Administração do TempoA Arte de Antecipar o Futuro

A expressão Administração do Tempo não é exata. O certo é Administração da Pessoa para alocar estrategicamente o Tempo. O tempo é imutável. Todos os dias têm 24 horas e o que temos para fazer são infinitas coisas.

Alguns princípios fundamentais sobre a Administração do Tempo são imprescindíveis: primeiro, em uma caixa onde cabem 7 coisas é impossível colocar 10. Decorrente deste primeiro vem o segundo princípio: Administração do Tempo tem tudo a ver com prioridades.

Temos infinitos afazeres ao longo de um ano, de um mês, de uma semana, de um dia. Porém, se identificarmos quais são prioritários, temos grandes chances de não ter feito tudo o que queríamos, mas com certeza fizemos aquilo que era imprescindível realizar.

O profissional da Era do Conhecimento que tem habilidade em Como Administrar o Tempo saberá distinguir - ao longo do seu ano, mês, semana e dia - o que é importante, do que é urgente. Isto é, deixa de ser o profissional "bombeiro" e passa a agir estrategicamente.

Acreditamos que Administração do Tempo é uma característica importante, porém não pode vir isolada. É imprescindível saber motivar-se. A Auto-motivação é a mola de maior poder de alavancagem na Era do Conhecimento.

Veja abaixo os Fundamentos Científicos, as Concepções do Tempo, os Benefícios decorrentes da Administração do Tempo e as Posturas Comuns em Relação a Administração do Tempo:

Administração do Tempo - a Arte de Maximizar Oportunidades

Fundamentos Científicos

- não se administra o tempo, administra-se a pessoa;- não podemos decidir se vamos gastar o tempo, mas apenas como vamos gastá-lo;- 24 horas é o limite do dia - limitada é a maneira como alocamos as 24 horas;- a escassez do tempo é um indicador:. de excesso de objetivos:. da ausência de prioridades ao entrar em ação;. de hábitos fortemente dispersores de tempo.- temos, basicamente, dois tipos de tempo:. o não controlável, imposto pelas funções profissionais;. o controlável, disponível e auto-administrável.

Concepções do Tempo

- administração inteligente de nós mesmos + uso otimizado dos recursos disponíveis = Administração do Tempo;- estar sempre atarefado é diferente de produzir muitos resultados e com qualidade;- a pergunta não deve ser : o que vou fazer hoje? mas, como vou administrar as próximas 24 horas;- administração de tempo e macro visão pessoal, profissional(objetivos + prioridades) necessariamente caminham juntos;- administrar o tempo está além de atender as demandas pessoais, familiares e profissionais atuais, consiste em adquirir estrutura capaz de atender as demandas que teremos nos próximos 5 ou 10 anos;- alocar bem o tempo está além da agenda organizada, consiste em uma revolução interna - análise e mudança de hábitos, reavaliação da autoconcepção;- o tarefeiro "estou até o pescoço de trabalho") torna inútil o tempo usado, pois sua postura não é estratégica, nem tática e, muito menos, possui perspectiva de futuro;- diferenciar entre tempo objetivo - aquele mensurável por instrumentos quantificadores e o tempo subjetivo - a experiência pessoal do tempo;- administrar o tempo é manipulá-lo habilmente ao invés de ser manipulado por ele;- a eficácia é sempre mais importante do que a eficiência quando o recurso tempo é bem alocado;- identificação dos principais desperdiçadores de tempo, causados por hábitos pessoais, atitudes profissionais, pela estrutura da empresa ou pelo contexto cultural;

- administrar o tempo não é um fim, mas um meio imprescindível de administrar o estratégico e o tático, tanto pessoal quanto profissionalmente;- a pressão do tempo está diretamente relacionada com três fatores: velocidade de transformação; volume de informações; inabilidade ao administrar o tempo.(Por isto é que, tendo mais tempo livre que nossos antepassados, temos forte sensação da sua escacez);- pesquisas mostram que a principal reclamação dos profissionais é a falta de tempo = 43%, secundado pela falta de dinheiro = 27%;- a tendência é ampliar o tempo à dimensão profissional em detrimento do tempo familiar e pessoal - principal postura desencadeadora de distress;- temos hoje recursos que otimizam sobremaneira o tempo; porém, possuímos igualmente outros que consomem o tempo excedente;- administrar o tempo depende essencialmente de nós mesmos e, sem sombra de dúvida, temos grande espaço para manobrar.

Benefícios decorrentes da Administração do Tempo

A essência da Administração do Tempo requer alocação estratégica dos recursos disponíveis, não propriamente economizar tempo. Administrar com habilidade o tempo é a chave mestra na alavancagem pessoal e profissional.

