Administração do Tempo

GERENCIAMENTO

DO TEMPO

Profº Luiz Valério P. Trindade | Julho, 2012

Objetivos do Curso

Gerenciar melhor o tempo, identificando fatores

de desperdício, prioridades, metas e

estabelecendo objetivos, a fim de conquistar

resultados satisfatórios e melhor qualidade de

vida pessoal e profissional.

Programa do Curso

1 – O impacto da organização do tempo em nossa

vida;

2 – Técnicas e ferramentas tecnológicas que

propiciam melhor gerenciamento do tempo;

Programa do Curso

3 – Estabelecendo prioridades entre o que é

importante, urgente e circunstancial;

4 – Promovendo mudanças de atitude em relação

à gestão do tempo;

Programa do Curso

5 – A importância de estabelecer metas pessoais

e profissionais para otimizar tempo e energia.

QUESTÕES PARA REFLEXÃO

O tempo é realmente

passível de ser

administrado?


Quais recursos

podemos utilizar para

administrar melhor o

nosso tempo?


Quantas formas existem para

administrar o tempo?

a) 01

b) 10

c) 100

d) 1.000

e) n.d.a.


Podemos considerar que as formas de

gerenciar o tempo são as mesmas

para homens e mulheres

indistintamente? Por que?


Por que se diz que

“tempo é dinheiro?”

Por que você pode ganhar dinheiro, mas

não pode criar tempo.

Uma barra de ouro não é capaz de

comprar um minuto. (Provérbio Chinês)

REVOLUÇÃO INDUSTRIAL

A Revolução Industrial consistiu em um conjunto de mudanças tecnológicas

com profundo impacto no processo produtivo em nível econômico e social.

Iniciada na Inglaterra em meados do século XVIII, expandiu-se pelo mundo a

partir do século XIX;

Ao longo do processo, a era da agricultura e artesanato foi superada, a

máquina foi superando o trabalho humano, uma nova relação entre capital e

trabalho se impôs, novas relações entre nações se estabeleceram e surgiu o

fenômeno da cultura de massa, entre outros eventos.

Essa transformação foi possível devido a uma combinação de fatores, como

o liberalismo econômico, a acumulação de capital e uma série de

invenções, tais como o motor a vapor. O capitalismo tornou-se o sistema

econômico vigente.

REVOLUÇÃO INDUSTRIAL

Manufatura

Artesanal

Mecanização

Automatização

1900 A 1920 – ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA

Henry Ford

1863 – 1947

Ford T – 1908 a 1927

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/2/2f/TModel_launch_Geelong.jpg


Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915)

Precursor da Administração Científica e estudos de tempos e movimentos em 1911.

O foco de sua preocupação residia na eficiência dos movimentos dos operários, de tal forma a obter o máximo de rendimento.

TAYLOR - Administração científica.wmv


Determinação do tempo de cada movimento elementar;

Seleção da forma rápida de efetuar cada etapa do trabalho;

Eliminação dos movimentos desnecessários, lentos e inúteis;

Agrupamento dos melhores movimentos e mais rápidos visando obter a máxima eficiência.


Até 1913

12h 30min

US$ 850,00

Após 1913

1h 30min

US$ 575,00

US$ 260,00

O carro está disponível em qualquer cor, contato que seja preto.

LINHA DE PRODUÇÃO DE XÍCARAS – 1970

Será que este modelo ou

forma de organização do

trabalho é antiquado e já

não se aplica mais em

nossos dias atuais?

Tempo?

O que é isso?

O QUE É O TEMPO?

“Quando pomos a mão num fogão aceso

por um minuto, parece uma hora.

Por outro lado, quando estamos

sentados ao lado de uma linda moça

por uma hora parece que se passou

apenas um minuto.”

Albert Eisten

O QUE É O TEMPO?

Invisível;

Insubstituível;

Consumido logo que se recebe;

Não passível de não se utilizar;

Não passível de ser armazenado;

Não é possível comprá-lo, alugá-lo, fabricá-lo ou

reciclá-lo.

O QUE É A GESTÃO DO TEMPO?

“O tempo é o recurso mais

escasso e, a não ser que

seja bem administrado,

nada mais pode ser

gerenciado.”

Peter F. Drucker

O QUE VEM A SER

Em linhas gerais, a Administração do Tempo aplica-se

tanto em nossa vida pessoal quanto profissional e

nos permite organizar nossas atividades com menor

dispêndio de energia física e mental.

O primeiro passo constitui-se em uma auto-

descoberta. Ou seja, mapear e identificar de que

forma utilizamos nosso tempo e onde podemos

melhorar/corrigir.

Não tenho tempo;

Um dia de 24 horas é muito pouco;

Não dá tempo de fazer nada;

Não tenho tempo para fazer um curso;

Não tenho tempo para fazer atividade física;

Não tenho tempo para minha família;

Não consigo me alimentar adequadamente, ...

DESAFIOS

LADRÕES DO TEMPO

Ligações telefônicas constantes;

Falta de planejamento diário;

Indisciplina;

Indefinição de objetivos;

Indefinição de prioridades;

Má utilização de recursos

disponíveis (celular, internet, e-

mail, TV, etc.);

Visitas não previamente

agendadas;

Reuniões prolongadas;

Atrasos;

Falhas de comunicação;

Desorganização pessoal;

Excesso de centralização de

tarefas (ou seja, dificuldade em

delegar);

Treinamento deficiente;

Excesso de material para ler

(relatórios, catálogos, e-mails,

propostas comerciais, etc.);

Inexistência de padrões e critérios;

Arquivos desorganizados;

Não saber dizer não;

Entre inúmeras outras.

