AALLMMOOXXAARRIIFFAADDOO EE

PPAATTRRIIMMÔÔNNIIOO

1

1. OBJETIVO DO TRABALHO O objetivo do trabalho do GT Almoxarifado e Patrimônio foi o levantamento de informações de rotinas operacionais nas áreas de Almoxarifado e Patrimônio realizadas nas unidades gestoras. Para tanto foram indicadas três unidades gestoras onde foram realizadas visitas para o referido levantamento, a saber: Agência Estadual de Metrologia do Estado de Mato Grosso do Sul – AEM-MS; Agência Estadual de Defesa Sanitária Animal e Vegetal do Estado de Mato Grosso do Sul – IAGRO e Secretaria de Estado de Administração – SAD-MS. Os trabalhos foram realizados conforme planejamento da Gerência de Estruturação e Padronização da AGE, com a finalidade de estudos para a padronização dos procedimentos realizados pelas UG’s e a reestruturação e aprimoramento das atividades da Auditoria Geral do Estado.

2. LISTA DE FLUXOGRAMAS 1. Aquisição de Material

2. Recebimento de Materiais

3. Aceitação de Materiais

4. Requisição para Uso

5. Desfazimento

6. Licitação Bens Imóveis

7. Licitação de Bens Móveis

AALLMMOOXXAARRIIFFAADDOO EE

PPAATTRRIIMMÔÔNNIIOO

2

AQUISIÇÃO DE MATERIAL

RECEBIMENTO DE MATERIAIS

Responsável pelo setor de almoxarifado acompanha os níveis de estoques com a

finalidade de reposição, aplicando a Fórmula de Gerenciamento de Estoque.

Emite relatório à autoridade competente

informando a necessidade de novas

aquisições.

NÃO autorização de novas

aquisições

Autorização de novas aquisições

Arquivamento do pedido de aquisição

com a devida justificativa.

Responsável pelo almoxarifado encaminha o Pedido de Aquisição de Materiais,

devidamente autorizado para o Setor de Compras.

Responsável pelo setor de almoxarifado recebe os

materiais temporariamente

OBS: Poderá ser dispensado, que se dará mediante recibo, nos casos de gêneros perecíveis, alimentação preparada, combustíveis e lubrificantes automotivos.

Responsável confronta os materiais com os documentos

de suporte (Pedido de Aquisição de Materiais, Nota de Empenho,

Documentos Fiscais)

Emite o Termo de Recebimento Provisório e

promove a guarda dos materiais até o

recebimento definitivo pela Comissão de

Recebimento.

Solicita a presença da Comissão de

Recebimento.

AALLMMOOXXAARRIIFFAADDOO EE

PPAATTRRIIMMÔÔNNIIOO

3

ACEITAÇÃO DE MATERIAIS

Comissão de Recebimento avalia os materiais de

acordo com o contrato e os documentos de suporte.

Comissão de Recebimento,

quando necessário, solicita avaliação

técnica do material

Comissão de Recebimento toma decisão conforme o

Laudo Técnico emitido.

NF não confere com

NE

NF confere com NE

Comissão de Recebimento

aceita materiais

Comissão de Recebimento NÃO

aceita materiais

Entra em contato com o fornecedor para regularização

Realiza o recebimento

definitivo

encaminha uma via do termo ao

Almoxarifado para fins de registro no

respectivo sistema.

Fornecedor NÃO

regulariza

Fornecedor regulariza

Recusa o recebimento e

comunica ao setor de compras para as providências

cabíveis.

AALLMMOOXXAARRIIFFAADDOO EE

PPAATTRRIIMMÔÔNNIIOO

4

REQUISIÇÃO PARA USO

Servidor cadastrado no sistema (GCA) consulta a relação de materiais em

estoque e registra a requisição

Chefia imediata analisa a

requisição

Requisição autorizada

Requisição NÃO

autorizada

fim Almoxarifado analisa a quantidade solicitada, e realiza a

entrega total ou parcial de acordo com o estoque.

Requisitante registra no sistema o recebimento do material que gera simultaneamente a baixa

do estoque. OBS: Como a baixa se realiza concomitante a entrega dos materiais, não há a necessidade da Ficha de Prateleira.

AALLMMOOXXAARRIIFFAADDOO EE

PPAATTRRIIMMÔÔNNIIOO

5

DESFAZIMENTO

Órgãos e Entidades deverão levantar a existência de

materiais permanentes em condições de desfazimento.

Setor de Patrimônio recebe os materiais sem condições

de uso ou ocioso

Setor de Patrimônio declara a disponibilidade e providencia a

relação dos mesmos para serem avaliados pela Comissão de

Desfazimento.

