Apres PaodeAcucar BPC

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Sessão de Referência SAP Business Planning & Consolidation Case Grupo Pão de Açucar Fernando José Lopes Gerente de Sist. Adm/Financeiros Paulo João Salomão Filho Gerente do Projeto

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Page 1: Apres PaodeAcucar BPC

Sessão de Referência

SAP Business Planning &ConsolidationCase Grupo Pão de Açucar

Fernando José LopesGerente de Sist. Adm/Financeiros

Paulo João Salomão FilhoGerente do Projeto

Page 2: Apres PaodeAcucar BPC

1. O Grupo Pão de Açúcar2. Parceria de Longo Prazo SAP + GPA3. Sumário Executivo – SAP BPC4. Objetivos do Projeto5. Escopo e Futuras Funcionalidades6. Visualização7. Planejamento, Simulação e Reuniões de Diretoria (Xcelsius)8. Números do Projeto9. Arquitetura: Transacional x Estratégico10. Equipe11. Cronograma12. Plataforma13. Treinamento de Usuários Finais14. Facilidades e Lições Aprendidas15. Perguntas e Respostas

Agenda

Page 3: Apres PaodeAcucar BPC

O Grupo Pão de Açúcar

Fundação: 1948

Diversos formatos e SegmentosHiperSuperConveniênciaAtacadoPostosDrogariasEletro/Eletrônico

EBITDA >10.0%

Mais de 1055 Lojas

~ 500M tickets/ano

~1,3M m2 área de vendas

~84.000 colaboradores

Page 4: Apres PaodeAcucar BPC

O Grupo Pão de Açúcar

Missão

"Garantir a melhor experiência decompra para todos os nossos clientes,em cada uma de nossas lojas."

Visão

"A CBD almeja ampliar a liderança nomercado brasileiro de varejo e tornar-se a empresa mais admirada do paíspor sua rentabilidade, inovação,eficiência, responsabilidade social econtribuição para o desenvolvimentodo Brasil."

Page 5: Apres PaodeAcucar BPC

O Grupo Pão de AçúcarDistribuição Geográfica

Page 6: Apres PaodeAcucar BPC

Parceira de Longo Prazo GPA + SAP

20072007 20082008

M 5-6 M 7-8 M 9-10 M11-12 M 1-2 M 3-4 M 5-6 M 7-8 M 9-10 M11-12

PMPM(Manutenção de Lojas)

PMPM(Manutenção de Lojas)

FI / COFI / CO(Contabilidade Fiscal Brasil)

(Contabilidade Gerencial / Controladoria)(Gestão de Contas a Pagar / Contas a Receber)

(Gestão Contábil de Ativo Fixo Imobilizado)(Conciliação bancária)

(Gestão de Tesouraria e Gestão de Fluxo de caixa – Curto Prazo)

FI / COFI / CO(Contabilidade Fiscal Brasil)

(Contabilidade Gerencial / Controladoria)(Gestão de Contas a Pagar / Contas a Receber)

(Gestão Contábil de Ativo Fixo Imobilizado)(Conciliação bancária)

(Gestão de Tesouraria e Gestão de Fluxo de caixa – Curto Prazo)

MMMM(Cadastros de Mercadorias / Integração com Mastersaf – Foco SPED)

MMMM(Cadastros de Mercadorias / Integração com Mastersaf – Foco SPED)

TRMTRM(Operações financeiras)

TRMTRM(Operações financeiras)

BW / BCS e LPBW / BCS e LP(Consolidação de Balanço e Fluxo de caixa longo prazo)

BW / BCS e LPBW / BCS e LP(Consolidação de Balanço e Fluxo de caixa longo prazo)

Dire

toria

Dire

toria

Adm

inis

trat

iva

Adm

inis

trat

iva

Fina

ncei

raFi

nanc

eira

Dire

toria

Dire

toria

Adm

inis

trat

iva

Adm

inis

trat

iva

Fina

ncei

raFi

nanc

eira

Inve

stIn

vest

eeO

bras

Obr

as

Inve

stIn

vest

eeO

bras

Obr

as

Go-Live Jan/09

Primeira ONDAPrimeira ONDAPrimeira ONDAPrimeira ONDAJan/09

ARIS for NetWeaverARIS for NetWeaver(Mapeamento de processos e controles internos)

ARIS for NetWeaverARIS for NetWeaver(Mapeamento de processos e controles internos) Nov/08

Out/08Aplicações Financ.

