesmo escrever artigos técnicos ou temas de interesse para serem enviados a veículos previamente definidos.

• Informativo: Importante ter uma publicação (de preferência, mais de uma para atender a diferentes públicos, como o interno e externo).

• Arquivo e Banco de Dados: É importante manter um banco de informações e fotos sobre as ações do órgão e do setor em que atua. O objetivo é servir de maneira aces-sível e precisa jornalistas, pesquisadores e também preservar a memória.

• Clipping: Coleta de notícias de interesse do assessorado – recorte eletrônico, volta-do ao acompanhamento das notícias e também informe ao público interno. • Newsletter: Publicação dirigida ao público interno para transmitir informações e ações da instituição.

• Mailing: Lista de contatos e e-mail de jornalistas e veículos para encaminhamento diário de notícias, sugestões de pautas e convites para coletivas e eventos.

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7. O QUE É UMA ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃOSOCIAL

A ampliação das atividades das Assessorias de Imprensa levou o profissional a atuar em áreas estratégicas das empresas públicas e privadas, tornando-se um gestor de comunicação. E isso privilegiou a integração de outros profissionais – relações públi-cas, propaganda e publicidade – numa equipe multifuncional e eficiente.

Ao profissional têm-se aberto oportunidades de atuar como estrategista na elabo-ração de planos de comunicação mais abrangentes. Esses planos devem privilegiar uma comunicação eficiente não apenas junto à imprensa, mas posicionando as or-ganizações de forma a estabelecer uma interlocução com ética e responsabilidade social, comprometida com os valores da sociedade junto aos seus mais diversos pú-blicos.

Nesse sentido, as organizações podem contar com equipes de assessorias de comu-nicação internas ou terceirizadas, cujas funções são:

- Criar um plano de comunicação (estabelecer a importância deste instrumento tan-to no relacionamento com a imprensa com os demais públicos internos e externos); - Colaborar para a compreensão da sociedade do papel da organização;

- Estabelecer uma imagem comprometida com os seus públicos;

- Criar canais de comunicação internos e externos que divulguem os valores da orga-nização e suas atividades;

- Detectar o que numa organização é de interesse público e o que pode ser aprovei-tado como material jornalístico;

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- Desenvolver uma relação de confiança com os veículos de comunicação;

- Avaliar frequentemente a atuação da equipe de comunicação, visando o alcance de resultados positivos;

- Criar instrumentos que permitam mensurar os resultados das ações desenvolvidas, tanto junto à imprensa como aos demais públicos;

- Preparar as fontes de imprensa das organizações/instituições para que atendam às demandas da equipe de comunicação de forma eficiente e ágil.

Fonte: MANUAL DE ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO: Imprensa 2007. Federação Nacional dos Jornalistas. 4ª edição revista e ampliada.

8. IMAGEM INTITUCIONAL

A imagem é o grande patrimônio de uma instituição e está associada aos serviços e produtos que oferece. Manter uma boa imagem está intrinsecamente ligado ao tipo de comunicação que o órgão mantém com o seu público e seus valores como insti-tuição a serviço da sociedade.

Se a instituição é respeitada e tem credibilidade é porque mantém uma política de comunicação forte, prevalecendo a transparência das ações e o respeito ao cidadão.

A imagem da Polícia Judiciária Civil de Mato Grosso está associada a sua Identidade Organizacional:

NEGÓCIO: Investigação de ilícitos penais.MISSÃO: Assegurar a ordem pública, mediante investigação, para apurar e reprimir ilícitos penais, em defesa da paz social.

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VISÃO: Ser uma Instituição Policial moderna, independente, ética, eficaz, utilizando métodos científicos, integrada à sociedade.

VALORES:Ética – Agir com responsabilidade, honestidade, moralidade, lealdade e respeito às normas. Dignidade – Tratar com urbanidade, respeito e lealdade às pessoas. Compromisso social e institucional – Agir em consonância com os anseios da socie-dade e zelar pelas diretrizes da Instituição. Imparcialidade – Tratar os cidadãos com igualdade.Determinação – Agir com destemor, energia, convicção e constância de propósitos na execução das ações de Polícia Judiciária. Qualidade – Assegurar a execução dos serviços prestados de forma qualitativa, bus-cando padrões de excelência.

