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Gerenciamento do Escopo PMBOK Guide 2000

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Gerenciamento do Escopo

PMBOK Guide 2000

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Objetivos

Apresentar os processos, ferramentas e técnicas utilizadas para gerenciar o escopoescopo de um projeto

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Ao final desta aula você será capaz de...

Organizar e estruturar todo o trabalho necessário para a realização do projeto

Diferenciar escopo do projeto de escopo do produto

Formalizar a autoridade do gerente de projetos

Controlar as mudanças no escopo do projeto

Formalizar a aceitação dos resultados

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Escopo do Projeto x Escopo do Produto

Escopo do Produto são características e funcionalidades que

caracterizam o produto ou serviço

Escopo do Produto são características e funcionalidades que

caracterizam o produto ou serviço

Escopo do Projeto é todo o trabalho que terá que ser realizado para produzir

o produto ou serviço

Escopo do Projeto é todo o trabalho que terá que ser realizado para produzir

o produto ou serviço

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O que é Gerência de Escopo do Projeto?

Garantir que o projeto realize todo e somente o trabalho

necessário para o seu sucesso

Garantir que o projeto realize todo e somente o trabalho

necessário para o seu sucesso

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Características

Define e controla o que será incluído ou não no projeto

Inclui somente os artefatos para gerenciar o escopo do projeto e não do produto

Verificação constante para ter certeza que todo o trabalho necessário está sendo realizado

Impedir a realização de trabalho extra que não faça parte do projeto (gold platinggold plating)

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Processos da Gerência do Escopo

Iniciação

Planejamento de Escopo

Definição de EscopoVerificação de

Escopo

Controle de Modificação de

Escopo

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Fluxo do controle do escopo

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Controle do escopo :: Entradas

Declaração do escopo do projeto Define, em conjunto com a EAP e o dicionário da EAP

associados a ela, a linha de base do escopo do projeto e o escopo do produto.

Estrutura analítica do projeto O principal documento gerado pelo processo Criar EAP,

a própria EAP. Dicionário da EAP

Documento complementar da EAP contendo o conteúdo detalhado dos componentes contidos em uma EAP

Plano de gerenciamento do escopo do projeto Fornece orientação sobre como o escopo do projeto

será definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado pela equipe de gerenciamento de projetos

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Controle do escopo :: Entradas

Relatórios de desempenho Fornecem informações sobre o desempenho do

trabalho do projeto, como as entregas provisórias que foram terminadas;

Solicitações de mudança aprovadas Qualquer modificação feita na linha de base do

escopo do projeto acordada; Informações sobre o desempenho do trabalho

Informações sobre o andamento das atividades do projeto que estão sendo executadas para realizar o trabalho do projeto.

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Controle do escopo :: Ferramentas e Técnicas

Sistema de controle de mudanças Define os procedimentos para efetuar

mudanças no escopo do projeto e no escopo do produto.

inclui a documentação, os sistemas de acompanhamento e os níveis de aprovação necessários para autorizar mudanças

Quando o projeto é gerenciado sob um contrato, o sistema de controle de mudanças também fica de acordo com todas as cláusulas contratuais relevantes

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Controle do escopo :: Ferramentas e Técnicas

Análise da variação Determinar a causa da variação em

relação à linha de base do escopo e decidir se são necessárias ações corretivas

As medições de desempenho do projeto são usadas para avaliar a extensão da variação.

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Controle do escopo :: Ferramentas e Técnicas

Replanejamento Solicitações de mudança aprovadas que afetam o

escopo do projeto podem exigir modificações na EAP e no dicionário da EAP, na declaração do escopo do projeto e no plano de gerenciamento do escopo do projeto.

Sistema de gerenciamento de configuração Garante que as mudanças solicitadas no escopo do

projeto e no escopo do produto serão cuidadosamente consideradas e documentadas, antes de serem processadas pelo processo Controle integrado de mudanças.

