GED E WORKFLOWSob o ponto de vista do diretor de operações da iDOC Marco Aurélio de Paula

http://www.idoc.inf.br/clippings_conceitodeged.php

A automação dos processos e o gerenciamento eficiente das informações constam entre os maiores desafios das organizações na atualidade, que vivem sob a égide da “Síndrome do Excesso de Informação”. A busca pela otimização e agilidade na recuperação da informação exige a revisão dos processos internos e a utilização de ferramentas adequadas para auxiliarem esta tarefa comumente tão complexa. Para tanto, se faz necessária a construção de um ambiente de busca amigável e ágil, para que este aparato tecnológico seja acionado no exato momento em que as informações se façam necessárias.

Segundo a abordagem diferenciada da iDOC sobre o cenário Documental das Organizações, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Conteúdos baseia-se em uma solução tecnológica que surge em função da explosão de conteúdos multimídia, e não apenas em papel, e visa permitir a gerência de todas as etapas, coordenando o seu fluxo (ou tramitação) desde a criação até a publicação de documentos e conteúdos, de forma padronizada, trazendo redução de custos e facilitando o intercâmbio e integração de documentos e conteúdos, independentemente de sua mídia original, seja papel, microfilmes, cromos ou eletrônica.

Os benefícios ligados à adoção de uma solução efetivamente robusta de GED incluem, entre outros, a redução de custos no manuseio efetivo da informação, diminuindo sensivelmente a dependência do papel e ampliando sobremaneira a velocidade e eficiência da pesquisa, tanto pela utilização de palavras-chave, quanto pelo correto e estruturado armazenamento dos documentos. Outro importante valor agregado à adoção de soluções de GED diz respeito ao aumento dos canais de publicação de documentos e conteúdos, maximizando a distribuição simultânea da informação através de multi-canais, tais como Internet, Intranets, Correio Eletrônico e Telefones Celulares.

Todavia, uma adequada interpretação da abrangência do retorno sob o investimento (tangível e intangível) em GED, em nosso ponto de vista, exige que se discorra sobre os riscos e custos do “não conhecimento”, que consiste nas conseqüências de se operar um negócio baseando-se em informações incompletas ou imperfeitas. Listamos a seguir algumas destas possíveis implicações:

Tomadas de decisão incorretas – sobre o lançamento de produtos, a compra ou “não compra” de um determinado insumo, a contratação, demissão ou promoção de um colaborador, ou a precificação e/ou marketing de um determinado produto, entre outros.

Perda de dados de um cliente e/ou processo de venda. Engajamento em um “mau negócio” ou a perda de um excelente negócio. Envolvimento em processos legais desnecessários, etc.

Assim, ao abraçar todos os processos das organizações, disponibilizar seu “conhecimento” para os colaboradores, parceiros e clientes, incluir aspectos de gestão de documentos e de fluxos de trabalho, as soluções de Gerenciamento de Documentos e Conteúdos visam fornecer a arquitetura tecnológica necessária à obtenção dos seguintes benefícios diretos:

Eficiência: A rapidez no acesso a informações consistentes é vital na tomada de decisão em qualquer organização atual;

Produtividade: Redução do tempo necessário na busca de documentos e gerenciamento eficiente do conteúdo, eliminando a duplicidade e otimizando a distribuição de documentos e informações;

Escalabilidade: A tecnologia utilizada permite manipular, recuperar e armazenar desde pequenos até grandes volumes de informações;

Flexibilidade: Soluções totalmente configuráveis para as necessidades específicas da empresa, envolvendo a possibilidade de customização da Base de Conhecimento, navegação por estrutura de Árvore de Diretórios, criação de Perfis de Usuários, definição de Tipos de Documentos, Digitalização de Documentos, Indexação através de Campos Previamente Definidos e/ou do Texto Completo (full text), Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), upload e download de arquivos e criação e controle de tantos Fluxos de Documentos quantos necessários.

Amigabilidade e Simplicidade: Interface com o usuário desenvolvida em ambiente Web, facilitando a sua integração com os portais corporativos já existentes na organização.

Segurança: Privacidade e segurança das informações, garantindo a propriedade e autoria dos documentos, bem como a organização do conteúdo através de consistentes e centralizadas regras de uso e acesso, não importando a forma como eles se apresentem. O conceito de segurança ainda se estende à preservação dos documentos originais, quando em papel, uma vez que os mesmos têm seu manuseio sensivelmente diminuído.

Compatibilidade: Armazenamento, Indexação automática e recuperação de documentos nos mais diversos formatos, tais como Microsoft Office™ (Word, Excel e PowerPoint), além de arquivos PDF, ASCII, RTF e diversos formatos de som, vídeo e imagem.

Esses conceitos de simplicidade, escalabilidade e amigabilidade também são herdados pelas funcionalidades de Gerenciamento, Automação e Otimização de Fluxos de Processos e documentos disponíveis nestas soluções. Através de um total controle sobre o fluxo de processos, desenhados via interface interativa e orientada a objetos gráficos, as soluções desta natureza permitem o completo gerenciamento dos fluxos administrativos e documentais, contribuindo de forma indelével para a Governança Corporativa.

Pode-se afirmar que o objetivo primordial destas funcionalidades é o de responder a questões como "Qual o status do meu processo?" ou "Qual a versão que está tramitando de um determinado documento?". Perguntas simples de nosso cotidiano, mas, em geral, muito difíceis de serem equacionadas na ausência de soluções com este perfil.

Assim, o Gerenciamento de Fluxos e Processos coordena a criação, trâmite e monitoração de todos os documentos, de forma fácil, rápida e transparente.Principais Características dos Sistemas de Gerenciamento de Fluxos e Processos:

Integração: Nas organizações, é comum que as pessoas que participam de um processo de negócio possuam diferentes opiniões sobre como ele deve ser conduzido. Muitas vezes, no entanto, isso pode gerar ineficiência e desorganização. Todavia, através de Sistemas de Gerenciamento de Fluxos e Processos torna-se viável a modelagem formal de procedimentos e documentados, por meio de uma interface gráfica simples e intuitiva, permitindo que todos os colaboradores compartilhem a mesma visão do processo;

Agilidade: Após sua definição, os procedimentos podem ser executados de forma que todas as pessoas envolvidas recebam suas tarefas eletronicamente, em listas de trabalhos pessoais, juntamente com todas as informações necessárias. Uma vez concluída a tarefa, as informações serão encaminhadas para o próximo usuário envolvido no trâmite do processo e assim sucessivamente até o parecer final, tudo de forma eletrônica e automática.

Recuperação: Com a busca textual, a pesquisa por documentos, que estão tramitando ou mesmo que estão arquivados, fica extremamente facilitada.

Desta forma, as soluções de Gerenciamento eletrônico de Documentos e Conteúdo contribuem para a otimização dos fluxos de informação e de processos administrativos, reduzindo custos de papel, impressão (tintas e equipamentos) e distribuição (manuseio e postagem), viabilizando múltiplos acessos concorrentes ao mesmo documento (trabalho colaborativo), aumentando a produtividade geral do acesso à informação corporativa, através da aceleração da procura e da recuperação de documentos e conteúdos.

Concluindo, diferentemente da abordagem feita pelos Birôs de Digitalização tradicionais, cujo resultado final gera invariavelmente Cemitérios de Imagens, totalmente desintegrados ao restante do acervo digital das organizações, a iDOC prega a Universalização do Capital Intelectual Corporativo, integrando e disponibilizando todas as mídias e formatos existentes no ambiente organizacional através de um arcabouço tecnológico baseado nos ferramentais de gerenciamento de documentos, conteúdos e fluxos de processos.