8.1. Símbolos Oficiais

A Polícia Judiciária Civil tem como símbolos oficiais o Hino, a Bandeira e o Brasão. Os três símbolos ajudam a garantir a identidade da instituição de maneira visual e auditiva.

Os símbolos oficiais estão garantidos no Decreto n.º 1.340 de 15/05/2000 e na Lei Complementar nº 407, de 30/06/2010 – artigo 5º. Sua utilização está regulamentada na Resolução nº 040/2017, do Conselho Superior de Polícia (CSPJC), que aprovou o Manual de Identidade Visual da Polícia Judiciária Civil.

O manual tem o papel de orientar o uso da marca da Polícia Judiciária Civil do Estado de Mato Grosso, sendo obrigatório e vedada qualquer alteração sem prévia aprova-ção do Conselho Superior de Polícia.

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Como data comemorativa, a Polícia Judiciária Civil celebra seu aniversário no dia 21 de abril, exaltando o vulto de Joaquim José da Silva Xavier, o Tiradentes, Patrono da Polícia, conforme o artigo 6º da LC 407/2010.

8.2. Apresentação visual

Uma boa apresentação visual transmite mensagem de seriedade e zelo pessoal e, principalmente com o trabalho. Quando for tirar uma fotografia ou gravar uma en-trevista para televisão, procure usar roupas sóbrias.

Durante uma entrevista, deverá o entrevistado ressaltar o nome da POLÍCIA JUDICI-ÁRIA CIVIL e não da unidade policial.

Em reportagens no site institucional, caberá a Assessoria de Comunicação Social res-saltar o nome da POLÍCIA JUDICIÁRIA CIVIL no título da matéria.

Em apresentação de materiais apreendidos, para fins de registro fotográfico e filma-gem, deve-se utilizar o banner institucional, sendo vedada a utilização do material para desenhar o nome ou sigla da unidade policial.

9. PUBLICIDADE E MARKETING

O termo “marketing” tem sua tradução literal como mercado. Numa visão ampliada, podemos entender o marketing como um conjunto de atividades de planejamento, concepção e concretização que visam à satisfação das necessidades e desejos dos clientes, presentes e futuras, por meio de bens e serviços existentes ou novos.

A tarefa do marketing é descobrir necessidades não atendidas e fornecer soluções satisfatórias. Quando o marketing é bem-sucedido, as pessoas gostam do produto, a novidade corre de boca em boca e pouco esforço de venda se faz necessário.

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Endomarketing ou Marketing Interno: é a modalidade do marketing voltada para o público interno da organização. Cada colaborador deve ser visto como um cliente. A mesma importância dada ao cliente externo, o público alvo da organização, deve também ser dada a cada colaborador.

Logomarca: Símbolo gráfico identificador de uma empresa ou marca, quando com-posta do símbolo em sim e mais o logotipo.

Logotipo: Letras, especialmente desenhadas ou adaptadas, utilizadas para compor o nome de marca ou empresa.

Marca: 1. Símbolo gráfico identificador de uma empresa (pública ou privada), produto ou serviço. 2. Convenção utilizada para definir um produto, serviço ou empresa, incluindo sua denominação comercial e origem.

A aplicação do brasão (marca) da Polícia Judiciária Civil em peças publicitárias deve seguir a ordem do menor para o maior, da esquerda para a direita. Sempre que usado em alguma peça (folder, cartaz, banner, entre outros), onde houver necessidade de inserir a logomarca ou brasão do Estado e de secretarias, a ordem a seguir é: Polícia Civil (Brasão, embaixo colocar em caixa alta POLÍCIA CIVIL, fonte Arial, na cor preta, preferencialmente, ou azul), Secretaria (se houver) e Governo do Estado (marca).

Em caso de convênio federal, a marca do Governo Federal vem em primeiro, abrindo a sequência, assim também com prefeituras e outros parceiros.

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10. NOÇÕES DE CERIMONIAL

A Polícia Judiciária Civil utiliza como modelo as normas de Cerimonial Público do Governo do Estado.

