ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: PLANEJAMENTO E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO.

Renato Lacerda

Administração Pública

Brasília, fevereiro de 2011

PROCESSO ORGANIZACIONAL

A Administração é fundada nos processos de planejar, organizar, dirigir e controlar a aplicação dos recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos de maneira eficiente e eficaz.

Por sua vez, o Processo administrativo é aceito hoje como as funções básicas do administrador, que é constituído de quatro funções essenciais básicas:

PLANEJAR ORGANIZAR

DIRIGIR CONTROLAR

POD C

PROCESSO ORGANIZACIONAL

A seqüência das funções do administrador forma o ciclo administrativo, a saber:

É CÍCLICO;

É DINÂMICO;

É INTERATIVO;

CONTÍNUA CORREÇÃO E AJUSTAMENTO

RETROAÇÃO

PLANEJAMENTO

O planejamento constitui a primeira das funções administrativas e significa interpretar a missão e estabelecer os objetivos da organização, bem como os meios necessários para o alcance desses objetivos com o máximo de eficácia.

CARACTERÍSTICAS DO PLANEJAMENTO

Deve ser contínuo e permanente;

Deve abranger o maior número de pessoas;

Ajuda a identificar os fatores críticos de sucesso;

Cria foco e flexibilidade;

Melhora a coordenação e controle;

Genericamente, tem como produto o PLANO;

Abrange todos os níveis hierárquicos.

FILOSOFIAS DE PLANEJAMENTO

ELEMENTOS NORTEADORES DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO

PRINCÍPIOS DO PLANEJAMENTO

PRINCÍPIOS DO PLANEJAMENTO SEGUNDO DJALMA DE OLIVEIRA

PRECEDÊNCIA

Sem o planejamento não há base para a organização e controle. O planejamento é o alicerce sobre o qual operam as demais funções administrativas.

CONTRIBUIÇÃO AOS OBJETIVOS

O planejamento deve visar sempre aos objetivos máximos da empresa. No processo de planejamento deve-se hierarquizar os objetivos estabelecidos.

UNIVERSALIDADEO planejamento pode provocar uma série de modificações nas características e atividades da empresa.

MAIOR EFICIÊNCIA, EFICÁCIA E EFETIVIDADE

Defende que o planejamento deve procurar maximizar os resultados e minimizar as deficiências.

NÍVEIS DO PLANEJAMENTO

CONCEITO: O planejamento deve abranger todos os níveis da organização. Por sua vez, cada um desses níveis está encarregado de um planejamento distinto e mais condizente com sua própria realidade sem contudo deixar de corresponder a cada um dos outros níveis. São tipos de planejamentos próprios de cada nível da organização:

CÚPULA ESTRATÉGICA: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Podemos resumir que o planejamento estratégico é um processo gerencial que busca estabelecer objetivos para a organização como um todo e estabelecer os caminhos a serem seguidos com o objetivo de otimizar sua relação com o ambiente.

É uma forma de aprendizado organizacional;

Tem orientação para o futuro;

Se desenvolve em longo prazo;

É o planejamento com maior nível de abstração;

É desenvolvido pelo nível institucional, mas abrange a organização como um todo.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

FASES DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Entre os estudiosos da área, não há consenso quanto à primeira fase do planejamento. Contudo, é nítida a preferência do CESPE pelo autor Djalma de Oliveira. Esse, por sua vez, prescreve a seguinte sequência de procedimentos:

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

MISSÃO DA EMPRESA

INSTRUMENTOS PRESCRITIVOS E QUANTITATIVOS;

CONTROLE E AVALIAÇÃO.

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

Também denominado de “auditoria de posição”, consiste na análise do “como se está”. Por sua vez, é dividido em quatro etapas:

IDENTIFICAÇÃO DA VISÃO

ANÁLISE EXTERNA

ANÁLISE INTERNA

ANÁLISE DOS CONCORRENTES

DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO: VISÃO

É a clara e permanente demonstração, para a comunidade, da natureza e da essência da empresa em termos de seus propósitos, do escopo do negócio e da liderança competitiva, para prover a estrutura que regula as relações entre a empresa e os principais interessados e para os objetivos gerais de desempenho da empresa;

Nessa fase, identifica-se a visão ATUAL da organização;

Consiste em um macroobjetivo não quantificável;

Tem orientação ao LONGO PRAZO;

Atua como elemento motivador.

