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Um ERP para a Construção Civil

O “negócio” Construção Civil tem necessidades específicas de controle:

faturamento direto para o cliente

alocação de pedidos em serviços específicos

controle de retenções

controle de adiantamentos

subfornecimento

Na maioria dos Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERPs ) o tratamento dessas

questões:

e várias outras especificidades

NÃO é possível

ou é feito de maneira muito trabalhosa e artificial.

O Lumina ERP foi desenvolvido especificamente para a Construção Civil e trata essas

questões de maneira precisa e prática.




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BANCO DE DADOS

DISPOSITIVOS MÓVEIS

CASA ESCRITÓRIO CENTRAL

OBRA

Presença

O Lumina ERP foi desenvolvido com uma estrutura Cliente-Servidor que permite sua

utilização onde for necessário.

O banco de dados pode ser hospedado em Data Center próprio ou na Nuvem, se

necessário a Lumina disponibiliza o acesso ao banco de dados como um serviço

agregado.




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Planejamento e CustosOrçamentos

Suprimentos Fiscal

ContabilidadeFinanceiro

QualidadePortal de Clientes

ERP COMPLETO

O Lumina ERP dispõe de todos os módulos necessários para gestão de obra, desde seu

orçamento até sua finalização.




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.

TRÊS PRODUTOS

Quando seu objetivo for simplesmente o controle de custos da obra, o LUMINA CC é a solução

mais adequada. Aproprie todos os custos na WBS do projeto sem se preocupar com nenhum

processo adicional.

Se a sua empresa já possui um ERP porém ele não atende os processos envolvidos na gestão de

projetos, o LUMINA GP é a solução. O sistema abrange todo o processo de gestão de custos,

requisições, pedidos, cotações e recebimentos de Notas Fiscais. Deste ponto em diante todas as

informações ficam disponíveis para importação no seu próprio ERP

LUMINA ERP, e um ERP desenvolvido especialmente para a Construção Civil e para empresas que

trabalham "por projetos". Os ERPs tradicionais não consideram as peculiaridades dessas

atividades e inviabilizam alguns processos ou os executam de um modo artificial e trabalhoso.




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COMPARE AS FUNCIONALIDADES




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PLANEJAMENTO E CUSTOS

O Lumina ERP é integrado com o MS-Project, o mais popular aplicativo para planejamento e

gerenciamento de projetos.

O “elo de ligação” entre o Lumina ERP e o MS-Project é a WBS – Work Breakdown Structure

(também chamada de EAP – Estrutura Analítica de Projeto). A WBS é montada no MS-

Project e importada para o Lumina ERP.

Quantidade

PU Orçado PU Meta

Código Gerenciadora

MS Project Lumina ERP




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VISÕES DA WBS

O Lumina ERP trabalha com quatro “visões da WBS (EAP)”:

Meta:

Esta “visão” do sistema

exibe os dados vindos

do orçamento, neste

momento podemos

não ter as informações

com o grau de

detalhamento

desejado, ainda assim

elas são importadas

para o sistema de

controle e servirão

como linha de base

para a gestão de

custos.

Executiva:

Esta “visão” exibe as

informações mais

precisas do projeto. Aqui

cada uma das etapas da

WBS é detalhada e uma

composição de custos é

associada. Cada insumo

da composição terá uma

quantidade meta e um

preço unitário meta. O

objetivo é comprometer

as verbas o mais cedo

possível.

Atual:


informações vindas dos

outros módulos do

sistema:

Requisições

Pedidos –

“Comprometido

”

Notas Fiscais –

“Incorrido”

Pagamentos –

Fornecedores,

Impostos, Folha

etc...

Rateios

Receita:


receitas do Projeto e

sua distribuição na

WBS. Dependendo do

nível de detalhe de

abertura desta

informação, é possível

saber a margem de

contribuição de cada

um dos serviços do

empreendimento.




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TELA DE CONTROLE DE CUSTOS

A WBS no Lumina ERP é totalmente flexível, pode-se adotar o número de níveis mais

adequado ao empreendimento. Podemos ter uma WBS mais “aberta” ou mais “fechada”

dependendo da necessidade gerencial.

WBS

CPU – Composição de Preços Unitários




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VISÃO META

Esta “visão” do sistema exibe os dados vindos do orçamento, neste momento

podemos não ter as informações com o grau de detalhamento desejado, ainda

assim elas são importadas para o sistema de controle e servirão como linha de

base para a gestão de custos.

