Administrativo -...
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Administrativo
PROCEDIMENTO: REGRAS DE VIAGENS MRV E GUIA DE UTILIZAO BTM
Sumrio 1. Introduo: ............................................................................................................................ 3
Regras e informaes importantes .............................................................................................................. 4
2. Regras Gerais: ........................................................................................................................ 4
3. Regras Solicitaes ................................................................................................................. 6
Areo .................................................................................................................................................... 6
Hospedagem ......................................................................................................................................... 6
Outros ................................................................................................................................................... 6
4. Fluxograma Solicitaes: ........................................................................................................ 6
Fluxo solicitao de apenas Areo ....................................................................................................... 6
Fluxo solicitao de Areo + Hospedagem ........................................................................................... 7
5. Passo a passo Solicitaes Sistema BTM: ................................................................................. 8
Solicitar cadastro sistema BTM: ........................................................................................................... 8
Areo .................................................................................................................................................... 9
Hospedagem ....................................................................................................................................... 13
6. Outras Orientaes: ............................................................................................................. 16
Efetuar escolha Hotel ......................................................................................................................... 16
Alterao Centro de Custo ................................................................................................................. 16
Recebimento do roteiro de viagem (Voucher) ................................................................................... 17
Aprovao (para os aprovadores); ..................................................................................................... 18
Reprovar ............................................................................................................................................. 18
Aprovar ............................................................................................................................................... 18
Conferncia Oramento ..................................................................................................................... 19
7. Consultar status do pedido ................................................................................................... 20
8. Informaes Complementares .............................................................................................. 21
Planto BTM: ...................................................................................................................................... 21
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1. Introduo:
O ncleo de Viagens MRV o elo entre a Cia e a agncia de viagens oficial BTM Viagens.
responsvel pelas viagens nacionais de todos os colaboradores da CIA (exceto Diretoria
Executiva, MRL e Prime, LOG e Urbamais).
E-mail: [email protected]
Endereo: Avenida Professor Mrio Werneck, 621 - 8 andar BH/MG
Gerencia Administrativa
Jaqueline Barcelos
Coordenao Administrativa
Robson Lanza
Analista
Morgana Souza
Nathalia Coutinho
31 - 3615-8739
Jessica Cota
31 - 3615-8737
Jennifer Freitas
31 - 3615-8897
mailto:[email protected]
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Regras e informaes importantes
2. Regras Gerais:
As solicitaes devem ser feitas via Sistema BTM.
Todos os colaboradores da Cia podem solicitar passagens areas e hospedagens;
Para fazer solicitaes preciso est cadastrado no sistema BTM;
Imprescindvel que todas as solicitaes sejam planejadas e verificadas a real
necessidade.
As solicitaes so atendidas at s 17 horas nos dias teis.
o FIQUE ATENTO: Solicitaes feitas aps este horrio e finais de semana, podero
no ser atendidas/aprovadas em tempo hbil e a reserva cancelada
automaticamente e um novo pedido dever ser criado.
Todas as solicitaes de passagens e hospedagens devero ser justificadas no sistema.
o Existe um campo obrigatrio para descrio do motivo da viagem.
o As Viagens com a finalidade Reunio esto suspensas pela diretoria.
de responsabilidade do viajante observar a antecedncia mnima de embarque / check
in/ retirada e devoluo de veculos;
Compras de passagens areas / reserva de hotis / locao de veculos feita com
recursos prprios, no respeitando os fluxos mencionados neste documento e em
desacordo com as polticas da CIA, no sero reembolsadas;
Perodo superior a 30 dias de hospedagem obrigatrio a cotao de um flat junto ao
Suprimentos. Seguindo o procedimento de locao de Flat. Entre em contato com
[email protected]. Para acessar do documento Clique aqui;
Caso seja necessrio, por qualquer motivo, o cancelamento do trecho areo,
hospedagem e/ou locao do veculo, o viajante precisa entrar em contato com ncleo
de Viagens (clique aqui) ou o agncia (31-3555-7830 Planto aps as 19h00m) com
antecedncia mnima de 24 horas;
o As passagens areas so emitidas automaticamente to logo aprovadas e
qualquer alterao/cancelamento gera custos para a Cia.
o Alteraes de hospedagens podem ser feitas em at 24 horas antes do check-in
sem custo. Aps este perodo tambm ocorre custos para a Cia.
https://www.argoit.com.br/btmviagens/default.aspx?cliente=mrvmailto:[email protected]://mrvnet.mrv.com.br/depts/administrativo/_layouts/15/listform.aspx?PageType=4&ListId=%7B9E12CCA1%2DF9FE%2D4BEC%2DB2F2%2DA325658A05FD%7D&ID=36&ContentTypeID=0x01040084AFB464F16B8949BDABADA3E81A4A0Bmailto:[email protected]
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Para alterar data e/ou trecho de uma passagem emitida, no necessrio abrir outra
OS.
o O viajante deve entrar em contato com ncleo de viagens (clique aqui) e solicitar
a simulao do valor da alterao.
o Criar nova OS gera duplicidade e custos que ser repassado ao funcionrio.
