Almoxarifado - Prof Alexandre Santos

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Alexandre André dos Santos

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Alexandre André dos Santos

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Local utilizado como depósito de bens para consumo, venda ou troca de uma determinada empresa.

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Representa a quantidade de bens de consumo ou venda que se encontra à disposição da empresa em seu armazém ou depósito. Compreende o valor dos bens adquiridos

Os estoques contabilizado figuram na contabilidade pelo valor de custo ou aquisição, podendo ser registrado em uma só conta, ou dividido em várias contas, para melhor identificação das existências por espécies.

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RecebimentoRegistroArmazenamentoControle (Saída e Entrada)Técnicas de EstocagemDistribuiçãoTransportePrevisão e ReposiçãoPadronização

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As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.

O recebimento compreende quatro fases :1. 1a fase : Entrada de materiais;2. 2a fase : Conferência quantitativa;3. 3a fase : Conferência qualitativa;

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AQUISIÇÃO:

Compra –Resultante da Execução Orçamentária – LIQUIDAÇÃO DA DESPESA.

Doação – Independente do orçamento - Recebimento por doação.

Transferência – Recebimento de outros almoxarifados (setoriais).

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Entrega da Nota Fiscal e Liquidação

D 1.1.3.6.x.xx.xx Almoxarifado (P) C 2.1.3.1.x.xx.xx Fornecedores e contas a pagar

nacionais a curto prazo (F)

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SAÍDA

Conforme requisição de mercadorias;

Conforme documento de transferência de um almoxarifado setorial para outro.

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Distribuição do material D 3.3.1.1.x.xx.xx Consumo de material C 1.1.3.6.x.xx.xx Almoxarifado (P)

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A guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação.

FASES DESCRIÇÃO

1º FASE Verificação das condições de recebimento do material;

2º FASE Identificação do material;

3º FASE Guarda na localização adotada;

4º FASE Informação da localização física de guarda ao controle;

5º FASE Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;

6º FASE Separação para distribuição; (DATA VALIDADE, LOTE....).

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Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante planejamento de pleno conhecimento entre as partes envolvidas. A distribuição deve ser normatizada em um manual de procedimentos.

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Significa estabelecer idênticos padrões de peso, medidas e formatos para os materiais, de modo que não existam muitas variações entre eles. Por exemplo, a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque.

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Possibilita a simplificação de materiais; Facilita o processo de normalização de

materiais; Aumenta poder de negociação; Reduz custos de aquisição e controle; Reduz possibilidade de erros na

especificação; Facilita a manutenção; Possibilita melhor programação de

compras;

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A eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente:

o Da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento do número das viagens de ida e volta;

o Do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;o Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica;

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O almoxarife executa serviços administrativos e operacionais do almoxarifado, envolvendo o recebimento, conferência, guarda e distribuição de material permanente e de consumo nos almoxarifados.

O servidor desta classificação trabalha como principal responsável no almoxarifado central, incumbido do reabastecimento respondendo, civil e criminalmente, pela guarda e conservação dos bens patrimoniais em estoque no almoxarifado. A revisão do trabalho e feita através da verificação do estoque, do inventario e do balanço, que se realiza periodicamente por determinação de autoridades superiores, para o cumprimento de preceitos legais e contábeis.

O organograma funcional do almoxarifado está demonstrado na figura abaixo:

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Analisando o organograma funcional de um almoxarifado podemos resumir as suas principais atribuições:

o Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;o Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa;o Manter atualizados os registros necessários;o Vamos analisar os setores componentes da estrutura funcional do almoxarifado:

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Esse método é, na verdade, um sistema mais apurado e periódico de controle do Almoxarifado, propiciando ao profissional uma vigilância sobre o estoque e o controle de mínimos e máximos, bem como sob o bom estado de segurança dos materiais e, finalmente, do inventário físico.