Jul/08

Go-Live Intermediário

IMIM(Investment Management)

IMIM(Investment Management)

M1-4

20092009

M5-8 M9-12

Segunda ONDASegunda ONDASegunda ONDASegunda ONDA

BPCBPC(Planejamento

Orçamentário dedespesas e

investimentos)

BPCBPC(Planejamento

Orçamentário dedespesas e

investimentos)

RE/RPMRE/RPM(Real Estate + Gestão

de portfólio)

RE/RPMRE/RPM(Real Estate + Gestão

de portfólio)

M1-6

20102010

Out/09

Segunda Onda

HCM+Folha+HCM+Folha+NAKISA+RWDNAKISA+RWD

(Escopo de RH)

HCM+Folha+HCM+Folha+NAKISA+RWDNAKISA+RWD

(Escopo de RH)

CRMCRM(Gestão call-centers

- Operacional)

CRMCRM(Gestão call-centers

- Operacional)

Em Planejamento

Page 7: Apres PaodeAcucar BPC

Sumário Executivo – SAP BPC

Desafios do ProcessoOrçamentário

Proporcionar tempo de análiseefetivando o verdadeiro papel doanalista de planejamento , maiorcrítica e acuracidade

Criação do workflow integrando osistema de planejamento com asáreas funcionais (cronograma).

Orçamento por conta contábil

Objetivos do projetoPlataforma única e premissasconsolidadas para construção deorçamento

Evitar impactos culturais, comomudança drástica na interface(excel)

Orçamento naturalmenteconsolidado, atualizado e disponível

Segurança da tomada de decisão

Benefícios EstratégicosBase única, proporcionando integridade,robustez, consistência e qualidade dainformação.

Redução do número de planilhas.

Iniciativas Estratégicas estarão integradasà execução dos processos.

Possibilidade de otimizar análises decausa e efeito

Simulação de cenários com índiceseconômicos e financeiros que permitirá aempresa tomada de decisões com maiorprecisão e agilidade.

Porque SAP BPCMenor custo de implantação (comparadocom SAP BPS)

Integração com ECC

Facilidade de implantação

Fácil integração com ferramentas não-SAP

Page 8: Apres PaodeAcucar BPC

O Projeto – SAP BPCPaulo João Salomão Filho

Gerente do Projeto

Page 9: Apres PaodeAcucar BPC

© SAP 2009 / Page 9

Estratégia

Transacional

Projeto SAP BPC

Page 10: Apres PaodeAcucar BPC

Gerencial(com rateios)

Visão Geral:

Receitas: Recebe dados do OFA (ORACLEFINANCIAL ANALYSER).

Despesas Operacionais: Planejamento deCentros de Custos e Classes de Custosdas contas de responsabilidadeOperacional (RH, Despesas Viagens,etc).

Despesas Corporativas: Planejamento deCentros de Custos e Classes de Custosdas contas de responsabilidadeCorporativa (Manutenção, MKT, etc).

Despesas de Aluguel: Planejamento doscontratos de alugueis internos eexternos de cada loja (centro de custo).

Rateios: Realiza rateios entre áreasprestadoras de serviços e áreas queconsomem serviço.

DLP e DRE: Relatório até EBTIDA dosdiversos níveis da hierarquia (Lojas,Sub-Regionais, Regionais, Bandeira eGrupo).

Simulação: Simula dados de regionais(agrupamento de lojas) e depois distribuio novo número como meta das lojas.

Workflow: Gerenciamento do processo deplanejamento.

Legado

BPC

Projeto SAP BPCEscopo do Projeto

Page 11: Apres PaodeAcucar BPC

Visão Gerencial (Setembro/2009) Visão Societária (2010)

Projeto SAP BPCFuturas funcionalidades

Page 12: Apres PaodeAcucar BPC

Projeto SAP BPCVisualização – Menu Inicial

Page 13: Apres PaodeAcucar BPC

Projeto SAP BPCVisualização (Entrada de Dados/Despesas Oper.)

