24/07/2003 M editerrâneo Eventos. 24/07/2003 Conteúdo do Treinamento Apresentação do sistema...

24/07/2003

Mediterrâneo Eventos

24/07/2003

Conteúdo do Treinamento

• Apresentação do sistema

• Módulo de Infra-Estrutura

• Vendas

• Programação

• Realização

24/07/2003

Apresentação do sistema

• Sistema administrativo– Controle das operações do buffet

• Controle de alocação

• Clientes

• Eventos

• Cardápios

• Recursos Humanos

24/07/2003

Apresentação do sistema

• Sistema WEB– Executado na Internet– Pode ser acessado de qualquer ponto do planeta

• Requer:– Microcomputador conectado à Internet– Navegador ( Browse ) – Internet Explorer– Permissão de acesso

24/07/2003

Apresentação do sistema• Uso do sistema

– Simplicidade => requer apenas conhecimentos de uso da Internet

– Eficiência => contempla as principais tarefas para a gestão de eventos do buffet

– Confiabilidade => por utilizar tecnologia de ponta, é um sistema bastante confiável quanto ao armazenamento e recuperação de informações.

24/07/2003

Estrutura do sistema• Estruturado em:

– Infra-Estrutura

– Agenda

– Vendas

– Programação

– Realização

– Gerenciais

– Usuários

– Ajuda

24/07/2003

Módulo de Infra-Estrutura• Define os cadastros fundamentais do sistema.• São eles:

– Empresas– Representantes– Salões– Eventos– Produtos– Fornecedores– Tipos– Pagamentos

24/07/2003

Módulo de Infra-Estrutura

• Neste módulo são cadastrados os elementos que serão utilizados para o cadastramento de eventos.

• Na execução do sistema pelas áreas é necessário que todos os dados de infra-estrutura já estejam definidos previamente para o uso junto aos eventos.

• Salvo os Recursos Humanos que requerem características particulares de confidencialidade, todos os demais cadastros consistem de infra-estrutura.

24/07/2003

Módulo de Infra-Estrutura• Processo de cadastramento e manutenção

– O sistema garante o mesmo padrão para quase todas as interfaces e consiste de:

• Página de consulta

• Página de atividade– Cadastros

– Consultas

– A seguir veremos como o processo funciona

24/07/2003

24/07/2003

Processo de Cadastramento• Em todas as interfaces do sistema o processo de

cadastramento é padronizado, salvo àquelas particulares.

• A seguir veremos como INCLUIR UMA NOVA FORMA DE PAGAMENTO e como ALTERAR UMA FORMA DE PAGAMENTO.

• O procedimento será o mesmo para todas as demais operações de Infra-estrutura.

24/07/2003

Cadastrar Forma de Pagamento

• 1. Localizar a opção no menu

• 2. Selecionar a opção

• 3. Escolher a operação NOVO

• 4. Cadastrar a nova informação

• 5. Salvar os dados informados

24/07/2003

1.Localizar

24/07/2003

2.Selecionar a opção

24/07/2003

3.Escolher a operação NOVO

24/07/2003

4 e 5 Cadastrar e Salvar

24/07/2003

Operações de manutenção

• É importante ressaltar que na página de consulta o operador tem 4 (quatro) operações possíveis sobre os dados do processo em questão: Novo Alterar Remover Consultar

24/07/2003

Operações de manutenção

• É importante saber que todas as operações de infra-estrutura já devem estar prontas antes de iniciar o processo de venda.

• Questões como:– Falta de produto cadastrado, cardápio incompleto,

evento não cadastrado e outros são questões de infra-estrutura e devem ser devidamente cadastrados.

24/07/2003

Agenda• A agenda é o módulo fundamental para o processo de

vendas, pois é nela que todas as operações de atendimento são executadas.

• As operações de atendimento consistem de:– Verificar ocupação numa data determinada

– Criar uma pendência numa data e salão para um cliente

– Incluir um evento numa data e salão para um cliente

– Conhecer a ocupação numa data e salão, determinando o tipo desta, se pré-reservado ou contratado

24/07/2003

Agenda

• Para acessar o módulo de Agenda basta o usuário localizar a opção no menu do sistema e selecionar a opção desejada.

• No menu temos: – Consultar datas– Agendar Evento

24/07/2003

Agenda – Consultar Datas

• Com esta opção o usuário tem a agenda com foco na data, ou seja, poderá verificar as ocupações dos salões independente do cliente.

