CADERNO DE PATROCÍNIOS

O que é o Patrocínio É anti-profissional e irreal pensar que um Patrocínio se obtém apresentando um pedido e esperando receber algo em troca; o nome disse é esmola, e se concede como um favor. O que vale é a parceria: os dois lados trazem benefícios mutuamente, e para isso os dois precisam se conhecer e saber o que o outro espera receber em troca e saber se tem condições de fornecê-lo. A parceria é constante, e não ocasional (como é um pedido) e se constrói e reafirma dia-a-dia. Isso implica em compromisso firmado, em responsabilidades adicionais, que devem estar claras no momento em que se assumem. Que pode terminar com o Encontro, ou pode continuar, com a ação das pessoas da Comissão Organizadora: mas é importante que isso esteja claro desde o início.

Cadeia de Credibilidade Os patrocinadores devem confiar em vocês. Os estudantes devem confiar em vocês. Vocês defem confiar em si mesmos. É uma vasta Cadeia de Credibilidade, onde cada ponto de intercessão, onde cada elo deve figurar o Encontro. Se um deles for frágil, a Credibilidade fica abalada.

Os Ritmos Internos Cada empresa e instituição tem seus ritmos internos, seus ciclos de balanço orçamentário. A depender do tipo de empresa, elas planejam seus recursos com muita antecedência, e para captar os seus recursos é preciso priorizá-las (tais como Petrobrás, Banco do Brasil, etc.). E nem sempre seu balanço coincide com o final do ano. Algumas trabalham por semestre, outras por trimestres. Outras têm condições de fornecer material e/ou apoio ainda que o contato seja feito um mês antes do evento. Algumas têm departamentos especialmente para atender a solicitações de patrocínio, outras não. Isso tem que ser observado e planejado o quanto antes.

Caminhos Cuidado com secretárias e atravessadores – na mentalidade deles, sua importância pessoal depende diretamente da importância do chefe; então, passam a dificultar as negociações e a pôr entraves. E nunca vêem os estudantes como parceiros em potencial, até mesmo porque não conhecem o evento. Uma opção é iniciar os contatos por cima, através do conhecido “pistolão”. Outra alternativa é manter contato com a secretária, ser gentil, conhecer seu nome. Assim, de entrave ela se torna sua amiga. De todos os modos, solicitem audiência para entregar Ofício em mãos. Aproveitem a oportunidade para entregar-lhes o Projeto.

Complexo de Fausto Ou, Como Negociar com Diabos Quanto menor for o patrocinador, quanto mais se distanciar do perfil da empresa filantrópica, mais o acordo com um possível patrocinador se parecerá com um Pacto com o Diabo. O objetivo do patrocinador na maioria das vezes está muito distante do objetivo do Encontro. É preciso ponderar muito bem sobre as vantagens que se pensa obter com o patrocinador. O Encontro ainda se paga, e na maioria dos momentos a criatividade consegue se sair muito melhor que o dinheiro; por isso o patrocínio é uma opção, não uma obrigação. Mesmo no caso dos melhores patrocínios, poucas vezes equivalerá a um abatimento significativo na receita; o que ele dever ser é, antes de tudo, um abatimento no trabalho.

Projetos Menores Nem todo mundo se interessa pelo evento inteiro. Para a alguns patrocinadores, apenas uma parte do Encontro lhe diz respeito; assim, façam Projetos Menores, para partes distinas do Encontro, tais como: Conferências, Ato Público, Folheteria (a parte gráfica), e outros mais que forem necessários. Todos com orçamentos.

