O papel da informação e a filosofia do “empowerment”

Leozenir Mendes Betim (UTFPR) leobetim_0802@hotmail.com Dálcio Roberto dos Reis (UTFPR) dalcio@ufpr.edu.br

Resumo O presente artigo tem por objetivo identificar e avaliar os tipos de informações prestadas por parte do administrador de uma empresa prestadora de serviços, bem como diagnosticar as razões pelas quais o administrador deixa de fornecer informações aos seus subordinados. Na busca desse objetivo, duas fases de pesquisa foram contempladas. Na primeira realizou-se um levantamento bibliográfico em torno do assunto. A outra etapa constou de uma pesquisa de campo, cujo instrumento utilizado foi o questionário com suporte de uma entrevista, sendo o tratamento dos dados predominantemente qualitativo. O resultado da avaliação possibilitou identificar o grau de importância de determinados tipos de informações, assim como analisar sob o ponto de vista do administrador a importância da transmissão das informações como um dos elementos chaves que conduz à pratica do “empowerment”. Palavras chave: Informação, Empowerment, Gestão de Pessoas

1. Introdução Para que as pessoas assumam um compromisso e para que o seu trabalho constantemente tenha expressivo valor em um ambiente organizacional, necessitam estarem informadas sobre suas atividades e realizações, pois a informação como um recurso estratégico essencial é um dos fatores fundamentais que acaba por descrever, explanar, definir ou demonstrar algo que as pessoas necessitam para o cumprimento de suas tarefas. Nesse sentido as pessoas precisam das informações que estão dispostas e circulam em um ambiente organizacional para conseguirem alinhar seus esforços e objetivos individuais com os da estratégia organizacional.

Esperar que uma pessoa desempenhe uma função sem as informações adequadas para o seu trabalho é como pedir-lhes para construir uma casa sem as ferramentas necessárias, surgindo assim a necessidade do administrador incentivar constantemente o seu pessoal a buscar informações, antecipando ao mesmo tempo, as informações de que necessitarão para desempenhar a função, pois o administrador ao conferir empowerment as pessoas maximiza seu próprio poder e oportunidades de sucesso a medida que dá as pessoas condições para alcançarem um sentido de poder e sucesso (TRACY, 2004). É nesse contexto que o presente artigo objetiva avaliar os tipos de informações prestadas por parte do administrador de uma empresa prestadora de serviços, bem como diagnosticar as razões pelas quais o administrador deixa de fornecer informações aos seus subordinados.

Com intuito de melhor explanação sobre o tema em questão, procura-se alinhar pressupostos teóricos sobre informação com a prática do empowerment, que embora relativamente colocado e tratado nas organizacionais como um conceito novo de gestão, necessita de forma expressiva que antes de ser implantado, o administrador consiga partilhar com seus subordinados determinados tipos de informações, relacionados à visão global da empresa.

2. Síntese de estudos sobre a informação aliada ao “Empowerment” Chiavenato (1994, p.121) define informação como “conjunto de dados com um determinado significado. O significado reduz a incerteza a respeito de algo e aumenta o conhecimento a respeito de algo”. Na concepção de Rosini e Palmisano (2003, p.03) a informação pode ser definida como “dado configurado de forma adequada ao entendimento e à utilização pelo ser humano”. Drucker (apud Davenport, 1998, p.19) define informação como “dados dotados de relevância e propósito pelo ser humano.” Nesse sentido Davenport (1998, p.53) menciona que “as pessoas são os melhores meios para identificar, categorizar, filtrar, interpretar e integrar a informação.” A informação é entendida como uma forma de troca de aprendizado organizacional gerativo de fonte de energia, considerando que a mesma não é simplesmente algo; ela é o centro, dinâmico da vida organizacional que permite o crescimento contínuo e define os pontos essencias para sustentabilidade da organização (HESSELBEIN, et al. 1997). Mediante o ambiente organizacional onde a informação é difundida e onde as pessoas estão inseridas, há que se perceber e analisar como as informações são transmitidas pelo administrador.

