?£o - SAUSP.pdf  o poder de prova dos documentos e garantir a manuten§£o ......

download ?£o - SAUSP.pdf  o poder de prova dos documentos e garantir a manuten§£o ... Of­cio que solicita

of 27

  • date post

    07-Nov-2018
  • Category

    Documents

  • view

    212
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of ?£o - SAUSP.pdf  o poder de prova dos documentos e garantir a manuten§£o ......

  • SAUSP Sistema de Arquivos da

    Universidade de So Paulo

  • Comisso Setorial do Sistema de Arquivos da EEFEUSP

    Presidente: Camila N. Favero Membros: Telma Elisa A. V. Sanches

    Paulo Serson Ilza B. dos Santos

    Jos Eduardo da Silva

  • TREINAMENTO EM

    GESTO DOCUMENTAL

    EEFEUSP

  • TIPOS DE SUPORTE DOS DOCUMENTOS:

    PAPEL RECURSOS ELETRNICOS

  • ARQUIVO SAUSP

    PROTEOS

  • ARQUIVO Como? Higienizao Armazenagem Onde? Tipos de pastas para arquivo (otimizao de utilizao) Por que? Gesto documental: visa racionalizar, padronizar, preservar o poder de prova dos documentos e garantir a manuteno da memria Preservar documentos histricos (anteriores a 31 de dezembro de 1954) Quando? No recebimento e expedio de cada documento, este deve sofrer anlise com relao ao seu contedo e arquivado aps ter sido cumprida a sua funo

  • Como? Higienizao: Retirar grampos, clipes e elsticos antes de arquivar qualquer documento, ou antes de reciclar os documentos que sero descartados. Verificar presena de dobras e fitas adesivas que possam danificar o documento a mdio prazo.

  • Como?

    Perfurao do papel:

    Os documentos ficam melhor armazenados se estiverem alinhados, evitando dobras e amassados. Dobrar a folha de papel ao meio e perfurar usando a guia do furador de papel garante melhor qualidade de preservao para o documento.

    Prendedores: Utilizar apenas prendedores plsticos, barbante ou fitilho de algodo

  • Onde? Pasta L e Pasta catlogo ideal para guarda de documentos ou dados de pesquisas em utilizao corrente. As pastas L podem ser acomodadas dentro das pastas suspensas

  • Onde? Pasta suspensa ideal para guarda de documentos com alimentao contnua, mas sem retiradas frequentes, tambm utilizada para acomodar outras pastas Exemplo: processos

  • Onde? Registrador de A a Z adequado para guarda de documentos que sofrem alimentao contnua e consulta ou retirada frequentes.

  • Onde?

    Caixa de arquivo inativo (polionda) para envio de documentos ao Arquivo Inativo da EEFEUSP, devem estar completamente preenchidas para evitar que os papis fiquem amassados ou danificados e os documentos devem ser higienizados previamente.

  • Onde?

    Processos e/ou protocolados

    PROCESSO - Unidade documental em que se renem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ao administrativa ou judiciria formando um conjunto materialmente indivisvel. PROTOCOLADO - Documentos avulsos que recebem registro de protocolo mas no constituem processo.

  • PROCESSO PROTOCOLO

  • Quando?

    No recebimento e expedio de cada documento, este deve sofrer anlise com relao ao seu contedo e

    arquivado aps ter sido cumprida a sua funo.

    Exemplos:

    1. Memorando informando a data de encerramento para pedidos de almoxarifado e compra Aps cincia de todos os funcionrios do setor, perfurar o papel e arquivar na pasta de documentos recebidos.

    2. Ofcio que solicita relatrio sobre algum assunto Aps ser providenciado o relatrio, entregue e anotado no verso deste que foi respondido atravs de ofcio (n, data e assinatura do responsvel), arquivar na pasta de documentos recebidos e arquivar o ofcio resposta na pasta de documentos expedidos.