Se esse controle for executado com freqüência mensal, poderá o administrador detectar os erros e as falhas cometidos durante todo o processo, evitando a omissão de lançamento nos registros.

O trabalho consiste em examinar: o as notas de entradas; o as requisições de compra; o as notas de saída; o as fichas de controle; o as quantidades físicas com os registros de estoque.

Explicando melhor:

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Entrada: Saber se o material foi realmente recebido, contado, pesado etc. As notas de entrada deverão estar numeradas, datadas e controladas com as notas fiscais e também registradas nas fichas de estoque e, conseqüentemente, assinadas pelo responsável pelo recebimento.

Saída: Deve seguir a rotina de distribuição e sofrer maior fiscalização por parte de quem executa o controle, para evitar desvios e possíveis roubos.

O administrador deve ainda verificar: o se não há requisições, notas ou mesmo lançamentos de saída em duplicatas; o duplos lançamentos de saída com o mesmo número; o cancelamento de pedidos em excesso; o emendas e rasuras em notas; o se as quantidades fornecidas estão de acordo com o consumo dos sub-

almoxarifados.

Não se pode desprezar a auditagem sobre o estoque físico, que é na verdade o patrimônio transformado.

A ficha de controle de estoque é a primeira a ser conferida. Embora pareça antiquado e primitivo esse tipo de controle, essa ficha, indica o posicionamento do estoque do.

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Almoxarifado, num dado instante. É importante observar: o se a discriminação do material está de acordo com as especificações; o se a classificação, a codificação e a localização estão certas e se correspondem com

as fichas de estantes e prateleiras; o se as diferenças do estoque foram lançadas; o o controle das devoluções e de materiais deteriorados; o a correspondência entre os registros de estoques e outros registros; o os quesitos de segurança.

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Esta atividade visa a otimização física dos materiais em estoque ou em uso decorrente da simplificação de variedades, reutilização, recuperação e movimentação daqueles considerados ociosos ou recuperáveis, bem como a alienação dos antieconômicos e irrecuperáveis.

Os estoques devem ser objeto de constantes Revisões e Análises. Estas atividades são responsáveis pela identificação dos itens ativos e inativos.

Consideram-se itens ativos aqueles requisitados regularmente em um dado período estipulado pelo órgão ou entidade.

Consideram-se itens inativos – aqueles não movimentados em um certo período estipulado pelo órgão ou entidade e comprovadamente desnecessários para utilização nestes.

O setor de controle de estoques, com base nos resultados obtidos em face da Revisão e Análise efetuadas promoverá o levantamento dos itens, realizando pesquisas junto as unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade, com a finalidade de constatar se há ou não a necessidade desses itens naqueles setores.

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Estas atividades também são responsáveis pelo registro sistemático de todas as informações que envolvem um item de material. Este registro deverá ser feito de modo a permitir um fácil acesso aos dados pretendidos, bem como, deverá conter dispositivos de “Alerta” para situações não desejadas.

O controle deverá sempre satisfazer as seguintes condições:

a) fácil acesso as informações;

b) atualização num menor tempo possível entre a ocorrência do fato e o registro.

Compete ao setor de Controle de Estoques:

a) determinar o método e grau de controles a serem adotados para cada item;

b) manter os instrumentos de registros de entradas e saídas atualizados;

c) promover consistências periódicas entre os registros efetuados no Setor de Controle de Estoques com os dos depósitos (fichas de prateleira) – e a conseqüente existência física do material na quantidade registrada;

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d) Identificar o intervalo de aquisição para cada item e a quantidade de ressuprimento;

e) emitir os pedidos de compra do material rotineiramente adquirido e estocável;

f) manter os itens de material estocados em níveis compatíveis com a política traçada pelo órgão ou Entidade;

g) Identificar e recomendar ao Setor de Almoxarifado a retirada física dos itens inativos devido a obsolescência, danificação ou a perda das características normais de uso e comprovadamente inservíveis, dos depósitos subordinados a esse setor.

