7. ATIVIDADES DE COMUNICAÇÃO INTERNA DCS/Processo... · 2016-03-18 · 7. Atividades de...

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7. ATIVIDADES DE COMUNICAÇÃO

INTERNA

É importante acrescentar atividades de

comunicação a implementação local e que isso

seja coordenado localmente para obter o melhor

resultado. Temos algumas propostas e ideias

para atividades de comunicação interna em

relação à implementação do Processo Global de

Serviços (DCS).

Dirigido

Responsável pela comunicação interna.

7. Atividades de Comunicação Interna I Índice 2

ÍNDICE Notas para o Palestrante em PowerPoint ................................................................ 3

Escolha do Canal de Comunicação - Exemplos ......................................................... 20

Planos de Comunicação Interna do DCS - Exemplos ...................................................... 22

7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 3

Notas para o Palestrante em PowerPoint

Conteúdo das atividades locais de 1

comunicação interna

O material a seguir está incluído na seção de Atividades de

Comunicação Interna

• Comunicação Interna DCS (apresentação PPT - relacionada a Comunicação Interna)

• Canais de comunicação - exemplos prós e contras.

• Plano de comunicação interno do DCS - modelo e exemplo

• Modelo de Newsletter interno (word)

O objetivo deste material é dar suporte ao planejamento e divulgação da

comunicação interna em relação à implementação do Processo Global

de Serviços e a Manutenção Scania - Planos Flexíveis.

Classe Interna Atividades de comunicação interna - apresentação geral

Data

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Página 2: Notas para o palestrante

Pacote de Comunicação Digital no SAIL

Pacote de Comunicação Impressa (pasta)

Distribuição para:

Equipe de Implementação do Projeto

Gerência

Gerentes de Área

Mercados indicados ou mediante pedidos: Gerentes de Serviço

Equipe de Implementação Local

Coordenadores de SRS

Comunicação

Gerentes de Recursos Humanos

Todo o material estará disponível em formato editável para permitir adaptações locais.

Para mais informações e suporte em assuntos de comunicação interna entre em contato com

[email protected]

Processo Global de Serviços (DCS) Pacote de Comunicação Versão 1.0

• Apresentações para informação local e compartilhamento

• Descrição Geral dos Padrões (diretoria/outros)

• Pacote de Padrões de Operação (para usuários finais) • Comunicação Interna da Manutenção Scania

- Planos Flexíveis

• Filmes e transcrições para traduções locais • Atividades de comunicação interna • Método de Implantação do DCS

mailto:[email protected]



Os padrões desenvolvidos pela Scania Commercial Operations Brazil que serão o ponto de partida

para os padrões locais e precisam ser estudados e adaptados para a situação local.

As Descrições Gerais ajudam na introdução do padrão especifico de uma forma administrativa e

geral. O objetivo é criar um entendimento entre os gerentes de quais pré-condições podem ser

necessárias para iniciar a implementação do novo método de trabalho e de como os gerentes

devem dar suporte e acompanhar em diferentes níveis.

Tradução e adaptação do material no Pacote de Comunicação

• Processo Global (DCS)

• Capa e Padrão da Atividade

• Descrições Gerais

Apresentações de PowerPoint

• DCS

• Manutenção Scania - Planos Flexíveis

• Pasta - Manutenção Scania - planos flexíveis

• Filmes

• DCS Filme 1 - Versão Geral

• DCS Filme 2 - Versão Consultor Técnico

• Manutenção Flexível Scania


Página 4:

Dirigido aos grupos internos

• Equipe de Gerência da Unidade de Negócios (SCOBr)

• Equipe de Gerência da Concessionária / Oficina

• Equipe de Implementação da Unidade de Negócios (SCOBr)

• Equipe de Implementação da Concessionária / Oficina

• Gerentes de Serviço Regional

• Gerentes de Serviço

• Gerentes de Oficina

• Consultores Técnicos

• Equipe de Serviços (todos)

• Equipe de Vendas

• Coordenadores do SRS


Página 5:

Escolha dos canais - exemplos

1. Reuniões

2. E-mail

3. Boletim Interno / Newsletter

4. Intranet

5. Vídeo

6. Revista interna

7. Quadro de avisos

8. Eventos (por exemplo: kick-off)

9. Go and see

10. Agora (forum)

11. Quadro de informação interna


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1. Reuniões

• Utilizar a apresentação em PPT do pacote de comunicação

• Traduzir e adaptar para condições locais

• Mostrar filme:

• DCS 1 - Abertura (Gerencia / outros)

• DCS 2 - Consultor Técnico (Equipes de Serviços)

• Apresentação com grupo de trabalho / tempo para discussão e reflexão


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2. E-mail

• Enviar frequentemente e-mail para os participantes dos grupos abaixo:

• Participantes da equipe de implementação do projeto

• Equipe de Serviços

• Equipe de Gerencia (Unidade de Negócios / Concessionária)

• Ser breve e focar em atualizações e informações de status

• Criar uma lista de distribuição no Outlook


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3. Boletim interno / Newsletter

• Iniciar com um boletim interno referente as atividades locais da implementação

• Utilizar o modelo do Pacote de Comunicação

• Distribuição para:

• Participantes da equipe de implementação

• Gerentes para posterior distribuição

• Toda a Equipe de Serviços

• Imprimir e colocar no quadro de avisos ou

na área de café / lanchonete

11 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint

Página 9

4. Intranet

• Criar um site específico na intranet para o DCS

• Publicar o padrão mais recente em um lugar para todos fazerem

download

• Publicar e compartilhar bons exemplos da organização relacionados à

implementação dos padrões


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5. Filme

• Estimular a organização a filmar bons exemplos quando o trabalho é realizado de acordo com a forma correta e sistemática

• Compartilhar o filme em qualquer um dos canais escolhidos (Agora, Intranet, quadro de informações ou em uma reunião)


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6. Revista interna

• Se houver uma revista interna para colaboradores,

divulgar com artigos explicando o que é o Processo

Global de Serviços (DCS) e mostrar bons exemplos

de onde foi implementado

• Entrevistar alguém que tenha feito o trabalho, que

tenha iniciado a implementação dando sua opinião do

processo

• Acrescentar uma mensagem da Diretoria Executiva

destacando a importância de fazer isso acontecer e o

que é esperado de todos


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7. Quadro de avisos

• Colocar as informações mais recentes ou boas práticas no quadro de

avisos

• Criar uma área em que as pessoas possam fazer perguntas,

acrescentar propostas para melhoraria ou apenas fazer seus comentários

• Realizar uma competição informal e divertida relacionada à

implementação e manter os resultados no quadro de avisos


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8. Eventos

• Organizar evento para iniciar o Projeto de implementação ou para comemorar um objetivo alcançado

• Aproveitar a oportunidade para compartilhar mensagens para todos ao

mesmo tempo

• Promover espírito de equipe e compreensão comum

• Oferecer a possibilidade para todos interagirem, fazerem perguntas e

conhecerem uns aos outros


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9. Visitas (go and see)

• Convidar a diretoria ou outros acionistas para verem a realidade, com

objetivo de obter o suporte adequado com a implementação dos

padrões e como manter o novo método de trabalho

• Mostrar o processo da oficina e realizando uma sessão com casos e

clientes reais envolvidos, o que cria maior credibilidade

• O SRS office e os coordenadores locais do SRS podem ajudar a

promover as visitas (go and see)



O Agora está disponível para todos os colaboradores da organização Scania, próprios e terceiros, e

é acessado pelo SAIL ou pelo link: https://agora.scania.com/

10. Agora

• Criar um fórum para a equipe de implementação local no Agora

• Por exemplo, incluir um tópico em Processo Global de Serviços

(DCS) e Manutenção Scania

• Publicar notícias e atualizações relacionadas à implementação

• Publicar imagens dos treinamentos locais e reuniões

• Pedir ajuda e ideias de outros na rede

https://agora.scania.com/


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11. Quadro de informação interna

• Utilizar o quadro de informações para divulgar mensagens úteis e positivas referente ao Processo Global de Serviços (DCS)

• Mostrar os filmes do Pacote de Comunicação

• Publicar e mostrar os vídeos de diferentes oficinas apresentando as

boas práticas


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Checklist da atividade de comunicação

Objetivos e escopo da comunicação (mensurável)

Grupo alvo

Mensagem principal

Escolha de canal

Momento oportuno

Preparação do material de comunicação (imagens, PPT, filmes)

Impressão, cópias e etc.

