Apresentação 06 02-2014 Plano de Classificação da Presidência do Conselho de Ministros
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Plano de Classificação da Presidência do Conselho de
Ministros
Sessão de trabalho de 06-02-2014
Jorge Janeiro
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Índice
• Caracterização do projeto
• Fase 1: Apresentação da metodologia aos organismos
• Fase 2: Interação com os organismos
• Fase 3: Análise e consolidação dos contributos
• Resultados
• Proposta de plano de implementação
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Caracterização do projeto
• Duração: junho a dezembro de 2013
• Coordenação: Secretaria-Geral da PCM
• Entidades envolvidas: todos os organismos da PCM (exceto organismos que transitaram em 2013 para a PCM)
• Acompanhamento técnico da DGLAB
• Envio para obtenção de parecer técnico e atribuição de códigos de classificação a 31/12/2013
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Caracterização do projeto
• A PCM utilizou os resultados do “Projeto de Harmonização dos Terceiros Níveis”, com os contributos posteriores do “Plano de Classificação das Autarquias Locais”.
• Centrou-se, sobretudo, na:
– Identificação da participação dos organismos PCM em processos comuns e transversais.
– Identificação e descrição dos processos específicos dos organismos PCM.
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Fase 1: Apresentação da metodologia aos organismos
• A SGPCM, em articulação com a DGLAB, transmitiu presencialmente aos organismos, em reuniões parcelares, a metodologia de trabalho deste projeto.
• A metodologia foi remetida também por via eletrónica aos organismos.
• Duração: 1 semana
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Fase 2: Interação com os organismos
• A interação materializou-se em:
1. Reuniões bilaterais e multilaterais com os organismos;
2. Recolha, sistematização e envio de elementos, por parte dos interlocutores de cada organismo, para a SGPCM.
• Duração: 3 meses.
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Fase 3: Análise e consolidação dos contributos.
• A SGPCM, com o acompanhamento técnico da DGLAB, efetuou a análise e a consolidação dos contributos dos organismos, formalizando-os em processos de negócio.
• Duração: 3 meses.
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Resultados
• A PCM identificou 63 processos específicos e transversais.
• O Plano de Classificação da PCM integra 410 processos.
• O Plano de Classificação consolidado, superintendido pela DGLAB, integra atualmente 632 processos.
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Proposta de plano de implementação
A implementação do Plano de Classificação implica:
• Plano de implementação geral, de âmbito ministerial, para acompanhamento dos trabalhos nos organismos e suporte à elaboração da Portaria de gestão de documentos.
• Plano de implementação organizacional para aplicação do PC-PCM em cada organismo.
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