Os custos referentes alterao/cancelamento que gere mais despesas podero ser
repassados ao viajante;
NO SHOW gera multa. Elas sero avaliadas pelo Ncleo Viagens e os custos podero ser
repassados ao viajante, principalmente se poderiam ter sido evitadas. Da mesma forma,
alterao/cancelamento de voos que resulte no aumento de diria de hotel e locao de
veculos.
Caso a solicitao, tanto de passagem area, quanto de hospedagem seja reprovada, o
colaborador ir receber novamente o pedido para escolha e dever selecionar opes
mais econmicas;
Os crditos dos bilhetes no voados so reutilizados somente para remarcao de voos
no que diz respeito as atividades da MRV. Somente a agncia permitida a fazer as
remarcaes mediante aprovao da equipe do ncleo de viagens.
Maiores informaes entrar em contato com Viagens (clique aqui)
As solicitaes de Reembolso e/ou adiantamento devem ser tratadas com o Ncleo
Central de Reembolso atravs do e-mail [email protected].
Observao: Para solicitar Reembolso e/ou adiantamento preciso estar cadastrado como
Fornecedor funcionrio no SAP.
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]
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3. Regras Solicitaes Areo
o 15 dias de antecedncia da data e hora do voo para solicitaes;
Hospedagem
o 07 dias de antecedncia da data de hospedagem para solicitaes;
As solicitaes fora dos prazos acima estaro sujeitos a aprovao da
equipe do Ncleo de Viagens do Departamento Administrativo. (No
necessrio envio do formulrio preenchido e aprovao por e-mail neste
caso);
Para solicitaes de hospedagem deve-se ficar atento escolha do hotel
aps a cotao da agncia (processo via sistema);
Sero priorizadas acomodaes em hotis em apto duplo, de acordo com
datas e cidades coincidentes da estadia (exceto para diretores, gestores e
prestadores de servio que devero ter a estadia em quarto individual);
As despesas com estadia, taxas e caf da manh sero pagas pela MRV;
Gastos extras no sero aprovadas para faturamento e devem ser
quitadas pelo viajante;
Outros
o 07 dias de antecedncia para solicitao de locao de veculo;
Para solicitao de locao de veculo preciso preencher o documento
de solicitao de Viagens (clique aqui) e enviar para [email protected]
juntamente com a aprovao do diretor responsvel.
Os veculos permitidos para locao se enquadram na categoria
intermediria (Grupo C Ar condicionado e direo hidrulica).
4. Fluxograma Solicitaes: Fluxo solicitao de apenas Areo
Solicita a passagem area
Viajante (via sistema)
Anlise a necessidade da viagem;
Verifica se est dentro da Poltica de viagem da Cia;
Aprova o custo e realizao da viagem.
Aprovador (Resp. centro de custo) Emite voucher
Envia voucher para email solicitante
Agncia de Viagem
http://mrvnet.mrv.com.br/depts/administrativo/Formulrios/Novo%20formul%C3%A1rio%20de%20viagens.xlsxmailto:[email protected]
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Fluxo solicitao de Areo + Hospedagem
Viajante (via sistema) Solicita a passagem
area
Solicita Hospedagem;
Agncia de Viagem Faz a cotao nos hoteis, de
acordo com o Diretorio MRV.
Viajante (via sistema) Seleciona o hotel
Aprovador (Resp. centro de custo)
Anlise a necessidade da viagem e hospedagem;
Verifica se est dentro da Poltica de viagem da Cia;
Aprova o custo e realizao da viagem.
Agncia de Viagem
Emite vouchers
Envia vouchers para email solicitante
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5. Passo a passo Solicitaes Sistema BTM:
Solicitar cadastro sistema BTM:
Preencher dados abaixo e enviar para [email protected].
Sem o preenchimento correto ou incompleto, no possvel prosseguir com o cadastro.