O QUE FAZER ENTÃO?

Não. Não é preciso se desesperar!

O primeiro passo é se organizar melhor e planejar.

Lembre-se que administração envolve uma boa dose

de planejamento. Portanto, aplique este conceito

também no gerenciamento de suas tarefas e

atividades.

Difícil_de_Ganhar.wmv

EQUAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

PLANEJAMENTO

Menos tempo na Execução das tarefas e Mais resultados.

ORGANIZAÇÃO

Mais Execução, Mais Produtividade e Menos Stress.

COMPROMETIMENTO

Termine o que você começar. Não pare na metade.

AUTO-DISCIPLINA

Procure seguir o planejamento feito.

PROCRASTINAR OU

NÃO PROCRASTINAR?

EIS A QUESTÃO!

MAS O QUE É

PROCRASTINAÇÃO

AFINAL DE

CONTAS?

Corrresponde ao ato de intencionalmente e habitualmente postergar (deixar de fazer) determinadas atividades.

Segundo especialistas e pesquisadores de gestão do tempo, representa o principal despediçador de tempo.

Procure baní-lo de seu dia a dia, pois não há nada como o tempo presente, o qual uma vez desperdiçado, não volta mais.

PROCRASTINAÇÃO

YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES


























ESTRATÉGICO

TÁTICO

OPERACIONAL

NÍVEIS DE PLANEJAMENTO

COMPREENSÃO DAS TAREFAS

TAREFAS ATIVAS TAREFAS REATIVAS

Compreendem as tarefas que contribuem para atingir seus objetivos.

Alguns autores as classificam também como Tarefas Gerenciais no sentido que elas estão relacionadas com um processo de planejamento prévio.

Compreendem o conjunto de tarefas do dia-a-dia que devem ser solucionadas e são consideradas de caráter executivo. Ou seja, são de cunho mais operacional.

São também popularmente conhecidas como “apagar incêndios”.

TAREFAS ATIVAS

Compreendem aquelas que ajudam a

alcançar os objetivos da sua

função e são consideradas tarefas

gerenciais.

TAREFAS REATIVAS

Problemas do dia a dia que devem ser

solucionados e são consideradas

tarefas de execução.

PRIORIDADES

Importantes

Compreendem aquelas que contribuem

com o alcance dos resultados do

negócio e/ou da empresa.

PRIORIDADES

Urgentes

Correspondem àquela que necessitam

ser executadas na hora, porém, não

acrescentam valor ao resultado do

negócio e/ou da empresa.

PRIORIDADES

IMPORTANTE URGENTE

Nem tudo que é importante é necessariamente Urgente.

Portanto, é preciso saber fazer esta distinção.

Tarefas Importantes compreendem aquelas que contribuem para o alcance de seus objetivos. Ou seja, elas estão atreladas a algum nível de planejamento. Não são aleatórias.

Naturalmente que nem tudo que é urgente é Importante, porém, deve ser equacionado o mais brevemente possível.

Ou seja, são tarefas que necessitam ser executadas praticamente de imediato, embora nem sempre estejam alinhadas com o seu planejamento prévio.

Por outro lado, se não forem resolvidas a tempo, podem ocasionar outros contra-tempo.

Crises; Problemas inesperados;

Projetos com prazos esgostados, etc.

Preparação de atividades;

Planejamento;

Construção de relacionamentos pessoiais ou profissionais;

Delegação, etc.

Interrupções; Alguns telefonemas;

Relatórios;

Determinadas reuniões sem pauta pré definida, etc.

Trivial ; Alguns telefonemas;

Correspondências irrelevantes;

Excesso de TV, etc.

I II

III IV

Urgente Não Urgente

Im

po

rta

nte

N

ão Im

po

rta

nte

Compreende atividades que são igualmente urgentes e

importantes. Ou seja, precisamos investir algum tempo aqui;

Aqui é onde precisamos gerenciar a situação, onde produzimos, onde colocamos nossa experiência e capacidade de julgamento em prática em resposta a necessidades e desafios diversos;

Muitas atividades importantes acabam por se tornar urgentes em virtude da procrastinação e ausência de planejamento prévio.

QUADRANTE 1

QUADRANTE 1

Esta imagem simboliza uma situação na qual você é “dominado”

pela papelada, tamanho o volume de “incêndios” a serem

apagados.

Inclui atividades que são importantes, porém, não necessariamente urgentes. É conhecido também como Quadrante da Qualidade;

Aqui é onde realizamos nosso planejamento de longo prazo (Planejamento Estratégico), procuramos nos antecipar aos fatos e problemas, delegamos e ampliamos nossas mentes e habilidades;

Ignorar este quadrante “alimenta” e aumenta o tamanho do Quadrante 1, criando assim situações de stress e aprofundamento de crises;

Investir neste Quadrante tende a enxugar o Quadrante 1.

QUADRANTE 2

QUADRANTE 2

Esta imagem ilustrativa do Quadrante 2 simboliza que você está no controle da situação. Ou seja, você está

centrado e com alto nível de concentração e foco.

