Album de Cartas

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Índice Definición ........................................................................................................................................... 1 Estructura de una Carta .................................................................................................................. 2 Glosario .............................................................................................................................................. 8 Pautas correctas para la redacción de una carta ........................................................................ 8 Carta Comercial .............................................................................................................................. 10 Carta Familiar .................................................................................................................................. 12 Carta Poder ..................................................................................................................................... 13 Carta de Solicitud ........................................................................................................................... 15 Carta de Agradecimiento............................................................................................................... 17 Carta de Felicitación ...................................................................................................................... 18 Carta de Justificación..................................................................................................................... 19 Carta de pésame ............................................................................................................................ 21 Carta de Presentación ................................................................................................................... 21 Carta de Recomendación ............................................................................................................. 22

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Compilación de los tipos de cartas y consejos para redactarlas, trabajo encargado a los chicos de secundaria, una guia.

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Page 1: Album de Cartas

Índice

Definición ........................................................................................................................................... 1

Estructura de una Carta .................................................................................................................. 2

Glosario .............................................................................................................................................. 8

Pautas correctas para la redacción de una carta ........................................................................ 8

Carta Comercial .............................................................................................................................. 10

Carta Familiar .................................................................................................................................. 12

Carta Poder ..................................................................................................................................... 13

Carta de Solicitud ........................................................................................................................... 15

Carta de Agradecimiento ............................................................................................................... 17

Carta de Felicitación ...................................................................................................................... 18

Carta de Justificación ..................................................................................................................... 19

Carta de pésame ............................................................................................................................ 21

Carta de Presentación ................................................................................................................... 21

Carta de Recomendación ............................................................................................................. 22

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Definición

Una carta es un mensaje que una persona envía a otra. Se utilizan como medio de

comunicación cuando las personas se encuentran lejos. De esta forma se

establece entre ambas una conversación por escrito.

Se pueden identificar distintos tipos de cartas entre ellas: familiares, solicitudes,

recomendación, de pésame y muchas más.

El sobre debe contener los datos del remitente y del destinatario.

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Estructura de una Carta

La estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras necesidades

y, sobre todo, a las necesidades del lector.

Al analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes

principales:

Inicio.

Cuerpo de la carta.

Cierre

Además en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del destinatario

y del remitente.

El inicio de las cartas

Los elementos que configuran el principio y el final de la carta determinan, en gran

medida, su tono y estilo.

Para que nuestras cartas tengan un tono ágil y actual, es necesario prescindir de

fórmulas encorsetadas, heredadas del lenguaje administrativo y comercial antiguo.

El inicio de una carta indica al lector el tipo de mensaje ante el que se encuentra.

No existen unas normas fijas para iniciar una carta, pero si podemos seguir unas

pautas generales.

Existen diversos elementos que configuran el comienzo del escrito:

La fecha

En todos los escritos empresariales es imprescindible incluir la fecha para facilitar

su archivo y evitar posibles confusiones en el futuro. En las cartas, la fecha suele

situarse en el margen superior derecho del documento, aunque no existe una

norma al respecto.

Lo fundamental a la hora de escribir las fechas es mantener la coherencia en

todos los escritos.

A continuación damos algunas indicaciones:

Los meses se escriben en minúscula.

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Los años se escriben sin punto.

Es preferible escribir el día y el año con número, y el mes con letra (14 de

febrero de 2011), a menos que, por motivos legales de otra índole,

debemos hacerlo todo con letra.

Es preferible utilizar la variante sin artículo delante del año (20 de marzo de

2012).

No deben utilizarse las partículas en y a para introducir las fechas, por

considerarse una fórmula anticuada (Chapala, 18 de julio de 2012 en lugar

de En Chapala, a 18 de julio de 2012).

El saludo o encabezamiento

El saludo o encabezamiento se escribe debajo de los datos del destinatario y del

remitente. En algunos casos se puede anular el encabezamiento (por ejemplo, en

las cartas de respuesta comercial dirigidas a una empresa) y comenzar la carta

directamente.

Estas son algunas indicaciones que tenemos que tener en cuenta a la hora de

redactar los encabezamientos:

Siempre que sea posible, personalizaremos nuestros envíos (Estimado Sr.