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Controle do escopo :: Saídas

Declaração do escopo do projeto (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o

escopo do projeto, então a declaração do escopo do projeto será revisada e refeita.

Estrutura analítica do projeto (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o

escopo do projeto, então a EAP é revisada e refeita para refletir as mudanças aprovadas.

Dicionário da EAP (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o

escopo do projeto, então o dicionário da EAP é revisado e refeito para refletir as mudanças aprovadas.

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Controle do escopo :: Saídas

Linha de base do escopo (atualizações) A declaração do escopo detalhada do

projeto, a EAP e o dicionário da EAP associados a ela.

Mudanças solicitadas Os resultados do controle do escopo do

projeto podem gerar mudanças solicitadas, que são processadas para revisão e destinação de acordo com o processo Controle integrado de mudanças do projeto.

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Controle do escopo :: Saídas

Ações corretivas recomendadas Qualquer passo recomendado para que o

desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto e com a declaração do escopo do projeto.

Ativos de processos organizacionais (atualizações)

As causas das variações, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas do controle de mudanças do escopo do projeto são documentados e atualizados no banco de dados histórico dos ativos de processos organizacionais.

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Controle do escopo :: Saídas

Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas

afetarem o escopo do projeto, então a linha de base dos custos e os documentos dos componentes correspondentes, e as linhas de base do cronograma do plano de gerenciamento do projeto, são revisados e refeitos para refletir as mudanças aprovadas.

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Fluxograma de processo do gerenciamento do escopo do projeto

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Iniciação

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Qual a finalidade do processo de Iniciação?

É o processo responsável por formalizar a existência de um projeto ou que o

mesmo deva continuar na próxima fase

É o processo responsável por formalizar a existência de um projeto ou que o

mesmo deva continuar na próxima fase

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Elementos do Processo de Iniciação

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Iniciação :: Entradas

Product Description Documento extremamente importante

contendo a descrição do produto ou serviço que será gerado pelo projeto

Deve conter o relacionamento claro com o negócio que será beneficiado com a sua criação

Esta descrição deverá ser detalhada à medida que o projeto for evoluindo

A forma e conteúdo variam, mas deve prover informação suficiente para suportar o planejamento do projeto

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Iniciação :: Entradas

Strategic Plan O projeto a ser desenvolvido deve estar

alinhado com o plano estratégico da empresa Project Selection Criteria

Critérios definidos para escolha de projetos (financeiro, mercado, etc)

Historical Information Sobre resultados de seleções anteriores de

projetos Sobre desempenho de projetos anteriores Sobre os resultados de fases anteriores do

projeto

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Iniciação ::Ferramentas e Técnicas

Project selection methods Visa a mensuração do projeto para efeitos de

comparação durante a seleção. Duas categorias: Benefit measurement (abordagem comparativa)

Murder Board Peer review Modelos de pontuação (scoring models) Modelos econômicos Benefícios comparados a custos

Constrained optimization (abordagem matemática) Programação linear Programação inteira Programação dinâmica Programação multi-objetivo

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Iniciação ::Ferramentas e Técnicas

Expert judgment Julgamento de especialistas e

consultores pode ajudar na decisão de fazer ou não o projeto

Experts: Colegas ou outras unidades da empresa Consultores Stakeholders, incluindo os clientes Associações técnicas

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Iniciação :: Resultado Principal

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Iniciação :: Resultado :: O que é Project Charter?

Documento que formaliza a existência de um projeto e estabelece a

autoridade e responsabilidade do gerente de projeto para a realização das

atividades

Documento que formaliza a existência de um projeto e estabelece a

autoridade e responsabilidade do gerente de projeto para a realização das

atividades

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Iniciação :: Resultado :: Conteúdo do Project Charter

Identificação da autoridade do gerente sobre o projeto para alocação de recursos

Incluir ou ter referências para outros documentos contendo: A necessidade e relacionamento com o negócio

que o produto/serviço pretende atender Resumo do produto

Descrição do produto ou serviço Motivação para o seu desenvolvimento

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Iniciação :: Resultado :: Project Charter nas Empresas

O contrato assinado para um projeto pode servir como project charter

O contrato assinado para um projeto pode servir como project charter

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Iniciação :: Resultado :: Project Charter é...