Enumerando os benefícios mais proeminentes, temos:

- gerais:- identificar as principais falhas na Administração do Tempo;- adquirir concepção sistêmica do tempo;- alocar equilibradamente o tempo às mais diversas dimensões existenciais;- propiciar a Administração do Tempo por prioridades;- minimizar esforços e potencializar resultados;- atuar predominantemente no quadrante II (ações importantes e não urgentes);- permitir retorno de investimento da ordem de 3 para l (cada hora investida corretamente poupa-se três horas);- diferenciar entre atingir objetivos e manter-se ocupado

- pessoais/familiares/sociais- otimizar as ocupações pessoais;- administrar o stress e minimizar a ansiedade;- equilibrar o desenvolvimento das dimensões:. física: prática de exercícios, caminhadas e alimentação correta; . emocional/afetivo: presença, atenção e convivência com familiares e companheiro(a); . sociais: contatos com parentes, profissionais relacionados à área de atuação e com profissionais das mais diversas áreas (networking)

- profissionais:- alocar tempo necessário à atualização profissional;- integrar estratégias que viabilizam vantagens competitivas no uso do tempo;- administrar por prioridades - aumentar o tempo produtivo;- adquirir habilidade em delegar;- identificar a importância do tempo livre;- permitir alocar tempo disponível proporcional ao grau de importância das decisões ou das ações;- propiciar energia e tempo para:. elaborar análise precisa da realidade;. permitir antecipar-se às tendências;

Posturas Comuns em Relação a Administração do Tempo

São crenças decorridas de inúmeros procedimentos contraproducentes causados pela:- falta de informações sobre estratégias de otimização do tempo;- postura reativa mediante o caráter imperativo das múltiplas transformações.

- administrar tempo é perder tempo. atitude de quem não tem hábito de planejamento e não conhece o poder de auto-planejar-se;. organização é sinônimo de rotina e tédio;. necessidade de estar sempre fazendo de uma maneira diferente as atividades - inovação pela inovação;. acredita que enquanto planeja o quê e como fazer já poderia estar fazendo.

- auto-planejamento é fator limitador da criatividade. confunde improvisação com criatividade;. desconhece os benefícios da organização/sistematização das atividades;. a administração do tempo provoca postura criativa:. quanto melhor o planejamento mais tempo livre e maior a possibilidade de dedicar-se a assuntos novos;. administrar o tempo é postura tática que prepara para a postura estratégica - criativa;. planejamento pessoal e empresarial deve prever flexibilidade na execução das funções - liberdade quanto aos métodos.

- programar o tempo significa prever ocupações para todas as horas. faz-se necessário deixar uma folga para possíveis imprevistos;. comumente é interessante estar programando apenas as ocupações básicas: não urgentes e importantes (quadrante II) e as urgentes e importantes (quadrante I);. as ocupações urgentes e não importantes e as não urgentes e não importantes podem ser delegadas ou encaixadas em horas menos intensas;. programar cerca de 80% do tempo e, ao programar as 8 horas de trabalho, considerar a hora como sendo de 50 minutos.

- programar o tempo em função do trabalho. o tempo é limitado enquanto o trabalho é ilimitado - portanto devemos programar o trabalho em função do tempo;. estabelecer prioridades e executá-las na melhor parte do tempo disponível.

- não consigo administrar meu tempo por causa das circunstâncias. atribuir poder às circunstâncias - perder o controle sobre o uso do tempo pessoal e profissional;. caracteriza postura reativa, estar à mercê da vontade de terceiros;. há muito que posso fazer para otimizar as minhas horas: estabelecer prioridades, analisar a melhor maneira de executar as tarefas, a maneira como enfoco o que tenho a fazer, etc;. criar, paulatinamente, postura de independência e interdependência - exercitar a autonomia e a inteligência interpessoal;. postura tradicional: pesquisas mostram que a primeira atitude é atribuir aos outros a culpa da má utilização do tempo

- é indelicado dizer não às solicitações externas. crença que limita o uso do tempo já programado, pois as solicitações são múltiplas - tanto pessoais quanto profissionais;. necessidade de selecionar o que podemos atender além das nossas ocupações normais já programadas;. estratégias para dizer não ao chefe: mostrar o quanto é importante a tarefa que ora executa; responsabilizar o solicitador pela interrupção da tarefa que faz;. estratégias para dizer não em qualquer ocasião: fazer considerações sobre a importância relativa ao assunto em discussão; sugerir uma hora viável e de comum acordo; transferir/indicar para outra pessoa a atividade; esclarecer no ato a inviabilidade da solicitação do proponente.

- se eu otimizar meu tempo serei eficaz. administração do tempo é um aspecto da eficácia ao agir, não o único;. tão importante quanto executar as funções em menor tempo e com o máximo de qualidade é o que fazer com o tempo que sobrou;. eficácia requer visão sistêmica da realidade e, administrar o tempo permite ter tempo para atuar sistemicamente.

- tarefas desagradáveis e normalmente trabalhosas, demandam mais tempo para serem resolvidas. esta afirmação denota o hábito da procrastinação;. sempre começar pelas atividades que requeiram mais energia e maior tempo.

Benjamin Franklin uma vez disse: Você ama a sua vida? Então cuide se com seu tempo, pois ele é a matéria prima da vida

Considerações sobre administração do tempo

por Alberto Alvarães*

Tenho percebido uma crescente necessidade dos profissionais, na maioria das vezes através de suas empresas, no que se refere à administração do tempo. Aumento de carga de trabalho, número reduzido de funcionários, pressões por resultados, mudanças no mercado e falta de planejamento organizacional são os principais percalços, segundo os profissionais e suas empresas, que impedem as pessoas de administrarem seus tempos de forma eficiente e eficaz.

Diante disto, alguns ficam à espera de algum método salvador, mágico, que possa organizar tudo, todas as tarefas do dia-a-dia, fazendo com que as coisas se resolvam em seus tempos pré-determinados, atingindo os resultados esperados. Outros parece que se conformam e tocam o trabalho "da melhor maneira possível". Nesta constante guerra travada contra os ponteiros do relógio, algumas coisas não foram percebidas ou foram esquecidas, o que vêm dificultando as pessoas na administração de suas tarefas, de seus tempos:

Administração de tempo não é uma técnica, mas sim um comportamento. Não existe nenhuma técnica milagrosa ou mágica e nem programa de computador ou agenda eletrônica que resolva o problema da má administração do tempo. Administrar tempo é comportamento, é a atitude assertiva diante de uma tarefa.

