Abrantes, 21 Outubro 2005 – Carla Gonçalves Pereira SIADAP – Sistema Integrado de Avaliação...
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Abrantes, 21 Outubro 2005 – Carla Gonçalves Pereira
SIADAP – Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho na Administração Pública
REFLEXÃO
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Apresentação da SInASEConsultores desde 1968
Qualidade, Ambiente, Segurança,
Responsabilidade SocialCertificação NP EN ISO 9001:2000; Acreditação NP EN ISO 17025:2000;NP EN ISO 14001:1999 e Regime EMASOHSAS 18001:1999 e NP 4397:2001SA 8000
Acreditação HospitalarJoint Commission International
CAF / EFQMEstrutura Comum de Avaliação – Administração Pública
Avaliação do DesempenhoSIADAP e PCI-SIGA; Gestão por Objectivos
Sistemas de Gestão
Projectos Co-FinanciadosPOEFDS, Eixo III – Administração Pública, PORLVT,
POSAÚDE XXI, FORAL, PRODEP, POSI
Projectos de Formação Diagnóstico de necessidades, Planos de Formação e
Avaliação da Formação. E-Learning, Blended Learning
Projectos
de Investimento e Formação
PARCERIA SInASE & BUROTECRede de Serviços
Asturias
Valladolid
Salamanca
C. Real
Toledo
GranadaMálaga
Murcia
Sevilla
Cáceres
PontevedraLa Coruña
Barcelona
ValênciaCuenca
Madrid
Cádiz
Castellón
Zaragoza
Navarra
S. SebastiánSantanderBilbao
Orense
Lisboa
Porto
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Apresentação da SInASEReferências
www.sinase.pt
Ministério das Finanças:Secretaria Geral; Departamento de Prospectiva e Planeamento, Direcção Geral dos Assuntos Europeus e Relações Internacionais; Direcção-Geral de Estudos e Planeamento; Serviços Sociais.
Ministério da Administração Interna:Secretaria-Geral; Gabinete de Estudos e Planeamento de Instalações; Governo Civil de LisboaGoverno Civil de FaroGoverno Civil do PortoGoverno Civil de CoimbraDirecção Geral de ViaçãoServiço Nacional de Bombeiros e Protecção Civil
Ministério do Ambiente, Ordenamento do Território Desenvolvimento Regional:Secretaria-Geral
Ministério da Defesa Nacional: Secretaria Geral; Direcção Geral do Armamento e Equipamentos de Defesa
Ministério da Agricultura do Desenv. Rural e das Pescas:Secretaria-Geral
Ministério da Cultura:Instituto do Cinema, Audiovisual e MultimédiaGabinete de Relações Internacionais Culturais
Ministério da Educação:Secretaria-Geral
Ministério do Trabalho e Solidariedade Social: Secretaria GeralCaixa de Previdência do Pessoal dos TLPDirecção Geral da Segurança Social, Família e CriançaSecretariado Nacional para a Reabilitação e Integração de Pessoas com Deficiência
Ministério da SaúdeIPO FG CROL – Lisboa;IPO FG CROC – Coimbra;Hospital Garcia da Orta;Hospital Pulido Valente;Centro Hospitalar do Alto Minho – Viana do Castelo;Centro Hospitalar da Cova da Beira – Covilhã;Centro Hospitalar do Baixo Alentejo - BejaHospital de São Teotónio – Viseu;Hospital de São João de Deus – FamalicãoHospital Distrital da Figueira da FozHospital de Nossa Sra. Rosário – BarreiroHospital de Sto. André - LeiriaCentro Hospitalar das Caldas da RainhaCentro Hospitalar de CascaisHospital de São Marcos de BragaHospital Sousa Martins – GuardaHospital Dr. José Maria Grande – PortalegreHospital Distrital de FaroHospital Reynaldo dos Santos – Vila Franca XiraMaternidade Dr. Alfredo da CostaInstituto Nacional de Saúde Dr. Ricardo JorgeInstituto da Qualidade em Saúde
AssociaçõesAPAH – Ass Portuguesa dos Administradores HospitalaresAPMCG – Ass. Portuguesa dos Médicos de Clínica GeralATAM – Ass. Técnicos Administrativos Municipais
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1ª ReflexãoO que o SIADAP “diz”…
Sistema de AVALIAÇÃO
Instrumento de GESTÃOGestão por Objectivos