GED SEGUNDO O PORTAL GED http://www.ged.net.br/

Atualizado em 03/10/2010Definições de GEDA sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.As principais tecnologias relacionadas a GED são:••>> Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.••>> Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital.Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.

••>> Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos.Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento. ••>> Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.••>> COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.••>> Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação.Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.••>> Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre.Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.Benefícios GED Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos.Relacionamos aqui alguns benefícios genéricos, embora seja nas particularidades de um negócio que o GED se mostre mais vantajoso.••>> Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.••>> Total controle no processo de negócio.••>> Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.••>> Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas.••>> Mais agilidade em transações entre empresas.••>> Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.••>> Melhoria no processo de tomada de decisões.••>> Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.••>> Obtenção de vantagem competitiva sustentável.••>> Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.••>> Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.••>> Melhor aproveitamento de espaço físico.••>> Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).••>> Evita extravio ou falsificação de documentos.••>> Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.••>> Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.••>> Integração com outros sistemas e tecnologias.••>> Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI.••>> Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes.••>> Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.Aplicações GEDRelacionamos aqui algumas aplicações GED disponíveis. Existem diversas outras, para as mais variadas finalidades. E o mais importante é que GED é, antes de tudo, um conceito que pode ser aplicado em todos os segmentos de negócios.Clique aqui para conhecer empresas especializadas em soluções GED.••>> Ações de Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras tecnologias••>> Ações de apoio aos processos de fiscalização••>> Apoio documental a sistemas de GIS••>> Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente, aplicações etc. ••>> Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros••>> Automação de cartórios••>> Bibliotecas digitais••>> Cartões de assinatura••>> Catálogos de produtos••>> Clipping - Arquivos de recortes de jornais e revistas••>> Contratos de câmbio••>> Contratos de financiamento e leasing••>> Controle de bilhetes de companhias aéreas

••>> Controle de depósitos e pagamentos em retaguarda de agências bancárias••>> Controle de documentos arrecadatórios de tributos, impostos, taxas e multas em organismos governamentais••>> Controle do processo de compras••>> Conversão de acervo histórico••>> Conversão de bibliotecas físicas para digitais••>> Conversão de sistema micrográfico••>> Desenho de engenharia e relatório técnico••>> Disponibilização de documentos oficiais, tais como diário oficial••>> Documentação cadastral e societária de empresas••>> Documentação de administração hospitalar••>> Documentação de auditoria (fiscal, contábil, operacional etc.)••>> Documentação de contratação de consórcios••>> Documentação de logística de transportes••>> Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9001, Excelência em Serviços, Inmetro etc.••>> Documentação e acompanhamento de ciclo de vida de produtos••>> Documentação e processos jurídicos••>> Documentação e relatórios diversos, incluindo contábeis e financeiros••>> Documentação eletrônica de escritórios (exemplo: arquivos Word, Excel, Power Point etc.)••>> Documentação em instituições de ensino••>> Documentos das polícias civis, militares, detrans e outros••>> Forms Processing - Processamento de Formulários••>> Gerenciamento de documentação em benefícios, incluindo áreas de Recursos Humanos e fundos de Pensão••>> Gerenciamento de ordens de serviço••>> Gerenciamento de processos de concessão••>> Gestão de contratos em geral••>> Gestão de correspondências em geral (fax, e-mail e outros veículos)••>> Gestão e processamento de pagamentos por cheques e cartão de crédito, da consulta ao recebimento••>> Processamento de importação e exportação••>> Processamento de prontuário das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção••>> Processamento de Prontuário de pacientes em hospitais••>> Processamento de resultados de exames laboratoriais, incluindo serviço de mensageria••>> Processos de crédito imobiliário••>> Serviços de Seguradoras: apólice, sinistro, indenização etc.

Glossário GED / ECM / BPM / WorkflowVeja aqui termos relacionados direta ou indiretamente ao mercado GED. Os termos encontram-se em ordem alfabética.Acervo - Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.Acessibilidade - Facilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um objeto digital.Acesso - Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informação.Agregação - É o processo de possibilitar a inserção de dados de criação / autoria através de diferentes ferramentas e sistemas.AIIM (Association for Information and Image Management) - Entidade americana que oferece educação, pesquisa e as melhores práticas para ajudar as organizações a encontrar, controlar e otimizar suas informações.Anexo - Um objeto digital que segue junto com a mensagem de correio eletrônico ou com um fluxo de trabalho.Armazenamento (Storage) - Guarda de documentos digitais em dispositivos de memória não volátil.Arquivo digital - Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa de computador e armazenada em suporte apropriado.Assinatura digital - Modalidade de assinatura eletrônica resultante de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital são: a) ser única para cada documento, mesmo que o signatário seja o mesmo; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificação da integridade; d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, uma vez que, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura.Assinatura eletrônica - Geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo.Atualização - Técnica de migração que consiste em copiar os dados de um suporte para outro, sem mudar sua codificação, para evitar perdas de dados provocadas por deterioração do suporte.Autenticidade - Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.Autoridade certificadora (AC) - Organização que emite certificados digitais obedecendo às práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP).Autoridade de registro (AR) - Organização que distribui certificados digitais aos usuários finais mediante processo de identificação estabelecido nas práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP).

B2B (Business to Business) - Processo estruturado de troca de informações entre parceiros comerciais (a partir de redes privadas ou da Internet) para criar e transformar relações de negócios.B2C (Business to Consumer) - É o comércio efetuado entre empresa produtora, vendedora ou prestadora de serviços e o consumidor final, através da Internet.Banco de dados – Pode ser:1. ambiente computacional composto por: a) dados estruturados em bases relacionadas entre si, de acordo com um modelo de dados; b) regras que definem as operações válidas sobre os dados e garantem sua integridade.2. sistema gerenciador de banco de dados (SGBD): software que implementa o banco de dados e permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados).Base de dados - Conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatação e validação, e administrados por um sistema gerenciador de banco de dados (SGBD).BPM (Business Process Management) - Gerenciamento de Processos de Negócio, conceito que une tecnologia da informação e gestão de negócios, com foco na otimização dos resultados das empresas por intermédio da melhoria dos processos de negócio. BPM é uma das tecnologias que compõem o GED.Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando-os em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.Carimbo digital de tempo - Código binário, incorporado a um documento, que registra data e hora em que ocorreu um evento, como criação, recebimento, leitura, modificação ou eliminação. É uma forma de autenticação do documento.Categorização - Possibilita a organização de documentos, páginas web e outros conteúdos em um agrupamento lógico baseado no próprio conteúdo.CDIA+ (Certified Document Imaging Architect) - Certificação que reconhece uma pessoa como capacitada a coletar requisitos de negócios, analisar processos, recomendar ou desenvolver soluções e planejar implementações de gerenciamento de documentos e imagens. CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory) - Disco óptico criado por um processo de masterização, usado para distribuir informação apenas de leitura. CENADEM (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação) - Centro de divulgação de novas tecnologias relacionadas a GED, extinto em 2010.Certificação digital - Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora.Certificado digital - Conjunto de dados de computador, gerados por uma autoridade certificadora (AC), que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação.Chave privada - Chave matemática formada por uma sequência de dígitos usada para criptografia assimétrica e criada em conjunto com a chave pública correspondente, que deve ser mantida em segredo pelo portador. Usada para assinar, digitalmente, documentos, assim como para decifrar aqueles criptografados com a chave pública correspondente.Chave pública - Chave matemática formada por uma sequência de dígitos usada para criptografia assimétrica e criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada, publicamente, por certificado digital e utilizada para verificar assinaturas digitais. Também pode ser usada para criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada correspondente. Check In-Check Out - Solução que gerencia a quantidade de pessoas que podem trabalhar em um documento ao mesmo tempo.CMS (Content Management System) - Sistema gestor de sites, portais e intranets que integra ferramentas necessárias para criar, gerir (editar e inserir) conteúdo em tempo real, sem a necessidade de programação.Colaboração - Ferramentas para autoria colaborativa, videoconferência, quadros compartilhados etc. que permitem aos usuários trabalharem o mesmo conteúdo em um ambiente comum.COLD (Computer Output to Laser Disc) - Trata-se de soluções para captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de páginas de relatórios. Esta tecnologia permite que muitos relatórios importantes sejam armazenados de forma otimizada em meios mais baratos e eficientes para recuperação, mantendo-se sua forma original. A pesquisa é feita utilizando-se índices que são campos do próprio relatório. Soluções de COLD podem ser implementadas na Empresa para servir das mais variadas formas aos diversos grupos de usuários que necessitem da informação. Podemos citar como exemplo um Help Desk de um Banco atendendo a milhares de clientes solicitando 2ª via do Informe de Rendimentos ou do Extrato, que pode ser enviado com um simples toque do mouse, via fax e, além de tudo, podem gerar renda, pois tais serviços são cobrados. Outro exemplo de solução que pode ser aplicada em Bancos, que economiza muito tempo e dinheiro, pode ser a disponibilização para os departamentos que tenham a responsabilidade de prover informações históricas sobre clientes a pedido da Receita Federal, Banco Central ou demanda Judicial. COLD/ERM - Possibilita que relatórios sejam gerados e gerenciados em forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original.COM (Computer Output to Microfilm) - Como o próprio nome diz o sistema COM é a saída direta de Computador em Microfilme, esse sistema é responsável pela emissão das microfichas.