Não existe a "administração do tempo no trabalho". O tempo é um recurso constante no nosso dia-a-dia. O tamanho de uma hora ou de um minuto é o mesmo, esteja você em uma reunião de trabalho ou jogando uma partida de baralho. Os nossos dias sempre têm vinte e quatro horas e neste espaço de tempo você tem que se dedicar, além do trabalho, ao lazer, à família, à sua saúde, ao seu desenvolvimento, ao seu relaxamento, ao seu descanso. Portanto, nós administramos o tempo de nossas vidas e não do trabalho. O trabalho é uma das atividades que temos durante as nossas vinte quatro horas diárias de vida. Raramente encontraremos uma pessoa que administra bem o tempo em seu trabalho, mas não consegue fazê-lo em sua vida pessoal ou vice-versa. Ou você administra o seu tempo ou não administra. "Seu tempo" significa o tempo de sua vida e não o tempo dedicado à sua empresa.

Saiba a diferença entre urgência, importância e prioridade. Um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administração do tempo é não saber diferenciar estes três elementos, que são totalmente diferente entre si. Urgência está ligado ao tempo, ao prazo de execução e de início da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importância é o quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância. Aí temos um dos maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritária não é aquela que se deva fazer logo (isto está diretamente ligado à urgência), nem tampouco uma coisa importante (isto está diretamente ligado à importância).

As tarefas mais prioritárias são aquelas que não são urgentes e são importantes, as chamadas prioridade "1". Prioridade "2" são as tarefas urgentes e importantes e a prioridade "3" corresponde às tarefas urgentes e não importantes. Quer dizer que as coisas mais prioritárias são aquelas que, embora importantes, não são urgentes? Exatamente. Se partirmos do princípio (como o senso comum faz) de que uma tarefa de prioridade "1" deve ser logo executada, estamos julgando-a simplesmente pelo critério de urgência. Prioridade é uma combinação de urgência e importância. As tarefas que devemos executar antes das outras são as de prioridades "2" e "3" (de alta urgência), pois há o limite do tempo. As tarefas de prioridade "1" devem ser executadas depois, quando a mente estiver mais livre das "tarefas incendiárias". Por isto é que a chamamos de prioridade "1". As tarefas de prioridade "1" são aquelas importantes para nós e temos um tempo muito mais generoso e suficiente para que possamos planejar, criar, gerar relacionamentos, aprofundar conhecimentos e aumentar a probabilidade de sucesso. Não seria bom se todas as nossas tarefas fossem assim no dia-a-dia? Claro que sim, por isto que estas tarefas têm a maior prioridade em nossas vidas.

Saiba dizer "não". Executamos muitas tarefas no nosso dia-a-dia, principalmente aquelas que não têm urgência e nem importância, a famosa prioridade "4", que se não as fizéssemos, não faria a mínima diferença. Mas, muitas vezes, continuamos a fazê-las por não saber dizer "não", seja para o nosso interlocutor, seja para nós mesmos. Temos que entender que isto só prejudica a administração de nosso tempo e temos que ter coragem para negar estas coisas "alienantes", dizendo "não" da melhor forma possível, não criando nenhum choque de relacionamento, mas com convicção, coerência e com a argumentação certa.

Utilize os recursos como aliados e não como inimigos. Alguns recursos como a agenda, a secretária eletrônica e o e-mail são ferramentas que auxiliam muito na administração do tempo, porém se mal utilizados, eles podem ser tornar um grande vilão. Saiba qual o melhor tipo de agenda, saiba qual a melhor forma e quando utilizar a secretária eletrônica, saiba utilizar eficientemente o e-mail. Pense nisto e comece a praticar logo. Isto é urgente e importante, ou seja, uma prioridade "2". Conscientize-se disto para que você tenha logo tempo para trabalhar em coisas realmente mais prioritárias.

* Alberto Alvarães é Consultor Organizacional e Professor Universitário. Artigo originalmente publicado no site RH.com.br.

Administre seu tempo e mude de vida

por Camila Micheletti

Antes de começarmos a falar sobre administração do tempo, é preciso entender o que vamos tentar administrar. "Afinal, o que é o tempo? Como funciona? Por que às vezes passa voando e às vezes demora a passar?", questiona o conferencista e especialista em comportamento humano Carlos Hilsdorf, no seu livro Atitudes Vencedoras (Ed. Senac). Ele mesmo responde à questão, afirmando que o tempo pode ser dividido em duas categorias: o tempo medido e o tempo vivido. Na realidade, o que nos importa é o tempo vivido. Por isso, quando acaba o mês e você sente que não conseguiu realizar nada que havia planejado, é porque alguma coisa está errada.

Isso porque o tempo é a coisa mais democrática que existe: todos nós temos, todos os dias, as mesmas 24 horas disponíveis. "O problema não é o tempo, mas como você vivencia o tempo", alerta Hilsdorf.

