Análise_de_produtos GED

5/17/2018 Análise_de_produtos GED - slidepdf.com

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ANÁLISE DE PRODUTOS PARA GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

FLAVIANE CEZAR DOS SANTOS *[email protected]

ANDREA SCHWERTNER CHARÃO **[email protected]

DANIEL FLORES ***

[email protected]

INTRODUÇÃO

Com o ritmo acelerado da evolução tecnológica, a informação tornou-se mais acessível,contribuindo para um aumento da participação do conhecimento na geração de riqueza para asorganizações. "O conhecimento passa a ser o novo motor da economia." (BALDAM et al., p.24).De fato, o conhecimento tornou-se fator essencial no processo de produção, visto que "acompetição é cada vez mais baseada na capacidade de transformar informação emconhecimento e conhecimento em decisões e ações de negócio. " (LOPES, p. 25).

A quantidade de informação vem aumentando a cada dia e estima-se que nos próximos anos eladuplicará a cada 11 horas (CENADEM, 2002). As empresas acompanham este crescimento,investindo em tecnologias que auxiliam na produção, coleta, processamento, armazenamento edisseminação das informações. Neste contexto, um conjunto de tecnologias que tem merecidodestaque é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED.

Os sistemas de GED trabalham com documentos em formatos tradicionais, digitalizados oucriados em meio digital, gerenciando-os durante todo o seu ciclo vital e implementando soluçõespara armazenamento eficiente e rápido acesso às informações. Ao oferecer tais vantagens paraa gestão de documentos, o GED tem despertado um interesse crescente por parte dacomunidade de Ciência da Informação, transformando as práticas e alimentando discussõessobre os princípios que norteiam o trabalho do profissional da área.

A pesquisa relatada neste artigo visa, de uma maneira geral, contribuir para as discussões equestionamentos em torno do GED e de suas relações com a Ciência da Informação, e maisespecificamente com a Arquivologia. Em particular, busca-se, através da

http://www.cinform.ufba.br/iv_anais/artigos/TEXTO09.HTM (1 de 10)2/1/2006 07:59:11



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análise de alguns produtos de GED atualmente disponíveis no mercado, confrontar astecnologias com os princípios arquivísticos de tratamento da informação.

O artigo está organizado como segue: inicialmente (seção 2), faz-se uma breve revisão dosconceitos e princípios que orientam a gestão arquivística de documentos. Traça-se, a seguir(seção 3), um panorama sobre o GED e as tecnologias que o compõem. A análise de soluçõesde GED é o tema da seção 4, onde são apresentados alguns trabalhos correlatos antes de partir-se para o detalhamento da metodologia e dos resultados obtidos com o desenvolvimento dapesquisa.

A ARQUIVÍSTICA E A GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Arquivística pode ser conceituada como a "disciplina - também conhecida como Arquivologia -que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicasa serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização" (DTA,1996, p.5). Para RICHTER (1997, p.43), a Arquivologia estuda os documentos, desde suacriação, organização e utilização da informação. Entende-se que a Arquivística é uma disciplinaintelectual que compreende o estudo de todas as atividades relativas à criação, seleção,tratamento e transmissão das informações, tendo um campo de ação determinado - os arquivos- e possuindo métodos próprios para a sua organização.

De acordo com ROUSSEAU e COUTURE (1998), um dos princípios que norteiam a Arquivísticaé a chamada Teoria das Três Idades, que divide o ciclo de vida de um documento em três fases(ou idades): corrente, intermediária e permanente. Estas distinções deixam transparecer umapreocupação com a freqüência de uso e a utilidade do documento para o desempenho deatividades dentro da organização.

Na primeira idade, ou arquivo corrente, estão os documentos utilizados freqüentemente, quedevem ser de fácil acesso para garantir o funcionamento das atividades do cotidiano. Estesdocumentos ficam geralmente armazenados em locais próximos aos setores que os produzirame os receberam.

