Administracao de Materiais

APOSTILA DE ADMINISTRAO DE RECURSOS

MATERIAIS E PATRIMONIAIS

UMA VISO GERAL SOBRE ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

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ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

1. AS EMPRESAS E SEUS RECURSOS Toda produo depende da existncia conjunta de trs fatores de produo:

natureza, capital e trabalho, integrados por um quarto fator denominado empresa. Para os economistas, todo processo produtivo se fundamenta na conjuno desses quatro

fatores de produo.

Os quatro fatores de produo.

Cada um dos quatro fatores de produo tem uma funo especfica, a saber:

a) Natureza: o fator que fornece os insumos necessrios produo, como as

matrias-primas, os materiais, a energia etc. o fator de produo que

proporciona as entradas de insumos para que a produo possa se realizar.

Dentre os insumos, figuram os materiais e matrias-primas;

b) Capital: o fator que fornece o dinheiro necessrio para adquirir os insumos e

pagar o pessoal. O capital representa o fator de produo que permite meios

para comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de produo;

c) Trabalho: o fator constitudo pela mo-de-obra, que processa e transforma os

insumos, atravs de operaes manuais ou de mquinas e ferramentas, em

produtos acabados ou servios prestados. O trabalho representa o fator de

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produo que atua sobre os demais, isto , que aciona e agiliza os outros

fatores de produo. comumente denominado mo-de-obra, porque se refere

principalmente ao operrio manual ou braal que realiza operaes fsicas

sobre as matrias-primas, com ou sem o auxlio de mquinas e equipamentos;

d) Empresa: o fator integrador capaz de aglutinar a natureza, o capital e o

trabalho em um conjunto harmonioso que permite que o resultado alcanado

seja muito maior do que a soma dos fatores aplicados no negcio. A empresa

constitui o sistema que aglutina e coordena todos os fatores de produo

envolvidos, fazendo com que o resultado do conjunto supere o resultado que

teria cada fator isoladamente. Isto significa que a empresa tem um efeito

multiplicador, capaz de proporcionar um ganho adicional, que o lucro. Mas

adiante, ao falarmos de sistemas, teremos a oportunidade de conceituar esse

efeito multiplicador, tambm denominado efeito sinergstico ou sinergia.

Modernamente, esses fatores de produo costumam ser denominados

recursos empresariais. Os principais recursos empresariais so: Recursos Materiais, Recursos Financeiros, Recursos Humanos, Recursos Mercadolgicos e Recursos

Administrativos. Veja Figura:

2. UMA INTRODUO HISTRICA ADMINISTRAO DE MATERIAIS

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A atividade de material existe desde a mais remota poca, atravs das trocas de

caas e de utenslios at chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revoluo

Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias algo to antigo quanto a

existncia do ser humano.

A Revoluo Industrial, meados dos sc. XVIII e XIX, acirrou a concorrncia de

mercado e sofisticou as operaes de comercializao dos produtos, fazendo com que

compras e estoques ganhassem maior importncia. Este perodo foi marcado por

modificaes profundas nos mtodos do sistema de fabricao e estocagem em maior

escala. O trabalho, at ento, totalmente artesanal foi em parte substitudo pelas

mquinas, fazendo com a produo evolusse para um estgio tecnologicamente mais

avanado e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma pelas

administraes. A constante evoluo fabril, o consumo, as exigncias dos consumidores,

o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso Administrao de

Materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma cincia das mais

importantes para o alcance dos objetivos de uma organizao, seja ela qualquer que

fosse.

Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais

devem ser administrados cientificamente foi, sem dvida, as duas grandes guerras

mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas como, principalmente, o

empreendimento de Napoleo Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o

fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importncia e que

determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratgias por

mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados.

Munies, equipamentos, vveres, vesturios adequados, combustveis foram, so e

sero necessrios sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que

administrar materiais como administrar informaes: quem os tm quando necessita,

no local e na quantidade necessria, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido.

Para refletir: Nos dias de hoje - Qual ser a importncia da Administrao de Materiais no projeto de um nibus espacial?.

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3. ADMINISTRAO DE MATERIAIS: DEFINIES

A Administrao de Materiais definida como sendo um conjunto de atividades

desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinadas a suprir

as diversas unidades, com os materiais necessrios ao desempenho normal das

respectivas atribuies. Tais atividades abrangem desde o circuito de

reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o

fornecimento dos mesmos aos rgos requisitantes, at as operaes gerais de controle

de estoques etc.

Em outras palavras: A Administrao de Materiais visa garantia de existncia

contnua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o

compem, sem tornar excessivo o investimento total.

A Administrao de Materiais moderna conceituada e estudada como um

Sistema Integrado em que diversos subsistemas prprios interagem para constituir um

todo organizado. Destina-se a dotar a administrao dos meios necessrios ao

suprimento de materiais imprescindveis ao funcionamento da organizao, no tempo oportuno, na quantidade necessria, na qualidade requerida e pelo menor custo.

A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no

tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretar, em regra,

estoques altos, acima das necessidades imediatas da organizao. Por outro lado, a

providncia do suprimento aps esse momento poder levar a falta do material

necessrio ao atendimento de determinada necessidade da administrao. Do mesmo

modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas conseqncias: quantidades

alm do necessrio representam inverses em estoques ociosos, assim como,

quantidades aqum do necessrio podem levar insuficincia de estoque, o que

prejudicial eficincia operacional da organizao.

Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessria, acarretam, se mal

planejados, alm de custos financeiros indesejveis, lucros cessantes, fatores esses

decorrentes de quaisquer das situaes assinaladas. Da mesma forma, a obteno de

material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta

custos financeiros maiores, retenes ociosas de capital e oportunidades de lucro no

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realizadas. Isto porque materiais, nestas condies podem implicar em paradas de

mquinas, defeitos na fabricao ou no servio, inutilizao de material, compras

adicionais, etc.

Os subsistemas da Administrao de Materiais, integrados de forma sistmica,

fornecem, portanto, os meios necessrios consecuo das quatro condies bsicas

alinhadas acima, para uma boa Administrao de material.

Decompondo esta atividade atravs da separao e identificao dos seus

elementos componentes, encontramos as seguintes subfunes tpicas da Administrao

de Materiais, alm de outras mais especficas de organizaes mais complexas:

a.1 - Subsistemas Tpicos:

a.1.1- Controle de Estoque - subsistema responsvel pela gesto econmica dos estoques, atravs do planejamento e da programao de material, compreendendo a

anlise, a previso, o controle e o ressuprimento de material. O estoque necessrio

para que o processo de produo-venda da empresa opere com um nmero mnimo de

preocupaes e desnveis. Os estoques podem ser de: matria-prima, produtos em

fabricao e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o

nvel de estoque e o investimento financeiro envolvido.

a.1.2- Classificao de Material - subsistema responsvel pela identificao (especificao), classificao, codificao, cadastramento e catalogao de material.

a.1.3- Aquisio / Compra de Material - subsistema responsvel pela gesto, negociao e contratao de compras de material atravs do processo de licitao. O

setor de Compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matria-prima. da

responsabilidade de Compras assegurar que as matrias-primas exigida pela Produo

estejam disposio nas quantidades certas, nos perodos desejados. Compras no

somente responsvel pela quantidade e pelo prazo, mas precisa tambm realizar a

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compra em preo mais favorvel possvel, j que o custo da matria-prima um

componente fundamental no custo do produto.

a.1.4- Armazenagem / Almoxarifado - subsistema responsvel pela gesto fsica dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservao, embalagem, recepo e

expedio de material, segundo determinadas normas e mtodos de armazenamento. O

Almoxarifado o responsvel pela guarda fsica dos materiais em estoque, com exceo

dos produtos em processo. o local onde ficam armazenados os produtos, para atender

a produo e os materiais entregues pelos fornecedores

a.1.5- Movimentao de Material - subsistema encarregado do controle e normalizao das transaes de recebimento, fornecimento, devolues, transferncias de materiais e

quaisquer outros tipos de movimentaes de entrada e de sada de material.

a.1.6 - Inspeo de Recebimento - subsistema responsvel pela verificao fsica e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificao dos

atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade.

a.1.7 - Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras.

a.2 - Subsistemas Especficos: a.2.1 - Inspeo de Suprimentos - subsistema de apoio responsvel pela verificao da aplicao das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da

Administrao de Materiais em toda a organizao, analisando os desvios da poltica de

suprimento traada pela administrao e proporcionando solues.

a.2.2 - Padronizao e Normalizao - subsistema de apoio ao qual cabe a obteno de menor nmero de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de

unificao e especificao dos mesmos, propondo medidas de reduo de estoques.

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a.2.3 - Transporte de Material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela poltica e pela execuo do transporte, movimentao e distribuio de material. A colocao do

produto acabado nos clientes e as entregas das matrias-primas na fbrica de

responsabilidade do setor de Transportes e Distribuio. nesse setor que se executa a

Administrao da frota de veculos da empresa, e/ou onde tambm so contratadas as

transportadoras que prestam servios de entrega e coleta.

A integrao destas subfunes funciona como um sistema de engrenagens que

aciona a Administrao de Material e permite a interface com outros sistemas da

organizao. Assim, quando um item de material recebido do fornecedor, houve, antes,

todo um conjunto de aes inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de

Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro.

Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeo

acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeo fsica e documental so

encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem

prprias e demais providncias, ao mesmo tempo que o subsistema de Controle de

Estoque informado para proceder aos registros fsicos e contbeis da movimentao de

entrada. O subsistema de Cadastro tambm informado, para encerrar o dossi de

compras e processar as anotaes cadastrais pertinentes ao fornecimento. Os materiais

recusados pelo subsistema de Inspeo so devolvidos ao fornecedor. A devoluo

providenciada pelo subsistema de Aquisio que aciona o fornecedor para essa

providncia aps ser informado, pela Inspeo, que o material no foi aceito. Igualmente,

o subsistema de Cadastro informado do evento para providenciar o encerramento do

processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes.

Quando o material requisitado dos estoques, este evento comunicado ao subsistema

de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede baixa fsica e

contbil, podendo, gerar com isso, uma ao de ressuprimento. Neste caso, emitida

pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para

que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto

organizao pelo subsistema de Cadastro. Aps a concretizao da compra, o

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subsistema de Cadastro tambm fica responsvel para providenciar, junto aos

fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo,

novamente, por ocasio do recebimento de material.

Todos esses subsistemas no aparecem configurados na Administrao de

Materiais de qualquer organizao. As partes componentes desta funo dependem do

tamanho, do tipo e da complexidade da organizao, da natureza e de sua atividade-fim,

e do nmero de itens do inventrio.

4. RESPONSABILIDADE E ATRIBUIES DA ADMINISTRAO DE MATERIAIS

a) suprir, atravs de Compras, a empresa, de todos os materiais necessrios ao

seu funcionamento;

b) avaliar outras empresas como possveis fornecedores;

c) supervisionar os almoxarifados da empresa;

d) controlar os estoques;

e) aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques

Mnimos, Lotes Econmicos e outros ndices necessrios ao gerenciamento

dos estoques, segundo critrios aprovados pela direo da empresa;

f) manter contato com as Gerncias de Produo, Controle de Qualidade,

Engenharia de Produto, Financeira etc.

g) estabelecer sistema de estocagem adequado;

h) coordenar os inventrios rotativos.

5. OBJETIVOS PRINCIPAIS DA ADMINISTRAO DE MATERIAIS E REC. PATRIMONIAIS

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A Administrao de Materiais tem por finalidade principal assegurar o contnuo

abastecimento de artigos necessrios para comercializao direta ou capaz de atender

aos servios executados pela empresa.

As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus

produtos possam ser competitivos no mercado.

Mais especificamente, os materiais precisam ser de qualidade produtiva para

assegurar a aceitao do produto final. Precisam estar na empresa prontos para o

consumo na data desejada e com um preo de aquisio acessvel, a fim de que o

produto possa ser competitivo e assim, dar empresa um retorno satisfatrio do capital

investido.

Segue os principais objetivos da rea de Administrao de Recursos Materiais e

Patrimoniais: a) Preo Baixo - este o objetivo mais bvio e, certamente um dos mais

importantes. Reduzir o preo de compra implica em aumentar os lucros, se

mantida a mesma qualidade;

b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilizao do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;

c) Baixo Custo de Aquisio e Posse - dependem fundamentalmente da eficcia das reas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras;

d) Continuidade de Fornecimento - resultado de uma anlise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produo, expedio e

transportes so afetados diretamente por este item;

e) Consistncia de Qualidade - a rea de materiais responsvel apenas pela qualidade de materiais e servios provenientes de fornecedores externos. Em

algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou servios constituem-se no

nico objetivo da Gerncia de Materiais;

f) Despesas com Pessoal - obteno de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o

objetivo obter maior lucro final. As vezes compensa investir mais em

pessoal porque pode-se alcanar com isto outros objetivos, propiciando maior

benefcio com relao aos custos ;

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g) Relaes Favorveis com Fornecedores - a posio de uma empresa no mundo dos negcios , em alto grau determinada pela maneira como negocia

com seus fornecedores;

h) Aperfeioamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptido de seu pessoal;

i) Bons Registros - so considerados como o objetivo primrio, pois contribuem para o papel da Administrao de Material, na sobrevivncia e nos lucros da

empresa, de forma indireta.

6. TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA ADMINISTRAO DE MATERIAIS

a) Artigo ou Item - designa qualquer material, matria-prima ou produto acabado que faa parte do estoque;

b) Unidade - identifica a medida, tipo de acondicionamento, caractersticas de apresentao fsica ( caixa, bloco, rolo, folha, litro, galo, resma, vidro, pea,

quilograma, metro, .... );

c) Pontos de Estocagem - locais aonde os itens em estoque so armazenados e sujeitos ao controle da administrao;

d) Estoque - conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no almoxarifado espera de utilizao futura e que permite suprir regularmente

os usurios, sem causar interrupes s unidades funcionais da organizao;

e) Estoque Ativo ou Normal - o estoque que sofre flutuaes quanto a quantidade, volume, peso e custo em conseqncia de entradas e sadas;

f) Estoque Morto ou Inativo - no sofre flutuaes, esttico; g) Estoque Empenhado ou Reservado - quantidade de determinado item, com

utilizao certa, comprometida previamente e que por alguma razo permanece

temporariamente em almoxarifado. Est disponvel somente para uma

aplicao ou unidade funcional especfica;

h) Estoque de Recuperao - quantidades de itens constitudas por sobras de retiradas de estoque, salvados ( retirados de uso atravs de desmontagens)

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etc., sem condies de uso, mas passveis de aproveitamento aps

recuperao, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais

Recuperados, aps a obteno de sua condies normais;

i) Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservveis - constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inteis que devem

ser eliminados. Constitui um Estoque Morto;

j) Estoque Disponvel - a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso;

k) Estoque Terico - o resultado da soma do disponvel com a quantidade

pedida, aguardando o fornecimento;

l) Estoque Mnimo: a menor quantidade de um artigo ou item que dever existir

em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergncia ( falta )

provocada por consumo anormal ou atraso de entrega;

m) Estoque Mdio, Operacional: considerado como sendo a metade da

quantidade necessria para um determinado perodo mais o Estoque de

Segurana;

n) Estoque Mximo: a quantidade necessria de um item para suprir a organizao em um perodo estabelecido mais o Estoque de Segurana;

o) Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento: a quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a anlise para

ressuprimento do item;

p) Ponto de Chamada de Emergncia: a quantidade que quando atingida

requer medidas especiais para que no ocorra ruptura no estoque.

Normalmente igual a metade do Estoque Mnimo;

q) Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de determinado item zera ( E = 0 ). A continuao das solicitaes e o no atendimento a caracteriza;

r) Freqncia - o nmero de vezes que um item solicitado ou comprado em um determinado perodo;

s) Quantidade a Pedir - a quantidade de um item que dever ser fornecida ou

comprada;

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t) Tempo de Tramitao Interna: o tempo que um documento leva, desde o

momento em que emitido at o momento em que a compra formalizada;

u) Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalizao do contrato

bilateral de compra at a data de recebimento da mercadoria;

v) Tempo de Reposio, Ressuprimento: tempo decorrido desde a emisso do documento de compra ( requisio ) at o recebimento da mercadoria;

w) Requisio ou Pedido de Compra - documento interno que desencadeia o processo de compra;

x) Coleta ou Cotao de Preos: documento emitido pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor Proposta de Fornecimento. Esta Coleta dever conter

todas as especificaes que identifiquem individualmente cada item;

y) Proposta de Fornecimento - documento no qual o fornecedor explicita as condies nas quais se prope a atender (preo, prazo de entrega, condies

de pagamento etc);

z) Mapa Comparativo de Preos - documento que serve para confrontar condies de fornecimento e decidir sobre a mais vivel;

aa) Contato, Ordem ou Autorizao de Fornecimento: documento formal,

firmado entre comprador e fornecedor, que juridicamente deve garantir a ambos

(fornecimento x pagamento);

bb) Custo Fixo:- o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas ( mo-de-obra, despesas administrativas, de manuteno etc. );

cc) Custo Varivel - existe em funo das variaes de quantidade e de despesas

operacionais;

dd) Custo de Manuteno de Estoque, Posse ou Armazenagem: so os custos

decorrentes da existncia do item ou artigo no estoque. Varia em funo do

nmero de vezes ou da quantidade comprada;

ee) Custo de Obteno de Estoque, do Pedido ou Aquisio: constitudo pela

somatria de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de

uma compra. Varia em funo do nmero de pedidos emitidos ou das

quantidades compradas.

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ff) Custo Total: o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o

Custo de Aquisio;

gg) Custo Ideal: aquele obtido no ponto de encontro ou interseo das curvas dos Custos de Posse e de Aquisio. Representa o menor valor do Custo Total.

7. FLUXO DAS ATIVIDADES

Com

Anlise de mercado ou nec Prod

Programao e controle de estoque

Compra

Recebimento

Armazenamento

Consumo ou comercializa-o

Controle do Estoque

Anlise economico financeira

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Analisando o esquema acima, percebemos a relao de interdependncia.

Anlise de mercado ou necessidade de produo: permite avaliar a capacidade de consumo.