Comissão de Desfazimento realiza o exame pericial dos

bens a serem baixados

Comissão de Desfazimento emite o DVR – Documento de

Vistoria e Reavaliação.

Almoxarifado, com base no DVR, baixa os bens e encaminha os mesmos à Coordenadoria de Gestão Patrimonial da SAD para

os devidos fins

AALLMMOOXXAARRIIFFAADDOO EE

PPAATTRRIIMMÔÔNNIIOO

6

LICITAÇÃO BENS IMÓVEIS

Setor de Bens Imóveis/SAD realiza levantamento de Imóveis aptos para o

certame, via SISBIM (inventário), atendendo solicitação do Secretário da SAD.

Elabora o Relatório de

imóveis aptos para licitação

Comissão de Licitação realiza os procedimentos administrativos e

convoca o leiloeiro oficial se for o caso.

Encaminha o relatório ao

governador para autorização

JAE – Junta de Avaliação do Estado realiza a atualização

de valores dos bens autorizados para alienação

Comissão de Licitação encaminha para

publicação do Edital do Certame no DOE

Concorrência

Leilão

Publicação com antecedência mínima de 30 dias da realização do

certame.

Publicação com antecedência mínima de 15 dias da realização do

certame.

Comissão de Licitação realiza a

Concorrência.

Leiloeiro oficial realiza o leilão e faz

a prestação de contas à Comissão

de Licitação.

continua

AALLMMOOXXAARRIIFFAADDOO EE

PPAATTRRIIMMÔÔNNIIOO

7

Comissão de Licitação elabora planilha com

DAEMS pagos e os valores das parcelas a vencer e,

envia via Ofício ao Tesouro.

Comissão de Licitação providencia junto ao Secretário da SAD a

Homologação (venda a prazo) Homologação e

Adjudicação (venda à vista).

Publicação no DOE do resultado e

homologação do certame.

Setor de Bens Imóveis providencia a abertura de processo administrativo

individualizado para transferência de propriedade

(escritura pública).

Setor de Bens Imóveis despacha o processo

para baixa contábil dos bens adjudicados

AALLMMOOXXAARRIIFFAADDOO EE

PPAATTRRIIMMÔÔNNIIOO

8

LICITAÇÃO DE BENS MÓVEIS

Secretário de Estado de Administração

autoriza a Licitação de bens móveis

Prazo de 2 meses de antecedência

Diretoria geral de administração

comunica às UG’s

UG’s transferem via Sispat-Web à UG SAD e enviam

os bens à Comissão de

Licitação.

UG’s enviam os bens à

Comissão de Licitação.

Comissão de Licitação recebe os bens

acompanhados de MMBM que é

encaminhado ao Setor de Almoxarifado/SAD.

Almoxarifado/SAD providencia o Termo de Responsabilidade dos bens recebidos

Comissão de Leilão assina o

Termo

Comissão de Licitação faz a redistribuição

dos bens emitindo o devido Atestado de

Redistribuição.

continua

AALLMMOOXXAARRIIFFAADDOO EE

PPAATTRRIIMMÔÔNNIIOO

9

Setor de Almoxarifado/SAD realiza os procedimentos de acordo com o Atestado de Redistribuição e atualiza o

Termo de Responsabilidade.

Comissão de Licitação instrui Processo de Licitação

e encaminha à Coordenadoria de Contabilidade/SAD

Coordenadoria de Contabilidade

realiza os devidos registros

Comissão de Licitação encaminha para

publicação do Edital do Certame no DOE

Leiloeiro oficial realiza o

Certame

Leiloeiro oficial encaminha prestação de contas à Comissão

de Licitação.

Comissão de Licitação providencia documentos

Comissão de Licitação encaminha para publicação do

resultado no DOE

- planilhas dos bens alienados para Contabilidade; -planilha dos bens não alienados para CGA/SAD atualizar o Termo de Responsabilidade; - planilha da distribuição da receita (Adm. Indireta). - junto ao Secretário da SAD a homologação (venda a prazo), homologação e adjudicação (venda à vista)

continua

AALLMMOOXXAARRIIFFAADDOO EE

PPAATTRRIIMMÔÔNNIIOO

10

Setor de Bens Móveis despacha o processo à

Coordenadoria de Contabilidade para o registro da baixa dos bens alienados

Setor de Bens Móveis encaminha Ofício ao

Tesouro informando a distribuição da receita.

Setor de Bens Móveis providencia os documentos

para transferência de propriedade dos bens

alienados.

Setor de Bens Móveis acompanha

a efetiva transferência de

propriedade.