Arame Forte
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GERENCIAMENTO DE PROJETOS TURMA 01
Gerenciamento de Aquisições
Feira de Santana – Ba, Dezembro 2013
Arame Forte S/A Introdução:
Somos uma empresa nacional, de grande porte, produtora de arames de aço, com fábrica em Feira de Santana na Bahia. Nossa missão é fabricar arames de aço para atender o mercado automobilístico. Nossa visão é de ser a melhor empresa fabricante de arames de aço para talão de pneu de passeio e pneu de carga.
Projeto:
O projeto trata da implantação de uma unidade fabril de arame de aço para talão de pneu de passeio e pneu de carga, no
município de São Gonçalo, Bahia.
A Equipe do projeto:
Maria Angela Francisquini Murilo A. Paixão
Objetivo do trabalho:
Este trabalho tem como objetivo aplicar a metodologia da área de gerenciamento de Aquisições em um projeto idealizado
pela alta administração da empresa.
O Gerenciamento de aquisições em projetos é um fator preponderante para a entrega de um projeto, com cumprimento na
íntegra de escopo, tempo, qualidade e custo.
Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Fábrica Arame Forte
1. 1. Gerenciamento do Projeto
1.2. Planejamento
PGP
1.2.1.Escopo
1.2.2. Tempo
1.2.3. Custos
1.2.4. Qualidade
1.2.5. Riscos
1.2.6. RH
1.2.7. Aquisições
1.1. Iniciação
TAP
2.1. Projeto Base Implantação
2.1.1. Localização
2.1.2. Terreno
2.1.3. Galpão/Infra
2.1.4. Licenças
3.1. Instalação e Produção
3.1.1.Equipamentos
3.1.2.Montagem
3.1.3. Testes
3.1.4. Start Up
4. 1. Recursos Humanos
4.1. 1.MO Operacional
4.1.2.MO Vendas
4.1.3. MO Adm
4.1.4. Treinamentos
5.1. Materiais
5.1.1. Matéria-prima
5.1.2. Insumos
5.1.3. Material de limpeza
5.1.4. Material de expediente
5.1.5. Material de manutenção
6.1. Encerramento
6.1.1. Aceites
6.1.2. Entregas do projeto
6.1.3. Lições aprendidas
6.1.4. Festa Inauguração
Pacotes Make Pacotes Buy
Análise Make or Buy
Os critérios utilizados para a definição dos pacotes make e buy foram:
1 – Core Business da Empresa: A empresa definiu como pacotes make aqueles para cuja realização tem expertise, considerando a equipe do projeto com experiência na fabricação de arame.Exemplos: “Plano de gerenciamento de escopo” e “ Montagem” Os pacotes buy, por sua vez, compreenderam aqueles para os quais eram necessários conhecimentos e competências alheias ao core business da empresa, como a “Contratação de mão de obra, operacional, de vendas e/ou administrativa. 2 – Necessidade de fornecimento especializado: Foram definidos pacotes buy aqueles para os quais era necessário fornecimento especializado, como, por exemplo, os pacotes, “Licenças” contratado de uma empresa do ramo de consultoria em licenciamentos e “Festa de inauguração” contratado de uma empresa especializada em eventos. 3 – Capacidade da equipe (Qualidade/Quantidade): O perfil técnico dos integrantes da equipe do projeto, considerando seu escopo total, determinou a opção por alguns pacotes buy como “recrutamento e seleção de mão de obra” e “licenças”. Apesar de a equipe ter noções básicas dessas funções, elas seriam mais bem executadas por profissionais externos. Foram classificados pacotes make aqueles alinhados à capacidade da equipe, como, por exemplo, a montagem da linha de produção. 4 – Restrição de Prazo: Como a fábrica deve ser inaugurada em data específica e a empresa não possui recursos suficientes para atender a execução total do projeto, será realizada a contratação de alguns pacotes de trabalho, como, por exemplo, “Recrutamento e Seleção da Mão de Obra Operacional”. 5 – Restrição de Prazo: As restrições de custo do projeto levaram a opção por alguns pacotes buy, com valor mais atrativo do que fossem realizados como pacotes make. Como exemplo, a obtenção de licenças e “contratação de mão de obra”, este último com impacto nos custos e riscos da fábrica. 6. Existência de Fornecedores confiáveis: A existência no mercado de fornecedores confiáveis e competentes, aliada a outros fatores como vantagens de preço e prazo, nos levaram à contratação de alguns pacotes de trabalho, como exemplo a empresa de recrutamento e seleção da mão de obra operacional, com capacidade de disponibilizar os funcionários para a operação da fábrica e de manter um banco de talentos para reposição em tempo hábil, no caso, de não permanência de algum contratado.
7- Compartilhamento de risco: Para os pacotes de trabalho de grande representatividade para o projeto e não relacionados ao core
business da empresa e/ou capacidade da equipe, optou-se pela contratação para o compartilhamento de riscos. Como exemplo, Equipamentos e mão de obra.