10.1. Conceitos e Definições

Evento – Define-se evento, de modo geral, como sendo um fenômeno aleatório, uma ocorrência fora do cotidiano. No universo do cerimonial, entende-se evento como os acontecimentos típicos que necessitam de uma interferência formal, pla-nejada e organizada.

Pode-se exemplificar tais eventos como: visitas oficiais, jantares, coquetéis, visitas a obras públicas, congressos, feiras, palestras, solenidades de inauguração, cerimônias de posse, etc.

Ato – Trata-se da divisão de cada parte do evento. Um evento possui várias partes que necessitam cada uma delas de uma conduta, de uma ação para sua execução. Como exemplo, pode-se destacar uma cerimônia de posse, na qual há atos de: recep-ção das autoridades, acomodação, composição do dispositivo com autoridades, assi-natura do Termo de Posse, pronunciamentos e encerramento. Como se vê, cada uma dessas partes necessita de providências distintas para que toda a cerimônia ocorra. Solenidade – Entende-se solenidade como um acontecimento formal, planejado e executado mediante um protocolo. Uma solenidade possui local próprio previa-mente definido. Pode-se definir o traje a ser usado. Há uma ordem dos atos a serem executados, sempre com formalidade adequada e necessária e com a fiel observação do protocolo e da etiqueta.

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Cerimônia – Assim como a solenidade, uma cerimônia também possui formalidade, observação do protocolo e da etiqueta. O que diferencia a solenidade da cerimônia é que na cerimônia há um rito próprio a ser cumprido, obrigatoriamente.

Numa solenidade de inauguração, por exemplo, pode haver um descerramento de placa, uma visita às instalações, pronunciamentos, ou um desenlace de fita, seguido de uma reunião com o público interessado. Como se vê há várias formas de se con-duzir uma solenidade de inauguração, com observação da parte protocolar, sempre.

Já na cerimônia, necessariamente haverá atos formais que devem ser cumpridos, como parte de um rito próprio, que legitime a ação da autoridade participante.Numa cerimônia de posse, por exemplo, necessariamente haverá uma nomeação a ser lida, seguida de um ato de assinatura. Note-se que esses atos legitimam a posse e são imprescindíveis, seguindo, assim, um rito próprio.

Programação – Uma programação é o estabelecimento de uma rotina a ser seguida pelos participantes de um evento. Ao se definir uma programação de determina-da autoridade, tem-se, desta forma, toda a sequência detalhada dos atos que serão cumpridos por esta autoridade, desde seu deslocamento para o evento, sua chega-da, os locais a serem percorridos, até a sua saída.

Cerimonial – Podemos definir Cerimonial como uma atividade que utiliza um con-junto de ações que visam o planejamento, organização e execução de Solenidades, Cerimônias, Atos e Visitas, que necessitam de uma interferência formal, tendo por base o Protocolo e a Etiqueta.

O conceito de Cerimonial tem evoluído e encontrado nos princípios da agilidade, ob-jetividade, identidade e pontualidade, características marcantes que proporcionam uma solenidade mais agradável a todos os participantes. Esses princípios, embora encontrem cada um suas características distintas, são entrelaçados e dependentes ao se observar o conjunto da solenidade.

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Protocolo – São as regras que estabelecem a conduta dos participantes de Sole-nidades, Cerimônias, Atos e Visitas, observando e definindo seu posicionamento e precedência, o tratamento a ser dispensado, o local das autoridades e símbolos.

Etiqueta – Trata-se das regras de boa educação, cortesia, hospitalidade e de rela-cionamento entre as pessoas que participam de determinado evento. As regras de etiqueta são uma constante em nosso cotidiano, seja em ocasião social, profissional, formal ou mesmo em casa. Atenção, gentileza, cortesia, são uma constante, que for-talecem o bom relacionamento pessoal.

Cerimonialista - É o profissional encarregado da condução da solenidade, sendo o responsável pelo cumprimento das normas protocolares.

Esta pessoa deve ter conhecimento das normas de cerimonial, precedência e ter bom trânsito junto às autoridades. Outra questão importante é que o cerimonialista deve ser contatado com antecedência e deve participar das fases do planejamento da solenidade, para que tenha consciência exata da dimensão e dos detalhes.

