Aplicativo para Gerenciamento Eletrônico de...

1Assunto: GED

Aplicativo para Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Vera Lúcia Kamiroski

Orientador: Paulo Roberto Dias

13/12/2004

Trabalho de Conclusão de Curso

2Assunto: GED

Roteiro

� Introdução� Objetivos do Trabalho� Arquivística� Sistemas de Informação� Tecnologia da Informação� Gerenciamento Eletrônico de Documentos� Especificação do Sistema� Implementação do Sistema� Conclusões� Limitações� Extensões

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Introdução

Desde os primórdios da era da computação as empresas preocupam-se em encontrar maneiras para aumentar a

produtividade tratando as informações e otimizando o fluxo de trabalho.

Com o passar do tempo a informática popularizou-se e a quantidade de documentos e informações cresceu

exponencialmente.Para controlar esse mundo de informações quer sejam ou não originalmente eletrônicas é que surge o GED, tema principal

deste trabalho de conclusão de curso.

4Assunto: GED

Objetivos do Trabalho

� Desenvolvimento de um sistema GED para o armazenamento de documentos de texto e planilhas eletrônicas;

� controlar o acesso a documentos utilizados na área de projetos de uma software house;

� facilitar a localização e recuperação de informações existentes em documentos.

5Assunto: GED

Organização da Apresentação

Inicialmente será fornecida uma breve explanação sobre arquivística, seu relacionamento com a informática, sistemas de informação, tecnologia de informação e GED, realizando um recorte teórico acima do GED para posterior apresentação do

sistema desenvolvido.

6Assunto: GED

Arquivística

Disciplina também conhecida como arquivologia que tem como objetivo o conhecimento da natureza dos arquivos e da teorias, métodos e técnicas a serem observadas na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização. Verificando a abrangência da arquivística, pode-se dizer que existe uma

divisão entre arquivos, documentos e informação. Seguindo a linha de raciocínio dos autores pesquisados, o objetivo do

estudo da arquivística são os arquivos.

7Assunto: GED

Arquivos

Acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que irão oferecer no futuro. O ponto de partida para qualquer aprimoramento do arquivo é a montagem de um sistema que, sendo simples, encerre a garantia de um fluxo

racional de guarda, consulta e retorno de documentos em locais ou posições bem definidas.

8Assunto: GED

Arquivística x Tecnologia da Informação

Com o passar do tempo, pressente-se que algo está mudando, e que mais do que nunca, a evolução das práticas arquivísticas

necessita de um suporte que preserve sua identidade. O fato da importância da gestão documental ser realçada na área da

administração corrente constitui um fato decisivo para facilitar o relacionamento com a tecnologia da informação.

9Assunto: GED

Sistemas de Informação

Os Sistemas de Informação contém informações sobre pessoas, lugares e coisas de interesse dentro da organização. Pode

ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informação para dar suporte

a tomada de decisão

10Assunto: GED

Tipos de Sistemas de Informação

Quatro principais tipos de Sistemas de Informação servem a níveis de organização diferentes:

� sistemas de nível operacional;� sistemas de nível de conhecimento;� sistemas de nível gerencial;� sistemas de nível estratégico.

11Assunto: GED

Visão dos Tipos de Sistemas de Informação

12Assunto: GED

Sistemas de Informação

Os sistemas de informação são construídos para servir a cada um dos quatro níveis de uma organização. Sistemas de

Processamento de Transações (SPT) servem o nível operacional de uma organização. Sistemas de Trabalho do Conhecimento (STC) e Sistemas de Automação de Escritórios (SAE) servem ao

nível de conhecimento de uma organização. Sistemas de Suporte de Decisão (SSD) e Sistemas de Informação Gerencial (SIG)

servem o nível gerencial da organização. Sistemas de Suporte Executivo (SSE) servem o nível estratégico de uma empresa