Criado por um gerente externo ou de um nível alto na empresa e não pelo gerente de projetos ou pela equipe

Criado durante a fase inicial Não é evolutivo Não necessita de mudança quando

ocorrem mudanças no projeto

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Iniciação ::Outros Resultados

Project manager identified/assigned

Constraints Assumptions

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Planejamento do Escopo

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Processo responsável por planejar, elaborar e documentar

progressivamente o trabalho a ser realizado no projeto

Processo responsável por planejar, elaborar e documentar

progressivamente o trabalho a ser realizado no projeto

Qual a finalidade do processo Planejamento do Escopo?

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Elementos do Processo Planejamento do Escopo

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Planejamento do Escopo ::Entradas

Descrição do Produto (Product description) Características do produto ou serviço que o projeto

está incumbido de criar. Project charter

Documento que reconhece formalmente a existência do projeto.

Restrições (Constraints) Fatores que limitarão as opções da equipe de

gerência do projeto. Premissas (Assumptions)

Fatores que para os propósitos de planejamento são considerados verdadeiros.

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Planejamento do Escopo ::Ferramentas e Técnicas

Análise do Produto (Product Analysis) Visa obter conhecimento sobre o produto a

ser desenvolvido Análise do custo/benefício (Benefit/cost

analysis) Estimativa dos custos e benefícios tangíveis e

intangíveis e análise de ROI e payback period. Identificação de alternativas

Brainstorming Lateral thinking

Avaliação especializada

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Planejamento do Escopo :: Resultado Principal

Declaração do Escopo (Scope Statement) Documento base para delinear um

entendimento comum sobre o escopo do projeto entre todos os “stakeholders”.

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Conteúdo do “Scope Statement”

Deve incluir ou conter referências para: Justificativa para o projeto (project

justification) Sumário sobre o produto ou serviço (project’s

product) Lista do que será disponibilizado ao término do

projeto, incluindo os sub-produtos (project deliverables)

Objetivos do projeto de forma quantitativa para que possa ser avaliado o sucesso do projeto (project objectives)

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Planejamento do Escopo ::Outros Resultados

Plano de gerência do Escopo (Scope Management Plan) Documento que descreve como o escopo do

projeto será gerenciado e como mudanças serão integradas ao projeto

Deverá indicar como as mudanças serão identificadas e classificadas

Pode ser formal ou informal, muito ou pouco detalhado

É um componente do Project Plan Detalhamento do Suporte (Supporting

detail)

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Definição do Escopo

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Qual a finalidade do processo Definição do Escopo?

Detalhamento do que será disponibilizado em partes menores, mais detalhadas e gerenciáveis, com a finalidade de:

Ter um visão melhor para avaliação de cronograma, custos e recursos

Padrões para medição de performance e controle (baselines)

Atribuição de responsabilidades

Detalhamento do que será disponibilizado em partes menores, mais detalhadas e gerenciáveis, com a finalidade de:

Ter um visão melhor para avaliação de cronograma, custos e recursos

Padrões para medição de performance e controle (baselines)

Atribuição de responsabilidades

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Definição do Escopo

A definição apropriada do escopo é um ponto crítico para sucesso do projeto

”Quando existe uma definição pobre do escopo, podeser esperado um custo final do projeto mais alto porcausa de inevitáveis mudanças que rompem com oritmo do projeto, causam retrabalho, aumentam o

tempo do projeto e diminuem a produtividade e o moral

da força de trabalho”

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Elementos do Processo “Definição do Escopo”

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Definição do Escopo ::Entradas