PPA 2008 – 2011: VISÃO DE LONGO PRAZO

“Um país democrático e coeso, no qual a iniqüidade foi superada, todas as brasileiras e todos os brasileiros têm plena capacidade de exercer sua cidadania, a paz social e a segurança pública foram alcançadas, o desenvolvimento sustentado e sustentável encontrou o seu curso, a diversidade, em particular a cultural, é valorizada. Uma nação respeitada e que se insere soberanamente no cenário internacional, comprometida com a paz mundial e a união entre os povos”.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO GOVERNAMENTAL

ANÁLISE INTERNA E EXTERNA: FORÇAS DE PORTER

ANÁLISE INTERNA E EXTERNA: FORÇAS DE PORTER

O Diagnóstico Estratégico está relacionado com a adaptação a um ambiente mutável. Traçada a Visão Organizacional o administrador segue com a análise interna e externa da empresa, considerando as forças de Porter, representadas pela MATRIZ SWOT. Essa análise pode gerar quatro estratégias distintas:

MISSÃO ORGANIZACIONALDepois de identificado onde a empresa está (diagnóstico), será definido aonde ela quer chegar. Segue-se a determinação da MISSÃO ORGANIZACIONAL, essa exercendo função orientadora e delimitadora da ação empresarial dentro de um período longo de tempo, em que ficam comprometidos valores, crenças, expectativas, conceitos e recursos.

Funciona como norte às atividades organizacionais;

É a razão de ser de uma organização, o que ela representa;

Identifica seus produtos ou serviços e clientes;

Deve ser definida de modo a satisfazer alguma necessidade do ambiente externo e os propósitos da organização.

A partir da missão, forma-se a visão de futuro.

MISSÃO X VISÃO

A visão do STJ é:

“Ser reconhecido pela sociedade como modelo na garantia de uma justiça acessível, rápida e efetiva.”

Já a sua missão é:

“Processar e julgar as matérias de sua competência originária e recursal, assegurando a uniformidade na interpretação das normas infraconstitucionais e oferecendo ao jurisdicionado uma prestação acessível, rápida e efetiva.”

MISSÕESCitibank:

"Oferecer qualquer serviço financeiro em qualquer país, onde for possível fazê-lo de forma legal e rentável”.

McDonald's:

"Servir alimentos de qualidade com rapidez e simpatia, num ambiente limpo e agradável."

INMETRO:

“Promover a qualidade de vida do cidadão e a competitividade da economia através da metrologia e da qualidade.”

TJDFT:

Proporcionar à sociedade do Distrito Federal e dos Territórios o acesso à Justiça e a resolução dos conflitos, por meio de um atendimento de qualidade, promovendo a paz social.

VISÕES3M:

“Ser reconhecida como uma empresa inovadora e a melhor fornecedora de produtos e serviços que atendam ou excedam às expectativas dos clientes.”

Itaú:

"Ser o banco líder em performance, reconhecimento sólido e confiável, destacando-se pelo uso agressivo do marketing, tecnologia avançada e por equipes capacitadas, comprometidas com a qualidade total e a satisfação dos clientes."

TJDFT

“Até 2016 apresentar resultados que reflitam o aumento da produção, eficiência e qualidade em nossa atuação.”

ORIENTAÇÃO VISÃO/MISSÃO

FORMAÇÃO DE CENÁRIOS

Uma estratégia útil na construção da missão organizacional é a elaboração de cenários. Os cenários representam critérios e medidas para a preparação do futuro da empresa e podem ser criados segundo uma abordagem projetiva ou prospectiva:

INSTRUMENTOS PRESCRITIVOS E QUANTITATIVOS (COMO CHEGAR À

SITUAÇÃO DESEJADA?)Os INSTRUMENTOS PRESCRITIVOS vão proporcionar a explicação do que deve ser feito pela empresa para que se direcione ao alcance dos propósitos estabelecidos dentro de sua missão, de acordo com a sua postura estratégica respeitando as macropolíticas bem como as ações estabelecidas pelas macroestratégias.

Objetivo; Objetivo funcional;

Meta; Estratégia; Política; Diretrizes

Já os INSTRUMENTOS QUANTITATIVOS consistem nas projeções econômicofinanceiras do planejamento orçamentário, devidamente associadas à estrutura organizacional da empresa, necessárias ao desenvolvimento dos planos de ação, projetos e atividades previstas.

CONTROLE E AVALIAÇÃO

Na fase de CONTROLE E AVALIAÇÃO temos a ação necessária para assegurar a realização das estratégias, objetivos, metas, desafios e projetos estabelecidos. Envolve processos de avaliação de desempenho; comparação do desempenho com os objetivos, desafios e metas; análise dos desvios dos objetivos; tomada de ação corretiva provocada pelas análises efetuadas.

PRELIMINAR OU PRÉVIOEfetuado antes da ocorrência do evento ou fato que se pretende controlar. Procura evitar variações no plano, minimizando surgimento de problemas.

CORRENTE OU EM TEMPO REAL

Efetuado concomitantemente ao evento ou fato controlado, corrigindo o desempenho durante a execução.