Para saber administrar o tempo, é fundamental conhecer-se a si mesmo. "Você precisa saber qual é o seu horário mais produtivo -manhã, tarde ou noite- e direcionar as atividades mais importantes para este horário", destaca Elza Tsuzaki, consultora do Senac neste tema e bacharel em Administração de RH e Serviço Social. Ela orienta que também é importante cuidar da alimentação, já que comer alimentos nutritivos e que tragam energia faz toda a diferença na qualidade de vida. E estar bem fisicamente é fundamental na rotina diária. Profissionais estressados e cansados têm maior dificuldade de administrar o tempo, como você verá na matéria a seguir, sobre técnicas alternativas para auxiliar no gerenciamento do tempo.

Com essas informações em mente, faça uma lista das suas prioridades. Há várias formas de organizar uma agenda diária ou semanal: desde aquela lista básica que você faz com os compromissos do dia listados em tópicos, até o uso do Palm, do Outlook ou até mesmo do Mind Mapping, técnica não-linear de anotações que você estrutura em uma única página e traz a flexibilidade que os organogramas lineares não possuem. Clique aqui para saber mais sobre Mind Mapping -em português, são os mapas mentais- e acessar dois modelos, especialmente feitos pela consultora Liz Kimura para o Empregos.com.br.

De acordo com o consultor Sebastião de Almeida Junior, uma vez que não é possível ampliar a disponibilidade de tempo de alguém, há duas alternativas para gerenciá-lo. A primeira é dar prioridade para atividades mais importantes, somente realizando as outras se for possível. A segunda alternativa é encontrar meios de reduzir o tempo necessário para realizar determinadas tarefas sem prejudicar a qualidade. De qualquer forma, há necessidade da pessoa rever e alterar seus próprios hábitos de maneira criteriosa para efetivamente gerenciar seu tempo.

Um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administração do tempo é não saber a diferença entre urgência, importância e prioridade. "Urgência está ligado ao tempo, ao prazo de execução e de início da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importância é o quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância. Aí temos um dos maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritária não é aquela que se deva fazer logo (isto está diretamente ligado à urgência), nem tampouco uma coisa importante (isto está diretamente ligado à importância)", destaca o consultor e professor Alberto Alvarães. Clique aqui para ler o artigo completo de Alvarães, originalmente publicado no site RH.com.br.

Você precisa de um dia de 48 horas? Cuidado! "É hora de rever seus hábitos e seus relacionamentos. Faça o melhor possível para superar esta fase atual da sua vida e eleja novos critérios para tomar decisões de tal forma que as suas atividades profissionais caibam na sua agenda de trabalho. Caso contrário, você não só prejudicará seus laços de família e de amizade (aspectos essenciais para o equilíbrio do indivíduo), como colocará em risco a sua carreira enquanto persistir no hábito de assumir um volume de atividades maior do que natureza lhe permite", alerta o consultor.

Hora certa para bater papo e receber visitas

"Não falta tempo, o que falta é a organização". A afirmação é da geógrafa Rita Helena Purin, de 32 anos. A profissional fez um curso sobre o assunto no Senac/SP e aprendeu a ser mais criteriosa na escolha das atividades e conversas fora de hora. "Sinto que tenho mais tempo disponível. Passei a ser consciente e usar meu tempo nas coisas que realmente importam, estabelecendo prioridades. Se tenho muito trabalho pra fazer logo na segunda-feira, por exemplo, deixo as conversas sobre o fim de semana para a hora do almoço ou mesmo para o final do expediente".

O que fazer com aquele colega que chega bem no momento que você está repleto de coisas por fazer ou mesmo aquela tia do interior que liga no meio da tarde pra saber as novidades? Nesta hora, você precisa ser franco, dizer que está muito ocupado no momento e cortar logo o papo. No caso dos líderes e superiores, o problema se torna ainda maior, já que a gama de pessoas interessadas em falar com eles e passar problemas e pendências é imensa. O ideal, segundo o consultor e autor do livro "Socorro, Roubaram meu tempo" Marcelo Thalenberg, é instaurar a política de portas abertas: Você permite ser interrompido, mas com regras: todos os dias das 14h às 15h, por exemplo. "O que não pode acontecer é a política de porta arrombada: qualquer pessoa pode te acessar, a qualquer hora do dia. Supondo que você não seja o médico plantonista do pronto-socorro nem um representante do Corpo de Bombeiros, isto não se faz necessário, a não ser que seja um problema de extrema urgência", diz Thalenberg.

Fique atento também com o colega que chega na sua mesa com um baita problemão e, sem pestanejar, solta a bomba: 'Estou com um problema com o cliente X. Será que você não pode conversar com ele em meu nome?' Ou então: 'Estou com dificuldades de entender este relatório. Você pode fazer um resumo dele para mim?' O que aconteceu? "Este é um profissional muito esperto, que não quer problemas e acabou transferindo a atividade dele para você. Não se intimide e diga que, infelizmente, estará muito ocupado nos próximos dias. Você pode até dar uma outra sugestão, mas não fazer o trabalho por ele. Isso só atrasará ainda mais as suas atividades", diz Sebastião.

O problema, segundo Rita, é que nem sempre temos disposição para sermos a penas racionais e ter um controle rígido do tempo. Isso porque administrar o tempo exige disciplina, motivação, esforço, e nem sempre estamos dispostos a isso. Além das conversas e interrupções fora de hora, há vários outros desperdiçadores de tempo, como ver e-mails a toda hora, atender ao celular no meio da reunião, adiar para amanhã tarefas que poderiam ter sido feitas hoje. Estes são apenas alguns dos hábitos improdutivos que atrapalham a vida do profissional.

Fique atento aos desperdiçadores de tempo*:

Ausência de foco - Reuniões onde tudo é discutido menos o que realmente interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genéricos onde tudo - ao mesmo tempo nada - é exigido, atrapalham a produtividade de qualquer profissional.

