APOSTILA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA1. O QUE SÃO EMPRESAS

Segundo o Wikipédia, empresas são:

[...] um conjunto organizado de meios com vista a exercer uma atividade particular, pública, ou

de economia mista, que produz e oferece bens e/ou serviços, com o objetivo de atender a

alguma necessidade humana.

Para as empresas o principal objetivo a ser atingido é o lucro, que em uma visão moderna é a

consequência do processo produtivo e o retorno esperado pelos investidores.

1.1 Breve História das Empresas

Sempre existiram formas de trabalhos organizadas e dirigido. Contudo as empresas

desenvolveram-se de forma lenta até a revolução industrial.

Muitos investigadores dividem a história da empresa em 6 fases.

1.1.1 Fase artesanal

Desde a antiguidade, até 1780, o regime de produção esteve limitado a artesãos e a mão-de-

obra intensiva e não qualificada, principalmente mais direcionada para a agricultura.

O sistema de comércio era de troca por troca (trocas locais).

1.1.2 Fase da industrialização

Com a revolução industrial, as empresas sofreram um processo de industrialização ligado às

máquinas.

O uso do carvão, nova fonte de energia, veio a permitir um enorme desenvolvimento nos

países. A empresa assume um papel relevante no desenvolvimento da sociedades,

introduzindo novas máquinas consoante o material que se queria produzir, como a máquina de

fiar, tear, maquina a vapor, locomotivas, etc.

1.1.3 Fase de desenvolvimento industrial

Os dois expoentes marcantes desta fase, são o aço e a eletricidade.

O ferro é substituído pelo aço, como fonte básica da indústria, e o vapor é transferido pela

eletricidade e derivados de petróleo.

O desenvolvimento do motor de explosão e do motor elétrico, estabelecem uma relação entre a

ciência e o avanço tecnológico das empresas. Isto fez com que se desse o desenvolvimento

dos transportes e das comunicações, o que permitiu encurtar as distancias entre diferentes

áreas, o que permite o desenvolvimento rápido do intercambio comercial.

1.1.4 Fase do Gigantismo Industrial

Nesta fase as empresas atingem enormes proporções, passando a actuar em operações de

âmbito internacional e multinacional.

Surgem os navios cada vez mais sofisticados e de grande porte, grandes redes ferroviárias e

auto-estradas cada vez mais acessíveis.

O automóvel e o avião tornam-se veículos cada vez mais usuais / correntes, e com o

aparecimento da televisão as distâncias encurtam-se.

1.1.5 Fase moderna

Corresponde à fase em que o desenvolvimento científico e tecnológico das empresas se afirma

de forma surpreendente e a utilização de meios tecnológicos cada vez é mais preciso.

Cada vez é mais notório o contraste entre os países do norte e do sul, começando a ser

classificados por países desenvolvidos (os da zona norte, mais avançados a nível tecnológico e

empresarial), e países "em via de desenvolvimento" (países da zona do sul, menos

industrializados, e mais rurais).

Nos países desenvolvidos começam a “circular” novos materiais básicos ( p.ex plástico

alumínio ,fibras sintéticas, etc.). Ao petróleo e eletricidade são aumentadas novas formas de

energia, como a nuclear e a solar.

O surgimento de novas energias, como o circuito integrado e a informática, permitem a

sofisticação da qualidade de vida quotidiana. O uso de TV a cores, computador, comunicação

por satélite e os carros, permite dinamizar as empresas. Existe uma relação direta entre

empresa, consumo, publicidade. Várias formas de publicidade são hoje em dia estudadas pelos

departamentos de marketing das empresas sendo que o meio publicitário que tem crescido

mais nos últimos anos é a Internet, sites como http://www.pandaempresas.com surgem cada

vez com mais frequência em todos os Países Desenvolvidos e em vias de desenvolvimento.

Os consumidores cada vez passam a ser mais existentes em termos de tecnologia. Surge

então a competição entre as empresas no intuito de satisfazer os clientes, o que leva de forma

direta e indireta ao avanço tecnológico.