É necessário ao cerimonialista cuidar da aparência: roupas bem alinhadas, asseio cor-poral, cabelos bem cuidados, postura correta. É preciso também ser discreto na apre-sentação, pois as cerimônias sempre exigem sobriedade e muita segurança.

O cerimonialista, na condução da solenidade, desenvolve as seguintes atividades:

Coordenador do Cerimonial – É o responsável direto por toda a solenidade. É ele quem traça o roteiro a ser seguido, define a precedência das autoridades, os pronun-ciamentos, conduz a mais alta autoridade e orienta os demais cerimonialistas.

Mestre de Cerimônias – Profissional encarregado de fazer a locução da solenidade. Deverá ter boa voz, boa dicção e boa leitura, familiarizar-se com o que irá acontecer na cerimônia, ter conhecimento do cerimonial público e iniciativa; limitar-se no ato

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de apresentar a sequência da cerimônia e não procurar ser o destaque.

O Mestre de Cerimônias não é o protagonista, mas um mediador, controlador da solenidade.

Assistente de Palco – Atua diretamente no local mais visível da solenidade: o palco onde estarão as autoridades. Este profissional organiza os lugares da mesa ou dispo-sitivo, conduzindo as autoridades, assim que chamadas, a seus lugares. Encaminha documentos para assinatura, leva ou ajusta o microfone à autoridade e assiste a to-dos com proximidade, porém, da forma mais discreta possível.

Recepcionista – Profissional que ocupa posição à entrada do local da solenidade. A ele cabe orientar os convidados sobre seus lugares e demais informações adicionais relativas à solenidade. Deve conduzir, ainda, as autoridades a seus lugares, assistin-do-as até que sejam convidadas ao palco ou outro local de destaque na solenidade. O recepcionista é de suma importância na identificação das autoridades que parti-cipam da solenidade. Ele auxilia na composição do dispositivo e na ordem de prece-dência da solenidade.

Precedência – A palavra “precedência” tem origem do latim praecedere, que signifi-ca sentar à frente, sentar-se antes.

Para o cerimonial, precedência é o conceito ou ordem pela qual se estabelece a es-trutura máxima do Estado, na medida em que determina a ordem hierárquica de disposição das autoridades do Estado, de um Organismo ou de um Grupo Social. A autoridade de maior precedência em território brasileiro será sempre a do Presi-dente da República, seguida do Vice-Presidente, em qualquer solenidade que par-ticipar.

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O Governador, em todos os municípios do seu estado, presidirá as solenidades a que comparecer, sendo o último a chegar e o primeiro a sair. Este dispositivo não se aplica quando o Governador comparecer às solenidades dos Poderes Legislativo e Judici-ário, universitárias, religiosas e as de caráter exclusivamente militar, nas quais será observado o respectivo cerimonial. No Estado, o Governador, o Vice-Governador, o Presidente da Assembleia Legislativa e o Presidente do Tribunal de Justiça terão, nessa ordem, precedência sobre as autori-dades federais. Porém, tal determinação não se aplica aos Presidentes do Congresso Nacional, do Supremo Tribunal Federal e aos Ministros de Estado, que passarão logo após o Governador.

O Prefeito presidirá as solenidades em seu município, salvo as que se fizerem presen-tes o Governador ou o Vice-Governador, e as solenidades dos Poderes Legislativo e Judiciário do município, nas quais serão observados as normas adotadas pelos Po-deres.

Os Secretários de Estado presidirão as solenidades de suas respectivas secretarias.Nos eventos da Polícia Judiciária Civil, o Delegado Geral sempre terá prioridade, se-guido de seus diretores adjuntos. A Ordem Geral de Precedência no Cerimonial Público regula-se pelo Decreto n.º 70.274, de 09/03/1972.

Representante – Quando se tratar do representante do Presidente da República ou do Governador do Estado, em solenidades e cerimônias federais ou estaduais, res-pectivamente, ele ocupará o lugar de honra, ou seja, ficará a direita da autoridade que a preside.