Falta de Concentração - bate-papo no corredor, televisão, revistas, tudo é motivo para o profissional se desconcentrar e deixar de lado a tarefa que estava realizando.

Ausência de planejamento - alguns profissionais não têm o costume de listar suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vão surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade àquelas que são mais importantes.

Acomodação - desmotivado, exercendo há muito tempo a mesma função, anos na mesma empresa: seja qual for a razão muitas vezes o profissional se acomoda e deixa de procurar fatos e processos novos em sua área de atuação.

Procrastinação - deixar para amanhã tarefas que poderiam ser feitas hoje. A conseqüência é o acúmulo de trabalho e projetos mal feitos.

Ser refém do celular - há profissionais que não conseguem viver sem o 'dito' e, de ferramenta para maximizar o tempo, o telefone torna-se um suplício. Tocando incessantemente no meio de reuniões e projetos o celular é um inimigo da concentração e da produtividade.

Usar o e-mail de forma errada - checar a caixa de entrada toda hora, perder tempo com mensagens que nada tem a ver com o trabalho e ficar repassando piadas e correntes são atitudes que fazem com que o profissional perca tempo e não consiga dar conta de todas as suas tarefas.

* Fonte: Relatório MR&G. Extraído do boletim informativo "Humor Esável nº 17", da psicóloga Izabel Failde .

Administrar o tempo pode ser mais fácil do que você pensa por Renato Fridschtein*

O tempo é o recurso mais escasso e mais valioso que existe. Agora já passou e não tem dinheiro no mundo que possa comprar este minuto de volta.

Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida.

Há diversos livros e cursos no mercado e este artigo é apenas uma introdução que, longe de esgotar o assunto, visa trazer os principais recursos para atingir seus objetivos.

Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

Agenda diária

Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, que pode ser feita da seguinte forma: no começo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar. Faça desta sua primeira atividade, antes de qualquer coisa. Tá bom, depois do café da manhã e de escovar os dentes :-)

No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

Prioridades: É importante saber dar prioridade às ações. Para mim, há alguns fatores que influenciam minhas prioridades:

Prazo: a primeira coisa que levo em conta é a data de entrega de uma tarefa. Uso um truque que é programar cada coisa para dois dias antes da data final. Assim eu tenho tempo de rever as coisas antes da entrega. Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de última hora e até aquelas coisas “para ontem”. Nestes casos eu observo:

Resultados: procuro dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados. Procuro identificar os 20% melhores e delegar o restante. Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio, etc. Pode sair até mais barato.

Facilidade: o terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade - ou dificuldade - que determinada ação representa. Eu tento realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas.

O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução.

Às vezes, quando percebo que alguma coisa vai ser complicada, vou fazendo um pouco a cada dia ou, por outro lado, vou “quebrando” um problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo, assim, quase sem querer grandes obstáculos são ultrapassados. Conjugando estes três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.

Lista Mestra

Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária.

Veja como se faz: pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas: Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Completado.

Confira agora o significado de cada coluna:

← Atividade: o que deve ser feito ← Prazo: a data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe para muito longe; ← Resultados: tente dar um nível de resultado esperado; ← Facilidade: de um nível de facilidade. Pode ser: fácil, médio, difícil ou 1, 2, 3, 4, 5; ← Prioridade: com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação; ← Completado: nesta coluna você coloca uma marca em cada atividade concluída. Ao terminar uma ação

você também pode riscar a linha, se preferir. Quando uma nova atividade surgir, você deve colocá-la na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas.

Lembre-se: no começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua listra mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte.

Juntando Tudo

Monte sua lista mestra e use-a para manejar a agenda diária. Tente por alguns dias e, se você fizer tudo direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica fácil trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso com os resultados que vai alcançar.

Além de administrar o dia e o tempo, você também vai estar colocando desafios para si mesmo e tentando ultrapassar cada um deles, controlando seu tempo e sua vida.

Comece hoje mesmo a planejar seu tempo e realize mais e melhor.

* Renato Fridschtein é autor de artigos e e-books sobre marketing na internet.

Como ser eficaz no trabalho e na vida por Camila Micheletti

"Invista em você. Deixe de fazer algumas coisas agradáveis hoje, em nome dos estudos e do seu crescimento profissional. Com certeza você será recompensado no futuro, quando terá tempo para fazer tudo o que sempre quis". Esta é a dica de Paulo Kretly, Presidente da FranklinCovey Brasil, consultoria que realiza treinamentos sobre motivação, produtividade, comunicação, administração do tempo e liderança para empresas de todo o mundo.

Quanto antes você começar a planejar o seu futuro, melhor, certo? E esse planejamento deve incluir uma lista de prioridades, que deve constar cursos, networking e marketing pessoal, além do cuidado e dedicação com a sua vida

pessoal também. Para gerenciar essas e muitas outras atividades de forma eficaz, o guru Stephen Covey indica uma ferramenta poderosa, mas muito pouco utilizada pelos profissionais: a administração do tempo.

Para determinar suas prioridades e gerenciar melhor o seu trabalho e sua vida, Paulo lança as questões: "O que mais importa? O que eu desejo atingir, pessoal ou profissionalmente? Quais são os resultados que estou buscando? Ou, para ir ainda mais fundo, faça esta pergunta vital: no meu enterro, o que espero que seja dito a meu respeito? Que tipo de pessoa eu terei sido? O que eu valorizei? Que contribuições prestei?"