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Art. 106. A avaliação dos elementos patrimoniais obedecerá as normas seguintes:

I - os débitos e créditos, bem como os títulos de renda, pelo seu valor nominal, feita a conversão, quando em moeda estrangeira, à taxa de câmbio vigente na data do balanço;

II - os bens móveis e imóveis, pelo valor de aquisição ou pelo custo de produção ou de construção;

III - os bens de almoxarifado, pelo preço médio ponderado das compras.

§1° Os valores em espécie, assim como os débitos e créditos, quando em moeda estrangeira, deverão figurar ao lado das correspondentes importâncias em moeda nacional.

§2º As variações resultantes da conversão dos débitos, créditos e valores em espécie serão levadas à conta patrimonial.

§3º Poderão ser feitas reavaliações dos bens móveis e imóveis.

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Data Histórico

Entradas Saídas Saldo

Quantidade Valor Unitário

Valor Total Quantidade Valor Unitário

Valor Total Quantidade Valor Unitário

Valor Total

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O controle através da Ficha Controle de Estoque facilita em muito a vida da gerência em termos de auditoria interna. Periodicamente, semanal ou quinzenalmente, a gerência poderá realizar auditorias e verificar se as quantidades estão batendo com os registros contábeis. O Controle Permanente possibilita, também, de a empresa fazer a contagem de todo o estoque em períodos pré-determinados (mensal, bimensal, trimestral, semestral, anual) confrontado os registros contábeis com as quantidades contadas no estoque. Este procedimento periódico facilita para a gerência no acompanhamento de perdas no estoque, inclusive podendo determinar metas de redução de perdas a serem atingidas pela empresa com o monitoramento e a redução a ser atingida. Em suma, o Controle Permanente possibilita saber as quantidades existentes no estoque a qualquer momento, desde que provido o sistema de informações. Existem três processos utilizados para este tipo de controle que são o PEPS (Primeira mercadoria que Entrou, Primeira a Sair), UEPS (Última mercadoria que Entrou, Primeira a Sair) e o PMP (Preço Médio Ponderado).

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Os materiais de consumo adquiridos devem ser estocados em almoxarifado. São poucos os casos em que os materiais de consumo não dão entrada nos almoxarifados específicos: aquisição através de suprimento de fundos, por exemplo. Todavia, devem ser feitos os lançamentos contábeis respectivos, conforme orientação do art. 88 do Decreto-Lei n.200/67:

“Os estoques deverão ser obrigatoriamente contabilizados, fazendo-se a tomada anual das contas dos responsáveis”.

No recebimento do material, o almoxarife ou encarregado de almoxarifado deve conferir as quantidades e qualidades, isto é, conferir se o material recebido está de acordo com a Nota de Empenho e Nota Fiscal.

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INVENTÁRIO PERMANENTE

PEPS Estoque Final maior C M V menor Lucro Bruto maior

UEPS Estoque Final menor C M V maior Lucro Bruto maior

PMP Estoque Final médio C M V médio Lucro Bruto médio

De acordo com o quadro acima, o processo PMP apresenta seus resultados pela média, ao passo que os outros dois processos apresentam seus resultados a maior ou a menor que o PMP. Por isso o PMP é o mais utilizado, por ser o meio termo. Mas apesar de ser um controle altamente eficiente, se o controlador do estoque não ficar atento ao Estoque Mínimo, Estoque Máximo e ao Giro do Estoque, o controle não será tão eficiente quanto desejamos.

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Os métodos mais comuns são:

oCusto médio; oPrimeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS); oÚltimo a entrar, primeiro a sair (UEPS).

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Este método, também chamado de método da média ponderada ou média móvel, baseia-se na aplicação dos custos médios em lugar dos custos efetivos. O método de avaliação do estoque ao custo médio é usado na administração pública.

