Arquivologia Para Concursos 05

7/25/2019 Arquivologia Para Concursos 05

1/14

Setor protocolo, termos

especfcos e arquivos especiais

Fabrcio Mariano

Setor protocoloProtocolo o servio encarregado do recebimento, registro, classificao,

distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos.

A funo do setor de protocolo autenticar a entrega de um documento

ou evidncia de uma deliberao ou fato que precise ser anotado ou regis-

trado. Uma vez definida a protocolizao do documento devero ser anota-

dos abaixo do carimbo o nmero e a data da primeira distribuio e cdigodo assunto a que se refere, elaborando, assim, um resumo do assunto a ser

lanado na ficha de protocolo.

Resoluo de questes

1. (Arquivologia Cesgranrio) Uma ficha apresenta os seguintes dados:

procedncia, data de entrada, data do documento, nmero, cdigo do

assunto, espcie, nmero de origem, assunto, distribuio, data, rece-bido. Trata-se de uma ficha de:

a) descarte.

b) destinao.

c) avaliao.

d) proviso.

e) protocolo.

Soluo:

Protocolo o servio encarregado do recebimento, registro, classifica-

o, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos.

Logo, a ficha de protocolo armazena informaes sobre a movimenta-

o do arquivo.

Gabarito: E1

*Mestre em E

pela Wisconsin In

nal University. Pado em FinanasCorporativa pelasidade Candido (UCAM). GraduaFsica pela UnivFederal do Rio d(UFRJ).Professor tituto de Admido Rio de JaneiProfessor de cuparatrios para co


2/14

2

Setor protocolo, termos especficos e arquivos especiais

2. (UFRJ/Arquivista) Em qualquer arquivo, importante estabelecer crit-

rios que visam otimizar sua administrao de maneira coerente e efi-

caz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre

a prpria instituio e os funcionrios do arquivo permanente sobre o

que deve ser feito com os documentos da instituio a que dizem res-

peito, visando no apenas a eliminao, mas, principalmente, assegurar

a preservao de certos documentos, cobrindo todos os documentos:

os que caream de valor, como tambm os que possuem valor. Para

atender s necessidades da instituio e do arquivo, a sua cobertura

deve ser total. Essa noo remete interpretao do plano de:

a) descarte.

b) destinao.

c) levantamento.d) organizao.

e) triagem.

Soluo:

Destinao o ato de decidir o que fazer com a massa documental.

Gabarito: B

Terminologia especficaA seguir, algumas terminologias utilizadas em Arquivologia.

Acervo : o conjunto de documentos de um arquivo.

Acesso : a possibilidade de consulta aos documentos de arquivo,

caso este seja liberado por autoridade competente e esse documento

seja sigiloso, temos a desclassificao desse material de arquivo.

Administrao de arquivo : a direo, superviso e coordenao das

atividades administrativas e tcnicas de uma instituio.

Administrao de documento : metodologia de programas para con-

trolar: criao, uso, normalizao, manuteno, guarda, proteo e

destino de documentos.


3/14


3

Amostragem : tcnica de seleo de documentos representativos de

um conjunto.

Anexao : juntada em carter definitivo, na qual prevalece, para refe-

rncia, o nmero do processo mais antigo.

Anexo

: documento juntado a outro ou a um processo por afinidade decontedo, em carter definitivo.

Apensao : juntada em carter temporrio, feita com o objetivo de

elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo a

sua identidade e independncia.

Apenso : documento juntado a processo sem contudo passar a inte-

gr-lo.

Arquivista

: profissional de arquivo de nvel superior.Arquivstica : princpios e tcnicas.

Arquivo administrativo : arquivo com predominncia de documen-

tos decorrentes do exerccio das atividades-meio de uma instituio;

expresso usada em oposio a arquivo tcnico.

Arquivo tcnico :arquivo com predominncia de documentos decor-

rentes do exerccio das atividades-fim de uma instituio; expresso

usada em oposio a arquivo administrativo.

Arranjo : processo que, na organizao de arquivos permanentes, con-

siste na ordenao dos documentos em fundos, na ordenao das s-

ries dentro dos fundos.

Atividade-fim : expresso que designa as atividades desenvolvidas

em decorrncia da finalidade de uma instituio.

Atividade-meio : expresso que designa as atividades que do supor-

te consecuo das atividades-fim de uma instituio.

Avaliao : processo de anlise e seleo de documentos de arquivo,

que estabelece sua destinao de acordo com os valores que lhes so

atribudos.

Ciclo vital dos documentos :sucessivas fases por que passam os do-

cumentos de um arquivo, da sua produo at sua eliminao ou guar-

da permanente.


