Alguns Projetos de Workflow

Schering (Gestão de Eventos) PRÊMIO CENADEM 2006

Petrobras (AMS Reembolso de Despesas Médicas) PRÊMIO CENADEM 2007

Petrobras (QSMS)

CETIP (Pagamentos e Controladoria)

BR Distribuidora (Gestão de Fornecedores)

Ipiranga (Gestão de Projetos de Engenharia)

Fundação Real Grandeza (Gerência de Serviços e Administração)

WorkflowFerramenta para modelagem e

automação de sistemas de tramitação de processos

Criação gráfica do Criação gráfica do fluxo de trabalho fluxo de trabalho

Criação gráfica do Criação gráfica do fluxo de trabalho fluxo de trabalho

Fluxo paralelo e Fluxo paralelo e coleta de processoscoleta de processos

Fluxo paralelo e Fluxo paralelo e coleta de processoscoleta de processos

Etapas de Etapas de arquivo e lixeiraarquivo e lixeira

Etapas de Etapas de arquivo e lixeiraarquivo e lixeira

Etapa de pesquisas e relatórios restrita a certos grupos do workflowEtapa de pesquisas e relatórios restrita a certos grupos do workflowEtapa de pesquisas e relatórios restrita a certos grupos do workflowEtapa de pesquisas e relatórios restrita a certos grupos do workflow

Exibição em árvore Exibição em árvore com sub etapascom sub etapas

Exibição em árvore Exibição em árvore com sub etapascom sub etapas

Modos de classificação Modos de classificação e configuração do fluxo.e configuração do fluxo.

Modos de classificação Modos de classificação e configuração do fluxo.e configuração do fluxo.

Etapa

Características gerais da etapa

Nome

Se é etapa inicial:

por e-form

por indexação de documento

Se permite coleta automática ou quantas etapas se ligam a ela.

Se a exibição é restrita por um campo perfil

Regras

Etapa

Propriedades de Exibição dos Processos

Campo e rótulo de subtítulo para cada etapa.

Campos da lista de processos

Se a etapa anterior aparecerá na lista de processos

Se aparecerão os contadores de processo por etapa (totais/não lidos)

Etapa

Formulários da etapa

Formulário de cadastro de novos processos se a etapa for etapa inicial por e-form.

Formulário de exibição de processos.

Estes formulários são templates htm.

Nesta tela são definidos se a tramitação pode se ad-hoc:

•pessoal -> encaminhado para um participante individualmente.

•por etapas -> encaminhado para uma outra etapa.

Coleções

Coleções

Conjunto de Etapas que respeitam regras semelhantes e que são criadas a partir de um modelo e um banco de dados com os nomes das subetapas

Apesar de serem criadas sobre um mesmo modelo, é possível editar as regas uma a uma.

Ativação de Fluxo para Entrada em Operação

Gerenciar Usuários e Grupos

Gerenciar Usuários e Grupos

Iníciode um processo

1) Por integração com GED no momento da indexação de um documento

2) Por cadastro no formulário eletrônico

3) Por integração com outro sistema

Formulário de Cadastro em uma Etapa Inicial

Início do Workflow por integração com GED

Folder245FlowBuilder

Folder245Manager

Início por Integração com Outros Sistemas

Único para cada processo.

A Tabela tem o nome do fluxo.

O número da etapa é o da etapa de entrada.

Etapas do Fluxo (ETAPAS_DO_FLUXO)

Depois de se identificar o usuário Depois de se identificar o usuário acessa as etapas que ele têm direito. acessa as etapas que ele têm direito. Este direito é conferido através de Este direito é conferido através de grupos de usuários.grupos de usuários.

Em um mesmo servidor Em um mesmo servidor é possível ter centenas é possível ter centenas de fluxos diferentes com de fluxos diferentes com usuários diferentes.usuários diferentes.

Formulários Programados em

HTML

Aqui são cadastrados Aqui são cadastrados os atendimentos.os atendimentos.

O usuário entra com os O usuário entra com os dados do solicitante e dados do solicitante e com a observação.com a observação.

Todas as solicitações ficam Todas as solicitações ficam listadas em cada etapas mas o listadas em cada etapas mas o grupo administrador pode grupo administrador pode acessar todas as etapas para acessar todas as etapas para alterar algum status ou para alterar algum status ou para analisar o andamento do analisar o andamento do processo.processo.