O arquivo intermediário, originário do arquivo corrente, é consultado eventualmente, sendo

conservado por razões administrativas, legais ou financeiras, respondendo aos objetivos da suacriação. Tanto na primeira como na segunda fases, os documentos possuem valor para aorganização geradora (valor primário).

Na terceira fase, ou arquivo permanente, os documentos deixam de ter o valor previsível para aorganização que os produziu, não tendo de responder aos objetivos da sua criação. Osdocumentos, nesta última fase, são eliminados ou guardados se possuírem algum valorremanescente (valor secundário).




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Convém salientar que, em torno dos valores e do ciclo de vida dos documentos, existem aschamadas funções arquivísticas, que devem ser tratadas de modo a envolver o conjunto dosprincípios, dos métodos e das operações que se aplicam à organização e ao tratamento dosarquivos. De acordo com ROUSSEAU e COUTURE (1998, p.265), existem sete funções aconsiderar: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão dosarquivos.

A produção refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de umórgão. Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um órgão foi criado.Na produção de documentos, feita por qualquer pessoa física ou jurídica, o arquivo se formamediante o exercício da atividade própria dessa entidade, que dá lugar ao trâmite de diversosassuntos, se materializando em forma de documento.

A avaliação deve ser vista como uma das operações metodológicas a serviço do conhecimentocientífico e da informação social. Ao se avaliar, define-se os prazos dos documentos nos arquivoscorrente, intermediário e permanente. Esta função permite um funcionamento eficiente do sistemade informação - arquivo, ressaltando que os valores primários e secundários dos documentosestão relacionados com seu ciclo vital.

A aquisição, por sua vez, refere-se a ação formal em que se funda a transmissão de propriedadede documentos de arquivo.

Em relação à conservação, esta objetiva estender a vida útil dos materiais, dando aos mesmos otratamento certo. Esta função se dá "com o intuito de utilização máxima da informação contidanos arquivos correntes que os administradores se munem de normas que regem a organizaçãodos seus documentos". (ROUSSEAU e COUTURE, 1998, p.119)

A classificação consiste em "agrupar hierarquicamente os documentos de um fundo mediante areunião de classes, de acordo com os princípios da proveniência e ordem original" (MUNDET,1994, p. 239). Segundo SCHELLENBERG (1974), há três elementos principais a seremconsiderados na classificação:

· a ação ou função: reflete as funções do órgão que gerou o documento, sendo usada com

referência a todos as responsabilidades atribuídas a um órgão a fim de atingir os amplos objetivospara os quais foi criado;

· a estrutura: reflete a estrutura orgânica (linha e staff) da entidade que é determinada pelosobjetivos ou funções a que se destina;

· o assunto: resulta da análise do conteúdo dos documentos, isto é, os assuntos que são tratados.




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A classificação utiliza-se de um quadro ou esquema para sistematizar cada fundo em suasclasses ou séries. Este quadro de classificação "reflete as funções que geram a criação erecepção de documentos" (ROBERGE apud MUNDET,1994). Desse modo, a classificação estáligada à idéia de separar ou dividir um conjunto de elementos, onde se estabelecem classes/ grupos que irão refletir num quadro de classificação.

No que concerne a descrição, esta consiste em elaborar uma representação cuidadosa de umaunidade de descrição e de suas partes componentes, por meio da extração, análise eorganização de qualquer informação que sirva para identificar o acervo arquivístico e explicar oseu contexto, bem como o sistema de arquivo que o produziu. De acordo com LOPES (2000), oprimeiro nível da descrição é alcançado no processo de classificação, o segundo se desenvolvena avaliação e o terceiro ocorre nos arquivos permanentes.

A última função arquivística, a difusão, torna os documentos acessíveis e promove sua consultamediante publicações, exposições, conferências, serviços educativos e outras atividades. Éconsiderada função básica das instituições arquivísticas.