Ele congrega atividades que são urgentes, porém, não são

importantes. É também chamado por alguns autores como

Quadrante da Decepção;

Todo o “barulho” criado pela urgência dá uma ilusão de

importância à situação;

Muitos telefonemas, reuniões e visitas inesperadas, acabam

se encaixando nesta categoria.

QUADRANTE 3

QUADRANTE 3

Esta imagem sugere que você

está em uma situação de muita

correria, porém, praticamente,

sem sair do lugar. Este é

panorama do Quadrante 3

Reservado para atividades que não são urgentes e também não são

importantes. Conhecido como Quadrante do Desperdício;

Nós frequentemente migramos para este Quadrante como uma

“válvula de escape” para aliviar as pressões do dia a dia;

Ele compreende atividades como leitura de livros não relacionados à

sua atividade profissional, assistir a programas de auditório na TV,

conversas de corredor na empresa, entre outras.

QUADRANTE 4

QUADRANTE 4

Aqui a imagem sugere seus momentos de ócio, os quais podem ser criativos se você

souber administrá-los adequadamente e servir como “recarregadores” de energia. Ou

então, eles podem ser pura perda de tempo.

I II

III IV

Urgente Não Urgente

Im

po

rta

nte

N

ão Im

po

rta

nte

SENSO DE ORGANIZAÇÃO

Inicio meu trabalho planejando minhas tarefas ou

começo planejando meu tempo?

Em vez de planejar primeiro suas tarefas, planeje

primeiro o seu tempo.

ADMINISTRAR TAREFAS DIFÍCEIS

Se a tarefa que você tiver de desenvolver tiver um elevado

nível de complexidade, divida-a em partes e aborde um de

cada vez. Quando menos se der conta já terá executado a

tarefa toda.

EFICÁCIA X EFICIÊNCIA


Segundo a revista americana Business Week, os trabalhadores franceses, embora trabalhem menos horas semanais (35h) são mais produtivos que seus colegas americanos ou ingleses, com 40h/semana.

Além disso, também os alemães, que em muitas empresas instituíram uma semana de 28h 48min de trabalho viram sua produtividade crescer nada menos que 20%.


Este fenômeno, conhecido como “slow atitude”, está chamando a atenção até dos americanos, apologistas do “Fast” e do “Do it Now”.

Portanto, essa “atitude sem pressa” não significa fazer menos, nem ter menor produtividade. Significa sim, fazer as coisas e trabalhar com mais qualidade e produtividade, com maior perfeição, com atenção aos detalhes e com menor nível de stress.


Uma pesquisa americana mostrou que um profissional só consegue permanecer focado em uma tarefa por, no máximo 11 min até que o telefone toque. Uma vez que ele para um trabalho, custa, em média 25 min até que a atenção se volte àquela primeira tarefa.

Isso pode levar a uma perda de até 2h/dia devido à falta de foco e, consequentemente, acaba gerando uma desorganização no trabalho.


Eficácia

Saber fazer (não importando muito o como)

Eficiência

Saber fazer bem feito (uma única vez e com

otimização de recursos)

REUNIÕES EFICIENTES

Avalie sua real necessidade;

Pense bem em quem convidar para tomar parte;

Estabeleça um tempo limite para sua conclusão;

Planeja-se com antecedência;

Tenha uma pauta bem definida e que seja de conhecimento

prévio de todos os envolvidos;

Designar alguém como secretário de tal forma a fazer

anotações das questões mais importantes e depois

compartilhar com o grupo para que nada caia no esquecimento.

EXEMPLO DE RELATÓRIO

DELEGAR ≠ DELARGAR!

DELEGAR

O líder que delega tarefas é um gestor inteligente. As corporações enxergaram que uma das maiores habilidades dos profissionais de liderança é saber distribuir tarefas entre os subordinados em prol da equipe e da corporação.

Ser líder não significa afirmar que saberá fazer todas as atividades melhor que os membros do grupo.

Delegar traz confiança para a equipe, responsabilidade, conhecimento e evolução para os subordinados.

Não gaste tempo em uma atividade que pode ser feita

satisfatoriamente por um subordinado seu;

Delegar atividades poupa o seu tempo para dar conta de

outras responsabilidades e, ao mesmo tempo, contribui

para o desenvolvimento de seu subordinado;

Delgar aprimora os resultados na medida em que faz uso

mais racional dos recursos disponíveis;

A delegação implica em transferência de iniciativas e

autoridade para outra pessoa.

DELEGAÇÃO

A arte da delegação inicia-se por um profundo senso de

valor e limitação de seu tempo;

Os líderes geralmente reclamam que não têm tempo,

enquanto seus subordinados têm tempo ocioso;

Delelgar os trabalhos mais rotineiros e previsíveis de

seu trabalho consiste no primeiro passo;

Contudo, delegar também não quer dizer abdicação. Ou

seja, faz-se necessário a manutenção de algum grau de

monitoramento e orientação.

DELEGAÇÃO

É arriscado;

Nós adoramos fazer as coisas por nós mesmos;

Gostamos de estar no controle de tudo;

O processo é lento e consome tempo considerável até que

a pessoa estja plenamente apta a desenvolver a atividade;

Acreditamos que ninguém pode fazer aqule atividade tão

bem quanto nós;

E se o subordinado nos superar no desempenho daquela

atividade?