Mede RESULTADOS
do desempenho do Serviço em relação à Missãodo contributo das Pessoas
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O EnquadramentoDesafios na Administração Pública
POAP CAF / EFQM / SGQ
Plano de Melhorias
SIADAP
Gestão por Objectivos
Revisão das Atribuições e Orgânica
Melhoria da Qualidade
Formação e Valorização
Áreas de Actuação Operacional
Instrumentos e Metodologias
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Processo de Avaliação do Desempenho Componentes
Ferramenta de GestãoAuxiliar nas decisões da organização e gestão das pessoas;
Gestão por ObjectivosMobilizar os colaboradores em torno da Missão essencial do Serviço, orientando a actividade em
função dos Objectivos;Permitir uma clarificação do contributo individual para a prossecução dos objectivos da Equipa e do
Grupo;
Cultura de MeritocraciaReconhecer o mérito, assegurando a diferenciação e valorização dos diversos níveis de
desempenho;
Desenvolvimento das PessoasFomentar o desenvolvimento profissional dos colaboradores através da elaboração de um Plano de
Formação, que vá ao encontro das reais necessidades de desenvolvimento identificadas.
ProcessoÉ necessário planear, coordenar, motivar, responsabilizar, envolver e desenvolver.
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Funcionários públicos: regime geral
Regulamentos de Adaptação- Funcionários, agentes e demais trabalhadores da administração local através de decreto regulamentar (Art 2º)- Carreiras de Regime especial e Corpos especiais (Art 21º)
Todos os colaboradores, independentemente do tipo de vinculo laboral
•Adaptação das competências comportamentais;•Requisitos de progressão/promoção;•Outras especificidades
Art 21º nº 1 da Lei nº 10/2004O sistema de avaliação do desempenho estabelecido na presente lei poderá ser adaptado …. desde que observados os princípios e objectivos constantes da presente lei e as regras essenciais ao controlo e normalização de procedimentos.
ANO 2004ANO 2005
Art 7º DR nº 19-A/2004A adaptação desta escala a corpos especiais e carreiras de regime especial não pode prever ponderação inferior a 40% no caso dos objectivos, ou inferior a 30% no caso das competências.
Sistema de Avaliação do Desempenho Aplicação
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ANO 2004 ANO 2005
Sistema de Avaliação do Desempenho Aplicação - Orientações
Fonte: Sessão de Esclarecimentos da DGAP (18 Fev 2005 – IDN)
Orientações da Secretária de Estado da Administração Pública que serão objecto de consagração legislativa
Os funcionários que não tenham tido objectivos fixados para o 2º semestre de 2004 não serão avaliados, sendo que a nota que venham a obter em 2005 valerá para 2004.
Os funcionários que não tenham tido avaliação relativamente ao ano de 2004 e que em 2005 venham a reunir os requisitos de tempo para promoção ou progressão deverão requerer o suprimento da avaliação consoante o caso, ao júri de concurso ou ao dirigente máximo do Serviço.
Os funcionários que tenham tido objectivos fixados para o 2º semestre do ano de 2004 serão objecto de avaliação nos termos do SIADAP podendo, no entanto, fazer substituir essa nota pela que vierem a obter na avaliação do ano de 2005.
CIRCULAR Nº 1 / DGAP/ 2005 (29 de Março)
Não obstante, muitos organismos e serviços da Administração Pública não fixaram ainda os objectivos para o corrente ano de 2005, o que inviabiliza a futura avaliação do desempenho dos seus trabalhadores e dirigentes intermédios.
Encarrega-me Sua Excelência o Senhor Secretário de Estado da Administração Pública de reafirmar que o SIADAP se encontra em vigor e que é imprescindível dar-lhe completa e cabal execução.