Declaração do Escopo Documentação que servirá de base para

tomada de decisões futuras no projeto e para confirmar ou desenvolver um entendimento comum do escopo entre as partes envolvidas

Restrições fatores que limitarão as opções da equipe de

gerência do projeto Premissas

fatores que, para os propósitos do planejamento, são consideradas verdadeiros, reais, ou certos

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Definição do Escopo ::Entradas

Saídas de outros planejamentos As saídas dos processos de outras áreas de

conhecimento devem ser revisadas para previsão de possíveis impactos no detalhamento do escopo do projeto

Informações Históricas As informações históricas sobre projetos

anteriores devem ser consideradas durante o detalhamento do escopo

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Definição do Escopo ::Ferramentas e Técnicas

Modelos de estrutura analítica do projeto (work breakdown structure templates)

é um agrupamento orientado ao subproduto (deliverable-oriented) dos elementos do projeto que organiza e define o escopo total do projeto

é freqüentemente usada para elaborar ou confirmar um entendimento comum do escopo do projeto

Decomposição Técnica para dividir os produtos que serão

disponibilizados (deliverables) em unidades menores (sub-produtos) que possam ser gerenciadas

Deve fornecer detalhes suficientes para todas as outras etapas (planejamento, execução, controle e finalização)

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Definição do Escopo :: Resultado Principal

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Definição do Escopo :: Resultado Principal :: WBS

O que é uma WBS? Agrupamento e decomposição de todas as

tarefas que serão realizadas no projeto definindo o seu escopo

O que não está na WBS está fora do escopo do projeto

Tem a mesma estrutura de índice para um livro

Existem padrões/templates que podem servir de base para a sua elaboração

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Exemplo WBS 1. SoftwareRelease 1.0

1. SoftwareRelease 1.0

1.1 Levantar Requisitos

1.1 Levantar Requisitos

1.1.1Fazer apresentações

1.1.1Fazer apresentações

1.1.2 Fazer reuniões

1.1.2 Fazer reuniões

EspecificaçãoTécnica

EspecificaçãoTécnica

Elaborar casosDe uso

Elaborar casosDe uso

Elaborar Modelo dados

Elaborar Modelo dados

Especificaçãotelas

Especificaçãotelas

Implementação

Implementação

Protótipo Protótipo

Módulo AAA Módulo AAA

Módulo BBBMódulo BBB

ManuaisManuais

Parte Geral Parte Geral

Módulo AAAMódulo AAA

Módulo BBBMódulo BBB

1.2 Manuais1.2 Manuais...

Code of Activity

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Montando uma WBS

Deve ser montada a partir do escopo do produto e do projeto

O primeiro nível é montado a partir de Fases do projeto

Cada atividade incluída deve contribuir para geração do produto ou sub-produto

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Montando uma WBS (cont.)

Cada nível é um detalhamento da atividade superior

Cada atividade pode receber um identificador único (code of activity) que pode ser estabelecido de forma hierárquica, ajudando na sumarização de custos e recursos

A WBS deve ser detalhada até chegar em atividades que o gerente de projetos consiga gerenciar (work packages)

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Definição do Escopo :: Resultado Principal :: WBS

Características dos “work packages” São reais e podem ser estimadas de forma

confiável Podem ser completadas nos padrões de 4 a

40hs ou 8 a 80hs Possuem um resultado significativo Podem ser completadas sem necessidade

de mais informações Poderão ser divididas posteriormente, pelo

time de projeto, em tarefas menores

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Definição do Escopo :: Resultado Principal :: WBS

Benefícios da WBS Fornece uma visão gráfica do escopo do projeto Previne o esquecimento e a falta de

entendimento sobre as atividades Facilita comunicação entre todos os

“stakeholders” Fornece ao time uma visão do todo Fornece uma base segura para estimativas de

custo, tempo e recursos Forma de PROVAR necessidade de recursos,

custo e tempo

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WBS é a informação básica para todo o projeto