Gómez, Estimada Sra. Gómez).

Si se trata de envíos masivos, debemos utilizar algunas fórmulas, que

elegiremos según el contexto (Estimados clientes; Estimados amigos;

Estimados usuarios).

Conviene evitar las expresiones anticuadas (Muy Sr. Nuestro; Muy Sra.

Nuestra; Muy Sres. Nuestros).

Conviene evitar las construcciones dobles para abarcar el masculino y el

femenino (Estimado/a Sr./Sra.).

A continuación proponemos una recopilación de los encabezamientos más

comunes, que escogeremos según el contexto:

Querido amigo / Querida amiga / Queridos amigos

Estimado amigo / Estimada amiga / Estimados amigos

Estimado colaborador / Estimada colaboradora / Estimados colaboradores

Estimado señor / Estimada señora / Estimados señores

Estimado Sr. González / Estimada Sra. González / Estimados Sres.

González

Estimado cliente / Estimada cliente / Estimados clientes

Apreciado cliente / Apreciada clienta / Apreciados clientes

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El cuerpo de la carta

El cuerpo de la carta está constituido por el mensaje en sí. Es fundamental que

esté redactado de forma clara y adecuada para que nuestro mensaje cumpla su

función.

En primer lugar, es importante cuidar el estilo de nuestra redacción. Para ello

puede resultar útil seguir las siguientes indicaciones:

Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del lenguaje

administrativo, como las siguientes:

En relación con el asunto de referencia...

Adjunto remito...

Para su conocimiento...

En motivo de la presente...

Al recibo de la presente...

Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Respondiendo a su carta

del día...).

Emplear construcciones sintácticas ordenadas ( sujeto, verbo y complementos):

Nos ponemos en contacto con usted para informarle...

Tenemos el gusto de comunicarle...

Además, las siguientes frases pueden servirnos de ejemplo para iniciar el cuerpo

del texto:

Con un mensaje neutro:

o Mediante esta carta...

o Con este escrito...

o Nos dirigimos a usted con el fin de...

o Nos dirigimos a vosotros con el fin de...

o Nos complace comunicarles...

o Nos ponemos en contacto con usted a fin de ...

o Queremos darles a conocer...

o Tal y como acordamos por teléfono...

o De acuerdo con la conversación que mantuvimos con el Sr. Gómez,

les enviamos...

o Les comunicamos que...

o Les anunciamos que...

o A continuación, les detallamos...

o Como ya sabrán...

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5

o Tal y como acordamos...

o Debido a...

o En lo referente a...

o En lo concerniente a...

o A propósito de ...

o Con motivo de ...

o A raíz de...

Con un mensaje positivo:

o Nos complace comunicarle que ...

o Es un placer para nosotros comunicarle ...

o Nos complace comunicarle que...

o Es un placer anunciarle que...

o Es una gran satisfacción para nosotros comunicarle ...

o Es un placer comunicarles que...

Para hacer referencia a un envío:

o Le enviamos su pedido...

o Le enviamos...

o Les tramitamos...

o Nos complace enviarle...

o Adjuntamos la documentación correspondiente a...

o Junto a esta carta le enviamos...

Para expresar agradecimiento:

o Queremos darles las gracias por...

o Queremos agradecerles sinceramente la atención...

o Les damos las gracias por...

o Quiero darles las gracias por...

o Quiero agradecerle sinceramente el amable trato recibido durante...

o Deseo agradecerles...

o Reciba mi más sincero agradecimiento por...

o Gracias por tu amable gestión al frente de...

El resto del cuerpo de la carta dependerá del mensaje que queramos transmitir y

ha de adecuarse a las necesidades y expectativas de nuestros lectores.

El cierre de las cartas

No existen unas normas rígidas para concluir una carta, aunque siempre debemos

hacerlo de forma que guarde relación con el saludo o encabezamiento empleado.

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La despedida

Estas son algunas recomendaciones que tenemos que tener en cuenta:

Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del lenguaje

administrativo, como las siguientes:

Sin otro particular...

Aprovechamos la ocasión para saludarle atentamente.

Quedo a su disposición...

A la espera de...

Atte.