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Com base nesse critério, dá-se saída no custo da seguinte maneira: o primeiro que entra é o primeiro que sai (PEPS). À medida que ocorrem as distribuições, vamos dando baixas no estoque a partir das primeiras compras ou aquisições, o que equivaleria ao raciocínio de que gastamos primeiro as primeiras unidades compradas, ou seja, a primeira unidade a entrar no estoque é a primeira a ser utilizada no processo de produção o ou a ser vendida.

Dentro desse procedimento, o estoque é representado pelos mais recentes preços pagos apresentando, dessa forma, uma relação bastante significativa com o custo de reposição. Obviamente, com a adoção desse método, o efeito da flutuação dos preços sobre os resultados é significativo, as saídas são confrontadas com os custos mais antigos, sendo esta uma das principais razões pelas quais alguns contadores mostram-se contrários a esse método.

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O UEPS (último a entrar, primeiro a sair) é um método de avaliar estoque muito discutido. O custo do estoque é determinado como se as unidades mais recentes adicionadas ao estoque (últimas a entrar) fossem as primeiras unidades a serem gastas (saídas) (primeiro a sair). Supõe-se, portanto, que o estoque final consiste nas unidades mais antigas e é avaliado ao custo destas unidades. Segue-se que, de acordo com o método UEPS, o custo dos itens saídos tende a refletir o custo dos itens mais recentemente comprados (comprados ou produzidos, e assim, os preços mais recentes).

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Planilha pelo PEPS:

Ficha de Controle de Estoque Caderno

jan/05  

DataEntrada Saída Saldo

Quant. R$ Total Quant. R$ Total Quant. R$ Total

Saldo Inicial      

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

             

 

 

 

04/jan 50 12,00 400,0010,0040---600,00

40 10,00 400,00

08/jan

-

12,00

15,00

600,00

100,00

600,00

480,00

-

120,00

120,00

150,00

12/jan

20/jan

26/jan

10,00

12,00

12,00

12,00

-

12,00

10,00

50-

-

-

360,00

120,00

100,00

-

300,00

-

10

10

10

-

40

50

10

-

-

150,00

-

-

-

-

-

-

-

-

30

10

-

30

-

-

-

12,00

12,00

10,00

-

--

--

15,0010

- -

-

-

-

-

-

- 10

Total 880,0020

1010 12,00

15,00

120,00

150,0060 750,00 80

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Planilha pelo UEPS:

Ficha de Controle de Estoque Caderno

jan/05  

DataEntrada Saída Saldo

Quant. R$ Total Quant. R$ Total Quant. R$ Total

Saldo Inicial      

                   

                   

                   

                   

                   

                   

             

 

 

 

04/jan 50 12,00 400,0010,0040---600,00

40 10,00 400,00

08/jan

-

15,00

600,00

400,00

240,00

400,00

100,00

100,00

150,00

12/jan

20/jan

26/jan

10,00

12,00

10,00

12,00

10,00

10,00

12,00

50-

-

-

300,00

240,00

-

360,00

-

10

10

10

40

20

40

-

150,00

-

-

-

-

-

-

-

30

-

30

-

-

-

10,00

12,00

-

--

15,0010

-

-

-

-

-

-

- 20

Total 900,00

20

1010 10,00

15,00

100,00

150,0060 750,00 80

- -

250,00

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E por fim a planilha pelo Custo Médio:

Ficha de Controle de Estoque Caderno

jan/05  

DataEntrada Saída Saldo

Quant. R$ Total Quant. R$ Total Quant. R$ Total

Saldo Inicial      

                   

                   

                   

                   

                   

04/jan

20

10

60

40

90

40

13,06

11,11

10,00

261,20

111,20

444,50

666,70

1.000,00

400,00

30

20

30

--

222,20

333,30

-

15,00

12,00

150,00

600,00

26/jan 10

12/jan

20/jan

08/jan

50

--

-

-

--

---

---

11,1111,11

11,11

11,11

333,30

11,11

11,11

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Podemos ver que as unidades tanto de entradas, saídas e saldo final são iguais em todas as planilhas.