Mapa de Aquisições Nome da empresa: Arame Forte S/A
Projeto: Fábrica de arame
Concorrência Item a ser contratado Referência na EAP Vendor list Orçamento Prazo
1 Licenças 2.4
Andrade Engenharia S/A R$ 100.000,00 120 dias
GRS Consultoria Ltda R$ 120.000,00 120 dias
Solução Consultoria Ltda R$ 118.000,00 180 dias
2 Equipamentos 3.1
TRM Equipamentos R$ 1 milhão 1 ano
Copé S.A. R$ 1,2 milhões 1,2 anos
VHS Engenharia S/A R$ 1,8 milhões 1,4 anos
3 Mão-de-Obra 4.1
Careerjet Ltda R$ 18.000,00 120 dias
Humanos RH R$ 14.000,00 90 dias
Portal RH R$ 15.000,00 90 dias
4 Festa de inauguração 6.5
Alfa Produções R$ 100.000,00 45 dias
M Mota Eventos R$ 90.000,00 45 dias
JS Eventos R$ 115.000,00 45 dias
Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Revisada
Fábrica Arame Forte
1. 1. Gerenciamento do Projeto
1.1. Planos de Gerenciamento
1.1.1.Escopo 1.1.2. Tempo 1.1.3. Custos 1.1.4. Qualidade 1.1.5. Riscos 1.1.6. RH 1.1.7. Aquisições
1.1.7.1. Elaboração dos contratos
1.1.7.2. Administração dos contratos
2.1. Projeto Base Implantação
2.1.1. Localização
2.1.2. Terreno
2.1.3. Galpão/Infra
2.1.4. Licenças
3.1. Instalação e Produção
3.1.1.Equipamentos
3.1.2.Montagem
3.1.3. Testes
3.1.4. Start Up
4. 1. Recursos Humanos
4.1. 1.MO Operacional
4.1.2.MO Vendas
4.1.3. MO Adm
4.1.4. Treinamentos
5.1. Materiais
5.1.1. Matéria-prima
5.1.2. Insumos
5.1.3. Material de limpeza
5.1.4. Material de expediente
5.1.5. Material de manutenção
6.1. Encerramento
6.1.1. Aceites
6.1.2. Entregas do projeto
6.1.3. Lições aprendidas
6.1.4. Festa Inauguração
6.1.5. Encerramento dos contratos
Pacotes MakePacotes Buy Aquisição
Registro de Riscos Evento de risco Resposta ao risco Momento da Resposta ao risco
1. Não liberação alfandegaria devido erro de embargue
Inspecionar o embarque do produto no fornecedor afim de garantir fidelidade com declaração apresentada a Receita Federal
Na elaboração do contrato
2. Atraso na entrega dos equipamentos
Pré-qualificação das empresas considerando histórico de entregas no prazo. Aplicação de multa em caso de não cumprimento dos termos do contrato Diligenciamento na fabricação.
PQ/ADM/CONT
3. Licenças não sairem no prazo para início das obras
Pré-qualificação e seleção das empresas para obtenção das licenças no prazo previsto considerando restrição do prazo para obtenção.
Avaliação das documentações antes de protocolar com órgãos competentes.
Acompanhamento sistemático do desenvolvimento dos processos.
PQ/SEL/ADM
4.Entregas não serem realizadas de acordo com a qualidade exigida
Especificar na declaração de trabalho expectativas quanto à qualidade requerida.
Pré-qualificar empresas que atendam às expectativas com relação à qualidade e especificações/ requeridas para, depois, selecionar fornecedor mais competente.
Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas.
Aplicação de multa em caso de não cumprimento dos termos do contrato.
PQ/SEL/ADM/CONT/ESP
5. Projeto exceder o orçamento
Pré-qualificar empresas e selecionar fornecedor final que atenda ao orçamento previsto.
Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas.
Acompanhamento/medição periódica dos gastos pelo método de valor agregado.
SEL/CONT/ADM
6. Atraso na liberação do processo extarifario
Antecipar entrada de documentação na receita federal No processo de importação
Processo escolhido
Recrutamento e seleção da mão de obra operacional
Critérios de Medição Descrição Criterio Peso
Divulgação vagas Meios de comunicação 10 %
Pre-seleção e apresentação Receber candidatos conforme escopo 30 %
Escolha e contratação Efetivação e exames medicos 30 %
Aproveitamento final Aprovação > 95% após avaliação desempenho 30%
Declaração de Trabalho Mão – de – obra operacional
Especificação funcional:
Selecionar e disponibilizar candidatos conforme perfil determinado, em anexo.
Qualidade:
Utilizar Ciclo de aprendizagem para assegurar aproveitamento de 95% dos contratados.
CICLO DE APREDIZAGEM – Os candidatos teram 03 meses de avaliacão – 15 dias apenas observam , não executam, depois 45
dias executam com supervisao , entre 60-90 dias de trabalho executam sendo avalido no final com prova oral e escrita.