CIRCULAR Nº 3 / DGAP/ 2005 (27 de Maio)
O Decreto Regulamentar nº 19-A/2004, de 14 de Maio, diploma que regulamenta o SIADAP, instituiu no nº 5 do seu artº 41º um prazo para a adaptação do sistema de avaliação do desempenho nos serviços que dispusessem de um sistema de avaliação específico, prazo esse que, encontrando-se nalgumas situações ultrapassado, não deverá inviabilizar a aplicação do sistema de avaliação no corrente ano.
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Processo de Avaliação do Desempenho SIADAPSistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública
Harmonização (entre 21 e 31 Jan)
Conselho de Coordenação da Avaliação
Avaliação Prévia (entre 5 e 20 Jan)
Avaliador
Auto-Avaliação (a partir de 5 Jan)
Avaliado
Processo de Avaliação do Desempenho – Lei nº 10/2004
Factores influentes para a realização dos objectivos; Destacar as competências; Identificar oportunidades de desenvolvimento pessoal
Monitorização e ControloRelatório anual de actividades e Relatório Síntese
Conhecimento dos parâmetros, objectivos e impacto da avaliação; atribuição dos níveis da escala de avaliação
Harmonização das avaliações; Apreciação global; Diferenciação de desempenhos; Validação das propostas de avaliação final (Quotas - muito bom (20%) e excelente (5%))
Entrevista (Fevereiro)
Avaliador e avaliado
Analisar a auto-avaliação do avaliado; Dar conhecimento da avaliação feita; Estabelecer objectivos; Acordar o plano de formação
Homologação (até 15 Mar)
Dirigente máximo do Serviço
Aprovação do Dirigente, em caso de discordância com a classificação poderá recusar através de despacho fundamentado
Reclamação / Recurso(Decisão 15 dias úteis apósreclamação/recurso)
Possibilidade de reclamação por escrito (5 dias após homologação); Parecer do CCA;
Recurso hierárquico para o membro do governo (5 dias após decisão de reclamação)
Auditorias
Publicitação (Encerramento a 30 Abril)Pelo Serviço/Organismo
Sistema Informático de Apoio (SGU)
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Gestão por
objectivos?Como poderemos demonstrar desempenho?Medindo…Se quiser alguma coisa, meça-a, se não conseguir medir, esqueça-a!
Peter Druker
2ª ReflexãoMetodologia…
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Plano de Actividades
Programa 1
Programa 2
Programa …
Objectivos dos Serviços (Unidade Orgânica)
Grelha de Indicadores/Objectivos
Registos de monitorização
Resultados do Desempenho
Ciclo Anual de Gestão
Objectivos Estratégicos
Objectivos Individuais: Equipas/Colaboradores
Objectivos em Cascata
Relatório de Actividades
Gestão EstratégicaCiclo Anual de Gestão (SIADAP)
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Processo de Avaliação do Desempenho Tipologia dos Indicadores
Âmbito de Avaliação
O que faz: objectivos
Resulta-dos
Como faz: compe-tências
METAS
Produtividade e Gestão da
Despesa
Qualidade de Serviço e Impacto na Sociedade
Tableau de Bord de Indicadores
Objectivos das Unidades Orgânicas (3 a 5)
Quantitativos e QualitativosRelacionados com os resultados do Serviço
Objectivos da Instituição (3 a 5)
Quantitativos ou QualitativosRelacionados com a estratégia – Plano de Actividades
Competências Comportamentais (4 a 6)
QualitativosRelacionados com o conjunto de comportamentos, capacidades e atitudes
Motivação e Gestão de Recursos Humanos
Objectivos Individuais (3 a 5)
Quantitativos – relacionados com as actividades
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Competências
?A competência é o saber em acção
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Competências Comportamentais (SIADAP)
Orientação para resultados e qualidade do serviço Capacidade de liderança e orientação de pessoas Capacidade de promover a mudança e melhoria contínua Capacidade de análise, planeamento e organização Capacidade de desenvolvimento e motivação das pessoas Visão estratégica
Aptidões e conhecimentos especializados Capacidade de realização e orientação para resultados Capacidade de adaptação e melhoria contínua Espírito de equipa e capacidade de coordenação
DirigentesTécnicos
Sup e Técnicos
Técnicos Profissionais e Administrativos
Auxiliares Operários
Responsabilidade e compromisso com o serviço Capacidade de organização e concretização Espírito de equipa
Capacidade de coordenação Capacidade de realização
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O que faz
Avaliação dos Objectivos – o que foi alcançado
Como faz
Avaliação de Competências e Atitude Pessoal - refere-se à forma COMO o colaborador actua.