Por trás deste avanço estão estudos científicos. A ciência cada vez fica mais ligada à empresa.

1.1.6 Fase de incerteza Pós – Moderna

Hoje em dia, as empresas encontram-se num clima de turbulência. O ambiente externo das

empresas caracteriza-se por uma complexidade e mobilidade que os empresários não

conseguem “gerir” de forma adequada.

As empresas tendem a estagnar, o que não é recomendável, pois a empresa deve assumir-se

como um sistema de aberto a mudanças e inovações a todos os níveis, nomeadamente a nível

de produtos internos e gestão.

1.1.7 Quadro de Síntese

FASE PERÍODO

Fase artesanal Antiguidade até à revolução industrial 1780

Fase da industrialização Primeira revolução industrial 1780 - 1860

Fase do desenvolvimento industrialSegunda e terceira revolução industrial 1860 - 1914

Fase do gigantismo industrial Entre as duas grandes guerras mundiais 1914 - 1945

Fase moderna Do pós–guerra até à atualidade 1945 - 1980

Fase de incerteza Atualidade após 1980

2.0 CATEGORIAS DAS EMPRESAS

A concepção de uma empresa, seja ela grande ou pequena, com ou sem fins lucrativos, não se

torna possível sem a adoção de uma série de princípios administrativos que irão engendrar

a organização e o conseqüente desenvolvimento da empresa.

Os princípios administrativos são dados por quatro fatores:

Planejamento,

Organização

Coordenação

Controle.

A organização pode ainda ser divida em duas fases:

Economia Rudimentar: consumo reduzido, baixa produção, artesanal, falta de

organização.

Economia Evoluída: aumento do consumo, produção empresarial, desenvolvimento da

organização.

Dentre os diversos tipos de empresa, temos a de produção, construtora e a de serviços.

As empresas ainda podem ser classificadas quanto a:

Objetivos (comerciais, industriais, de prestação de serviços).

Tamanho (grande, média, pequena, micro).

Estrutura: (individuais, coletivas, públicas, mistas).

Volume de Trabalho Interno (simples, complexas).

Organização (Linear ou Militar, Funcional, Estado Maior ou “Staff”).

"Produzir" é o ato de transformar recursos materiais em bens de consumo pela atividade

comercial.

"Desperdício" é a perda de materiais por negligencia, imperícia ou imprudência do agente

administrativo. O desperdício pode ser causado por tipos de origem, fator material, humano ou

racional.

3. 0 DIVISÃO DAS EMPRESAS

3.1 Pelo setor econômico

Dependendo do tipo de prestação da empresa, tem-se as seguintes categorias:

Setor primário, correspondendo à agricultura;

Setor secundário, correspondendo à indústria;

Setor terciário, correspondendo ao setor de serviços.

Setor quaternário, correspondendo às organizações não governamentais.

3.2 Pelo número de proprietários

O proprietário da empresa pode ser apenas uma pessoa, caso das empresas individuais, como

podem ser mais de uma, formando sociedades.

Existem as seguintes modalidades na legislação brasileira:

Empresa em nome individual

Sociedade por quotas

Empresa de Responsabilidade Limitada, (Ltda ou Lda - terminação no nome da

empresa)

Sociedade Anônima, (SA - terminação no nome da empresa)

Cooperativas, (CRL - terminação no nome da empresa)

Em Comandita,

3.3 Pelo tamanho

A empresa pode ser ainda categorizada pelo seu tamanho, de acordo com um ou uma série de

critérios, como o número de empregados, volume de negócios, etc. Uma forma rápida para

traduzir genericamente este compêndio de critérios é dizer que a empresa pode ser:

Micro Empreendedor Individual

Microempresa

Macroempresa

Empresa de pequeno porte

Empresa de médio porte

Empresa de grande porte

3.4 Pelo fim

fim lucrativo

fim não lucrativo

Essa divisão, parte da antiga conceituação de Empresa, uma associação organizada ou

empreendimento ou ainda uma firma ou pessoa jurídica que explora uma determinada

atividade com objetivo de lucro.