PÓS-CONTROLEEfetuado após a ocorrência do fato ou evento que se pretende controlar. Avalia os desvios, determina as causas, bem como corrige o desempenho programado.

PLANEJAMENTO TÁTICO OU INTERMEDIÁRIO

Enquanto o Estratégico envolve toda a organização, o Tático (Intermediário) compreende um departamento ou divisão. O Administrador faz uso dele para delinear o que as várias partes da organização, como departamentos ou divisões, devem fazer para que a organização alcance sucesso no decorrer do período de um ano de seu exercício.

Representa uma setorização do Planejamento Estratégico;

Menor horizonte temporal;

Geralmente são desenvolvidos para as áreas de produção, marketing, pessoal, finanças e contabilidade;

Tem como produto o PROGRAMA;

Referem-se a cada departamento ou unidade da organização e seu foco é no médio prazo, isto é, no exercício anual

PLANEJAMENTO TÁTICO OU INTERMEDIÁRIO

PLANEJAMENTO OPERACIONAL

Focalizado para o curto prazo, abrange cada uma das tarefas ou operações individualmente (o que fazer, como fazer). Dessa forma, está voltado para a otimização e maximização dos resultados, enquanto o tático está voltado para a busca de resultados satisfatórios.

Maior especificidade em relação aos demais planejamentos;

Cuidam da administração da rotina;

Ênfase nos meios (eficiência);

Tem como produto, o PROJETO.

São tipos de planos no nível operacional:

Procedimentos (métodos) Orçamentos (dinheiro) Programas (tempo) Regulamentos (comporamento das pessoas)

NÍVEIS DO PLANEJAMENTO

PLANEJAMENTO NOS VÁRIOS NÍVEIS INSTITUCIONAIS

QUESTÕES DO CESPE

CERTO!!!!!!

Anulada!!!!!!

CERTA E LINDA!

ERRADA! PURA ARMADILHA DE SATANÁS!

CESPE UNGIDO, RECONHECEU O ERRO!

ESSA É COISA DO TINHOSO! ERRADA!

CORRETA

É O QUÊ? BEBEU?

(CESPE/SEBRAE/2008) O princípio da universalidade está relacionado às variáveis e conseqüências advindas do planejamento. Portanto, todas as opiniões devem ser consideradas, para se obter uma visão unilateral, que corresponda às necessidades institucionais do planejador.

LÓGICO! ESSA FOI MOLE...

(CESPE/INMETRO/2007) Segundo o princípio da contribuição aos objetivos, o planejamento deve, sempre, visar aos objetivos máximos da organização.

ERRADA!!!! TÁ DE BRINCADEIRA,NÉ…

(CESPE/SGA-DF/2004) Quando a empresa Alfa utiliza um planejamento mensal para a compra de produtos e matérias-primas para revelação de filmes, é correto afirmar que esse tipo de planejamento é caracterizado como estratégico.

CORRETA E UNGIDA! VAI ESTAR EM SUA PROVA…

(CESPE/SGAPROC/2004) O planejamento estratégico de uma organização envolve a tomada de decisões sobre os objetivos e estratégias para a organização como um todo. É de responsabilidade dos ocupantes dos cargos estratégicos da organização (diretores e presidente, e altos executivos), já que são eles que possuem a capacidade e a visão ampla e atualizada do mercado,das tendências econômicas e políticas.

PELO AMOR DE DEUS! NÃO! TÁ ERRADA.

(CESPE/INMETRO/2007) O nível tático de planejamento compõe-se da formalização, principalmente por meio de documentos escritos, e do detalhamento das metodologias a serem operacionalizadas em uma unidade organizacional específica.

CERTINHO. ESSA FOI MOLE

(CESPE/BASA/2006) O planejamento tático, também conhecido como gerencial, é normalmente conduzido nos níveis intermediários da hierarquia da organização e deve buscar a aplicação dos objetivos traçados no planejamento estratégico para determinado setor ou departamento.

ARMADILHA DE SATANÁS. PRESTEM ATENÇÃO A ESSAS QUESTÕES…

(CESPE/SGAPROC/2004) É durante o desenvolvimento do planejamento operacional que a análise ambiental, ou SWOT, é elaborada. Nessa análise, são identificados os pontos fortes, fracos, as ameaças e as oportunidades relacionados à organização.

CORRETA E UNGIDA

(CESPE/SGA-DF/2004) É correto afirmar que um planejamento de âmbito tático na empresa Alfa envolve, entre outros aspectos, o nível de vendas de produtos, o nível de satisfação de clientes, o nível de absenteísmo, a adequabilidade com as leis e a utilização do recurso humano.

GENTE… MUITO CERTA!

(CESPE/SGA-AC/2008) O planejamento operacional engloba o detalhamento das atividades, recursos e formas de controle necessárias para aimplantação das estratégias e táticas escolhidas.

