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ARQUIVOLOGIA Prof. Lucas Andrade

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Sumário

.......................................................................................................................................... 1

1 - TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTE FÍSICO: .......................................... 3

1.1 - INTRODUÇÃO: ................................................................................................... 3

1.2 - ALTERAÇÃO DOS SUPORTES: ....................................................................... 4

1.3 - MICROFILMAGEM: .............................................................................................. 5

1.4 - AUTOMAÇÃO: ................................................................................................... 6

1.5 - PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO: .............................. 8

1.6 - ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO: ....................................... 10

QUESTÕES DE CONCURSO ....................................................................................... 12

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: .......................................................................... 15




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1 - TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTE FÍSICO:

1.1 - INTRODUÇÃO:

Nas primeiras aulas de nosso curso, mais especificamente no primeiro PDF,

vimos os tipos de classificação dos documentos de arquivo quanto ao gênero, à espécie

e tipologia documental, à forma e formato, e por fim, quanto à natureza do assunto.

Assim, registro abaixo as classificações quanto ao e quanto à Espécie e

, para que possamos reforçar os conceitos já estudados

e avançar nos pontos que merecem destaque neste assunto, a fim de que você consiga de

fato, questões de prova.

Os Gêneros descritos acima possuem certa relação com o suporte físico onde

está registrada a informação, não de dependência, porque podem existir suportes

diferenciados que registram exatamente a mesma informação, entretanto em muitas




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situações podemos observar esta afinidade entre SUPORTE e Gênero documental,

como por exemplo, os documentos informáticos criados em CD’s, DVD’s e HD’s, que

só de saber o suporte podemos inferir seu gênero.

Assim, os documentos textuais, iconográficos, informáticos e os outros, podem

ser produzidos utilizando vários tipos de materiais (Suportes físicos), como por

exemplo: papel, disco magnético, mídias ópticas, madeira e etc.

1.2 - ALTERAÇÃO DOS SUPORTES:

Algo que pode ocorrer durante o prazo de guarda dos documentos e

consequentemente em seu ciclo de vida é a mudança do suporte pelo qual a informação

está registrada. Há alguns fatores, caro aluno Monster, que contribuem para que se

efetue a mudança no suporte físico, dentre eles podemos citar: situações relacionadas às

questões legais, funcionais e administrativas. Os métodos mais comumente utilizados

para mudança no suporte físico dos documentos são: a Microfilmagem e a Automação

dos documentos (difere da Automação dos Arquivos, que envolve toda Gestão

Eletrônica de documentos).

Para que seja realizada a alteração nos suportes é importante levar em

consideração alguns critérios como:

Logo, após avaliação dos documentos, devem-se realizar estudos com o intuito

de verificar compatibilidade econômica, de material humano, de espaço físico

necessário, instalações, armazenamento e outros recursos materiais para garantir que as

operações aconteçam da melhor maneira possível. Estando tudo conforme o planejado e

de acordo com os objetivos traçados procede-se à mudança nos suportes e para tanto,

usam-se principalmente os seguintes processos:

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1.3 - MICROFILMAGEM:

Consiste basicamente em criar uma cópia reduzida do documento original (a

imagem é capturada por processo fotográfico ou eletrônico) em gênero micrográfico

(microfilme ou microficha). A leitura dos microfilmes é feita por equipamentos

especiais (leitores de microfilmes e microfichas).

A microfilmagem fornece valor legal (probatório, efeito análogo à lei) para os

documentos, por força da Lei 5.433/1968 e do Decreto 1.799/1996 (regula a

microfilmagem de documentos oficiais), sendo que somente cartórios e empresas

registradas e autorizadas pelo Ministério da Justiça é que podem realizar a operação.

Apesar de reduzir o tamanho e o volume dos documentos, a microfilmagem não

autoriza diretamente a eliminação dos documentos de arquivo, o contexto do ciclo de

vida documental continua valendo, já que de acordo com a Tabela de Temporalidade e

Destinação, os documentos possuem um prazo de guarda, além do que os documentos

de valor histórico não podem ser eliminados. A Microfilmagem objetiva e possui como

vantagens:

Existem bancas examinadoras que conceituam a microfilmagem como uma

“técnica de reformatação de suporte, sendo possível sua utilização na preservação do

documento original”. Uma observação importante sobre a microfilmagem diz respeito à

confusão com o conceito de digitalização, são coisas distintas, pois enquanto digitalizar