Processo de Avaliação do Desempenho Avaliação de Objectivos e Competências
A avaliação do desempenho é um instrumento que mede a eficiência e eficácia dos colaboradores.
Avaliação dos Resultados do Desempenho na concretização da Missão
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3ª ReflexãoO Papel do Avaliador…
SIADAP Conservadores - Especificidades
AVALIADOR (DR nº 19-A)
Nº1 Art 12º A avaliação é da competência do superior
hierárquico imediatos ou do funcionário que possua responsabilidades de coordenação sobre o avaliado, cabendo ao avaliador:
a) Definir objectivos dos seus colaboradores directos de acordo com os objectivos fixados para o organismo e para a respectiva unidade orgânica.
b) Avaliar anualmente os seus colaboradores directos, cumprindo o calendário da avaliação
Nº3 Art 12º Nos casos em que não estejam reunidas as
condições previstas no número anterior é avaliador o superior hierárquico de nível seguinte ou, na ausência deste, o conselho coordenador da avaliação.
Nº1 Art 14º Para efeitos de aplicação do presente diploma,
considera-se dirigente máximo do serviço o titular do cargo de direcção superior de 1º grau ou outro dirigente responsável pelo serviço ou organismo directamente dependente do membro do Governo
Art 21º DL nº 519-F2/79Considera os conservadores e os notários pessoal dirigente…inaplicabilidade tout court… assumem a direcção da repartição de que são titulares, cabendo-lhes a orientação e fiscalização de todo o serviço
Art 2º Lei nº 2/2004São cargos dirigentes, os cargos de direcção, gestão, coordenação e controlo dos serviços e organismos público abrangidos pela presente leiArt 5º Lei nº 2/2004Os titulares dos cargos dirigentes devem promover uma gestão orientada para resultados, de acordo com os objectivos anuais a atingir, definindo os recursos a utilizar e os programas a desenvolver, aplicando de forma sistemática mecanismos de controlo e avaliação dos resultadosArt 7º Lei nº 2/2004Compete aos titulares dos cargos de direcção superior de 1º grau, no âmbito da gestão geral do respectivo serviço ou organismo a) elaborar os planos anuais e plurianuais de actividades, com identificação dos objectivos a atingir pelos serviços, os quais devem contemplar medidas de desburocratização, qualidade e inovaçãoArt 8º Lei nº 2/2004Compete aos titulares dos cargos de direcção intermédia de 1º grau a) definir os objectivos da unidade orgânica que dirigem tendo em conta os objectivos gerais estabelecidos
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Processo de Avaliação do Desempenho Aspectos relevantes a considerar
Análise conjunta dos factores considerados para a avaliação e da auto-avaliação (entrevista anual)
AVALIADO AVALIADOR
Direito Dever
Proceder à auto-avaliação Dever
OS DIRIGENTES DOS SERVIÇOS são responsáveis pela aplicação e divulgação em tempo útil do sistema de avaliação, garantindo o cumprimento dos princípios e a diferenciação do mérito
É garantida a divulgação dos objectivos, fundamentos, conteúdo e sistema de funcionamento e de classificação
É garantido o direito à reclamação e recurso
Todos os intervenientes à excepção do avaliado, ficam obrigado ao dever de sigilo sobre a matéria
A atribuição de percentagens máximas deve ser do conhecimento de todos os avaliados
Direito
Direito
Dever
Direito
Nota: As Fichas de Avaliação constituem um documento confidencial pelo que o acesso deverá ser reservado. Propõe-se que os originais sejam mantidos na área de Recursos Humanos/Pessoal
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Todos devem estar bem conscientes de
quais as regras!
