Agentes Integradores do Projeto - tce.rj.gov.br · Checklist Formulários e modelos Preparação...

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Agentes Integradores do Projeto Workshop de Produção

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O que é Planejamento da Força de Trabalho - PFT?

Processo sistemático e contínuo de avaliação das necessidades futuras de recursos humanos, nos aspectos quantitativos e qualitativos, para a definição das estratégias e ações para viabilizar o alcance de tais necessidades (que variam ao longo do tempo de acordo com as mudanças nos processos de trabalho e prioridades estratégicas).

Objetivos do Workshop de Produção

Etapa 1:

Análise documental

Etapa 2:

Identificação dos produtos da unidade organizacional (Mapa

UO)

Etapa 3:

Estimativa de demanda pelos

produtos

Etapa 4:

Estimativa de esforço (h/h)

Etapa 5:

Identificação do perfil mais adequado a

cada produto

Etapa 6:

Definição do quadro de lotação FT

Etapa 7:

Definição da estrutura gerencial

Etapa 8:

Validação dos resultados pela Alta

Direção

Etapa 1: Análise Documental

• Leis, deliberações, resoluções, atos etc.

• Diretrizes estratégicas

• Requisitos MMD-TC / Práticas de excelência

• Competências organizacionais e profissionais

Normas e diretrizes que orientam/fundamentam as Unidades Organizacionais (identificação de produtos atuais e futuros)

Alinhamento Conceitual

• Conjunto de atividades coordenadas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas).

Processo

• Resultado (saída) de um processo (conjunto de atividades coordenadas), podendo se apresentar na forma de bens ou serviços, destinados a atender necessidades (internas ou externas).

Produto

Etapa 2: Identificação dos produtos da Unidade Organizacional (UO)

MAPA DE UNIDADE ORGANIZACIONAL (EXEMPLO)

UNIDADE ORGANIZACIONAL: COORDENADORIA DE RECURSOS HUMANOS - CRH

NORMAS /DIRETRIZES ESTRATÉGICAS: Lei 4787/06; Resolução 284/14; Programa Estratégico 09.02, etc.

ENTRADAS PROCESSOS

(MACROETAPAS)

SAÍDAS

FORNECEDORES INSUMOS/

FERRAMENTAS PRODUTOS CLIENTES

DGI; SPI Sistema SRH;

Processos , etc.

Simulações > análise > revisão >

processamento FOLHA DE PAGAMENTO Servidores

Imprensa Oficial; SPI

D.O.; processos de pessoal; legislação

Recebimento de processo > instrução > revisão > publicação

ATOS DE PESSOAL Presidência;

Servidores; Sociedade

DGI Sistema SRH; Portal Transparência, etc.

Levantamento de dados > consolidação >

despacho

RELATÓRIOS TECNICO-GERENCIAIS

SGA; SGP; Sociedade

Parecer em processos de aposentadoria

Parecer em processos de pensão civil

Parecer em processos de reforma e transferência para reserva

Parecer em processos de reforma e transferência para reserva

PRODUTOS OU SERVIÇOS

Protocolo (guias emitidas/recebidas)

Termo de referência

Frequência/ férias registradas

Comunicações (ofícios, memorandos, etc.)

1ª Coordenadoria de Controle de

Pessoal

PRODUTOS ESPECÍFICOS

PRODUTOS COMUNS

Identificação de Produtos e Serviços

Exemplos de produtos específicos

Instrução processual (detalhar naturezas)

Auditoria

Atendimento a usuário de TI

Atendimento médico

Capacitação

Transporte de servidor

Exemplos de atividades comuns

• Termo de referência elaborado • Contratos fiscalizados • Comunicações (memorandos, ofícios) • Relatórios técnico-gerenciais • Protocolo (guias emitidas/recebidas) • Procedimentos padronizados • Projetos internos gerenciados • Orçamento elaborado • Frequência, férias, PDI, avaliação de desempenho, etc.,

registrados

Casos que geram dúvidas

Participação em comissão

Dinâmica para identificar produtos

• INSTRUÇÕES: Debate (por setor): quais são os produtos da UO?