De acordo com o que foi exposto acima, percebe-se que a arquivística demonstra a suaespecificidade, ocupando o seu lugar em uma política de gestão da informação. De fato, aogerenciar a informação, é preciso tratar primeiro os documentos, pois "a gestão de documento éonde deságua a gestão da informação". (LOPES, p.247)

A gestão de documentos assegura a produção, administração, manutenção e destinação dosdocumentos, refletindo as informações registradas em seu contexto. Uma gestão eficaz garante otratamento adequado às informações de acordo com métodos e princípios arquivísticos.

Assim, deve-se compreender que a Arquivística está voltada para a criação, seleção, tratamentoe transmissão das informações. E à medida que a Arquivística utiliza a tecnologia como forma degerenciar a informação, sente-se a necessidade do profissional arquivista estar inserido nestecontexto tecnológico, estabelecendo soluções em conjunto com outros profissionais dainformação.

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED - é um conjunto de tecnologias que permitemgerenciar a informação documental durante o seu ciclo de vida. O GED "armazena, localiza erecupera informações existentes em documentos e dados eletrônicos" (BALDAM et al., 2002,p.32).

Os sistemas de GED implementam categorização de documentos, tabelas de temporalidade eníveis de segurança, integrando de forma eficiente os mundos analógico




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e digital, e garantindo o rápido acesso aos documentos - condição básica para a competitividadeempresarial.

Gerenciar documentos de forma eletrônica é uma solução que traz resultados significativos para aempresa como redução de espaço físico, alta velocidade e precisão na localização dedocumentos, controle documental, maior agilidade nas transações entre empresas, minimizaçãode perda e extravio de documentos entre outros. Estas vantagens tornam-se fundamentais àmedida que as empresas pretendem se manter na liderança. A tecnologia de GED leva ainformação certa à pessoa certa no momento certo.

Tecnologias Associadas ao GED

Para proporcionar as funcionalidades de processamento e gerenciamento de documentos, o GEDtrabalha em conjunto com tecnologias como Document Imaging, Document Management,Workflow, COLD/ERM e Forms Processing. Conforme ANDRADE (2002), o processamentocompreende ações sobre o ciclo de vida do documento (captura/criação, armazenamento/ organização, recuperação, transmissão, visualização e impressão) e o gerenciamento inclui osobjetivos do sistema (velocidade dos processos, redução de custos de produção e solicitação dedocumentos, redução dos custos dos processos, entre outros).

Dependendo de algumas características particulares dos documentos (tipo físico, apresentação,

etc), pode-se usar um ou outro tipo de tecnologia de GED. Pode-se, dessa forma, selecionar eintegrar as soluções que melhor se adaptam às necessidades de cada organização.

O Document Imaging (DI) captura a imagem através de scanner para agilizar os processos deconsulta, processamento e distribuição de documentos. Seus objetivos básicos são "capturardocumentos em formato eletrônico, armazená-los em ambiente seguro, recuperar essesdocumentos quando necessário, permitir manipular esses documentos de acordo com osprocessos de negócios da empresa". (BALDAM et al., 2002, p.47)

É comum o DI apresentar comandos de auxílio à pesquisa por meio de índices, links comvisualizadores, opções de alteração do aspecto de pesquisa e visual da tela, áreas paraapresentar resultados de pesquisas, comandos que permitem indexação e importação de

documentos, entre outros.

As tecnologias conhecidas como Document Management (DM) gerenciam o documento durantetodo o seu ciclo de vida. O DM apresenta algumas funções como controle de versões dedocumentos, uso de modelos predefinidos ou formulários eletrônicos, integração com programasgeradores de novos documentos, gerenciamento, fluxos e suporte a diversos tipos documentais.Seu objetivo é controlar o documento que esteja em uso, sendo modificado ou referenciado poroutros documentos. Aplica-se o DM na área de normas técnicas, manuais e desenhos deengenharia.




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O Workflow, ou fluxo de trabalho, permite gerenciar qualquer processo de negócio das empresas,garantindo o acompanhamento das atividades. Alguns autores consideram o Workflow comooutra tecnologia e processo, já que o documento não é o principal componente dele.