Anlise economico financeira: atravs dela que se analisa a capacidade empresarial, as despesas e a lucratividade, visualizando assim as possibilidades de

investimento.

Programao e controle de estoque: consiste em definir o estoque ideal para as necessidades da empresa, e o controle visa, rapidez de atendimento, menor

aplicao do capital de giro, possibilidades de rotatividade do estoque, etc.

Compras: A funo de compras um segmento essencial do departamento de materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais

ou servios, planej-las quantitativamente e satisfaz-las no momento certo com as

quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e

providenciar armazenamento.

Os objetivos bsicos de uma seo de compras so: A) Comprar materiais e insumos aos menores preos, obedecendo

padres de qualidade e quantidade;

B) Procurar sempre dentro de uma negociao justa e honesta as

melhores condies para a empresa, principalmente as de

pagamento.

Para efetuar uma boa compra, a empresa deve seguir certos mandamentos que

incluem a verificao de prazos, preos, qualidade e volume. Deve-se manter cadastros

de fornecedores, analis-los, fazer uma seleo e procurar ter uma bom relacionamento

com o mercado fornecedor.

Entre as caracteristicas bsicas de um sistema adequado de compras, podemos

destacar:

A) Sistema de compras a trs cotaes: Tem por finalidade partir de um

nmero mnimo de cotaes para encorajar novos competidores. A pr-

seleo dos concorrentes qualificados evita o dispndio de tempo com

um grande nmero de fornecedores.

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B) Sistema de preos objetivos: O conhecimento prvio do preo justo,

alm de ajudar nas decises do comprador, proporciona uma verificao

dupla no sistema de cotaes. Pode ainda ajudar os fornecedores a

serem competitivos, mostrando-lhes que seus preos esto fora de

concorrncia.

C) Duas ou mais aprovaes: No mnimo duas pessoas esto envolvidas

em cada deciso da escolha do fornecedor. Isto estabelece uma defesa

dos interesses da empresa pela garantia de um melhor julgamento,

protegendo o comprador ao possibilitar reviso de uma deciso

individual.

D) Documentao escrita: Documentao anexa ao pedido, possibilita no

ato da Segunda assinatura, o exame de cada fase de negociao,

permite reviso e estar sempre disponvel junto ao processo de

compra para esclarecer qualquer dvida posterior.

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GESTO DE ESTOQUE

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GESTO DE ESTOQUES

1. A GESTO DE ESTOQUE

A gesto de estoque , basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores

de valor econmico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material ,

numa organizao.

Os investimentos no so dirigidos por uma organizao somente para aplicaes

diretas que produzam lucros, tais como os investimentos em mquinas e em

equipamentos destinados ao aumento da produo e, conseqentemente, das vendas.

Outros tipos de investimentos, aparentemente, no produzem lucros. Entre estes

esto as inverses de capital destinadas a cobrir fatores de risco em circunstncias

imprevisveis e de soluo imediata. o caso dos investimentos em estoque, que evitam

que se perca dinheiro em situao potencial de risco presente. Por exemplo, na falta de

materiais ou de produtos que levam a no realizao de vendas, a paralisao de

fabricao, a descontinuidade das operaes ou servios etc., alm dos custos adicionais

e excessivos que, a partir destes fatores, igualam, em importncia estratgica e

econmica, os investimentos em estoque aos investimentos ditos diretos.

Porm, toda a aplicao de capital em inventrio priva de investimentos mais

rentveis uma organizao industrial ou comercial. Numa organizao pblica, a privao

em relao a investimentos sociais ou em servios de utilidade pblica.

A gesto dos estoques visa, portanto, numa primeira abordagem, manter os

recursos ociosos expressos pelo inventrio, em constante equilbrio em relao ao nvel

econmico timo dos investimentos. E isto obtido mantendo estoques mnimos, sem

correr o risco de no t-los em quantidades suficientes e necessrias para manter o fluxo

da produo da encomenda em equilbrio com o fluxo de consumo.

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1.1 NATUREZA DOS ESTOQUES

Estoque a composio de materiais - materiais em processamento, materiais

semi-acabados, materiais acabados - que no utilizada em determinado momento na

empresa, mas que precisa existir em funo de futuras necessidades. Assim, o estoque

constitui todo o sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de

produo de seus produtos/servios.

Os estoques podem ser entendidos ainda, de forma generalizada, como certa

quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante e renovados,

permanentemente, para produzir lucros e servios. So lucros provenientes das vendas e

servios, por permitirem a continuidade do processo produtivo das organizaes.

Representam uma necessidade real em qualquer tipo de organizao e, ao mesmo

tempo, fonte permanente de problemas, cuja magnitude funo do porte, da

complexidade e da natureza das operaes da produo, das vendas ou dos servios.

A manuteno dos estoques requer investimentos e gastos muitas vezes elevados.

Evitar sua formao ou, quando muito, t-los em nmero reduzido de itens e em

quantidades mnimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de no ser satisfeita a

demanda dos usurios ou dos consumidores em geral, representa um ideal conflitante

com a realidade do dia-a-dia e que aumenta a importncia da sua gesto.

A acumulao de estoques em nveis adequados uma necessidade para o

normal funcionamento do sistema produtivo. Em contrapartida, os estoques representam

um enorme investimento financeiro. Deste ponto de vista, os estoques constituem um

ativo circulante necessrio para que a empresa possa produzir e vender com um mnimo

risco de paralisao ou de preocupao. Os estoques representam um meio de

investimento de recursos e podem alcanar uma respeitvel parcela dos ativos totais da

empresa. A administrao dos estoques apresenta alguns aspectos financeiros que

exigem um estreito relacionamento com a rea de finanas, pois enquanto a

Administrao de Materiais est voltada para a facilitao do fluxo fsico dos materiais e

o abastecimento adequado produo e a vendas, a rea financeira est preocupada

com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplicao dos recursos empresariais.

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A incerteza de demanda futura ou de sua variao ao longo do perodo de

planejamento; da disponibilidade imediata de material nos fornecedores e do cumprimento

dos prazos de entrega; da necessidade de continuidade operacional e da remunerao do

capital investido, so as principais causas que exigem estoques permanentemente mo

para o pronto atendimento do consumo interno e/ou das vendas. Isto mantm a paridade

entre esta necessidade e as exigncias de capital de giro.

essencial, entretanto, para a compreenso mais ntida dos estoques, o

conhecimento das principais funes que os mesmos desempenham nos mais variados

tipos de organizao, e que conheamos as suas diferentes espcies. Ter noo clara

das diversas naturezas de inventrio, dentro do estudo da Administrao de Material,

evita distores no planejamento e indica gesto a forma de tratamento que deve ser

dispensado a cada um deles, alm de evitar que medidas corretas, aplicadas ao estoque

errado, levem a resultados desastrosos, sobretudo, se considerarmos que, vezes,

considerveis montantes de recursos esto vinculados a determinadas modalidades de

estoque.

Cada espcie de inventrio segue comportamentos prprios e sofre influncias

distintas, embora se sujeitando, em regra, aos mesmos princpios e s mesmas estruturas

de controle. Assim, por exemplo, os estoques destinados venda so sensveis s

solicitaes impostas pelo mercado e decorrentes das alteraes da oferta e procura e da

capacidade de produo, enquanto os destinados ao consumo interno da empresa so

influenciados pelas necessidades contnuas da produo, manuteno, das oficinas e dos

demais servios existentes.

J outras naturezas de estoque podem apresentar caractersticas bem prprias

que, no esto sujeitas a influncia alguma. o caso dos estoques de sucata, no

destinada ao reprocessamento ou beneficiamento e formados de refugos de fabricao ou

de materiais obsoletos e inservveis destinados alienao e outros fins. Em uma

indstria, estes estoques podem vir a formar-se aleatoriamente, ao longo do tempo,

caracterizando-se como contingncias de armazenagem. Acabam representando,

mesmo, para algumas organizaes, verdadeiras fontes de receitas ( extra-operacional ),

enquanto os estoques destinados ao consumo interno constituem-se, to somente, em

despesas. Entretanto, esta diviso por si s, pode trazer dvidas a partir da definio da

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natureza de cada um destes estoques. Se entendermos por produto acabado todo

material resultante de um processo qualquer de fabricao, e por matrias-primas todo

elemento bruto necessrio ao fabrico de alguma coisa, perdendo as suas caractersticas

fsicas originais, mediante o processo de transformao a que foi submetido, podemos

dizer, por exemplo, que a terra adubada, o cimento, a areia de fundio preparada com a

bentonita, o melao e outros produtos que so misturados a ela para dar maior

consistncia aos moldes que recebero o ao derretido para a confeco de peas

constituem-se em produtos acabados para seus fabricantes, e em matrias-primas para

seus consumidores que os utilizaro na fabricao de outros produtos.

Do mesmo modo, a terra, a argila, o melao e a areia, em seu estado natural,

podem constituir-se em insumos bsicos de produo ou em produtos acabados,

dependendo da finalidade ou do uso destes itens para a empresa. As porcas, as arruelas,

os parafusos etc., empregados na montagem de um equipamento, por exemplo, so

produtos semi-acabados para o montador, mas, para o fabricante que os

vendeu, trata-se de produtos-finais.