• Esta é a opção recomendada para o atendimento pois permite a inclusão dos dados do cliente de imediato na mesma página.

24/07/2003

Agenda – Consultar Datas

24/07/2003

Agenda – Consultar Datas• Operações disponíveis

– Navegar no calendário• Clicando no objeto calendário• Informando uma data específica

– Consultar os salões – Obter informações descritivas dos salões– Visualizar fotos, videos e mapa de localização dos salões– Número de eventos pré-reservados e contratados por horário,

bem como as informações sobre a ocupação, tais como tipo do evento, nome do cliente, valor do evento e quem o cadastrou.

24/07/2003

Vendas

• O processo de venda tem como ferramenta essencial a AGENDA, todavia outras páginas são utilizadas para dar suporte ao processo após a inclusão do evento no sistema.

• São elas: Consulta Eventos, Acerto de Detalhes e Enviar EMail, todos para auxilio em etapas seguintes à contratação.

24/07/2003

Vendas

• Para um melhor entendimento dos processos contemplados no sistema veremos a partir deste ponto uma série de perguntas tendendo ao conhecimento das tarefas de vendas.

• As perguntas buscarão ilustrar todo o processo envolvido no cadastramento de um evento no sistema.

24/07/2003

Vendas

• 1.) Como consultar as ocupações dos salões? – Caminho lógico:

24/07/2003

Vendas

• 2.) Como consultar as ocupações em uma data específica?– Caminho lógico:

24/07/2003

Vendas

• 3.) O que são espécies de ocupações dos salões e como identifica-las?

– Caminho lógico:

24/07/2003

Vendas

• 4.) Como localizar o evento de um cliente determinado?

• Foco na data

• Foco no cliente

24/07/2003

Vendas

• 5.) Como agendar uma festa?– Caminho lógico

24/07/2003

Vendas

• 6.) Como cadastrar uma pré-reserva?– Caminho lógico

24/07/2003

Vendas

• 7.) Como cadastrar um cliente?– Caminho lógico

24/07/2003

Vendas

• 8.) Como registrar o evento?– Caminho lógico

24/07/2003

Vendas

• 9.) Como incluir o cardápio? – Caminho lógico

24/07/2003

Vendas

• 10.) Como alterar o preço do cardápio ou dar itens em cortesia? – Caminho lógico

24/07/2003

Vendas

• 11.) O que é status de um evento?

24/07/2003

Vendas

• 12.) Até que momento os dados de um evento podem ser modificados através do módulo de Agenda?

24/07/2003

Vendas

• 13.) Qual o procedimento para gerar um contrato para um evento? – Caminho lógico:

24/07/2003

Vendas

• 14.) Quando um contrato está completo e pronto para a emissão?

24/07/2003

Vendas

• 15.) Como cadastrar os cheques dos pagamentos de um evento? – Caminho lógico:

24/07/2003

Vendas

• 16.) Como fazer ajustes no cardápio escolhido para um evento? – Caminho lógico:

24/07/2003

Vendas

• 17.) Como fazer ajustes no termo do contrato? – Caminho lógico:

24/07/2003

Vendas

• 18.) Como localizar o contrato de um evento?– Caminho lógico:

24/07/2003

Vendas

• 19.) Como localizar o evento de um cliente?– Caminho lógico:

24/07/2003

Vendas

• 20.) É possível a emissão dos itens do cardápio para um evento? Como?

24/07/2003

Vendas

• Eventuais operações poderão ocorrer além das aqui elencadas, todavia, uma vez respondidas e executadas estas tarefas temos um evento devidamente cadastrado e contratado, pronto para as etapas seguintes de processamento.

24/07/2003

Programação• A programação do evento consiste de três

etapas a saber:– Acerto de detalhes junto ao cliente, podendo haver

inclusão de novos itens tais como: som, filmagem, decoração, locação de veículo e outros, que chamaremos apenas de Acerto de Detalhes.

– Programação de Recursos Humanos– Programação de Alimentos

24/07/2003

Programação – Acerto de Detalhes

• Consiste de um questionário cujas respostas implicam nas adequações sobre os serviços a serem prestados.

• As perguntas são cadastradas no módulo de infra-estrutura e são estruturadas em grupos para facilitar a emissão de relatório próprio para quem de destino. A figura a seguir ilustra o questionário.

