17 - Controle e Avaliação

CONTROLE E AVALIAÇÃOCONTROLE E AVALIAÇÃO

2

CONCEITOS BÁSICOSCONCEITOS BÁSICOS

O papel desempenhado pela função O papel desempenhado pela função controle e avaliação para o analista é, controle e avaliação para o analista é, basicamente, acompanhar o desempenho basicamente, acompanhar o desempenho dos sistemas de informações gerenciais, dos sistemas de informações gerenciais, da estrutura organizacional e dos da estrutura organizacional e dos métodos, rotinas e procedimentos métodos, rotinas e procedimentos administrativos, por meio da comparação administrativos, por meio da comparação entre as situações alcançadas e as entre as situações alcançadas e as previstas; e, nesse sentido, a função previstas; e, nesse sentido, a função controle a avaliação é destinada a controle a avaliação é destinada a assegurar que o desempenho real assegurar que o desempenho real possibilite o alcance dos padrões que possibilite o alcance dos padrões que foram anteriormente estabelecidos.foram anteriormente estabelecidos.

3


Controle é uma função do processo Controle é uma função do processo administrativo que, mediante a administrativo que, mediante a comparação com padrões previamente comparação com padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações, desempenho e o resultado das ações, com a finalidade de realimentar os com a finalidade de realimentar os tomadores de decisões, de forma que tomadores de decisões, de forma que possam corrigir ou reforçar esse possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em funções do desempenho ou interferir em funções do processo administrativo, para assegurar processo administrativo, para assegurar que os resultados satisfaçam aos que os resultados satisfaçam aos desafios e aos objetivos estabelecidos.desafios e aos objetivos estabelecidos.

4


Portanto, a atividade de controlar Portanto, a atividade de controlar deve ser entendida como o processo deve ser entendida como o processo de coletar e retroalimentar de coletar e retroalimentar informações sobre o desempenho, de informações sobre o desempenho, de maneira que os responsáveis pelas maneira que os responsáveis pelas tomadas de decisões possam tomadas de decisões possam comparar os resultados realizados comparar os resultados realizados com os resultados planejados e decidir com os resultados planejados e decidir o que fazer a respeito de distorções ou o que fazer a respeito de distorções ou problemas diagnosticados.problemas diagnosticados.

5


Por outro lado, assim como diferentes Por outro lado, assim como diferentes empresas têm de desenvolver distintos empresas têm de desenvolver distintos estilos administrativos que melhor estilos administrativos que melhor atendam a seu contexto, também os atendam a seu contexto, também os sistemas de controles devem ser sistemas de controles devem ser modelados para adequar-se à empresa a modelados para adequar-se à empresa a que devem servir.que devem servir.

O resultado final do processo de controle O resultado final do processo de controle é a informação. Portanto, o analista deve é a informação. Portanto, o analista deve procurar estabelecer um sistema de procurar estabelecer um sistema de informações que permita constante e informações que permita constante e efetiva avaliação da estrutura efetiva avaliação da estrutura organizacional e dos métodos, normas e organizacional e dos métodos, normas e procedimentos.procedimentos.

6


Antes de iniciar o controle e a Antes de iniciar o controle e a avaliação dos itens da “organização” e avaliação dos itens da “organização” e dos “métodos”, deve-se estar atento a dos “métodos”, deve-se estar atento a determinados aspectos de motivação, determinados aspectos de motivação, capacidade, informação e tempo.capacidade, informação e tempo.

Com referência à motivação, deve-se Com referência à motivação, deve-se verificar se o nível de motivação está verificar se o nível de motivação está adequado para o desenvolvimento do adequado para o desenvolvimento do processo de controle e avaliação. Para processo de controle e avaliação. Para tanto, verificam-se, entre outros, os tanto, verificam-se, entre outros, os seguintes aspectos:seguintes aspectos:

se os trabalhos atendem à real conceituação e aplicação dos sistemas administrativos considerados; ese o nível de envolvimento dos funcionários é adequado.

7


Quanto à capacidade, deve-se verificar se a Quanto à capacidade, deve-se verificar se a empresa e, conseqüentemente, seus empresa e, conseqüentemente, seus executivos e funcionários estão habilitados executivos e funcionários estão habilitados para realizar o processo de controle e para realizar o processo de controle e avaliação.avaliação.

