7 - Atribuições Das Unidades Organizacionais

ATRIBUIÇÕES DAS UNIDADES ATRIBUIÇÕES DAS UNIDADES ORGANIZACIONAISORGANIZACIONAIS

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CONSIDERAÇÕES BÁSICASCONSIDERAÇÕES BÁSICAS

As atribuições das unidades As atribuições das unidades organizacionais representam uma forma organizacionais representam uma forma de consolidar e representar, de consolidar e representar, formalmente, todas as formalmente, todas as responsabilidades da unidade responsabilidades da unidade considerada.considerada.

As atribuições das unidades As atribuições das unidades organizacionais da empresa têm como organizacionais da empresa têm como base a especialização do trabalho.base a especialização do trabalho.

A especialização refere-se ao maior A especialização refere-se ao maior conhecimento dos diversos e diferentes conhecimento dos diversos e diferentes aspectos que determinado trabalho aspectos que determinado trabalho exige para ser executado.exige para ser executado.

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Deve haver perfeito equilíbrio de Deve haver perfeito equilíbrio de especialização do trabalho na especialização do trabalho na estrutura organizacional, para evitar estrutura organizacional, para evitar problemas de motivação dos problemas de motivação dos funcionários e de coordenação das funcionários e de coordenação das atividades da empresa.atividades da empresa.

A especialização é mais interessante A especialização é mais interessante nos níveis mais baixos da hierarquia nos níveis mais baixos da hierarquia da empresa, pois isso pode levar a da empresa, pois isso pode levar a maior rapidez e qualidade na maior rapidez e qualidade na realização dos trabalhos.realização dos trabalhos.

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Vantagens da especialização por meio Vantagens da especialização por meio da divisão do trabalho:da divisão do trabalho:

maior qualidade de trabalho;

maior eficiência, pois, se um indivíduo faz mais vezes o mesmo trabalho, ele acaba fazendo melhor;

maior facilidade de treinar os funcionários; e

mais barato para operacionalizar as atividades da empresa.

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Desvantagens da especialização:Desvantagens da especialização:o funcionário perde a visão do conjunto;

pode provocar desmotivação para os vários funcionários da empresa;

maior dependência entre as várias unidades organizacionais, pois, se determinado funcionário falta no trabalho, pode provocar problemas em etapas posteriores do processo; e

menor flexibilidade pela maior rigidez de alocação das atividades ente as unidades organizacionais.

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MANUAL DE ORGANIZAÇÃOMANUAL DE ORGANIZAÇÃO

O desenvolvimento da empresa e, O desenvolvimento da empresa e, conseqüentemente, o aumento de sua conseqüentemente, o aumento de sua complexidade e especialização tornam complexidade e especialização tornam indispensável sua organização indispensável sua organização planejada. Decorre dessa necessidade planejada. Decorre dessa necessidade determinada sistematização, que é determinada sistematização, que é essencial quando se deseja trabalhar essencial quando se deseja trabalhar de maneira eficiente, eficaz e efetiva.de maneira eficiente, eficaz e efetiva.

Essa sistematização deve ser simples Essa sistematização deve ser simples e prática para ser eficiente. É e prática para ser eficiente. É denominada denominada Manual de OrganizaçãoManual de Organização..

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O O Manual de OrganizaçãoManual de Organização é o relatório é o relatório formal do plano de atividades e do formal do plano de atividades e do respectivo organograma da empresa.respectivo organograma da empresa.

Ele mostra a todos os funcionários que Ele mostra a todos os funcionários que possuem cargo de chefia qual a sua possuem cargo de chefia qual a sua participação no conjunto.participação no conjunto.

O Manual de Organização deve ser O Manual de Organização deve ser dinâmico e espelhar com fidelidade a dinâmico e espelhar com fidelidade a situação de toda a empresa.situação de toda a empresa.

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Vantagens:Vantagens:durante sua elaboração, fornecem oportunidade de considerar, de um ponto de vista objetivo e crítico, os esquemas organizacionais; são úteis como recursos para treinamento; eservem, às vezes, de ponto de vista oficial e decisivo sobre quaisquer problemas de organização da empresa.