Drucker (apud Filho, 1995, p.81) menciona que “não se avalia mais um gerente pelo número de pessoas que se reportam a ele, mas sim pela sua capacidade em fazer essas pessoas decidirem por si mesmas e trabalharem a massa de informações disponíveis na empresa.” Segundo Develin (apud Biral, 2000, p.35) o empowerment “é um mix de práticas e comportamentos que apóiam e estimulam as pessoas a realizarem suas ambições profissionais. É inerente ao ser humano desejar sentir que faz diferença nos resultados da empresa em que trabalha, bem como ter sua participação e habilidades valorizadas.” Scott (apud Chapman, 1996, p.151) define o empowerment como “uma forma fundamentalmente diferente de trabalhar em conjunto, onde os funcionários sentem-se responsáveis não só por executar o trabalho, mas por fazer a organização como um todo funcionar melhor”. Diante desse contexto, Tracy (2004, p.87) menciona que o conhecimento e a informação fazem parte de alguns dos princípios que constituem o que se denomina de pirâmide do poder.

“Uma pessoa pode ter a compreensão clara de suas responsabilidades. Pode ter a autoridade necessária para assumir essas responsabilidades. Mas se não tiver o conhecimento e as informações necessárias, ficará extremamente limitada na sua capacidade de assumí-las, de exercer a sua autoridade e de utilizar essas aptidões e essa capacidade de forma eficaz.”

Para conduzir o processo de empowerment, os líderes devem partilhar informações que deixam claro onde a organização está agora e para onde está indo. Os funcionários de posse das informações, começam a entender sobre a empresa e até mesmo sobre seu desempenho individual, buscando seu aperfeiçoamento frente às exigências da empresa. (BLANCHARD, et al. 2001). Blanchard et al (2001, p.62) afirma que “os líderes devem evitar informações imprecisas. As informações partilhadas devem criar uma imagem realista da situação da empresa. Filtrá-las só diminuirá a confiança e cridibilidade que as informações precisas podem dar”.

Se algumas informações devem ser mantidas dentro da organização, os líderes por sua vez devem partilhá-las com as pessoas, porém advertendo-as sobre a importância das mesmas não

serem divulgadas fora da empresa. Essa honestidade pode ajudar a criar um sentimento de companherismo entre líderes e membros de equipe. (BLANCHARD, et al 2001). Segundo Tracy (2004, p.92) um administrador confere empowerment quando “fornece informações ao seu pessoal para que tenham o poder necessário para desempenhar as suas respectivas funções.”

Entre essas informações Tracy (2004, p.92 à 95), menciona: - Metas e objetivos da empresa: são fundamentais para dar as pessoas um sentido de orgulho e finalidade. Se transmitidas adequadamente, as metas podem ser uma poderosa força unificadora, pois não é suficiente as pessoas saberem o que devem fazer, elas precisam saber também a razão de o estarem fazendo. Elas precisam ser capazes de enxergar a correlação entre as responsabilidades das suas funções e as metas e objetivos da empresa. Sem uma compreensão clara das metas e objetivos da empresa, não pode haver trabalho em equipe. Sem uma meta comum, as pessoas não têm motivo para se unir em um espírito de cooperação.

- Planos da empresa e do departamento: as pessoas precisam conhecer o plano da empresa como um caminho pela qual a equipe chega ao destino. Fornecer às pessoas as metas sem lhes fornecer o plano é como lhes dizer para onde ir sem lhes dizer como chegar. As pessoas não tem como elaborar um plano realista para si se não compreenderem planos da empresa e do departamento. - Informações de outros setores da própria empresa: se uma empresa quiser alcançar os seus objetivos, não pode funcionar como um bando de entidades independentes trabalhando de forma isolada uma das outras. Os seus diversos setores devem compatilhar mutuamente as informações e respeitar mutuamente suas necessidades. O sucesso de um departamento depende do sucesso de todos os demais.