Todavia, deve-se levar em conta uma nota em relação a uma certa confusão sobre o que é

uma empresa sem fim lucrativo. Uma empresa ao declarar que ter lucros não é um fim em si

próprio, não implica que a empresa não crie lucros, mas antes que esses lucros não irão ser

redistribuídos pelos dono(s) da empresa.

A empresa pode aplicar esses lucros para poder suportar os custos da sua atividade, e o

restante (o chamado lucro) poderá muito bem ser aplicado na expansão da sua atividade

(alargamento), aumentos de eficiência (melhoria da qualidade de funcionamento), ou ainda

como também tem sido muito praticado: praticar um preço igual ao custo.

4.0 CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO

A administração,também chamada gerenciamento  ou gestão  de empresas, supõe a existência

de uma instituição a ser administrada ou gerida, ou seja, um agrupamento de pessoas que se

relacionem num determinado ambiente, físico ou não, orientadas para um objetivo comum que

é a empresa. 

Empresa, aqui significa o empreendimento, os esforços humanos organizados, feitos em

comum, com um fim específico, um objetivo. As instituições (empresas) podem ser públicas ou

privadas, com ou sem fins lucrativos.

Atualmente se utiliza esta palavra para designar os estabelecimentos comerciais, industriais, de

serviços, etc., grandes ou pequenos, o que não revela seu sentido no título da profissão.

A necessidade de organizar os estabelecimentos nascidos com a revolução industrial levou os

profissionais de outras áreas mais antigas e maduras a buscar soluções específicas para

problemas que não existiam antes. Assim a pesquisa de métodos especiais para administrar

estes empreendimentos deu origem aos rudimentos da ciência da administração.

Não se deve confundir a gerência de uma casa ou de nossa vida pessoal que tem sua arte

própria, porém empírica com a gerência de uma instituição, considere aqui este termo como

genérico para empreendimento, empresa.

Para Maximiano, 2000:

Administrar é o processo de tomar, realizar e alcançar ações que utilizam recursos para atingir

objetivos. Embora seja importante em qualquer escala de aplicação de recursos, a principal

razão para o estudo da administração é seu impacto sobre o desempenho das organizações. É

a forma como são administradas que torna as organizações mais ou menos capazes de utilizar

corretamente seus recursos para atingir os objetivos corretos.

4.1 Funções Administrativas

Atualmente, as principais funções administrativas são:

Fixar objetivos (planejar);

Analisar: conhecer os problemas;

Solucionar problemas;

Organizar e alocar recursos (recursos financeiros e tecnológicos e as pessoas);

Comunicar, dirigir e motivar as pessoas (liderar);

Negociar;

Tomar as decisões (rápidas e precisas);

Mensurar e avaliar (controlar).

4.2 O papel do administrador

As funções do gestor foram, num primeiro momento, delimitadas como: planejar, organizar,

comandar, coordenar e controlar. No entanto, por ser essa classificação bastante difundida, é

comum encontrá-la em diversos livros e até mesmo em jornais de forma condensada em quatro

categorias. São elas: planejar, organizar, liderar e controlar.

Planejar: "definir o futuro da empresa, principalmente, suas metas, como serão alcançadas e

quais são seus propósitos e seus objetivos" , ou como "ferramenta que as pessoas e as

organizações usam para administrar suas relações com o futuro. É uma aplicação específica

do processo decisório."

O planejamento envolve a determinação no presente do que se espera para o futuro da

organização, envolvendo quais as decisões deverão ser tomadas, para que as metas e

propósitos sejam alcançados.

Organizar: pode-se constatar que [...] se fosse possível seqüenciar, diríamos que depois de

traçada(s) a(s) meta(s) organizacional (ais), é necessário que as atividades sejam adequadas

às pessoas e aos recursos da organização, ou seja, chega a hora de definir o que deve ser

feito, por quem deve ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se, o que é

preciso para a realização da tarefa.

Logo, "organizar é o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que

facilite a realização de objetivos. O processo organizacional tem como resultado o

ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas."