Visão Meta

Serviço

Composição de Orçamento – Não é obrigatória, se não

existir, vale o valor da WBS

Quando não é possível o detalhamento, o departamento de orçamentos gera uma

estimativa de custo para a atividade, muitas vezes uma verba é adotada




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VISÃO EXECUTIVA

Esta “visão” exibe as informações mais precisas do projeto. Aqui cada uma das

etapas da WBS é detalhada e uma composição de custos é associada. Cada

insumo da composição terá uma quantidade meta e um preço unitário meta. O

objetivo é comprometer as verbas o mais cedo possível.

Visão executiva

Eventualmente uma outra composição, mais

detalhada e com informações mais precisas de custo

Diferença entre o “Orçado” e a “Meta”

Cada item da composição terá sua quantidade e preços Executivo. Estes parâmetros servirão

de base para o processo de suprimentos e também no Workflow de aprovação




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VISÃO ATUAL

Esta “visão” exibe as informações vindas dos outros módulos do sistema:

Requisições

Pedidos – “Comprometido”

Notas Fiscais – “Incorrido”

Pagamentos –Fornecedores, Impostos, Folha etc...

Rateios

Serviço

Requisições Emitidas Pedidos Emitidos NFs Recebidas

Meta Comprometido

Incorrido

Quanto a Obra custa “Hoje”

Qual o saldo em relação à Meta

Visão Atual




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RATEIOS

No Lumina ERP os rateios acontecem nos pedidos. Desta forma, toda vez que um pedido

rateado tiver custo incorrido (NFs, Adiantamentos, etc..) estes custos são encaminhados

aos seus destinos de rateio automaticamente. Este método traz dois grandes benefícios:

Ratear apenas uma vez o documento e “compromissar” o valor rateado através do valor do

pedido.

Rateios

Pedido de Nextel feito no Escritório Central e rateado para as Obras




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INCORRIDO APROPRIADO NA WBS

No Lumina ERP toda movimentação tem início através de uma requisição apropriada na

WBS do projeto. Desta forma o sistema consegue “voltar” toda a informação posterior

(pedidos, notas fiscais, pagamentos, adiantamentos, retenções, etc...) para seus locais de

origem.

Serviço

Notas Fiscais

Fornecimento Direto e seus descontos

Imagem digitalizada do(s) Documento(s)

Medição

Adiantamentos e seus Descontos

Retenções e suas Devoluções




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SUPRIMENTOS

SOLICITAÇÃO DE COMPRA

MAPA DE COTAÇÃO

PEDIDO

os insumos (materiais e serviços) são solicitados na WBS

a solicitação é transmitida para Suprimentos

o responsável por Suprimentos delega a SC para um

comprador

o comprador agrupa uma ou mais SCs montando um

Mapa

dependendo dos insumos solicitados o Lumina ERP

sugere fornecedores

o comprador aceita ou não as sugestões do Lumina

ERP e inclui outros fornecedores

o comprador preenche os preços de cada fornecedor

o Lumina ERP indica os fornecedores com

menores preços

o comprador finaliza o Mapa de Cotação e

submete-o a aprovação

a partir do Mapa aprovado são gerados um ou

mais pedidos




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IMPRESSÃO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRA

Obra

Faturamento

Insumo

Local de Aplicação

Arquivos da Requisição

Observações em RTF (Cores, hyperlinks, tabelas, figuras, etc...)

No Lumina ERP a requisição de compra gera um relatório para impressão, nele as

informações são completas, desta forma quando o processo chega ao departamento de

suprimentos, os compradores não têm dúvidas do que deve ser feito.




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ASSINATURA E QRCODE

No Lumina ERP os relatórios vêm com a assinatura eletrônica de todos os participantes do

processo e também com um QRCode, que além de validar a autenticidade do relatório,

serve para acesso rápido do documento para o caso de uma aprovação via WEB.

As assinaturas dos usuários são escaneadas e armazenadas no

Lumina ERP

Todos os documentos são “assinados”

Os documentos possuem um QR-Code (Quick Response Code) que permite o acesso ao

documento no Lumina ERP WEB




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ASSINATURA E QRCODE

No Lumina ERP o processo de cotação e coleta de preços é muito rápido. Aproveitando

todas as informações vindas da requisição (insumos, observações, anexos, etc...), o

comprador seleciona os fornecedores desejados e envia uma carta convite diretamente do

sistema. Depois disso é só aguardar as cotações chegarem e partir para as negociações.