é fazer uma cópia digital de um documento oriundo de outro formato, a microfilmagem

é transpor para um microfilme as informações do documento original. Outro ponto que




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pode ser objeto de prova, mas que possui baixa incidência em questões é a sinalética,

recurso de comunicação visual da microfilmagem que contém informações importantes

para o manuseio dos microfilmes. A padronização fica por conta das normas “ISO”

adotadas pela Resolução Nº 8 de 1999 do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos)

e trarei abaixo as situações que já foram objeto de prova:

Símbolos - Rolos (início e fim do rolo):

Início do Rolo Fim do Rolo

Símbolos - Rolos (continuidade da microfilmagem, rolo: documentação):

Continua em outro Rolo Continuação de outro Rolo: “Vem de outro”

1.4 - AUTOMAÇÃO:

O conceito de automação relacionado à mudança de suporte documental é o que

vamos tratar neste tópico caro aluno Monster. Ao fim do item “Automação”,

abordaremos os aspectos do processo de automação dos arquivos (mais conhecida como

Gestão Eletrônica de Documentos - GED).

A automação é a transposição do suporte do documento para outro suporte

digital, por meio de computadores (dos mais variados tipos). Normalmente os métodos

de automatização de documentos mais usados são: por escaneamento de um documento

textual (transfere a informação para um meio virtual) ou gravação informações

presentes nos meios magnéticos (Exemplo: fitas) em mídias digitais (Exemplo: CD,

DVD, Pen Drive, etc.) O CONARQ determina a diferenciação entre documentos de

natureza digital (nato digital, vem de suporte eletrônico) e os digitalizados (provém de

outro suporte), como se segue abaixo:




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A digitalização dos documentos (tal como política de arquivos) fundamenta-se:

1) Acessibilidade simultânea ao mesmo documento: Mais de uma pessoa

visualiza o documento ao mesmo tempo.

2) Possibilidade de rapidez na busca e recuperação da informação presente nos

documentos digitais: Agilidade.

3) Redução no tamanho do acervo documental.

4) Preservação dos documentos por maior tempo.

Para manter a qualidade da digitalização dos documentos é preciso ainda

observar fatores como a resolução óptica do escaneamento, as técnicas utilizadas e os

próprios equipamentos quanto à qualidade, durabilidade e eficiência de trabalho. É

interessante anotar também que os documentos digitais possuem vantagens e

desvantagens, das quais exemplifico abaixo:

Diferentemente da ideia da transposição de suporte dos documentos para outros

suportes digitais, a automação no sentido de Gestão Eletrônica de Documentos - GED,

nada mais é do que um conjunto de tecnologias objetivando organizar as informações

dos documentos de um órgão ou instituição, gerindo a automação de todo o sistema de

documentos e arquivos (Exemplo: Protocolo). O GED por meio de softwares e

hardwares próprios promove a racionalização e eficiência na gestão documental, de

maneira que esses instrumentos contribuem muito para a Arquivologia moderna.

Exemplos: Workflow (gestor de processos - controla as tarefas), Document

Management (gerencia documentos eletrônicos - produção, revisão, eliminação / Muito




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útil no Protocolo), Record and Information Management (Gerencia ciclo vital dos

documentos independentemente da mídia).

1.5 - PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO:

Fique ligado! As bancas costumam trocar os conceitos de preservação,

conservação e restauração, muito em função da interdependência entre eles. Para que

você não se esqueça na hora da prova, leia com atenção o esquema abaixo:

Vários são os agentes que podem causar degradação nos documentos de

arquivo, dentre os quais, destacam-se:

1) Físicos: Luminosidade, umidade e temperatura.

2) Químicos: Substâncias químicas como ácidos em papéis, solventes,

tintas, agentes químicos poluentes da atmosfera, metais (oxidam).

3) Biológicos: Fungos, insetos, alguns animais (ratos, pássaros), etc.

4) Ambientais: Vento, poeira, calor, frio, etc.




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Caro aluno Monster, após descrevermos as principais questões relativas à

“Conservação” vamos falar sobre as operações relacionadas a essa etapa do processo de

preservação dos documentos, portanto leia com carinho as informações apresentadas,

pois são de grande relevância para o seu concurso. Segue abaixo:

Agora trataremos dos procedimentos relativos à restauração ou reparo dos

documentos deteriorados ou danificados, incluindo assim ações que levam à

estabilização das condições deteriorantes ou reversão de danos físicos e/ou químicos

decorrentes de seu manuseio, tempo de vida útil ou outras questões. Os

procedimentos de restauração não podem interferir nas características e

propriedades originais dos documentos de arquivo. Demanda então, conhecimento

dos métodos empregados para que aumente a resistência do documento, sem ser

prejudicial à sua legibilidade, flexibilidade e sem provocar aumento de peso e

volume dos mesmos.

