Aplicação Prática da CAF

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REGIÃO AUTÓNOMA DOS AÇORES Vice-Presidência do Governo Direcção Regional de Organização e Administração Pública. Aplicação Prática da CAF. Acção de Formação para as Equipas de AA. Resumo da Apresentação. Estratégia de implementação da CAF nos Serviços da Administração Pública Regional - PowerPoint PPT Presentation

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  • Aplicao Prtica da CAFAco de Formao para as Equipas de AA

    REGIO AUTNOMA DOS AORESVice-Presidncia do GovernoDireco Regional de Organizao e Administrao Pblica

  • Resumo da ApresentaoEstratgia de implementao da CAF nos Servios da Administrao Pblica RegionalSobre a CAFEstrutura da CAF- Definio de conceitos- Aplicao prtica da estrutura- Pontuao- A CAF e a melhoria contnuaO Processo de Auto-Avaliao (AA)O Plano de MelhoriasEstrutura do Relatrio Final

  • Estratgia de implementao da CAF nos Servios da Administrao Pblica RegionalPLANO REGIONAL

    O Plano Regional para a Promoo da Qualidade dos Servios Pblicos, previsto no programa do IX Governo Regional dos Aores, determina a implementao de processos de melhoria contnua nos servios pblicos

    Plano Regional Anual para 2007

  • Estratgia de implementao da CAF nos Servios da Administrao Pblica RegionalEnquadramento

    Resoluo n 119/2003, de 2 de OutubroResoluo n 120/2006, de 21 de SetembroOrientao n 2/2006 do IX Governo, 27 de Janeiro

  • Estratgia de implementao da CAF nos Servios da Administrao Pblica RegionalCoordenao:

    Coordenao GeralVice-Presidncia por intermdio da DROAP

    Coordenao DepartamentalNcleos de Promoo da Qualidade

    ImplementaoEquipas de Auto-Avaliao

  • Estratgia de implementao da CAF nos Servios da Administrao Pblica RegionalInstrumentos de Apoio:

    Ferramenta Estrutura Comum de Avaliao CAF

    Manual de Apoio implementaoA CAF na Administrao Pblica Regional - Manual de Apoio

    Endereos electrnicosvpgr.droap@azores.gov.pthelio.jt.dias@azores.gov.pt

    Pgina electrnica da Vice-Presidnciawww.vpgr.azores.gov.pt

  • Sobre a CAFO que quer dizer a sigla CAF ou ECA?Common Assessment FrameworkEstrutura Comum de (Auto) Avaliao2. O que a CAF? um modelo ou ferramenta de Auto-Avaliao 3. Qual o seu lema?Melhorar as organizaes pblicas atravs da Auto-Avaliao

  • Sobre a CAF4. Quais os seus Objectivos Gerais?Apreender as caractersticas essenciais das organizaes pblicas;Servir como instrumento para os gestores pblicos melhorarem o desempenho dos organismos que dirigem;Servir de ponte entre os vrios modelos utilizados na gesto da qualidade pelas administraes pblicas da UE;Facilitar a utilizao do benchmarking e do benchlearning entre organizaes pblicas.

  • Sobre a CAF VantagensIdentificar os pontos fortes e aspectos a melhorar (oportunidades de melhoria)Dar oportunidade aos colaboradores de exprimirem a sua opinio, implicando-os no processo de auto-avaliaoContribuir para a maior responsabilizao dos rgos de gesto

    Quando aplicada sistematicamente permite conhecer a evoluo da organizao

    Ponto de partida para a melhoria contnua da qualidade dos servios prestados aos cidados

    um modelo simples de aplicar e sem custos

  • MEIOSRESULTADOS1 Liderana3 Gesto dasPessoas2 Planeamentoe Estratgia4 ParceriaseRecursos5 GestodosProcessose da Mudana7 ResultadosRelativos s Pessoas

    6 ResultadosOrientados para os cidados/clientes8 ImpactonaSociedade9 ResultadosdeDesempenhochaveAPRENDIZAGEM E INOVAOA Estrutura da CAF

  • Definio de Conceitos: MeiosPonto Forte Aco com uma pontuao elevada relacionada com o planeamento, a execuo, a reviso e o ajuste, no sendo necessrio cumprir o ciclo para ser um ponto forte. Pode apenas parte da aco ser um ponto forte desde que a organizao se situe nessa fase (planeamento; execuo; reviso). rea de Melhoria Aces ou processos que existem na organizao e que so susceptveis de ser melhorados, ou seja, que necessitam de interveno para o desempenho excelente da organizao.

    Evidncia Aquilo que suporta a existncia ou veracidade de algo. Pode ser obtida atravs de pesquisa documental, observao, medio ou consenso.

    Sugesto de Melhoria reas ou aces que a organizao deve implementar de forma a melhorar as aces em curso. Aces que a organizao no tem e que deve implementar para que consiga alcanar ou aproximar-se do modelo ideal.

  • Definio de Conceitos: ResultadosPonto Forte Um resultado que demonstra um desempenho excelente da organizao,

    rea de Melhoria Resultados que existem na organizao e que so susceptveis de ser melhorados,

    Sugesto de Melhoria reas ou aces que a organizao deve implementar de forma a melhorar os resultados alcanados identificados na coluna,

    Resultados no avaliados, pelo que se deve inserir neste contexto as aces que a organizao no tem e que deve implementar para avaliar os resultados alcanados,

    Evidncia Aquilo que suporta a existncia ou veracidade de algo. Pode ser obtida atravs de pesquisa documental, observao, medio ou consenso.