Componente digital - Objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais e os metadados necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, que requer determinadas ações de preservação.Compressão - Técnica usada para reduzir o número de bits em um arquivo de imagem digital, como JPEG e Tiff .Controle de versão - Procedimentos para identificar o autor e as seqüências de diferentes versões de um documento.Conversão - Técnica de migração que pode se configurar de diversas formas, tais como: 1. conversão de dados: mudança de formato; 2. conversão de sistema computacional: mudança do modelo de computador e de seus periféricos.Correio eletrônico (E-mail) - Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens eletrônicas e outros documentos digitais por meio de redes de computadores.Criptografia - Método de codificação de dados com base em algoritmo específico e chave secreta, de forma que somente os usuários autorizados possam restabelecer a forma original dos dados.Criptografia assimétrica - Método de criptografia que utiliza um par de chaves diferentes que se relacionam, matematicamente, por meio de um algoritmo, de modo que o texto cifrado por uma chave só possa ser decifrado pela outra que forma com ela um par. As duas chaves envolvidas na criptografia assimétrica são denominadas chave pública e chave privada.Criptografia simétrica - Método de criptografia que utiliza uma chave simétrica, de maneira que o texto seja cifrado e decifrado com esta mesma chave.CRM (Customer Relationship Management) - Conjunto de ferramentas que automatizam o relacionamento com clientes.Custódia - Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.Dado - Representação de todo e qualquer elemento de conteúdo cognitivo passível de ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automática.Data Warehouse (Paiol de Dados)- Sistema utilizado para armazenar informações relativas às atividades de uma empresa em bancos de dados, de forma consolidada.Design de entrada - Modelos usados para habilitar autores para facilmente inserir conteúdo em um sistema customizado, baseado no tipo e formato do conteúdo que será inserido.DI (Document Imaging) - É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.Digitalização - Conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, outros) para um suporte em formato digital, visando tornar dinâmicos o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens por diversas pessoas (podendo ser em localidades distintas). Disco óptico - Mídia que aceita e retém informação na forma de marcas ou densidade de modulação numa camada de gravação que pode ser lida com um feixe de luz óptico.DM (Document Management) - Gerenciamento de Documentos. É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades está o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento. Documento digital - Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.Documento eletrônico - Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de equipamento eletrônico.DVD (Digital Versatile Disc) - Disco óptico de 120 mm no qual é possível armazenar vídeo, áudio, imagens e dados. Disponível nos formatos R, RW, e ROM.eBusiness - Termo utilizado para identificar os negócios efetuados por meio eletrônico, geralmente na Internet. Muitas vezes é associado ao termo comércio eletrônico.ECM (Enterprise Content Management) - Conjunto de tecnologias utilizadas para gerência do ciclo de vida das informações não-estruturadas de uma empresa, contemplando as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, descarte, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento. Na prática, é a mesma coisa que GEDEDI (Electronic Data Interchange) - Solução para troca estruturada de informações através de redes de dados (internet, por exemplo)Emulação - Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de uma obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.ERM - Enterprise Report Manager: é a visão do COLD aplicado a toda uma corporação integrado com aplicativos utilizado sem restrição departamental, de hardware e de comunicação. Ou seja todo relatório está disponível a qualquer pessoa (que tenha permissão) independente de onde ela esteja, dentro ou fora da companhia. Escaner (Scanner) - Periférico de entrada que digitaliza imagens, fotos e textos impressos e transfere para o computador, um processo inverso ao da impressora.Exportação - Processo de transferência de dados de um sistema informatizado para outro, podendo haver conversão.Fita - Mídia de armazenamento magnética. Tamanhos padrão são 8mm, 1/8 polegada, ¼ polegada, ½ polegada, 4mm DAT (Digital Áudio Tape) e DTL (Digital Linear Tape) em rolos ou cassetes.Formato de arquivo - Especificação de regras e padrões descritos, formalmente, para interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital. Os formatos de arquivo podem ser:1. aberto, quando as especificações são públicas (p. ex.: .xml, .html, .odf, .rtf, .txt e .png);