4/14

4


Classificao : organizao dos documentos de um arquivo ou cole-

o, de acordo com um Plano de Classificao ou Quadro de Arranjo.

o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos,

selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e

determinar o cdigo para a sua recuperao; ato pelo qual se atribui a

documentos, ou s informaes neles contidas, graus de restrio de

acesso. Tambm chamada classificao de segurana.

Descarte ou eliminao : excluso de documentos do acervo de um

arquivo, aps avaliao, com a finalidade de encaminh-los a uma ins-

tituio ou pessoa.

Descrio :conjunto de procedimentos que, levando em conta os ele-

mentos formais e de contedo das unidades de arquivamento, repre-

sentam-nas nos instrumentos de pesquisa.

Dossi : unidade de arquivamento pertinente a um determinado as-

sunto ou pessoa.

Espcie de documento : o seu aspecto formal: filme, planta, ata etc.

Fundo ou ncleo : a principal unidade de arranjo estrutural fundamen-

tado no princpio da provenincia, que o princpio segundo o qual

devem ser mantidos, no mesmo fundo, todos os documentos prove-

nientes de uma mesma fonte geradora de um arquivo.

Fundo aberto : conjunto ao qual podem ser acrescentados novos do-

cumentos, em funo do gerador do arquivo continuar em atividade.

Tambm referido como ncleo aberto.

Fundo fechado : fundo que, em funo do fato do gerador do arquivo

no se encontrar mais em atividade, no receber acrscimos de do-

cumentos de data posterior sua existncia. Tambm referido como

ncleo fechado.

Gneros de documentos : designao dos documentos segundo as-pectos de sua representao nos diferentes suportes: textuais, audio-

visuais, iconogrficos.

ndice : lista sistemtica para facilitar a localizao.

Juntada : ato ou efeito de apensao ou anexao de um processo a ou-

tro. Termo tambm aplicado juno de documentos a um processo.


5/14


5

Protocolo : denominao geralmente atribuda a setores encarrega-

dos do recebimento, registro, distribuio e movimentao de docu-

mentos em curso.

Tabela de equivalncia : instrumento depesquisaauxiliar que d equi-

valncia de antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas,

em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo de um arquivo.

Valor probatrio ou valor legal : valor intrnseco que permite a um

documento de arquivo servir de prova legal.

Resoluo de questes

1. (TSE Tcnico Judicirio CESPE) Uma das espcies documentais mais

utilizadas nos rgos do Poder Judicirio o processo. comum a jun-

tada de processos, que pode ocorrer por anexao ou por apensao.

A juntada por anexao significa:

a) a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais

antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em

matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no.

b) a unio definitiva de um ou mais processos a um outro processo

(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo in-

teressado e que contenham o mesmo assunto.

c) a unio provisria de um ou mais processos a um outro processo,

desde que pertencentes atividade-meio.

d) a unio, por at um ano, de processos que envolvam questes re-

cursais relativas a um mesmo interessado.

Soluo:

Anexao

: juntada em carter definitivo, na qual prevalece, parareferncia, o nmero do processo mais antigo.

Apensao : juntada em carter temporrio, feita com o objetivo de

elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando cada processo

a sua identidade e independncia.

Gabarito: B


6/14

6


2. (TRE/PB Tcnico Judicirio FCC) A qualidade pela qual os documen-

tos de arquivo evidenciam fatos e permitem reconstituir a estrutura

e o funcionamento da instituio responsvel por sua acumulao

conhecida como

a) valor probatrio.

b) prescrio.

c) jurisprudncia.

d) princpio da provenincia.

e) vigncia.

Soluo:

Valor probatrio ou valor legal : valor intrnseco que permite a um

documento de arquivo servir de prova legal.

Gabarito: A

3. (TRE/MS Tcnico Judicirio FCC) Quando o arquivo de uma entida-

de passa a conviver com o de outras, nas instituies de guarda per-

manente de documentos, recebe o nome de

a) srie.

b) setor.c) grupo.

d) seo.

e) fundo.

Soluo:

Fundo ou ncleo : a principal unidade de arranjo estrutural funda-

mentado no princpio da provenincia, que o princpio segundo oqual devem ser mantidos, no mesmo fundo, todos os documentos

provenientes de uma mesma fonte geradora de um arquivo.

Gabarito: E

4. (UFRJ/Arquivista) Receber o documento, ler o documento identifican-

do o assunto principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o

seu contedo, localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necess-


7/14


7

rio, anotar o cdigo na primeira folha do documento e preencher a(s)

folha(s) de referncia para os assuntos secundrios so rotinas corres-

pondentes s operaes de:

a) prescrio.

b) notao.

c) avaliao.

d) classificao.

e) restaurao.