Las cuales pueden ser sustituidas por las más usuales:

Un saludo,

Reciba un cordial saludo,

Atentamente,

Les saluda atentamente,

Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase (Esperamos que estas

aclaraciones... en lugar de Esperando que estas aclaraciones hayan sido de

utilidad...).

Concluir con un mensaje positivo y alentador, incluso en aquellas cartas cuyo

contenido sea negativo (En la confianza de que lleguemos a un acuerdo lo antes

posible, quedamos a la espera de sus noticias...;Estaremos encantados de

resolver cualquier duda que pueda surgirles...).

Cerrar la carta con un mensaje directo, conciso y sin circunloquios (Esperamos

colaborar con ustedes en un futuro próximo. Hasta entonces... en lugar de

Esperando que en el futuro podamos de nuevo colaborar estrechamente y que

exista la posibilidad de poder comenzar una relación comercial entre ambas

compañías de forma satisfactoria, me despido...).

Estas son algunas fórmulas que pueden resultar útiles para concluir una carta:

Con un mensaje neutro:

o Cordialmente,

o Atentamente,

o Muy cordialmente,

o Un cordial saludo,

o Saludos cordiales,

o Reciba un cordial saludo,

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o Reciba un atento saludo,

o Le saludamos cordialmente,

o Con afecto,

o Un abrazo,

o Muy atentamente,

o Le saludo atentamente,

Para mostrar disponibilidad:

o Si necesitan cualquier aclaración, no duden en ponerse en contacto

con nosotros...

o Estamos a su disposición para todo aquello que necesiten...

o No dude en llamarnos si necesita cualquier aclaración; estaremos

encantados de atenderle...

o Si precisan alguna aclaración, póngase en contacto con nosotros...

o Si desean más información, les atenderemos con mucho gusto...

o Estamos a su disposición en el teléfono...

Para indicar que estamos esperando respuesta:

o Confiamos en que...

o Esperamos que...

o Nos gustaría contar con...

o Estamos seguros de que podrán darnos una respuesta en breve...

o En espera de su respuesta, reciba un atento saludo...

o A la espera de su respuesta, les saluda atentamente...

o Esperamos recibir noticias suyas lo antes posible...

La firma

En las cartas comerciales, la firma debe ir acompañada del nombre y los apellidos

en letra impresa, así como el cargo del firmante. El orden debe ser el siguiente:

1. Firma

2. Nombre

3. Cargo

4. La posdata

La posdata es un elemento opcional en las cartas. Se coloca después de la firma y

separada de esta por un interlineado amplio. Se introduce con las iniciales P.D. o

P.S. (post scriptum) y tiene por objeto introducir un mensaje o recordatorio.

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8

Utilizamos la posdata para hacer llamadas de atención sobre lo que hemos

mencionado en el cuerpo del documento o para introducir algún dato nuevo que

queramos destacar por algún motivo.

Está demostrado que la posdata siempre se lee y por eso en muchas ocasiones

se utiliza para destacar información importante. Debe ser breve; a ser posible que

no ocupe más de una línea.

Glosario

Termino Definición

Encorsetadas [ Encorsetar ] fig. Estrechar o limitar las ideas, el pensamiento, etc.

Rígidas [ Rígido ] adj. Que cumple o hace cumplir las normas de forma excesivamente rigurosa.

Gerundio m. GRAM. Forma verbal no personal que expresa simultaneidad de la acción con el tiempo en que se habla. Sus terminaciones son -ando, para los verbos de la 1.a conjugación, o -iendo, para los de la 2.ª y 3.ª. En la oración equivale funcionalmente al adverbio: el gerundio de "amar" es "amando".

Sintácticas [ Sintaxis ] f. LING. Ordenación de las palabras en el discurso. En la gramática tradicional, parte de la gramática que estudia la ordenación y las relaciones mutuas de las palabras en la oración, hasta formar una expresión completa.

Circunloquios

s. m. Manera de explicar algo que podría decirse de forma breve o directa dando un rodeo de palabras.

Pautas correctas para la redacción de una carta

A continuación algunas pautas estéticas:

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Cuidado la ortografía. Los errores de ortografía distorsionan el efecto que

queremos transmitir, el subconsciente los capta y la imagen de rechazo se

crea de forma irreversible.

