APLICAÇÃO DA METODOLOGIAAPLICAÇÃO DA … · Taxa de absentismo em 2008 - 4,1%-10-Lisboa, 13 de...
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Workshop APCER
“Certificação na Administração Pública”
APLICAÇÃO DA METODOLOGIAAPLICAÇÃO DA METODOLOGIA
BALANCED SCORECARD
NA ABORDAGEM POR PROCESSOS
- 1 -
Workshop APCER
“Certificação na Administração Pública”
AGENDA
Quem somos
Modelo de GestãoModelo de Gestão
Gestão por Objectivos - BSC
Conclusões e Resultados
- 2 -Lisboa, 13 de Julho de 2009 Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, IP
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AGENDA
Quem somos
- 3 -Lisboa, 13 de Julho de 2009 Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, IP
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O QUE FAZEMOS
Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social
Áreas de Gestão Gestão daPatrimónioOrçamento e SuporteGestão
FinanceiraGestão da
DívidaPatrimónio Imobiliário
Orçamento e Conta
Gere um orçamento
Abastece todos os dias 12
Administra cerca de
Gere 793.000 ç
de cerca de 32.000 M€
os dias 12 instituições da
SS4.700
imóveisprocessosexecutivos
S 450 l b d t 20 b l õ di t it i
- 4 -Lisboa, 13 de Julho de 2009 Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, IP
Somos 450 colaboradores e temos 20 balcões distritais
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CARTA DE MISSÃO
Compromisso de gestãoOpção voluntária dos dirigentesInstrumento inovador e pioneiroIniciativas estratégicas para o triénio R lt d dResultados esperados
Carta de Missão para o triénio 2005 - 2008 Na Carta de Missão foi publicamente assumida a ambição do IGFSS ser uma
referência na Administração Pública na adopção de boas práticas de gestão
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AGENDA
Modelo de Gestão
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DESAFIO ESTRATÉGICO
VISÃO
Ser um Instituto líder na qualidade do serviço público
MISSÃO
Gerir os recursos económicos do Orçamento da Segurança Social
VALORESRigor
I i lid dImparcialidadeEficiência
ÉticaInovação
5 dimensões integradas que com recurso a práticas inovadoras de gestão pretendem dar resposta aos
compromissos da Carta de Missão
- 7 -Lisboa, 13 de Julho de 2009 Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, IP
compromissos da Carta de Missão
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I - GESTÃO DA QUALIDADE
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II - GESTÃO da COMUNICAÇÃO
Plano de Comunicação anualMedição das AudiênciasComunicação electrónicaTransparência das decisõesTransparência das decisõesReforço da cultura institucionalEnvolvimento dos colaboradoresPilar na Gestão da Mudança
Mix dos canais de comunicação
Taxa de audiências dos boletins digitais em 2008 - 82,3%Número médio mensal de acessos à intranet em 2008 - 34.359
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III - GESTÃO de RECURSOS HUMANOS
Sistema de Avaliação de DesempenhoPl d F ãPlano de FormaçãoPlano de RecrutamentoPlano de Combate ao AbsentismoPrograma Rotação e Programa IntegrarAvaliação da satisfação dos colaboradoresParticipação no Estudo das Melhores EmpresasParticipação no Estudo das Melhores Empresas
para Trabalhar do Great Place to Work Institute
Taxa satisfação dos colaboradores 2008 - 75%Taxa satisfação dos colaboradores 2008 75%N.º horas de formação/colaborador 2008 – 45 HPlano de formação 2009 - 112 acções (30.860 H)Taxa de absentismo em 2008 - 4,1%
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Taxa de absentismo em 2008 4,1%
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IV - RESPONSABILIDADE SOCIAL
Programa de Responsabilidade SocialVertente interna: satisfação colaboradores
Vertente externa: retorno à sociedadeComité de RS composto por colaboradoresp pPlanos anuais desde 2006- Apoio a instituições beneficiárias- Banco do tempo- Banco do tempo- Programa de Reciclagem- Campanha de Natal- Doação de Computadores
Slogan: “Abraçar um projecto, ajudar quem precisa”Recolha de toneladas de donativos desde 2007
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V - GESTÃO por OBJECTIVOS
Balanced Scorecard33 Mapas Estratégicos (1.º, 2.º e 3.º níveis)Monitorização on-line (todos os colaboradores)Mais de 300 indicadores medidos todos os mesesMais de 300 indicadores medidos todos os mesesObjectivos ambiciosos (melhoria contínua)Responsabilização (dirigentes e colaboradores)Pilotagem Estratégica (Conselho da Qualidade)Alinhamento com a ISO 9001 (Iniciativas PDCA)