13Assunto: GED

Classificação do GED

Dentro da classificação dos Sistemas de Informação, o GED se encaixa entre os sistemas de nível de conhecimento, SAE

14Assunto: GED

Tecnologia de Informação

Em uma definição mais restrita, a TI diz respeito ao aspecto tecnológico de um SI. Ela inclui hardware, software, banco de dados, redes e outros dispositivos. Pode ser vista como um subsistema de um SI, porém, as vezes, os termo TI pode ser usado para designar um SI. Pode até mesmo ser usado em um

sentido mais amplo, para denominar um conjunto de diversos SI, usuários e gestão de uma empresa inteira.

A TI possibilita a interação entre todos os indivíduos da organização, permitindo não somente a comunicação, mas

também o registro de conhecimento que antes se perdiam ou estavam confinados a mente das pessoas.

15Assunto: GED

Tendências Tecnológicas da TI

Com o contínuo avanço da tecnologia, os SI mudam rapidamente e essas tendências tecnológicas afetam a TI

assim como o modo como as organizações administram seus negócios viabilizando a competitividade empresarial.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma das tendências tecnológicas da TI.

16Assunto: GED

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Considerando que o GED surgiu como uma das subdivisões da TI, e que procede ao gerenciamento de documentos, logo o GED gerencia documentos de forma eletrônica e deve-se ressaltar que não somente a gestão de documentos eletrônicos, que são os originalmente produzidos em meio eletrônico, mas sim, que

as iniciativas em relação a gestão de documentos, são procedidas com o uso da tecnologia, de forma eletrônica,

constituindo-se assim no GED

17Assunto: GED

Princípios do GED

É a tecnologia que provê um meio para facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos

eletrônicos.Deste conceito é possível tirar alguns princípios:

� possui modo de gerenciamento e visualização de documentos em formato digital, seja digitalizado, em processador de texto, planilha ou outro;

� não são restrito somente a documentos acabados, no estágio final de aprovação ou com destino ao arquivo. São sistemas que, dependendo de sua necessidade, podem controlar o documento desde sua criação.

18Assunto: GED

Componentes Típicos de um GED

19Assunto: GED


O conjunto destes componentes constitui um ambiente de GED. Eventualmente seja necessário um software especial para

controlar a digitalização, programa para cadastro em lote de documentos, programa gerenciando a impressão, programa

efetuando a busca de palavras dentro de arquivos, e o software que gerencie o documento propriamente dito. O GED

dificilmente possui todas essas funcionalidades integradas, mesmo porque em separado, elas oferecem melhor resultado e

permite uma integração das melhores soluções para um determinado problema.

20Assunto: GED


O GED pode possuir em maior ou menor escala grupos de funcionalidades que o tornem distintos dos demais no mercado.

As funcionalidades mais comuns no mercado são:

� banco de dados para armazenar os índices de pesquisa para que seja possível localizar o documento no futuro;

� check out: exporta documentos do banco de dados, indicando que ele está fora para processamento;

� check in: permite importar documentos em check out de volta ao ambiente GED, incrementando revisão se for o caso, mas não necessariamente.

21Assunto: GED

Características de um GED

O GED se caracteriza em dois macrogrupos de soluções, de acordo com o ciclo de vida das informações: os de gerenciamento de

documentos, Document Management (DM) e os de gerenciamento de imagens de documentos, Document Imaging

(DI). No primeiro grupo as informações estão em estado dinâmico, enquanto que no segundo estão estáticas.

22Assunto: GED

Especificação do Sistema GED

O sistema foi especificado utilizando as ferramentas PowerDesigner e Visio. Nelas foram elaborados o modelo lógico,

diagrama de contexto e DFD

23Assunto: GED

Diagrama de Contexto

24Assunto: GED

DFD Nível Zero

25Assunto: GED

Modelo Lógico do Sistema

26Assunto: GED

Implementação do Sistema

A implementação do sistema foi realizada utilizando programação estruturada no ambiente de desenvolvimento de programaçãoDelphi e banco de dados Microsoft SQL Server 2000 Desktop

Engine (MSDE)

27Assunto: GED

Implementação – Tela de Login

O sistema é iniciado com uma tela de login, onde é solicitado informar usuário e senha. Para iniciar o sistema deverá ser informado usuário 1 e senha 1 que já foram previamente

inseridos no sistema e possui perfil gerencial, que permite o cadastro das demais informações no sistema. Após ter sido

efetuado o login no sistema, é necessário que seja alterado a senha do usuário, para garantir a integridade das informações.

28Assunto: GED

Implementação – Menu de Funções

Em seguida é apresentada a tela principal do sistema onde estádisponível o menu de funções.

29Assunto: GED

Implementação - Classificação

A seguir pode-se efetuar o cadastro da classificação de documentos.

Conforme as técnicas de Arquivística estudadas, a melhor maneira de localizar ou identificar um documento, esteja ele

armazenado em um arquivo de aço, contendo várias pastas de documentos, ou em meio eletrônico, é através de uma

classificação. No sistema GED desenvolvido a classificação foi feita pela tipologia do documento.

30Assunto: GED


Aqui podemos observar a tela de cadastro das classificações no sistema

31Assunto: GED


procedure TwndClassificacaoForm.btnOKClick(Sender: TObject);

begin

// -- grava alteracoes

if (GEDDM.CLASSIFICACAO.State in [dsEdit, dsInsert]) then begin

try

GEDDM.CLASSIFICACAO.Post;

except

ExibeMensagem(5);

GEDDM.CLASSIFICACAO.Cancel;

end;

end;

end;

32Assunto: GED

Implementação – Perfil de Acesso

A seguir podemos observar a tela de cadastro do perfil de acessoao sistema

33Assunto: GED

Implementação – Perfil de Acesso

procedure TwndPerfilForm.btnOKClick(Sender: TObject);

begin


if (GEDDM.PERFIL.State in [dsEdit, dsInsert]) then begin

try

GEDDM.PERFIL.Post;

except

ExibeMensagem(5);

GEDDM.PERFIL.Cancel;

end;

end;

end;

34Assunto: GED

Implementação – Usuários

A seguir podemos observar a tela de cadastro de usuários do sistema

35Assunto: GED

Implementação – Usuários

procedure TwndUsuarioForm.btnOKClick(Sender: TObject);

begin


if (GEDDM.USUARIO.State in [dsEdit, dsInsert]) then begin

// -- confere senha

if (GEDDM.USUARIO.FieldByName('DS_SENHA').AsString <> edtConfirma.Text) then begin

ExibeMensagem(4);

edtConfirma.SetFocus();

end

else begin

try

GEDDM.USUARIO.Post;

except

ExibeMensagem(5);

GEDDM.USUARIO.Cancel;

end;

end;

end;

end;

36Assunto: GED

Implementação – Documentos

A seguir podemos observar a tela de cadastro de documentos no sistema

37Assunto: GED

Implementação – Documentos

procedure TwndDocumentoForm.btnOKClick(Sender: TObject);

var

DocBD: TStream;

DocSO: TFileStream;

Begin // -- arquivo precisa ser valido

if (FileExists(edtDSCaminho.Text) = False) then begin

ExibeMensagem(7);

edtDSCaminho.SetFocus;

Exit;

end;


if (GEDDM.DOCUMENTO.State in [dsEdit, dsInsert]) then begin try

if (GEDDM.DOCUMENTO.State in [dsInsert]) then begin

DocBD := GEDDM.DOCUMENTO.CreateBlobStream(GEDDM.DOCUMENTO.FieldByName('LB_DOCUMENTO'), bmReadWrite);

DocSO := TFileStream.Create(edtDSCaminho.Text, fmOpenRead);

DocBD.CopyFrom(DocSO, DocSO.Size);