2. fechado, quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (p. ex.: .doc); 3. proprietário, quando as especificações são definidas por uma organização que mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p. ex.: .pdf, .jpeg, .doc e .gif);4. padronizado, quando as especificações são produzidas por um organismo de normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p. ex.: .xml, .pdf/A).Forms Processing (processamento de formulários) - Tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR ( Intelligent Character Recognition) e OCR ( Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.Gartner Group - O Gartner Group é uma empresa de pesquisa e assessoria que ajuda mais de 10.500 empresas clientes a entender tecnologia e desenvolver seus negócios. Suas áreas de negócio são pesquisa, consultoria, métricas, eventos e publicações.Gerenciamento de Direitos Digitais - Permite a distribuição segura e desabilita a distribuição ilegal de conteúdo não autorizado.HCR (Handwriting Character Recognition) - Tecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres manuscritos para conversão em código ACSII.ICR (Intelligent Character Recognition) - Reconhecimento Inteligente de Caracteres. Forma avançada de OCR que inclui capacidade de aprender fontes durante o processo ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres manuscritos.Identificador único - Código gerado automaticamente que identifica o dossiê, processo ou item documental de maneira a distingui-lo dos demais.IDM (Integrated Document System) - Corresponde ao Document Management, um dos componentes do GED.Indexação - Definição de atributos específicos de um documento / registro da base de dados para facilitar a busca. Infoimagem - Feira / congresso anual cujo objetivo é disseminar o ECM - Enterprise Content Management e GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos e tecnologias associadas.Infraestrutura de chaves públicas (ICP) - Conjunto de técnicas, práticas e procedimentos que estabelecem os fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema de certificação digital baseado em chave pública. Normalmente, é constituído por uma cadeia de autoridades certificadoras composta pela autoridade certificadora raiz (AC raiz), pelas demais autoridades certificadoras (AC) e pelas autoridades de registro (AR).KM (Knowledge Management) - Gestão do Conhecimento. Método e ferramentas de software que permitem identificar os conhecimentos da empresa para os organizar e divulgar.Magneto-óptico - Gravar dados usando combinação de meios ópticos e magnéticos para trocar a polaridade de um campo magnético na mídia de gravação. Os dados podem ser apagados ou regravados.Marca d’água digital - Marca que serve para distinguir uma imagem digital com informação sobre sua proveniência e características, utilizada para proteger a propriedade intelectual. As marcas d’água sobrepõem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visível ou invisível, que só pode ser suprimido mediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida.Mensagem eletrônica - Documento digital criado ou recebido por meio de um sistema de correio eletrônico. Às vezes, vem acompanhado de anexos que são transmitidos com a mensagem.Microfilmagem - Sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico.Microfilme - (Cartão-janela, microficha, jaquetas, rolo de 16mm) – 1 - Grão fino de filme de alta resolução destinado a registrar imagens reduzidas em relação ao tamanho original. 2- Microforma no formato de tira ou rolo. O registro micrográfico em um filme.Migração - Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais de serem acessados apesar das mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um objeto digital: a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna. A migração pode ocorrer por conversão, atualização ou reformatação. NAS (Storage Area Network) – Também denominada SAN. Armazenamento direto no Hard Disk ligado a rede de trabalho para possibilitar acesso à informação. Objeto digital - Uma ou mais cadeias de bits que registram o conteúdo do objeto e de seus metadados associados. A anatomia do objeto digital é percebida em três níveis: 1. nível físico – refere-se ao objeto digital enquanto fenômeno físico que registra as codificações lógicas dos bits nos suportes. Por exemplo, no suporte magnético, o objeto físico é a sequência do estado de polaridades (negativa e positiva) e, nos suportes ópticos, é a sequência de estados de translucidez (transparência e opacidade); 2. nível lógico – refere-se ao objeto digital como um conjunto de sequências de bits, que constitui a base dos objetos conceituais; 3. nível conceitual – refere-se ao objeto digital que se apresenta de maneira compreensível para o usuário, como, por exemplo, o documento visualizado na tela do computador.OCR (Optical Character Recognition) - Tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável. O&M (Organização e Métodos) - Área clássica da administração que lida com um conjunto de técnicas que tem como objetivo principal aperfeiçoar o funcionamento das organizações.

OMR (Optical Mark Recognition) - Reconhecimento Óptico de Marca. Detecta presença ou ausência de marcas em áreas definidas, usado para processar questionários, testes padronizados etc. PDF (Portable Document Format) - É um formato de arquivo, desenvolvido pela Adobe Systems, para representar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do sistema operacional usados para criá-los. Personalização - Relaciona o conteúdo ao indivíduo. PKI (Public Key Infrastructure) - Habilita a troca segura de conteúdo através do uso de um par de chaves pública e privada criptografada, obtida por autoridade confiável. RAID (Redundant Array of Independent Drives) - Conjunto Redundante de Discos Independentes ou também Conjunto Redundante de Discos Econômicos. É um meio de se criar um sub-sistema de armazenamento composto por vários discos individuais, com a finalidade de ganhar segurança e desempenho. Recuperação da informação - Processo de pesquisa, localização e apresentação de documentos em um sistema de informação. A pesquisa é feita por meio da formulação de estratégias de busca para identificação e localização de documentos e/ou seus metadados. A apresentação pode se dar por visualização em tela, impressão, leitura de dados de áudio e/ou vídeo.Reformatação – Referese-se a:1. técnica de migração que consiste na mudança da forma de apresentação de um documento para fins de acesso ou preservação dos dados, como, por exemplo, a impressão ou transformação de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou a transferência de documentos de um sistema computacional para uma mídia móvel (tecnologia COLD.2. supressão de todos os dados de uma unidade de armazenamento. Repositórios - Parte do sistema de Document Management. Funcionalidade específica para controlar o check in/out de material, controle de versão e pesquisa junto a atributos definidos. Retrieval - Procedimento de busca e extração de registros e conteúdo na base de dados. RIM (Records and Information Management) - É o gerenciamento do ciclo de vida de documentos / informações, independente da mídia em que se encontrem. Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade. RM (Records Management) - É o nome de uma tecnologia de GED onde são gerenciados o ciclo de vida de documentos / informações, desde sua criação até a guarda permanente ou expurgo. SAN (Storage Area Network) - Rede de trabalho de alta velocidade que conecta sistemas de computadores e elementos de armazenamento e permite movimento de dados entre sistema de computadores e elementos de armazenamento e entre elementos de armazenamento. SCM (Supply Chain Management) - erenciamento da cadeia de suprimentos. Sistema pelo qual organizações e empresas entregam seus produtos e serviços aos seus consumidores, numa rede de organizações interligadas. Sistema de informação - Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e possibilitam acesso à informação.Suporte - Base física sobre a qual a informação é registrada. Syndication (Associação) - Provisão de conteúdo para reutilizar e integração com outros materiais, geralmente por meio de pagamento de assinatura. Transformação - A troca de formato de um conteúdo para outro, conforme necessário à distribuição. Trilha de auditoria (Audit Trail) - Conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico digital ou no sistema computacional. WCM (Web Content Management) – Gestão de conteúdo web. Sistema que integra todos os componentes necessários para o total controle da informação, acesso e publicação. Possui recursos que asseguram a criação, revisão e publicação correta do conteúdo via Web. WebForm - Formulário desenhado, gerenciado e completamente processado num ambiente eletrônico. Workflow (Fluxo de trabalho) - É a seqüência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de negócio, conforme conjunto de regras definidas, envolvendo noção de processos, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de acordo com algumas regras. XML (eXtensible Mark-up Language) - É um sistema padrão simples para criar códigos de referência. Enquanto o HTML é composto por um conjunto fixo de elementos, o XML é um esquema mais flexível para descrever a estrutura de dados.

Literatura sobre GEDApresentamos aqui alguns livros sobre ECM, GED, BPM e workflow.Atenção: alguns destes livros encontram-se defasados em relação a aspectos tecnológicos, mas estão mantidos nesta lista pela ótima qualidade em exposição de conceitos.

GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos - Roquemar Baldam, Rogério Valle, Marcos Cavalcanti - Editora: Érica

EDMS: Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos - Roquemar Baldam - Editora: Érica

Gerenciamento Arquivístico de Documentos Eletrônicos - Rosely Curi Rondinelli - Editora: FGV

Workflow: uma tecnologia para transformação do conhecimento nas organizações - Juarez Jonas Thives Jr. - Editora Insular

Gerenciamento de Processos de Negócios - BPM - Business Process Management - Roquemar Baldam, Rogério Valle, Humerto Pereira, Sérgio Hilst, Maurício Abreu e Valmir Sobral - Editora Érica

Análise e Modelagem de Processos de Negócio: foco na notação BPMN (Business Process Modeling Notation) - Rogério Valle e Saulo Barbará de Oliveira - Editora Atlas

BPM & BPMS - Business Process Management & Business Process Management Systems - Tadeu Cruz - Editora Brasport

Guia de Fornecedores para ECM & GED - 2009 - Editora CENADEM

Pesquisa Estado da Arte do Mercado de GED, ECM e Tecnologias Correlatas - Fornecedores e Usuários 2008

Como montar projetos de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos - Linhas Mestras para Análise, Seleção e Implantação - Editora CENADEM