Diante dos exemplos apresentados, surge, naturalmente, outra classificao:

estoques de venda e de consumo interno. Para uma indstria, os produtos de sua

fabricao integraro os estoques de venda e, para outra, que os utilizar na produo de

outro bem, integraro os estoques de material de consumo. Por sua vez, o estoque de

venda pode desdobrar-se em estoque de varejo e de atacado. O estoque de consumo

pode subdividir-se em estoque de material especfico e geral. Este ltimo pode desdobrar-

se, ainda, em estoque de artigos de escritrio, de limpeza e conservao etc.

Temos assim, diferentes maneiras de se distinguir os estoques, considerando a

natureza, finalidade, uso ou aplicao etc. dos materiais que os compem. O importante,

todavia, nestas classificaes, que procuram mostrar os diferentes tipos de

estoque e o que eles representam para cada empresa, que elas servem de subsdios

valiosos para a (o): configurao de um sistema de material; estruturao dos

almoxarifados; estabelecimento do fluxo de informao do sistema; estabelecimento de

uma classificao de material; poltica de centralizao e descentralizao dos

almoxarifados; dimensionamento das reas de armazenagem; planejamento na forma de

controle fsico e contbil.

22

1.2 FUNES DO ESTOQUE

As principais funes do estoque so:

a) Garantir o abastecimento de materiais empresa, neutralizando os efeitos de:

- demora ou atraso no fornecimento de materiais;

- sazonalidade no suprimento;

- riscos de dificuldade no fornecimento.

b) Proporcionar economias de escala:

- atravs da compra ou produo em lotes econmicos;

- pela flexibilidade do processo produtivo;

- pela rapidez e eficincia no atendimento s necessidades.

Os estoques constituem um vnculo entre as etapas do processo de compra e venda -

no processo de comercializao em empresas comerciais - e entre as etapas de compra,

transformao e venda - no processo de produo em empresas industrias. Em qualquer

ponto do processo formado por essas etapas, os estoques desempenham um papel

importante na flexibilidade operacional da empresa. Funcionam como amortecedores das

entradas e sadas entre as duas etapas dos processos de comercializao e de produo,

pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilaes inesperadas de oferta

e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependncias das

diversas partes da organizao empresarial.

1.3 CLASSIFICAO DE ESTOQUES 1.3.1 Estoques de Matrias-Primas (MPs)

Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais bsicos que ingressam no

processo produtivo da empresa. So os tens iniciais para a produo dos

produtos/servios da empresa.

23

1.3.2 Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias

Os estoques de materiais em processamento - tambm denominados materiais em

vias - so constitudos de materiais que esto sendo processados ao longo das diversas

sees que compem o processo produtivo da empresa. No esto nem no almoxarifado

- por no serem mais MPs iniciais - nem no depsito - por ainda no serem Pas. Mais

adiante sero transformadas em Pas.

1.3.3 Estoques de Materiais Semi-acabados

Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente

acabados, cujo processamento est em algum estgio intermedirio de acabamento e

que se encontram tambm ao longo das diversas sees que compem o processo

produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo seu estgio mais avanado, pois

se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo

produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em PAs.

1.3.4 Estoques de Materiais Acabados ou Componentes

Os estoques de materiais acabados - tambm denominados componentes -

referem-se a peas isoladas ou componentes j acabados e prontos para serem

anexados ao produto. So, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando

juntadas, constituiro o PA.

1.3.5 Estoques de Produtos Acabados (Pas)

Os Estoques de Pas se referem aos produtos j prontos e acabados, cujo

processamento foi completado inteiramente. Constituem o estgio final do processo

produtivo e j passaram por todas as fases, como MP, materiais em processamento,

materiais semi-acabados, materiais acabados e Ps.

24

1.4 CONTROLE DE ESTOQUES

O objetivo bsico do controle de estoques evitar a falta de material sem que esta

diligncia resulte em estoque excessivos s reais necessidades da empresa.

O controle procura manter os nveis estabelecidos em equilbrio com as

necessidades de consumo ou das vendas e os custos da decorrentes. Para mantermos

este nvel de gua, no tanque, preciso que a abertura ou o dimetro do

ralo permita vazo proporcional ao volume de gua que sai pela torneira. Se fecharmos

com o ralo destampado, interrompendo, assim, o fornecimento de gua, o nvel, em

unidades volumtricas, chegar, aps algum tempo, a zero. Por outro lado, se a

mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazo, o nvel subir at o ponto de

transbordar. Ou, se o dimetro do raio permite a sada da gua, em volume maior que a

entrada no tanque, precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior para

compensar o excesso de escapamento e evitar o esvaziamento do tanque.

De forma semelhante, os nveis dos estoques esto sujeitos velocidade da

demanda. Se a constncia da procura sobre o material for maior que o tempo de

ressuprimento, ou estas providncias no forem tomadas em tempo oportuno, a fim de

evitar a interrupo do fluxo de reabastecimento, teremos a situao de ruptura ou de

esvaziamento do seu estoque, com prejuzos visveis para a produo, manuteno,

vendas etc.

Se, em outro caso, no dimensionarmos bem as necessidades do estoque,

poderemos chegar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento dos seus

nveis em relao demanda real, com prejuzos para a circulao de capital.

O equilbrio entre a demanda e a obteno de material, onde atua , sobretudo, o

controle de estoque, um dos objetivos da gesto.

1.4.1 FUNES DO CONTROLE DE ESTOQUE

Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente devemos descrever

suas funes principais que so:

25

a) determinar "o que" deve permanecer em estoque. Nmero de itens;

b) determinar "quando" se devem reabastecer os estoques. Periodicidade;

c) determinar "quanto" de estoque ser necessrio para um perodo

predeterminado; quantidade de compra;

d) acionar o Depto de Compras para executar aquisio de estoque;

e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as

necessidades;

f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer

informaes sobre a posio do estoque;

g) manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados

dos materiais estocados;

h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.

1.4.2 CLASSIFICAO ABC

A curva ABC um importante instrumento para o administrador; ela permite

identificar aqueles itens que justificam ateno e tratamento adequados quanto sua

administrao. Obtm-se a curva ABC atravs da ordenao dos itens conforme a sua

importncia relativa.

Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a seqncia dos itens e sua classificao

ABC, disso resulta imediatamente a aplicao preferencial das tcnicas de gesto

administrativas, conforme a importncia dos itens.

A curva ABC tem sido usada para a administrao de estoques, para definio de

polticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programao da produo e

uma srie de outros problemas usuais na empresa.

Aps os itens terem sido ordenados pela importncia relativa, as classes da curva

ABC podem ser definidas das seguintes maneiras:

Classe A: Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma ateno especial pela administrao.

Classe B: Grupo intermedirio.

26

Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentao, noentanto, requerem ateno pelo fato de gerarem custo de manter estoque.

Exemplo:

faturamento 100- 90- 80- 70- 60- 50- CLASSE CLASSE 40- "B" "C"

30- CLASSE 20- "A" 10- 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2000 2200 2400 n de itens A = 480 itens

B = 720 itens

C = 1200 itens

A classe "A" so os itens que nesse caso do a sustentao de vendas, podemos perceber que apenas 20% dos itens corresponde a 80% do faturamento.(alta

rotatividade).

A classe B responde por 30% dos itens em estoque e 15% do faturamento.(rotatividade mdia).

A classe "C" compreende a sozinha 50% dos itens em estoque, respondendo por apenas 5% do faturamento.

1.4.2.1 MONTAGEM DA CURVA ABC

- Relacionar os itens analisados no perodo que estiver sendo analisado;

- Nmero ou referencia do produto;

- Nome do produto;

- Preos unitrio atualizado;

- Valor total do consumo;

- Arrume os itens em ordem decrescente de valor;

27

- Some o total do faturamento;

- Defina os itens da classe "A" = 80% do faturamento;

- Fat. Classe "A" = Fat. Total x 80;

100

- Defina os itens da classe "B" = 15% do faturamento;

- Defina os itens da classe "C" = 5% do faturamento;

- Aps conhecidos esses valores define-se os itens de cada classe.

1.4.3 NVEIS DE ESTOQUES 1.4.3.1 CURVA DENTE DE SERRA

A apresentao da movimentao (entrada e sada) de uma pea dentro de um

sistema de estoque pode ser feita por um grfico.

Quantidade 140 - Consumo Consumo 120 - 100 - 80 - 60 - 40 - reposio 20 - J F M A M J J A S O N D

Tempo Grfico 2: Dente de Serra

O ciclo acima representado ser sempre repetitivo e constante se: a) no existir alterao de consumo durante o tempo T;

b) no existirem falhas adm. que provoquem um esquecimento ao solicitar

compra;

c) o fornecedor nunca atrasar;

d) nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade.

Como sabemos essa condio realmente no ocorre para isso devemos prever

essas possveis falhas na operao como representado abaixo:

28

Quantidade 140 - 120 - 100 - 80 - 60 - 40 - 20 - 0 - -20 - J F M A M J J A S O N D -40 - Tempo -60 - -80 - J J A S Grfico 3 Dente de serra de ruptura No grfico acima podemos notar, que durante os meses de junho, julho e agosto e

setembro, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peas.