- Informações sobre sua evolução em relação à consecução das metas e objetivos estabelecidos na empresa: de vez em quando, torna-se necessário dizer ao pessoal como ele está se saindo na consecução das metas e objetivos estabelecidos. O pessoal quando desinformado em relação a própria evolução, pode perder o interesse e questionar em se continuar insistindo se não se sabe aonde chegar ou a distância a percorrer. - Informações sobre o que está acontecendo fora da empresa e que dizem respeito à atividade executada pelo funcionário: se a empresa quiser se manter em uma posição competitiva, os funcionários dos diversos setores da empresa precisam estar atualizados em relação ao que está acontecendo fora dela. A menos que a empresa continue a desfrutar de uma posição competitiva, os indivíduos que nela trabalham ficarão limitados na sua capacidade de alcançar seus próprios objetivos. - Mudanças na empresa: comunicar que as mudanças ocorrerão é importante por duas razões: primeiro, as pessoas têm tempo de se ajustarem mentalmente e se tornarem mais receptivas à mudança; segundo, elas têm tempo de incorporar a mudança aos planos já existentes.

Nessa linha de raciocínio Tracy (2004, p.89) considera que “algumas das razões mais comuns pelas quais os administradores deixam de fornecer aos seus subordinados as informações necessárias têm relação com o administrador individual.” Entre essas razões Tracy (2004, p.89 à 90), menciona:

- É possível que o administrador tema perder parte do seu poder se compartilhar muitas informações. O administrador inseguro sente que precisa “ter algo a mais” do que as pessoas que trabalham para ele e quase sempre esse algo a mais são informações preciosas ao desempenho da função.

- Às vezes o administrador simplesmente se esquece de que o seu pessoal necessita de informações ou julga incorretamente que eles já dispõem delas. - É possível que o administrador não tenha a capacidade de ver que determinadas informações são relevantes para o que uma outra pessoa está procurando realizar. Só depois ele percebe por que as pessoas necessitavam das informações.

- É possível que o administrador forneça informações demais e /ou as transmita de uma forma que dificulte sua compreensão e utilização pelas pessoas. Sufocadas pelo volume ou pela complexidade das informações, as pessoas acabam deixando de utilizá-las.

3. Metodologia e procedimentos A referida pesquisa foi realizada numa empresa de médio porte em prestação de serviços, que contempla atuação nas áreas de elétrica, montagem industrial e instrumentação. Atuante em vários segmentos industriais como: papel e celulose, siderurgia, distribuição de energia, agroindústria e outros setores - em várias regiões do Brasil, Chile, Bolívia, Paraguai e Argentina. Com intuito de obtenção de subsídios para estruturação da pesquisa e objetivando melhor interpretação dos dados descritos no questionário e entrevista, foi realizada primeiramente uma revisão bibliográfica, verificando a abordagem de alguns autores sobre determinados conceitos teóricos de forma a embasar a envestigação empírica. A abordagem metodológica adotada para este estudo é qualitativa de natureza interpretativa, procurando focar atenção ao grau de importância atribuída pelo administrador nas questões afirmativas, utilizando-se o processo indutivo.

A técnica de coleta de dados adotada para este estudo foi a estruturada. Na primeira parte, utilizou-se um questionário com 6 tipos de afirmações descritas como tipos de informações fornecidas ao pessoal para que tenham o poder necessário para desempenhar suas respectivas funções, seguindo-se de 4 afirmações sobre as razões pelas quais um administrador deixa de fornecer aos subordinados às informações necessárias. Para análise desses dados , utilizou-se uma escala descrita como : (1)-Nada importante; (2)-Pouco importante; (3)-Importante e (4)-Muito importante. Mediante essa escala, o administrador participante foi orientado a analisar e em seguida valorar as questões afirmativas. Na segunda parte, utilizou-se uma entrevista como suporte ao questionário, onde o administrador argumentou sobre todas as afirmações propostas.

Para a coleta de dados, fez-se um breve contato informal com o administrador da empresa sobre a possibilidade de realização da coleta dos dados. Nestes termos, foi estipulado dia e horário para que o questionário fosse respondido e em seguida se iniciasse a entrevista, para melhor ordenação e análise dos dados. Garantiu-se também o anonimato do administrador participante e da respectiva empresa. 4. Apresentação dos resultados De acordo com o objetivo da pesquisa e critérios da investigação descritos na metodologia, o presente estudo obteve os resultados sobre o grau de importância dada aos tipos de informações, bem como as razões pelas quais se deixa de fornecer informações.