    3. Ofcio que informa prazos prolongados pera execuo de tarefas ou entrega de documentos deixar vista, preferencialmente no mural do setor, e depois de decorridos os prazos, arquivar.

  • SAUSP Objetivo: Padronizar a guarda e reduzir o volume de documentos desnecessrios (cpias) Normatiza as rotinas de gesto documental: O que preservar e por quanto tempo (TTD)

  • SAUSP

    Meta para nossa Unidade:

    Aplicar as Tabelas de Temporalidade dos Documentos da USP em todos os setores/sees/servios e secretarias

    at 30/06/2012. Descartar os documentos previstos

    nas TTD.

  • PROTEOS

    Estabelece rotinas de confeco e trmite de documentos

    Padronizao dos documentos oficiais

    (ofcios e memorandos) Atendimento das rotinas de trmite

    (entrada, sada e despacho) Atendimento das rotinas processuais,

    principalmente o termo de juntada

  • PROTEOS

    Padronizao dos documentos oficiais (ofcios e memorandos)

    OFCIO - Forma de comunicao escrita entre subalternos e autoridades e entre os rgos pblicos e os particulares, em carter oficial.

    OFCIO-CIRCULAR - Ofcio multiplicado, de igual teor, passado a vrios rgos ou pessoas

    simultaneamente. MEMORANDO - Forma de correspondncia interna

    usada para assuntos rotineiros.

  • v

    PROTEOS

    Of. Circ. DC-13/26/81/DC/6/11/81 da CODAGE Estabelece a forma de numerao para

    expedio de documentos:

    Exemplo 1: Of. CPq/10112/EEFE/250412

    Of. + sigla da setor / nmero do ofcio + + ano (dezena) / sigla da Unidade / data (ddmmaa)

    Exemplo 2: Of.Circ. CPq/11012/EEFE/250412

    Of. Circ.+ sigla da setor / nmero do ofcio + + ano (dezena) / sigla da Unidade / data (ddmmaa)

  • PROTEOS

    Atendimento das rotinas de trmite (entrada, sada e despacho) Manual do Proteos:

    Trmite do processos e protocolados 2. Os encaminhamentos de processos e protocolados de um setor para outro, sero feitos diretamente pelos Setores envolvidos mediante despacho do rgo remetente na ltima folha, onde fique explcito o rgo a que se destina e a providncia dele esperada. 4. Nenhum processo ou protocolado poder ter andamento sem que todas as suas folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas e os espaos em branco regularmente inutilizados. 6. No ser permitida a tramitao de processos e protocolados "em mos". 8. Todo o trmite de processos e protocolados dever ser obrigatoriamente registrado no Sistema Proteos. Despacho Utilizado como recurso para registrar o envio de processo ou protocolado a setor ou servidor que no consta do Sistema Proteos.

  • PROTEOS

    Atendimento das rotinas processuais, principalmente o termo de juntada

    Todas as folhas juntadas, inclusive anexos, devero ser numeradas e rubricadas no canto superior direito da pgina da frente. A numerao das folhas a serem juntadas pode ser feita a mo (com caneta), mquina ou microcomputador. Registrar no verso da folha imediatamente anterior juntada dos papis, o respectivo despacho contendo o nmero das folhas, a Seo responsvel pela execuo, data e assinatura do funcionrio.

    Segue juntada das folhas de n ........... a ........... (rgo, data, nome/rubrica).

  • OBRIGADA !

    Nmero do slide 1Nmero do slide 2Nmero do slide 3Nmero do slide 4Nmero do slide 5Nmero do slide 6Nmero do slide 7Nmero do slide 8Nmero do slide 9Nmero do slide 10Nmero do slide 11Nmero do slide 12Nmero do slide 13Nmero do slide 14Nmero do slide 15Nmero do slide 16Nmero do slide 17Nmero do slide 18Nmero do slide 19Nmero do slide 20Nmero do slide 21Nmero do slide 22Nmero do slide 23Nmero do slide 24Nmero do slide 25Nmero do slide 26Nmero do slide 27