24/07/2003


24/07/2003


• Para executar a programação do Acerto de Detalhes o operador deverá seguir os passos:– Menu Vendas– Eventos– Acerto de Detalhes

• A figura a seguir mostra o caminho

24/07/2003


24/07/2003


• Uma vez selecionado o caminho conforme figura anterior, o operador será conduzido a uma página para selecionar o evento a ser programado.

• Para acesso ao evento o operador deverá conhecer a data de realização do evento ou a data de fechamento e informa-la conforme figura a seguir.

24/07/2003


24/07/2003


• Conforme a figura observe que foram informadas as datas do mês inteiro de agosto de 2004, e o sistema exibiu todos os eventos cadastrados neste intervalo.

• Para a programação basta clicar na figura VERDE de seleção para a linha que contenha o evento desejado.

• Observe que somente os eventos contratados são exibidos, ou seja, o sistema não considera para este fim as pré-reservas.

24/07/2003

Programação – Acerto de Detalhes• Uma vez selecionado o evento, o sistema exibirá duas

novas páginas, uma para a resposta ao questionário com os ajustes nos serviços, outra para a aquisição de novos produtos.

• Os produtos poderão ser alimentos, filmagens, som, locação de veículo e fundamentalmente AUMENTO no número de pessoas.

• É importante saber que todos os produtos aqui adicionados implicam na criação de adendos contratuais para o evento, e um termo de contrato aditivo será emitido e armazenado no sistema.

24/07/2003


• A inclusão de novos produtos no evento poderá ocorrer em vários momentos, assim, o sistema guardará cada uma das novas inclusões, bem como gerará e armazenará cada um dos novos aditivos contratuais.

• A figura a seguir ilustra o processo de inclusão de novos produtos.

24/07/2003


24/07/2003

Programação – Acerto de Detalhes• Ao clicar no botão VERDE de seleção, o operador

poderá executar manutenção nos produtos, tais como inclusão de novos, exclusão ou alteração de quantidades, todavia isso só é possível enquanto não foi fechado o adendo contratual.

• Se houver necessidade de novas inclusões após o adendo gerado, uma nova entrada deverá ser gerada, bastando para isso clicar no botão NOVO, que exibirá uma página conforme figura seguinte.

24/07/2003


24/07/2003


• Conforme a figura temos um formulário para inclusão de produtos, bem como com a saída para a geração do aditivo contratual.

• Para incluir os produtos basta clicar em NOVO e selecionar o produto desejado, informando em seguida as quantidades desejadas, clicando ao final no botão SALVAR.

• Após clicar no botão SALVAR uma grade será exibida com os produtos já incluidos, permitindo contudo que seja dada manutenção nos dados, tais como: Alteração ou Exclusão, conforme pode ser visto na figura seguinte.

24/07/2003


24/07/2003


• É importante ressaltar que na página temos dois botões demasiadamente importantes, um ligado a atualização de totais após a informação do desconto concedido e outro que permitirá a geração do adendo contratual.

• As informações sobre os pagamentos serão todas feitas na geração do adendo contratual e o processo é idêntico ao do fechamento de um evento, conforme veremos no exercício de fixação.

24/07/2003


• A seguir faremos um questionário com as principais tarefas ligadas ao Acerto de Detalhes dos eventos.

• As perguntas buscam ilustrar o processo abordado pelo sistema em momentos diversos antes da realização do evento

24/07/2003


• 1.) Como incluir um detalhe a ser utilizado nos eventos?– Caminho lógico:

24/07/2003


• 2.) Como acessar um evento para acerto de detalhes? – Caminho lógico:

24/07/2003


• 3.) Como preparar os detalhes para um evento?– Caminho lógico

24/07/2003


• 4.) Como adicionar produtos a um evento?– Caminho lógico:

24/07/2003


• 5.) Qual o procedimento para aumentar o número de pessoas em um evento?– Caminho lógico:

24/07/2003


• 6.) Após o primeiro acerto de detalhes é possível incluir novos produtos ou aumentar o número de pessoas do evento? Como fazer? – Caminho lógico:

24/07/2003


• 7.) Como gerar um aditivo contratual? – Caminho lógico:

24/07/2003


• 8.) É possível mais de um aditivo contratual para um evento?