Aps a concluso do cadastro, ser enviado um e-mail automtico com senha e login do usurio.
Dados
Nome completo: (Conforme documento de identidade)
Cargo:
rea
CPF:
Centro de Custo:
Matricula:
E-mail:
VP (ex: Jurdico, Comercial, Administrativo,
Operaes, Obras, Crdito Imobilirio,
Terceiros, Parceiros)
Oramento (Essa informao ser fornecida pela equipe
do ncleo de viagens no momento da
solicitao do cadastrado)
Observao No caso de reembolso ou adiantamento de despesas, o usurio deve possuir tambm cadastro no
SAP. Para solicitar o cadastro entre em contato atravs do cadastro fornecedor Clique aqui.
Dvidas de reembolso e adiantamento tratar no setor Financeiro atravs do e-mail
Embora seja o mesmo sistema, o ncleo de viagens processa apenas a criao do cadastro do
usurio e as viagens da empresa!
mailto:[email protected]://sistemas.mrv.com.br:8082/comercial/cadastrofornecedor.aspxmailto:[email protected]
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Solicitar Viagens/Hospedagens:
Entrando no sistema:
Acessar o Link do sistema BTM na pgina principal da intranet ou clique aqui.
Insira o CPF e Senha e clique em acessar:
Veja que poder acessar este material diretamente do sistema.
Areo
Clicar em areo:
Inserir Origem, Destino e Data:
https://www.argoit.com.br/btmviagens/default.aspx?cliente=mrv
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Selecionar perodo
Clicar em pesquisar:
Primeiro aparecer s opes de ida e aps escolha a pgina altera para as opes de volta
Selecionar o(s) Voo(s) clicando no valor:
Observao: Nesta etapa preciso observar todos os dados como: datas, tempo de voo, valores, origem e destino.
Clicar em estou de acordo e clicar no valor novamente para continuar:
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Verificar as informaes (data, horrio, Local) e clicar em confirmar:
Caso seja necessrio fazer nova pesquisa, clicar em nova busca;
Para acrescentar hospedagem, seguir o procedimento hospedagem.
Para concluir solicitao somente areo clicar em Concluir:
Verificar as informaes (data, horrio, Local) e clicar em confirmar:
Inserir o motivo da Viagem e centro de custo e clicar em prosseguir. (PREENCHIMENTO OBRIGATRIO)
Observao: para viagens rateadas clicar em e inserir os coletores e os percentuais.
Na proxima tela aparecer o aprovador responsvel. Insir as observaes e clique em
efetivar solicitao";
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Aps est etapa a OS seguir para aporavao e quando emitida,qualquer cancelamento pode
gerar custos extras a Cia.
Ser criado uma OS (Ordem de Servio) e seguir para tratativa da agncia.
Anote este Nmero e acompanhe os prximos passos (Escolha do hotel e aprovao).
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Hospedagem
Clicar em hospedagem:
Selecionar a data de entrada no hotel (Chek-in), data de sada (Check-out), no campo
Destino selecionar a cidade:
Observaes:
o O campo Acompanhante s deve ser preenchido quando for quarto duplo e apenas
um dos viajantes devem solicitar.
o O Campo hotel no deve ser preenchido. O direcionamento do hotel ser conforme
endereo considerando as regras da Cia.
Clicar em pedir agencia:
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Preencher:
o Regio/Localidade/Hotel (neste campo deve ser informado o endereo do escritrio, obra
ou local do evento); PREENCHIMENTO OBRIGATRIO
o Selecionar o tipo de apartamento (Individual ou duplo);
o Observao: Inserir todas as informaes importantes que pode facilitar a escolher a melhor
opo de hospedagem para a ocasio.
Clicar em Confirmar
Para concluir as solicitaes clicar em Concluir:
Verificar as informaes (data, horrio, Local) e clicar em confirmar:
Inserir o motivo da Viagem e centro de custo e clicar em prosseguir. (PREENCHIMENTO OBRIGATRIO)
Observao: para viagens rateadas clicar em e inserir os coletores e os percentuais.
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Na proxima tela aparecer o aprovador responsvel. Insira as observaes e clique em
efetivar solicitao";
Aps est etapa a OS seguir para aporavao e quando emitida,qualquer cancelamento pode
gerar custos extras a Cia.
Ser criado uma OS (Ordem de Servio) e seguir para tratativa da agncia.
Anote este Nmero e acompanhe os prximos passos (Escolha do hotel e aprovao).