  • Aplicao Prtica desta EstruturaCada Sub-critrio1 ou + evidnciasIniciativasCritrios de Meios:

  • Aplicao Prtica desta EstruturaCritrios de Resultados:Cada Sub-critrio1 ou + EvidnciasIndicadores

  • Aplicao Prtica desta EstruturaIdentificao de Iniciativas e IndicadoresImplica uma reflexo sobre a forma como funciona o servio tendo em conta os meios de que dispe e os resultados que atinge. Relativamente aos 5 critrios de meios a equipa deve identificar iniciativas que estejam planeadas e/ou implementadas no servio.

    Relativamente aos 4 critrios de resultados a equipa deve procurar indicadores de percepo e/ou desempenho.

  • Aplicao Prtica desta EstruturaExerccio 1

    Tendo em conta a listagem fornecidas, identifique as iniciativas (SC 3.1) e os indicadores (SC 7.2) disponveis no seu servio/organismo e respectivas evidncias.

    20 Minutos

  • DIAGNOSTICAR AORGANIZAO

    Diagnosticar opacienteIMPLEMENTAR MEDIDAS DEMELHORIA

    Receitar medicamentos

    AVALIAR OPROGRESSO GLOBAL

    Avaliar se o paciente ficou curado ou no

    AVALIAR RESULTADOSE DEFINIR AVANOS

    Redefinir horrio ou dose dos medicamentos Acompanhamento Clnico Mdico-PacientePontuaoPDCA

  • PPlanearDExecutarAjustarAReverC11-3031-5051-7071-900 - 10No h aces planeadas ou resultados 91-100

    Bench LearingBench Marking(Compara e aprende com os outros) O CICLO PDCAQual o sistema de pontuao utilizado pela CAF?

  • Sistema de Pontuao Clssico: Meios

  • Sistema de Pontuao Clssico: Resultados

  • Aplicao Prtica desta EstruturaExerccio 2

    No seguimento do exerccio anterior, pontue cada iniciativa (SC 3.1) e cada indicador (SC 7.2) e avalie cada subcritrio na generalidade.

    20 Minutos

  • Aplicao Prtica desta Estrutura

    Compreenda a essncia do critrio e aquilo que cada sub critrio exige de uma organizao de excelncia;

    Faa o levantamento das aces (actividades/projectos) da organizao tendo como referncia o resultado esperado pelo sub critrio. Neste levantamento os exemplos apresentados no modelo CAF serviro de inspirao, devendo ser equacionadas outras aces que se relacionem com o sub critrio;

    Faa uma anlise global das aces identificadas e escolha o nvel de pontuao que a organizao alcanou no sub critrio: Planeado, Executado, Revisto ou Ajustado.

    Esta forma de pontuao cumulativa: tem de ter realizado a fase anterior (ex. Planear) para poder alcanar a fase seguinte (ex. Executar);

    Atribua uma pontuao dentro do intervalo escolhido. A escala de 100, com intervalos de 10 a 20 pontos em cada fase, permite especificar o grau de realizao e implementao das aces.

  • CAF e a melhoria contnuaCAFAuto-Diagnsticodo ServioPlano de MelhoriasvisaDeve dar origemvisaAcoMedioAplicao ou anual.

  • Processo de Auto-Avaliao

  • Processo de Auto-Avaliao (AA)Cronograma de Execuo da Auto-Avaliao

    AUTO-AVALIAOMs 1Ms 2Ms 3Aces123412341234 Deciso de aplicao da CAF2. Designao do lder do projecto3. Apresentao do projecto organizao4. Constituio da equipa de auto-avaliao (EAA)5. Aco de formao sobre CAF para a EAA e entrega equipa dos documentos relevantes da organizao6. Reunio da EAA para designao do lder da EAA; organizao interna da equipa; identificao das partes interessadas da organizao e dos produtos/servios chave; esclarecimento de dvidas). 7. Reunio da EAA para elaborao dos modelos de questionrio de satisfao* 8. Aplicao dos questionrios de satisfao aos colaboradores da unidade*9. Tratamento dos questionrios*

  • Processo de Auto-Avaliao (AA)Cronograma de Execuo da Auto-Avaliao * Opcional, cada organizao decide individualmente se pretende aplicar questionrios de satisfao durante a AA.

    10. Diagnstico individual da organizao (identificao dos pontos fortes, reas de melhoria e pontuao)11. Recolha de evidncia complementares12. Reunio de consenso da EAA para preenchimento da grelha de auto-avaliao13. Elaborao do relatrio de AA (RAA)14. Apresentao do RAA ao gestor de topo e aprovao do RAA pelo gestor de topo15. Consulta das partes interessadas para efeitos de identificao das aces de melhoria (opcional)16. Elaborao do plano de melhorias (PM)17. Apresentao do PM ao gestor de topo18. Sesso de apresentao dos resultados organizao

  • Processo de Auto-Avaliao (AA)

    3. Auto Avaliao

    1 Reunio da Equipa de Auto-Avaliao (AA) Objectivos: Esclarecer dvidas; determinar as tarefas para a equipa e para cada elemento; definir estratgias de recolha de evidncias, indicadores, sugestes e opinies.2 Reunio da Equipa AAObjectivos: Esclarecimento das ltimas dvidas; preparao da 3 Reunio.3 Reunio da Equipa AA Objectivos: Preenchimento das Grelhas de AA; Pontuao dos critrios e sub critrios.

  • Processo de Auto-Avaliao (AA)

    Identificao de Iniciativas e Indicadores

    Recolha de Evidncias

    Recolha de Opinies e Sugestes

  • Processo de Auto-Avaliao (AA)Recolha de Evidncias

    O momento considerado o mais adequado para a recolha de evidncias o tempo intercalar entre as 1 e 2 reunies da Equipa de AA, depois da reunio geral de colaboradores d