Recebimento de material externo

Entrega / Execução da atividade de comunicação

Acompanhamento e medição

7. Atividades de Comunicação Interna I Escolha do Canal de Comunicação - Exemplos 20

Escolha do Canal de Comunicação - Exemplos

Canal Pontos Positivos Pontos Negativos Para Reflexão

1. Reuniões

• Podem tornar a comunicação

pessoal e relevante para a

equipe envolvida

• Oportunidade para

discussão, opinar,

perguntar e sugerir

ideias

• Um bom gerente pode facilitar uma sessão

ativa e interativa

• Pode ajudar a construir a

compreensão e

comprometimento

• O sucesso dependerá da habilidade da liderança

• Compromisso do tempo

com o gerente e com os

colaboradores

• Atenção com excesso de

conteúdo; outros canais

podem ser mais eficazes na

comunicação das

informações

• Aproveitar o tempo ao

máximo - é valioso

Treinar gerentes para

apresentações técnicas

• Garantir a disciplina nas

Reuniões para ter

resultados positivos

2. E-mail

• Alcançar várias pessoas rapidamente

• Ótimo relação custo /

benefício e simples de utilizar

• Mensagem consistente e controlada

• Chega de forma direta a pessoa desejada

• Bom para informar, ter conhecimento e instruir

• Nem todos tem acesso

• Informal e aberto a interpretações errôneas

• Pode terminar rapidamente em excesso de informação

• Não permite diálogo ou discussões

• Controlar os acesso a listas de distribuição

• Colocar o assunto da mensagem principal

• Manter breve e simples

• Usar subtítulos e marcadores para mensagens importantes e para agilizar o texto

3. Boletim Interno/

Newsletter

• Atingir várias pessoas

• Pode ser distribuído em

forma impressa ou

digital, conforme o

público

• Possível de controlar e

gerenciar a mensagem e

o conteúdo

• Promoção interna de

bons exemplos

• Não há garantia de que atingir todos

• Precisa da opinião dos envolvidos outros envolvidos para manter interesse e valor

• Conteúdo relevante e equilibrado

• Utilização de imagens para destacar conteúdo

• Manter a frequência nas publicações

4. Intranet

• Rápido e Consistente

• As possibilidades são

infinitas - podem ser

interessante e visualmente

cativante

• Bom para arquivar as

informações, referências e

criar aderência

• Compartilhamento de informações e boletins.

Bom para o envolvimento e

discussões

• Nem todos tem acesso

• Depende das pessoas buscarem informações

• As pessoas podem não ter tempo para ler

• Dificuldade de administrar

• A navegação pode se tornar

difícil e cheia de

informações desatualizadas

• Manter site atualizados

e com informações

relevantes e

importantes, forçar as

pessoas a entrarem

5. Filme

• Criativo e divertido

• Mostra pessoas reais

falando sobre suas

experiências

• A câmera não mente -

pode mostrar provas ou

progresso

• Mensagem consistente e controlada

• Potencialmente caro

• Não é interativo por si só

• Requer competência e solução de distribuição

• Uma pessoa discursando raramente é atrativa

• Pode ser complicado

para colaboradores que

viajam

• Utilizar como parte de

uma reunião de

comunicação para

estimular a discussão

• Utilizar “pessoas reais”

para falar sobre suas

experiências, não apenas

gerentes

7. Atividades de Comunicação Interna I Escolha do Canal de Comunicação - Exemplos 21

6. Revista interna

• Alcançar toda a empresa

com uma mensagem

sólida

• Inclui pessoas com pouco

tempo podem ler em cafés,

trens, etc.