4.1. Resultados do questionário Os resultados obtidos quanto ao tipo de informações permitiram verificar que o administrador participante atribuiu grau (4)-Muito importante somente para as informações que são fornecidas sobre os setores da própria empresa e também às informações sobre evolução de seus funcionários em relação à consecução das metas e objetivos estabelecidos na empresa,

embora advertesse que na prática atual, esses tipos de informações são considerados ainda em um nível (3)-Importante. Foi atribuído grau (3)-Importante para os demais tipos de informações, advertendo também por parte do administrador participante que as informações fornecidas sobre as metas e objetivos da empresa encontram-se ainda em um nível (1)-Nada importante. Quanto as informações sobre os planos da empresa e do departamento, a empresa encontra-se em um nível (2)-Pouco importante. Quanto as informações sobre os que está acontecendo fora da empresa e que dizem respeito a atividade executada pelo funcionário e as informações sobre as mudanças na empresa, o administrador participante salientou que as mesmas encontram-se ainda em um nível (2)-Pouco importante.

Tipos de informações Escala

• Informações sobre as metas e objetivos da empresa. 3

• Informações sobre os planos da empresa e do departamento. 3

• Informações de outros setores da própria empresa. 4

• Informações sobre a evolução do funcionário em relação à consecução das metas e objetivos estabelecidos na empresa.

4

• Informações sobre o que está acontecendo fora da empresa e que dizem respeito à atividade executada pelo funcionário.

3

• Informações sobre as mudanças na empresa. 3 Fonte: elaboração própria a partir de Tracy (2004)

Quadro 1 – Tipos de informações fornecidas ao pessoal para que tenham o poder necessário para desempenhar as suas respectivas funções

Os resultados obtidos no quadro 2, permitiram verificar que uma das razões de pouca relevância para o administrador participante foi sobre o medo de perder parte do poder ao compartilhar informações. No que diz respeito a atitude de esquecimento de que os funcionários necessitam de informações ou julgamento incorreto de que os mesmos já dispõem dessas, o administrador participante atribuiu grau (3)-Importante, o que por sua vez justifica-se como uma prática relevante. Quanto às atitudes relativas a falta de percepção sobre a relevância da informação para os funcionários e a crença de que os mesmos têm dificuldade para compreenderem e utilizarem a informação, foram consideradas como grau (2)-Pouco importante, ou seja, na prática essas atitudes são pouco evidenciadas.

Afirmativas Escala

• Medo de perder parte do poder ao compartilhar informações. 1

• Esquecimento de que os funcionários necessitam de informações ou julga incorretamente que eles já dispõem delas.

3

• Falta de percepção de que determinada informação é relevante para o que uma outra pessoa está procurando realizar.

2

• Crença de que as pessoas têm dificuldade de compreenderem e utilizarem a informação. 2

Fonte: (Adaptado de Tracy, 2004)

Quadro 2 – Razões pelas quais se deixa de fornecer aos subordinados às informações necessárias

4.2. Resultados da entrevista A entrevista serviu como um suporte ao questionário, onde o administrador argumentou sobre

cada afirmação descrita no questionário:

a)Tipos de informações • Informações sobre as metas e objetivos da empresa:

- Todos os elementos da empresa necessitam estarem bem informados, pois são as informações sobre as metas e objetivos que permitirão aos mesmos uma visão sobre o motivo e importância de sua permanência na empresa. • Informações sobre os planos da empresa e do departamento: - Por estarem atrelados as metas e objetivos da empresa, trata-se de estratégias da empresa, como por exemplo, planos de investimento e que por sua vez os funcionários necessitam saber; - Torna-se relevante que o funcionário entenda qual sua participação nessas estratégias e que participe também com informações que contribuam para os planos da empresa; - Faz necessário o treinamento como complemento para melhor conhecimento da importância da execução de suas tarefas. • Informações de outros setores da própria empresa: - Por se tratar de uma empresa prestadora de serviços, há necessidade do fornecimento de informações e uma interligação entre todos os setores da empresa;

- Todos os membros da equipe necessitam manter-se informados e em constante comunicação também com setores da empresa cliente, objetivando melhor interação e atendimento de suas necessidades imediatas. • Informações sobre a evolução do funcionário em relação à consecução das metas e objetivos estabelecidos na empresa: - A informação, ou seja, o feedback sobre o desempenho e evolução da equipe, serve como uma forma de motivação para equipe trabalhar; - Atualmente na empresa não se chega a medir a performance do funcionário, mas sim a performance das equipes que estão envolvidas em um empreendimento; - Mede-se a performance da equipe pelo avanço físico do empreendimento versos o custo;

