Agosto/2009 NÚCLEO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO - NPE Treinamento para Orientação na...
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Treinamento para Orientação na
Implantação do Guia de Boas Práticas
Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão
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PROGRAMAÇÃO
9:00 h: Abertura - Dinâmica de apresentação e integração entre os participantes
10:00 h: “Mudança Organizacional” Intervalo 10:45 h: “Apresentação do Guia de Boas Práticas” Almoço 13:30 h: “Liderança & Motivação” 14:10 h: Oficinas de Trabalho Intervalo – coffe break 16:15 h: Oficinas de Trabalho – Apresentação de resultados 17:30 h: Encerramento
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"O desafio do Judiciário é se reestruturar. Não adianta só aumentar o número de juízes e varas. A longo prazo, isso não funciona". (Ministra Ellen Gracie, Revista VEJA, 12/03/2008)
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CAMPOS DE ATUAÇÃO DO NPE
Planejamento estratégico corporativo Planejamento estratégico funcional
a) Manualização das rotinasb) Gestão em secretarias judiciais
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO CORPORATIVO
- evolução -
Diagnóstico prévio (Gespública); Análise de experiências; Escolha da melhor proposta; Reunião com as chefias de cada setor; Escolha de um servidor de cada setor; Contratação de empresa de consultoria; Reuniões do Núcleo com a FGV; WORKSHOP; Construção do Documento (nivelamento com PE do CNJ); Validação (em construção)
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO“Documento”
VISÃO: Como queremos ser vistos (futuro)? MISSÃO: Qual nosso papel ? VALORES: O deve permear nossa conduta,
para alcançarmos a visão almejada e a missão construída ?
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO“Documento”
MAPA ESTRATÉGICO: Perspectivas > Temas estratégicos > Objetivos estratégicos (indicador > estratégia > responsável)
1. APRENDIZADO E CRESCIMENTO: Gestão de Pessoas Motivar e comprometer magistrados e servidores com a execução da
estratégia. Desenvolver competências para magistrados e servidores.
2. ORÇAMENTÁRIA: Infraestrutura e Orçamento Adequar segurança física e estrutura interna. Assegurar e gerir recursos orçamentários e financeiros.
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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO“Documento”
3. PROCESSOS INTERNOS: Eficiência operacional e Alinhamento e Integração Garantir agilidade nos tramites judiciais e administrativos Desenvolver a tecnologia da informação. Garantir o alinhamento estratégico em todas as unidades. Promover ações que contribuam para troca de experiências entre os Tribunais.4. SOCIEDADE: Acesso ao sistema de Justiça, Responsabilidade social e
Atuação institucional Facilitar o acesso à Justiça. Promover a efetividade das decisões judiciais. Promover a cidadania. Fortalecer e harmonizar a relação entre as instituições e poderes. Disseminar valores éticos e morais. Melhorar a imagem do TJ junto à sociedade e melhorar a comunicação interna. Ampliar a transparência.
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GESTÃO DE SECRETARIAS JUDICIAISGuia de Boas Práticas
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GESTÃO DE SECRETARIAS JUDICIAISGuia de Boas Práticas
Surgimento Reunião dia 22/02/2008: necessidade de estratégias
funcionais. Falta de efetividade das decisões judiciais. Boas práticas não divulgadas. Evolução Análise do trabalho da Comarca de São Bernardo. Acompanhamento dos trabalhos em Icatú Análise do trabalho da Comarca de Pedreiras
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“GUIA DE BOAS PRÁTICAS”Colaboradores
Núcleo de Planejamento Estratégico
Magistrados Secretários judiciais e demais
servidores
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“GUIA DE BOAS PRÁTICAS”Metodologia
Métodos GeraisMetodologia GeralDiagnóstico Situacional;Análise;Planos de Ação eAcompanhamento.Boas Práticas
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“GUIA DE BOAS PRÁTICAS”Características
Ensina a pescar InclusivoParticipativoAdaptável à realidade
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ETAPAS
DIAGNÓSTICOVisa levantar informações sobre a situação atual do juizado ou vara
•realização de entrevistas e aplicação de questionários
•consolidação dos dados levantados
“gestor do projeto” - iniciativa, espírito de equipe, organização, criatividade e, se possível, conhecimentos de administração ou práticas de gestão.
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Aspectos a serem analisados Servidores (nível de conhecimento, percepção, distribuição
das tarefas) Material (quantidade, necessidade, armazenamento,
controle) Estrutura física (como é, forma de utilização) Processos judiciais (quantificar processos, audiências,
metas servidores, controle de carga) Organização dos processos (tempo gasto) Documentos/ Rotinas de trabalho (padronização e
orientação) Informática e sistemas (utilização e adequação) Usuários (percepção, pontos fracos e melhorias)
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ETAPAS
ANÁLISEÚtil para visualizar possíveis soluções e estabelecer prioridades, objetivos específicos e metas.
O foco deve ser dado aos processos disfuncionais, ou seja, aqueles que apresentam alguma deficiência e que mais refletem negativamente na prestação jurisdicional do juizado ou vara.
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ETAPAS
PLANO DE AÇÃO
Consiste no planejamento/detalhamento das ações que serão implantadas, com o objetivo de promover a melhoria da dinâmica organizacional do juizado ou vara.
Cada plano de ação deverá ter um responsável (não confundir com gestor).
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ETAPAS
ACOMPANHAMENTODeverá ser realizado através dos indicadores de desempenho definidos nos planos de ação a serem implementados
Destaca-se que pode haver a necessidade de realização de ajustes de prazos, metas e outros, de acordo com o andamento dos trabalhos, de competência do gestor do projeto
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PRÁTICAS DE GESTÃO
RECURSOS HUMANOS
1.Distribuição das atividades
2.Metas de produtividade e acompanhamento
3.Pesquisa de satisfação
4.Treinamento
5.Uniforme e crachá
6.Ambiente de trabalho
7.Reunião
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PRÁTICAS DE GESTÃO
ESTRUTURA FÍSICA
1.Adequação do layout
2.Manutenção predial
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PRÁTICAS DE GESTÃO
MATERIAL
1.Armazenamento\estoque de materiais
2.Relatório mensal de gastos
3.Pedido de material
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PRÁTICAS DE GESTÃO
PROCESSOS JUDICIAIS
1.Controle de cumprimento de mandados
2.Marcação de audiências
3.Triagem de processos
4.Propostas de armazenamento
5.Localização
6.Identificação visual do processo
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PRÁTICAS DE GESTÃO
DOCUMENTOS
1.Padronização (teor e forma)
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PRÁTICAS DE GESTÃO
INFORMÁTICA E SISTEMAS
1. Disponibilização de sistema
2. Computadores em rede
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PRÁTICAS DE GESTÃO
ROTINAS DE TRABALHO
1.Implantação do 5 “S”
2.Manual de Rotinas
3.Acompanhamento do cumprimento dos mandados
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PRÁTICAS DE GESTÃO
USUÁRIOS
1. Atendimento
2. Quadro de produtividade do juízo
3. Caixa de sugestões
4. Formulário de avaliação do atendimento
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CONSIDERAÇÃO FINAL
“(...) quem dá o tom é o juiz, mas quem toca os instrumentos é a orquestra. E o som que dali sairá vai depender muito
da condução do maestro.”(Des.Jamil, dia 22/02/2008)