• Pode tratar / refletir o

feedback e responder

• Mostra como tudo funciona e

reforça a imagem da marca

• Pode ser considerado “bom demais” e sem credibilidade

• Informação desatualizada rapidamente

• Desafiador para torná-lo

relevante para todos os

públicos

• Sem oportunidades para

discussão ou verificação de

compreensão

• Como estimular as pessoas

a ler, por exemplo, com uma

competição

• Utilizar um quadro de

funcionários para testar

o conteúdo e garantir

que os artigos abordem

os assuntos realmente

importantes

7. Quadro de

Avisos

• Visível e podem chamar a

atenção quando não tem

tempo suficiente para ler

alguma coisa a mais

• Bom para informação e

instruções

• Bom para informar a equipe

• Maneira informal de divulgar a mensagem

• Pode não ser lida

• Normalmente não há dono -

com que frequência você vê

avisos desatualizados?

• Perde o impacto se

utilizado demais com os

projetos ou atividades ao

mesmo tempo

• Colocar data de validade

nos avisos e notas

• Publicar em lugares de fácil

acesso, como no elevador

ou próximo da máquina de

café

8. Eventos

(por exemplo:

kick-off)

• Oportunidade para que as

pessoas chaves encontrem

um público cara a cara

• Flexíveis e receptivos

• Podem incluir sessões de

perguntas e respostas,

grupos de discussão e

envolver pessoas

• Pode criar um espírito de

• equipe e motivar

• Pode ser usado para abordar pontos polêmicos

• Pode ser as sessões não tenham feedback

• Cronograma estabelecido

• pela gerencia pode não ser o que o público queira

• Pode ter custo alto

• Demanda tempo dos organizadores, palestrantes e participantes

• Envolver a equipe para

definir o cronograma e o

formato

• Envolver a equipe no

evento como anfitriões ou

facilitadores

• Utilizar sessões interativas

para maximizar o

envolvimento dos

participantes

9. Visitas

(go and see)

• Mostra que os líderes estão

ouvindo e querem ver o que

está sendo realizado

• Mantém líderes em

contato com o que está

sendo realizado na

prática

• Promove diálogo e entendimento

• Líderes não verão a

realidade se tratar como

“visitas VIP”

• Consome tempo dos líderes

para visitar muitas oficinas

• Oferecer aos líderes um

resumo sobre a situação

local antes do go and see

• Fazer um acompanhamento

das perguntas e ter

respostas sobre as ações

10. Agora (forum)

• Ajuda funcionários que estão

longes

• Oportunidade de

compartilhar exemplos com

vários colegas

• Distribuição rápida e

eficiente

• Cria um sentimento de

“comunidade” dentro de um

certo assunto

• Possibilidade de solicitar

ajuda e ideias

• Não é um canal natural para muitos

• Muitos assuntos e grupos

podem criar uma impressão

confusa

• Tem que ser atualizado

continuamente para “se

manter vivo”

• Não deve ser usados

exclusivamente para

informações importantes, já

que não são muitos os que

utilizam

• Possibilidade de criar um

sentimento de comunidade

• Útil quando muitas

pessoas estão implantando

o mesmo projeto, por

exemplo: quadro de avisos

para trocar experiências

11. Quadro de

Informação

Interna (digital)

• Oportunidade de alcançar o

colaborador quando estiver

com tempo ocioso

• Possibilidade de acrescentar filmes, imagens e conteúdo visual

• Mesma mensagem em formato consistente

• Pode ser caro e não estar

disponível em todas as

oficinas e departamentos

• Precisa da tecnologia certa

• Exige competência para

acrescentar conteúdo

interessante

• Método de comunicação

novo e visual para um

grupo amplo

• Agregar novas informações

com frequência

7. Atividades de Comunicação Interna I Plano de comunicação interno do DCS - Exemplos 22

Planos de Comunicação Interna do DCS - Exemplos

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