Antes de automatizar processos e regras de negócio com BPMS e SOA: otimizar ou transformar?

Antes de automatizar processos e regras de negócio com BPMS e SOA: otimizar ou transformar? Maurício Bitencourt, CBPP Fortaleza, 24 de novembro de 2014

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Agenda

•  Definições e referências

•  Modelagem de processos e decisões

•  Notação e modelo BPMN e DMN

•  Ferramentas e plataformas para automação

•  Estudo de caso sobre transformação de processo

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Definições•  BPM é uma disciplina gerencial que presume que os objetivos

organizacionais podem ser alcançados com mais êxito por meio do gerenciamento de processos. Compreende um corpo de conhecimento composto por princípios e melhores práticas para orientar uma organização, e não uma metodologia prescrita ou um kit de ferramentas

•  BPMS (BPM Suite) são sistemas/softwares que auxiliam mapear, simular, automatizar e monitorar o desempenho de BPM

•  BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação e modelo para representar processos em formato padrão e intercambiável

•  DMN (Decision Model and Notation) é uma notação e modelo para gerenciamento de decisões e regras de negócio, facilmente compreensível para representar modelos de decisão e integrar a processos automatizados.

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Gestão

Tecnologia

Técnicas

Mais referências sobre processos e decisões

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http://www.gartcapote.com/bpm-podcasts.htmlhttp://pt.slideshare.net/mauricio.bitencourt

Agenda

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As limitações dos fluxogramas

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•  Perspectiva de dentro para fora (inside out)

•  Preserva três pecados capitais para a medição: provincianismo, narcisismo e frivolidade (gestão x ”tocação”)

•  Foco na eficiência do fluxo de trabalho funcional (workflow)

•  Limitado para representar Mapas de Fluxo de Valor e Modelos da Jornada do Cliente

Foco no sucesso do cliente (outside in)

Caminho feliz

Atendimento perfeito

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Nos processos desvios não são “decisões”

“Este talvez seja o elemento mais equivocadamente utilizado por boa parcela dos profissionais que buscam

diagramar um processo com BPMN.

O Desvio (gateway) não é um ponto onde fazemos uma pergunta ao processo. É um ponto onde devemos receber

as informações decorrentes de uma decisão tomada anteriormente (provavelmente em uma atividade) ...”

Texto citado do livro Medição de Valor de Processos para BPM por Gart Capote

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Diferenças entre fluxogramas e a notação BPMN

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Encaminhar pacote para a transportadora

Encaminhar pacote para os

Correios

Sim

Não

Entregar via PAC?

Vantagens:•  Processos mais simples, inteligentes e

inovadores•  Facilidade para “consumir” regras de negócio•  Explicita o modelo de processo e modelo de

decisão

Fluxograma BPMN

Motivação para a modelagem de decisões

•  Transformar regras em ativos de conhecimento•  Simplificar os processos•  Tornar os processos mais ágeis•  Evitar fraudes e promover conformidade•  Eliminar decisões manuais repetitivas•  Habilitar automação e simulação•  Garantir conhecimento para a organização•  Escalabilidade e customização em massa•  Agilidade e rapidez para distribuir uma nova política•  Vocabulário comum na organização (taxonomia)

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Decisões claras potencializa o trabalho do conhecimento

Regras de negócio:•  não são julgamentos, são direcionamentos•  não são software, são ativos de conhecimento

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•  Pesquisa

•  Análise

•  Altos níveis de experiência

•  Julgamento

•  Colaboração

•  Avaliação de riscos

•  Criatividade

•  Investigação

•  Negociação

•  Habilidades de comunicação

Processos previsíveis

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http://www.vdma.org/image/journal/article?img_id=2170438&t=1378133343179

Processos adaptativos

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http://www.nature.com/nature/journal/v388/n6637/fig_tab/388047a0_F1.html

Agenda

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Padrões de fato

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Modelagem de Processos e Decisões com BPMN e DMN

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Modelo de Processo (BPMN 2.0) Modelo de Decisão (DMN 1.0)

PolíDca de crédito

Limites Risco Regra de limite de crédito

Prover inteligência aos processos de negócio automatizados

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PolíDca de crédito

Limites Risco Regra de limite de crédito

Motor de processos envia condições capturadas

Rota de desvio com base nos dados da decisão

Motor de regras resolve e entrega a decisão

Dados analíDcos podem ser combinados

Agenda

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Tabelas de Decisão

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à

xxxxxx

xxxxxx

Modelos intercambiáveis entre ferramentas

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21 Fonte: http://bpmn-miwg.github.io/bpmn-miwg-tools/