Todos os arquivos são reaproveitados durante o processo

O sistema manda uma carta convite para o fornecedor com os dados da cotação,

convite padrão e anexos do processo




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IMPRESSÃO DO MAPA DE COTAÇÃO

No Lumina ERP o mapa de cotação é muito rico em informações, ele pode conter anexos,

figuras, hyperlinks, textos formatados, etc.

Além disso, o mapa tem um fornecedor chamado “Meta” que traz os valores da visão meta

do projeto, para que o comprador tenha um referencial de valores ao iniciar o processo de

compra.

Obra Faturamento

Fornecedor 1 Fornecedor 2 Fornecedor 3

Fornecedor Selecionado

Possibilidade de inserir figuras, hyperlinks,

tabelas etc...

As informações da META acompanham o

item em todo o processo, o comprador

tem um objetivo de preço ao iniciar um

processo de cotação




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A CONSULTA DE PEDIDOS

Na consulta de pedidos, assim como em outras várias telas de consultas do sistema, existe um botão

“detalhes” que exibe informações detalhadas sobre todo o processo. A idéia é que em uma mesma

tela o usuário consiga ter toda a informação necessária sobre determinado assunto, por exemplo, ao

selecionar os detalhes de um pedido, temos entre outras opções a possibilidade de ver:

as medições do pedido,

suas faturas, adiantamentos, sub fornecimentos, descontos

suas revisões

seus arquivos

sua alocação

etc...




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A CONSULTA DE PEDIDOS

Assim como nos outros relatórios do sistema, o relatório do pedido é muito rico em

informações, ele aceita figuras, hyperlinks, tabelas e textos formatados.

Vale lembrar que o relatório do pedido também tem suas assinaturas eletrônicas e seu

QRCode.

Obra Número

Revisão

Fornecedor

Insumo

Local de Aplicação (Serviço)

Data

Faturado

Endereço de Faturamento

Endereço de Cobrança

Endereço de Entrega




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PAGAMENTO DE FORNECEDORES

Pagamento de Fatura: é o processo mais comum, o fornecedor

entrega o material ou serviço e emite a respectiva fatura.

Adiantamento a Fornecedor: existem situações nas quais antes da

entrega do material ou execução do serviço, deve ser feito um

adiantamento. Para receber o adiantamento o fornecedor emite um

recibo que deve ser posteriormente compensado com a emissão de uma

Nota Fiscal. Pedidos com adiantamento devem ser bem gerenciados para

que se saiba como e quando será feito o desconto dos adiantamentos

efetuados. O Lumina ERP não permite que o saldo do pedido seja

consumido sem o desconto dos adiantamentos.

Devolução de retenção: é comum na prestação de serviços que seja

feita a retenção (o valor usual é 5 %) no valor de cada fatura. A

retenção tem como objetivo garantir a construtora contra serviços

mal executados (terá que ser refeito ... e pago novamente) e prejuízos

provocados pelo fornecedor.

Subfornecimento: é bastante usual que insumos utilizados por um

prestador de serviço (material elétrico usado por uma instaladora por

exemplo) sejam faturados diretamente para a construtora para que se

evite a bitributação. Quando for feito o pagamento do fornecedor

principal (a instaladora no nosso exemplo), é preciso descontar o que já

foi pago aos subfornecedores.




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LANÇAMENTO DE FATURAS

Numa configuração normal, os pedidos são entregues nas obras e recebidos pelo

administrativo da obra ou pelo almoxarife. A entrada da nota no Lumina ERP é feita de

modo bastante simples. O processo é:

o usuário seleciona o pedido ou pedidos aos quais a nota se refere

os itens das notas são lançados nos itens do pedido alocados, permitindo a

retro-alimentação para custos

no lançamento das notas são também lançados os impostos e as

parcelas para pagamento

como em todos os processos do Lumina ERP, é permitida a inclusão de

documentos escaneados, neste caso, é obrigatória a inclusão da própria

nota, permitindo a continuidade do processo. A nota original é enviada por

malote (ou outro meio) para o local onde serão processados os pagamentos

dependendo da estrutura da construtora pode existir um “departamento

fiscal” onde é feita a triagem das notas

Guia é Enviadas para o Cliente junto com as Faturas

O Depto Fiscal “enxerga” as Faturas liberadas com a Guia

Faturamento Cliente ?

