ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – VISÃO GERAL (GESTÃO … · AULA IV ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS...
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AULA IV
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS – VISÃO GERAL
(GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONINAIS)
Professor Granjeiro
Áreas de materiais – sistema e subsistemas
Departamento de suprimento – sistema
(adm de material)
ADM MATERIAL
SETOR DE COMPRAS SETOR ALMOXARIFADO SETOR DE PATRIMÔNIO
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TRT Diretoria Geral
Diretoria de Administração
Secretaria de Material e Logística
Gestão de contratos
Patrimônio
Almoxarifado
Coordenaria de contratos e licitações
Compras/contrações
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Conceitos básicos 1. Gestão de materiais
C1 – É o conjunto de procedimentos que envolvem:
as compras;
a recepção;
o cadastramento;
a movimentação;
o controle; e
A expedição de materiais destinados a suprir as necessidades das diversas unidades dos órgãos e entidades requisitantes.
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C2 – É um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma organização, de forma
centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais
necessários ao bom desempenho das respectivas competências básicas. Abrangem:
as compras (contratatações/aquisições);
o recebimento,
a aceitação,
a armazenagem;
o fornecimento aos setores requisitantes;
a alienação;
a conservação dos bens;
e as operações gerais do controle de estoque.
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C3 – Sistema integrado de subsistemas que interagem para dotar a
administração de meios (recursos) necessários ao suprimento de materiais
imprescindíveis ao bom funcionamento da organização:
- no tempo certo;
- na quantidade certa;
- na qualidade exigida; e
- pelo menor custo.
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02 – Material (IN nº 205/PR, de 1988)
Designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes,
acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens, bem como
aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos,
embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis.
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03 – Estoque: é todo o material existente na organização: matéria-prima,
produtos em fabricação e produtos acabados.
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04 – Almoxarifado: é o local/espaço onde ficam armazenados todos os
produtos (o estoque).
É responsável pela gestão (guarda) dos estoques, compreendendo:
a guarda;
a preservação;
a recepção (recebimento e conferência do material);
e a expedição de material.
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05 – Depósito: é o local – temporário – onde fica o material antes de ser
enviado para o seu destino final (para o requisitante, por exemplo).
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06 – Aceitação: é a operação segundo a qual se declara, na documentação
fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas.
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07 – Armazenagem: compreende a guarda, a localização, a segurança e a
preservação do material adquirido, a fim de suprir adequadamente as
necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do
órgão ou entidade.
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10. Distribuição: é o processo pelo qual se faz chegar o material em
perfeitas condições ao usuário.
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11. Gestão de estoque: subsistema responsável pela gestão econômica
dos estoques, compreendendo:
a análise;
a previsão;
o controle; e
o ressuprimento de material.
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Importante! É o setor de estoque que acompanha e controla o nível de estoque e o
investimento financeiro envolvido.
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12 – Just In Case (JIC)
O JIC trabalha com o sistema de metas, ou seja, a empresa produz o que
planeja e impõe a mercadoria ao consumidor.
Estoques elevados
Lotes elevados de produção
Vários fornecedores
Manutenção centralizada
Operação na máxima capacidade
Linha de produção
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13 – Just In Time (JIT)
Já o JIT trabalha com um sistema de pesquisa com relação à
necessidade do mercado e, com isso, atrai o consumidor.
Estoques zero
Lotes unitários
Produz somente em função da demanda
Parceria com fornecedores
Manutenção compartilhada
Reduz custos de produção
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14 – Alienação é toda transferência de bens a terceiros.
Móveis
Avaliação Prévia e Licitação (concorrência, leilão ou
concurso)
Imóveis Administração direta, autarquias e fundações pública
Avaliação prévia, autorização legislativa e licitação na modalidade de concorrência
Imóveis Empresas Estatais Avaliação Prévia e Licitação
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OBS.:
1. A transferência do domínio poderá ocorrer pela venda, compra,
permuta, doação, etc.
2. A administração poderá optar pelo leilão quando couber convite, e,
em qualquer caso, pela concorrência.
3. Decorridos mais de 60 dias da avaliação, o material deverá ter o valor
automaticamente atualizado.
4. Será dispensada a licitação, quando imóveis, nos casos de doação,
dação em pagamento, permuta, etc.
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15 - Classificação de materiais: classificar um material é agrupá-lo segundo
sua forma, dimensão, peso, tipo, uso, etc. É ordená-lo segundo critérios
adotados, agrupando de acordo com a semelhança, sem, contudo, causar
confusão ou dispersão no espaço e alteração na qualidade.
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1°) Catalogação: é a PRIMEIRA FASE do processo de classificação de
materiais e consiste em ordenar, de forma lógica, todo um conjunto de
dados relativos aos itens IDENTIFICADOS, CODIFICADOS e
CADASTRADOS, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas áreas
da ORGANIZAÇÃO.
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2º) Especificação: é uma DESCRIÇÃO minuciosa para possibilitar melhor
entendimento entre consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material
a ser requisitado.
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3º) Normalização: maneira pela qual devem ser utilizados os materiais em
suas diversas finalidades e da padronização e identificação do material, de
modo que tanto o usuário como o almoxarifado possam requisitar e atender
os itens utilizando a mesma terminologia. Estabelecer normas técnicas
(ABNT).
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4º) Codificação: é a representação dos dados descritos de um material
por meio de um símbolo de composição alfabética, numérica ou
alfanumérica.