OBSTÁCULOS À DELEGAÇÃO

Delegação compreende um grande fator de

motivação. Ele enriquece as atividades

das pessoas, melhora o desempenho e

eleva a auto estima dos colaboradores.

Pratique-a!

DELEGAÇÃO

"A mente que se abre a uma

nova ideia jamais volta ao

seu tamanho original"

Albert Eisten

LEI DE PARETO

Também conhecido como Princípio 80-20, afirma que para muitos fenômenos, 80% das consequências advém de 20% das causas. A lei foi sugerida por Joseph M. Juran, que deu o nome em honra ao economista italiano Vilfredo Pareto.

Uma livraria não pode ter todos os títulos do mercado, portanto ela aplica a

regra de Pareto e foca em 20% dos títulos que geram 80% da receita;

Em vendas comissionadas, 20% dos vendedores ganharão mais de 80% das

comissões;

Estudos mostram que 20% dos clientes respondem por mais de 80% dos

lucros de qualquer negócio;

Menos de 20% das celebridades dominam mais de 80% da mídia, enquanto mais de 80% dos livros mais vendidos são de 20% dos autores;

Mais de 80% das descobertas científicas são realizadas por 20 % dos

cientistas. Em cada época, são uns poucos especialistas celebres que fazem a maioria delas.

LEI DE PARETO

20% do que fazemos é responsável por 80% dos resultados principais e

mais relevantes;

Procure identificar quais são estas atividades e dedique-lhes o tempo e

energia que merecem.

CURVA ABC

LEI DE PARKINSON

A distribuição do trabalho varia em função do

tempo disponível e não do tempo necessário.

CICLO PDCA

CICLO PDCA

O PDCA foi idealizado por Shewhart e divulgado por Deming, quem efetivamente o aplicou. Inicialmente deu-se o uso para estatística e métodos de amostragem. O ciclo de Deming tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão, como por exemplo na gestão da qualidade, dividindo-a em quatro principais passos.

O PDCA é aplicado para se atingir resultados dentro de um sistema de gersgtão e pode ser utilizado em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negócios, independentemente da área de atuação da mesma.

O ciclo começa pelo planejamento, em seguida a ação ou conjunto de ações planejadas, checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente), e toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar eventuais falhas na execução.

CICLO PDCA

Plan (planejamento): estabelecer uma meta ou identificar o problema (um problema tem o sentido daquilo que impede o alcance dos resultados esperados, ou seja, o alcance da meta); analisar o fenômeno (analisar os dados relacionados ao problema); analisar o processo (descobrir as causas fundamentais dos problemas) e elaborar um plano de ação.

Do (execução): realizar, executar as atividades conforme o plano de ação.

Check (verificação): monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado por meio de indicadores.

Act (ação): agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.

DIZENDO NÃO!

O uso da palavra NÃO é uma ferramenta eficaz de economia de tempo. Aprenda a recusar, com educação, mas firmemente, qualquer solicitação que não lhe pareça imprescindível para alcançar os resultados.

Você pode desculpar-se dizendo que não deseja livrar-se do trabalho, mas dedicar-se melhor naquilo que realmente considera importante, e assim poderá ter a chance de livrar-se dos trabalhos improdutivos.

Quando nossa única preocupação é não ofender aos outros, acabamos entulhados de prioridades alheias.

DIZENDO NÃO! – DICAS

1. Escute

Este cuidado permite que o requisitante saiba que você está lhe dando a devida atenção e compreende o que está sendo solicitado.

2. Diga “não” educadamente, mas firmemente logo de imediato

Não crie falsas esperanças com respostas vagas.

3. Se apropriado, apresente suas razões

Suas razões podem incluir, por exemplo, suas próprias prioridades e seus prazos a serem cumpridos. Isso contribui para reforçar seu comprometimento.

4. Se possível, ofereça alternativas

Demonstre sua boa intenção em ajudar sugerindo alternativa que, eventualmente, a pessoa não tenha pensado.

Fonte: Dr. Alec Mackenzie (The Time Trap)

E-MAIL

Os meios tecnológicos modernos são ferramentas de grande

utilidade para administrar nosso tempo. Se utilizados

adequadamente eles agilizam a comunicação, facilitam nossa vida e

potencializam nossa capacidade de fazer coisas.

Porém, a falta de disciplina pode transformar o e-mail num dos

maiores geradores de perda de tempo e numa desculpa para

procrastinar.

Fique atento para a maneira como você utiliza este recurso. É

preciso saber administrar a enorme quantidade de e-mails que

recebemos todos os dias.

E-MAIL – SUGESTÕES DE GERENCIAMENTO

Marque uma hora para checar seus e-mail;

Responda suas mensagens imediatamente;

Mantenha sua “caixa de entrada” o mais “limpa” possível;

Deixe claro o tema de sua mensagem no campo “assunto”;

Apague as mensagens que não lhe interessam.

INTERNET

A internet é, sem dúvida, um grande agente transformador. Trata-se de uma das mais importantes influências da civilização contemporânea. Uma prova disso é que, atualmente, as pessoas e principalmente as empresas já não conseguem imaginar o dia a dia sem as facilidades da web.

Porém, assim como o e-mail, a internet pode ser um grande consumidor do nosso tempo. Ela é um recurso paradoxal que ao mesmo tempo facilita e complica o nosso dia a dia. Tudo depende da maneira como a utilizamos.

