5Ss: Aplicação em Bibliotecas e Centros deInformação

Introdução

� Década de 50 – Japão tenta se reerguer da derrota sofrida na Segunda Grande.

� Profissionais dos Estados Unidos vão ao Japão a ensinar como se reorganizar e investir na produtividade.

� House keeping: cuidar da casa; administração do lar e responsabilidade pela limpeza e organização domésticas.

� Final de 1960: house keeping como fator básico para sucesso da QT nas indústrias japonesas

� Japão passou a ser foco de pesquisas por organizações de outros países, desejando conhecer as ferramentas gerenciais utilizadas para justificar os seus grandes ganhos de produtividade.

� Porém, todas as organizações japonesas são unânimes em afirmar que o 5S é a base física e comportamental para o sucesso destas ferramentas gerenciais.

� Brasil: 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke)

� Os 5S são iniciais das palavras em japonês. São cinco sensos importantes para a nossa vida diária!

• SEIRI - A arte de “colocar fora coisas

inúteis” buscando liberação de área.

• SEITON - Arte de “cada coisa em seu lugar”

• SEISO (U) - A arte de “tirar o pó.”

• SEIKETSU - A arte de manter em “estado

de limpeza” com asseio, higiene e

conservação.

• SHITSUKE - A arte de fazer “as coisas

certas naturalmente”com forte disciplina.

Objetivos:

• Melhoria do ambiente de trabalho

• Prevenção de acidentes

• Incentivo à criatividade

• Redução de custos

• Eliminação de desperdícios

• Desenvolvimento do trabalho em equipe

• Melhoria da qualidade de produtos e serviços

• SEIRI: Senso de

organização, de

seleção, de utilização.

• Significa a “arte de

colocar fora coisas

inúteis - sem uso.

• Ficam no local de

trabalho somente os

itens de uso do dia a

dia.

Identificar materiais, equipamentos, ferramentas,

informações, classificando-os como necessários ou

desnecessários, descartando esses itens ou dando uma devida

destinação.

Em geral, as pessoas gostam de “guardar” coisas

necessárias e também desnecessárias, assim, esse

Senso identifica os excessos e o porquê do excesso.

Organizar é liberar espaço! Distinguir oque é necessário do que édesnecessário!

O que for desnecessário deve sertransportado para a área de descarte.

Não deve haver excesso de materiais eequipamentos no local de trabalho.

O excesso atrapalha e o funcionário acaba gastandomais tempo para achar o que quer! Já pensou emachar uma agulha em um palheiro?

Não ache que jogar fora é um desperdício, nem deixe de

descartar algo achando que poderia precisar daquilo algum

dia! Lembre-se da eficiência que você está obtendo organizando o

seu local de trabalho.

VANTAGENS:

• Conseguir liberação de espaço

• Eliminar itens em excesso

• Eliminar dados de controle ultrapassados

• Eliminar itens fora de uso e sucata

• Diminuir risco de acidentes

Cada coisa com seu

lugar definido:Após a realização da Organização, descartando coisas inúteis, devemos definir local apropriado e identificar os itens que ficaram e que pertencem ao setor.

Arrumação significa a

“arte de cada coisa no

seu lugar para pronto

Uso”.

O caminho é identificar

tudo, para achar

rápido!

Arrumar significa identificar o item desnecessário, padronizar o seu uso e sua guarda para que todos

sigam o seu procedimento, sabendo usar quando necessário e

guardando no mesmo local, da mesma forma como encontrou.

Cada coisa deve ter o seu lugar definido de acordo com o grau de uso.

Dê nome a tudo! Assim fica mais fácil de localizar!

Itens móveis devem contar com o local definido no piso; veja o caso do carrinho e do cesto de lixo.

Uma arrumação é considerada boa desde que se consiga localizar ou guardar qualquer item no setor em menos de 30 segundos.

IMPORTANTE:

� Definir o lugar das coisas.

� Guardá-las.

� Obedecer as regras.

VANTAGENS:

� Rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais e outros objetos

� Economia de tempo

Um ambiente com pó é um ambiente de moral Baixo

Limpar é mais do que manter limpo, é uma filosofia, um compromisso, com a higiene e

com os bons hábitos

� O Senso de Limpeza traz implícita a ideia deque o mais importante não é o ato de limpar,mas sim o ato de “não sujar”.

� Além de limpar é preciso identificar a fonte dasujeira e suas respectivas causas, de modo aevitar que a sujeira ocorra.

� O senso de limpeza significa limpar einspecionar todas as instalações, máquinas,equipamentos, deixando o ambiente nasmelhores condições possíveis de uso.

� O local de trabalho é dividido em áreas de responsabilidade pela manutenção da limpeza!

� Áreas de responsabilidade de cada um.

� Este é o único caminho para manter a empresa permanentemente limpa e apresentável.