A administração do tempo é realmente difícil de ser conseguida nos dias de hoje, e boa parte dessa dificuldade ocorre em virtude do excesso de informação que vivemos hoje - e-mail, telefone, jornais, livros, revistas, TV, celular... é realmente muita coisa, mas quanta dessa informação é realmente útil e vale a pena ser fixada em nossas mentes? Para responder esta pergunta, basta pensar um pouco em tudo que você leu, ouviu e recebeu de infgormação no dia anterior. O que você ainda lembra? Com certeza, resta muita pouca informação, justamente porque muita coisa era descartável e não foi encarado como "conhecimento" para você.

No livro "Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes" Stephen Covey coloca o que acredita ser os príncipios da vida efetiva, qualidades imutáveis como responsabilidade, integridade, respeito e compreensão mútua. Esses princípios são tão válidos hoje quanto o eram em 1989, quando o livro foi publicado pela primeira vez.

"Sofremos hoje, porém, mais pressão na vida pessoal e profissional do que há uma década. Atribuo isso em parte à tecnologia, que tem acelerado nosso passo – além de nos separar, em vez de nos aproximar", afirmou Stephen em um artigo. Por isso, é pertinente refletir sobre os sete hábitos sob o ponto de vista dos novos desafios do mundo tecnológico. Confira as considerações que Stephen faz em cada um deles:

1) Seja proativo. Com freqüência nos sentimos vítimas da tecnologia - e-mail, pagers, celulares, fax. Tornamo-nos escravos dela. A próxima vez que receber um e-mail, porém, considere como você pode gerenciar a tecnologia em sua vida. Podemos decidir, por exemplo, realizar trabalhos mais importantes e criativos nas primeiras horas da manhã, deixando para responder mensagens ao longo do dia. Você pode ainda avisar seus amigos que não responderá mensagens até uma determinada hora do dia. Em casa, desencoraje ligações sobre trabalho e dê mais atenção a família.

2) Comece tendo seus objetivos em mente. Pergunte-se “O que eu quero escrito em meu túmulo quando morrer? O que dá direção e significado à minha vida? Estou fazendo alguma coisa para atingi-los?” Muitas pessoas decidem não só ter uma lista de objetivos pessoais como também ma que inclua a família. A tecnologia pode facilitar essa tarefa porque torna a comunicação mais fácil entre as pessoas distantes. Saber das novidades via e-mail é uma ótima forma de não perder contato com quem está longe. Parentes podem usar serviços de mensagem instantânea – ICQ, entre outros – para se comunicar com mais facilidade.

3) Ponha em primeiro lugar as coisas mais importantes. Sentimo-nos compelidos a parar tudo para atender um telefone.O problema é que, geralmente, essas interrupções muitas vezes são inúteis. A tecnologia pode nos ajudar a organizar a vida e nos manter atualizados com nossos compromissos.

4) Pense em vencer em conjunto. Lembre-se de que a tecnologia pode fazer a comuncação mais eficiente – mas não necessariamente mais efetiva. Para construir relacionamentos de alta qualidade, é importante manter contatos com as pessoas. A segunda melhor alternativa é conversar por telefone. Só em seguida vêm o e-mail e as mensagens de voz.

5) Procure primeiro compreeender e, então, ser compreendido. Aprenda a ouvir. Se você conhece tecnologia profundamente, não seja intransigente com aqueles que têm dificuldade no assunto. Você vai estar se distanciando das pessoas. Ajude-as a aprender.

6) Crie sinergias. Quando as pessoas não podem se reunir pessoalmente para resolver um problema, video-conferência e mensagens instanâneas permitem que elas interajam em tempo real. Para as famílias, é possível fazer a mesma coisa usando sites que oferecem fóruns seguros e privados onde podem conversar, colocar avisos e agendar festas.

7) Mantenha-se afiado. O mau uso da tecnologia geralmente significa perder contato com a natureza. Por isso, de vez em quando dê um tempo do computador e do celular para um passeio em algum parque.

De todos os hábitos citados acima, Paulo Kretly coloca o de número 5 como o mais desafiador. "Para praticar esse hábito você precisa se colocar no lugar da outra pessoa, ser humilde para admitir que errou e, acima de tudo, aprender a ouvir mais e falar menos", conclui ele.

Aprenda a estabelecer prioridades por Paulo Kretly*

Produtividade é a mensuração da produção no tempo, e o princípio-chave do gerenciamento do tempo e da vida é organizar e executar com base em prioridades e metas. A fórmula para melhorar a produtividade é simples: priorizar, organizar e desempenhar.

Priorizar significa decidir o que mais importa, quais valores levar a cabo, quais metas perseguir. Organizar significa agendar nossos próprios compromissos ou delegar tarefas a outros a fim de atingir a meta. Desempenhar significa disciplinar nossa atividade de acordo com um plano a fim de se obter os resultados desejados.

Para determinar suas prioridades, responda as seguintes questões: O que mais importa? O que eu desejo atingir, pessoal ou profissionalmente? Quais são os resultados que estou buscando? Ou, para ir ainda mais fundo, faça esta pergunta vital: no meu enterro, o que espero que seja dito a meu respeito? Que tipo de pessoa eu terei sido? O que eu valorizei? Que contribuições prestei?