ORGANIZE-SE

Exemplo de mapa de atividades:

Início Término Duração (dias) Ativa Reativa Importante UrgenteNem Importante

e Nem Urgente

Em

AndamentoConcluída

5-jul-11 10-jul-11 5 Organização de arquuivos de NFs x x x

12-jul-11 12-jul-11 0 Reunião com fornecedor x x x

7-ago-11 24-set-11 48 Projeto de novo produto x x x

15-ago-11 16-ago-11 1 Atraso na entrega para clientes x x x

20-ago-11 20-ago-11 0 Reunião com novo cliente x x x

22-ago-11 24-ago-11 2 Responder a alguns e-mails x x x

5-set-11 24-set-11 19 Arrumar pilha de papéis sobre a mesa x x x

13-set-11 15-set-11 2 Agendar visita a novos clientes x x x

21-set-11 24-set-11 3 Elaborar propostas comerciais x x x

Datas Tipo de Atividade Status

Mapa de Atividades

Descrição Resumidas das Atividades

Prioridade

ORGANIZE-SE

1 2 3 4 Limite EstimadoTempo

decorridoEm dia Atrasado Concluído Observações

1 X Fazer contato com clientes para agendar visitas 1 1 X

2 X Elaborar roteiro de visitas 1 1 X

3 X Leitura de relatório diário de nível de estoque 1 1 X

4 X Receber fornecedores sem hora marcada 1 1

5 X Agendar visita de fornecedores 1 1 X

6 X Reuniões inespertadas 1 1 1,5 X

7 X Delegar atividades 3 2 X

8 X Leitura de mala direta 1 0,5 X Postergado

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Matriz de Prioridade (Quadrante) Prazo (dias) Acompanhamento

Nº

LISTA DE TAREFAS

Descrição da Tarefa / Atividade / Compromisso

PeríodoIntervalos de

HoráriosSegunda-feira Terça-feira Quarta-feira Quinta-feira Sexta-feira Sábado Domingo

5h00 às 6h00 --- ---

6h00 às 7h00Dia de levar as

crianças para a escola

Tomar café da manhã

e ir para academia

Dia de levar as

crianças para a escola


e ir para academia

Dia do rodízio do

carro (chegar mais

cedo no trabalho)

--- ---

7h00 às 8h00

Deslocamento da

escola das crianças

para o trabalho

Deslocamento da

academia para o

trabalho

Deslocamento da

escola das crianças

para o trabalho

Deslocamento da

academia para o

trabalho

Ler e responder e-

mails

Fazer afazeres

domésticos (consertos

na pia, troca de

lâmpadas, etc.)


com os fi lhos

pequenos

8h00 às 9h00Ler o jornal do dia e

correspondências

Reunião de

alinhamento

comercial

Ligar para clientes e

agendar visitas

Agendar visitas de

fornecedores para a

próxima semana

9h00 às 10h00 ---

10h00 às 11h00 --- --- --- --- --- ---

11h00 às 12h00 --- --- --- --- --- ---

Almoço 12h00 às 13h00 Almoço Almoço de negócios Almoço de negócios Almoço de negócios Almoço Almoço com a família

13h00 às 14h00 --- --- --- --- ---Deslocamento de casa

para a escola

14h00 às 15h00 --- --- --- --- ---

15h00 às 16h00 ---

16h00 às 17h00 --- --- --- ---

17h00 às 18h00 --- --- --- ---

18h00 às 19h00

Deslocamento do

trabalho para a escola

de idiomas

Deslocamento do

trabalho para casa

Deslocamento do

trabalho para a escola

de idiomas

Deslocamento do

trabalho para casa

Organizar a mesa de

trabalho

Deslocamento da

escola para casa

19h00 às 20h00 Aula de inglês --- Aula de inglês ---

(Dia do rodízio do

carro) Planejar aa

atividades da próxima

semana

Tomar banho para

sair

20h00 às 21h00

Deslocamento da

escola de idiomas

para casa

---

Deslocamento da

escola de idiomas

para casa

---Deslocamento do

trabalho para casa

Jantar fora com

cônjuge

21h00 às 22h00 --- --- --- --- ---Jantar fora com

cônjuge

22h00 às 23h00 --- --- --- --- ---Deslocamento do

restaurante para casa

23h00 às 24h00 --- --- --- --- --- ---

Man

hã

Tard

eN

oit

e

Levantar, tomar banho e se trocar

Levar as crianças para

o parque para

andarem de bicicleta e

brincarem

Almoço com a família

Assistir ao futebol

Curso de

Gerenciamento do

Tempo (SENAC)

Livre

Receber fornecedores

Ler e responder e-mails


com os fi lhos

pequenosLer e responder e-mails

EXEMPLO DE AGENDA SEMANAL

TAREFAS A LONGO PRAZO

Sempre existem aquelas tarefas que temos um prazo

para entregar.

São tarefas que, nossa tendência, é deixar para o

último dia.

Dica: não faça isso!!


Adote um planejamento para você atingir seu objetivo.

Por exemplo: suponha que você precisa elaborar o relatório anual de desempenho do departamento sob sua responsabilidade com prazo limite de entrega até o dia 30 de setembro.


Faça a distribuição das tarefas menores que, no conjunto,

contribuirão para que você atinja o objetivo maior.