Page 14: Apres PaodeAcucar BPC

Projeto SAP BPCVisualização – Entrada de Dados – RH Sede

Page 15: Apres PaodeAcucar BPC

Projeto SAP BPCVisualização – Entrada de Dados – RH Lojas

Page 16: Apres PaodeAcucar BPC

Projeto SAP BPCVisualização – Relatório da DLP

Page 17: Apres PaodeAcucar BPC

Projeto SAP BPCVisualização – Cockpit

Page 18: Apres PaodeAcucar BPC

Projeto SAP BPCPlanejamento, Simulação e Reuniões de Diretoria (XCelsius)

Etapas:1. Consume dados do BPC dentro do

Xcelsius através de conexão XML.2. Gera diversos cenários de simulação

what-if.3. Envia o cenário desejado para uma

PSA no BW via web services.4. Descarrega o conteúdo da PSA no

cubo de simulação do BPC.5. Distribui o resultado simulado do cubo

Preliminar para os cubos de Receitas,Despesas Operacionais e DespesasCorporativas. Este processo tambémfaz a desagregação dos dados deregionais para lojas.

Rateios

MDX

5

Desp.Corp.

Desp.Operac.

Receitas

Preliminar

4

What-If

XML

3

1

PSA

2

Xcelsius

BPC

BW

Page 19: Apres PaodeAcucar BPC

Visão Item Qtde

Funcional

Redução de planilhas 560Usuários que utilizarão o BPC 300Centros de custos operacionais (Lojas) 1200Centros de custos corporativos (Sede) 800Plano de contas orçamentário (Classes de custos) 180

Técnica

Dimensões 17Aplicações 11Templates de Menu 2Templates de Entrada de Dados 10Templates de Relatórios 6Dimension Formulas 15Scripts MDX 77

Projeto SAP BPCNúmeros do Projeto

Page 20: Apres PaodeAcucar BPC

Ambiente Transacional

Plataforma Tecnológica

Planejamento

Simulações

Projeto SAP BPCArquitetura: Transacional x Estratégico

Page 21: Apres PaodeAcucar BPC

Projeto SAP BPCEquipe

Função Empresa Participação1 Gerente de Projeto GPA FTE

2 Usuários de TI GPA FTE

2 Usuários de negócio para definição dos processos GPA1 FTE1 PT

5 Usuários de negócio para apoio aos testes GPA 5 PT

1 Gerente de Projeto IBM FTE

2 Gestão da Mudança IBM1 FTE1 PT

3 Consultores BPC IBM FTE

2 Estagiários BPC IBM1 FTE1 PT

1 Consultor Workflow ABAP IBM PT

1 RampUp Coach e Consultor de BPC SAP PT

2 Consultores Xcelsius SAP PT

Page 22: Apres PaodeAcucar BPC

Projeto SAP BPCEquipe – Visão Plana x Visão Espacial

Importância do perfil da equipepara o sucesso do projeto

TI e Negócios

Page 23: Apres PaodeAcucar BPC

Projeto SAP BPCCronograma

Etapa DataInício do Projeto 23 de Março

Término do Blueprint 31 de Maio

Término da Realização 17 de Agosto

Término dos Testes(Unitários e Integrados) 18 de Setembro

Go-Live 05 de Outubro

Término do Suporte 30 de Outubro

Page 24: Apres PaodeAcucar BPC

BI 7.0 EHP1 BPC Server (.NET)

2 máquinas P595 (UNIX)

10 GB RAM cada máquina

1 processador duo core de 4.2Ghz paracada máquina

1 máquina (Intel)

8 GB RAM

2 processadores quad core de 2.83Ghz

Projeto SAP BPCPlataforma

Page 25: Apres PaodeAcucar BPC

Criados treinamentos por especialidades

Planejamento despesas por responsabilidades corporativas

Planejamento despesas operacionais (RH loja e RHSede)

Planejamento de investimento

Rateios

Treinamento no próprio SAP BPC (340 usuários )

Utilização da ferramenta SAP Productivity Pack by RWD (SPP) para e-learning e treinamentocontínuo

Alto índice de satisfação dos usuários

Fácil configuração e utilização

Facilita Change Management

Treinamento de Usuários FinaisSituação Atual e Estratégia Longo Prazo

Page 26: Apres PaodeAcucar BPC

Facilidades e Pontos de Aprendizado

Manutenção das fórmulas do plano de contas. Podemos deixar na mão do usuário final

Função específica para rateio. Agiliza a implementação

Rápida configuração de templates de entrada de dados e relatórios via BPC Excel

Perfil de acesso separado do ambiente BW (sem integração com a PFCG)

Possibilidade de disponibilizar os dados do BPC no Word ou Powerpoint

Possibilidade de utilização de ABAP para fórmula mais complexas

Possibilidade de utilização de ABAP para validação de dados / bloqueios. Utilizamos estafuncionalidade para integração do Workflow ABAP com o BPC

Fácil adaptação dos usuários finais ao BPC. Uma vez que o front-end já é bem conhecido EXCEL

Processos de planejamento precisam estar muito bem desenhados para evitar retrabalhos eatrasos no projeto

Necessário ter os perfis de usuários bem definidos

Page 27: Apres PaodeAcucar BPC

Perguntas e Repostas

Page 28: Apres PaodeAcucar BPC

Obrigado!