Vamos abordar as operações de restauração de forma individualizada,

trazendo seus conceitos e os princípios das técnicas para que você possa identificá-las

na hora de realização das questões de prova. Sem mais delongas, vamos ao que

interessa!




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Essas operações permitem a restauração dos documentos que passaram por

alguma espécie de degradação ou deterioração, de tal modo que após o procedimento

ser realizado, permaneçam suas características originais e permita aos mesmos

readquirir sua funcionalidade e aspectos oriundos de sua criação. É preciso estar ligado

para não confundir as técnicas, como já perceberam, durante o curso, sempre enfatizo as

diferenças de conceituação, pois elas são objeto frequente de questões, diretamente ou

indiretamente (em casos de questões abordando casos hipotéticos).

1.6 - ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO:

Monster guerreiro! Muita gente desconhece a diferença entre

acondicionamento e armazenamento, assim se você é uma dessas pessoas, pode ficar

tranquilo, vou sanar sua dúvida neste momento. Acompanhe comigo a

diferenciação:

Armazenamento: Guarda dos documentos em um depósito ou local.

Acondicionamento: Embalagem/Guarda documentos com intuito de

preservar e conservar os mesmos (modo de proteção: embalagem prévia).




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Diante do exposto acima pessoal, deixo aqui descrito a vocês uma visão

diferente que pode auxiliá-los no momento de identificar a diferença entre os dois

conceitos apresentados, lembre-se que acondicionar diz respeito a embalar, colocar

em recipientes ou invólucros adequados, já o armazenamento trata da guarda ou

colocação em um depósito. Pensando assim você não terá dificuldades no momento

de associar os conceitos, será fácil para você Monster guerreiro. Aproveitem ao

máximo este material, pois foi feito com bastante cuidado por quem já esteve e

ainda está do outro lado da tela estudando para concursos públicos almejando voos

mais altos. Forte abraço e rumo à aprovação!




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QUESTÕES DE CONCURSO

QUESTÃO 1 - Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se

segue. Os documentos iconográficos são formados por documentos em suportes

sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.

QUESTÃO 2 - Acerca de conceitos relativos à arquivologia, julgue o item que se

segue. Em relação ao tipo de documentação existente no arquivo, o acervo pode ser

manuscrito ou impresso, mas a documentação deve ser única em seu lugar de

armazenamento.

QUESTÃO 3 - O documento em que se expõem os resultados e as conclusões a que

chegou um funcionário (ou um colegiado), quando encarregado de efetuar pesquisa,

estudar problemas, elaborar projeto, diagnosticar situação ou consolidar dados, é

conhecido, na área administrativa, como:

a) briefing

b) ata

c) resenha

d) ementa

e) relatório

QUESTÃO 4 - Com relação às tipologias documentais e aos suportes físicos em

arquivologia, julgue o item subsequente. Carta, ofício, memorando e relatório são

exemplos de tipos documentais.

QUESTÃO 5 - A respeito dos fundamentos da arquivologia, julgue o item a seguir.

Textuais, audiovisuais e cartográficos são alguns dos gêneros documentais

encontrados nos arquivos.

QUESTÃO 6 - Assinale a alternativa que não indica arquivos classificados quanto

ao gênero.

a) Textuais.

b) Cartográficos.

c) Ostensivos.

d) Filmográficos.

QUESTÃO 7 - Um memorando, do ponto de vista documental, é um exemplo de:

a) Espécie documental.

b) Formato.




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c) Temporalidade.

d) Categoria.

e) Histórico.

QUESTÃO 8 - Os documentos, conforme suas características e elementos

essenciais podem ser classificados, de acordo com o gênero, a natureza do assunto, a

forma, o formato, a espécie e a tipologia. Em relação aos conceitos específicos,

numere a 2ª coluna de acordo com a 1ª.

1. Quanto ao Gênero.

2. Quanto à Natureza do assunto.

3. Quanto à Forma.

4. Quanto ao Formato.

5. Quanto à Espécie e Tipologia.

( ) Pode ser ostensivo ou ordinário e sigiloso.