Data Tarefa a ser executada

10-ago-12 Procurar o relatório do ano anterior para utilizar como modelo

15-ago-12

Solicitar à sua equipe que reporte em 10 a 20 linhas, o que eles consideram que tenham

realizado de importante ao longo do ano (conquista de novos clientes, ganho de

participação de mercado, aumento de margem de lucro, treinamentos realizados, etc.)

10-set-12Redigir a primeira versão do relatório com base no modelo do ano anterior e com os

inputs da equipe

20-set-12 Revisão e alterações

25-set-12 Enviar o relatório para a Diretoria

1993 1983 1975 1953 1926 1906 1886 1876 1873

INOVAÇÕES TECNOLÓGICAS

Ao longo do tempo o mundo tem experimentado grandes saltos tecnológicos os

quais, de uma forma ou de outra provocam algum grau de influência na vida das

pessoas.

EVOLUÇÃO DE CELULARES – BRASIL

0

50.000.000

100.000.000

150.000.000

200.000.000

1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Ano

Qu

an

tid

ad

e d

e A

pa

relh

os

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

1972

1973

1974

1975

1976

1977

1978

1979

1980

1981

1982

1983

1984

1985

1986

1987

1988

1989

1990

1991

1992

1993

1994

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

Tele

ph

on

e L

ines (

mil

lio

ns)

Fixed Lines

Mobile Lines

Evolução das telecomunicações no Brasil

Fonte: o autor (baseado em dados da Teleco World e PORTO; POCHMANN – 2006)

TELECOMUNICAÇÕES NO BRASIL

CONVERGÊNCIA DIGITAL

Como é o seu laboratório?

A jarra está cheia?

Durante um seminário, o instrutor

colocou sobre a mesa uma jarra de

vidro e um monte de pedras do

tamanho de bolas de ping pong.

Ele então perguntou “quantas

pedras cabem nesta jarra?”

Após os alunos darem

seus palpites, ele disse:

“ok, vamos ver”.

Ele colocou as pedras,

uma por uma, até encher

a jarra.

Então, ele perguntou

“esta jarra está cheia?”

Todos olharam e

disseram “sim!”

Então, ele disse “ah, ah” e

pegou sobre a mesa uma

vasilha com pedregulhos.

Em seguida, ele despejou

alguns pedregulhos e

chacoalhou a jarra.

Os pedregulhos se

espalharam, preenchendo os

pequenos espaços entre as

pedras maiores.

Então ele sorriu e voltou a

perguntar “a jarra está

cheia?”

O grupo já estava desconfiado.

“Provavelmente não”, eles

disseram.

“Muito bem”, ele respondeu,

pegando sob a mesa uma

vasilha com areia.

Ele despejou a areia na jarra,

que preencheu os espaços

entre as pedras grandes e

pequenas.

Mais uma vez ele olhou a jarra

e disse “a jarra está cheia?”

“Não”, o grupo gritou.

Ele disse “muito bem”,

pegou uma vasoilha com

água e a despejou na jarra

com as pedras e areia.

Então ele disse “bem, o

que podemos concluir?”

Alguém disse “bem, há

lacunas e, se você

trabalhar duro, pode

sempre encaixar mais

coisas em sua vida.”

“Não”, ele disse. “Este

não é o verdadeiro

ponto.”

“O verdadeiro ponto é:

coloque as pedras

grandes em primeiro

lugar.”

A matriz de gerenciamento do tempo

A jarra vazia representa seu dia, semana, mês, etc.

Se você ocupar seu tempo com tarefas sem importância (areia e água), não sobrará

tempo para as coisas mais importantes.

Mas se você começar pelas tarefas importantes (pedras grandes e pequenas), você

encontrará tempo para cuidar das coisas menos importantes nos intervalos.

Fonte: Jairo Siqueira Consultoria

ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO

Um dos piores Ladrões de Tempo é a confusão de papéis sobre a mesa. A desordem prejudica a concentração, provoca tensão e frustra-nos com a sensação de estarmos “soterrados”.

Sempre que sua mesa estiver se tornando caótica, reserve algum tempo para organizá-los.


Uma sugestão de organização consiste na separação dos documentos em 04 (quatro) categorias:

1. O que vai direto para o lixo;

2. Providências imediatas;

3. Prioridade menor;

4. Para leitura posterior.

Arquive somente o que for imprescindível. Arquivar muitos documentos multiplica a necessidade de espaço e tempo para administrar, tanto o espaço quanto o processo de arquivamento propriamente dito.


Ao final do dia, limpe a mesa. Assim, o seu dia seguinte começará livre e sem entulhos do dia anterior.

Agrupe os documentos em pastas identificadas de acordo com as categorias pré definidas, como por exemplo:

Pasta 01 Para leitura posterior

Pasta 02 Prioridade menor

Pasta 03 Prioridades imediatas

ORGANIZAÇÃO DO AMBIENTE

Trata-se de uma ferramenta de trabalho que permite desenvolver um planejamento sistemático de classificação, ordem e limpeza, permitindo assim de imediato maior produtividade, segurança e condução dos trabalhos.

Os propósitos desta metodologia consistem em melhorar a eficiência através da destinação adequada de materiais, organização, limpeza e identificação de materiais e espaços e bem como a manutenção e melhoria do próprio 5S.