- A equipe é realimentada por essas informações mensalmente ou semanalmente com intuito de retomar a orientação das atividades ou renegociar com o cliente possíveis alterações no empreendimento. • Informações sobre o que está acontecendo fora da empresa e que dizem respeito à atividade executada pelo funcionário: - São importantes, pelo motivo de que as pessoas necessitam estarem bem informadas sobre sua performance em relação a outras empresas concorrentes; - Atualmente faz-se um acompanhamento e compara-se a atividade feita pela equipe com outras empresas que fazem serviços similares; - Essa performance da equipe é medida pela satisfação do cliente e informada na sequencia à todos os membros da equipe. • Informações sobre as mudanças na empresa: - São importantes, pelo motivo de que os funcionários necessitam saber sobre as mudanças básicas, que por sua vez são feitas a partir de estratégias de investimento para atender a metas

e objetivos da empresa.

b) Razões pelas quais se deixa de fornecer aos subordinados às informações necessárias • Medo de perder parte do poder ao compartilhar informações: - Não possui nenhuma relevância na administração da empresa , pois considera-se que poder dado a uma pessoa está ligado a palavra liderança, o que por sua vez o administrador necessita ter para dirigir uma equipe. • Esquecimento de que os funcionários necessitam de informações ou julga incorretamente que eles já dispõem delas: - Considera-se em um nível de expressiva relevância, pelo fato da ocorrência de falhas de informações em vários níveis da empresa, principalmente por se julgar que as as pessoas tem informações e também o conhecimento suficiente para utilizarem e trabalharem em conjunto para atingir as metas e desenvolverem as estratégias. • Falta de percepção de que determinada informação é relevante para o que uma outra pessoa está procurando realizar: - Na empresa tem-se a percepção da importância das informações para cada setor da empresa;

- Salienta nesse caso, algumas deficiências técnicas quando as informações são repassadas, porém têm-se a percepção dessa deficiência e se está buscando constantemente corrir as mesmas; - Atualmente se está buscando uma forma ideal de transmissão dessas informações, que se está moldando com o tempo, ou seja, hoje já se pensa na maneira como essa informação está sendo tratada e assimilada pelo funcionário.

• Crença de que as pessoas têm dificuldade de compreenderem e utilizarem a informação: - De uma forma geral as pessoas na equipe não tem dificuldade de compreenderem e utilizarem a informação. Quando isso ocorre, julga-se que a pessoa não está apta para determinada função, compreendendo que essa pessoa necessita ser treinada adequadamente para determinada função.

5. Conclusão Através da análise das respostas obtidas no questionário e descrição dos relatos da entrevista, foi possível identificar que não somente a transmissão das informações por parte do administrador possui papel relevante, como também o compartilhamento das informações entre as equipes tanto do setor administrativo como da execução dos empreendimentos.

Enfatiza-se que a preocupação em transmitir determinados tipos de informações de forma eficiente é uma preocupação constante do administrador, bem como a explicação também de que todos da equipe são responsáveis pelos resultados positivos da empresa. O fato do administrador partilhar determinandos tipos de informações, ajuda a dar as pessoas uma idéia do que seu desempenho significa para empresa. Nesse sentido, a transmissão de informações é compensada pelo fato de que as pessoas podem usar seus conhecimentos, suas experiências e sua motivação para criar um impacto positivo sobre os resultados.

Salienta-se que embora a empresa pesquisada não possua ainda formalmente uma cultura de empowerment, a importância e a forma como as informações são transmitidas atualmente podem por sua vez serem consideradas como uma das primeiras etapas para a implantação do empowerment. Para isso, sugere-se por sua vez um estudo mais detalhado sobre outros

elementos chaves que possam contribuir para que uma organização proceda ao empowerment dos membros de sua equipe e líderes. Cumpre ressaltar que o referido artigo não tem como objetivo maior a pretensão de ser conclusivo, mais sim servir de base e estimular trabalhos futuros que venham contribuir à investigação e aprofundamento sobre o tema em questão.

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