Muitas pessoas sentem-se estressadas ou insatisfeitas porque não têm tempo suficiente para fazer tudo o que precisam. O problema é que nós achamos que devemos fazer tudo. "Uma das maiores necessidades que temos atualmente é aprender a dizer 'sim' e 'não'", diz o Dr. Stephen R. Covey, autor dos best-sellers internacionais Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. "Nós devemos aprender a dizer 'não' às coisas que não são prioritárias e aprender a ter um ardente 'sim' para as coisas que mais importam para nós".

O problema para a maioria de nós é que freqüentemente administramos nossa vida conforme a urgência. Assuntos urgentes costumam exigir atenção imediata. Nós temos que reagir a eles da melhor forma que pudermos. Se não escolhemos seletivamente nossas ações, ficamos sufocados por coisas que não são urgentes para nós, mas sim para os outros. Nós ficamos como uma barata tonta.

Líderes eficazes são aqueles que focam assuntos ou prioridades importantes mas não urgentes. Isto requer iniciativa e proatividade: nós devemos agir sobre eles. Atividades tais como planejamento, preparação, manutenção preventiva e comunicação interpessoal são importantes mas negligenciadas com freqüência, porque a maior parte das pessoas não toma iniciativa. Em geral nós esperamos até que uma crise ou problema surja para reagirmos.

Pessoas de sucesso são proativas. Elas desenvolvem a disciplina de fazer coisas importantes mas não necessariamente "urgentes". O sucesso vem de ser proativo, de trabalhar naquilo que mais importa, de conduzir resultados em longo prazo e de continuidade. Pessoas reativas, por outro lado, vêem-se presas nas coisas que menos importam.

A frase gerenciamento de tempo é um tanto quanto equivocada. Afinal, todos têm exatamente a mesma quantidade de tempo, mas alguns conseguem realizar várias vezes mais do que outros com a mesma quantidade de tempo. Auto-gerenciamento ou gerenciamento da vida são expressões melhores porque implicam que nós gerenciamos nós mesmos no tempo que nos é destinado.Pessoas pró-ativas fazem importantes contribuições enfocando atividades que fazem uma diferença significativa nos resultados.

Muitos executivos e líderes famosos, de todos os segmentos, servem como bons exemplos de "auto-gerenciadores". Suas idéias e seu trabalho fluem a partir de valores e metas cuidadosamente selecionados. Eles investem sua energia em prioridades máximas e novas oportunidades - eles colocam em primeiro o mais importante.

*Paulo Kretly é presidente da FranklinCovey Brasil.

Mind Mapping: uma forma diferente de administrar o tempo

por Daniele Aronque e Camila Micheletti

Sabia que se estimulado da maneira correta, o cérebro pode ampliar sua capacidade de memorização, produtividade e criatividade nas atividades do dia-a-dia?

Pois acredite! Existe uma técnica específica para isso e, mesmo sendo pouco difundida no Brasil, já é usada em larga escala por grandes empresas nos Estados Unidos e na Europa.

O Mind Mapping , como é chamado, surgiu na década de 70 como resultado de muitas pesquisas feitas pelo inglês Tony Buzan. Sua técnica é baseada na organização não linear das anotações, fazendo-as dinâmicas e criativas. "É um método visual de organização de dados e informações, que vem quebrar a linearidade dos organogramas comuns", afirma Liz Kimura , consultora e facilitadora internacional e única representante oficial da técnica no país.

Quando fazemos anotações, sejam elas de estudo, reuniões ou planejamentos, 90% das palavras que escrevemos são desnecessárias para a compreensão da idéia. Como fazer? Você pode distribuir os assuntos e atividades pelos tópicos que julgar mais intyeressantes: dias da semana, papéis (mãe, esposa, educadora, filha, amiga, por exemplo). "A técnica do Mind Mapping mostra como utilizar cores, palavras chaves e ramificações de idéias para que possamos compreender o assunto com mais facilidade. Esses "truques" dão mais agilidade ao pensamento e também na tomada de decisões, além de manterem o foco nas questões principais", explica.

O Mind Mapping ajuda a estimular e a equilibrar o funcionamento dos dois hemisférios do cérebro: o esquerdo, que rege o pensamento linear, a lógica, as letras, os códigos e os números; e o direito, que rege o lado emocional, intuitivo, sentimentos imagens e cores. "Com o equilíbrio dessas duas partes, a pessoa se torna mais produtiva e criativa nas atividades de todas as áreas da vida", completa Liz.

A técnica pode ser usada tanto na vida profissional como na vida pessoal, pois estimula o gerenciamento de prioridades, a agilização de processos e a tomada de decisões, aprimora a capacidade de aprendizado, desenvolve a visão global e aumenta a criatividade na solução de problemas.

Liz afirma que cada um tem a sua forma particular de organizar as informações e fazer o mapa, forma esta que você descobre com o tempo qual é a melhor no seu caso. Ela prefere usar o mapa semanal de atividades. "Assim só faço uma vez e não tenho que ficar perdendo tempo na manhã seguinte". "Até experimentarem, as pessoas custam a acreditar como as técnicas do Mind Mapping facilitam as atividade diárias. Só experimentando, como eu mesma fiz, para comprovar as vantagens", finaliza a consultora.

Aliados dos sem-tempoEmpresas se adaptam às necessidades das pessoas que não têm tempo oferecendo produtos e serviços em horários diferenciados

A correria do dia-a-dia obriga os profissionais a fazerem algumas escolhas. Com apenas 24 horas, muitas pessoas percebem que não têm tempo de fazer tudo o que precisam, já que o trabalho e o trânsito têm consumido grande parte das horas, e por isso acabam deixando de lado algumas atividades, principalmente as relacionadas à vida pessoal e ao bem-estar.