5S – CONCEITO

1 – SEIRI (整理)

Senso de Utilização. Refere-se à

prática de verificar todas as ferramentas,

materiais, etc. na área de trabalho e manter

somente os itens essenciais para o trabalho

que está sendo realizado. Tudo o mais é

guardado ou descartado. Este processo

conduz a uma diminuição dos obstáculos à

produtividade do trabalho.

2 – SEITON (整頓)

Senso de Ordenação. Enfoca a

necessidade de um espaço organizado. A

organização, neste sentido, refere-se à

disposição das ferramentas e equipamentos

em uma ordem que permita o fluxo do

trabalho. Ferramentas e equipamentos

deverão ser deixados nos lugares onde

serão posteriormente usados. O processo

deve ser feito de forma a eliminar os

movimentos desnecessários.

3 – SEISŌ (清掃)

Senso de Limpeza. Designa a necessidade

de manter o mais limpo possível o espaço de trabalho. A limpeza, nas empresas japonesas, é uma atividade diária. Ao fim de cada dia de trabalho, o ambiente é limpo e tudo é recolocado em seus lugares, tornando fácil saber o que vai aonde, e saber onde está aquilo o que é essencial. O foco deste procedimento é lembrar que a limpeza deve ser parte do trabalho diário, e não uma mera atividade ocasional quando os objetos estão muito desordenados.

4 – SEIKETSU (清潔)

Senso de Higiene. Em Japones, Seiketsu

traduz-se por higiene, no sentido filosófico de "higienismo", ou seja, no sentido do cuidado da higiene própria em todos os níveis, diferenciando-se, assim, de Seiso.

5 – SHITSUKE (躾)

Senso de Autodisciplina. Refere-se à

manutenção e revisão dos padrões. Uma vez

que os 4 Ss anteriores tenham sido

estabelecidos, transformam-se numa nova

maneira de trabalhar, não permitindo um

regresso às antigas práticas.

COLETÂNEA DE DICAS

Se vocês pesquisarem em boas livrarias e até mesmo na internet, seguramente encontrarão uma enormidade de dicas e sugestões de como organizarem melhor suas atividades e utilizarem seu tempo mais assertivamente.

Enumerar a todas elas aqui, nós ficaríamos várias e várias semanas dialogando sobre elas.

Sendo assim, selecionei um determinado conjunto que considerei como mais relevantes para vocês.

NÚMEROS CABALÍSTICOS

7 hábitos ...

11 hábitos ...

5 dicas ...

7 dicas ...

1.001 utilidades e por aí afora ...

1 – PLANEJAMENTO SEMANAL

O hábito de planejar sua semana com antecedência é pouco comum entre as pessoas, mas extremamente funcional. A falta de um planejamento semanal acaba levando a pessoa a postergar tarefas (as quais acabam se acumulando).

O planejamento pode ser feito com a ajuda de uma agenda convencional de papel, planilhas no Excel, aplicativos para smartphones, Outlook, etc.

2 – PROCRASTINAÇÃO

A princípio, tarefas grandes ou complexas podem desanimar qualquer um, mas é importante não procrastinar quando uma responsabilidade assusta. Adote a tática de fatiar o elefante. Ou seja, aborde a situação por partes.

Outra sugestão consiste em, regularmente, realizar um levantamento do que já foi feito e o que ainda resta a ser feito, de tal forma que você tenha um quadro claro do seu avanço no sentido de completar aquela tarefa. Ou seja, você assume controle da situação e não se torna controlado pela tarefa.

3 – EQUILÍBRIO

Tempo de lazer (Quadrante IV) é essencial para

o processo criativo e uma pessoa que equilibra

bem trabalho e vida pessoal vai agir melhor na

hora de cumprir suas tarefas.

Alguns autores chama esta abordagem como

“priorizar a si próprio”, pois se a pessoa estiver

cansada não irá produzir nada.

4 – OBJETIVOS

É importante ter uma visão clara de suas

metas e objetivos (pessoais e profissionais).

Desta forma você terá muito mais autonomia e

segurança para negociar uma ou outra

prioridade que eventualmente surgir.

I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work I my work – I my work – I my work – I my work – I my work

“Não sou workhaholic. Eu apenas trabalho para relaxar”

5 – WORKAHOLIC

Encher sua agenda de compromissos e lotar

sua mesa de trabalho, não necessariamente

coloca você na lista de profissionais mais

produtivos.

O profissional que dá resultado é aquele que

faz coisas relevantes no trabalho.

6 – FERRAMENTAS

Agenda convencional, iPhone, Android, Windows Mobile, Outlook, Excel, etc.

não importa.

Eleja uma plataforma que você se sinta confortável e seguro de utilizar. Que

faça sentido pra você esteja alinhado com seu estilo de vida e jeito de ser. Não

existe certo ou errado e sim unicamente o que lhe oferece a melhor

adaptação.

Uma vez eleita sua ferramenta, utilize-a para se planejar e antecipar-se aos

fatos.

7 – ORGANIZAÇÃO

Crie o hábito de, regularmente organizar seu local de trabalho, pois este movimento irá te ajudar a não perder tempo procurando coisas que você sabe que estão ali, mas não consegue achá-las quando mais necessita.

Além disso, este movimento também contribui para lhe conferir uma sensação de bem estar, na medida em que você se desfaz de coisas que já não lhe servem mais, lhe dão uma sensação de missões cumpridas e também de estar constantemente com o controle da situação e não o inverso.