Soluo:

Classificao : organizao dos documentos de um arquivo ou

coleo, de acordo com um Plano de Classificao ou Quadro de

Arranjo. o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de do-

cumentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser

arquivados e determinar o cdigo para a sua recuperao.

Gabarito: D

5. (UFRJ/Arquivista) Muitas instituies produzem e acumulam docu-

mentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critrios tcnicos ou

cientficos, incorrendo em problemas de difcil soluo para os arqui-

vistas. Assim, garantir condies de conservao da documentao devalor permanente, aumentar o ndice de recuperao da informao,

conquistar espao fsico e reduzir o peso ao essencial da massa docu-

mental dos arquivos so objetivos da:

a) descrio.

b) indexao.

c) avaliao.

d) disseminao.

e) codificao.

Soluo:

Avaliao : processo de anlise e seleo de documentos de arqui-

vo, que estabelece sua destinao de acordo com os valores que

lhes so atribudos.

Gabarito: C


8/14

8


Arquivos especiais e especializadosArquivos especializados so aqueles que tm sob sua custdia os docu-

mentos resultantes da experincia humana em um campo especfico. Pode

reunir vrios gneros em relao a um nico assunto. Por exemplo, arquivo

mdico, arquivo de engenharia etc.

O arquivo especial composto de documentos arquivsticos, de gneros

diferentes do textual (materiais), como o arquivo audiovisual, iconogrfico,

cartogrfico. Dependem do auxlio de uma tecnologia para que o contedo

seja acessado. Tambm podem ser definidos como arquivos que tm sob sua

guarda documentos em diferentes tipos de suporte, tendo, por essa razo,

tratamento especial.

Sendo assim, os arquivos especiais e especializados esto inseridos no

campo da Arquivologia e dispem de tcnicas corretas para sua organiza-o. Para o arquivista o que importa a informao, independente do supor-

te (papel, CD, DVD etc.).

Arquivos especiais

Arquivo fotogrfico

Um documento fotogrfico uma fotografia em positivo ou negativo. O

mtodo de arquivamento para esse tipo de arquivo desenvolvido em cinco

fases: recepo e identificao, preparo, registro, arquivamento e pesquisa.

Recepo e identificao : as unidades responsveis pela emisso das

fotografias devem encaminh-las juntamente com os negativos ao

arquivo com as informaes necessrias ao seu registro (data, local,

evento, identificao das pessoas). necessrio um canal aberto entre

as unidades para facilitar a soluo de qualquer dvida.

Preparo : o mtodo numrico o mais adequado no arquivo fotogr-

fico devido simplicidade e recuperao. A fotografia recebe um n-

mero de registro no seu verso, esse nmero do verso da fotografia ser

atribudo tambm a seu negativo, envelope ou pasta.


9/14


9

Registro : depois de numerados, retiram-se das fotografias todos os

elementos que iro servir de identificao na sua recuperao: nomes,

assuntos, eventos, datas, lugares etc.

Arquivamento : devido aos diferentes suportes, podemos dividir a

guarda do material em trs arquivos : fotografia, negativo, lbum.

Pesquisa :meio de recuperar a informao visual organizada pelo ar-

quivamento.

Conservao : para evitar ao da umidade, as fotografias devem ser

guardadas soltas em pastas suspensas, que contenham o mesmo n-

mero de registro dado a elas, em ordem crescente.

Identificao de pessoas :folha de papel cristal, sobre o qual se dese-

nha o contorno das cabeas, numerando-se e relacionando abaixo os

nomes correspondentes.

Negativo :os negativos devem ser arquivados individualmente em en-

velopes prprios para esse fim. O nmero correspondente ao negativo

deve ser transcrito em uma tira de reserva.

lbum :arquivo em separado, pois no possui padro.

Arquivos de fita magntica/filme/disco

Fita magntica uma fita recoberta por uma camada magntica, capaz de

armazenar informaes sob a forma de sinais eletromagnticos. O processo

de arquivamento semelhante aos aplicados no arquivo de fotos. Tambm

se utiliza o mtodo numrico.

Banco de dados ou fichas : ndice remissivo contendo informaes

que iro auxiliar a pesquisa.

Fita : tempo de durao e data de gravao, comprimento da bitola do

filme, se sonoro ou mudo, em cores ou preto e branco, rotao.

Arquivos de recortes de jornais

Em geral, so arquivos por assunto, podendo utilizar qualquer um dos

mtodos usuais (dicionrio, enciclopdico, decimal etc.).