24/07/2003

Programação – RH

• O sistema conta com um cadastro dos recursos humanos a serem designados para os eventos, bem como de uma tabela de distribuição em razão do tipo de serviço e número de pessoas.

• Assim, é possível com base nos RHs cadastrados promovermos uma distribuição para uma lista de eventos previamente selecionada.

24/07/2003

Programação – RH

• Com relação aos RHs o sistema permite:– Cadastramento dos dados pessoais e profissionais– Controle de sua avaliação profissional– Controle de agendamento para os eventos– Emissão de relatório da escala do RH– Substituição em eventos

24/07/2003

Programação – Alimentos

• O sistema permite a emissão de relatórios contendo as quantidades necessárias para todos os produtos ligados aos eventos selecionados.

• Os relatórios podem ser emitidos em formato fixo ( previamente definidos ) ou pode ser dinâmico, utilizando o recurso de planilha dinâmica do software MS-Excel que poderá ser visto de várias formas distintas.

24/07/2003

Realização

• Para acompanhamento da realização dos eventos o sistema permite os seguintes processos:– Controle de Entrada e Saída dos RHs– Acerto de Final de Evento– Pesquisa de satisfação do cliente– Pagamento dos RHs

24/07/2003

Realização – Entrada e Saída

• Neste módulo o profissional responsável pelo salão tomará o ponto de entrada dos funcionários envolvidos no evento, bem como a administração poderá a qualquer tempo administrar os RHs envolvidos nos diversos eventos dos diversos salões.

• A página a seguir ilustra o procedimento

24/07/2003


24/07/2003


• É importante lembrar que futuramente a tomada do ponto dos funcionários nos salões será feita mediante leitura eletrônica integrada ao sistema.

24/07/2003

Realização – Acerto de Final de Evento

• O acerto de final de evento consiste no cadastramento dos adicionais ocorridos na realização. O sistema permite o cadastramento de tais adicionais, bem como emite um recibo discriminando as ocorrências.

• A figura a seguir ilustra o formulário a ser preenchido.

24/07/2003


24/07/2003


• No acerto de final de evento são informados tanto os produtos consumidos, como outras ocorrências que será cobrada, bem como as informações sobre o pagamento.

24/07/2003

Gerenciais

• Neste módulo temos as tarefas de caráter gerencial do sistema, tais como:– Definição de normas gerais dos salões– Controle de cheques pré-datados– Upload de modelo de termo de contrato– Consulta ao log de atividades dos usuários

24/07/2003

Usuário

• O sistema é dotado de um controle preciso de todas as atividades ou tarefas desenvolvidas, estas vinculadas aos usuários.

• Assim, para acesso ao sistema deve-se ter um cadastro neste módulo, bem como a administração do Buffet Mediterrâneo definirá um perfil para o acesso. Desta feita cada usuário poderá acessar àquilo que lhe for definido como permitido.

• Como o sistema grava todas as atividades do usuário junto ao sistema, é muito importante que você não divulgue seu LOGIN e SENHA para terceiros.

24/07/2003

Ajuda

• O sistema é dotado de um manual on-line que poderá ser consultado sempre que houverem dúvidas a serem esclarecidas ou o usuário desejar conhecer mais sobre os processos do sistema.

• Para acesso ao manual basta clicar na opção AJUDA do menu principal do sistema.

24/07/2003

Avaliação• 1.) Criar uma pré-reserva para um casamento a ser

realizado em 18/10/2005, para 130 pessoas em salão da Zona Norte. O cliente deverá ter um nome escolhido a sua vontade e o cardápio será um coquetel básico.

• 2.) Tomando o evento anterior elaborar o contrato, firmando para tal o pagamento em 5 parcelas de 30 dias entre parcelas, pagas com cheques de um único emitente.

• 3.) Imprimir o termo do contrato com o respectivo cardápio.

24/07/2003

Encerramento

• Caso haja alguma dúvida sobre a operação do sistema recomenda-se sempre uma consulta a AJUDA on line, seguida de uma leitura da documentação impressa.

• Tenham todos um bom trabalho

24/07/2003

OBRIGADO!OBRIGADO!

24/07/2003 M editerrâneo Eventos. 24/07/2003 Conteúdo do Treinamento Apresentação do sistema...

Documents

Transcript of 24/07/2003 M editerrâneo Eventos. 24/07/2003 Conteúdo do Treinamento Apresentação do sistema...