A mensagem a passar, deve ser clara e
compreendida por todos, ou...
Processo de Comunicação
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Objectivos SMART
ESPECIFICOS
Concretos, claros e precisos
MENSURÁVEIS
Associados a formas de medição – indicadores
AMBICIOSOS
Difíceis de atingir, criando desafios, inovação e melhoria
REALISTAS
Possíveis de atingir
TEMPORIZADOS
Associados a períodos de tempo, prazos
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Submeter os resultados da Avaliação prévia ao CCA
Realizar a Avaliação prévia dos colaboradores
Processo de Avaliação do Desempenho Avaliação Prévia por parte do Avaliador
AVALIADOR
1. Nº colaboradores avaliados/não avaliados;
2. Necessidades de formação (Temáticas, nº horas/colaborador);
3. Resultado global das avaliações:
% Insuficiente
% Necessita de desenvolvimento
% Bom
% Muito Bom e fundamentação que evidencie os factores que contribuíram para o resultado final
% Excelente e identificar os contributos relevantes para o serviço, tendo em vista a sua inclusão na base de dados sobre boas práticas
CCA
Analisar os resultados da Avaliação prévia dos colaboradores: Factores de diferenciação apresentados e HarmonizaçãoCCA aprova?
Apresenta o resultado da Avaliação ao colaborador
Sim
Não
Alteração do resultado da
avaliação
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Processo de
MudançaNão se pode gerir a mudança.
Só se pode antecipá-la ou liderá-la. A mudança é coisa para empreendedores, não para gestores.
Peter Drucker
4ª ReflexãoComo desenvolver…
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Sistema de Avaliação do Desempenho ESTRATÉGIA
Qual é a Missão da Conservatória?
Em alinhamento com a DGRN / MJ
Em função do Plano de Actividades
Em função das necessidades da comunidade
Em conformidade com os recursos disponíveis (instalações, materiais, equipamentos, pessoas e competências)
Estratégia de Melhoria?Quais as prioridades?
Quais os factores externos?
Quais as condicionantes?
Qual a evolução esperada? (estrutura evolutiva da comunidade, tecnologia, competências)
Quais as necessidades de suporte organizacional?
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Objectivos orientados para resultado, não para a tarefa
Objectivos partilhadosNecessidade de coordenação e comunicação entre serviços
Definição de IndicadoresNecessidade de conhecer o ponto de partida e estabelecer comparação; Cultura e registo;Benchmarking para melhoria.
Cultura de evidênciaNecessidade de registar a evolução dos indicadores, os factores críticos e as acções correctivas
Compromisso entre Avaliado, Avaliador e Instituição
Sistema de Avaliação do Desempenho DEFINIÇÃO DE OBJECTIVOS
Análise inicial:
Quais as actividades chave?
Quais as dificuldades?
Qual o nível de cumprimento?
1.Corrigir
Análise de melhoria:
Quais as expectativas em relação ao serviço?
Qual a envolvente?
Quais as necessidades?
2.Melhorar
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Sistema de Avaliação do Desempenho MONITORIZAÇÃO DE INDICADORES
Definição dos objectivos
Selecção dos indicadores
Recolha dos dados
Registo e análise periódica da informação
A evolução é positiva?
Desenvolvimento de medidas de melhoria
NãoSim
Registos dos resultados monitorização
Avaliação dos objectivos - Resultados
Melhoria do Desempenho
MONOTORIZAÇÃO PERMANENTEAVALIAÇÃO ANUAL
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Sistema de Avaliação do Desempenho - InstrumentosOBJECTIVOS DA UNIDADE ORGÂNICA