O valor de entrada da mercadoria também igual.Agora no valor baixado do estoque, e no valor do estoque final temos

diferenças nas três planilhas.O quadro abaixo demonstra mais claramente essa diferença.

Vejam que a avaliação pelo método do PEPS nos dá um valor total baixado do estoque (valor na coluna de saídas) de R$ 880,00 e um saldo final de R$ 270,00.

O Método do UEPS nos dá um valor baixado do estoque de R$ 900,00 e um saldo final de mercadorias de R$ 250,00.

E o método do custo médio nos dá um valor baixado do estoque de R$ 888,80 e um estoque final de mercadorias de R$ 261,20.

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Custo de mercado na data de entrega para consumo – itens de estoque padronizados e comercializados em Bolsas de Mercadorias, tais como algodão, café, trigo cru, etc., são, às vezes, apropriados à produção pelo preço de cotação na Bolsa na data de entrega para consumo. Este procedimento substitui o custo de compra pelo custo de reposição e tem a virtude de apropriar os itens pelo custo corrente, que é, sem dúvida, mais significativo.

Custo de mercado ou reposição – através de um sistema pelo qual os ganhos ou perdas, na avaliação de estoques, sejam registrados separadamente dos lucros operacionais, a administração será informada sobre os efeitos da variação dos preços nos lucros da empresa e sobre o valor de mercado corrente, útil na área de planejamento e na de tomada de decisão. Um elemento-chave desse sistema é o valor de mercado (custo de reposição) dos itens de estoque. O objetivo principal do custo de reposição é determinar o custo de compra atual de um bem que pode estar no estoque há diversos meses, devendo prevalecer para fins de determinação inicial do preço de venda.

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O controle de materiais consiste em ordená-los segundo um plano sistemático capaz de classificar cada produto, ou grupo deles, de maneira que possam ser facilmente localizados.

Dentre os vários tipos de codificação, demonstraremos os três mais usados:

1. Numérica: feita apenas com números arábicos. Exemplo: grampo paragrampeador - 26/6 - nº 6006.

2. Alfanumérica: combinação entre letras e números. Exemplo: grampo para grampeador - 26/6 - GG - 60.

3. Decimal: os mais utilizados se compõem de três grupos: o aglutinante: é aquele que corresponde ao agrupamento dos materiais. Exemplo:

material de escritório, produto de limpeza, produto de segurança etc. o individualizador: informa cada um dos materiais que constam do primeiro grupo.

Exemplo: pano de chão, água sanitária, lã de aço etc. o descritivo: descreve os materiais pertencentes ao segundo grupo. Exemplo: pano de

chão de 40X72cm, água sanitária - bomba 5 litros, água sanitária - 1 litro.

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Localizar materiais dentro do Almoxarifado pode parecer uma tarefa fácil, contudo, pode tornar-se uma verdadeira "caça ao tesouro" se não houver, ao menos, um processo de sistematização, principalmente se esse Almoxarifado contiver uma grande variedade de itens.

Há algumas formas de se organizar um Almoxarifado, uma delas já vimos anteriormente, quando dividimos as prateleiras através de códigos numéricos. Outra forma é o arranjo por setores, quando os produtos não puderem ser colocados em prateleiras.

Pode-se dividir cada setor do Almoxarifado em cores, por exemplo: setor azul - material de higiene; setor verde - material de escritório e assim por diante.

Lembre-se de que a combinação de todas as variáveis possíveis para identificação irão facilitar a localização dos materiais.

Pode-se também numerar os setores acompanhando os critérios adotados para a localização das prateleiras.

Evite adotar critérios muito complexos ou inconvenientes, pois isso dificultará a memorização.