Agenda

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Estudo de caso selecionado para conferência de desenvolvedores

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Esta apresentação foi autorizada pela PAC ADMINISTRADORA DE CRÉDITO para ser apresentada no evento JUDCon2014:Brazil. Este conteúdo "Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas” foi apresentado pela Diretora Administrativa / Financeiro Marcia Terezinha Hupfer, a Gerente de RH Michelle Pitrez e a Psicóloga Analista de Recrutamento e Seleção Paula Melo na 41ª edição nacional do evento BPM Day da ABPMP, dia 06 de maio de 2014 no Salão de Convenções do Centro de Eventos da FIERGS em Porto Alegre. O evento contou com a presença de um público de mais de 600 pessoas e teve como objetivo discutir o tema Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM - Business Process Management) e apresentar casos práticos de implementação.

Para mais informações, acesse:http://www.projeler.com.br/quemsomos_clientes_estudo_de_caso_paconline.jsp

Este conteúdo tem como objetivo apresentar os benefícios que a organização está colhendo a partir da automação de processos e regras de negócio com a tecnologia BPMS/BRMS Open Source KIE Knowledge is Everything (JBOSS Drools, jBPM, Dashbuilder) e compartilhar com a comunidade resultados obtidos com esforço e evolução da plataforma BPM Suite.

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Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas

A EmpresaCom sede em Porto Alegre,

a PAC é especializada em recuperação de crédito, com abrangência em todo Brasil

Conta com aproximadamente 600 colaboradores e mais de 300

posições de atendimento

Fundada em 17 de Março de 1999. Iniciou suas operações na depuração da carteira de crédito imobiliário da Caixa Econômica Federal

Principais Clientes

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•  A demanda dos clientes exige volume e disponibilidade de pessoas para atender

•  Turnover aproximado de 15% ao mês

•  Mudar para um processo adequado ao ritmo e perfil dos candidatos (geração touch)

•  Reduzir o tempo e custo dos processos de seleção e contratação

Principais Desafios

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•  Pessoas são o nosso principal ativo

•  Metas dos clientes cada vez mais desafiadoras

•  Necessidade de aumento de produtividade por recuperador de crédito

•  Um bom processo de seleção nos proporciona melhores resultados aos clientes

•  Absorver ondas de crescimento com agilidade

Critérios para priorização da iniciativa

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Gerir desempenho do período de

experiência

Recrutar e selecionar

novos colaboradores

Capacitar colaborador

Gerir desempenho e carreira do colaborador

Desligar colaborador

Ciclo de vida do colaborador

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• Visão do projeto•  Implantar políticas claras e garantir o cumprimento das mesmas•  Melhor fluidez das filas de trabalho

• Justificativa•  Processos, regras de negócio e papéis claros•  Otimizar recursos (fazer mais com o mesmo)•  Qualificar indicadores

• Objetivos•  Diminuir retrabalho•  Redução de custos•  Padronizar serviços

SCRUM

Projeto de transformação do processo de recrutamento e seleção

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•  RH e Administração de Pessoal•  Construir arquitetura de processos•  Utilizar modelo de referência APQC PCF•  Revelar o escopo e contexto dos processos:

•  Políticas e regras de negócio•  Métricas e indicadores•  Eventos de acionamento e resultados do processo•  Papéis e responsabilidade por prestação de contas (matriz RACI)

•  Modelar, analisar e redesenhar processo com BPMN 2.0•  Automatizar processo e regras de negócio com BPMS•  Criar painéis de BAM para acompanhar e sustentar a operação

Escopo do Projeto

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Fundamentos e metodologia

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22Gerir desempenho do período de experiência

20Recrutar e selecionar novos colaboradores

21Capacitar colaborador

23Gerir desempenho e carreira do colaborador

24Desligar colaborador

30Gerirponto

31Gerirbenefícios

32Gerir atendimento de GP

33Gerir folha de pagamento

35Gerirprocessos trabalhistas

36Gerir informações de GP

34Gerir segurança do trabalho

10Otimizar processos de GP

11Gerir relações externas

12Gerir clima organizacional

Proc

esso

s G

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Prim

ário

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oces

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de

Sup

orte

Cadeia de Valor de Gestão de Pessoas (GP)

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Pontos Fortes

•  Número de canais de atração

•  Estrutura de recepção

•  Múltiplo canais de captação

•  Colaboradores experientes e qualificados

•  ...