Aspectos Legais da Documentação em Meios Micrográficos, Digitais e Eletrônicos - Ademar Stringher - Editora: CENADEM

Processamento Eletrônico de Imagens – Tecnologia e Sistemas - vários - Editora: Unisys

COLD Computer Output to Laser Disc (Saída de Dados de Computador para Discos Ópticos) - Mason Grigsby - Editora: CENADEM

Controle e Certificação da Qualidade no Processamento Eletrônico de Imagens de Documentos - Don Avedon - Editora: CENADEM

Planejamento de Instalações para Sistemas de Processamento Eletrônico de Imagens de Documentos - Hebert F. Schantz - Editora: CENADEM

Workflow em Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Imagens - Marc D’Alleyrand - Editora: CENADEM

Workflow Automatizado - Como Desenvolver Projetos Gerais e Planejamento de Suporte - James Fruscione - Editora: CENADEM

Como Tomar a Decisão de Implantar a Tecnologia do Gerenciamento Eletrônico de Documentos - Robert W. Starbird e Gerald C. Vilhauer - Editora: CENADEM

Telecomunicações no Gerenciamento Eletrônico de Documentos - Don Avedon - Editora: CENADEM

e-Workflow - Como implantar e aumentar a produtividade de qualquer processo - Tadeu Cruz - Editora: CENADEM

Tecnologia de Documentos – Definições e Descrições - Don Avedon - Editora: CENADEM

Records and Information Management (RIM). Uma visão Geral - William Benedon - Editora: CENADEM

Guia Brasileiro de Software para GED e ECM - Editora: CENADEM

ECM na sua empresa - Guia de Fornecedores de GED, ECM e tecnologias correlatas - Editora CENADEM

Manual para o profissional de Captação da Informação "Um guia prático e de operações para a Certificação" - Certificação em Captação da Informação - CCI - CENADEM

Enterprise content management: what you need to know - Tom Jenkins - Editora: Open Text Corporation

Enterprise Content Management Best Practices: Ecm Strategy 100 Most Asked Questions - Solve Your Information Management Challenges on Email Management, Search, Records Management, Compliance, and - Daniel Allen - Editora: Lulu.com

Implementing electronic document and record management systems IT Pro - Azad Adam - Editora: CRC Press

Knowledge enterprise: intelligent strategies in product design, manufacturing, and management : proceedings of PROLAMAT 2006, IFIP TC5 international conference, June 15-17, 2006, Shanghai, China - Kesheng Wang, George Kovacs, Michael Wozny - Editora: Springer

Expanding a digital content management system: for the growing digital media enterpriseNAB executive technology briefings - Magan H. Arthur - Editora: Gulf Professional Publishing

Knowledge Management Systems: Information and Communication Technologies for Knowledge Management - Ronald Maier - Editora: Springer

The Complete Guide to Business Process Management: Business Process Transformation Or a Way of Aligning the Strategic Objectives of the Company and the Information System Through the Processes - Jean-noel Gillot - Editora Lulu.com

Knowledge and business process management - Vlatka Hlupic - Editora: Idea Group Inc (IGI)

Business process management: a practical guide - Rashid N. Khan - Editora: Meghan-Kiffer Press

Business process management: profiting from process - Sams White Book Series - Roger T. Burlton - Editora: Sams

Business Process Management: Profiting from Process - NARESH VERMA - Editora: Global India Publications

Business process management systems: strategy and implementation - James F. Chang - Editora: CRC Press

Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures - Mathias Weske - Editora: Springer

Business Process Management: The Third Wave - Howard Smith, Peter Fingar - Editora: Meghan-Kiffer Press

Business process management: practical guidelines to successful implementations - John Jeston, Johan Nelis - Editora: Butterworth-Heinemann

Legislação sobre GED Relacionamos aqui parte da legislação que trata de gestão de documentos, tanto em âmbito público quanto privado.Cabe ressaltar que a legislação sobre o tema é bastante ampla, pois engloba leis federais, estaduais e municipais, além da normatização específica por setor.Para maiores informações, sugerimos que estabeleça contato com empresas especializadas em soluções GED em sua região.••>>Legislação FederalMINISTÉRIO DA JUSTIÇA. SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA . PORTARIA Nº 12, DE 8 DE JUNHO DE 2009 - Dispõe sobre o registro e fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria nº 29, de 10 de setembro de 2008. MINISTÉRIO DA JUSTIÇA. SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA. PORTARIA nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008. Portaria Nº 29 do Ministério da Justiça, de 10 de setembro de 2008 - [Registro e fiscalização de empresas que exerçam atividade de microfilmagem de documentos, de detentores dos documentos a serem microfilmados e os órgãos públicos que microfilmem documentos para terceiros. Ficam revogadas as Portarias nº 73, de 13 de setembro de 2005 e, nº 17, de 30 de março de 2001 e nº 58, de 20 de junho de 1996]. [Revogada pela Portaria nº 12, de 8 de junho de 2009]MINISTÉRIO DA JUSTIÇA. PORTARIA Nº 73, DE 13 DE SETEMBRO DE 2005 DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA. [Altera a Portaria nº 17, de 30 de março de 2001, que regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos]. [REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008]DECRETO Nº 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003. Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências.

DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002. Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.DECRETO Nº 4.497, DE 4 DE DEZEMBRO DE 2002.(Revogado pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro 2002) - Altera o art. 17 do Decreto no 2.134, de 24 de janeiro de 1997, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências.DECRETO Nº 4.344, DE 26 DE AGOSTO DE 2002. - Regulamenta a Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991, que dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências.PORTARIA Nº 5, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2002 - CASA CIVIL - Aprova o Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 - Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.DECRETO Nº 3.996, DE 31 DE OUTUBRO DE 2001 - Dispõe sobre a prestação de serviços de certificação digital no âmbito da Administração Pública Federal. MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001 - Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências. DECRETO Nº 3.872, DE 18 DE JULHO DE 2001 - Dispõe sobre o Comitê Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comissão Técnica Executiva e dá outras providências.DECRETO Nº 3.865, DE 13 DE JULHO DE 2001 - Estabelece requisito para contratação de serviços de certificação digital pelos órgãos públicos federais, e dá outras providências.MINISTÉRIO DA JUSTIÇA. PORTARIA Nº 17, DE 30 DE MARÇO DE 2001 DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA - [Regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o parágrafo único do art. 15 do Decreto nº 1.799, de 30/01/1996]. REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008DECRETO Nº 3.779, DE 23 DE MARÇO DE 2001 - Acresce dispositivo ao art. 1o do Decreto nº 3.714, de 3 de janeiro de 2001, que dispõe sobre a remessa por meio eletrônico de documentos.DECRETO Nº 3.714, DE 3 DE JANEIRO DE 2001 - Dispõe sobre a remessa por meio eletrônico de documentos a que se refere o art. 57-A do Decreto nº 2.954, de 29 de janeiro de 1999, e dá outras providências.DECRETO DE 18 DE OUTUBRO DE 2000 - Cria, no âmbito do Conselho de Governo, o Comitê Executivo do Governo Eletrônico, e dá outras providências.DECRETO Nº 3.587, DE 5 DE SETEMBRO DE 2000 - Estabelece normas para a Infra-Estrutura de Chaves Públicas do Poder Executivo Federal - ICP-Gov, e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 3.996, de 31de outubro de 2001]DECRETO Nº 3.505, DE 13 DE JUNHO DE 2000 - Institui a Política de Segurança da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.DECRETO Nº 3.294, DE 15 DE DEZEMBRO DE 1999 - Institui o Programa Sociedade da Informação e dá outras providências.LEI Nº 9.800, DE 26 DE MAIO DE 1999 - Permite às partes a utilização de sistemas de transmissão de dados para a prática de atos processuais.DECRETO Nº 2.942, DE 18 DE JANEIRO DE 1999 - Regulamenta os arts. 7°, 11 a 16 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002]DECRETO Nº 2.910, DE 29 DE DEZEMBRO DE 1998 - Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza sigilosa, e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002]DECRETO Nº 2.182, DE 20 DE MARÇO DE 1997 - Estabelece normas para a transferência e o recolhimento de acervos arquivísticos públicos federais para o Arquivo Nacional. [Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 2002]DECRETO N° 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997 - Regulamenta o art. 23 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 4.553 de 27 de dezembro de 2002]MINISTÉRIO DA JUSTIÇA. PORTARIA Nº 58, DE 20 DE JUNHO DE 1996 DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA. [REVOGADA PELA PORTARIA Nº 17, DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA, DE 30 MARÇO DE 2001]. [REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008] - [Regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o parágrafo único do art. 15 do Decreto nº 1.799, de 30/01/1996].DECRETO N° 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 - Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.DECRETO Nº 1.461, DE 25 DE ABRIL DE 1995 - Altera os arts. 3º e 7º do Decreto nº 1.173, de 29 de junho de 1994, que dispõe sobre a competência, organização e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). [Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 2002]

