Arquivo Central do Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Sistema de Arquivos da

UNICAMPUNICAMP

Apoio - Apoio - . Fundação de Amparo à Pesquisa do Fundação de Amparo à Pesquisa do

Estado de São PauloEstado de São Paulo

Gerenciamento eletrônico Gerenciamento eletrônico de documentos:de documentos:

criação de um banco de criação de um banco de informações e imagens no Arquivo informações e imagens no Arquivo

Permanente da UNICAMPPermanente da UNICAMP

ObjetivosObjetivos

• Otimizar processo de registros Otimizar processo de registros descritivosdescritivos

• Facilitar a disposição do acervo Facilitar a disposição do acervo fotográficofotográfico

• Facilitar a busca do usuárioFacilitar a busca do usuário• Minimizar o uso do originalMinimizar o uso do original• Otimizar o atendimento ao usuárioOtimizar o atendimento ao usuário

Como funcionavaComo funcionava

• Descrição manualDescrição manual• Uso do “original” pelo usuárioUso do “original” pelo usuário• Busca manual de material impressoBusca manual de material impresso• Atendimento local, correio ou cartaAtendimento local, correio ou carta

Procedimentos metodológicosProcedimentos metodológicos

• Planejamento p/a obtenção de requisitos:Planejamento p/a obtenção de requisitos:– ConceituaisConceituais– Técnicos (materiais e humanos)Técnicos (materiais e humanos)– FinanceirosFinanceiros

• Formação de grupo interdisciplinarFormação de grupo interdisciplinar• Estudo e desenvolvimento do sistema de Estudo e desenvolvimento do sistema de

dados e de captura de imagens e inserção dados e de captura de imagens e inserção de dados descritivosde dados descritivos

Procedimentos metodológicosProcedimentos metodológicos

• Implementação do sistema pilotoImplementação do sistema piloto– Documentos fotográficosDocumentos fotográficos– Participação de usuáriosParticipação de usuários– Apresentação públicaApresentação pública

Acervo documentalAcervo documental

• Documentos históricos gerados a partir da Documentos históricos gerados a partir da década de 50década de 50

• Documentos de 156 órgãos da UNICAMP, Documentos de 156 órgãos da UNICAMP, sendo:sendo:– 48 conjuntos fechados48 conjuntos fechados– 108 conjuntos abertos 108 conjuntos abertos

• Documentos de 5 fundos pessoaisDocumentos de 5 fundos pessoais• Aproximadamente 30.000 imagensAproximadamente 30.000 imagens

Desenvolvimento do sistemaDesenvolvimento do sistema

• Etapas do desenvolvimento:Etapas do desenvolvimento:– Formação de equipeFormação de equipe– Requisitos técnicos e operacionais/funcionaisRequisitos técnicos e operacionais/funcionais– Plano de reprodução e descrição Plano de reprodução e descrição – Planejamento do desenvolvimento Planejamento do desenvolvimento – Implantação de sistema pilotoImplantação de sistema piloto– Apresentação e validação pelos usuáriosApresentação e validação pelos usuários– Avaliação do sistema-piloto/funcionaisAvaliação do sistema-piloto/funcionais

Premissas consideradasPremissas consideradas• Aproveitamento das informações constantes nas Aproveitamento das informações constantes nas

fichas de descriçãofichas de descrição• Utilizar sistema eletrônico para: Utilizar sistema eletrônico para:

– registrar o recebimento registrar o recebimento – as condições de conservaçãoas condições de conservação– as descrição de fotografiasas descrição de fotografias– armazenamento da imagemarmazenamento da imagem

• Reprodução, por meio digitalReprodução, por meio digital• Revisar as descriçõesRevisar as descrições

Premissas consideradasPremissas consideradas

• Utilizar normas ISAD(G) para preparação Utilizar normas ISAD(G) para preparação de plano de descriçãode plano de descrição

• Apresentar imagens em WebApresentar imagens em Web• Otimizar sistema de busca utilizando Otimizar sistema de busca utilizando

palavras do texto (planilhas) e/ou palavras do texto (planilhas) e/ou coordenadas por indexaçãocoordenadas por indexação

• Permitir requisições, cadastro e Permitir requisições, cadastro e atendimento a usuários, atendimento a usuários, on lineon line

O piloto, a seleção e a descriçãoO piloto, a seleção e a descrição

• UsuáriosUsuários• Conteúdo informativoConteúdo informativo• Características intrínsecas do Características intrínsecas do

materialmaterial• Frequência de consultaFrequência de consulta• Necessidade de reprodução da Necessidade de reprodução da

documentaçãodocumentação

Utilização do sistemaUtilização do sistema

• Equipe Técnica do Arquivo CentralEquipe Técnica do Arquivo Central• Todos os usuários dos sistemas de Todos os usuários dos sistemas de

informações da Unicamp informações da Unicamp – técnicostécnicos– pesquisadorespesquisadores– estudantesestudantes– instituiçõesinstituições– jornalistasjornalistas– cidadão comumcidadão comum

Estrutura informacional e de Estrutura informacional e de conteúdoconteúdo

• Seleção em campos da norma ISAD(G)Seleção em campos da norma ISAD(G)• Formulário dividido em áreas:Formulário dividido em áreas:

– identificação, natureza dos documentos, identificação, natureza dos documentos, descrição, notas/indexação, dados físicos, descrição, notas/indexação, dados físicos, dados de conservação, informações sobre dados de conservação, informações sobre uso, dados de aquisição, responsabilidade uso, dados de aquisição, responsabilidade pela descrição do documento e inserção pela descrição do documento e inserção no sistema.no sistema.