Vendo os Patrocínios Existem dois tipos de investimento financeiro que pode ser feito: o Patrocínio e o Apoio. O Patrocínio significa que a empresa privada ou a instância do poder público investiram o equivalente a uma quota considerável (esses parâmetros devem ser fixados pela própria Comissão Organizadora). Abaixo disso, todos os investidores são considerados como Apoio. A Comissão deve elaborar um sistema de quotas, com a contrapartida do Patrocinador ou Apoio. Essa contrapartida significa simplesmente: que a depender do tanto que a empresa decida investir, ele ganha mais espaço no cartaz, um espaço no folder, e por aí vai... Isso impede que se dê o mesmo benefício a investimentos diferentes, e é um dos pontos fundamentais na Cadeia de Credibilidade. A contrapartida pode ser, ainda, a cessão de um espaço, dentro da programação do Encontro, para que a empresa realize uma palestra. Uma alternativa para montar as cotas é fazer em cima do valor total do orçamento, ou seja, se o encontro for orçado em R$40.000,00, só será considerado como patrocinador quem der 20% desse valor, isto é R$8.000,00.

Definido o valor, as empresas que contribuírem com menos, serão chamadas de empresas apoiadoras e o nome deve sair do mesmo jeito no material de divulgação do encontro. Ou saem menores, ou saem em menos material impresso. Isso faz ainda é a contrapartida. - Que vantagens vocês oferecerão a essas empresas? • o nome sairá no material de divulgação do encontro, como: folders, cartazes, etc; • sairá também nos documentos finais: fita do encontro, relatório final; • sairá nas faixas e cartazes carregadas pelos estudantes durante o ato público, que

aparecerá na televisão; • isenção no imposto de renda, já que o encontro é um evento cultural; • espaço no local do encontro para exposições e venda de seus materiais, etc;

Quantos mais “espaços” (mídias) forem inventados, mais “moeda” para negociar vocês terão. Só que também mais trabalho, e a depender, mais custo. Sabendo que terão de honrar o compromisso. No caso de isenção de imposto de renda, é necessário que a empresa receba uma nota fiscal. Isso pode ser feito via FENEA, já que a FENEA é registrada em cartório, ou via Universidade. A FENEA poderá passar um recibo, mas não nota fiscal, pois como os Correios e várias outras, ela é isenta de pagar imposto de renda pois é uma instituição sem fins lucrativos, não se preocupe, isso não vai atrapalhar em nada, é só esclarecer a empresa patrocinadora que a FENEA não poderá passar uma nota fiscal porque não paga imposto de renda, pois é uma instituição sem fins lucrativos, mas poderá passar um recibo com CGC e tudo. A depender dos patrocinadores, a força do evento está: • no número de participantes, • no lugar de origem de seus participantes (no caso de um ELEA), • no poder aquisitivo médio que os estudantes de Arquitetura têm, • e, por último, na ação social e conscientizadora que o Encontro se propõe. Aí que entra conhecer o seu patrocinador. A ação social e conscientizadora do Encontro tem efeito somente em órgãos públicos, ONGs ou em instituições de caráter filantrópico. Apenas grandes empresas (como Banco do Brasil, Petrobrás) fazem questão de investir nesse tipo de ação, desde que seja realmente consistente (o que seria se a Comissão mantivesse o trabalho após o Encontro). O status de estudante e de evento sem fins lucrativos são melhroes para órgãos públicos e ONG’s, ou seja, instituições que, de um modo geral, tenham ideais e função social. Lembrem-se que Sindicatos também contam, e eles têm uma natural afinidade com as causas sociais dos estudantes. (Mas não se descarta a possibilidade rara e real de algum empresário se comover com algum aspecto de sua causa, pela sua condição ou pela sua história pessoal)

Às vezes, Entidades ou pessoas podem não ter algo físico para lhe dar, mas possuem contatos preciosos.