DECRETO Nº 1.173, DE 29 DE JUNHO DE 1994 - Dispõe sobre a competência, organização e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 2002]LEI Nº 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 - Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências.LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.LEI Nº 7.627, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1987 - Dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho, e dá outras providências.LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 - Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.••>>Resoluções (Conselhos de Classe)CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA. Resolução CFM nº 1.821, de 11 de julho de 2007 - Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde.••>>Poder JudiciárioSUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIÇA. CONSELHO FEDERAL DA JUSTIÇA FEDERAL. Resolução CJF nº 23, de 19 de setembro de 2008 - Estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus.••>>Casa Civil - Secretaria ExecutivaRESOLUÇÃO Nº 30, DE 23 DE DEZEMBRO DE 2009 - Altera a Resolução nº 26 de 6 de maio de 2008, que estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder JudiciárioRESOLUÇÃO Nº 29, DE 29 DE MAIO DE 2009 - Dá nova redação ao Art. 2º e ao inciso I da Resolução nº 27, de 16 de junho de 2008.RESOLUÇÃO Nº 28, DE 17 DE FEVEREIRO DE 2009 - Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – CODEARQ.RESOLUÇÃO Nº 27, DE 16 DE JUNHO DE 2008 - Dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas.RESOLUÇÃO Nº 26, DE 06 DE MAIO DE 2008 - Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder JudiciárioRESOLUÇÃO Nº 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007 - Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.RESOLUÇÃO Nº 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006 - Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas. RESOLUÇÃO Nº 23, DE 16 DE JUNHO DE 2006 - Dispõe sobre a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR.RESOLUÇÃO Nº 22, DE 30 DE JUNHO DE 2005 - Dispõe sobre as diretrizes para a avaliação de documentos em instituições de saúde.RESOLUÇÃO Nº 21, DE 4 DE AGOSTO DE 2004 - Dispõe sobre o uso da subclasse 080 – Pessoal Militar do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.RESOLUÇÃO Nº 20, DE 16 DE JULHO DE 2004 - Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.RESOLUÇÃO Nº 19, DE 28 DE OUTUBRO DE 2003 - Dispõe sobre os documentos públicos que integram o acervo das empresas em processo de desestatização e das pessoas jurídicas de direito privado sucessoras de empresas públicas.RESOLUÇÃO Nº 18, DE 28 DE JULHO DE 2003 - Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das agências reguladoras, das empresas em processo de desestatização, das empresas desestatizadas, das concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços públicos, e das pessoas jurídicas de direito privado. [Revogada pela Resolução nº 19, de 28 de outubro de 2003]RESOLUÇÃO Nº 17, DE 25 DE JULHO DE 2003 - Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional.RESOLUÇÃO Nº 16, DE 24 DE JUNHO DE 2003 - Dispõe sobre as diretrizes a serem adotadas para criação do Boletim Interno do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.RESOLUÇÃO Nº 15, DE 15 DE FEVEREIRO DE 2002 - [Revoga a Resolução nº 09, de 1 de julho de 1997, do CONARQ, substituída pela Portaria nº 05, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, que dispõe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)].

RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001 - Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.RESOLUÇÃO Nº 13, DE 9 DE FEVEREIRO DE 2001 - Dispõe sobre a implantação de uma política municipal de arquivos, sobre a construção de arquivos e de websites de instituições arquivísticas.RESOLUÇÃO Nº 12, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999 - Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional. [Revogada pela Resolução nº 17, de 25 de julho de 2003]RESOLUÇÃO Nº 11, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999 - Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das agências reguladoras, das empresas em processo de desestatização, das empresas desestatizadas, das concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços públicos, e das pessoas jurídicas de direito privado. [Revogada pela Resolução nº 18, de 30 de julho de 2003]RESOLUÇÃO Nº 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 - Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos.RESOLUÇÃO Nº 9, DE 1 DE JULHO DE 1997 - [Substituída pela Portaria nº 05, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002] - Dispõe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).RESOLUÇÃO Nº 8, DE 20 DE MAIO DE 1997. [Revogada pela resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001] - Atualiza o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 4 do CONARQ.RESOLUÇÃO Nº 7, DE 20 DE MAIO DE 1997 - Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.RESOLUÇÃO Nº 6, DE 15 DE MAIO DE 1997 - Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos.RESOLUÇÃO Nº 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996 - Dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios.RESOLUÇÃO Nº 4, DE 28 DE MARÇO DE 1996. [Revogada pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001] - Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.RESOLUÇÃO Nº 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995 - Dispõe sobre o Programa de Assistência Técnica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).RESOLUÇÃO Nº 2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995 - Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas.RESOLUÇÃO Nº 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995 - Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e/ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções.Carta para a preservação do patrimônio arquivístico digital, de 6 de julho de 2004 - CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ.

ECM x GED - Existe diferença?Qual a diferença entre ECM e GED? Primeiro é preciso entender que ECM e GED não são siglas estabelecidas por entidades oficiais para designar algum tipo de produto ou serviço. Ambas as siglas, assim como tantas outras no mercado de TI, foram criadas e são difundidas principalmente pelas empresas que desenvolvem soluções nesta área (individualmente ou em associações). E cada uma se apresenta como quer, pois não existem regras que, na prática, diferenciem GED de ECM.Teorias existem diversas:- ECM é a evolução do GED.- GED é direcionado apenas à gestão de documentos, enquanto ECM engloba ferramentas de workflow / BPM / RM.- ECM é o GED que se utiliza das potencialidades da Web.- GED é voltado à gestão de documentos de departamentos, enquanto ECM trata a empresa como um todo.Estas teorias estão erradas? Se vistas sob a ótica das empresas que se apresentam como fornecedoras de soluções ECM, não. Mas se olhadas sob a ótica de fornecedores GED, sim. Isto porque o setor que desenvolve produtos e serviços denominados GED utiliza-se dos mesmos conceitos e ferramentas que as empresas que se apresentam como fornecedoras de soluções ECM. Um exemplo que demonstra o quanto esta “discussão” é imprecisa e infrutífera vem da internet. No início, as empresas desenvolviam “páginas”. Depois passaram a utilizar o termo “website” ou “site”. E, na sequência, foi criado o “portal”, como sendo um “site” mais abrangente e completo. O fato é que, como não há regras, atualmente existem muitos “portais” totalmente inexpressivos e outros tantos “sites” absolutamente completos. Resumindo: se você procura uma

solução para gerenciar as informações não estruturadas de sua empresa, preocupe-se com a “qualidade” do fornecedor que irá escolher, independente da forma pela qual ele se apresente.