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O Almoxarifado e o setor encarregado da guarda e da distribuição das matérias-primas, produtos manufaturados, mercadorias e materiais da empresa. Igualmente, nas pequenas e medias empresas, também o responsável pelo controle e pela previsão de estoques.

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A movimentação deverá ser precedida sempre de registro no sistema de controle patrimonial à vista de nota de requisição, guia de remessa, nota de transferência, termo de doação, ou de outros documentos de descarga.

O departamento de administração (DA) deverá acompanhar a movimentação de material, registrando os elementos indispensáveis ao respectivo controle físico com a finalidade de constatar as reais necessidades dos usuários e evitar os eventuais desperdícios.

A supervisão e o controle da distribuição racional do material cabe ao DA, e deve obedecer os critérios de consumo médio de cada setor da unidade, a fim de evitar desperdício.

O material permanente só pode ser movimentado com registro da carga, que se efetiva com o termo de responsabilidade (TR). Isso não desobriga o DA de controlar sua localização, recolhimento, manutenção e redistribuição.

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Na redistribuição de equipamento ou material permanente, o TR deverá ser atualizado fazendo-se dele constar a nova localização e seu estado de conservação e assinatura do novo consignatário.

Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado internamente (entre os setores do órgão) sem prévia ciência do DA.

O DA deve promover, periodicamente, o levantamento dos equipamentos e materiais permanentes em uso junto aos seus consignatários, com a finalidade de constatar os aspectos quantitativos e qualitativos.

A recuperação do material danificado será sempre precedida de uma verificação da sua viabilidade econômica

Para efeito de identificação e inventário, os equipamentos e materiais permanentes receberão números seqüenciais de registro patrimonial.

As aquisições de material devem ser centralizadas num único setor, a fi m de se obter maior economicidade.

Estoques mínimos de cada tipo de material, para não faltar no almoxarifado, evitando suprimento de fundos ou dispensa de licitação (fracionamento de despesa).

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Intervalo de aquisição para cada item e quantidade de ressuprimento, emitindo os pedidos de compra do material rotineiramente adquirido e estocável.

Conforme estabelece a Lei n. 4.320/64, em seu art.106, item III, os bens de almoxarifado deverão ser avaliados pelo preço médio ponderado das compras. Isso significa que a cada nova compra o valor unitário médio dos estoques existentes poderá ser alterado.

Não há previsão legal para a utilização dos demais métodos de apuração de custo de estoques (Preço Específico, UEPS ou PEPS).

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Os gastos de distribuição, de administração geral e financeira são considerados como variações patrimoniais diminutivas do período em que ocorrerem e não como custo dos estoques.

Exemplos de despesas excluídas do valor do estoque e reconhecidos como variações patrimoniais diminutivas do período em que são obtidos:

o Quantias anormais de materiais desperdiçados, mão de obra ou de outros custos de produção;o Custos de armazenamento, a menos que sejam necessários no processo de produção antes de uma

nova fase de produção;o Despesas gerais administrativas que não contribuam para colocar os estoques no seu local e na sua

condição atual; o Custos de vendas.

Os descontos comerciais, abatimentos e outros itens semelhantes são deduzidos na determinação do custo de aquisição e, por isso, não devem ser reconhecidos como variação patrimonial aumentativa .

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As instalações de um almoxarifado devem obedecer à rigorosidade de uma previsão e de um planejamento feitos por pessoas que tenha conhecimento dos tipos de mercadorias e materiais, com os quais a empresa irá trabalhar, ou então, dependendo do porte da empresa, por técnico qualificado no assunto.

Os três pontos fundamentais que devem nortear a previsão e o planejamento para o estabelecimento de instalações adequadas são:

o O almoxarifado receber; o O almoxarifado estoca;o O almoxarifado fornece.

 

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Respeitando-se, portanto, esses três pontos fundamentais, aliados ao conhecimento dos produtos e materiais que transitarão pelo espaço disponível, é possível traçar um plano detalhado e minucioso adequado, assim como dos equipamentos.