Entrada das Faturas

Montagem da Guia de Envio de Documentos

sim

não




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GUIA DE ENVIO DE DOCUMENTOS

No Lumina ERP, toda a movimentação física de documentos é feita através de uma Guia

de Envio de Documentos, este processo vale também para os documentos faturados

contra o cliente.

Faturamento Número da Guia

Número de documentos na guia

Número de documentos nas guias anteriores

Valor dos documentos nas guias anteriores

Número Total de documentos em guia, incluindo a guia

atual

Valor Total dos documentos em guia, incluindo a guia atual

Documentos da Guia

Valor dos documentos da guia atual

Obra




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Devolver para a Obra

não

LIBERAÇÃO FISCAL

Na tela de Liberação Fiscal os documentos são analisados:

a nota / recibo está preenchida corretamente ?

as datas estão corretas ?

os impostos (alíquotas, bases de cálculo, etc) foram corretamente destacados ?

Lançamento Correto ?

Pagar

Lançar Novamente

Liberar para Pagto

sim

Corrigir

sim

não É possível corrigir ?

a modalidade de pagamento (TED, DOC, Cheque, etc...) está correta ?

as contas de débito e crédito estão corretas ?




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SEGURANÇA E RASTREABILIDADE

O Lumina ERP possui um sistema de permissões que:

permite definir as obras (Coletores de Custo) aos quais cada usuário

terá acesso

permite definir a que telas cada usuário terá acesso e, uma vez na

tela, a que operações (listar, salvar, excluir, alterar, etc ...) o

usuário terá acesso

O Lumina ERP possui também um sistema de “logs” que permite com que todas as

operações sejam rastreadas – é sempre possível saber QUEM fez O QUE e QUANDO.

Além disso, nos principais workflows do sistema, é possível que as pessoas

adicionem comentários aos processos e até questionamentos, deixando o histórico

de cada operação o mais completo possível.

Nos processos de questionamento

eletrônico, todas as interações entre os

participantes ficam eletronicamente

registradas no histórico das operações.




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REQUISIÇÕES, MAPAS E PEDIDOS NA WEB

Consultas e aprovações podem ser feitas pela WEB através de qualquer browser ou smartphone

Visualização

Filtros




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CONTABILIDADE

Alguns sistemas tratam a tesouraria sob o ponto de vista contábil, ou seja, ao invés de

parcelas de pagamentos, impostos, encargos, estes sistemas processam partidas

contábeis. Este modelo PODE NÃO FUNCIONAR para o caso de uma construtora pelo

seguinte motivo:

Em uma construtora:

Compramos e recebemos notas fiscais de materiais / serviços faturados contra o

nosso cliente.

Apesar do faturamento ser em nome do cliente, todo o processo de gestão, por

vezes até o pagamento, é feito pela própria empresa.

NÃO POSSO CONTABILIZAR UMA NF EM NOME DO MEU CLIENTE

A solução é tratar a contabilidade em um módulo separado.

Temos o módulo Financeiro preparado para atender todo tipo de necessidade, seja

ela da empresa ou de seus clientes e paralelamente a estas operações, o sistema

contabiliza os movimentos que são necessários.

Quando a NF for faturada contra a empresa, a mesma

será contabilizada

Quando a NF for faturada contra o cliente, o processo é

puramente Financeiro (o cliente contabiliza depois)




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MULTI -MONITOR

Com muitas informações disponíveis, as vezes é mais confortável o uso de mais de

um monitor. Se este for o caso, o sistema permite que mais de uma tela esteja

aberta em diferentes monitores.

No Lumina ERP é possível abrir várias telas ao mesmo tempo, cada uma fica aberta em uma guia separada.

Tela da WBS

Arraste uma aba para o outro monitor e tenha a visão simultânea das duas informações




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MULTI -SKIN

Deixe o sistema com as cores que mais lhe agrada ou então com as que mais se

assemelham a cor de sua empresa. São mais de 40 tipos de Skins diferentes

tornando possível deixar o Lumina ERP com a sua cara.




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A AGICON CONSTRUTORA

A AGICON Construtora é uma construtora fictícia utilizada nos exemplos,

manuais e treinamentos do Lumina ERP.

O Shopping Urupema é uma obra também fictícia da TKM Construtora usado

nos exemplos, manuais e treinamentos do Lumina ERP



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