Do mesmo modo, os representantes dos Poderes Legislativo e Judiciário, quando membros dos referidos poderes, terão a colocação que compete aos respectivos Pre-sidentes. Nos demais casos, o representante ocupa o seu lugar na Ordem Geral de

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Precedência e não o lugar do representado.

Em solenidades e cerimônias oficiais, com a presença do Governador do Estado, nenhum convidado se fará representar, exceto os Chefes dos Poderes Legislativo e Judiciário que poderão apresentar representação (do Poder Legislativo: Deputados Estaduais; do Poder Judiciário: Desembargadores).

Os Parlamentares, seja na esfera Federal (Senadores e Deputados Federais), Estadu-al (Deputados Estaduais), ou Municipal (Vereadores), só poderão ser representados por outro Parlamentar. No caso de composição de dispositivo de autoridades, aquele que tiver maior número de mandatos representará os demais. Havendo igualdade de mandatos, deverá ser usado o critério de idade.

10.2. Convite

Os convites para solenidades e cerimônias do Governo do Estado de Mato Grosso devem conter os seguintes elementos:

• O Brasão da Instituição;A função por extenso, seguida do nome da autoridade promotora do evento;• O tratamento correspondente ou nome do convidado (para eventos com número limitado de participantes);• Tipo e descrição do evento;• O local, data e horário;• Traje; • Solicitação para apresentação do convite à entrada, se for o caso;• Pedido de confirmação de presença, se for o caso;• Recomendação para chegada com antecedência, se for o caso.

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Modelos de textos de convites:

Modelo 1

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Modelo 2

O convite às autoridades deve ser entregue com antecedência de sete a quinze dias, preferencialmente.

No caso de solenidades em que não haja tempo disponível para confecção e distri-buição dos convites, o convite deve ser feito por telefone, sendo informado-os moti-vo do evento, o local, a data, o horário e traje. O convite por telefone deve ser evitado ao máximo, sendo importante, desta forma, o planejamento prévio para que este tipo de contratempo não ocorra.

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Outro meio utilizado para convidar é a correspondência eletrônica, o e-mail. Porém, cabe ressalva quanto a este meio, por não se ter como confirmar se o destinatário acessou sua caixa de mensagem e tomou conhecimento do convite. É, portanto, recomendável a confirmação prévia com o convidado, ou mesmo o uso do e-mail como reforço do convite original e não apenas como meio exclusivo a ser utilizado.

Em eventos informais, pode ser dispensado o convite escrito e, neste caso, o convite por telefone pode ser usado, observando-se as informações pertinentes ao convida-do.

Uma vez convidadas às autoridades, é oportuno no dia anterior ao evento confirmar suas presenças, caso isto já não tenha sido feito pelo próprio convidado. Com isso, pode-se já ir organizando os detalhes de precedência, lugares a serem ocupados, pronunciamentos, etc.

10.3. Trajes

Para a participação em solenidades, costuma-se estabelecer o tipo de roupa a ser usada, que deve vir definida como traje no convite.

Não havendo a informação do traje a ser usado, o convidado deve estar atento às exigências e sempre vestido de modo correto, sem exageros.A composição dos trajes aceitos socialmente é a seguinte:

PASSEIO COMPLETO – Recomendado em solenidades, cerimônias e atos oficiais, jantares e festas mais formais. Geralmente é obrigatório depois das 18 horas. Ele: terno de cor escura (preto, azul marinho, grafite) em padrão único, com gravata discreta. Ela: vestido longo ou duas peças com saia longa. Decotes e transparências discretas e saltos altos.

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PASSEIO – Recomendado para uso diurno ou em solenidades noturnas de menos formalidade. Ele: terno completo com gravata discreta. Admite-se ainda o uso de blazer acompanhado de gravata. Ela: vestido ou duas peças de crepe, tailleurs de seda em cores sóbrias.

ESPORTE FINO – Recomendado em eventos em geral, como apresentações, expo-sições, reuniões. Ele: calça com blazer com ou sem gravata, ou ainda calça e camisa de manga comprida. Ela: conjuntos saia ou calça com blazer, vestidos menos formais.