Page 29: Apres PaodeAcucar BPC

© SAP 2008 / Page 29

Back-up: Fluxos de dados

Page 30: Apres PaodeAcucar BPC

0EC_PCA_1

0PCA_C01DSOZBPC_DS1

BW

BPC

Etapas1. Data Source do ERP (CO-PCA) com o conteúdo

de informações de centros de custos e classes decustos realizadas.

2. Carga para a DSO ZBPC_DS1 para controle deDelta e conversão de moeda das informaçõesrealizadas do CO-PCA.

3. Carga para o cubo 0PCA_C01 que armazena asinformações de centros de custos e classes decustos realizadas.

4. Cubo temporário que armazena as informaçõesrealizadas. Espelho do conteúdo do cubo0PCA_C01 considerando as transformaçõesnecessárias.

5. Copia as informaçãoes do cubo MANUT_DMpara o cubo Receitas para as classes de custo dereceitas.

6. Copia as informações do cubo MANUT_DM parao cubo Desp_Resp_Corp para as classes decusto de responsabilidade corporativa.

7. Copia as informações do cubo MANUT_DM parao cubo Desp_Resp_Corp para as classes decusto de responsabilidade operacional.

Desp.Corp.

Desp.Operac.

Receitas

MANUTDM

Fluxo de dados – Carga de dados reais do SAP ECC

MDX

1

2

3

4

5

6

7

ECC

Page 31: Apres PaodeAcucar BPC

Núcleo ...

ORACLENúcleo CB

ORACLENúcleo PA

ORACLE

Fluxo de dados - Planejamento de Receitas

BPC

TXT PA

FTP

TXT Global

TXT CB TXT ...

TXT

Programa ABAP que gerencia afila de arquivos a ser importado.

Rotina que concatena os arquivos

TXT Global

Etapas:1. Geração dos arquivos para cada

núcleo do OFA correspondente.

Observação o item 1 é repetido para osdiversos núcleos (hoje são 14)

15. Rotina do OFA que concatena osdiversos arquivos em um únicoarquivo.

16. Programa ABAP que gerencia a fila dearquivos a ser importado no BPC.

17. Dispara a carga de cada arquivo parao BPC.

18. Data entry para ajuste dos dadoscarregados do OFA, ou caso oplanejamento do OFA não tenha sidoexecutado, também é possível planejardiretamente no BPC utilizando estetemplate.

1 2 3

15

16

17 Receitas

Template

Data Entry direto

18

OFA

FTP

Page 32: Apres PaodeAcucar BPC

Desp.Operac.

Fluxo de dados: Planejamento de DespesasOperacionais

EVSND

Template

RH Sede

SQL

RH Loja

SQL.NETData Entry

TXT Valor

TXT Valor

FTP

Programa ABAP que gerencia afila de arquivos a ser importado.

RH Sede

Link Data Entry direto 1

3

2

45

Etapas:1. Data entry direto de contas

operacionais, exceto contas de RH.2. Data entry em SQL das contas de RH

dos centros de custos da Sede(Interface Excel), integração com oBPC, utilizando função standard(EVSND).

3. Data entry em SQL das contas de RHdos centros de custos das Lojas(Interface .NET), integração via cargade dados TXT.

4. Programa ABAP que gerencia a fila dearquivos a serem importados no BPC.

5. Carga de arquivo TXT com o valor dascontas de RH para os centros decustos das Lojas.

SQL / .NET

BPCFTP

Page 33: Apres PaodeAcucar BPC

Desp.Corp.

Fluxo de dados: Planejamento de DespesasCorporativas

Template

Data Entry direto1

Etapas:1. Data entry direto de contas

corporativas, exceto a conta dealugueis.

BPC

Page 34: Apres PaodeAcucar BPC

Desp.Alugueis

Fluxo de dados: Planejamento de Despesas deAlugueis

Template

Data Entry direto1

Etapas:1. Data entry direto dos índices para

cálculo do planejamento de aluguel.2. Obtém o valor de receitas como

parâmetro para o cálculo de aluguel.3. Executa o cálculo do aluguel.4. Envia o resultado do cálculo para o

cubo de Despesas Corporativas.