DocSO.Free; end;

GEDDM.DOCUMENTO.FieldByName('CD_USUARIO_CRIADOR').AsInteger := GEDDM.QUSUARIO.FieldByName('CD_USUARIO').AsInteger;

GEDDM.DOCUMENTO.Post; except

ExibeMensagem(5);

GEDDM.DOCUMENTO.Cancel; end; end;

end;

38Assunto: GED

Implementação – Check out / Check in

A seguir podemos observar a tela check in / check out de documentos no sistema

39Assunto: GED

Implementação – Históricos

A seguir podemos observar a tela que permite a visualização de alterações efetuadas sobre os documentos do sistema

40Assunto: GED

Implementação – Históricos

GEDDM.HISTORICO.Insert;

GEDDM.HISTORICO.FieldByName('NR_HISTORICO').AsInteger := GEDDM.HISTORICO.RecordCount + 1;

GEDDM.HISTORICO.FieldByName('CD_DOCUMENTO').AsInteger := GEDDM.DOCUMENTO.FieldByName('CD_DOCUMENTO').AsInteger;

GEDDM.HISTORICO.FieldByName('DT_HISTORICO').AsDateTime := DataA;

GEDDM.HISTORICO.FieldByName('DS_HISTORICO').AsString := edtDSHistorico.Text;

GEDDM.HISTORICO.FieldByName('CD_USUARIO').AsInteger := GEDDM.QUSUARIO.FieldByName('CD_USUARIO').AsInteger;

41Assunto: GED

Implementação – Busca

A seguir podemos observar a tela que permite a busca de documentos no sistema

42Assunto: GED

Implementação – Busca

procedure TwndBuscaForm.btnProcurarClick(Sender: TObject);

var

SQL: String;

begin

GEDDM.QBUSCA.SQL.Clear;

SQL := SQL + 'DS_DOCUMENTO LIKE ''%' + edtDSDescricao.Text + '%'''; // -- monta consulta

case (cbxDescricao.ItemIndex) of

0: SQL := SQL + ' AND DS_ASSUNTO LIKE ''%' + edtDSAssunto.Text + '%''';

1: SQL := SQL + ' OR DS_ASSUNTO LIKE ''%' + edtDSAssunto.Text + '%''';

end;

if (cbxDSClassificacao.Text <> '') then begin

case (cbxAssunto.ItemIndex) of

0: SQL := SQL + ' AND CD_CLASSIFICACAO = ' + GEDDM.QCLASSIFICACOES.FieldByName('CD_CLASSIFICACAO').AsString;

1: SQL := SQL + ' OR CD_CLASSIFICACAO = ' + GEDDM.QCLASSIFICACOES.FieldByName('CD_CLASSIFICACAO').AsString;

end; end;

if (cbxDSUsuarioAtual.Text <> '') then begin

case (cbxAssunto.ItemIndex) of

0: SQL := SQL + ' AND CD_USUARIO_ATUAL = ' + GEDDM.QUSUARIOS.FieldByName('CD_USUARIO').AsString;

1: SQL := SQL + ' OR CD_USUARIO_ATUAL = ' + GEDDM.QUSUARIOS.FieldByName('CD_USUARIO').AsString;

end; end;


Conclusão

O objetivo principal, construir um sistema GED foi alcançado.

A pesquisa e o uso das ferramentas mencionadas, promoveram a simplificação e rapidez no processo de desenvolvimento.

Contribuição: Estudo das técnicas para desenvolvimento de sistemas GED


Conclusão – Possíveis Extensões

� Elaboração de modelos pré-definidos, também chamados detemplates para agilizar a criação de novos documentos epadronização de documentos dentro da empresa;

� integração do GED com programas geradores de novos documentos, como processadores de texto e planilhas eletrônicas;

� controle de versão de documentos;

� inclusão do conceito de alçada de aprovação de documentos;

� controle de backup.

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