Arquivo e Protocolo
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Arquivo e Protocolo - Giseli Trento Andrade e Silva4
ArquivoArquivo
É o conjunto de documentos oficialmente É o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo, produzidos e recebidos por um governo,
organização ou firma, no decorrer de suas organização ou firma, no decorrer de suas
atividades, arquivados e conservados por si e atividades, arquivados e conservados por si e
seus sucessores, para efeitos futuros.seus sucessores, para efeitos futuros.
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Arquivologia
É a ciência que estuda teorias e métodos de
organização e tratamento de documentos, e
sua conversão em potencial de informação.
Objetivo se tornar evidência, fator de
prova de que algum evento ocorreu.
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LegislaçãoLegislação
Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991:Dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ:visa à gestão documental e à proteção
especial aos documentos de arquivo.
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Finalidade do arquivoFinalidade do arquivo
Guardar e conservar os documentos, de modo Guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. pessoais ou oficiais. Depois que a atividade administrativa Depois que a atividade administrativa
acaba, os arquivos começam a funcionar acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. para a história e para a cultura. • Fonte de pesquisaFonte de pesquisa
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DocumentoDocumento
É todo material recebido ou produzido por um É todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou de informação.de prova ou de informação.
Também pode ser aquele produzido ou Também pode ser aquele produzido ou recebido por pessoa física, no decurso de sua recebido por pessoa física, no decurso de sua existência.existência.
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Gestão de documentosGestão de documentos
É um procedimento fundamental na vida de É um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. uma empresa pública ou privada.
Para tomar decisões, recuperar a informação Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos garanta a organização e preservação dos arquivos.arquivos.
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Documento após o usoDocumento após o uso
EliminadoEliminado Transferidos Transferidos para o arquivopara o arquivo
Temporalidade de guardaTemporalidade de guarda
EliminaçãoEliminação Guarda permanenteGuarda permanente
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Tipos de ArquivoTipos de Arquivo
PÚBLICOEx: arquivo da Secretaria Estadual de Saúde
INSTITUCIONALEx: arquivo de um sindicato, igreja, escolas
COMERCIALEx: arquivo de uma loja, de um banco
FAMILIAR OU PESSOALEx: arquivo contendo certidões de nascimento
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Classificação:Classificação:
NomeNome - do remetente, destinatário ou da pessoa - do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referema quem os documentos se referem
LocalLocal - de expedição ou recebimento dos - de expedição ou recebimento dos documentosdocumentos
DataData - de elaboração, validade ou referência - de elaboração, validade ou referência dos documentosdos documentos
Assunto(s)Assunto(s) - conteúdo ou argumento dos - conteúdo ou argumento dos documentosdocumentos
Número Número - de ordem, código, etc- de ordem, código, etc
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Escolha de um ou mais Escolha de um ou mais elementoselementos
Estrutura de organização de um Estrutura de organização de um arquivoarquivo
grau de grau de importânciaimportância
frequência com frequência com que são que são
solicitadossolicitados
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Classificação:Classificação:
No trabalho secretarial, os métodos de uso No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comum são:mais comum são:AlfabéticoAlfabéticoGeográficoGeográficoNumérico (simples, cronológico, decimal)Numérico (simples, cronológico, decimal)Por assuntosPor assuntos
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Protocolo
É a denominação atribuída aos setores encarregados do Recebimento, Registro, Distribuição e movimentação, Expedição de documentos.
É também o nome atribuído ao número de registro dado ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos.
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“Fulana” é encarregada de analisar a documentação que a empresa recebe e dar-lhe o devido encaminhamento. Hoje chegaram às suas mãos:
Uma carta para um empregado da diretoria financeira, com a etiqueta de Pessoal
Vários exemplares de um jornal do sindicato da classe, para os funcionários
Dois envelopes endereçados à assessoria jurídica e entregues por um mensageiro de outra empresa.
E agora???
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Serviços vinculados:Serviços vinculados:
Recebimento Registro Controle de tramitação (distribuição e
movimentação) Expedição da correspondência Serviços de arquivamento Empréstimo ou consulta de documentos
PROTOCOLO
SERVIÇOS DE ARQUIVO
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Arquivo e ProtocoloArquivo e Protocolo
As rotinas e procedimentos para sua
execução devem ser criados pela própria
instituição, obedecendo a um critério
adequado às suas características e
necessidades.
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Importância do ArquivoImportância do Arquivo
Um serviço de arquivo bem organizado Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável:possui valor inestimável:É a memória viva da instituiçãoÉ a memória viva da instituiçãoFonte e base de informaçõesFonte e base de informaçõesAproveita experiências anteriores, o que Aproveita experiências anteriores, o que
evita a repetiçãoevita a repetiçãoSimplifica e racionaliza o trabalhoSimplifica e racionaliza o trabalho