( ) É a configuração, que assume um documento, de acordo com a disposição e a

natureza das informações nele contidas.

( ) É a configuração, que assume um documento, de acordo com o sistema de signos

utilizado na comunicação de seu conteúdo.

( ) Representa o estágio de preparação e transmissão dos documentos, podendo ser

dividida em minuta, original e cópia.

( ) É a configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo

como foi confeccionado.

Assinale a alternativa que contém a sequência CORRETA:

a) 1-2-3-4-5

b) 2-4-5-3-1

c) 1-4-5-2-3

d) 2-5-1-3-4

e) 4-3-1-5-2.

QUESTÃO 9 - Assinale a alternativa que exemplifica o gênero de um documento:

a) Audiovisual.

b) Formulário.




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c) Confidencial.

d) Lei.

e) Ofício.

QUESTÃO 10 - A respeito dos fundamentos da arquivologia, julgue o item a

seguir. A designação de documentos segundo seu aspecto formal é conhecida como

documento sigiloso.

QUESTÃO 11 - As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de

computador, devem ser preferencialmente armazenadas em mobiliário de aço

tratado com pintura sintética de efeito antiestético.

QUESTÃO 12 - Com relação a acondicionamento e armazenamento de documentos

de arquivo, julgue o item a seguir. Para a otimização do espaço nas áreas de

depósitos, recomenda-se que, ao se armazenar documentos, desconsidere-se o

gênero documental de cada um deles.

QUESTÃO 13 - Com relação a acondicionamento e armazenamento de documentos

de arquivo, julgue o item a seguir. Os documentos de valor permanente que

apresentem grandes formatos como mapas, plantas e cartazes, devem ser

armazenados horizontalmente.

QUESTÃO 14 - Julgue o item subsequente, relativo à preservação e conservação de

documentos. Nas áreas de armazenamento de documentos, deve-se dar preferência à

luz solar para a iluminação do ambiente.

GABARITO:

1) CORRETO 8) Letra D

2) CORRETO 9) Letra A

3) Letra E 10) INCORRETO

4) INCORRETO 11) CORRETO

5) CORRETO 12) INCORRETO

6) Letra C 13) CORRETO

7) Letra A 14) INCORRETO




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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

Arquivística - Temas Contemporâneos, 3ª Edição - Editora Senac, 2012 - Vanderlei

Batista dos Santos.

Arquivo, Teoria e Prática, 3ª Edição, FGV, 2015 - Marilena Leite Paes.

Arquivologia e Ciência da Informação, 1ª Edição, Editora FGV, 2013 - Maria

Odila Fonseca.

Arquivos Permanentes. Tratamento documental, 4ª Edição, 2006 - Heloísa

Liberalli Bellotto.

Decreto 1799 de 1996 - Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que

regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.

Disponível em: http://www.lexml.gov.br/urn/urn:lex:br:federal:decreto:1996-01-

30;1799

Decreto 7.845 de 2012 - Regulamenta a Lei 8.159 de 1991, disponível em:

http://www.planalto.gov.br/ccivil03/ Ato2011-2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) - Disponível em:

http://conarq.gov.br/publicacoes-2/26-dicionario-brasileiro-de-terminologia

arquivisticadibrate.html.

Gestão em Arquivologia - Abordagens Múltiplas, Eduel, 2008 - Linete Bartalo,

Nádia Aparecida Moreno.

Lei federal 5.433 de 1968 - Lei federal que regula a microfilmagem de documentos

oficiais e dá outras providências. Disponível em:

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L5433.htm

Lei federal 8.159 de 1991 - Política Nacional de Arquivos, disponível em:

http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/Leis/L8159.htm.


http://www.lexml.gov.br/urn/urn:lex:br:federal:decreto:1996-01-30;1799

http://www.lexml.gov.br/urn/urn:lex:br:federal:decreto:1996-01-30;1799

http://www.planalto.gov.br/ccivil03/%20Ato2011-2014/2012/Decreto/D7845.htm%23art60

http://conarq.gov.br/publicacoes-2/26-dicionario-brasileiro-de-terminologia%20arquivisticadibrate.html.

http://conarq.gov.br/publicacoes-2/26-dicionario-brasileiro-de-terminologia%20arquivisticadibrate.html.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L5433.htm

http://www.planalto.gov.br/ccivil%2003/Leis/L8159.htm.

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