• Listar pelo menos 5 produtos específicos do setor.

• Listar ao menos 2 atividades de apoio. o Análise dos resultados (em grupo).

• RECURSOS:

Mapa do Unidade Organizacional

• TEMPO ESTIMADO: 20 minutos

Desdobramento de produtos em macroetapas

Parecer em processos de aposentadoria

Análise da documentação

Análise do ato Análise de

requisitos de aposentadoria

Análise da fixação

Elaboração do Parecer

Registro no sistema

Impressão e juntada no processo

Revisão Despacho

Exemplo

Qual o nível de detalhamento das macroetapas?

Planejamento Papéis de trabalho

Questões de auditoria

Checklist Formulários e

modelos

Preparação administrativa

Ofício de apresentação

Solicitação de transporte

Solicitação de diárias

Auditoria in loco

Levantamento de dados

Relatório Digitalização

dos documentos

Elaboração do parecer

Revisão Cadastro no

Infobase

EXEMPLO DE AUDITORIA

Dinâmica para desdobrar produtos em macroetapas

• Selecione 1 produto (específico do setor). • Individualmente relacione as etapas necessárias à

geração do produto. (5 min) • Verifique se houve divergências entre as etapas

identificadas com os demais colegas. (5 min) • Análise do resultado em grupo. (10 min)

Etapa 3 : Estimativa de demanda pelos produtos da UO

Regras para estimativa de demanda

• Analisar dados dos últimos 5 anos (2013-2017), quando possível.

• Verificar tendências de crescimento, redução ou modificação da demanda.

• Projeção de demanda para os próximos 2 anos; • Estoque tratado em 2 anos (50% por ano); • Fatores atuais que possam impactar a demanda nos

próximos 2 anos (ex. planejamento estratégico, novas deliberações, etc.).

Exemplos de fontes de informação (SCAP / 0800 APU/ SIGA-ECG)

Exemplos de fontes de informação (SCAP/ 0800 APU/SIGA-ECG)

Exemplo: Relatório de Produtividade

Explicação de demanda

938

1017,125

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

Jan

eir

o

Mar

ço

Mai

o

Julh

o

Sete

mb

ro

No

vem

bro

Jan

eir

o

Mar

ço

Mai

o

Julh

o

Sete

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ro

No

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bro

Jan

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o

Mar

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Mai

o

Julh

o

Sete

mb

ro

No

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bro

Jan

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o

Mar

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Mai

o

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o

Sete

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ro

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bro

Jan

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o

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No

vem

bro

Jan

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o

Mar

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Mai

o

Julh

o

Sete

mb

ro

No

vem

bro

2011 2012 2013 2014 2015 2016

Processos de Aposentadoria

Soma de Entrada - Total Mediana Média Linear (Soma de Entrada - Total)

Dinâmica

• Estimar a evolução da demanda nos últimos 5 anos para 1 produto. • Identificar estoque ou passivo a ser tratado. • Identificar se há fatores atuais que irão impactar essa demanda. • Converter a demanda para estimativa anual. • 10 min para debate e preenchimento. • Debate dos exemplos com o grupo.

Produto 2013 2014 2015 2016 2017 Fatores que impactam a demanda / Fontes de

informação

Projeção de demanda

Estoque/ passivo

Etapa 4: Estimativa de esforço (Projeção com base em 3 pontos)

Mínimo

O menor tempo

registrado (recorde)

Mais Provável

Valor suficiente a

concluir 2/3 das

demandas

Máximo

O maior tempo

registrado

TEMPO (EM HORAS):

Etapa 4: Estimativa de esforço (exemplo)

Estimativa de esforço

Instrução

natureza Mínimo

(h) Mais

provável (h) Máximo

(h) APOSENTADORIA- 0,50 1,00 6,00 PRESTAÇÃO DE CONTAS-SUBVENÇÃO E AUXÍLIO 2,00 3,00 15,00 TERMO-ADITIVO 2,00 3,00 12,00 PRESTAÇÃO DE CONTAS-ORDENADOR DE DESPESA 3,00 8,00 30,00 PENSÃO- 0,50 1,00 6,00 PRESTAÇÃO DE CONTAS-RESP. BENS PATRIMONIAIS 0,50 1,00 6,00 CONTRATO-DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS P/ PROFISSIONAL AUTÔNOMO OU EMPRESA