Los signos de puntuación: Aunque parezca mentira, un exceso de comas

hace más difícil la lectura de una carta. Se recarga la información y se logra

un efecto de pesadez en su lectura, debemos por tanto usar los signos de

puntuación en su justa medida.

La tipografía. Se trata del conjunto de caracteres que usamos al redactar

nuestros documentos. Los programas tipo Word nos hacen más fácil el

utilizar diversas tipografías.

La imagen corporativa debe utilizar siempre la misma tipografía para todos

los textos.

Alineación: Una buena alineación facilita la correcta lectura y la hace

agradable a la vista. Se trata de cuidar la estética y la uniformidad de los

escritos. Se recomienda la justificación del margen derecho para no crear

una imagen de desorden.

Es también recomendable usar el doble espaciado entre líneas.

Utilizar negritas, subrayados y cursivas solo para destacar aquellas

palabras relevantes de la carta, sin abusar para no caer en excesivas frases

que recargan el contenido.

Se ha de conocer que por norma habitual un párrafo corto invita a leer de

manera más agradable que un párrafo largo.

Aparte de estas pautas estéticas, también debemos enfocarnos en los objetivos

por los cuales redactamos la carta, de manera que el destinatario preste atención

a nuestro objetivo.

Es importante saber de antemano el tipo de destinatario o la base de datos

específica a la que vamos a enviar nuestras cartas. Cuanto mejor

conozcamos el público, mejor sabremos cómo enfocar la redacción.

Es conveniente por tanto dividir en grupos específicos nuestra base de

datos de clientes. Y a partir de entonces, crear una estrategia de

comunicaciones diferentes para cada grupo.

Y para finalizar, debemos poner en orden las ideas y datos informativos de

modo que nos facilite la redacción:

Una Introducción

El objetivo: Que capte nuestra atención

El contenido: La información por la que nos ponemos en contacto, adaptada

al grupo específico.

El desenlace: Resto de información secundaria.

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Una despedida cordial: adaptada también al tipo de personas dirigida.

Carta Comercial

Es aquella en que una de las partes, o ambas, remitente y destinatario, son

comerciantes, y se realizan con motivo de esa actividad. Son formales. Los

programas de las computadoras nos dan varios modelos de cartas comerciales, lo

que facilita bastante la tarea. Debe usarse una letra sencilla, sin abreviaturas, con

doble interlineado entre párrafos, para facilitar la lectura. No debe ser demasiado

corta pero tampoco muy extensa. En el primer caso, porque parece de poca

importancia y en el segundo pues se puede perder el núcleo del contenido.

Cuando el remitente reviste la calidad de comerciante, en general se usan hojas

con membrete donde consta estampada en la parte superior, la denominación de

la empresa o el nombre del comerciante.

El encabezamiento contiene el lugar y fecha (es opcional colocar estos datos al

final) y la designación del destinatario, dirigiéndose a él con formalidad. Por

ejemplo distinguido señor o estimado señor, indicando si es posible el cargo que

ocupa en la empresa, si el destinatario es comerciante. Puede contener el asunto,

o sea el tema de que trata (Por ejemplo: oferta de compra). Luego se realiza una

breve introducción del motivo de la carta, para pasar a desarrollar posteriormente,

en el núcleo, la idea principal, en forma simple, guardando las formas, explicando

con el mayor detalle posible el objeto de la misma. Este puede ser una oferta de

compra, un reclamo, una invitación, demandar un pago, promocionar un producto,

etcétera. Si es muy largo el asunto puede realizarse luego una síntesis del

contenido, especificando el objetivo concreto, lo que puede resaltarse en negrita.

Luego el saludo cordial de despedida, y la firma con sello aclaratorio. Puede

contener posdata, si se olvidó incluir algo en el cuerpo de la carta.

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Ejemplo:

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Carta Familiar

La carta familiar es aquella que nos permite comunicarnos con los integrantes de

nuestra familia, cierto es que la evolución tecnológica nos ha llevado a prescindir

del uso de la carta, pero eso no significa que no podamos o incluso, en algunas

ocasiones, debamos redactar una carta.

Un ejemplo de carta familiar es la invitación, hasta el día de hoy se sigue utilizando

el envió de una carta a modo de invitación para eventos familiares importantes

como bodas, primeras comuniones, bautizos, etc.

Ejemplo

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Carta Poder

La carta poder se utiliza para facultar a un tercero a realizar cualquier trámite

comercial, legal o administrativo en nuestro nombre, sin la necesidad de nuestra

presencia física o nuestra firma, para cobrar un cheque, recoger nuestra

credencial de elector en las casillas del IFE. En el trabajo se utiliza para darle

poder a los subordinados de realizar funciones sin la presencia del jefe.

Las funciones o implicaciones deben venir bien delimitadas dentro de la carta

poder, es decir, si vamos a permitir a un tercero realizar el cambio de propietario

de nuestro automóvil, debemos especificarlo en la carta.

Si no delimitamos bien los grados (las facultades que otorgamos al portador de la

carta, pueden con ella hacernos mucho daño. Por lo mismo, debemos tener

cuidado cuando escogemos a la persona que con este documento hará cualquier

trámite en nuestro nombre, pues es muy común que la carta poder vaya

acompañada de una identificación oficial de quien otorga el poder, ya sea en

original o copia.

Recuerda que la firma es el sello de una persona; por ello, debe aparecer siempre

idéntica en todos los documentos, para que éstos sean válidos. El cambio de

firmas puede ser considerado un delito.

En la carta poder se debe:

1. Puntualizar muy bien a qué persona o personas se le otorga el poder.

2. Las facultades que se le otorgan a dicha persona(s).

3. Firmar el documento de carta poder.

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Ejemplo

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Carta de Solicitud

El diseño de cualquier carta de solicitud consiste en que aquel que la redacta,

presenta de forma breve y precisa la solicitud de una prestación o de un servicio.

Así como la solicitud de un trabajo o empleo.

También los modelos de carta de solicitud se utilizan para solicitar información,

presupuestos y catálogos. Se les suele llamar modelos de carta "Instancia".

En distintas situaciones se pueden solicitar listas de precios o catálogos que

resulten necesarios para las tareas a realizar.

En la medida que se las necesite por parte de las empresas, estas clases de

cartas ya están establecidas y solamente habrá que seguir las formas

establecidas. El propio interesado será el encargado de redactar el contenido.

En circunstancias particulares donde el solicitante quiera obtener algún beneficio a

través de ella, como por ejemplo por vinculación a determinada empresa, tendrá

que cuidar muy bien el texto de su redacción y prestar atención a que el contenido

sea lo más claro posible de forma que explique sus cometidos de la mejor forma.

Ejemplo

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Carta de Agradecimiento

La carta de agradecimiento es un documento escrito que tiene como función la de

corresponder un favor o atención otorgada por parte de una o varias personas, o

en su defecto, de una empresa o asociación.

La formalidad de la carta de agradecimiento cambia dependiendo el destinatario,

es decir, cuando va dirigida a un amigo o familiar cercano el tono de la carta debe

ser más personal y por lo tanto menos formal; en caso de que la carta sea enviada

a una persona o empresa con la que se mantiene una relación estrictamente

profesional el carácter del escrito debe guardar cierta solemnidad.

Ejemplo

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Carta de Felicitación Cuando queremos felicitar a alguien por algún suceso importante que ocurrió en

su vida y buscamos que el mensaje sea muy personal y lleno de emotividad,

la carta de felicitación es la mejor opción.

A diferencia de las tarjetas prediseñadas, la carta de felicitación nos permite ser

nosotros mismos quienes le redactemos y expresemos nuestras emociones.

Ejemplo

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Carta de Justificación

En muchas ocasiones, una carta de justificación o un modelo de carta de disculpa

pueden servir para salvaguardar una relación que tiene riesgo de perderse. Este

tipo de carta se utiliza para presentar las excusas o para pedir disculpas por un

error cometido, ya sea haber llegado tarde a una reunión, cambiar los plazos de

entrega de un pedido, realizar de mala manera o con poca educación cualquier

acción...etc.

Debemos tener en cuenta que para disculparse correctamente, hay que usar la

expresión "pedir disculpas" ya que la palabra "excusas" puede dar la sensación de

que no admitimos nuestro error, ya que aparentemente cada excusa es algo ajeno

o externo a nosotros. La palabra "excusa" se utiliza más para la expresión

"presento mis excusas" que viene siendo otro modo más de disculparse.

La carta de excusa debe incluir los motivos por los que pedimos disculpas, con

frases como "lo siento" , "no sabe cuánto lamento no poder asistir..." etc.

Ejemplo

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Carta de pésame

La carta de pésame es la que nos permite expresarles a nuestros amigos,

familiares y conocidos que lamentamos la muerte de alguna persona cercana a

ellos y en la que ofrecemos nuestro apoyo y solidaridad.

Carta de Presentación La carta de presentación sirve para dar a conocer al empleador los deseos,

intenciones y cualidades que tenemos. Es muy bien visto y cumple una función

diferente a la del Curriculum Vitae ya que va al grano y explica los motivos de la

búsqueda de empleo.

Algunos consejos de como escribir una buena carta de presentación:

1. Da la razón de porque deseas el empleo.

2. Aclara el área o departamento donde deseas trabajar

3. Dirige la carta a una persona en particular (si no sabes cómo se llama

investígalo).

4. Proporciona datos valiosos de tu trabajo actual, di porque eres un empleado

valioso y habla de tus logros.

5. No hables mal de tu trabajo actual y no menciones problemas laborales.

6. Incluye tu sueldo actual y el sueldo deseado.

7. Incluye tus datos y pide una entrevista personal.

Ejemplo

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Carta de Recomendación

Debido a lo competitivo del mercado laboral actual, las personas que buscan empleo se ven en la necesidad de procurarse todas las herramientas disponibles para lograr su meta: Un puesto de trabajo que les permita demostrar sus habilidades y capacidades, que esté bien remunerado, con óptimas condiciones y (tal vez lo más importante) con futuro.

Una de estas herramientas es la carta de recomendación. En muchas ocasiones, una persona puede requerir el antiguo jefe la elaboración de una carta de

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recomendación. Sin embargo, también puede ser solicitada a un amigo o a un profesor.

La carta de recomendación no debe ser redactada en forma descuidada o para salir del apuro, ya que, posiblemente el futuro laboral del recomendado dependerá de ella.

De allíla importancia de conocer algunos consejos y recomendaciones para redactarla de una forma

Si usted fue el jefe directo de la persona que solicita la carta de recomendación y en la empresa no existe un departamento de recursos humanos, debe procurar encontrar el currículo de la persona o la descripción de puesto del cargo que desempeñó. Si no lo encuentra, debe solicitar a la persona que será recomendada que le dé su currículo para poder tener a mano más información.

Es necesario concéntrese en varios aspectos diferentes de la persona. Para ello debe recordar sus habilidades, sus actitudes, sus capacidades y su crecimiento dentro de la empresa, así como también la contribución brindada en actividades sociales organizada por la compañía.

No debe hacer referencias a características que podrían ser la base de discriminación, como la raza, color, nacionalidad, género, religión, edad, apariencia. Tampoco mencione aspectos que podrían causar un obstáculo para el recomendado como su condición económica, el estatus marital o punto de vista político.

Mucho cuidado con el poder de palabras, ya que algunos términos parecen inofensivos en la conversación diaria. Sin embargo, al escribirlas pueden arrastrar una connotación negativa para un futuro empleador. Por ello, se recomienda evitar el empleo de palabras como: Medianamente, razonable, pasable, tranquilo, decente, regular.

En su lugar se aconseja usar palabras llenas de energía como: Comprometido, elocuente, inteligente, observadora, significativa, expresiva, creativa, eficiente, imaginativo, creativo, responsable innovador

La siguiente lista de atributos es muy usada por los empleadores como herramientas para basarse en la selección de personal. Por ello, son elementos esenciales de toda carta de recomendación:

o Habilidad a comunicar

o Confianza en sí mismo

o Voluntad para aceptar responsabilidad

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o Liderazgo

o Nivel de energía

o Flexibilidad

o Habilidades interpersonales

o Conocimiento de sí mismo

o Habilidad para manejar conflicto

o Logro de meta

o Competitividad

Es importante indicar la prontitud que debe ser confeccionada una carta de recomendación, ya que un trabajo puede depender de la puntualidad de este documento.

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Ejemplo