EXEMPLOS DE APLICAÇÃO DE GED

E-DOC SERGIPEhttp://www.emgetis.se.gov.br/modules/tinyd0/index.php?id=97

O E-DOc Sergipe te a função de modernizar e facilitar a gestão estadual no que se refere a produção, controle e guarda de documentos. Essa é uma premissa do Governo de Sergipe que adota o uso de novas tecnologias para alcançar uma administração mais atual, encurtando distâncias e otimizando o tempo. Seguindo essa diretriz de Modernização Administrativa, o Governo institui o Sistema para Gestão Eletrônica de Documentos e Processos – e-DOC Sergipe, que transformará a atual tramitação física de documentos em uma sistemática eletrônica e possibilitará o mapeamento e a modelagem dos processos administrativos.

Entenda o e-DOC Sergipe1- O que é o Sistema para Gestão Eletrônica de Documentos e Processos – e-DOC Sergipe?Baseado no processo de gestão, o e-DOC Sergipe consiste em um sistema que abrange, de forma organizada e sistematizada, as atividades de elaboração, edição, digitalização, tramitação e gerenciamento de documentos e processos em meio eletrônico.2- Como funciona o e-DOC?O sistema alcança todos os órgãos e secretarias que compõem a Administração Pública Estadual, garantido mais celeridade nos processos. Entre os recursos tecnológicos utilizados para a implantação do e-DOC, está a Solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, hospedada no Data Center da Emgetis. A solução de GED permite a criação de documento a partir de modelos previamente configurados, bem como o envio e recebimento destes documentos semelhante à lógica do e-mail. Além disso, a solução possibilita a criação de um acervo eletrônico, com consultas e mecanismos de busca mais ágeis.

Gestão de ProcessosA tramitação dos documentos ocorre baseada no mapeamento de processos da Administração Pública Estadual. Dessa maneira, o e-DOC permite uma melhor visualização da gestão destes processos, uma vez que são evidenciados os órgãos e o fluxo de trabalho envolvidos em tais processos.Através do mapeamento processual, será possível diagnosticar lacunas e/ou gargalos que burocratizam e emperram os processos em nível de governo, facilitando a tomada de decisão para resolução destes problemas.

Validade legalOs documentos eletrônicos serão válidos legalmente, pois conterão uma assinatura eletrônica, conhecida como Certificação Digital. Essa assinatura garante a integridade, inviolabilidade, irretratabilidade, autenticidade, confidencialidade dos documentos. Além disso, impede que o remetente negue a autoria do documento. A Certificação Digital é fundamentada pela medida provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira para a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Estrutura do e-DOCTodos os órgãos e secretarias estão diretamente envolvidos com o e-DOC Sergipe, enquadrados na categoria de Órgãos Setoriais dentro da estrutura do sistema. Eles são responsáveis pelo pleno funcionamento do e-DOC Sergipe, com as atribuições de administrar as tecnologias, no âmbito da instituição, administrar os processos mapeados, inseridos no e-DOC, cuja gestão do processo seja de sua competência e fazer pleno uso do sistema.A estrutura do sistema é composta ainda pela Secretaria de Estado da Casa Civil, que é o Órgão Gestor, ao qual compete a homologação das políticas, diretrizes, orientação, planejamento, coordenação dos assuntos relativos ao e-DOC Sergipe. A execução das políticas e diretrizes definidas, bem como a gestão administrativa do sistema caberá a Secretaria de Estado da Administração, o Órgão Executivo. Já o provimento da Solução de GED e as intervenções tecnológicas serão efetuadas pela Emgetis, o Órgão Técnico.

Para que o usuário entende melhor como funciona a proposta e o funcionamento do E-DOC Sergipe é importante que acesse e leia os documentos abaixo:Manual de Criação de documentos no e-DOCArquivos necessários para instalação do tokenManual de procedimentos para utilização do Token

GED NA SERPROValéria Esther Nigri Musafir (*) - http://www.serpro.gov.br/imprensa/publicacoes/tematec/2001/ttec57

1 IntroduçãoAtualmente, os documentos em mídia papel são os mais utilizados e, devido principalmente as imposições legais, ainda deverão continuar a existir por algum tempo. No entanto, seu uso coloca diversos problemas, tais como: o alto custo de armazenamento causado pelo espaço ocupado e às condições em que devem ser preservados, a grande dificuldade em sua manipulação e a alta probabilidade de deterioração pelo uso. Esses documentos gerados na própria organização ou provenientes do mundo externo são do tipo fax, correspondências internas e externas, processos jurídicos etc. Além dos documentos em papel, existem outros em meio magnético e óptico, como e-mails, textos produzidos por editores, planilhas e relatórios eletrônicos. O armazenamento, o gerenciamento e a recuperação de toda essa massa de informações de forma ágil e segura é um grande desafio. Dessa forma, qualquer método que possa reduzir o volume de papel e ao mesmo tempo simplificar as tarefas envolvidas em sua manipulação trará, sem dúvida, um aumento substancial à produtividade e rentabilidade das empresas. Para resolver problemas dessa natureza, a indústria de informática propõe o Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Evidentemente, esses documentos participam dos diversos processos de negócios das organizações. Em cada um desses processos é realizado um conjunto de tarefas, são tomadas decisões e os documentos são direcionados para diversos postos de trabalho. A automatização desses processos objetiva a melhoria da qualidade e o ganho de produtividade, aumentando a competitividade das empresas e a redução do tempo envolvido. Os sistemas de Workflow constituem-se em uma solução para atender a essas necessidades.2 Conceituação GeralGED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

GED é definido como a "tecnologia que facilita o armazenamento, localização e recuperação de informações estruturadas ou não, em formato digital, durante todo o seu ciclo de vida". De forma geral, essas soluções são compostas pelos módulos de Document Imaging, COLD/ERM e Document Management:

Document Imaging (DI) – Gerenciamento de Imagens: esse módulo é responsável pela transformação do documento papel em uma imagem digital, permitindo a sua manipulação nesse ambiente. Esse processo abrange três etapas: a digitalização do documento por meio de um scanner, seu armazenamento (gravação em CD-ROM, DVD, Disco Óptico ou Disk Array) e o gerenciamento (consultas, pesquisas etc.) das informações em meio digital.

COLD/Enterprise Report Management - Gerenciamento de Relatórios Corporativos: COLD (Computer Output to Laser Disk) substitui a tecnologia COM (Computer Output to Microfilm) como forma de armazenar grandes volumes de dados provenientes de sistemas computadorizados (arquivos spool). Em vez de serem impressos, os relatórios são gravados em mídia magnética/óptica e disponibilizados aos usuários, para consulta, no vídeo, por meio de um visualizador próprio.

Document Management (DM) – Gerenciamento de Documentos: tem por objetivo o controle e armazenamento de documentos produzidos por programas de computador, tais como: Word, Excel, PowerPoint etc. Uma funcionalidade interessante de módulos desse tipo é a utilização de serviços de biblioteca que possibilitam o controle das diversas versões de um documento.