Análise do processo

Pontos a Melhorar

•  Teste de conhecimento

•  Autobiografia

•  Simulação de cobrança

•  Entrevista coletiva

•  Teste de digitação

•  Ordem das etapas do processo

•  ...35

22Gerir desempenho do período de experiência

20Recrutar e selecionar novos colaboradores

21Capacitar colaborador

23Gerir desempenho e carreira do colaborador

24Desligar colaborador

20.1Gerir atração de novos colaboradores

20.2Gerir captação de novos colaboradores

20.3Recrutar novos colaboradores

20.4Selecionar novos colaboradores

20.5Admitir novos colaboradores

20.4.1Realizar entrevista coletiva

20.4.2Realizarprovas

20.4.3Realizar simulação de ligação

20.4.4Realizar entrevista individual

20.4.5Realizar teste de informática

Contexto do processo (AS-IS) na Arquitetura de Processos

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•  Inversão de etapas do processo para antecipar a seleção das melhores competências

•  Redução do tamanho de lote para um candidato em cada instância de processo

•  Fluxo contínuo das filas de trabalho dos colaboradores

•  Uso de tecnologia BPMS para automatizar os processos e regras de negócio

Transformação do Processo

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https://www.youtube.com/watch?v=PbmotQJNr5E

Uso dos conceitos de fluxo contínuo do LEAN Office

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Realizar prova

Tabela de decisão com critérios de

seleção

Apresentar resultados ao

candidatoDispensarcandidato

Realizar entrevistaX ...

Reprovado

Respostas do candidato sem uso de papel

Tabulação e resultado

automático

Caminhofeliz do

processo

Desvio automático para as filas de

trabalho

Processo de negócio na notação BPMN 2.0 integrado ao modelo de decisão (decision table)

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•  Candidato como ator do processo via formulários eletrônicos

•  Vídeos para cada passo

•  Sem papel

•  Tabulação automática das informações

•  Critérios de desvios do processo com base em regras de negócio (sem julgamento)

Processo automatizado com tecnologia BPMS

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Filas de trabalho

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•  Monitoramento de indicadores em tempo real

•  Métricas coletadas diretamente da execução do processo automatizado

Painéis de controle

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•  Operação do negócio alinhada com a estratégia

•  Documentação igual à execução

•  Ciclo de tempo menor para disponibilizar o candidato para a operação de recuperação de crédito

•  Processo com critérios padronizados

•  Uso dos conceitos do LEAN Office para promover fluxo contínuo na captação dos candidatos

•  Melhores indicadores em tempo real

Benefícios auferidos

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Processo Anterior Atual

RecrutamentoEm lote

AgendadoIndividual

Na apresentação

SeleçãoEm Lote

3 diasIndividual

No mesmo dia

Admissão Quinzenal Semanal

MAIS RÁPIDO, BARATO E MELHOR

Resultados obtidos com a transformação do processo de GP

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Ø Sustentar a otimização e evolução contínua

Ø Revelar e automatizar todas políticas e regras de GP

Ø Ampliar automação de processos

Ø Medir e recompensar pelo sucesso do desempenho do processo

Próximos passos

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Automação do processo no BPMS

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•  Execução do processo direto da diagrama em BPMN •  Agilidade para distribuir novas versões (estamos na 4ª)

Diagrama de processo na notação BPMN 2.0

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Ø Regras transparentes e de simples manutenção

Ø Critérios claros de seleção do candidato

Tabela de decisão

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Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas

Transformação de ProcessoEvite perpetuar métodos obsoletos com tecnologias melhoradas

à Modelagem, análise, desenho e simulação antes de automatizar o processo

Processos mais inteligentes à Melhores decisões com regras automatizadas

Substituição de trabalhos manuais repetitivos

à Decisões sem julgamentos são candidatas a automação de regras de negócio

Maturidade da gestão por processos à Melhores indicadores e painéis de dashboards

Percepção de aumento da velocidade e agilidade com redução de custos

à Evite projetos com escopo fechado, comece com um produto mínimo viável (MVP) e evolua com o aprendizado

Aderência e sustentação à Use a plataforma BPM Suite sem visão técnica para internalizar a gestão por processo e evoluir sem auxílio técnico

Transformação da organização à Pense além do fluxo de trabalho (workflow)50

Agenda

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http://pt.slideshare.net/mauricio.bitencourthttp://www.linkedin.com/in/mbitencourt https://www.youtube.com/user/mbitencourt/videos

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