Formulário de um workflow de compras e RH

Administração do Fluxo

Gráficos

Administração do FluxoGerenciamento de Usuários

FlowServiceMonitoramento

Configuração de tarefas Configuração de tarefas dependendo do status do dependendo do status do processo, tempo de espera processo, tempo de espera e intervalo de repetiçãoe intervalo de repetição

Configuração de tarefas Configuração de tarefas dependendo do status do dependendo do status do processo, tempo de espera processo, tempo de espera e intervalo de repetiçãoe intervalo de repetição

Associação a Associação a funções e etapasfunções e etapas

Associação a Associação a funções e etapasfunções e etapas

Monitoramento de Monitoramento de bases externas com bases externas com recursos do Flowrecursos do Flow

Monitoramento de Monitoramento de bases externas com bases externas com recursos do Flowrecursos do Flow

ExemploAplicações de Atendimento na

Plataforma Folder245

Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços, reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios.

Etapas:

a) Cadastramento da solicitação via atendente em posto de atendimento

b) Cadastramento de solicitação via Internet ou quiosque de atendimento

c) Cadastramento de solicitação via atendimento telefônico

d) Separação inicial por tipo de solicitação e encaminhamento para departamentos responsáveis

e) Análise no departamento responsável com estabelecimento de tempo máximo para resposta

f) Resposta automática para o cliente

g) Etapa de resposta por telefônica para o cliente

h) Conclusão/Ouvidoria

Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços, reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios.

Cadastro do Cadastro do Atendimento, criação Atendimento, criação do processo através de do processo através de formulário eletrônico formulário eletrônico web.web.

Análise e Análise e Triagem Triagem dos dos formuláriosformulários

Análise detalhada Análise detalhada do problema, do problema, tomada de decisão. tomada de decisão.

É possível voltar É possível voltar para ouvidoria para para ouvidoria para ir para outro ir para outro departamento.departamento.

É possível ir para É possível ir para mais de um mais de um departamento departamento tomar tomar providências.providências.

Resposta final de Resposta final de conclusão.conclusão.

Confirmação do Confirmação do atendimento.atendimento.

Cadastro do Cadastro do Atendimento, criação Atendimento, criação do processo através de do processo através de formulário eletrônico formulário eletrônico web.web.

Análise detalhada do Análise detalhada do problema, tomada de problema, tomada de decisão. decisão.

É possível ir para É possível ir para outro departamento.outro departamento.

Resposta final de Resposta final de conclusão.conclusão.

Confirmação do Confirmação do atendimento.atendimento.

Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços, reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios.

Cadastramento da solicitação via atendente em Cadastramento da solicitação via atendente em posto de atendimento ou via Internet ou pelo posto de atendimento ou via Internet ou pelo quiosque de atendimento ou via atendimento quiosque de atendimento ou via atendimento telefônicotelefônico

Separação inicial por tipo de solicitação e Separação inicial por tipo de solicitação e encaminhamento para departamentos encaminhamento para departamentos responsáveisresponsáveis

Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços, reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios.

Recursos:

j) Inclusão de solicitação via web

k) Envio Análise do processo de atendimento via web

l) Possibilidade de implantação de processos paralelos

m) Criação de scripts de atendimento telefônico para melhor compreensão da solicitação

n) Acompanhamento de todas as etapas do processo via web

o) Consulta a contratos online dentro do processo

Cadastramento e Atendimento de solicitação de serviços, reclamação, sugestões, denúncias, críticas e elogios.

Recursos:

p) Consulta a documentos como registros de ocorrência e processos anteriores

q) Base de respostas de referência em banco de dados

r) Alertas para atendimento

s) Consulta pelo smartphone

t) Auditoria de todas as operações no processo

u) Relatórios completos com os atendimentos, tipos e origem

O Grafiki245 possui O Grafiki245 possui funcionalidade de drill funcionalidade de drill down: down:

O usuário pode clicar nos O usuário pode clicar nos links para detalhar o links para detalhar o gráfico em vários níveisgráfico em vários níveis

O Grafiki245 possui O Grafiki245 possui funcionalidade de drill funcionalidade de drill down: down:

O usuário pode clicar nos O usuário pode clicar nos links para detalhar o links para detalhar o gráfico em vários níveisgráfico em vários níveis

Gráficos gerados Gráficos gerados online a partir de online a partir de qualquer base de qualquer base de dados ou tabela. dados ou tabela.

Gráficos gerados Gráficos gerados online a partir de online a partir de qualquer base de qualquer base de dados ou tabela. dados ou tabela.

Verticais Aplicações Especiais

Modularizadas na Plataforma Folder245

Processo de aprovação de projetos de engenharia

Sistema de acervo de projetos, memórias de cálculo, listas de materiais e workflow de processo para aprovação de novos projetos e novas versões.  Acompanhamento desde o esboço do projeto até o “As Built”.

- Entrada de dados de planejamento:Especificação técnicaPlanilha técnicaRelação de documentosMemórias de cálculoLista de materiais inicialCronograma de execuçãoLista de empresas fornecedorasEsboço dos desenhos

- Entrada de projetos:

Desenhos nas respectivas versões até a aprovação finalDesenhos antigos para controleRevisão nas listas de materiaisAnotações sobre os desenhosDesenho do as buitFotografias

 Etapas do workflow de aprovação de projetos:

Abertura de um projetoInclusão de documentos iniciaisDistribuição de desenhos para os projetistas encarregadosInclusão dos desenhosAnálise e comentários sobre os desenhosAprovação/ReprovaçãoElaboração de novas versões até aprovação final com comentáriosEnvio para execuçãoInclusão do as built

- Recursos:

Visualização webIndexação na InternetCriação de classes de projetos: terraplenagem, civil, elétrica, mecânica, etc.Restrição de acesso a documentos/projetos confidenciaisComentários/observações sobre cada documento

Relatório de número de desenhos por projetoRelatório de versões por projetista, por projeto.Relatório de prazos e tempos de entrega dos projetos

Pesquisa de documentos por título, código, tipo, nome do projeto,responsável técnico, data de revisão, versão, até 20 atributos diretosGeração de CD para distribuição com matérias selecionadas por assunto com recursos autônomos de pesquisa, inclusive pelo conteúdo.Reserva de numeração de projetoControle rigoroso na indexação de documentos com máscaras e listas de valores de controle via InternetIndexação de documentos pela Internet, distribuído, por responsável de cada etapa.Interface de consulta e visualização webGráficos e relatórios de dados em tempo realPermite importação de dados externos

Aplicações direta:

Controle de acervos de documentos de engenhariaGerência de projetos de engenhariaGerência de obras dividida entre várias empresas de projetos e empreiteirasGerência de empresas de projetos

Gestão de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde (QSMS)

Processo de elaboração e aprovação de procedimentos normativos, em especial para gestão integrada de qualidade, segurança, meio-ambiente e saúde nas diversas áreas da empresa ou na corporação como um todo.  O sistema arquiva registros diversos de controle, auditoria, treinamento.  

Processo de cadastro de não conformidade e distribuição de tarefas de ação corretiva.

No controle de gestão de meio ambiente, segurança e saúde, o sistema arquiva e controla normas internacionais e legislação nos âmbitos nacional, estadual e municipal.

 Etapas do workflow de elaboração:

Criação de procedimento normativoEnvio para colaboradores diretamente envolvidos no processoVotação com comentários para cada versãoGeração de novas versões até a revisão finalEnvio para apovação com análise do resultado da votaçãoEnvio para revisor ou aprovação a nível de conformidade com regras e formatosPublicação no portal QSMSImpressão de cópias controladasNotificação para lista de distribuição

-Etapas do workflow de ações corretivas/preventivas:

Cadastro de não conformidadesAbertura de processo corretivoElaboração de lista de açõesAprovação de lista de ações Distribuição de tarefasConclusão das tarefasRegistro de auditoria interna

Funcionalidades:

Indexação por intranet/Internet de documentos normativos, registros, ações corretivas, etc.Integração com aplicativos MS Office para elaboração de procedimentosClassificação orientada por título, código, atividade, setor, revisão, status, autor, versão, data e palavras-chave.Lista mestra de procedimentoLista de procedimentos canceladosLista de procedimentos novos ou revisados nos últimos 30 dias

Notificação por email informando que faltam 1 mês, 15 dias e 5 dias para data de validade do procedimento ainda não revisado.