Liderar: envolve influenciar as pessoas para que trabalhem num objetivo comum. "Meta(s)

traçada(s), responsabilidades definidas, será preciso neste momento uma competência

essencial, qual seja, a de influenciar pessoas de forma que os objetivos planejados sejam

alcançados."

Na gestão não basta apenas ser uma pessoa boa, é necessário que tenha nascido para

vencer, vitória essa que está relacionada com a busca constante de desafios, com a coragem

de mobilizar-se, de assumir seu papel diante de seus pares, de seus colaboradores e de seus

supervisores.

Quando se fala de gerir pessoas é importante ter em atenção ser competente, reconhecer

competência e competências.

Trabalhar ou liderar pessoas é uma tarefa árdua, em que mais depressa se detectam os

fracassos do que os sucesso, já que no primeiro caso toda a empresa se poderá ressentir, no

segundo, o mérito é geralmente assumido de forma solitária.

Trabalhar com seres humanos exige conhecer, compreender para posteriormente se

desenvolver.

Para identificar competências há que conhecer muito bem a empresa e todos os seus

colaboradores. Desta forma partimos para a implementação de todo um sistema organizado,

planejado e formalizado com o objetivo de reter talentos, desenvolver as capacidades

individuais, prever constrangimentos, e acima de tudo criar e gerir as oportunidades. Desta

forma motivamos todos os intervenientes, gerimos as suas expectativas e potenciamos a

produtividade.

Liderar significa análise, responsabilidade e justiça.

Maximiano, 2000 ao invés de liderar, define o terceiro passo como executar, "o processo de

execução consiste em realizar as atividades planejadas que envolvem dispêndio de energia

física e intelectual"

E por último controlar, que "estando a organização devidamente planejada, organizada e

liderada, é preciso que haja um acompanhamento das atividades, a fim de se garantir a

execução do planejado e a correção de possíveis desvios"(ARAÚJO, 170, 2004).

Cada uma das características podem ser definidas separadamente, porém dentro da

organização, são executadas em conjunto, ou seja, não podem ser trabalhados disjuntas.

4.3 Princípios para um bom administrador

Saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas;

Saber decidir e solucionar problemas;

Saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas;

Utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas;

Saber lidar com pessoas: comunicar eficientemente, negociar, conduzir

mudanças, obter cooperação e solucionar conflitos.

Ter uma visão sistêmica e global da estrutura da organização;

Ser proativo, ousado e criativo;

Ser um bom líder;

Gerir com responsabilidade e profissionalismo;

Ter visão de futuro.

5.0 ORGANIZAÇÕES

Organização é a arte de empregar todos os recursos disponíveis a fim de alcançar um

determinado objetivo. (Henry Dutton)

Uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar

propósitos coletivos. Além de pessoas, as organizações utilizam outros recursos, como

máquinas e equipamentos, dinheiro, tempo, espaço e conhecimentos.

Por meio de uma organização, é possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis

para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório de análises

ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são todos exemplos de organizações.

Sempre que alguém precisa realizar uma atividade para a qual é necessário recorrer ao

concurso de outros, ou sempre que algumas pessoas descobrem que, se unirem suas forças,

conseguirão fazer coisas que seriam impraticáveis se perseguidas por apenas uma delas, o

resultado é uma organização.

5.1 Organização Formal e Informal

As organizações podem ser formais ou informais. As organizações informais podem existir

como entidades independentes. No entanto, essas organizações informais independentes não

têm nenhum interesse prático para o estudo de administração. Portanto, quando falamos em

organização informal estamos nos referindo às organizações informais existentes dentro das

organizações formais. A maioria dos autores considera mesmo que as organizações informais

independentes não têm as características necessárias para serem consideradas como

organizações.

Uma característica importante da organização, que a distingue de outros tipos de sistemas

sociais, é a prioridade para a consecução de uma meta específica. Segundo esse critério, os

grupos de amigos não são organizações nesse sentido técnico. Podemos dizer, portanto, que

sem objetivo nenhuma organização teria razão de existir e, em conseqüência, todas as

organizações realizam objetivos.