Qualidade de Serviço e Impacto na Sociedade
Tipologia Objectivos Metas Indicadores de Medida
Produtividade e Gestão da Despesa
Motivação e Gestão de Recursos Humanos
1. Melhorar a qualidade dos serviços através da aplicação de instrumentos de Melhoria da Qualidade
1.1 Cumprimento do plano de melhorias em 80%
1.2 Redução das reclamações em 5%
1.1.1 Nº acções desenvolvidas e Tx de desvio ao planeamento
1.2.1 Nº reclamações e % redução
2. Implementação do Programa de Gestão Informática.
3. Aumento da capacidade de resposta nos actos de registo predial
2.1 Garantir a implementação a 100%
3.1 Diminuição de 5% no tempo de resposta
2.1.1 Nº acções desenvolvidas; Tx de Implementação; Análise comparativa dos resultados/custos
3.1.1 Tempo médio por acto; % diminuição
4. Assegurar a concretização do plano de formação, conforme as necessidades identificadas
5. Promover reuniões mensais sobre a melhoria das actividades e respectivas iniciativas
4.1 Cumprimento de 70% das acções propostas
5.1 Controlo e tratamento de 60% dos aspectos críticos
3.1.1 Nº acções formação propostas vs realizadas; Nº horas
3.2.1 Tx participação; Nº iniciativas concretizadas vs aspectos críticos identificados
Desdobramento dos Objectivos Estratégicos e Plano de Actividades
Acompanhamento Jan-Fev Mar-Abr Mai-Jun Jul-Ago Set-Out Nov-Dez
Meta 10 10 10 7 7 7
Indicador 1 5 6 6 2 4 3
Indicador 2 4 4 4 2 4 4
Total 9 10 10 4 8 7
Desvio -1 0 1 -3 1 0
Acção ACP12 ACP13 ACP14
Tableau de Bord
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
1 2 3t 4 5 6
Meta
Pré-analitica
Analitica
Pós-analitica
Total
Registos
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Sistema de Avaliação do Desempenho - InstrumentosOBJECTIVOS INDIVIDUAIS
Objectivos e Indicadores de Medida Competências
20%
20%
20%
20%
20%
40%
30%
30%
Garantir a capacidade média de resposta aos actos de registo predial em 9 dias
Coordenar a aplicação do sistema de informação, garantindo o cumprimento de 80% do planeamento previsto
Garantir o controlo das reclamações, assegurando a análise mensal da evolução do processo
Desdobramento dos Objectivos da UO
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Objectivo 1
Objectivo 2
Objectivo 3
9 7 15 8 9 9 9 8 10 11 9 9
1 1 1 + 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Legenda: Cumpriu Superou Não Cumpriu
Registos
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Avaliação do Desempenho – Registo de Informação (DGAP) SGU – Sistema de Informação: www.siadap.gov.pt
1º Preenchimento/Actualização BDAP – Base de Dados da Administração Pública
2º Pedido de Password – Administrador SIADAP (Informática e/ou RH)
3º Preenchimento da estrutura do Organismo
4º Interligação de informação BDAP-SGU
5º Pedido de Password para Avaliadores – registo dos dados da avaliação
6º Pedido de Password para Avaliados – consulta dos dados da avaliação
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Uma Organização aprendente é uma Organização capaz de criar, adquirir e transferir conhecimentos e modificar o seu comportamento para que este reflicta novos conhecimentos e saberes.
David A. Garvin
Informar,
formar,
Esclarecer a abordagem da avaliação do desempenho de modo claro e aberto
Formação dirigida aos avaliadores sobre métodos e instrumentos de avaliação
para ajudar a mudar…
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Auto-avaliação CAF - Diagnóstico
Acções de Melhoria Organizacional – Sistema Gestão
Auto-Avaliação CAF - Avaliação de Desempenho: resultados
organizacionais
Priorização das Acções de Melhoria
Ciclo Anual de Gestão
Objectivos Estratégicos
Objectivos por funcionário
Avaliação de Desempenhos
Relatório de Actividades
Objectivos Operacionais Unidades Orgânicas
SIADAPCAF/EFQM
Plano de Melhorias
5ª ReflexãoMelhoria do Desempenho…
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Agradecemos a Colaboração!
Rua da Estrela, 211200-668 Lisboa Tel: 21 397 09 70www.sinase.ptContacto: Dr. Paulo Aguiar - [email protected]
Sem medição não há controlo, sem controlo não há evolução,
sem avaliação não há melhorias. Juran