Projeto de Identidade Visual do Encontro Ver Caderno de Comunicação “A Visibilidade O trabalho do Encontro é um trabalho de pré-visão, de ver o que acontecerá. O engajamento ao Encontro se dá à medida que se vai visualizando a sua materialidade. Por sua vez, a Comissão Organizadora tem essa obrigação – a de visualizar o Encontro um ano antes... A reação das pessoas durante o ano do Encontro será em sua maior parte de incredulidade e desconfiança. Quanto mais se torna possível o Encontro, quanto mais visível ele se torna, mais pessoas irão se interessar por ele...” Isso tudo está no Caderno de Recursos Humanos. Mas assume uma outra importância junto ao eventual patrocinador. Ele também tem de ver o seu evento. Aí valem fotos de outros Encontros. Se puderem anexar as peças gráficas de outros Encontros, melhor ainda. Dados e repercussão de outros Encontros? Claro que sim! Mas sempre para o lado positivo, e exagerando. Notar que, a depender de quem esteja lhe ouvindo (Reitor de Faculdade, Gerente de Vendas, etc...) o que é positivo e negativo pode mudar, e muito! Tudo que der visibilidade e credibilidade é válido. Lembrem-se sempre de ressaltar o que tem de ser lido com mais rapidez (por exemplo, número de participantes, esse tipo de coisa). Ressaltem: com letras maiores, encaixadas em uma moldura, em negrito, em itálico, sublinhadas... Comunicação imediata é a ordem do dia. Claro, isso é tarefa para quem está montando a Programação Visual. Mas nada melhor do que ficar lembrando disso o tempo inteiro. Um lembrete: não é necessário ter desenvolvido o Encontro para montar as Pastas e buscar patrocínio. Bastam os contornos: o que é, quando vai ser, quanta gente vai, qual é o perfil do público, há quanto tempo isso existe, qual o objetivo, quem organiza...

Negociações Essa parte é inevitável. Por isso, tratem de aprender a gostar. Depois disso, aprender a negociar é um pulo.

Nas negociações, sempre levantar o tamanho do evento; em muitos casos, é bem-vindo o exagero. Na verdade, todos exageram, e seu ouvinte já fará um desconto natural. O importante é a Comissão não acreditar integralmente em seus próprios números. Ainda sobre exagerar: o outro lado, com quem se negocia, sempre abaterá algo de seu pedido. Recomenda-se solicitar sempre o dobro do que se deseja realmente. Nas negociações, ainda, sempre mostrar onde é que o patrocinante ganha investindo no evento. Pedir sempre ou a coisa desejada, ou o recurso para obtê-la; para isto, mostrar planilha com três orçamentos pesquisados para esta coisa, com fotocópias dos fax das empresas. Negociar sempre em pé de igualdade. Se não demonstrarem confiança em vocês, quem mais a terá? Se possível, insinuar a possibilidade de negociar com o rival. Mostrar sempre seriedade e boa aparência nas negociações. Empresários desconfiam de estudantes: cheiram a idealismo, amadorismo,

Institucionalização do Evento Corresponde ao reconhecimento do Encontro por parte das instituições consagradas de representação estudantil, acadêmica e profissional, e dos órgãos públicos responsáveis pela cidade e direta ou indiretamente envolvidos nas atividades do Encontro. Também falamos disso no Caderno de Comunicação, onde se enfocam como se procede para obtê-lo. Aqui trabalharemos nas vantagens em termos de Recursos para o Encontro. A eficiência dessa ação dependerá muito das relações institucionais e mesmo pessoais de poder dentro de sua cidade. A influência de órgãos como IAB ou CREA variam muito de lugar pra lugar, e outros tais como a ASBEA (Associação Brasileira de Escritórios de Arquitetura) nem mesmo tem representação em algumas cidades. Na pior das hipóteses, serão fontes de contatos, que às vezes são mais preciosos que o auxílio de custo em si.

Com Quem Pedir O Quê – Um começo... Aqui vão dicas das mais diversas... - Tentar conseguir pela Universidade com o Restaurante Universitário a alimentação do

Encontro. - As mesas e cadeiras podem ser conseguidas com a firma fornecedora de cerveja. Façam o

cálculo para o número que vocês vão precisar e extrapolem esse número no pedido, as mesas que sobrarem podem ser utilizadas para outras coisas, como oficinas. De

preferência as de plástico, que pesam muito menos que as metal, além de serem mais higiênicas.