Os autores BALDAM et al. (2002) destacam que o Workflow está associado ao GED devido amaioria dos processos em andamento nas empresas precisar de documentos, sendo comum aoimplantar Workflow a associação de uma ferramenta de GED que dê o suporte documentalnecessário ao processo.

O Gerenciamento Corporativo de Relatórios ou COLD/ERM, possibilita que os relatórios sejamgerados e gerenciados na forma digital, podendo ser feitas anotações sobre o relatório semafetar o documento original. São aplicados em faturas de telefone, energia elétrica, água,extratos bancários e relatórios financeiros.

As funções gerais de um ERM são transformar os relatórios vindos dos sistemas num formato deconsulta natural, fazer indexação automática, pesquisar pelos índices indicados, permitirimpressão e visualização com máscaras e anexar comentários sobre o registro (BALDAM et al.,2002, p.81). Geralmente, o ERM não é aplicado sozinho, sendo uma parte disponibilizada pelosfornecedores de GED, que oferecem mais de uma solução.

Já a tecnologia de Processamento de Formulários ou Forms Processing - OCR/ICR, permite

reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados. Oobjetivo é preparar o formulário para colher seus dados e enviá-lo a um sistema que tratará deforma adequada as informações colhidas. São aplicadas em formulários de repartições públicas,pedidos de clientes, ordens de pagamento, documentos padronizados de Recursos Humanos,formulários bancários, entre outros.

ANALISANDO SOLUÇÕES DE GED

O número de produtos que oferecem soluções de GED vem aumentando significativamente aolongo dos anos. Além disso, o marketing dos fornecedores está muitas vezes presente naliteratura e nas informações disponíveis sobre alguns produtos. Estes fatos, aliados à rápidaevolução das tecnologias envolvidas, são fontes de dificuldades para os profissionais da

informação que necessitam avaliar, selecionar, implantar e utilizar tecnologias de GED em suasorganizações.

A preocupação com a análise/avaliação de ferramentas de GED existentes no mercado apareceem muitos trabalhos publicados recentemente, sob enfoques relativamente diferentes.

O trabalho de ANDRADE (2002) apresenta algumas questões referentes a aquisição de produtospara gerenciar documentos. Estas questões, abordadas de modo sucinto, dão ênfase para acorreta especificação do produto, que deve levar em conta os planos de médio e longo prazos, jáque os custos de mudança de produto são geralmente altos.




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Já os autores BALDAM et al. (2002) apresentam um Termo de Referência para ferramentas de GED,contendo questões relativas à indexação, pesquisas/buscas, documentação e interface, ferramentasde programação, correio eletrônico, segurança, fluxo de documentos, entre outros. Neste trabalho, oGED é abordado em um contexto amplo, sendo o Termo de Referência um instrumento útil paraidentificar as características presentes (ou ausentes) em um determinado produto de GED.

Discussões sobre o GED e de suas relações com a Arquivística são parte do trabalho de FLORES(2000) e, mais recentemente, de SANTOS (2002). Através da análise detalhada de uma ferramenta,FLORES coloca em evidência o fato de alguns sistemas de GED não contemplarem as funçõesarquivísticas, essenciais às informações orgânicas e registradas.

Com efeito, estima-se que muitos produtos de GED deixem de lado questões que envolvem ocontexto documental como classificação, avaliação, descrição e tempo de custódia nas três fases doarquivo.

Metodologia

Considerando a relação estreita existente entre a Arquivística e as tecnologias de GED, iniciou-se umtrabalho de pesquisa visando, de maneira geral, analisar alguns produtos de GED atuais sob o pontode vista do tratamento arquivístico da informação.

Em um primeiro momento realizou-se um levantamento, através da Internet, das empresasfornecedoras de soluções de GED no Brasil. Este levantamento resultou em uma lista de 41(quarenta e uma) empresas que foram contatadas por e-mail e correio convencional. Nestaoportunidade, solicitou-se a cedência de demonstrativos de softwares para serem analisados nocontexto desta pesquisa acadêmica. Do total de empresas contatadas, apenas 7 (sete)disponibilizaram material para análise.