Administração dos documentos revisadosNotificação por email de novas revisões para lista de distribuiçãoRegistro de leitura de procedimentos Pesquisa por camposPesquisa livrePesquisa por conteúdo

Relatórios gráficos de acessoRelatórios gráficos de administração

Pesquisa na Internet de sites on-line a procura de novas legislações nas áreas afins.

Aplicação direta:

Gestão integrada QSMSGestão de documentos normativos internosGestão de documentos para ISO-9000, ISO-14000, OHSAS-18000, SA-8000 e NBR 16000

Inteligência Competitiva/Marketing/Clipping

Sistema de coleta e pesquisa de dados de marcado, competidores e posicionamento de marca.

-Fontes de entrada de dados:Matérias de jornais e revistas: clippingPesquisa automática em sites onlineInclusão de dados da área de vendasInclusão de balanços da empresa e concorrência

- Recursos de análise:Comentários dos analista para cada eventoRelatórios sobre os dados de classificação e dos comentáriosRelacionamento cruzado de dados corporativos.Relatórios de dados e gráficos por regiãoRelatórios de dados e gráficos por assuntoRelatórios de dados e gráficos por exposição em meios de comunicaçãoPesquisa por período e por assuntosPesquisa por conteúdo de matériasAlertas automáticos sinalizando condições críticas ou notícias mais importantes

- Facilidades de uso:Indexação direta de páginas da Internet em formato PDFIndexação diretamente a partir de relatórios textuais em MS WordPesquisa web 24 horas por diaInterface de pesquisa webGráficos e relatórios de dados em tempo realPermite importação de dados externos

Aplicações direta:Análise de MercadoAnálise EconômicaAnálise da ConcorrênciaAcompanhamento de Legislação TributáriaAcompanhamento de Legislação de Meio AmbienteAcompanhamento de campanha política

Workflow de Compras

Fluxo de trabalho para cadastramento de solicitação de material/serviço até a efetivação da compra com processamento de pagamento.

Etapas do workflow:

Cadastramento de fornecedoresSolicitação de propostaRecebimento de propostasAnálise de mapa comparativoGeração de pedidoDesmembramento de pedido em várias pedidosRecebimento do material Processamento de pagamentoIntegração com ERP para processamento de pagamento

- Recursos:

Visualização webEnvio de solicitação de proposta para os fornecedores cadastrados pela InternetGerencia processo de compras em diversas moedasO fornecedor pode incluir propostas, folhetos, etc. pela InternetCadastro de fornecedoresCadastro de materiais de consumo

Mapa comparativo com destaque para o fornecedor com menor proposta total e menos proposta por item cotadoOpção de proposta tipo “envelope fechado”.Relatórios gráficos de preços por fornecedorRelatórios gráficos de preços por materialRelatórios gráficos de volume de compras por solicitanteAuditoria de todas as operações no processo

Aplicações direta:

Gerenciamento de compras para o departamento de compras E-procurement/compras na Internet

Acervo de projetos (arquitetura e design)

Sistema para classificação e catalogação de projetos, desenhos para geração de acervo com o objetivo de reaproveitamento de projetos, padronização e redução de custos de planejamento e implantação.

-Fontes de entrada de dados:

Desenhos e projetos de artePranchas de arquiteturaInstruções e Manuais VídeosFotografias em alta resolução

-Recursos de reaproveitamento de projetos padrão:

Classificação por até 20 níveis de classificação, tipo de documento, versão, controle de status.Controle de versão e status de projetosTrês formas de pesquisa: pesquisa por campos, pesquisa livre e pesquisa por diretórios.Controle de acesso por categoria de documento.Trilha de auditoria para detecção de pirataria interna ou uso indevido.Arquivamento em baixa e alta resolução.Listas nomeadas de projetos por usuário e por assunto.

Envio para produção.Notificação de novos manuais e instruções.

Pesquisa por período e por assuntos.Pesquisa por conteúdo dos documentos textuais.Indexação de arquivos TIFF, JPEG, PNG, CDR, DWG, DXF, etc.Indexação de vídeos e sonsPesquisa na Internet Gerenciamento de download de arquivos grandes

Aplicações diretas:

Acervo de projetos e identidade visual para rede de lojas e franchisingAcervo de projeto para produção de TVAcervo de projetos para empresas de criação de Marketing e Eventos