Receitas

Desp.Corp.

MDX

MDX3

MDX

2

4

BPC

Page 35: Apres PaodeAcucar BPC

Fluxo de dados: Planejamento de Rateios

Etapas:1. Data entry direto dos índices

estatísticos, exceto o quadro defuncionários.

2. Data entry em SQL da qtde defuncionários dos centros de custos daSede (Interface Excel), integração como BPC, utilizando função standard(EVSND).

3. Data entry em SQL da qtde defuncionários dos centros de custosdas Lojas (Interface .NET), integraçãovia carga de dados TXT.

4. Programa ABAP que gerencia a fila dearquivos a serem importados no BPC.

5. Carga de arquivo TXT com a qtde defuncionários dos centros de custos dasLojas.

6. Carga de dados dos cubos deReceitas, Despesas Operacionais eDespesas Corporativas para execuçãodo rateio.

7. Execução do Rateio.

Receitas Desp.Operac.

Desp.Corp.

Rateios

EVSND

Template

RH Sede

SQL

RH Loja

SQL.NETData Entry

TXT Valor

TXT Valor

FTP

Programa ABAP que gerencia afila de arquivos a ser importado.RH Sede

Link Data Entry direto

1

3

2

4

5

SQL / .NET

BPCFTP

MDX6

MDX7

Page 36: Apres PaodeAcucar BPC

Fluxo de dados: Simulação

MDX

1

Template

2

Rateios

Desp.Corp.

Desp.Operac.

Receitas

Preliminar

Etapas:1. Carga dos dados de Receitas,

Despesas Operacionais, DespesasCorporativas e Rateios para geraçãoda base de simulação. Este processotambém faz a agregação dos dados delojas para regionais.

2. Data entry de percentuais deindexação dos dados

3. Cálculo dos valores indexados(simulação)MDX3

BPC

Page 37: Apres PaodeAcucar BPC

Fluxo de dados: Planejamento Top-Down

MDX

1

Desp.Corp.

Desp.Operac.

Receitas

Preliminar

Etapas:1. Distribui o resultado simulado do cubo

Preliminar para os cubos de Receitas,Despesas Operacionais e DespesasCorporativas. Este processo tambémfaz a desagregação dos dados deregionais para lojas.

Obs.: Após este processo o cálculo derateios deve ser executado novamente.

BPC

Page 38: Apres PaodeAcucar BPC

Rateios

Fluxo de dados: Planejamento Top-Down comXcelsius

MDX

5

Desp.Corp.

Desp.Operac.

Receitas

Preliminar

Etapas:1. Consume dados do BPC dentro do

Xcelsius através de conexão XML.2. Gera diversos cenários de simulação

what-if.3. Envia o cenário desejado para uma

PSA no BW via web services.4. Descarrega o conteúdo da PSA no

cubo de simulação do BPC.5. Distribui o resultado simulado do cubo

Preliminar para os cubos de Receitas,Despesas Operacionais e DespesasCorporativas. Este processo tambémfaz a desagregação dos dados deregionais para lojas.

Obs.: Após este processo o cálculo derateios deve ser executado novamente.

4

What-IfSimulation

XML

3

1

PSA

2

Xcelsius

BPC

BW

Page 39: Apres PaodeAcucar BPC

Fluxo de dados: Análise Lojas

MDX

MDX

Desp.Corp.

Desp.Operac.

Receitas

AnaliseLojas

1

3

Template

2

Etapas:1. Carga dos dados de Receitas,

Despesas Operacionais e DespesasCorporativas para geração da análiselojas.

2. Data entry de indicadores declassificação de lojas (Mesmas Lojas,Lojas Novas, Lojas Expansão eDemais Lojas).

3. Executa a classificação dos dados delojas.

BPC

Page 40: Apres PaodeAcucar BPC

Invest.

Fluxo de dados: Planejamento de Investimentos

EVSND

Template

Investimentos

SQL

1

Etapas:1. Data entry em SQL do valor de

investimentos, projeto a projeto(Interface Excel), integração com oBPC, utilizando função standard(EVSND).

SQL

BPC

Page 41: Apres PaodeAcucar BPC

Relatórios

Simulação

Investimentos

EVGET

EVGET

EVGET

EVGET

DLP

Rateios

Desp.Corp.

Desp.Operac.

Receitas

Preliminar

Invest.

AnáliseLojas

AnaliseLojas

Alugueis

Desp.Alugueis

TaxasdeCambio

Cambio

BPC