É importante ressaltar que parte do material recebido constituiu-se apenas de documentação e/oumaterial promocional relativo às ferramentas de GED, não incluindo amostras de software comfuncionalidades mínimas para análise. Assim, apenas as 3 (três) ferramentas relacionadas no quadro1 foram efetivamente retidas nesta fase da pesquisa.

Quadro 1Produtos de GED retidos para análise

Nome do Produto Fornecedor/Endereço

Kami Control Informação e Documentação

www.control.com.br

DocAdmin DocAdmin

www.docadmin.biz

LaserFiche LaserFiche Imaging

www.laserfiche.com.br




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A fase inicial de coleta de dados foi complementada com a elaboração de um questionáriorelacionando 2 (dois) grandes grupos de questões (critérios) para análise. No primeiro grupoestabeleceu-se critérios para identificação das tecnologias de GED oferecidas pelas ferramentas.Esta identificação é importante à medida que a relevância e a utilidade de algumas tecnologiasvariam de acordo com a organização e, até mesmo, com a fase (ou fases) em que se encontra amassa documental a ser gerenciada. O segundo grupo de questões está diretamente ligado às

funções arquivísticas, buscando identificar quais funções são contempladas e como as mesmassão desempenhadas.

Antes da fase de análise propriamente dita, foi necessário preparar o ambiente de trabalho,instalando-se as ferramentas selecionadas no microcomputador1 utilizado para a pesquisa. Todomaterial e infra-estrutura para realização deste trabalho foram cedidos pelo Laboratório deTecnologia da Informação ligado ao Curso de Arquivologia da Universidade Federal de SantaMaria.

Para o preenchimento do questionário, foram feitas sessões de análise onde os colaboradoresdesta pesquisa desempenhavam, ao mesmo tempo, o papel de usuários e avaliadores dasferramentas de GED. Nos casos em que as respostas não puderam ser determinadas através da

análise do software, foram feitas consultas tanto à documentação disponível como aos própriosfornecedores dos softwares.

Resultados e Discussões

A partir das amostras analisadas, foi possível constatar que os três softwares possuemfuncionalidades comuns e essenciais como visualização de imagens, recursos de pesquisa parae localização dos documentos, impressão, boa interface com o usuário, entre outros.

Das três ferramentas, duas (Kami e LaserFiche) se dedicam ao gerenciamento de documentosdigitalizados (Document Imaging), enquanto que a outra (DocAdmin) gerencia também osdocumentos criados eletronicamente (Document Management).

Com relação à ordenação das informações documentais, todas as ferramentas adotam o sistemaalfabético, havendo também a entrada de registros numericamente. Percebe-se que em doissoftwares (Kami e DocAdmin) os documentos estão dispostos dentro de pastas e sub-pastas, damesma forma que o arquivamento tradicional.

Notou-se que em nenhum deles existem campos sobre questões que envolvem a classificação,avaliação, descrição ou sobre prazos de transferência, recolhimento ou de descarte. Porém, emum dos softwares (DocAdmin) têm-se a liberdade de alterar os campos descritores do documentode acordo com cada necessidade, sendo possível criar cam




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pos que refletem o tipo documental, as séries/classes e estipular prazos nas três fasesdocumentais.

É evidente que, considerando a vasta gama de produtos que se dedicam ao GED atualmente, aamostra analisada neste trabalho é relativamente pequena. De fato, esperava-se poder contarcom um maior retorno das empresas contatadas, a fim de se obter melhores resultadoscomparativos.

Há que se considerar, também, que alguns fornecedores pesquisados não propõem apenas um

produto, mas sim um conjunto integrado de soluções tecnológicas para GED. Este tipo de soluçãoaltamente "personalizável" não poderia ser analisada adequadamente através dos instrumentosde análise construídos para esta pesquisa, mas sim através de estudos de caso.