- Solicitar, via Reitoria, os próprios funcionários de limpeza da Universidade e o material

de limpeza também, especificando a quantidade. - Solicitem à Reitoria os próprios seguranças da Universidade, não se esqueçam de

extrapolar o número necessário pois eles só vão ceder metade pra baixo. - Enviem um ofício à Prefeitura Universitária solicitando um eletricista e um encanador

para checarem as instalações elétricas e sanitárias do local do Encontro, antes e depois do encontro. E que eles fiquem a disposição durante a semana de realização do encontro para futuros problemas que possam vir a acontecer.

- Façam levantamento dos materiais das oficinas que vocês já tenham e dos que vocês irão

precisar, junte com o material dos workshops - e mais uns excedentes para alguma atividade extra que os participantes inventem durante o encontro - e podem começar pedindo apoio em papelarias, em todas. Alguma sempre vai doar algum lápis de cor, régua, durex, cola. E não esqueçam de colocar o nome delas no folder/ficha de inscrição, faixas, cartaz, materiais de divulgação do encontro como empresas apoiadoras, patrocinadoras não, apoiadoras. A não ser que o material que elas doem pra vocês ultrapasse a cota estipulada para as empresas patrocinadoras.

- Peçam qualquer material, mesmo que esteja vencido ou avariado. - Solicitem para os palestrantes passagem, hospedagem e transporte (hotel/ sede do

encontro) à reitoria. Solicitem três diárias para cada palestrante. Mas peçam à reitoria só para garantir. Podem pedir passagem ou hospedagem ao CREA e ao IAB também.

- Também é bom tentar patrocínio de uma padaria ou outra empresa do ramo alimentício

para conseguir um coffee break. - Procure alguém na Comissão que tenha contato com pessoal de bandas. Ela pode

conseguir as bandas para tocarem de graça no encontro, instrumentos para o pessoal do encontro formar sua banda na hora e um som bom e barato.

- Ao pessoal das bandas que não cobrarem vocês devem dar umas cervejinhas e um crachá

para eles participarem das outras festas. As vezes eles querem ver as outras bandas tocando.

- O palco pode-se conseguir em colégios, secretarias de cultura (Estadual e Municipal),

universidade, espaços culturais, etc. - Definam a quantidade de cerveja por integrante da banda. É bom que sejam no mínimo

três por pessoa, se for cerveja em lata ou long neck.

- Fazer com que o pessoal de outros estados tragam suas bandas. Nesse caso, os integrantes ficariam alojados no local do encontro e teriam a inscrição de graça, sem a alimentação. Mas vocês só dêem a inscrição de graça se eles perguntarem.

- Se quiserem colocar grupos folclóricos, solicitem à Secretaria de Cultura Estadual ou

Municipal com ofícios dizendo o dia, local e hora. Geralmente esses grupos são pagos pela Secretaria, a única coisa que vocês têm que conseguir é o lanche de todos e o transporte para pegar e levar. Por isso procurem saber com antecedência o número de integrantes do grupo e dos acompanhantes.

- Ir nos órgãos municipais e estaduais de transporte solicitar ônibus de graça para as

atividades. Preparem um ofício contendo o número de ônibus necessários, hora de saída, hora de chegada, onde vai pegar, onde vai deixar, o dia e o roteiro. Façam um único ofício solicitando ônibus para toda e qualquer atividade que precise de transporte. Extrapole o número de ônibus, se vocês precisarem de três, solicitem oito.

- Se não conseguirem ônibus nos órgãos públicos, tentem pelo menos o combustível. A

partir daí, vão diretamente nas empresas de transportes urbanos. Vão ao DETRAN, DNER, DEER, etc. Algumas empresas devem favores à esses órgãos e eles podem facilitar o processo.

- Nas gráficas, solicitem apoio na impressão dos cartazes, folders, informativos,

certificados, etc. - Mandem cartas ou fax para revistas especializadas e empresas que estão com os endereços

estampados nelas, empresas que trabalhem com arquitetura como Stadler, etc. Fiquem no pé, insistam sem ser chatos, mandem vários fax e cartas até obterem uma resposta.