Atualmente, o planejamento de um Almoxarifado pode optar entre dezenas de prateleiras, balcões, pallets (estrados), armários, mezaninos, armações que correspondem às necessidades daquele tipo de mercadoria ou material, naquele tipo de empresa, com aquele determinado espaço disponível.

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Um dos maiores problemas de quem cuida de um Almoxarifado é como melhor aproveitar seu espaço para manter a organização e os níveis de segurança. Uma correta distribuição do espaço dentro do Almoxarifado consiste em verificar e determinar:

as quantidades dos materiais A, B, C, D etc.; o espaço (em metros quadrados), que os materiais irão ocupar no Almoxarifado; a metragem dos suportes, prateleiras, estrados etc., onde os materiais serão

armazenados; a área de entrada e recebimento dos materiais; a área de expedição dos materiais;

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os corredores internos; a área ocupada pelos sistemas de manutenção interna; a área necessária para os serviços de controle de materiais; área para possível expansão.

Em relação ao espaço total disponível do Almoxarifado, é possível se determinar o espaço necessário para cada grupo de materiais, através do cálculo da área ocupada para cada um dos itens acima. Por exemplo: se um Almoxarifado possuir 500 metros quadrados, os espaços deverão ser subdivididos de tal forma que dentro dessa área caibam pelo menos os itens acima relacionados.

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As passagens dos corredores devem ser retas e não devem conter obstruções causadas por empilhamento de materiais ou colunas, de forma a permitir a direta comunicação entre as portas e todos os setores do Almoxarifado, que devem estar devidamente identificados e divididos por critérios de conveniência (cores, números etc.).

Outro aspecto importante é o da largura dos corredores que devem ser no mínimo de 3 metros para facilitar o tráfego pesado, como empilhadeiras de 1000 a 2000 quilos. No caso das passagens transversais, as larguras devem ser de 2.80 a 3 metros, sendo que a altura das pilhas não deve ultrapassar os 3 metros.

É importante salientar que os materiais devem ser armazenados de acordo com sua freqüência de saída. Por exemplo: os materiais de saída freqüente devem ter suas pilhas ou prateleiras próximas às portas de SAÍDA, enquanto os de rara saída devem ser armazenados próximos a ENTRADA.

O esquema abaixo sugere uma das formas de arranjo para Almoxarifados quadrados ou retangulares:

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Saída

Entrada

Material de Saída Freqüente

Material de Saída Pouco Freqüente

Material de Saída Bastante Escassa

Material de Rara saída

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É evidente que a maioria dos Almoxarifados Públicos encontram-se construídos e muitas vezes herdamos uma área já delimitada para organizarmos o material que chega e que será distribuído; no entanto, é possível se reorganizar, reestruturando as formas de armazenamento,

observando as sugestões acima e levando em conta os seguintes pontos:• o número de materiais que serão mantidos armazenados;• dimensões do Almoxarifado (área e volume);• necessidades para o armazenamento (prateleiras, estantes e divisões);• treinamento da mão-de-obra;• o tipo de trabalho a ser realizado para funcionamento do Almoxarifado;• o máximo de operações realizadas num dia (entrada e saída de materiais);• reformas nas estruturas físicas do Almoxarifado (cobertura, material de segurança,

infraestrutura);• material específico de transporte (carrinhos, empilhadeiras etc.);• aquisição do material de segurança.

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As prateleiras deverão ser arranjadas de tal maneira que qualquer pessoa que esteja habituada à rotina do Almoxarifado possa, sempre que necessitar, encontrar os materiais solicitados o mais rápido possível.

Uma das formas mais simples e funcionais para distribuição dos materiais dentro do Almoxarifado, é numerar as prateleiras no sentido horário a partir da entrada, de modo que a prateleira número 1 fique logo à esquerda de quem entre. Com esse critério prossegue-se enumerando todas as prateleiras até que a última prateleira esteja à direita da entrada.