Para que exista uma organização formal é necessário, além do objetivo, um conjunto de regras

mais ou menos permanentes e uma estrutura estabelecendo os papéis e as relações entre

seus membros. A organização formal requer autoridade das pessoas que exercem o controle e

estabelecem a forma de sua utilização, bem como a divisão do trabalho e as relações formais

entre os seus membros.

Dentro das organizações formais, surgem sempre grupos espontâneos de pessoas que têm

afinidades, ou interesses ou conhecimentos comuns. Essas relações pessoais funcionam como

mecanismos fortíssimos de comunicação e podem afetar as decisões, favorecendo u

prejudicando a organização formal.

As organizações informais tendem a fortalecer o poder dos seus membros, que obtêm

informações por meio do grupo e podem usá-las em benefício próprio. Podem existir também

trocas de benefícios recíprocos, geralmente em prejuízo da organização formal. As

organizações informais tendem a fortalecer o poder dos seus membros, que obtêm

informações por meio do grupo e podem usá-las em benefício próprio.

Podem existir também trocas de benefícios recíprocos, geralmente em prejuízo da organização

formal. Na organização informal, o prestígio de cada um não está diretamente vinculado à

hierarquia, mas à aceitação que se consegue dos demais membros. Essas “redes” informais

podem, porém, servir de exemplo em relação à facilidade de comunicação que existe no seu

interior.

Assim, concluímos que para que exista organização formal é preciso: objetivo; divisão de

trabalho; fonte de autoridade (formal ou informal) e relações (entre as pessoas e grupos).

5.2 O Sistema Organizacional e seu ambiente externo

O sistema organizacional corresponde a um sistema que contém elementos humanos e

materiais empenhados, coordenadamente, em atividades orientadas para resultados, ligados

por sistemas de informação e influenciados por um ambiente externo, com o qual o sistema

organizacional interage permanentemente.

Tudo o que exemplificamos como organização: empresas, universidades e escolas, entre

outros, são sistemas organizacionais, pois satisfazem a essa definição.

Um ponto importante dessa definição é o ambiente externo. Nenhuma organização está

isolada, mas inserida num ambiente externo que atua sobre ela e sobre o qual ela também

age. Ao elaborar seus planos a empresa os faz considerando o ambiente de modo a modifica-

lo a seu favor. Isso faz com que as organizações sejam caracterizadas como sistemas abertos.

O Macroambiente é um amplo sistema que envolve as organizações, abrangendo os aspectos

demográficos, científicos, tecnológicos e ecológicos, físicos, políticos, econômicos, sociais e

culturais. Ele interage permanentemente com a organização e esta procura influenciá-lo, mas

sua capacidade é relativamente limitada.

Fatores que compõem o Macroambiente:

1. Científicos e tecnológicos:

Conhecimentos acumulados pela humanidade que influenciam na maneira de realizar as

tarefas e operações.

1. Políticos:

Padrões de organização e funcionamento do Estado e da sociedade civil e dos seus

mecanismos de interação e regulação (inclusive a opinião pública).

1. Econômicos:

Organização do sistema econômico; política econômica; produto nacional bruto e per capita;

perfis de distribuição de riqueza; taxas inflacionárias e níveis de emprego, entre outros.

1. Institucionais:

Contextos de normas legais que regulamentam comportamentos individuais e coletivos.

1. Sociais:

Tradições culturais, valores, ideologias, pressões sociais e mitos, entre outros.

1. Demográficos:

Crescimento demográfico, densidade demográfica, distribuição espacial, composição etária e

étnica, entre outros.

1. Ecológicos:

Meio ambiente físico e natural que circunda o sistema organizacional.

O Microambiente corresponde a sistemas próximos à empresa e que interagem com ela de

maneira forte e permanente. Abrange os fornecedores de insumos, os clientes, os

competidores e os órgãos governamentais ou regulamentadores. O microambiente influencia

permanentemente a empresa e esta também procura influenciá-lo, tendo, quase sempre,

alguma capacidade para isso.