A aula de ginástica, o curso de inglês, aquela semana no spa para relaxar vão ficando cada vez mais no plano das intenções do que na lista das concretizações. Esta lacuna fez surgir um nicho de mercado cada vez mais atraente e lucrativo: serviços e produtos para os profissionais que não tem tempo.

A medicina estética é um exemplo deste serviço. Além da crescente valorização da beleza, este mercado também está ancorado na falta de tempo. As pessoas hoje querem resultado com rapidez.

A clínica de estética Onodera criou um Centro de Pesquisa e Treinamento com o objetivo de desenvolver novos produtos que tenham maior eficiência em menos tempo. “As pessoas cada vez mais recorrem aos nossos serviços porque são menos agressivos que uma cirurgia plástica e levam menos tempo do que uma academia”, explica Lucy Onodera, diretora executiva.

Mesmo com estas facilidades, um tratamento estético requer idas semanais à clínica e pode durar meses até obter o resultado desejado. Na Onodera, o horário de funcionamento é das 7 às 22 horas durante a semana, e das 7 às 16 horas aos sábados. Mas os horários mais procurados são mesmo àqueles nos intervalos de trabalho: bem cedo, na hora do almoço e no final do dia.

Serviços diferenciados

Assim como nas clínicas de estética, o horário de maior movimento no Amanary, spa urbano localizado dentro do Hotel Grand Hyatt São Paulo, é no intervalo de trabalho. O Amanary oferece uma gama enorme de serviços, como salão de beleza, sala de ginástica com professor e tratamento personalizado, massagem, tratamento facial e corporal, além de piscinas interna e externa. O serviço mais procurado é a massagem, com cerca de 85% da procura. “A massagem já não é mais um luxo, mas uma necessidade. Nunca as pessoas precisaram tanto se desligar e relaxar”, acredita Ana Lúcia Thompson Flores, gerente do Amanary.

Uma das vantagens do spa urbano é o tratamento contínuo. “As pessoas vão para um spa, ficam uma semana longe de tudo, relaxam, mas quando voltam, todos os problemas retornam, e a pessoa fica tão estressada quanto antes”, aponta Ana Lúcia. Para aproveitar esse nicho, o dentista Conrado Pinto criou o Spa Odontológico, localizado na cidade de São Bernardo do Campo (SP). Lá, quase todo tratamento é feito em um só dia. “As únicas coisas que não podem ser feitas, porque a odontologia ainda não nos permite, é a implantação de próteses”, explica.

Para ele, muitas pessoas deixam de ir ao dentista por puro medo. Por isso, ele e sua equipe se preocuparam em fazer da clínica um lugar bem agradável. “Pintamos paisagens nos tetos e nas salas há televisão e som ambiente. Há ainda jardim de inverno, sala de repouso e as refeições são feitas de acordo com o que o cliente gosta e pode comer”, esclarece.

Embora todas estas facilidades auxiliem as pessoas na administração do tempo, só elas não são o suficiente, garante Marcelo Thalenberg, autor do livro Socorro, roubaram meu tempo! e sócio-diretor da MT Criativa. “As pessoas estão perdendo seu foco e deixando de planejar suas atividades”, critica. Para ele, além destes serviços, a tecnologia também pode ser uma grande aliada na administração das atividades diárias. Mas como não são todas as pessoas que podem aproveitar desta liberdade, ele dá algumas dicas simples de organização do tempo:

1º - Liste quais suas metas e objetivos;2º - Liste todas as atividades que você precisa realizar;3º - Dentro das suas metas, defina quais são suas prioridades dentro daquilo que você precisa fazer.

Quando a questão é tempo, até o desenvolvimento profissional acaba sendo deixado de lado. Para atender estas pessoas que precisam aprender e aperfeiçoar o seu inglês com urgência, surgiram os chamados cursos de imersão. A Language Land, localizada na cidade paulista de Pindamonhangaba, oferece esse tipo de serviço. A gerente comercial da escola, Cláudia Pirani, explica que há três tipos de curso: de dois, cinco e sete dias. “O mais indicado é o de sete dias porque há um tempo maior de exposição à língua”. Para participar é necessário fazer um teste virtual

de conhecimento para que o aluno seja encaixado nos grupos de acordo com o seu grau de envolvimento com a língua inglesa.

O programa conta com períodos de aulas de seis horas por dia além de atividades complementares como dramatizações e apresentações musicais. “Os participantes aproveitam bastante o tempo que passam aqui, até porque não é um investimento muito barato”, esclarece Cláudia.

Consumo noturno

A Livraria Siciliano da Cidade Jardim é uma boa opção para os “esquecidos”. Isso porque eles podem encontrar CDs, livros, revistas nacionais e importadas durante toda a madrugada, já que a livraria não fecha nunca. “O horário mais movimentado na madrugada é entre 1h00 e 2h00 da manhã”, conta Rejane Helena Zambon, gerente de marketing. O público que compra livros neste horário é formado na maior parte por profissionais liberais, artistas, publicitários e moradores da região.

Mas não são só os produtos que atraem o público. Além da facilidade de acesso, os profissionais também procuram a livraria para tomarem café enquanto olham as últimas novidades. “Nossos clientes são formadores de opinião e estão sempre em busca de tendências, por isso precisamos oferecer o que há de mais novo em termos de música e produtos editoriais”, ressalta Rejane.