Deve-se verificar se há todos os dados e Deve-se verificar se há todos os dados e informações necessários ao controle e se informações necessários ao controle e se foram, devidamente, comunicados a todos os foram, devidamente, comunicados a todos os interessados.interessados.

Quanto ao tempo, é preciso verificar se todos Quanto ao tempo, é preciso verificar se todos os executivos e funcionários da empresa, em os executivos e funcionários da empresa, em seus diferentes níveis, têm o tempo adequado seus diferentes níveis, têm o tempo adequado para se dedicarem à função de controle e para se dedicarem à função de controle e avaliação.avaliação.

8

FINALIDADES DA FUNÇÃO FINALIDADES DA FUNÇÃO CONTROLE E AVALIAÇÃOCONTROLE E AVALIAÇÃO

A função controle e avaliação para os A função controle e avaliação para os sistemas de informações gerenciais, a sistemas de informações gerenciais, a estrutura organizacional, bem como os estrutura organizacional, bem como os métodos, as normas e os métodos, as normas e os procedimentos da empresa têm procedimentos da empresa têm algumas finalidades mencionadas a algumas finalidades mencionadas a seguir:seguir:

identificar problemas, falhas e erros que se transformam em desvios do planejado, com a finalidade de corrigi-los e de evitar sua reincidência;

9


fazer com que os resultados obtidos com a realização das operações estejam, tanto quanto possível, próximos dos resultados esperados e possibilitem o alcance dos objetivos previamente estabelecidos;

fazer com que a empresa trabalhe de forma mais adequada; e

proporcionar informações gerenciais periódicas, para que seja rápida a intervenção no desempenho do processo.

10


Com base em suas finalidades, a função Com base em suas finalidades, a função controle e avaliação pode ser utilizada controle e avaliação pode ser utilizada como instrumento gerencial para:como instrumento gerencial para:

corrigir ou reforçar o desempenho apresentado;

informar sobre a necessidade de alterações nas funções administrativas de planejamento, organização e direção;

garantir a manutenção ou o aumento da eficiência e eficácia na consecução dos objetivos e metas;

informar se os programas, projetos e planos estão sendo desenvolvidos de acordo com o estabelecido; e

Informar se os recursos estão sendo utilizados da melhor forma possível.

11


Um aspecto que pode reforçar seu uso Um aspecto que pode reforçar seu uso como instrumento gerencial é o nível da como instrumento gerencial é o nível da relação da função controle e avaliação em relação da função controle e avaliação em relação a eficiência, eficácia e efetividade.relação a eficiência, eficácia e efetividade.

Existem três conceitos básicos inerentes à Existem três conceitos básicos inerentes à idéia de controle e avaliação, a saber:idéia de controle e avaliação, a saber:

a eficiência, que se refere à otimização dos recursos utilizados para a obtenção dos resultados;

a efetividade, que se refere à relação entre os resultados alcançados e os objetivos propostos ao longo do tempo; e

a eficácia, que se refere à contribuição dos resultados para o alcance dos objetivos globais da empresa.

12


Normalmente, a eficiência é difícil de ser Normalmente, a eficiência é difícil de ser avaliada, visto que podem ocorrer diferenças avaliada, visto que podem ocorrer diferenças de opiniões a respeito da eficiência com que de opiniões a respeito da eficiência com que os resultados foram utilizados.os resultados foram utilizados.

Existem alguns aspectos que podem Existem alguns aspectos que podem prejudicar a eficiência, a eficácia e a prejudicar a eficiência, a eficácia e a efetividade do sistema de controle e efetividade do sistema de controle e avaliação, tais como:avaliação, tais como:

lentidão e deficiência nas informações;

insuficiência de informações;

sistemas de controles complicados;

planos mal elaborados e mal implantados;

estrutura organizacional inadequada; e

incapacidade dos recursos humanos.