3,00 4,00 15,00

RECURSO DE REVISÃO DE DECISÃO- 4,00 6,00 18,00 RELATÓRIO DE AUDITORIA GOVERNAMENTAL-- INSPEÇÃO - ORDINÁRIA 4,00 6,00 8,00 TOMADA DE CONTAS-ESPECIAL 3,00 6,00 12,00 CONTRATO-DE COMPRAS 3,00 4,00 15,00 PRESTAÇÃO DE CONTAS-RESP. ALMOXARIFADO 0,50 1,00 6,00 TERMO-DIVERSOS 2,00 4,00 12,00

Exemplo Instrução Processual (por natureza)

Exemplo de apuração de dados históricos (melhor cenário)

Serv 2 Serv 2 Serv 3 Serv 4 Serv 5 Serv 6

01/01/2017 1,68 0,70 0,98 0,49 1,08 0,34

02/01/2017 0,83 0,85 0,66 0,62 1,52 0,67

03/01/2017 0,66 0,64 2,05 0,79 1,28 0,61

04/01/2017 1,93 1,22 0,47 0,72 0,71 1,26

05/01/2017 3,44 0,52 0,76 0,47 0,99 1,10

06/01/2017 0,83 0,41 0,77 1,38 0,89 0,68

07/01/2017 0,63 1,89 1,62 0,92 0,56 0,63

08/01/2017 0,93 0,90 0,56 0,51 1,38 1,06

09/01/2017 2,59 0,57 0,61 0,94 0,89 1,14

10/01/2017 0,56 0,46 0,26 0,59 0,52 0,44

11/01/2017 1,10 0,51 0,84 0,41 0,83 0,46

12/01/2017 1,88 1,24 0,84 0,63 0,45 1,09

13/01/2017 0,94 0,82 0,85 0,49 2,10 1,38

14/01/2017 1,12 1,37 1,09 1,74 0,50 1,02

15/01/2017 0,56 0,91 0,98 1,17 0,61 0,62

16/01/2017 1,45 0,68 0,53 0,92 0,98 1,92

17/01/2017 0,74 0,48 1,02 1,82 0,37 1,63

18/01/2017 0,20 0,56 0,43 1,29 0,35 0,48

19/01/2017 0,49 0,46 3,02 0,81 0,47 0,92

20/01/2017 0,61 0,69 0,64 0,64 0,56 0,29

21/01/2017 1,11 0,85 0,59 1,16 0,90 0,73

22/01/2017 1,26 0,45 1,28 0,73 1,29 0,93

Histórico de duração

0

5

10

15

20

25

30

35

40

0,4

0,8

1,2

1,6 2

2,4

2,8

3,2

3,6 4

4,4

Fre

ên

cia

0,2

Histograma

Freqüência

Duração

Média 0,95

Erro padrão 0,04

Mediana 0,84

Modo #N/D

Desvio padrão 0,54

Variância da amostra 0,29

Curtose 5,83

Assimetria 2,02

Intervalo 3,39

Mínimo 0,20

Máximo 3,59

Soma 177,55

Contagem 186,00

Regras sobre a estimativa de esforço

• A estimativa é de esforço e não de duração.

• Esforço: estimado em hora.

Observar a unidade de medida que foi estimada a quantidade dos produtos (exemplo: sistemas TI x pontos de função).

Dinâmica

• Identificar os três pontos de duração (mínimo, mais provável e máximo) para uma atividade específica da sua área.

• Identificar os três prontos de duração (mínimo, mais provável e máximo) para o seguinte produto comum: elaboração de memorando.

• 15 min de debate no grupo.

• Apresentação e debate com o grupo.

Agradecimentos

“Ou iremos encontrar um caminho, ou construiremos um.”

Aníbal (248 a.C.)