TÁ ERRADA!

(CESPE/FUB/2005) Os termos plano estratégico e planejamento estratégico possuem o mesmo significado, referem-se ao processo que envolve a análise externa, interna e a definição de ações delas decorrentes.

ERRADA… PENSE NUMA ARMADILHA DE SATANÁS

(CESPE/DESO/2003) Programa é o documento que sistematiza e estabelece o traçado prévio da operação de um conjunto de ações.

MUITO ERRADA! COMECEM A FICAR LIGADOS NA MALANDRAGEM…

(CESPE/DESO/2003) Projeto é o documento que detalha, por setor, a política, as diretrizes, as metas e as medidas instrumentais.

MAS É CLAAAARO QUE SIM… NÃO ME DIGAM QUE ERRARAM…

Um elemento básico do programa é a formulação de objetivos gerais e específicos em seu nível, explicitando sua coerência com políticas, diretrizes e objetivos da organização.

LINDA, LINDA!!!!

O projeto é o instrumental mais próximo da execução, devendo detalhar as atividades a serem desenvolvidas, estabelecer prazos, especificar recursos humanos e materiais e estruturar receitas e custos.

ARMADILHA DE SATANÁS!!!

(CESPE/PETROBRAS/2007) Na análise de pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças (SWOT), uma das etapas é a verificação das variáveis internas e controláveis da organização, que propiciam uma condição desfavorável da empresa em relação a seu ambiente.

ERRADO! OUTRA ARMADILHA

(CESPE/ADEPARA/2004) O diagnóstico estratégico é uma das etapas da elaboração do planejamento estratégico. Nesse momento, busca-se analisar especialmente o ambiente interno da organização, com seus pontos fortes e fracos, assim como as estratégias que deverão ser seguidas para que a organização alcance seus objetivos.

QUESTÃO NADA UNGIDA, MUITO ERRADA E SEM NOÇÃO!

(CESPE/TJ-AP/2003) A identificação das oportunidades que possam surgir a partir do ambiente externo é um dos principais elementos do planejamento estratégico e deve ser realizada por meio do mapeamento das diversas dimensões sociais e econômicas presentes no ambiente externo. Essas oportunidades deverão ser identificadas logo após a definição das estratégias e antes da definição das metas específicas.

MUITO ERRADA

(CESPE/INMETRO/2007) A avaliação de Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças (FOFA) é um método útil para o entendimento do ambiente externo às organizações que estão relacionados aos pontos fortes e fracos dessa avaliação e do ambiente organizacional que está associado aos conceitos de oportunidades e ameaças da FOFA, na elaboração de planos estratégicos.

ERRADA!!! APOSTO QUE VOCÊS ACERTARAM…

(CESPE/INSS/2007) A análise SWOT aponta o envelhecimento da população brasileira como um dos exemplos de fraqueza do modelo de previdência social.

A GENTE ESTUDOU MISSÃO E VISÃO DENTRO DO PLANEJAMENTO! DÃÃÃ…

(CESPE/ADEPARA/2004) Antes de se elaborar o planejamento estratégico de uma organização, é necessário que a missão e a visão de futuro dessa organização estejam bem definidas.

ERRADA!

(CESPE/ANATEL/2006) Um dos componentes do planejamento estratégico é a missão, que pode ser definida como as declarações qualitativas e quantitativas do que a empresa deseja alcançar em um futuro mensurável. A missão orienta a definição dos objetivos e das metas organizacionais.

MUITO ERRADA, HORROROSA, ESTRANHA, ASQUEROSA…

(CESPE/CENSIPAM/2006) O tipo de departamentalização predominantemente utilizado na administração direta do governo federal brasileiro é o que obedece ao critério regional.

CRUZES! MUITO ERRADA!

(CESPE/PFADM/2004) A missão é a razão de ser da organização, a visão de futuro define quantitativamente onde a organização deve chegar. Quanto aos cenários, a organização deve defini-los a partir de uma abordagem projetiva, também conhecida por abordagem prospectiva.

CORRETÍSSIMA!

(CESPE/DFTRANS/2008) O processo de implantação do planejamento estratégico, com a aplicação dos instrumentos prescritivos e quantitativos selecionados, somente deve ocorrer após a definição da missão da empresa.

CERTA!

(CESPE/TCU/2007) Deve-se utilizar indicadores de desempenho na busca de maior objetividade do processo de gestão de desempenho. Indicador é uma relação matemática que mede, numericamente, atributos de um processo ou de seus resultados, com o objetivo de comparar essa medida com metas numéricas preestabelecidas.

NUNCA!!! ERRADA.

(CESPE/TJDFT/2007) A fase de controle e avaliação do planejamento estratégico é uma das atividades inseridas na análise de pontos fortes e fracos internos à organização.