Com o crescimento da Internet, surgiu o termo Web Content Management (WCM), que trata do gerenciamento do conteúdo de informações e o que o diferencia do DM, da publicação desse conteúdo na Web.WorkflowUma vez organizada a informação na empresa, precisamos conhecer o fluxo do processo do negócio, em outras palavras, o seu Workflow. Este é um conceito antigo que sempre existiu nas organizações. A novidade está na automação do controle do fluxo dos processos e o Workflow funciona como elemento aglutinador das ações pontuais de cada uma das etapas dos processos. O foco principal reside em saber quem fez que parte do trabalho, em que ordem e sob quais condições (os 3Rs do Workflow – Routes /Rotas, Roles/Papéis e Rules/ Regras). Para sua utilização é primordial que o trâmite de documentos, com as etapas e atividades envolvidas, esteja completamente sistematizado. Podemos conceituar Workflow como o elemento responsável por gerenciar o fluxo dos processos da empresa permitindo um controle automático de tarefas, eventos e prazos, com o intuito de atingir os objetivos do negócio. As diversas soluções de Workflow podem ser grupadas nas seguintes classes:

Produção: processos de missão crítica de relevante valor agregado, com alto grau de estruturação nas regras de roteamento, controle e acompanhamento e com volume significativo de ocorrências repetitivas.

Colaborativo: coordenação das atividades de um grupo de pessoas, trabalhando juntas para a execução de um projeto, porém com regras e fluxos de baixo grau de estruturação.

Administrativo: processos administrativos com baixo valor agregado ao negócio e orientados para o roteamento de formulários e de documentos com baixo grau de estruturação.

Ad-hoc: processos eventuais com regras e fluxos com baixo grau de estruturação.Enquanto em um sistema tradicional o trâmite do processo necessita de intervenção humana, ou seja, é passivo, em um sistema de Workflow isso é realizado de forma automática. Para tal, os sistemas de Workflow, independente de sua classe, abrangem diversas funções, dentre as quais podemos destacar:

Seqüenciamento: controle da seqüência de execução das diversas atividades do processo; Controle de Tempo: estabelecimento de limites de tempo para a realização das tarefas; Roteamento: caminhos alternativos de execução das tarefas (seqüencial, paralelo e condicional);

Atribuição de Papéis: capacidade de rotear uma ação para um papel/perfil de usuário quando uma condição for satisfeita ou um prazo se esgotar;

Monitoramento: facilidade de acompanhar a situação das tarefas e o trâmite das ações tomadas no processo.3 Política de Uso das Soluções de GED e WorkflowNo início do ano, a diretoria do Serpro, atenta à importância dessa tecnologia, aprovou a "Política de Uso das Soluções de GED e Workflow" com o objetivo de definir uma visão estratégica do assunto. A orientação foi de que a Empresa atuasse neste segmento por meio da adoção da solução de mercado que se mostrasse mais adequada para cada cenário de negócio e ambiente operacional existente em nossos clientes. Não seria viável adotar ou padronizar o uso de uma única solução tecnológica. Com o objetivo de se identificar, no mercado, as soluções mais adequadas para atender às necessidades específicas dos clientes do Serpro, foi elaborado o Edital de Convocação para as Soluções de GED e Workflow. Foram pré-selecionadas quatro soluções que comprovaram atender às premissas estabelecidas pela Empresa. Dessa forma, a definição da solução a ser usada em uma demanda específica seria determinada pelas características próprias do projeto, tais como: arquitetura, volume, complexidade, ambiente operacional e funcionalidades exigidas.4 GED e Workflow no BrasilNo Brasil, observamos que as empresas estão iniciando a adoção dessas soluções pelo módulo de Imaging ou COLD, deixando o módulo de Workflow, que é mais complexo, para uma etapa posterior. Entretanto, está crescendo a utilização dessa tecnologia e todos pretendem utilizá-la na Web. A terceirização da digitalização e do armazenamento está cada vez mais sendo usada na área bancária, onde estão os maiores usuários, no Brasil, no uso desta tecnologia. Para o armazenamento, a tendência é se utilizar cada vez mais discos magnéticos em detrimento de discos ópticos, devido à redução de seu custo. Os principais pontos positivos do uso dessas soluções são: o aumento de produtividade, a redução de custo com papel, o aumento da segurança devido à eliminação do trâmite de documentos originais, a redução do espaço de armazenamento, a mobilidade dos arquivos (contingência), a redução do tempo de respostas para acesso às informações e a agilidade no tratamento de exceções (Workflow). No que diz respeito às dificuldades encontradas, elas são referentes a barreiras culturais, à exigência de mudança comportamental dos usuários que não dispõem mais do papel, à falta de sistematização e padronização dos procedimentos da corporação e ao receio do desemprego, principalmente com a implantação de aplicações de Workflow.5 Casos de Uso da TecnologiaAs áreas de negócio detectaram algumas aplicações apropriadas para o uso desta tecnologia. Seguem alguns exemplos dos clientes da SUNSP, SUNAR e SUNAF.Procuradoria Geral da Fazenda NacionalO Processo Administrativo Fiscal Virtual prevê que os processos eletrônicos advindos da SRF, para inscrição em dívida ativa, em vez de serem impressos sejam visualizados na tela do computador, através da tecnologia COLD/ERM, onde os procuradores poderão analisar os processos com mais facilidade. Hoje são impressos, ao ano, 24 milhões de páginas para compor esses processos, que se espera passem a existir apenas no mundo virtual. Tribunal Regional Federal da 3ª RegiãoFoi publicado recentemente um edital para a contratação de hardware e software para GED e Workflow para o Projeto de Execução Fiscal Virtual. Esse projeto objetiva informatizar e automatizar, através de Workflow, os procedimentos que integram as entidades exeqüentes à Justiça Federal, agilizando o andamento desses processos.Ministério do PlanejamentoFoi elaborado um protótipo utilizando um software de Workflow com formulários XML para o Sistema de Concessão de Diárias e Passagens para viagens nacionais. O sistema prevê conexão com os sistemas SIAFI, SIAPE e com a Imprensa Nacional, para a publicação, no Diário Oficial, de viagens internacionais, além do uso de certificação digital.STNO Sistema Gestão de Documentos pretende utilizar as tecnologias de GED e Workflow, para gerenciar os documentos da STN. Inicialmente está prevista a digitalização, armazenamento e recuperação das pastas contendo toda a documentação dos servidores. Posteriormente seria desenvolvido um sistema em Workflow para automatizar o trâmite dos documentos no âmbito da STN.6 Comentários FinaisA utilização da tecnologia de Workflow deve ser considerada na implantação de sistemas tipicamente processuais, cujo trâmite do processo possa ser automatizado, onde haja necessidade de controle do tempo de execução das tarefas e com diversas pessoas participando do processo. O Workflow evoluiu de sistemas que implementavam fluxos de documentos, para funcionar também como integrador. Além disso, existe uma tendência crescente em se utilizar a Web para a entrada de formulários, a distribuição de documentos e o envio de mensagens de alerta por e-mails. Na Internet, onde mecanismos adicionais de segurança são preponderantes, surge a necessidade do uso de criptografia e certificação digital para a execução de determinadas funções do fluxo do processo. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos está convergindo para Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (Enterprise Content Management), devendo gerir não apenas os documentos da empresa como também os conteúdos provenientes de sistemas legados, bancos de dados, sistemas de imagem, COLD, DM e qualquer outro arquivo digital, através de uma interface única baseada em browser. Referênciaswww.aiim.org www.cenadem.com.br / www.wfmc.org / www.waria.comValéria Esther Nigri Musafir - Mestre em Informática e Engenheira de Sistemas, ambos pela PUC/RJ. No Serpro há 15 anos, atuou nas áreas de Administração de Banco

de Dados e de Engenharia de Software. Atualmente trabalha na Superintendência de Consultoria Tecnológica, apoiando as áreas de negócio e seus clientes, na adoção de soluções de GED/Workflow.