Cadeia de Patrocinadores Comissões Organizadoras não fazem a Propaganda de um Encontro. Elas apenas informam a quem já sabe o que é um Encontro... Quem faz a propagação são os participantes dos Encontros anteriores. (Ver todos esses conceitos no Caderno de Comunicação) Os Encontros fazem parte de um grande panorama nacional, e um os objetivos deste Caderno é aproveitar os esforços consolidados, e promover a Instituição do Encontro aos olhos dos patrocinadores. Isso já acontece informalmente com a Gail, a Revista Projeto & Design, e o Capeta do Neném... (Ver Lista de Patrocinadores de Encontros)

E agora? Como nos Organizamos? É legal reunir a Comissão Organizadora, e relacionar todos os possíveis patrocinadores, dos menores aos maiores, dos óbvios aos mais improváveis. A Lista de Patrocinadores de Encontros, e as Dicas deste Caderno, são apenas um ponto de partida. Depois disso, e de listar todos os nomes que vierem à cabeça, é hora de procurar em listas telefônicas (parece brincadeira, mas você vai ver quantos nomes conhecidos ficaram para trás), observar nos outdoors de sua cidade quais são as empresas que sempre aparecem associados à eventos e festas, etc. (depois de algum tempo, você já vai estar fazendo isso sem nem perceber). Elabora-se assim uma lista com a relação das empresas e instituições que serão abordadas. Essa lista nunca pode ser considerada “fechada”, pois sempre aparece um nome que você jamais imaginaria que pudesse ajudar e te surpreende com generosas contribuições. Enfim, para cada patrocinador em potencial deve ser estudada uma forma de abordagem e, principalmente, o que o Encontro pode oferecer em troca do patrocínio. Uma coisa que muitas vezes nos escapa é que colegas nossos, gente de quem não suspeitamos, podem ter contatos importantíssimos. Ou conhecer alguém naquela repartição pública que adiantaria um ofício, ou mesmo ser filho de um figurão de alguma grande empresa. Os alunos de sua própria Faculdade são um contato importante! Pensar num modo de fazer esse levantamento de contatos entre os seus colegas... Com a relação dos nomes em mão, passamos à etapa de preparação das abordagens. Essa etapa pressupõe que algumas outras estejam concluídas (ou quase), como: • O Projeto do Encontro deve estar pronto (Ver Caderno de Comunicação); • Um orçamento preliminar, baseado num número provável de participantes, deve estar

pronto (apesar de sofrer constantes alterações e de ser apenas uma estimativa), discriminando todos os serviços que serão necessários, com seus respectivos preços.

Como muitas empresas instituições contribuem para o evento pagando diretamente aos prestadores de serviços, devemos estar aptos a fornecer essas informações de imediato;

• A Comissão Organizadora deve estar registrada em cartório (sobre as vantagens disso, ver Caderno de Finanças);

• É muito importante saber quais são as peças publicitárias previstas para o Encontro (cartazes, folders, outdoors, etc.), pois são as principais “armas” para se negociar o patrocínio (Ver Caderno de Comunicação).

Antes de bater nas portas... Antes de partir para a negociação, devemos estar conscientes das respostas para as seguintes questões: “Com quem devemos entrar em contato nessa empresa?” Perde-se apoios importantes quando o Projeto do Encontro é entregue nas mãos da pessoa errada. Uma tática é a de procurar pessoas conhecidas que já tenham algum tipo de contato dentro das empresas. Um pai (ou tio, ou vizinho, até sogra vale nessas horas!) que trabalha numa empresa e que pode indicar um nome, marcar uma reunião, e até mesmo participar dela com você. Com isso, cortamos caminho e ganhamos tempo, chegando mais rápido à resposta. Caso não haja qualquer conhecido, devemos bater à porta dos setores de Marketing ou Comunicação, que geralmente são os responsáveis pelo assunto “patrocínio”. Em alguns casos, as empresas possuem uma agência de publicidade que vai avaliar o evento, as peças publicitárias e seu alcance, etc, e dar seu parecer. Se possível, apresente o Encontro para a agência pessoalmente, mostrando as vantagens que a empresa que ela representa pode obter ao contribuir para a realização do mesmo. No caso de empresas menores, procure o dono ou o gerente.