Fatores que compõem o Micro ambiente:

a) Consumidores:

Usuários dos produtos e serviços da organização.

b) Fornecedores:

Supridores de recursos: capital, mão-de-obra, materiais, equipamentos, serviços e

informações, entre outros.

c) Concorrentes:

Produzem bens ou serviços iguais, semelhantes ou sucedâneos, visando aos mesmos

consumidores ou usuários; competem pelos mesmos recursos junto aos mesmos fornecedores.

d) Regulamentadores:

Entidades que impõem controles, limites e restrições à ação da organização: governo, meios

de comunicação de massa, sindicatos, associações empresariais e de classe e organizações

não governamentais, por exemplo.

A interação do sistema organizacional com o ambiente no qual ele atua cria, nesse sistema,

subsistemas específicos, que interagem, cada um deles, com setores específicos do ambiente

geral e, especialmente, do ambiente operacional. Assim, surge o conceito de diferenciação no

sistema organizacional.

Abaixo uma representação sobre os ambientes a que a empresa faz parte.

6.0 SETORES DA ADMINISTRAÇÃO

O funcionamento de qualquer empresa, pequena, média ou grande, apóia-se em quatro pilares:

o Produção

o Marketing

o Finanças

o Recursos Humanos.

Para a administração deles, as etapas são as mesmas: organizar, planejar, dirigir e controlar.

Em todos os setores há a necessidade ter objetivos bem claros e definidos.

7.0 ORGANOGRAMAS

O organograma  é uma espécie de diagrama usado para representar as relações hierárquicas

dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e

cargos e a comunicação entre eles.

É uma representação gráfica da estrutura organizacional de uma empresa. São decisões

importantes no processo de organização de uma empresa:

1. Definir a divisão do trabalho e responsabilidades2. Definir tipo de autoridade3. Definir

sistema de comunicação

Para que isso ocorra se torna necessária a utilização de uma estrutura. As vantagens e desvantagens do uso de um organograma são:VANTAGENS DESVANTAGENS

Visualiza de imediato os órgãos de linha e

de assessoramento;É estático

Indica a relação entre órgãos; É altamente formal

Possibilita o conhecimento formal da comunicação Não indica todas as relações e

situações

7.1 Modelos de Organogramas

Existem alguns tipos de organogramas:

- Organograma vertical (também chamado de clássico), é mais usado para representar

claramente a hierarquia na empresa;

- Organograma circular (ou radial), é exatamente o contrário, usado quando se quer ressaltar o

trabalho em grupo, não há a preocupação em representar a hierarquia. É o mais usado

em instituições modernas ou do terceiro setor onde o se quer ressaltar a importância do

trabalho em grupo;

- Organograma horizontal também é criado com base na hierarquia da empresa, mas tem essa

característica amenizada pelo fato dessa relação ser representada horizontalmente, ou seja, o

cargo mais baixo na hierarquia não está numa posição abaixo dos outros (o que pode ser

interpretado como discriminação, ou que ele tem menos importância), mas ao lado;

- Organograma funcional é parecido com o organograma vertical, mas ele representa não as

relações hierárquicas, e sim as relações funcionais da organização;

- Organograma matricial é usado para representar a estrutura das organizações que não

apresentam uma definição clara das unidades funcionais, mas grupos de trabalhos por projetos

que podem ser temporários (estrutura informal).

Como pôde ser percebida, a própria criação do organograma exige um estudo da organização

e a definição do que se pretende representar.

Nos últimos anos tem-se notado uma tendência de mudança nos organogramas das empresas,

chamada de “downsizing” que é o “achatamento” do organograma. Esta técnica promove a

redução dos níveis hierárquicos da empresa com o objetivo de aproximar os níveis da

organização, reduzir mão-de-obra e custos e agilizar processos decisórios. Em outras palavras,

reduz a verticalização da estrutura organizacional.

Leia mais: http://www.ebah.com.br/content/ABAAABnogAD/apostila-gestao-administrativa-alunos#ixzz22KHGpXTI