A partir dessa anlise conclumos que deveramos ento estabelecer um estoque

de segurana.

Quantidade 140 - 120 - 100 - 80 - 60 - Estoque 40 - Mnimo 20 - J F M A M J J A S O N D

Tempo Grfico 4 Dente de serra utilizando estoque mnimo 1.4.3.2 TEMPO DE REPOSIO; PONTO DE PEDIDO

a) emisso do pedido - Tempo que se leva desde a emisso do pedido de compras at ele chegar ao fornecedor;

b) preparao do pedido - Tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar, emitir faturamento e deix-los em condies de serem

transportados.

29

c) Transportes - Tempo que leva da sada do fornecedor at o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.

E.Max. PP

E.Min. 1 2 3 TR Grfico 5 Dente de serra com tempo de reposio x ponto de pedido

Em virtude de sua grande importncia, este tempo deve ser determinado de modo

mais realista possvel, pois as variaes ocorridas durante esse tempo podem alterar toda

a estrutura do sistema de estoques.

1.4.3.2.1 DETERMINAO DO PONTO DE PEDIDO (PP).

PP = C x TR + E.min Onde:

PP = Ponto de pedido

C = Consumo mdio mensal / dia

TR = Tempo de reposio

E.min = Estoque mnimo

Q PP C x TR

Tempo TR Grfico 6 Demonstrativo do TR.

1- Emisso do pedido 2- Preparao do pedido 3- Transporte

30

1.4.3.2.2 ESTOQUE MNIMO

Emin = Er + C x TR

Onde:

d = consumo mdio do material;

t = tempo de espera mdio, em dias, para reposio do material;

1.4.3.2.2.1 ESTOQUE MNIMO COM VARIAO.

E.min = T1 x (C2 - C1) + C2 x T4

Onde :

T1 = Tempo para o consumo.

C1 = Consumo normal mensal

C2 = Consumo mensal maior que o normal

T4 = Atraso no tempo de reposio

Exemplo:

Um produto possui um consumo mensal de 55 unidades. Qual dever ser o

estoque mnimo se o consumo aumentar para 60 unidades, considerando que o

atraso de reposio seja de 20 dias e o tempo de reposio de 30 dias.

E.min = 1 x (60 - 55) + 60 x 0,67

E.min = 45,2 unidades ou seja 46 unidades

31

1.4.3.3 SISTEMA DE MXIMOS MNIMOS:

utilizado quando h muita dificuldade para determinar o consumo ou quando

ocorre variao no tempo de reposio. Esse sistema consiste em estimar os estoques

mximos (Emax) e mnimo (Emin) para cada tem, em funo de uma expectativa de

consumo previsto para determinado perodo de tempo. A partir da, calcula-se o ponto de

pedido (PP).

Estoque mnimo uma quantidade em estoque que, quando atingida, determina a

necessidade de encomendar um novo lote de material. O Emin igual ao estoque de

reserva (Er) mais o consumo mdio do material multiplicado pelo tempo de espera mdio,

em dias, para sua reposio.

Emin = Er + dt Onde:

d = consumo mdio do material;

t = tempo de espera mdio, em dias, para reposio do material;

O Er, ou de segurana, uma quantidade morta em estoque que somente

consumida em caso de extrema necessidade. Destina-se cobrir eventuais atrasos e

garantir a continuidade do abastecimento da produo, sem o risco de falta de material,

que provoca o custo da ruptura, isto , o custo de paralisao da produo.

Emax = Emin + lote de compra

Ponto de pedido (PP) uma quantidade de estoque que, quando atingida, dever

provocar um novo pedido de compra.

Intervalo de reposio (IR), o perodo de tempo entre duas reposies de

material. o intervalo de tempo entre dois PPs.

Para representar os sistema mximos-mnimos, utilizamos a chamada curva dente

de serra.

32

Q Emax PP PP Emin T IR Grfico 1 Sistema dos mximos-mnimos

1.4.3.4 CUSTO DE PEDIDO (B)

Chamaremos de B o custo de um pedido de compra. Para calcularmos o custo

anual de todos os pedidos colocados no perodo de um ano necessrio multiplicar o

custo de cada pedido pelo nmero de vezes que, em um ano, foi processado.

Se (N) for o nmero de pedidos efetuados durante um ano, o resultado ser:

B x N = custo total de pedidos (CTA) O total das despesas que compe o CTA :

a) Mo-de-obra - para emisso e processamento;

b) Material- utilizado na confeco do pedido (papel, etc);

c) Custos indiretos - despesas ligadas indiretamente com o pedido( telefone,

luz, etc).

Aps apurao anual destas empresas teremos o custo total anual dos pedidos.

Para calcular o custo unitrio s dividir o CTA pelo nmero total anual de

pedidos.

B = CTA = Custo unitrio do pedido N

33

- Mtodo para clculo do custo do pedido:

1) Mo de obra : Salrios e encargos + honorrios do pessoal envolvido, anual;

2) Material: Papel, caneta, envelope, material de informtica, etc, anual;

3) Custos indiretos: Telefone, luz, correios, reproduo, viagens, custo de rea

ocupada, servidor de Internet, etc, anual.

1.4.3.4 CUSTO DE ARMAZENAGEM (I)

Para calcular o custo de armazenagem de determinado material, podemos utilizar a

seguinte expresso:

Custo de armazenagem = Q/2 x T x P x I Onde:

Q = Quantidade de material em estoque no tempo considerado

P = Preo unitrio do material

I = Taxa de armazenamento, expressa geralmente em termos de porcentagem

do custo unitrio.

T = Tempo considerado de armazenagem

1.4.3.4.1 TAXA DE ARMAZENAMENTO

a) Taxa de retorno de capital

Ia = 100 x lucro Valor estoques

34

b) Taxa de armazenamento fsico

Ib = 100 x S xA C x P

Onde:

S = rea ocupada pelo estoque

A = custo anual do m de armazenamento

C = consumo anual

P = preo unitrio

c) Taxa de seguro

Ic = 100 x custo anual do seguro Valor estoque + edifcios

d) Taxa de transporte, manuseio e distribuio

Id = 100 x depreciao anual do equipamento Valor do estoque

e) Taxa de obsolescncia

Ie = 100 x perdas anuais por obsolescncia Valor do estoque

35

f) Outras taxas (gua, luz...)

If = 100 x despesas anuais Valor do estoque

Conclui-se ento, que a taxa de armazenamento :

I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If

Obs: Esses valores acima devem ser facilmente encontrados no setor contbil da empresa.

1.4.3.5 LOTE ECONMICO

O Lote Econmico ( Le ) o resultado de um procedimento matemtico, atravs do

qual a empresa adquire o material necessrio s suas atividades pelo seu custo mais

baixo. Essa prtica torna possvel diluir os custos fixos entre muitas unidades e portanto,

reduzir o custo unitrio. Isso, porm, no se consegue de graa: - estoques so criados e

custam dinheiro.

Portanto, no se deve levar tal procedimento muito longe, pois se as ordens de

reposio se tornam muito grandes, os estoques resultantes crescem alm de certos

limites e, os custos tanto de capital como de manuseio, excedem as possveis economias

em custos de transporte, produo e administrao.

Deve-se procurar um tamanho de lote que minimize o custo total anual.

Os elementos que influenciam essa determinao so:

36

I- Taxa de custo ou de posse

A - Custo de aquisio ou de compra

P- Preo unitrio do item

D- Demanda anual

A frmula, a seguir, se encontra deduzida em vrios livros:

Exemplo: O consumo de determinada pea de 20.000 unidades por ano. O custo de

armazenagem por pea e de $ 1,90 por ano e o custo de pedido de $ 500,00.

Q = 2 BC = 2 x 500,00 x 20,000 = 10,5260315 = 3.245 peas I 1,90

1.4.3.5 RESTRIES AO LOTE ECONMICO

1. Espao de Armazenagem - uma empresa que passa a adotar o mtodo em

seus estoques, pode deparar-se com o problema de falta de espao, pois,

s vezes, os lotes de compra recomendados pelo sistema no coincidem

coma capacidade de armazenagem do almoxarifado;

2. Variaes do Preo de Material - Em economias inflacionarias, calcular e

adquirir a quantidade ideal ou econmica de compra, com base nos preos

atuais para suprir o dia de amanh, implicaria, de certa forma, refazer os

clculos tantas vezes quantas fossem as alteraes de preos sofridas pelo

material ao longo do perodo, o que no se verifica , com constncia, nos

pases de economia relativamente estvel, onde o preo permanece

estacionrio por perodos mais longos;

37

3. Dificuldade de Aplicao - Esta dificuldade decorre, em grande parte, da

falta de registros ou da dificuldade de levantamento dos dados de custos.

Entretanto, com referncia a este aspecto, erros, por maiores que sejam, na

apurao destes custos no afetam de forma significativa o resultado ou a

soluo final. So poucos sensveis alteraes razoveis nos fatores de

custo considerados. Estes so, portanto, sempre de preciso relativa;

4. Natureza do Material - Pode vir a se constituir em fator de dificuldade. O

material poder tornar-se obsoleto ou deteriorar-se;

5. Natureza de Consumo - A aplicao do lote econmico de compra,

pressupe, em regra, um tipo, de demanda regular e constante, com

distribuio uniforme. Como isto nem sempre ocorre com relao boa

parte dos itens, possvel que no consigamos resultados satisfatrios ou

esperados com os materiais cujo consumo seja de ordem aleatria e

descontnua.