10/14

10


Automao

O suporte o prprio computador, so os bancos de dados em que so

armazenados registros sobre determinado assunto.

MicrofilmagemA microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documen-

to, em formato altamente reduzido. Incio em 1835 com a reproduo de

diminutas imagens fotogrficas, gera economia de espao, racionalizao da

informao, integridade da informao e versatilidade na duplicao.

O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio

de armazenamento mais racional e prtico, proporcionando acesso eficien-

te, rpido, limpo e seguro s informaes arquivadas, e a baixo custo.

Arquivos digitaisAs organizaes pblicas e privadas e os cidados vm cada vez mais

produzindo documentos arquivsticos exclusivamente em formato digital.

Governos, organizaes e cidados podem utilizar o documento digital como

fonte de prova e informao, alm de garantia de direitos.

Os documentos digitais so suscetveis degradao fsica e obsoles-cncia tecnolgica de hardware, softwaree formatos, as quais podem colocar

em risco o patrimnio arquivstico digital.

De acordo com o artigo 1., 2., Resoluo 20, de 16 de julho de 2004,

Art. 1. [...]

2. Considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico codificadoem dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Soexemplos de documentos arquivsticos digitais: planilhas eletrnicas, mensagens de correio

eletrnico, stios na internet, bases de dados e tambm textos, imagens fixas, imagens emmovimento e gravaes sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.

No caso de documentos informticos ou eletrnicos, existe a possibilida-

de de armazenamento de grande quantidade de informao em um espao

altamente reduzido, ou seja, mais informao armazenada utilizando menor

quantidade de suporte.


11/14


11

MetadadosMetadados (DD ou Dicionrio de Dados), ou Metainformao, so dados

sobre outros dados. Um item de um metadado pode dizer do que se trata

aquele dado, geralmente uma informao inteligvel por um computador.

Os metadados relacionados aos documentos arquivsticos digitais,que costumam estar registrados nos sistemas de gesto de documentos,

devem acompanhar o documento digital no momento da transferncia ou

recolhimento.

Exemplos: nome do autor, nome do destinatrio, assunto, data de produ-

o, data da transmisso, data do recebimento etc.

Resoluo de questes1. So imprescindveis para assegurar autenticidade, compreenso e uso

dos documentos digitais:

a) metadados.

b) softwares.

c) autor do documento.

d) tamanho dos arquivos.

e) data de criao do documento.

Soluo:

Os metadados asseguram a autenticidade de documentos digitais,

alm de auxiliar no processo de compreenso destes.

Gabarito: A

2. Disco flexvel (disquete) e disco rgido (winchester) so exemplos de

suporte:

a) informtico.

b) sonor.

c) microgrfico.


12/14

12


d) iconogrfico.

e) filmogrfico.

Soluo:

Disquete e disco rgido so suportes informticos, assim como o papel

um suporte textual.

Gabarito: A

3. (TRE/MS Tcnico Judicirio FCC) No mundo dos documentos ele-

trnicos,

a) o princpio da provenincia substitudo pelo da pertinncia.

b) h densidade mxima de informao em um mnimo de suporte.

c) a descrio deve privilegiar os instrumentos seletivos.

d) no h necessidade de proceder avaliao.

e) a classificao por assunto prefervel abordagem funcional.

Soluo:

Os documentos eletrnicos permitem uma grande quantidade de

informao em pequenos espaos, ou seja, h densidade mxima de

informao em um mnimo de suporte.

Gabarito: B

4. (UFRJ/Arquivista) Documento elaborado por meio de um computa-

dor, sendo seu autor identificvel por meio de um cdigo, chave e ou-

tros procedimentos tcnicos e conservados, na maioria, em memrias

eletrnicas de massa, o documento:

a) sistemtico.

b) mutvel.

c) sonoro.

d) imagntico.

e) eletrnico.


13/14


13

Soluo:

Documento eletrnico o gnero documental integrado por documen-

tos em meio eletrnico, ou somente acessveis por equipamentos ele-

trnicos, como cartes perfurados, disquetes e documentos digitais.

Gabarito: E

Dica de estudo

MARIANO, Fabrcio. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro.

Academia, 2010.

Referncias

BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.

Rio de Janeiro: FGV, 2004.

DISPONVEL EM: . Acesso em: 15 jan. 2010.

DICIONRIO de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira.

Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.

FARIA, A. Nogueira de. Organizao de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de

Janeiro: FGV, 2005.


14/14

Arquivologia Para Concursos 05

Documents

Transcript of Arquivologia Para Concursos 05