Desvantagens:Desvantagens:são, geralmente, difíceis de alterar;podem provocar atritos e disputas; esão limitados quanto a determinadas informações.

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Um Manual de Organização pode ser Um Manual de Organização pode ser constituído das seguintes partes:constituído das seguintes partes:

a) Considerações gerais: em que são apresentados os aspectos teóricos que envolvem sua elaboração, bem como várias considerações sobre a empresa em questão;

b) Fichas de funções: em que se estabelecem a posição hierárquica de cada unidade organizacional, sua finalidade e suas atribuições específicas;

c) Quadro de competência: em que são estabelecidos os níveis de autoridade e responsabilidade dos titulares dos cargos que compõem a estrutura organizacional da empresa;

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d) Comitês: em que se estabelecem sua finalidade, seus membros e a periodicidade das reuniões;

e) Relação de titulares, centro de custos e siglas: em que são listados as várias unidades organizacionais, seu centro de custos, bem como as respectivas siglas e titulares atuais, visando facilitar a comunicação;

f) Organograma: é a representação gráfica da estrutura organizacional da empresa. Nele ficam claramente evidenciadas as diversas unidades organizacionais competentes, sua posição relativa e suas ligações.

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Ficha de Funções:Ficha de Funções:

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Quadro de Competências:Quadro de Competências:Tem por objetivo ilustrar o nível de autoridade e responsabilidades dos titulares dos cargos que compõem a estrutura organizacional da empresa, com vista em obter maior agilidade, uniformidade e segurança no processo de tomada de decisões.O Quadro de Competências é o resultado da identificação de algumas decisões relevantes que devem ser tomadas no processo operacional da empresa e dos respectivos níveis de autoridade de cada chefe de unidade organizacional.

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Quadro de Competências:Quadro de Competências:

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Quadro de Competências:Quadro de Competências:Pode ter as seguintes características:

a) Uma listagem de atividades, agrupadas segundo os assuntos ou áreas afins, tais como: atividades de recursos humanos, financeiras, comerciais, etc.

b) Símbolos que identificam a vinculação de cada decisão a determinada espécie de autoridade, tais como:

• Competência simples, relacionada a determinada pessoa ou área;

• Competência comum a determinado nível hierárquico; e

• Competência conjunta.

Os níveis de autoridade previstos no Quadro de Competências devem ser definidos com base no critério de subordinação hierárquica estabelecida na estrutura organizacional da empresa.

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Comitês ou Comissões:Comitês ou Comissões:Comitê ou Comissão é um grupo de pessoas, especificamente, designadas para desempenhar determinado ato administrativo.Classificação:

coordenadores, a fim de reunir indivíduos representantes de determinadas funções com o propósito de assegurar o traba-lho de cada função, conduzindo-as sobre bases condizentes e em harmonia com o trabalho das demais funções;

conselheiros, a fim de reunir determinados indivíduos que possam oferecer orientação especializada a um chefe que dela necessite; e

educativos, a fim de constituir um meio de que se valha um chefe para manter sua equipe, regularmente, informada sobre acontecimentos e diretrizes que possam afetar os mesmos.

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Comitês ou Comissões:Comitês ou Comissões:

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QUESTIONÁRIO DE QUESTIONÁRIO DE LEVANTAMENTO DA LEVANTAMENTO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONALESTRUTURA ORGANIZACIONAL

O Questionário tem por finalidade O Questionário tem por finalidade levantar todos os aspectos básicos levantar todos os aspectos básicos inerentes às funções consideradas na inerentes às funções consideradas na descrição proposta apresentada de descrição proposta apresentada de atribuições das unidades atribuições das unidades organizacionais. organizacionais.

Também aborda as atividades que Também aborda as atividades que não são realizadas no momento do não são realizadas no momento do levantamento, mas que são levantamento, mas que são consideradas necessárias para o consideradas necessárias para o adequado funcionamento da unidade adequado funcionamento da unidade organizacional e da empresa.organizacional e da empresa.

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