Parte do formulárioParte do formulário

Captura e tratamento das Captura e tratamento das imagensimagens

• Cópia eletrônica: a compatibilidade com os Cópia eletrônica: a compatibilidade com os padrões das gráficas e impressoras de alta padrões das gráficas e impressoras de alta resolução.resolução.

• Thumbnail: o thumbnail é uma imagem Thumbnail: o thumbnail é uma imagem reduzida e de pequena dimensão.reduzida e de pequena dimensão.

• Marca d'água: impede a utilização das imagens Marca d'água: impede a utilização das imagens para outros fins.para outros fins.

• Captura e tratamento feito pelo software Adobe Captura e tratamento feito pelo software Adobe Photoshop 5.0Photoshop 5.0

Equipe atual de trabalhoEquipe atual de trabalhoDireção – SIARQ

Neire do Rossio MartinsMaria Aparecida Forti

Arquivo Permanente

Cristina Correia Dias BarbieriMárcia Aparecida M. SilveiraRosa Amélia Leal PereiraViviane de Faria SilvaBenedita Aparecida B. Mendes

Centro de Computação

Fábio Maurício MengueMagali BarcelosRubens Queiroz de Almeida

Informática – SIARQ

Humberto Celeste InnarelliAndressa Cristiani Piconi

Banco de Informações e Imagens

Fluxo natural do sistemaFluxo natural do sistema

O sistema informatizadoO sistema informatizado

• Servidor de informações dotado de:Servidor de informações dotado de:Sistema Operacional – Conectiva LinuxSistema Operacional – Conectiva LinuxServidor WWW – ApacheServidor WWW – ApacheLinguagem de programação – PythonLinguagem de programação – PythonBanco de Dados – Proprietário do PythonBanco de Dados – Proprietário do PythonProgramas – Linguagem PythonProgramas – Linguagem PythonConstrução de páginas estáticas – HTML e Construção de páginas estáticas – HTML e

Netscape ComposerNetscape Composer

O Sistema informatizadoO Sistema informatizado

• Estação de manutenção e dadosEstação de manutenção e dadosMicrocomputador com browserMicrocomputador com browser

• Estação de desenvolvimento:Estação de desenvolvimento:BrowserBrowserWSFTPWSFTPSSHSSHPythonPythonQualquer editor de textoQualquer editor de texto

Mecanismos de buscaMecanismos de busca

• Busca completa (pública)Busca completa (pública)• Busca simples (pública)Busca simples (pública)• Busca combinada (pública)Busca combinada (pública)• Busca completa (restrita)Busca completa (restrita)

Dificuldades encontradasDificuldades encontradas• Conhecer e utilizar novas ferramentas Conhecer e utilizar novas ferramentas

para adequá-las as nossas necessidadespara adequá-las as nossas necessidades • Gestores de informação tem dificuldade Gestores de informação tem dificuldade

na implementação de tecnologiasna implementação de tecnologias• Dificuldades na utilização de softwares Dificuldades na utilização de softwares

disponíveis no mercadodisponíveis no mercado• Escassez de literaturaEscassez de literatura

O futuro do projetoO futuro do projeto

• Utilização da EADUtilização da EAD– XML/ASPXML/ASP– Utilização dos padrões internacionais para Utilização dos padrões internacionais para

disposição de informações na WEBdisposição de informações na WEB• Formação de um banco completo, com Formação de um banco completo, com

possibilidades de inserção de qualquer tipo possibilidades de inserção de qualquer tipo de documentode documento

• Implementação de ferramentas de seleçãoImplementação de ferramentas de seleção

ConclusõesConclusões• Publicado no Site do SIARQ em fev/2001Publicado no Site do SIARQ em fev/2001• 5200 acessos ao sistema desde ago/20015200 acessos ao sistema desde ago/2001• 400 documentos encaminhados400 documentos encaminhados• Implementação em outros órgãos da Implementação em outros órgãos da

Unicamp, como a Assessoria de ImprensaUnicamp, como a Assessoria de Imprensa• Possibilidade de uso do sistema para outros Possibilidade de uso do sistema para outros

gêneros documentais: textuais, gêneros documentais: textuais, iconográficos, manuscritos, etc.iconográficos, manuscritos, etc.

SIARQ - UNICAMPSIARQ - UNICAMPsiarq@unicamp.brsiarq@unicamp.br

http://www.unicamp.br/siarqhttp://www.unicamp.br/siarq/

Cristina Correia Dias BarbieriCristina Correia Dias Barbiericrisb@unicamp.brcrisb@unicamp.br

Humberto Celeste InnarelliHumberto Celeste Innarellihumberto@unicamp.brhumberto@unicamp.br

Neire do Rossio MartinsNeire do Rossio Martinsneire@unicamp.brneire@unicamp.br