Medir para gerir! Em 2008 atingimos 82% dos objectivos fixados
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Em 2008 atingimos 82% dos objectivos fixados
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AGENDA
Gestão por Objectivos - BSC
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EVOLUÇÃO DO MODELO GPO
2004 Implementação da GPO e SIADAP
Ç
2005 Assinatura da Carta de Missão
Adopção do BSC para PA 2006: enquanto sistema de avaliação da performance
2006 Antecipação PA 2007: alinhamento entre os ciclos de elaboração do orçamento e planeamento
Alinhamento da GPO e ISO 9001:2000 (Abordagem por ( g pProcessos)
2007 Desenho dos mapas estratégicos: BSC enquanto ferramenta de definição e execução da estratégiaç ç g
Operacionalização de um software BSC
2008 Construção do QUAR (nova lei do SIADAP)
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OBJECTIVOS DO IGFSS NA ADOPÇÃO DO BSC
… enquanto Sistema de Gestão Estratégica
Ç
Clarificação da estratégia institucional Descrever a Estratégia
Optimização da ferramenta de avaliação da performance
Medir a Estratégia
Alinhamento organizacional e melhorafectação dos recursos humanos e materiais
Gerir a Estratégia
em função das estratégia Resultados Excelentes
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OBJECTIVOS DO IGFSS NA ADOPÇÃO DO BSCÇ
… enquanto Software de Gestão
Monitorização on-line
Fomento da responsabilizaçãoFomento da responsabilização
Gestão de Indicadoresde Projectode Projecto
Uniformização dos limitesda performanceda performance
Cálculo automático da eficácia do Scorecard (pontuação)
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Scorecard (pontuação)
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ALINHAMENTO ORGANIZACIONAL
Desdobramento dos objectivos (BSC)Descreve a Estratégia da Corporativa, com vista à
concretização da sua missão (temas estratégicos)Mapa da Estratégia
Corporativa
Os 11 mapas de 2.º nível descrevem a estratégia de cada Processo de Negócio e de Suporte
Mapas EstratégicosProcessos
Os 22 mapas de 3.º nível monitorizam a execução da estratégia nos serviços desconcentrados dos Processos de Negócio “Gestão da Dívida” e “Gestão do Património”
Mapas EstratégicosServiços Distritais
Os mapas estratégicos servem de guia para a definição dos objectivos individuais
Objectivos individuaisSIADAP
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AGENDA
Conclusões e Resultados
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FACTORES CRÍTICOS DE SUCESSO
Patrocínio da Gestão de Topo
Equipa de Controlo de Gestão
Plano de Comunicação
Workshop´s
Envolvimento dos colaboradores
Monitorização contínua
Todos têm acesso on-line ao BSC
Pilotagem estratégica
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CONCLUSÃO
O Balanced Scorecard ajuda as organizações a definir e a executar a t té i GPSsua estratégia - GPS
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CONCLUSÃO
O BSC ajuda a traduzir a estratégia em objectivos operacionais, que constituem o guia para a obtenção dos resultados esperadosconstituem o guia para a obtenção dos resultados esperados
MISSÃO Sistema de avaliação de d h i i l
Perspectiva Financeira
desempenho organizacional: performance sob 4 perspectivas
Sistema de formulação e
Visão
p
Perspectiva do Cliente
Perspectiva dos
Sistema de formulação e clarificação da estratégia
Sistema de comunicação:pProcessos Internos
Perspectiva da Aprendizagem e
Crescimento
Sistema de comunicação: alinhamento organizacional em torno da execução da estratégia
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Crescimento
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RESULTADOS do NEGÓCIO
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RESULTADOS do NEGÓCIO
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RESULTADOS DA SATISFAÇÃO DOS CLIENTES
Em 2008
93% dos clientes está Muito Satisfeito ou Satisfeito
Em 2008…
81% esperou menos de 15 m para ser atendido
Tempo médio de resposta – 3 dias úteis
Os folhetos de sugestões e os e-mails institucionais disponíveis no site e no Portal do Cidadão permitem uma d spo e s o s te e o o ta do C dadão pe te u aaproximação ao cliente e uma percepção diária da sua satisfação e necessidades
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“Certificação na Administração Pública”
“Só se pode gerir
o que se consegue medir”q g
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