Riscos

Estimativas

Diagramas

RH WBS

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Definição do Escopo:: Resultado Principal :: WBS

Outros tipos de Estruturas CWBS (contractual WBS): define o nível de relato do

fornecedor OBS (Organizational Breakdown Structure): relação

das atividades da WBS com as unidades organizacionais

RBS (Resource Breakdown Structure): relação das atividades da WBS com os recursos

BOM (Bill of Materials): visão hierárquica da composição de um produto para a sua fabricação

PBS (Project Breakdown Structure): mesmo que WBS, é utilizado quando se usa incorretamente WBS com o significado de BOM

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Verificação do Escopo

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Qual a finalidade do processo Verificação do Escopo

Obter a aceitação formal do escopo do projeto pelos “stakeholders”

Obter a aceitação formal do escopo do projeto pelos “stakeholders”

Processo contínuo visando garantir que todas as atividades sejam realizadas corretamente e satisfatoriamente

Processo contínuo visando garantir que todas as atividades sejam realizadas corretamente e satisfatoriamente

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Elementos do Processo Verificação do Escopo

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Verificação do Escopo ::Entradas

Work results Produtos ou subprodutos completados Padrões de qualidade Custos

Product documentation Especificações Documentos Técnicos Desenhos

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Verificação do Escopo ::Entradas

Estrutura Analítica do Projeto (WBS)

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Verificação do Escopo ::Entradas

Scope Statement Tomada de deisões futuras Entendimento comum entre

Stakeholders Necessita de revisões e refinamentos

Project Plan Documento para gerenciar a

execução do projeto

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Verificação do Escopo ::Ferramentas e Técnicas

Inspeção Atividades como medição, exames e

testes, verificando se tudo está realizado conforme os requisitos

Também chamadas de revisões, auditorias e “walkthroughs”, embora esses termos tenham significados diferentes em algumas áreas

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Verificação do Escopo :: Resultado

Documento formal que o cliente aceitou o produto ou subprodutos de uma fase ou do final do projeto

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Controle da Mudança de Escopo

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Qual a finalidade do processo Controle da Mudança de Escopo

Garantir que mudanças sejam acordadas por todos

Determinar quando uma mudança ocorreu Gerenciamento de uma mudança

quando/se ela ocorrer

Garantir que mudanças sejam acordadas por todos

Determinar quando uma mudança ocorreu Gerenciamento de uma mudança

quando/se ela ocorrer

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Elementos do Processode Controle da Mudança de Escopo

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Controle da Mudança de Escopo :: Entradas

WBS Performance Reports Scope Management Plan

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Controle da Mudança de Escopo :: Entradas

Change Requests Mudanças podem ocorrer de diversas formas

Oral ou escrita Direta ou indiretamente Iniciadas internamente ou externamente Autorizadas legalmente ou opcionais

Ocorrem devido a: Evento externo Erros ou omissões no escopo do produto e projeto Uma característica que irá contribuir para o projeto Implementação de um plano de contingência em

resposta a riscos

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Controle da Mudança de Escopo :: Ferramentas e Técnicas

Scope Change Control Define os procedimentos de como o escopo

do projeto deva ser alterado Inclui:

Paperwork Tracking systems Níveis de autorização necessários

Performance measurement Additional planning

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Controle da Mudança de Escopo :: Resultado

Qualquer mudança no escopo definido e aprovado na WBS

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Controle da Mudança de Escopo :: Outros Resultados

Lessons Learned Registro dos problemas ocorridos e

das soluções para que no futuro os mesmos problemas não ocorram mais

Adjusted Baseline Ajuste(s), quando necessário, no(s)

documento(s) base correspondentes (documentos de escopo, de risco, etc)

Corrective Action

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Recomendação de Leitura

Capítulo 5 do PMBOK Guide 2000.

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Gerenciamento do Escopo

PMBOK Guide 2000