Vale ressaltar, no entanto, que os resultados apresentados acima reforçam um cenáriocaracterizado por um fraco entrosamento entre as tecnologias de GED e os princípiosarquivísticos de gestão de documentos. Isto é preocupante, pois as tecnologias que gerenciaminformações e implementam soluções para facilitar o acesso às mesmas, o fazem ocultando, emalguns casos, o valor arquivístico destas informações no contexto em que foram geradas e ondesão utilizadas. Uma das razões para este cenário é o próprio processo de projeto de sistemas deGED, que são em geral conduzidos por equipes de profissionais de informática, sem aparticipação de profissionais da comunidade de Ciência da Informação.

CONCLUSÃO

Este trabalho abordou as tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e suasrelações com a Ciência da Informação, apresentando uma análise de alguns produtos de GEDsob o ponto de vista do tratamento arquivístico da informação gerenciada.

Os resultados obtidos nesta pesquisa apontam para um cenário onde os princípios norteadores daArquivística estão sendo desconsiderados pelas ferramentas de GED, deixando transparecer umárea onde a comunidade arquivística precisa se afirmar.

É de extrema importância que o profissional arquivista acompanhe no mesmo ritmo os avanços

tecnológicos, questionando e propondo soluções em colaboração com outros profissionais, sejameles da comunidade de Ciência da Informação, de Administração, de Informática, ou de quaisqueroutras áreas que tenham relações com a Arquivística.




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NOTAS

* Acadêmica do 7° Sem. do Curso de Arquivologia, bolsista PIBIC/CNPq, Univ. Federal de SantaMaria

** Doutora em Ciência da Computação (INPG-Grenoble/França), Univ. Federal de Santa Maria

*** Doutorando em Documentação (USal-Salamanca/Espanha), Univ. Federal de Santa Maria

1 IBM Personal Computer - Pentium II a 500MHz, com 50Mb de memória principal e 1Gb dedisco

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANDRADE, Marcos V. M. Gerenciamento eletrônico da informação: ferramenta paragerenciamento eficiente dos processos de trabalho. In: SEMINÁRIO NACIONAL DEBIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 12, 2002. Recife. Anais... Recife: Universidade Federal dePernambuco, 2002. Disponível em <http://acd.ufrj.br/sibi/snbu/snbu2002/oralpdf/84.a.pdf>.Acesso em: 20 de maio de 2003.

BALDAM, Roquemar, VALLE, Rogério, CAVALCANTI, Marcos. GED: Gerenciamento Eletrônicode Documentos. São Paulo: Érica, 2002. 204pp.

CENADEM. Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Disponível em: <http://www.cenadem.com.br/ged>. Acesso em: 20 de maio de 2003.

DTA - Dicionário de Terminologia Arquivística. Associação dos Arquivistas Brasileiros - AAB -Núcleo Regional de São Paulo. São Paulo : CENADEM, 1996. 142 p.

FLORES, Daniel. Análise do Programa de Legislação Educacional Integrada - PROLEI: umaabordagem arquivística na gestão eletrônica de documentos - GED. Santa Maria, 2000.(Dissertação de Mestrado da Universidade Federal de Santa Maria - UFSM).

LOPES, Luís C. A Nova Arquivística na Modernização Administrativa. Rio de Janeiro: ArquivoPúblico do RJ, 2000. 2369pp.

MUNDET, José R. C. Manual de Arquivística. Madrid: Fundación German Sanchez Rupérez,1994.

RICHTER, Eneida I. S., GARCIA, Olga M. C., PENNA, Elenita F. Introdução a arquivologia.Santa Maria: UFSM, 1997. 102p.

ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. (Trad.

Magda Bigotte de Figueiredo). Lisboa: D. Quixote, 1998. 355pp.

SANTOS, Wanderlei Batista dos. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística.Brasília: ABARQ, 2002. 140p.

SCHELLENBERG, Theodore. R. Arquivos Modernos: princípios técnicos. (Trad. Nilza TeixeiraSoares). Rio de Janeiro: FGV, 1974.


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