Podemos, nestas circunstncias, obter uma quantidade pequena que inviabilize a

sua utilizao.

38

ADMINISTRAO DOS SERVIOS DE COMPRAS

39

1. NOES FUNDAMENTAIS DE COMPRAS

"A arte de comprar est se tornando cada vez mais uma profisso e cada vez

menos um jogo de sorte".

"Em muitos casos no o custo que determina o

preo de venda, mas o inverso. O preo de venda

necessrio determina qual deve ser o custo. Qualquer

economia, resultando em reduo de custo de

compra, que uma parte de despesa de operao de

uma industria, 100% lucro. Os lucros das compras

so lquidos". (HENRY FORD)

1.1 CONSIDERAES INICIAIS

Embora todos saibamos comprar, em funo do cotidiano de nossas vidas,

imprescindvel a conceituao da atividade, que significa procurar e providenciar a

entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessrio, a um preo justo,

para o funcionamento, a manuteno ou a ampliao da empresa.

1.2 CONCEITO DE COMPRA

a funo responsvel pela obteno do material no mercado fornecedor, interno

ou externo, atravs da mais correta traduo das necessidades em termos de fornecedor

/ requisitante.

ainda, a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades

requisitantes, compra o material certo1, ao preo certo2, na hora certa3, na quantidade

certa4 e da fonte certa5.

40

1.2.1 Material Certo

importante que o comprador esteja em situao de certificar-se se o material

comprado, de um fornecedor est de acordo com o solicitado. O comprador deve,

portanto, desenvolver um sentido tcnico a fim de descobrir eventuais discrepncias

entre a cotaes de um fornecedor e as especificaes da Requisio de Compras. O

comprador deve ter condies de reconhecer, em uma eventual alternativa de cotao,

uma economia do custo potencial ou a idia de melhoria do produto. Evidentemente, em

tais circunstancias, a deciso final no ser do comprador mas ele deve ter habilidade

para encaminhar aos setores requisitantes ou tcnicos da empresa essas sugestes.

Toda vez que uma requisio no for suficientemente clara, o comprador dever solicitar

esclarecimentos ou, se for o caso, devolv-la a fim de que seja preenchida corretamente e

de maneira que transmita exatamente o que se deseja adquirir.

Em hiptese alguma o comprador deve der inicio a um processo de compras, sem

ter idia exata de que quer comprar. Objetivando um melhor conhecimento do que vai

comprar, o comprador, sempre que possvel, dever entrar em contato cem os setores

que utilizam ou que vo utilizar o material ou servio a ser adquirido, de que maneira e se

inteirar de todos os problemas e dificuldades que podero ocorrer ou ocorrem quando da

utilizao do item requisitado.

Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador deve ser um tcnico.

1.2.2 Preo Certo

Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o Setor de Pesquisa e

Anlise de Compras. Sua funo , entre outras, a de calcular o "preo objetivo" do item

(com base em desenhos e especificaes) . O clculo desse "preo objetivo" feito

baseando-se no tempo de execuo do item, na mo de obra direta, no custo da matria

prima com mo de obra mdia no mercado; a este valor deve-se acrescentar um valor,

pr-calculado, de mo de obra indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos

estes valores podem ser obtidos atravs de valores mdios do mercado, e do balano e

demonstraes de lucros e perdas dos diversos fornecedores.

41

O "preo objetivo" que vai servir de orientao ao comprador quando de uma

concorrncia. No julgamento da concorrncia duas so as possveis situaes:

a) Preo muito mais alto do que o "preo objetivo": nessas circunstncias, eventualmente, o comprador poder chamar o fornecedor e solicitar

esclarecimentos ou uma justifica tive do preo. O fornecedor ou est querendo

ter um lucro excessivo, ou possui sistemas onerosos de fabricao ou um mau

sistema de apropriao de custos;

b) Preo muito mais baixo que o "preo objetivo": o menor preo no significa hoje em dia, o melhor negcio. Se o preo do fornecedor for muito mais baixo,

dois podem ser os motivos: 1) O fornecedor desenvolveu uma tcnica de

fabricao tal que conseguiu diminuir seus custos; 2) O fornecedor no soube

calcular os seus custos e nessas circunstncias dois problemas podem ocorrer:

ou ele no descobre os seus erros e fatalmente entrar em dificuldades

financeiras com possibilidades de interromper seu fornecimento, ou descobre o

erro e ento solicita um reajuste de preo que, na maioria das vezes, poder

ser maior que o segundo preo na concorrncia original. Portanto, se o preo

for muito mais baixo que o preo objetivo, o fornecedor deve ser chamado, a fim

de prestar esclarecimentos. Deve-se sempre partir do princpio fundamental de

que toda empresa deve ter lucro, evidentemente um lucro comedido, e que,

portanto, no nos interessa que qualquer fornecedor tenha prejuzos. Se a

empresa no tiver condies de determinar esse preo objetivo, pelo menos, o

comprador deve abrir a concorrncia tendo uma idia de que vai encontrar pela

frente. Nessas circunstncias, ele deve tomar como base ou o ltimo preo, ou,

se o item for um item novo, dever fazer uma pesquisa preliminar de preos.

Em resumo: nunca o comprador deve dar incio a uma concorrncia, sem ter uma

idia do que vai receber como propostas.

42

1.2.3 Hora.Certa

O desenvolvimento industrial atual e o aumente cada vez maior do numero de

empresas de produo em srie, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um

dos fatores mais importantes no julgamento de uma concorrncia. As diversas flutuaes

de preos do mercado e o perigo de estoques excessivos fazem cem que e comprador

necessite coordenar esses dois fatores da melhor maneira possvel, a fim de adquirir na

hora certa o material para a empresa.

1.2.4 Quantidade Certa

A quantidade a ser adquirida cada vez mais importante por ocasio da compra.

At pouco tempo atrs aumentava-se a quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e

preo; entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investido em

estoques etc., fizeram com que maiores cuidados fossem tornados na determinao da

quantidade certa ou na quantidade mais econmica a ser adquirida. Para isso foram

deduzidas frmulas matemticas objetivando facilitar a determinao da quantidade a ser

adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a frmula ou mtodo a ser adotado no elimina a

deciso final da Gerncia de Compras com eventuais alteraes destas quantidades

devido as situaes peculiares do mercado.

1.2.5 Fonte Certa

De nada adiantar ao comprador saber exatamente o material a adquirir, o preo

certo, o prazo certo e a quantidade certa, se no puder encontrar uma fonte de

fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A avaliao dos fornecedores e

o desenvolvimento de novas fontes de fornecimento so fatores fundamentais para o

funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor de

vendas da empresa, o elemento que mantm e deve manter o maior nmero de

contatos externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento.

43

importante este item que mais adiante vamos tratar com detalhes como escolher e

selecionar novos fornecedores.

1.3 FUNO DE COMPRA

A Funo Compras uma das engrenagem do grande conjunto denominado

Sistema Empresa ou Organizao e deve ser devidamente considerado no contexto, para

que deficincias no venham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produo

ineficiente, produtos inferiores, o no cumprimento de promessas de entregas e clientes

insatisfeitos.

A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim como a

obteno de lucros satisfatrios, devida a realizao de boas compras, e para que isto

ocorra necessrio que se adquira materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaam

as exigncias de qualidade.

O custo de aquisio e o custo de manuteno dos estoques de material devem,

tambm, ser mantidos em um nvel econmico. Essas consideraes elementares so a

base de toda a funo e cincia de Compras.

A funo Compras compreende:

- Cadastramento de Fornecedores;

- Coleta de Preos;

- Definio quanto ao transporte do material;

- Julgamento de Propostas;

- Diligenciamento do preo, do prazo e da qualidade do material;

- Recebimento e Colocao da Compra.

1.4 FLUXO SINTTICO DE COMPRAS

1 Recebimento da Requisio de Compras

2 Escolha dos Fornecedores

3 Consulta aos Fornecedores

4 Recebimento das Propostas

44

5 Montagem do Mapa Comparativo de Preos

6 Anlise das propostas e escolha

7 Emisso do documento contratual

8 Diligenciamento

9 Recebimento

1.5 OBJETIVO DE COMPRAS

De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que a funo compras no

existe somente no momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma

maior amplitude, envolvendo a tomada de decises, procedendo a anlises e,

determinando aes que antecedem ao ato final, podemos dizer que compras tem como

objetivo "comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas

quantidades necessrias, no tempo requerido, nas melhores condies de preo e na fonte

certa".

Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcanar as seguintes

metas fundamentais:

1 - Atender o cronograma de produo, atravs do fornecimento contnuo de

materiais;

2 - Estocar ao mnimo, sem comprometer a segurana da produo desde que

represente uma economia para a organizao;

3 - Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdcio, deteriorao e

obsolescncia;

4 - Manter a qualidade dos materiais conforme especificaes;

5 - Adquirir os materiais a baixo custo sem demrito a qualidade;

6 - Manter atualizado o cadastro de fornecedores.