Selecionar candidatos com:
Escolaridade mínima: Ensino médio completo
Experiência na indústria: Mínimo 2 anos
Disponibilidade de viagem: sim
Disponibilidade de horário: sim
Estado de civil: Casado
Garantia:
Do custo total do contrato serão retidos 10% , para pagamento 90 dias após a efetivação de todos os contratados.
Prazo:
Apresentar os candidatos aprovados entre 15 a 30 de março de 2015.
Reposição dos não aprovados em até 15 dias.
Suporte:
Divulgar as vagas na mídia escrita e falada.
Treinamentos:
A Administração e condução dos treinamentos será da responsabilidade da contratante.
Manutenção:
Repor os candidatos que não forem aprovados nos primeiros 45 dias, a custo zero.
Critérios Eliminatórios Contratação de empresa de mão-de-obra operacional
Atende aos critérios
eliminatórios
Fornecedor
Careerjet Ltda Humanos RH Portal RH
1. Capacidade Técnica SIM SIM SIM
2. Abrangência nacional SIM SIM SIM
3. Referências de outros
clientes de grande porte NÃO SIM SIM
4. Certificados INSS e ISS
aprovados NÃO SIM SIM
APÓS ENVIO DE CARTA CONVITE ( DIVULGAÇÃO JORNAL ) AS EMPRESAS ACIMA SE APRESENTARAM E TIVERAM O SEGUINTE
RESULTADO:
EMPRESA CAREERJET FOI ELIMINADA DO PROCESSO, DEVIDO NÃO ATENDER AO ITEM 3 e 4 – REFERÊNCIA DE OUTRO CLIENTE,
EMPRESAS HUMANO RH E PORTAL RH HABILITADOS.
Critérios Classificatórios Contratação de empresa de mão-de-obra operacional
Atende aos critérios
classificatórios
Fornecedor
Careerjet Ltda Humanos RH Portal RH
1. Preço Eliminada SIM SIM
2. Qualificação técnica Eliminada SIM SIM
3. Posicionamento no mercado Eliminada SIM SIM
4. Metodologia de trabalho Eliminada SIM SIM
5. Prazo Eliminada SIM SIM
Sistema de pontuação Contratação de empresa de mão-de-obra operacional
Critérios Fornecedor
Peso Humanos RH Portal RH
1. Preço 25 Nota 10 (250 ) Nota 8 ( 200 )
2. Qualificação técnica 20 5 (100) 10 ( 200 )
3. Referencia do mercado 15 10 (150) 10 (150 )
4. Experiencia no mercado 15 10 ( 150 ) 10 ( 150)
5. Metodologia 25 10 (250 ) 10 (250)
TOTAL
MÍNIMO - 800 Pontos
900
ATENDE
950
ATENDE
QUANTO A DIVULGAÇÃO E RECEBIMENTO DAS PROPOSTAS
Divulgamos através de carta convite para os fornecedores Human RH e Portal RH a solicitação
de cotação (RFQ) e marcamos reunião presencial.
A reunião, com a mesma data e hora marcadas no escritório central na Av. Paulista Edf
Empresarial Center sala 501.
Solicitamos que apresentem propostas tecnico-comerciais conforme a declaração de escopo
(DE), caso contrário serão desqualificados.
Quanto ao recebimento das propostas
Recebimento através de envelope fechado , divulgamos a proposta ganhadora
baseado nos critérios utilizados pelo sistema de pontuação.
Divulgar ganhador através de edital e convocar para elaboração contrato.
Etapas do Processo de Aquisições
1. Emitir o pedido de compra: Cadastrar dados no sistema SAP
2. Solicitar o contrato ao departamento jurídico e aprovar e reconhecer firmas
3. Realizar a reunião de Kick Off , receber cronograma do fornecedor
4. Fazer deligenciamento
5. Palestra de integração de Qualidade, Segurança, Comunicação e Stakeholders
6. Receber as pessoas contratadas , fazer integração com pessoal Segurança e Saúde Ocupacional
Contrato
Modelo formal – Consta ordem de compra , assinaturas reconhecidas em cartório com claúsulas
contratuais.
Espécie – Prestação de Serviços – Empresa de recrutamento e seleção pessoal.
Contrato Típico – Preço Global – Pacote de serviços apresentados conforme declaração de escopo (DE),
validado pelo setor Jurídico e Diretoria Administrativa.
Encerramento
TERMINAÇÃO
Requisitos atendidos
Escopo completado - Mais de 95% dos candidatos aprovados
Pagamentos efetuados - 90% do contrato pago anteriormente
Emissão do TRD (Termo de Recebimento Definitivo) - aceitação do cliente plena
AUTORIZAÇÃO
Após aprovação do Gerente de Produção em reunião de entrega técnica formal , em relatório com todos os
envolvidos.
Fornecedor e clientes internos.
Efetuar pagamento dos 10% restante após 90 dias (experiência)
Como monitorar e controlar as aquisições
Receber a mão de obra contratada
Controlar a qualidade através do ciclo de vida de apredizagem
Avaliar o desempenho
através do ciclo apredizagem
Validar a mão de obra
Efetuar o pagamento final