APRESENTAÇÃO Sistema Reembolso de...

Apresentação Geral – março/2011

APRESENTAÇÃO

Sistema Reembolso de Despesas

Mario RodriguesMaio de 2011


Principais Problemas

1. Tempo do processo

2. Dificuldade em obter

informaçoes

3. Muitas fases de aprovaçao,

resumidas nas atividades abaixo:

I. Colaborador envia e aguarda

processo do seu superior

imediato

II. Colaborador envia processo

para Area de Compras e, a

partir daí ,faz follow-up

(telefone ou email) diário com

pessoas diferentes .

III. Area de Compras, após

conferencia se tiver algum

problema, devolve tudo para o

colaborador corrigir.

IV. Area de Compras, se processo

ok, envia para a Diretoria

aprovar e fica fazendo follow-

up.

V. Contabilidade digita no

Sistema e, o Sistema submete

novamente a aprovação.

VI. Financeiro programa o

pagamento de acordo com

regra de recebimento de

processo.


– Abrangência– Solicitação de Adiantamento de numerário

– Reembolso de Despesas

– Objetivos– Que o colaborador tenha facilidade em digitar seus documentos

reembolsáveis

– Que o colaborador consiga acompanhar todo o status do processo de adiantamento e de reembolso de suas despesas

– Garantir a Empresa o cumprimento das regras de aprovação

– Diminuir fluxo de papel

– Melhorar o planejamento financeiro



– Benefícios– Rapidez na aprovação de documentos

– Garantia do cumprimento das regras da Organização

– Gestão centralizada das regras

– Mobilidade dos colaboradores e aprovadores

– Integração com Sistema de Workflow de Aprovação de Documento

– Integração com Sistema de TOTVS-ERP-Microsiga

» Registro do Adiantamento no Financeiro

» Registro do Documento de Reembolso no Compras




• Características– Aprovação pelo Gestor da UR / Projeto

– Regras flexíveis por faixas de valor

– Aprovação Automática, dependendo de regras pré-definidas

– Definição do Período de Ausência do Aprovador (Substituto)

– Contempla função de adiantamento de despesas, com registro no ERP

– Colaborador é avisado, via e-mail, qualquer mudança de status

– Aviso de valor incompatível na declaração da despesa

– Contempla 2 modos de pagamento : $ ou cartão

– Colaborador visualiza todo o processo de adiantamento ou reembolso,

com histórico

– Função de registro de despesas, com montagem de processo de

reembolso, considerando adiantamentos

– Registra despesas no ERP e contabiliza



Colaborador

Declara despesas

Colaborador

Sim, envia dados adiantamento

e historico aprovação

Não

Processo de

PagamentoBANCO

Aprovador

Tem outro

aprovador ?Sim

*

R

E

G

R

A

S

*

Solicita Adiantamento

de Despesas

ERP-Contas à

PagarAvisa que a Operaçao foi feita

Sistema

WF_Aprovação



Colaborador

Não aprovado

Monta Processo Reembolso

(Cartão ou $ )

Sistema

WF_AprovaçãoAloca despesasAloca Adiantamento

Submete Processo

para Aprovação

Aprovador

Tem outro

aprovador ?Sim

*

R

E

G

R

A

S

*Desaloca Despesas

E Adiantamento

ADM aceita ou

recusa Processo &

docsERP-Compras

Aprovado

Sim,

envia dados para Compras ( e financeiro)

e o historico aprovação

Envia dados para atualizar

o historico reembolso



• Funções do Administrador

• Multi-Empresa

– Plano de Contas

– UR

– Aprovador

– UR x Aprovador x limite

– Organograma

» Multi-Filial

» Centro de Custos

» Colaboradores» Cartão de Credito

» Valor Padrão

» Projeto


• Exemplo : Pagina de Entrada


• Exemplo : Opções Administrador


• Exemplo : Opções Colaborador


• Exemplo: Pagina Solicitação de Adiantamento


Obrigado pela atenção!!!

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