1.6 TIPOS DE COMPRAS

Toda e qualquer ao de compra precedida por um desejo de consumir algo ou

investir. Existem pois, basicamente, dois tipos de compra:

45

- a compra para consumo e;

- a compra para investimento.

1.6.1 Compra para investimento

Enquadram-se as compras de bens e equipamentos que compem o ativo da

empresa (Recursos Patrimoniais ).

1.6.2 Compras para consumo

So de matrias primas e materiais destinados a produo, incluindo-se a parcela

de material de escritrio. Algumas empresas denominam este tipo de aquisio como

compras de custeio.

As compras para consumo, segundo alguns estudiosos do assunto, subdividem-se

em:

- compras de materiais produtivo e;

- compras de material improdutivo.

1.6.2.1 Materiais Produtivos

So aqueles materiais que integram o produto final, portanto, neste caso, matria-

prima e outros materiais que fazem parte do produto, sendo que estes diferem de

indstria - em funo do que produzido.

1.6.2.2 Materiais improdutivos

So aqueles que, sendo consumido normal e rotineiramente, no integram o

produto, o que quer dizer que apenas material de consumo forado ou de custeio.

Em funo do local onde os materiais esto sendo adquiridos, ou de suas origens,

a compra pode ser classificada como: Compras Locais ou Compras por Importao.

46

1.6.3 Compras Locais

As atividades de compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no

servio pblico. A diferena fundamental entre tais atividades a formalidade no servio

pblico e a informalidade na iniciativa privada, muito embora com procedimentos

praticamente idnticos, independentemente dessa particularidade. As Leis n 8.666/93 e

8.883/94, que envolvem as licitaes no servio pblico, exigem total formalidade. Seus

procedimentos e aspectos legais sero detalhados em Compras no Servio Pblico.

1.6.3 Compras por Importao

As compras por importao envolvem a participao do administrador com

especialidade em comrcio exterior, motivo pelo qual no cabe aqui nos aprofundarmos a

esse respeito. Seus procedimentos encontram-se expostos a contnuas modificaes de

regulamentos, que compreendem, entre outras, as seguintes etapas:

a. Processamento de faturas pro forma;

b. Processamento junto ao Departamento de Comrcio Exterior - DECEX - dos

documentos necessrios importao;

c. Compra de cmbio, para pagamento contra carta de crdito irrevogvel;

d. Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no exterior;

e. Solicitao de averbaes de seguro de transporte martimo e/ou areo;

f. Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto;

g. Pagamento de direitos alfandegrios;

h. Reclamao seguradora, quando for o caso.

Quanto a formalizao das compras, as mesmas podem ser:

47

1.6.4 Compras Formais

So as aquisies de materiais em que obrigatria a emisso de um documento

de formalizao de compra. Estas compras so determinadas em funo de valores pr -

estabelecidos e conforme o valor a formalidade e feita em graus diferentes.

1.6.5 Compras informais

So compras que, por seu pequeno valor, no justificam maior processamento

burocrtico.

1.7 SEQNCIA LGICA DE COMPRAS

Para se comprar bem preciso conhecer as respostas de cinco perguntas, as

quais iro compor a lgica de toda e qualquer compra:

- O que comprar? R. - Especificao / Descrio do Material Esta pergunta deve ser respondida pelo requisitante, que pode ou no ser apoiado

por reas tcnicas ou mesmo compras para especificar o material.

- Quanto e Quando comprar? R.- funo direta da expectativa de consumo, disponibilidade financeira, capacidade de armazenamento e prazo de entrega.

A maior parte das variveis acima deve ser determinada pelo rgo de material ou

suprimento no setor denominado gesto de estoques.

A disponibilidade financeira deve ser determinada pelo oramento financeiro da

Empresa.

A capacidade de armazenamento limitada pela prpria condio fsica da

Empresa.

- Onde comprar? R.- Cadastro de Fornecedores. de responsabilidade do rgo de compras criar e manter um cadastro confivel

(qualitativamente) e numericamente adequado (quantitativa).

Como suporte alimentador do cadastro de fornecedores deve figurar o usurio de

material ou equipamentos e logicamente os prprios compradores.

48

- Como comprar? R.- Normas ou Manual de Compras da Empresa. Estas Normas devero retratar praticamente a poltica de compras na qual se

fundamenta a Empresa. Originadas e definidas pela cpula Administrativa devero

mostrar entre outras, competncia para comprar, contratao de servios, tipos de

compras, frmulas para reajustes de preos, formulrios e rotinas de compras, etc.

- Outros Fatores Alm das respostas as perguntas bsicas o comprador deve procurar, atravs da

sua experincia e conhecimento, sentir em cada compra qual fator que a influencia mais,

a fim de que possa ponderar melhor o seu julgamento. Os fatores de maior influncia na

compra so: Preo; Prazo; Qualidade; Prazos de Pagamento; Assistncia Tcnica.

1.8 CENTRALIZAO DAS COMPRAS

Em quase todas as empresas mantm-se um departamento separado para

compras. A razo que as leve a proceder assim diz respeito a custos e padronizao,

assim sendo, somente alguns materiais so dele gados a aquisio, e estes so aqueles

de uso mais insignificante, em termos de custos, para a empresa, e que por essa razo

no sofrem maiores controles.

A empresa que atua em diversos locais distintos no necessariamente deve

centralizar compras em um nico local, neste caso procede-se uma analise e se a mesma

for favorvel deve-se regionalizar as compras visando um atendimento mais rpido e um

custo menor de transporte.

O abastecimento centralizado oferece as seguintes vantagens:

1 - Melhor aproveitamento das verbas para compras;

- A concentrao das verbas para compras aumenta o poder de barganha;

2 - Melhor controle por parte da direo;

3 - Melhor aproveitamento de pessoal;

4 - Melhoramento das relaes com fornecedores.

49

1.9 SELEO DE FORNECEDORES

A escolha de um fornecedor uma das atividades fundamentais e prerrogativa

exclusiva de compras. O bom fornecedor quem vai garantir que todas aquelas clausulas

solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de

todas as maneiras, aumentar o nmero de fornecedores em potencial a serem

consultados, de maneira que se tenha certeza de que o melhor negcio foi executado em

benefcio da empresa. O nmero limitado de fornecedores a serem consultados,

constituem uma limitao das atividades de compras.

O processo de seleo das fontes de fornecimento no se restringe a uma nica

ocasio, ou seja, quando e necessria a aquisio de determinado material.

A atividade deve ser exercida de forma permanente e contnua, atravs de vrias

etapas, entre as quais selecionamos as seguintes:

1.9.1 ETAPA 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado Estabelecida a necessidade da aquisio para determinado material, e necessrio

levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poder ser realizado

atravs dos seguintes instrumentos:

- Cadastro de Fornecedores do rgo de Compras;

- Edital de Convocao;

- Guias Comerciais e Industriais;

- Catlogos de Fornecedores;

- Revistas especializadas;

- Catlogos Telefnicos;

- Associaes Profissionais e Sindicatos Industriais.

50

1.9.2 ETAPA 2 - Anlise e Classificao

Compreende a anlise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva

classificao quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminao daqueles

fornecedores que no satisfizerem as exigncias da empresa.

.

1.9.3 ETAPA 3 - Avaliao de Desempenho

Esta etapa efetuada ps - cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do

fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo no raras vezes como

elemento de eliminao das empresas fornecedoras.

1.9 COMPRAS X CUSTOS INDUSTRIAIS

Modernamente a funo de compras tem sido desenvolvida dentro de um novo

sistema de maturidade com tcnicas mais sofisticadas.

Um dos aspectos que devem merecer muita ateno so os custos industriais que

representam percentual considervel na composio final do preo de venda.

CUSTO INDUSTRIAL = CUSTO DE AQUISIO + CUSTO DE TRANSFORMAO.

O controle da eficincia dos custos de transformao j so perfeitamente

realizados atravs de tcnicas consagradas, entretanto o controle da eficincia de

aquisio constitui um problema de difcil equacionamento, principalmente em virtude de a

atividade de aquisio estar voltada para fora da empresa e sujeita a um sem-nmero de

fatores ainda no controlveis.

Muitos estudos tm mostrado que os gastos relativos a compras em empresas de

manufatura podem alcanar mais de 50% da receita lquida.

51

TABELA 1- Gastos relativos a compras em empresas de manufatura.

TIPO DE INDUSTRIA % TIPO DE INDSTRIA %

Produtos Farmacuticos 25,7 Fbricas de carto 57,4

Ferramenta de Matriz especial 27,8 Plsticos, Resinas 58,7

Equipamento fotogrfico 32,3 Tecelagem de Algodo 59,8

Equipamento de Rdio e TV 35,9 Pneus e Cmaras de Ar 60,5

Equipamento aeronutico 38,1 Receptores de rdio e TV 62,2

Cimento, Hidrulica 41,0 Altos fornos, Siderurgias 62,8

Motores, Geradores 43,3 Tecelagem de fio sinttico 63,5

Engrenagens 43,4 Tecelagem de l 64,8

Rolamentos 43,8 Produtos sanitrios de papel 64,9

Construo naval 43,8 Acabamento de algodo 67,0

Componentes eletrnicos 44,8 Embalagens 67,7

Produtos de borracha 48,1 Sacos de papel 68,6

Avies 48,9 Carpetes e Tapetes 73,6

Produtos qumicos inorgnicos 50,1 Laminados e fios de alumnio 73,9

Produtos plsticos 52,4 Laminados e fios de cobre 74,0

Produtos qumicos orgnicos 53,0 Cobre primrio 79,6

Mquinas de construo 54,3 Refinao de petrleo 83,4

Mquinas agrcolas 57,1 Alumnio primrio 59,1

TABELA 2 - Faixas de participao.