No esquema abaixo percebe-se com clareza que esse tipo de arranjo organiza a localização das prateleiras.

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Saída

4

3

2

5

1

6

7

8

Entrada

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Em alguns Almoxarifados acontecem coisas como estas: os corredores e as ruas do Almoxarifado estão sempre abarrotados de material e

pessoal caminhando desordenadamente na intenção de solucionar problemas; equipamentos quebrados e pessoal incapacitado de realizar suas atribuições; produtos que são constantemente deslocados de um lugar para outro; grandes distâncias entre os pontos de estocagem e os de saída; desvio de função, ou seja, gente especializada executando outro serviço; os operadores de empilhadeiras e carrinhos despendem tempo além do necessário

para realizarem seu trabalho;

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cargas excessivamente pesadas sendo transportadas manualmente, o que gera gastos elevados de energia e problemas de pessoal;

almoxarifado sem o estabelecimento de um sistema de movimentação (por exemplo, cruzamento excessivo de carrinhos e empilhadeiras numa mesma via).

Para solucionar tais problemas torna-se necessário uma reorganização dos fluxos e de todo sistema do movimento de cargas e transportes internos.

Assim, antes de toda a equipe se movimentar, leve em consideração alguns pontos básicos:

o que deve ser removido; peso e volume do material; em que direção será removido; à distância a ser percorrida; quantas vezes a operação será repetida.

Sempre que possível, opte pelo transporte mecânico, já que o transporte manual exige esforço físico e diminui a produtividade.

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Quem de nós já não sofreu um problema de quebra ou dano de um produto pela forma incorreta de seu manuseio ou estocagem? Pois, então, uma das questões mais significativas dentro do Almoxarifado é o manuseio correto dos materiais que serão, ou estão, estocados.

É de fundamental importância que não só a mão-de-obra que lida diretamente com os materiais tenha treinamento mínimo, mas que também sejam seguidas algumas normas básicas capazes de garantir o bom estado do produto dentro do Almoxarifado.

Eis algumas dicas que podem ajudar: os produtos deverão ser transportados sempre sobre um só veículo. As mudanças

podemocasionar quedas que danificarão o material; os produtos devem ser manuseados prevendo-se a ocorrência seguinte que aquele

produto terá. Isso ajuda a evitar retrocesso ou voltas desnecessárias e o congestionamento dos corredores;

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sempre devem ser utilizados veículos adequados; os transportadores internos devem ser carregados até o limite máximo de

segurança, evitando viagens desnecessárias que sobrecarregariam o trânsito interno;

a segurança no transporte é imprescindível. Os manipuladores devem estar aparelhados com capacetes, óculos, luvas etc. Os veículos devem sofrer manutenção preventiva.

• as operações de recebimento e entrega devem ser sincronizadas, evitando contratempos para quem retira e para quem estoca.

É evidente que serão necessários ajustes à realidade de cada Almoxarifado; no entanto, com essas dicas, quem administra o Almoxarifado terá capacidade de racionalizar o trabalho e agilizar o fluxo dos materiais a serem guardados e posteriormente distribuídos.

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Almoxarifado

Tem?

Sim

Distribui

Departamento Requisitante

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Almoxarifado

Tem?

Não

Departamento Requisitante

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Departamento de Compras

Compra?Almoxarifado

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Departamento de Compras

COTAÇÃO DE PREÇO

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Tesouraria

Tem $?

Sim

Departamento de Compras

Autorizado

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Departamento de Compras

Contabilidade

Tem Dotação?

Sim

Autorizado

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Departamento de Compras

Tem Dotação?

Contabilidade

Não

ContabilidadeABERTURA DE

CRÉDITO ADCIONAL

Jurídico

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Almoxarifado

Entrada da Mercadoria

Distribui

Departamento de Compras

Departamento Requisitante