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5º) Padronização: é o processo pelo qual se ELIMINA VARIEDADES
DESNECESSÁRIAS, que, sendo geralmente adquiridas em pequenas
quantidades, encarecem sobremaneira os materiais de uso normal.
Dentro dessa conceituação de padronização, estabelecem-se padrões
de medição, qualidade, peso, dimensão do material, etc.
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6º) Identificação: é a análise e o registro padronizado dos dados descritos
de cada material, incluindo as suas características técnicas.
Observação: um bom método de classificação de materiais deverá reunir
algumas características ou atributos: abrangência (conjunto de
características), flexibilidade (permite interfaces entre os diversos tios de
classificação) e praticidade (simples e direta).
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Principais tipos de classificação de materiais: I. Materiais críticos: são materiais de reposição específica, cuja demanda
não é previsível e a decisão de estocar tem como base o risco. A
quantidade de material cadastrado como crítico deve ser mínima. O
material pode ser crítico por problema de obtenção (importado), razões
econômicas (alto custo de armazenagem ou transporte), etc.
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II. Quanto à importância: leva em conta a imprescindibilidade ou ainda o
grau de dificuldade para se obter o material.
• Materiais X: materiais de aplicação não importante, com similares na
empresa;
• Materiais Y: materiais de média importância para a empresa, com ou
sem similar;
• Materiais Z: materiais de importância vital, sem similar na empresa, e
sua falta ocasiona paralisação da produção.
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III. Quanto ao consumo:
• Materiais A: materiais de grande valor de consumo;
• Materiais B: materiais de médio valor de consumo;
• Materiais C: materiais de baixo valor de consumo.
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16 – Inventário: conjunto de ações de controle (contagens físicas) de seus
itens em estoques, em confronto com as informações registradas no
sistema de administração de material e/ou patrimonial próprio.
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Tipos de inventário:
16.1 – Rotativo: contagem em períodos regulares de tempo
(permanentemente), para itens de alta rotatividade.
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16.2 – Periódico: contagem em determinados períodos preestabelecidos,
pelo menos uma vez ao ano fiscal.
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Acurácia: Conferência do estoque físico em confronto com os registros.
FÓRMULA
A = nº de itens com registro / nº total de itens
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17 – Princípios do processo de compra:
• legalidade;
• impessoalidade e isonomia;
• moralidade e probidade;
• publicidade;
• viculação ao instrumento convocatório;
• julgamento objetivo;
• celeridade.
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18 – Critérios das contratações e alienações:
I. menor preço;
II. melhor técnica;
III. técnica e preço;
IV. maior lance ou melhor oferta;
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19 – PREVISÃO DE ESTOQUES
- É, normalmente, baseada em informações repassadas pelo setor de
vendas para o setor de compras.
Fatores que afetam a demanda: sazonalidade, promoções/boas
estratégias de marketing, modismo, aumento da produção, crises
econômicas, etc.
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20 – Custos envolvidos na mantença de estoques:
a. juros;
b. aluguel;
c. seguros;
d. salários e encargos;
e. obsolescência;
f. deterioração;
g. equipamentos para movimentação;
h. depreciação – bens móveis, imóveis e semoventes estão sujeitos à depreciação,
conforme a expectativa de vida útil de cada item. Ex: animais, 5 anos; imóveis,
20 anos; etc.
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21 – Métodos de avaliação de estoques.
21.1 – Método do último período – análise do consumo pelo último
período.
21.2 – Método da média aritmética = somatório dos consumos/número
de eventos.
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22 – Níveis de estoque
22.1 – Ponto de Pedido (PP)
PP = (C. TR) + ES
Onde
C = consumo mensal/normal
TR = tempo de reposição
ES = estoque de segurança (ou estoque mínimo)
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23 – Lote Econômico de Compras (LEC)
Representa a quantidade de materiais comprada pela empresa que reduz
o custo de manutenção de estoque.
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24 – ESTOQUE DE SEGURANÇA (ES): é uma quantidade de estoques que se
tem, mas que não se deseja usar. É calculado apenas para suprir uma
segurança em casos de variações inesperadas, algo que você não pode
prever ou controlar: problemas no fornecedor, atrasos na entrega, uma
demanda que não foi prevista, etc.
ES = C (consumo) X K (coeficiente de grau de atendimento)
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25 – Avaliação de estoque
PEPS: Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (FIFO – First In, First Out).
No método PEPS, usa-se o custo do lote mais antigo quando da venda
da mercadoria até que se esgotem as quantidades desse estoque; daí
parte-se para o segundo lote mais antigo e assim sucessivamente.
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II) UEPS: Último a Entrar, Primeiro a Sair (LIFO – Last In, First Out). O
custo do estoque é determinado como se as unidades mais recentes
adicionadas ao estoque (últimas a entrar) fossem as primeiras unidades
vendidas (saídas) (primeiro a sair). No método UEPS, o custo dos itens
vendidos/saídos tende a refletir o custo dos itens mais recentemente
comprados (comprados ou produzidos, e assim, os preços mais
recentes).
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III) Custo médio: esse método, também chamado de método da média
ponderada ou média móvel, baseia-se na aplicação dos custos médios
em lugar dos custos efetivos. O método de avaliação do estoque ao
custo médio é aceito pelo fisco e usado amplamente.
No Brasil, a legislação do imposto de renda permite apenas o PEPS e a
Média Ponderada Móvel para fins de contabilidade de custos.
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