Se cada um cuida da sua parte, o ambiente de trabalho vai estar sempre limpo e agradável!

Todo mundo se sente melhor em ambiente limpo!

� A equipe deve realizar diariamente a limpeza dos 3 minutos logo no início ou ao término do expediente.

� O mais importante é não sujar.

� Lembre-se: ambiente limpo não é aquele que mais se limpa mas o que menos se suja!

VANTAGENS:

� Melhoria do local de trabalho

� Satisfação dos funcionários por trabalharem em ambiente limpo

� Maior segurança e controle sobre Equipamentos

� Eliminação de desperdício

� A Padronização visa criar um “estado delimpeza”, ou seja, criar um ambiente limpo e quetambém pareça limpo visando um alto moraldentro da empresa.

� Para isso, temos que considerar: Cores, formas, iluminação, ventilação, vestuário, higiene pessoal, itens de ambientação - Tudo que causar impressão de limpeza.

Refere-se à padronização das práticas de trabalho, como manter

os objetos similares em locais similares.

Este procedimento induz a uma prática de trabalho e a um layout

padronizado.

Manter a organização, arrumação e limpeza de forma contínua, padronizando os procedimentos adotados (Kaizen).

Kaizen: palavra joponesa que significa

“melhoria contínua”.

Deves-se utilizar placas padronizadas em tamanho, cores e tamanho de letras, tanto para sinalização como para identificação dos setores.

Padrão da limpeza diária :

� Devemos padronizar a limpeza dos 3 minutos

� A limpeza diária de 3 minutos deve ser realizada por todos ao mesmo tempo.

� Esta é uma atividade de equipe.

Cada setor deve ter o seu padrão geral dos 5S registrado em Folha de

Verificação. Assim, a equipe passa a atacar os problemas encontrados nas

medições.

VANTAGENS:

� Equilíbrio físico e mental

� Melhoria do ambiente de trabalho

� Melhoria de áreas comuns (banheiros,

refeitórios, etc)

� Melhoria nas condições de segurança

Disciplina é a base de uma civilização e o mínimo para que a Sociedade

funcione em harmonia.

SHITSUKE - Disciplina ou autodisciplina

Compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua.

Praticar o shitsuke é conquistar a capacidade de fazer as coisas como devem ser feitas.

Fazer o que tem de ser feito, mesmo que ninguém veja.

No programa dos 5S, a disciplina é uma característica fundamental:

• Quando limpamos o que sujamos.

• Quando fazemos a medição períodica, utilizando a folha de verificação e colocamos os resultados no gráfico de controle

Para criar bons hábitos necessitamos repetir, repetir...

DISCIPLINA é um processo de repetição e prática, é uma questão de internalização de regras para realizar as coisas naturalmente.

A equipe deve compartilhar dasmesmas normas de conduta visando manter o ambiente

continuamente limpo e saudável e com o menor gasto de energia

possível.

Compromisso - a cola que une os 5S

• O 5S é trabalho de equipe.

• Os bons times seguem as regras dojogo.

• Estar bem com o 5S é estar bemcom a vida.

A disciplina só é conseguida se repetirmos, repetirmos, repetirmos até criarmos os

novos hábitos!

VANTAGENS:

• Trabalho diário agradável

• Melhoria nas relações humanas

• Valorização do ser humano

• Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos

• Melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho

Após o treinamento de toda a equipe nos conceitos dos 5S, é marcado o “dia da bermuda” ou “dia do descarte”.

Neste dia, TODOS, participam do mutirão para colocar ordem na casa, gerando descarte dos itens sem uso e facilitando o próximo passo do trabalho.

No dia da bermuda é definido uma área para descarte!

Tudo o que não estiver em uso nas áreas de trabalho é colocado neste local para, depois, tomar a decisão do que fazer.

5S - Fotos

Antes do Dia da Bermuda

Mesa de trabalho

5S - Fotos

Depois do Dia da Bermuda

5S - Fotos

Antes do Dia da Bermuda

Gaveta de trabalho

5S - Fotos

Depois do Dia da Bermuda

5S - Fotos

Dia da Bermuda

Área deDescarte

5S - Fotos

Dia da Bermuda

Funcionário naOrganização

5S - Fotos

Dia da Bermuda

Confraternização

Gerente e Auditores

Gerente: tem o papel de capacitar a equipe quanto a Técnica

Auditor: faz a auditoria e preenche a folha de verificação

Referências

ANDRIANI, C. S. Quality quadrinhos: programa de educação e desenvolvimento pessoal. São Paulo: COMMIT, 2000. 128p.

ANDRIANI, C. S. Sistema de gestão: conceitos e linguagem para diretores, gerentes e chefias. Campinas: FDA, 2001. 162p.

OBRIGADA!

Marina Ronque Stopa