ESPORTE – Usado em eventos informais, como churrascos, batizados, almoços. Ele: camisa de manga curta ou comprida, calça de brim. Em reuniões muito informais, pode-se usar jeans e mocassim sem meia. Ela: saia e blusa, vestidos leves, bermuda ou calça comprida.

Na designação do traje, é importante levar em consideração o local do evento e o clima da região.

10.4. Composição de Mesa e Local de Honra

O local destinado para as autoridades em solenidades pode ser admitido de diversas formas. Algumas recomendações quanto à montagem destes dispositivos seriam:

• Mesa de honra – Procura-se utilizar mesa para solenidades em que seu uso seja necessário, como em seminários, palestras, congressos. Nas demais solenidades, po-de-se dispensar o uso da mesa e adotar o uso de um dispositivo formado apenas com cadeiras, chamado de sala de visita.

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• Sala de Visita – Trata-se de um dispositivo composto apenas por cadeiras, acres-centando um local para os pronunciamentos e o púlpito. Seu uso se justifi ca como forma de simplifi car o local destinado às autoridades. A mesa, de certa forma, cons-titui um símbolo de ostentação e acaba afastando a identifi cação dos participantes para com as autoridades

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ÍMPAR (número ímpar de componentes)

6 4 2 1 3 5 7

Assistência:

O lugar central será destinado a mais alta autoridade, que presidirá a solenidade. Distribui-se os demais lugares à direita e à esquerda do Presidente, alternadamente, até completar as vagas disponíveis.

1 – Presidente do ato2 – Anfitrião (quando não for o presidente)3 – Segunda maior autoridade4 – Terceira autoridade na precedência5 – Quarta autoridade6 – Quinta autoridade7 – Sexta autoridade

PAR (número par de componentes)

3 1 2 4

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O dispositivo deve ser dividido no centro (linha imaginária). À direita, marca-se o lugar de quem presidirá a solenidade e as demais autoridades ocuparão lugares alternados à esquerda e direita do Presidente.

1 – Presidente do ato2 – Anfitrião (quando não for o presidente)3 – Segunda maior autoridade, na precedência4 – Terceira autoridade

Uma vez composto, o dispositivo não deve ser alterado (com convite a novos integrantes), com exceção de determinação da autoridade que estiver presidindo a solenidade. Neste caso, o Cerimonial deve chamar essa autoridade a convite daquela que estiver na presidência da solenidade.

Exemplo de locução do Mestre de Cerimônia: “O Senhor Governador do Estado convida o Deputado Estadual João ‘Taxista’, para compor o dispositivo de autoridades”.

Porém, situações como esta devem, ao máximo, ser evitadas, pois quebram a harmonia da solenidade, ferindo os princípios do Cerimonial (agilidade, objetividade, identidade e pontualidade).

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11. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

AMARAL, Luis. Técnicas de jornal e periódico. Rio de Janeiro, Tempo Brasileiro, 1987. BELTRAO, Luiz. A imprensa informativa. São Paulo, Folco Masucci, 1969.

CAMPOS, Maria Célia Ribeiro, COSTA, Geraldo José Souza, FERREIRA, Nilton José Costa. Estudo sobre Marketing na Organização Policial Civil do Estado da Bahia. Salvador: Academia de Polícia Militar/Núcleo de Estudos Superiores e Extensão, 2003. 123p.

KOTLER, Philip. Marketing para o século XXI: como criar, conquistar e dominar mercados. São Paulo, Editora Futura, 2001.

Apostila De Cerimonial Público. Secretaria de Estado da Casa Civil. Superintendência de Cerimonial do Governo. 2009.

Cartilha de Relacionamento com a imprensa: Teoria e Prática. Polícia Judiciária Civil de Mato Grosso. 2005.Diretriz nº 001. Sistema de Comunicação Social da Polícia Militar do Paraná. 2005.

Instrução Normativa. Polícia Militar de Mato Grosso, 2014.

Manual de Assessoria de Comunicação: Imprensa 2007. Federação Nacional dos Jornalistas. 4ª edição revista e ampliada.

Manual de Redação, Estilo e Procedimentos. Secretaria de Estado de Comunicação. Cuiabá, 2004.

Sites: http://www.embaixadaamericana.org.br

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