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6. Outras Orientaes: Efetuar escolha Hotel
Para hospedagens a solicitao ser encaminha para cotao da agncia e o viajante dever
realizar a escolha, que a confirmao e conferncia do que foi solicitado.
Ser enviado um e-mail ao viajante informando que a cotao est disponvel no sistema para
escolha. Clique em Aguardando escolha, confira data, cidade, hotel e clique no , insira a
Justificativa e depois clique no boto .
Caso encontre alguma divergncia clique no boto e informe o motivo. O pedido
voltar para cotao da agncia.
Aps este processo ser enviado um e-mail para aceitao do aprovador.
Alterao Centro de Custo
Quando o centro de custo que ir receber a despesa for diferente do que est cadastrado no
usurio do viajante, possvel alterar. Basta selecionar, pressionar DELETE e digitar o novo que ir
receber a despesa.
Obs: No utilizar os centros de custo com a palavra PAI na frente.
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Recebimento do roteiro de viagem (Voucher)
Aps aprovao, as passagens/hotel sero emitidas pela agncia e o viajante receber um e-mail
automtico do sistema ([email protected]) com o roteiro de viagens conforme abaixo.
Valide as informaes e encontrando divergncias entre em contato imediatamente com a
equipe do ncleo de viagens atravs de [email protected] .
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Aprovao (para os aprovadores);
O responsvel pelo centro de custo ir receber por e-mail um link de aprovao automtico do
sistema.
No sistema, o aprovador ter a opo de aprovar ou reprovar a solicitao. Caso seja reprovada,
o mesmo dever relatar o motivo antes de clicar no boto Reprovar.
Reprovar
Aprovar
Para aprovar a OS, verifique os valores e se a solicitao cumpre as normas de viagens da CIA
(Antecedncia, motivo da viagem, valor mais econmico) e clique no boto Aprovar.
Inserir o motivo
de Reprovao
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Conferncia Oramento
A nova verso do sistema disponibiliza ao aprovador uma ferramenta para visualizar em tempo
real o status do oramento de viagens.
Clique na aba
Valor orado Valor disponvel no ms + saldos dos meses anteriores;
Valor previsto Valores reservados para viagens que ainda no foram emitidas;
Valor realizado Total gasto;
Valor disponvel Saldo disponvel at o momento sujeito a alterao conforme utilizao;
Valor da viagem Total da viagem da aprovao em questo;
Final Aps aprovao da viagem, saldo que ir restar.
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7. Consultar status do pedido
1. Entrar no sistema;
2. Clicar em consulta (cone da lupinha);
3. Inserir o nmero da OS (nmero gerado no sistema) no campo Nmero da solicitao;
4. Clicar no boto Buscar;
5. Desa com a barra de rolagem e ir aparecer seu pedido.
Legenda:
Aguardando cotao - Depende da ao da agncia liberar a OS. Nesta etapa, a agncia est verificando a
disponibilidade nos hotis;
Aguardando escolha - Depende de uma ao do solicitante da viagem. Apenas clique e confirme a opo
que agncia disponibilizar (A partir da pgina 17 deste material);
Aguardando autorizao de custo - Depende da aprovao do responsvel pelo centro de custo;
Aguardando emisso Agncia ir emitir o voucher de confirmao, apenas aguardar.
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8. Informaes Complementares
Durante todo o processo o usurio e aprovador sero informados via e-mail sobre o status das
solicitaes;
Caso o aprovador ainda no tenha aprovado a solicitao, o mesmo ser informado 30 minutos
antes da reserva expirar;
A BTM tem um canal direto para dvidas/reclamaes/sugestes referentes ao sistema atravs
do e-mail [email protected] ou pelos telefones (31) 3555 7830 ou 3555 7737.
Planto BTM:
Atendimento emergencial 24hs aps s 19hs
31-3555-7830
mailto:[email protected]
1. Introduo:Regras e informaes importantes2. Regras Gerais:3. Regras SolicitaesAreoHospedagemOutros
4. Fluxograma Solicitaes:Fluxo solicitao de apenas AreoFluxo solicitao de Areo + Hospedagem
5. Passo a passo Solicitaes Sistema BTM:Solicitar cadastro sistema BTM:Entrando no sistema:
AreoHospedagem
6. Outras Orientaes:Efetuar escolha HotelAlterao Centro de CustoRecebimento do roteiro de viagem (Voucher)Aprovao (para os aprovadores);ReprovarAprovarConferncia Oramento
7. Consultar status do pedido8. Informaes ComplementaresPlanto BTM: