DISCIPLINA: FUNDAMENTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

CIDADE: CAXIAS DO SUL

TURMA: PROJETO VI

A Boutique do Vinho é uma empresa familiar, com grande atuação no mercado de vinhos e espumantes brasileiro. Buscando expansão, colocou em seu planejamento estratégico de 2012 o início de sua atuação internacional.A empresa apresenta um faturamento anual de 140.000.000 e conta com 200 funcionários distribuídos nas unidades de Bento Gonçalves e Região da Campanha Gaúcha

Gerência

• Diego Massignam• Luciana Chies Baldi• Patrícia Chiavenato• Simone Cristina Kilder Andrade

Objetivo

Gerenciar o projeto para desenvolver um vinho e um espumante tipo exportação que mostre as características dos aromas brasileiros.

Histórico do Projeto

O projeto nasceu a partir do Planejamento Estratégico da Vinícola até 2015, mais especificadamente no objetivo “Ampliar a atuação no mercado externo até 2015 “Teve início em uma pesquisa realizada no mercado europeu onde se verificou a necessidade de apresentar um vinho e um espumante com características e aromas tropicais, que identificasse o Brasil em cada garrafa adquirida.

Projeto:

Produtos:

Stakeholders

• Sponsor (Gerente de Marketing)• Consumidores• Colaboradores• Produtores• Fornecedores• Gerentes Funcionais

• Gerente de Projetos• Consultores Técnicos• Gerente de Operações• Formadores de Opinião• Equipe de Venda

Requisitos do Produto• Sabor diferenciado que lembre o clima Tropical do Brasil;• Vinho Branco jovem e Espumante para exportação;• Nome com fácil identificação ao consumidor• Espumante/ vinho elegante, requintado para casas especializadas,

restaurantes – On trade ;• Produtos contemporâneos e fáceis de beber;• Embalagem diferenciada;• Os produtos elaborados devem seguir o Decreto Lei 10.970 de

12/11/2004• Faixa de Preço do Vinho R$ 35,90 a 45,90 Espumante: 55,90 a 67,90

Requisitos do Projeto • Ampliar o mercado de atuação da empresa

no exterior;• Período de lançamento dos produtos Julho

2013 (11 meses);• O custo total do projeto não pode

ultrapassar 150 mil reais;• Os produtores deverão ser da região da

fronteira do RS;• A equipe do projeto precisa dedicar no

mínimo 3 horas semanais para atuação no projeto;

• Utilizar fornecedores certificados;• Corte especiais para elaboração de uvas

Declaração de Escopo Restrições

• Os produtos serão: Vinho Branco Jovem e espumante;

• Serão usadas apenas da região da fronteira do RS;

• Utilizar fornecedores certificados;• O lançamento dos produtos revistas e sites

de gastronomia com chefs renomados;• Principais pontos de venda: restaurantes,

casas especializadas, importadores.

Estrutura Organizacional

• Funcional: a empresa faz poucos projetos ao ano, não compensa ter estrutura projetizada ou matricial.

• De acordo com o objetivo estratégico serão lançados apenas dois produtos por ano.

• Segue parte do organograma da empresa:

Diretor Geral

Joao Ferreira

Gerente de Marketing

Simone Andrade

Analista de mercadoGiovani Santos

Analista de marketingAndré Monteiro

Gerente de Engenharia

Diego Massignam

Engenheiro de Processo

Bruno Giovaniltto

Gerente de RH

Luciana Chies

Analista de RHSabrina Sampaio

Gerente de Qualidade

Patricia Chiavenato

Técnico de Laboratório

Willian Borges

Gerente de Vendas

Mauricio Oliveira

Estrutura Organizacional

• Pelo estrutura ser funcional, não existe o papel explícito de PMO na empresa.

• A metodologia de projetos, gestão de conhecimento e outras funções fica documentadas na área de qualidade para serem utilizadas pelos GPs.

Função do PMO

Guardião de APOA empresa possui um grande conhecimento na elaboração de vinhos e experiências passadas em outros projetos que foram sucessos ou fracassos.

O papel do PMO é gerenciar estes ativos de processos organizacionais, garantindo a gestão do conhecimento.

FAEs – Fatores Ambientais Empresariais

• Respeitar o Código de Ética da Boutique do Vinho;• Todas as atividades do projeto Aromas do Brasil devem seguir

os padrões da ISO 9000, Boas Práticas de Fabricação (IN 05/2000 – MAPA) e APPCC , visto que a empresa opera com estas normas;

• Os produtos elaborados devem seguir o Decreto Lei 10.970 de 12/11/2004

• Os horários do projeto devem ser os mesmos que a empresa opera, pois a empresa não costuma pagar horas extras;

WBSAromas do

Brasil

Gerenciamento do Projeto

Integração

Escopo

Tempo

Custo

Qualidade

RH

Comunicação

Riscos

Aquisições

Pesquisa

Análise de Mercado

Pesquisa de Consumidor

Análise

Análise Sensorial

Análise Técnica

Análise Físico/Químic

o

Legislação

Elaboração e Design

Viabilidade Econômica

Definição de fórmula

Etapas do processo

Definição da embalagem

Degustação

Validação

Análise de custos

Análise do processo

Validação do produto

Validação de embalagem

Produç

ão

Roteiro de fabricação

Lançamento

Campanha Publicitária

Degustação

Distribuição

Logística

Estratégia de vendas

Passo a passo• Iniciar• Planejar• Executar• Monitorar e Controlar• Encerrar

Iniciar• Seleção do Gerente de Projetos(GP)

No planejamento estatégico da empresa, cada objetivo possui um gerente funcional responsável. Esta pessoa assume-se como GP ou nomeia o mesmo. No caso deste projeto, o GP será a Patricia Chiavenato, que foi nomeada pela Gerente da Marketing (sponsor). Esta atividade será feita apenas no início do projeto.

• Identificação dos StakeholdersA gerente de projeto assumiu como stakeholders iniciais todos os GFs da empresa. A partir de entrevistas com eles, encontrou demais interessados no projeto. A cada fase os stakeholders são revisados e reclassificados na matriz de poder.

• Definição da equipe de projetoO GP analisou as principais necessidades (requisitos) dos stakeholders e identificou quais analistas da empresa poderiam compor a equipe do projeto conforme especialidade. Esta identificação ocorrerá por fase.

• Desenvolvimento do TAPCom os principais requisitos dos stakeholders e experiências passadas (APO) o GP desenvolveu o TAP para aprovação de requisitos e investimentos financeiros. Ocorrerão validações a cada final de fase.

.

Planejar

• Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto (PGP)Após reuniões com os stakeholders definiu-se que o PDCA será executado para cada fase do projeto. Este plano contém todos os documentos de cada área de conhecimento (WBS, orçamento, cronograma...) que devem ser entregues no final do processo de planejamento. Estes documentos seguirão o padrão de melhores práticas do PMBOK.

• Coletar os requisitos, definir escopo e criar WBSSerão feitas 4 reuniões semanais com todos stakeholders no início do projeto para mapear os requisitos e definir o escopo. Ao final de cada fase, reuniremos stakeholders específicos para validação e alinhamento.Com os requisitos mapeados o GP detalhará o produto e projeto com premissas e restrições e buscará a validação junto ao sponsor (gerente de marketing). Como resultado deste trabalho a WBS é desenvolvida com todos os pacotes de trabalho.

• Definir as atividades e sequenciá-lasPara cada pacote de trabalho descrito na WBS, o GP detalhará as atividades e colocará cada uma na ordem.

• Estimar os recursos e duração das atividades / CronogramaCom as atividades, o GP buscou aprovou de recursos junto aos gerentes funcionais e conforme disponibilidade dos envolvidos, conseguiu prever a duração das atividades e elaborar o cronograma.

Planejar

• Estimar os custos das atividades e determinar o orçamentoCom os recursos e atividades definidos, buscou-se nos registros de APO o tempo médio para cada atividade e junto ao RH o custo hora dos profissionais envolvidos. Com estes dados, pode-se calcular o valor de atividades e elaborar o orçamento.

• Planejar a qualidadeAtravés de entrevistas com stakeholders, elaborou-se os critérios de qualidade de cada fase para posterior validação do inspetor.

• Desenvolver o plano de recursos humanos e planejamento das comunicaçõesApós formalização junto aos gerentes funcionais, foi feito o plano de RH que incluiu os nomes e atividades de treinamento e mobilização da equipe. Além disso, determinou-se como iria funcionar a troca de informações (comunicação) no projeto.

• Riscos (planejar, gerenciar, identificar, realizar análise qualitativa e quantitativa, planejar respostas) Com os requisitos e premissas o GP fez um plano completo com a gerência de riscos de cada fase e como eles serão tratados. Além disso, o GP previu verba de continuidade no orçamento. Este plano foi acordado com o sponsor no início de cada fase.

• Planejar as aquisiçõesFoi elaborado pelo GP um documento padrão para ser enviado para os fornecedores certificados sempre que for necessário uma aquisição. Também estabeleceu-se critérios para definir o fornecedor aprovado.

Executar

• Orientar e gerenciar a execução do projetoO GP, acompanhará as atividades, focando no atendimento dos requisitos com qualidade, no prazo e no custo estimado. Sendo assim, o GP terá reuniões reguladores com os responsáveis por pacote de trabalho.

• Equipe do projeto: mobilizar, desenvolver e gerenciar 1- Promover integração da equipe do projeto;2- Os recursos (equipe) são treinados na metodologia do projeto;3- Verificação se os recursos foram empregados adequadamente na atividade planejada;4- Realizar feedbacks periódicos sobre performance pessoal;

• Stakeholders: distribuir informações e gerenciar expectativasA cada fase os stakeholders devem ser informados sobre os requisitos informados por eles e revisar suas expectativas.

• Realizar aquisiçõesApós enviar necessidade, receber propostas, analisar os critérios classificatórios e selecionar os fornecedores. Este processo é feito em cada fase.

Monitor e Controlar• Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Acompanhar indicadores sobre avanço físico do projeto. Nas reuniões com os gerentes funcionais o GP deverá levar os nros destes indicadores.

• Realizar o controle da qualidadeCom a entrega terminada, o especialista da atividade inspeciona os critérios de qualidade, gerando a entrega validada.

• Verificar escopoCom a entrega validada, o GP inspeciona os critérios de aceitação, gerando uma entrega aceita.

• Controlar o escopo, cronograma e custosA cada entrega reportada verificar se ela foi feita no prazo, com custos certos e com escopo completo.

• Reportar o desempenhoVerifica a quantidade de eficiência para ver se vale a pena solicitar mudanças.

• Realizar o controle integrado de mudançasIdentificar possíveis mudanças, desenvolver a SM e rodar o PDCA

• Monitorar e controlar os riscosMonitorando o andamento do projeto, o GP sempre avaliará se os riscos estão sob controle.

• Administrar as aquisiçõesO GP, junto ao Gerente de Suprimentos, fará o monitoramento dos fornecedores escolhidos.

Encerrar

• O GP buscará o aceite do gerente de Marketing (sponsor) para cada fase;

• Os dois (GP e sponsor) revisam cada fase;• Registrar possíveis mudanças e realizar novo planejamento;• Aplicar novos conceitos aprendidos (registros de diário de bordo e

lições aprendidas) nos ativos de processos organizacionais (banco de dados – Intranet);

• Realizar os fechamentos com fornecedores;

Lista de atividades

PT – Análise de Mercado

O custo de cada recurso considera o salário da função (abaixo), já multiplicando pelo tempo da atividade:

• Gerentes: R$ 6.500• Analistas: R$ 2.700

ATIVIDADESGiovani Santos Sabrina Sampaio André Monteiro Willian Borges

Custo da Atividade

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Avaliação dos Objetivos Estratégicos 4 R$ 49 2 R$ 25 6 R$ 74 8 R$ 98 R$ 245

Pesquisa de Mercado 12 R$ 147 5 R$ 61 5 R$ 61 3 R$ 37 R$ 307

Comparativo do Mercado (Concorrência) 1 R$ 12 1 R$ 12 1 R$ 12 4 R$ 49 R$ 86

CUSTO TOTAL DO PACOTE R$ 638

PT – Análise Sensorial

Lista de atividades

ATIVIDADESGiovani Santos Sabrina Sampaio André Monteiro Willian Borges

Custo da Atividade

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Coletar amostras de produtos disponíveis no mercado 8 R$ 98 1 R$ 12 6 R$ 74 12 R$ 147 R$ 331

Avaliar as amostras no Painel Sensorial 3 R$ 37 1 R$ 12 2 R$ 25 4 R$ 49 R$ 123

Analisar as amostras (Análises Físico-químicas)             16 R$ 196 R$ 196

Gerar relatório de Análise Sensorial             5 R$ 61 R$ 61

Gerar de Análises Físico-químicas             4 R$ 49 R$ 49

CUSTO TOTAL DO PACOTE R$ 761

PT – Viabilidade Econômica

Lista de atividades

ATIVIDADESGiovani Santos Sabrina Sampaio André Monteiro Willian Broges

Custo da Atividade

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Definição do tipo de Produto e formulação 10 R$ 123 3 R$ 37 8 R$ 98 12 R$ 147 R$ 405

Elaboração de formulação piloto para degustação 10 R$ 123 8 R$ 98 8 R$ 98 20 R$ 245 R$ 565

Avaliação sensorial da formulação piloto 10 R$ 123 5 R$ 123 10 R$ 123 16 R$ 196 R$ 565

Análises Físico-químicas da formulação piloto 8 R$ 98 3 R$ 12 1 R$ 12 12 R$ 147 R$ 270

Aprovação da formulação piloto 12 R$ 147 2 R$ 61 5 R$ 61 10 R$ 123 R$ 393

Definição da Embalagem 10 R$ 123 5 R$ 172 14 R$ 172 8 R$ 98 R$ 565

Aprovação da Embalagem 10 R$ 123 5 R$ 123 10 R$ 123 10 R$ 123 R$ 491

Definição das etapas de Elaboração do produto (Cantina) 2 R$ 25 6 R$ 37 3 R$ 37 18 R$ 221 R$ 319

CUSTO TOTAL DO PACOTE R$ 3.571

PT – Análise de Custos

Lista de atividades

ATIVIDADESBruno Giovanito Sabrina Sampaio André Monteiro Willian Broges

Custo da Atividade

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Análise do Processo Produtivo (Linhas de Produção) 20 R$ 245 15 R$ 184 5 R$ 61 5 R$ 61 R$ 552

Validação do Produto 10 R$ 123 5 R$ 61 8 R$ 0 16 R$ 196 R$ 380

Validação do Processo Produtivo 10 R$ 123 10 R$ 123 5 R$ 0 8 R$ 98 R$ 344

Validação da Embalagem 10 R$ 123 2 R$ 25 12 R$ 0 8 R$ 98 R$ 245

CUSTO TOTAL DO PACOTE R$ 1.522

PT – Roteiro de Fabricação

Lista de atividades

ATIVIDADESBruno Giovanito Sabrina Sampaio André Monteiro Willian Broges

Custo da Atividade

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Duração (T)

Custo (R$)

Programação para Produção (PCP) 20 R$ 245 10 R$ 123 8 R$ 98 6 R$ 74 R$ 540

Ordem de Produção 10 R$ 123 2 R$ 25 2 R$ 25 6 R$ 74 R$ 245

Acompanhamento da Produção (Qualidade) 20 R$ 245 10 R$ 123 8 R$ 98 18 R$ 221 R$ 687

Liberação da Produção 20 R$ 245 1 R$ 12 5 R$ 61 20 R$ 245 R$ 565

CUSTO TOTAL DO PACOTE R$ 2.037

Orçamento

ORÇAMENTO PARA OS 5 PACOTES ANTERIORES + CONTIGÊNCIA

Custo do pacote(R$)

FASE 1 - PESQUISA  

P.T Análise de Mercado R$ 638

FASE 2 - ANÁLISE  

P.T Painel Sensorial R$ 761

FASE 3 - ELABORAÇÃO E DESIGN  

P.T Viabilidade Econômica R$ 3.571

FASE 4 - VALIDAÇÃO  

P.T Análise de Custos R$ 1.522

FASE 5 - PRODUÇÃO  

P.T Roteiro de Fabricação R$ 2.037

CONTINGÊNCIA  

Verba de contingência R$ 10.000

TOTAL R$ 18.530

Ativos de processos organizacionais APO

• As principais competências da Boutique do Vinho baseiam-se no conhecimento da empresa na elaboração de novos vinhos e espumantes;

• Todas as lições aprendidas e informações históricas da empresa ao longo dos anos são registradas em um local específico da Intranet que a área de qualidade da empresa monitora;

• Cada final de projeto a área da qualidade avalia os registros e se houver necessidade, exige a documentação do GP;

• Com estes registros a empresa conseguiu os seguintes diferenciais:

Produtores diferenciados para elaboração de vinhos; Conhecimento de formulação específica; Enólogos experientes; Processos produtivos mais eficientes; Lançar tendências no mercado; Ter o nome reconhecido no mercado brasileiro

OBRIGADO