Vou pedir o quê? “Que tipo de patrocínio esperamos dessa empresa?” “O que podemos oferecer em troca do patrocínio?” Antes de se reunir com o representante da empresa, é necessário saber exatamente o que se quer e o que se tem a oferecer para ela. Podemos estar atrás de dinheiro, de serviços, ou de ambos, e devemos estar preparados para “improvisos”. A flexibilidade, em alguns casos, garante que o bolso saia mais cheio da mesa de reuniões.

Lembre-se que uma siderúrgica tem interesses completamente diferentes de um shopping center. O que temos a oferecer, portanto, vai ser apresentado sob a ótica da empresa em questão. Para a siderúrgica, por exemplo, os estudantes são futuros especificadores de estruturas metálicas, ao passo que para o shopping, são turistas e consumidores em potencial. Nunca apresente todas as possibilidades de antemão. Guarde algumas cartas na manga para o caso de o outro lado demonstrar interesse, mas relutar em fechar o “negócio”. Dependendo do caso, é o momento de propor um “algo mais”, oferecendo um stand no local do Encontro (a montagem é por conta da empresa, é lógico), o banco de dados com a relação dos participantes (é daí que surgem aquelas correspondências de empresas e pessoas das quais você nunca ouviu falar), um espaço para uma palestra, distribuição de panfletos (fornecidos por ela), e o que mais sua criatividade conceber. Nem sempre as coisas vão se resolver de cara. Normalmente, a empresa precisa de “um tempo” para estudar o projeto, comparar com os outros 500 que também pediram patrocínio pra ela esse mês, e tomar sua decisão. A paciência é uma virtude, mas se os caras começarem a enrolar demais para responder, vale uma pentelhaçãozinha. Ligue de vez em quando (também não precisa ser 10 vezes por dia), mande e-mails, e lembre a empresa de que você ainda está à espera.

A conduta nas negociações Outro ponto importante a ser observado é a conduta da Comissão durante as negociações. Em primeiro lugar, devemos passar a imagem de que estamos envolvidos com o Projeto, e com nosso entusiasmo mostrar que ele já é um sucesso! Sabe aquela baboseira de que a postura e o traje são importantes: é a pura verdade! Vista-se adequadamente (também não precisa ir de terno. Vale vestir a camisa do encontro!) para as reuniões, e lembre-se de que estará sendo avaliado desde o momento em que pisar na empresa. Seja eloqüente, apresente o projeto com objetividade (se a empresa se interessar por detalhes, a leitura do texto na íntegra será feita posteriormente) e deixe claro a quem está do outro lado da mesa que vale a pena investir no Encontro e por que. NUNCA peça patrocínio pelo telefone. As pessoas lhe dirão não muito mais facilmente. Sua presença é indispensável! Vá às empresas, instituições, converse diretamente com o chefe dos setores de marketing, comunicação, etc, ou com alguém por ele designado. Secretárias não resolvem o problema (não são elas quem decidem), mas podem quebrar um galho. Parece bicho de sete cabeças, mas depois da 8º a gente vai pegando a manha.

Mesmo com uma estratégia bem planejada, e com aquela certeza de que "esse cara não pode recusar uma proposta como essa”, as pessoas que estiverem correndo atrás do patrocínio, ou seja, TODOS, receberão muitas respostas negativas: “não há recursos disponíveis no momento”, “a proposta não foi aprovada pelo conselho”, “ausência de margens orçamentárias”, etc. Os maiores patrocinadores são aqueles que vão ter o nome nos cartazes, folders, etc..... mas vocês não devem esquecer dos pequenos, papelarias por exemplo podem fornecer material de oficinas a troco de ter seu nome divulgado por panfletos que elas mesmo fornecem. Resumindo: corram trás de todos os possíveis e impossíveis patrocinadores!