8 – DELEGAR

Tenha consciência de que crescimento na carreira sempre implica em

assumir mais responsabilidades. Mas isso não significa que você

tenha de abraçar o mundo sozinho. Quanto mais você delegar tarefas,

mais tempo terá para se dedicar às tarefas de sua nova atribuição e,

ainda por cima, contribuirá para o desenvolvimento de outro

colaborador.

9 – NÃO

Aprenda a dizer não. Para que seu dia renda e seja produtivo, às

vezes é preciso que o profissional evite abraçar todas as tarefas que

chegam até ele.

Limites precisam ser impostos pela própria pessoa e procurar

demandas somente para que ela se sinta atarefada é um erro.

RESUMO DA ÓPERA

O emprego dessa expressão idiomática já existia antes mesmo que a música clássica, no século XVI, experimentasse seus primeiros flertes com os elementos teatrais.

A expressão “ópera” tem origem italiana e servia para nomear qualquer tipo de obra arquitetônica, literária ou musical. No caso dos livros, os italianos estipularam o costume de editar algumas encadernações onde aglomeravam o chamado “sommario dell’opera” (resumo da obra) de várias publicações que haviam sido feitas ao longo de um determinado período.

No século XVII, a popularização do teatro lírico foi lentamente transformando a palavra ópera em sinônimo deste tipo de manifestação artística. Como as óperas incorporavam uma narrativa extensa e nem sempre conhecida por todos os seus apreciadores, os organizadores do espetáculo passaram a fabricar pequenos livretos com o tal “resumo da ópera”.

RESUMO DA ÓPERA

É possível gerenciar

melhor o nosso tempo?

RESUMO DA ÓPERA

É fácil gerenciar melhor o nosso tempo?

Naturalmente que não é tão simples assim

porque, muitas vezes, envolve mudanças de

hábitos já enraizados há muito tempo.

Mas, comece por partes. Lembre-se do elefante

fatiado.

RESUMO DA ÓPERA

Por onde podemos começar o processo para

otimizar melhor o nosso tempo?

Identificar os nossos ladrões de tempo e atuar

sobre eles no sentido de eliminá-los ou, pelo

menos, diminuí-los para o menor nível possível.

Passar a adotar uma postura de planejar mais

suas atividades. Assuma o controle!

RESUMO DA ÓPERA

Existe uma única forma

de organizar o tempo?

RESUMO DA ÓPERA

Qual ferramenta de suporte

posso adotar?

Aquela que me deixar mais

confortável.

STEPHEN COVEY

Stephen Richards Covey (Nascido em 24 de outubro de 1932 em Salt Lake City, Utah – Falecido em 16 de julho de 2012 em Idaho Falss, Idaho), autor do best-seller administrativo Os Sete Hábiros das Pessoas Altamente Eficazes, publicado pela primeira vez em 1989, como também do livro Primeiro o Mais Importante, dentre outros.

Foi fundador da Covey Leadership Center em Salt Lake City, Utah, e da FranklinCovey Corporation, que ensina a como fazer planejamentos nas organizações.

BENEFÍCIOS

Permite que você aproveite melhor os momentos de sua vida;

Possibilita que você controle melhor suas atividades, ao invés de ser

controlado por elas;

Lhe dá a oportunidade de otimizar seus recursos e energia na execução

das tarefas;

Eleva sua produtividade e eficácia;

Contribui para que tenha um maior equilíbrio entre sua vida pessoal e

profissional sem grandes sacrifícios de um lado ou de outro;

Contribui para diminuição do stress, entre diversos outros.

“A pessoa que não administra bem o seu

tempo é porque passa a maior parte do

dia pensando no que fazer em primeiro

lugar, uma parte recomeçando o

trabalho interrompido e, finalmente, a

outra parte reclamando que não teve

tempo suficiente para nada”

Ademir R. Martins

“Se enxerguei

mais longe é

porque me apoiei

sobre os ombros

de gigantes.”

Sir Isaac Newton [1643 – 1727]

REFERÊNCIAS

Shabbar Suterwala – Director Leaders Workshop

Jairo Siqueira Consultoria

Roberto Hirsch – Opus

Profª Ana Flávia de Moraes

Palestrante Paulo Dias Ferandes – Feira do Empreendedor – 14 a 17 de

agosto de 2008 – Londrina, PR

Pronaci – Programa Nacional de Qualificação de Chefias Intermediárias –

Portugal

Curso de Administração do Tempo – Profº Júlio César Zanluca

Curso de Gestão do Tempo – Profº Miguel Justiniano – Catho Educação

Executiva

Handbook on Time Management Skills – Centre for Goog Governance –

India

REFERÊNCIAS

Covey, Stephen. Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. Editora Best

Seller

5 dicas para priorizar asa coisas certas no trabalho. Revista Exame,

11/04/2012

5 mitos sobre carreira que minam seu tempo no trabalho. Revista Exame,

24/04/2012

5 dicas para nunca mais perder o prazo. Revista Exame, 16/05/2012

7 dicas para ter mais tempo na sua rotina. Revista Examne, 21/06/2012

11 hábitos de pessoas muito improdutivas. Revista Exame, 06/05/2012

PROFº LUIZ VALÉRIO P. TRINDADE

Obrigado !

Administração do Tempo

Business

Transcript of Administração do Tempo