PARTICIPAO %

Baixa 25% a 40%

Normal 41% a 55%

Alta Acima de 56%

52

1.10 ORGANIZAO DO SERVIO DE COMPRAS

As compras podem ser centralizadas ou no. O tipo de empreendimento que vai

definir a necessidade de centralizar.

Uma prtica muito usada ter um comit de compras, em que pessoas de todas

as rea da empresa participem das decises.

As vantagens da centralizao dos servios de compras so sempre postas em

dvida pelos departamentos que necessitam de materiais. De modo geral, a centralizao

apresenta aspectos realmente positivos, pela reduo dos preos mdios de aquisio,

apesar de, em certos tipos de compras, ser mais aconselhvel aquisio

descentralizada.

1.10.1 Vantagens de Centralizar:

a) viso do todo quanto organizao do servio;

b) poder de negociao para melhoria dos nveis de preos obtidos dos

fornecedores;

c) influncia no mercado devido ao nvel de relacionamento com os

fornecedores;

d) anlise do mercado, com eficcia, em virtude da especializao do

pessoal no servio de compras;

e) controle financeiro dos compromissos assumidos pelas compras

associado a um controle de estoques;

f) economia de escala na aquisio centralizada, gerando custos mais

baixos;

g) melhor qualidade, por causa da maior facilidade de implantao do

sistema de qualidade;

h) sortimento de produtos com mais consistncia, para suportar as

promoes nacionais;

i) especializao das atividades para o pessoal da produo no perder

muito tempo com contatos com os vendedores.

53

1.10.2 O uso de comit tem as seguintes vantagens:

a) larga faixa de experincia aplicada nas decises;

b) as decises so tomadas numa atmosfera mais cientfica;

c) o nvel de presses sobre compras mais baixo, melhorando as

relaes dos compradores com o pessoal interno e os vendedores;

d) a co-participao das reas dentro do esprito de engenharia simultnea,

cria um ambiente favorvel para melhor desempenho tanto do ponto de

vista poltico, como profissional.

1.10.3 Pontos importantes para descentralizao:

a) adequao da compra devido ao conhecimento dos problemas

especficos da rea onde o comprador exerce sua atividade.

b) menor estoque e com uma variedade mais adequada, por causa de

peculiaridades regionais da qualidade, quantidade, variedade.

c) coordenao, em virtude do relacionamento direto com o fornecedor,

levando a unidade operacional a atuar de acordo com as necessidades

regionais.

d) flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de tramitao das ordens,

provocando menores faltas.

1.11 CUIDADOS AO COMPRAR

O processo de produo inicia-se com planejamento das vendas, estabelecimento

de uma poltica de estoque de produtos acabados e listagem dos itens e quantidades de

produtos a serem fabricados, quantidades estas distribudas ao longo de um cronograma

de produo.

Um sistema de planejamento de produo fixa as quantidades a comprar somente

na etapa final da elaborao do plano de produo. As quantidades lquidas a comprar

sero apuradas pela desagregao das fichas de produo e em especial pela listagem

54

de materiais necessrios para compor cada unidade de produto a ser produzido. Ser

necessrio comparar as necessidades de materiais com as existncias nos estoques de

matrias-primas, para se apurar as necessidades lquidas distribudas no tempo conforme

o cronograma de produo necessria para atender ao planejamento de vendas.

Entretanto, a execuo da compra ser a primeira etapa executiva do programa

de produo. O trmino da programao e o incio das atividades de compra

caracterizam-se, portanto, como uma rea com muitas facilidades de conflitos, conflitos

estes sempre agravados pelos atrasos normais e habituais do planejamento.

As presses exercidas pelos setores de produo e faturamento reforam ainda

mais a probabilidade de atritos na rea de compras. Neste momento todos se esquecem

dos atrasos no planejamento das vendas e na programao da produo.

Outro aspecto interessante do relacionamento dentro da rea de compras a

inverso curiosa de atitude que se processa entre o comprador e o vendedor aps a

emisso do pedido. A posio inicial de vendedor sempre solicitante e o comprador

nesta fase poder usar seus recursos de presso para forar o vendedor a chegar s

condies ideais para a empresa.

Uma vez emitido o pedido, o comprador perde sua posio de comando e passa a

uma atitude de expectativa. Procurar de agora em diante adotar uma atitude de

vigilncia, procurando cuidar para que os fornecimentos sejam feitos e os prazos

cumpridos.

1.12 COTAO DE PREOS

O depto de compras com base nas solicitaes de mercadorias, efetua a cotao

dos produtos requisitados.

Aps efetuadas as cotaes o rgo competente analisa qual a proposta mais

vantajosa levando em considerao os seguintes itens:

a) prazo de pagamento;

b) valor das parcelas;

55

Para anlise, utilizamos a seguinte frmula:

VA = VF (1 + i) VA = Valor atual do produto

VF = Valor futuro do produto

i = Taxa de juros

n = prazo de pgto

Exerccios:

1) Na cotao de preos de um determinado material, a empresa recebeu as seguintes

propostas de fornecimento:

a) A empresa Bom Preo fornece o material ao preo de $ 81.000,00 para pgto a vista.

b) A empresa Bom Negcio fornece o material ao preo de $ 86.100,00 para pgto 30/60

dias.

Pergunta-se:

Em que empresa dever ser adquirido o material, se a taxa de juros vigente no mercado

de 10% ao ms.

2) Na cotao do produto XX, nossa empresa recebeu as seguintes propostas:

a) Valor $ 99.990,00 para pgto com 15 dias.

b) Valor $ 100.290,00 para pgto com 10 dias fora o ms.

c) Valor $ 109.990,00 para pgto com 30/45/60/75 dias.

Pergunta-se:

Qual a melhor proposta considerando que a taxa de juros de 9% ao ms e que a

compra est sendo efetuada no dia 10/3.

n

56

1.13 O PEDIDO DE COMPRA

Aps trmino da fase de cotao de preos dos materiais e analise da melhor

proposta para fornecimento, o setor de compras emite o pedido de compras para a

empresa escolhida. Esse pedido dever ter com clareza a descrio do material a ser

comprado, bem como as descries tcnicas, para que no ocorra as freqentes dvidas

que comumente acontecem.

Preferencialmente o pedido dever ser emitido em 3 vias, sendo a 1 e 2 vias

enviadas ao fornecedor, o qual colocar ciente na 2 via e a devolver, que passar a ter

fora de contrato, funcionando como um "instrumento particular de compromisso de

compra e venda". A 3 via funciona como follow up do pedido.

Modelo 1 1 via

K LOT IND. E COMERCIO LTDA. Fornecedor:

PEDIDO DE COMPRA N..................

End.:

Qde Descrio V.Unit V. Total Total Cotao: __ / __ / ____ Obs:

INSTRUES Para recebimento dpedido Verificar:

Descrio Prazo de Entrega Preo Cond.pgto Cond. Gerais

De acordo: __ / __ / ____ Ass.__________________ Carimbo:

2 via



End.:

Qde Descrio V.Unit V. Total

ATENCO O presente constitcompro- misso de compra e vendde

__ / __

__ / __

57

Total Cotao: __ / __ / ____ Obs:

acordo com o descrito con- vencionado nesdocumento Valo total:_______________ Prazo dEntr.:___________ Cond. Pgto.:_____________ De acordo:______________ Carimbo: Data: __ / __ / ____

3 via



End.:

Qde Descrio V.Unit V. Total Total Cotao: __ / __ / ____ Obs:

FOLLOW UP Pedido: __ / __ / ___por:_________ Retorno 2 via: __ / __ / ___por:_________ Recebimento Material: __ / __ / ___por:_________ Obs:

__ / __

58

1.14 O RECEBIMENTO DE MATERIAIS

No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos devero ser

considerados como:

1) Especificao tcnica: conferencia das especificaes pedidas com as

recebidas.

2) Qualidade dos materiais: conferencia fsica do material recebido.

3) Quantidade: Executar contagem fsica dos materiais, ou utilizar tcnicas de

amostragem quando for invivel a contagem um a um.

4) Preo:

5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no

pedido.

6) Condies de pgto: conferencia com relao ao pedido.

Modelo 2

K - Lot Ind. e Comrcio Ltda. FICHA DE RECEPO N............... Ref. Pedido n...................................tens que no conferem com o pedido Especificaes tcnicas Quantidade Qualidade Preo Prazo de entrega Condies de pgto

Obs: Data: __ / __ / ____ Resp.:

1.15 O ARMAZENAMENTO

Na definio do local adequado para o armazenamento devemos

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