13

INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS AO CONTROLE E AVALIAÇÃOAO CONTROLE E AVALIAÇÃO

Na consideração das informações que Na consideração das informações que são necessárias ao controle e são necessárias ao controle e avaliação da estrutura organizacional avaliação da estrutura organizacional e dos métodos, rotinas e e dos métodos, rotinas e procedimentos, devem-se analisar procedimentos, devem-se analisar alguns aspectos:alguns aspectos:

os tipos de informação;

a freqüência das informações;

a qualidade das informações; e

as fontes das informações.

14


A. Tipos de InformaçõesA. Tipos de Informações

Os tipos de informações necessárias ao Os tipos de informações necessárias ao processo de controle e avaliação são os processo de controle e avaliação são os mais variados possível, abrangendo, mais variados possível, abrangendo, entre outros, os seguintes aspectos:entre outros, os seguintes aspectos:

datas de ocorrência de eventos, como os evidenciados por meio dos relatórios de progresso;

quantificação temporal das atividades;

interação das atividades;

quantificação da mão-de-obra; e

quantificação da qualidade de trabalho.

15


B. Freqüência das InformaçõesB. Freqüência das Informações

Não é muito fácil estabelecer a Não é muito fácil estabelecer a freqüência das informações, mas freqüência das informações, mas pode-se estabelecer, por meio de pode-se estabelecer, por meio de experiência própria, que pode ser experiência própria, que pode ser julgada válida, a seguinte situação:julgada válida, a seguinte situação:

a estrutura organizacional deve ser avaliada a cada ano; e

os métodos, rotinas e procedimentos devem ser avaliados a cada seis meses, ou fugindo a essa fixação prévia, sempre que um fato maior o exigir.

16


C. Qualidade das InformaçõesC. Qualidade das Informações

O analista de OSM deve dispensar muita O analista de OSM deve dispensar muita atenção ao conteúdo, forma, canais, atenção ao conteúdo, forma, canais, periodicidade e precisão das informações periodicidade e precisão das informações para avaliação e controle. De maneira para avaliação e controle. De maneira geral, pode-se partir das seguintes geral, pode-se partir das seguintes situações:situações:

em termos de controle estratégico, pode-se ter baixo grau de detalhamento e alto grau de consolidação de informações;

em termos de controle tático, pode-se ter baixo grau de detalhamento e alto grau de sínteses; e

em termos de controle operacional, pode-se ter alto grau de detalhamento.

17


D. Fontes de InformaçõesD. Fontes de Informações

São duas as fontes de informações sobre o São duas as fontes de informações sobre o desenvolvimento da estrutura desenvolvimento da estrutura organizacional e dos métodos, rotinas e organizacional e dos métodos, rotinas e procedimentos:procedimentos:

analistas de sistemas, organização é métodos;

usuários.

Como podem ocorrer inadequações quanto Como podem ocorrer inadequações quanto a essas informações, é necessário cruzar a essas informações, é necessário cruzar as informações dos usuários do sistema as informações dos usuários do sistema considerado com as dos analistasconsiderado com as dos analistas.

18


D. Fontes de InformaçõesD. Fontes de Informações

As possíveis divergências de As possíveis divergências de informações devem ser analisadas e informações devem ser analisadas e equacionadas. Entretanto, as fontes equacionadas. Entretanto, as fontes básicas de informações podem ser dos básicas de informações podem ser dos seguintes tipos, de maneira seguintes tipos, de maneira cumulativa:cumulativa:

fontes internas à empresa;

fontes externas à empresa;

fontes passadas;

fontes presentes; e

fontes futuras.

19

DECISÃO E PROCESSO DE DECISÃO E PROCESSO DE CONTROLE E AVALIAÇÃOCONTROLE E AVALIAÇÃO

B. Freqüência das InformaçõesB. Freqüência das Informações

Não é muito fácil estabelecer a Não é muito fácil estabelecer a freqüência das informações, mas freqüência das informações, mas pode-se estabelecer, por meio de pode-se estabelecer, por meio de experiência própria, que pode ser experiência própria, que pode ser julgada válida, a seguinte situação:julgada válida, a seguinte situação:

a estrutura organizacional deve ser avaliada a cada ano; e

os métodos, rotinas e procedimentos devem ser avaliados a cada seis meses, ou fugindo a essa fixação prévia, sempre que um fato maior o exigir.

17 - Controle e Avaliação

Documents

Transcript of 17 - Controle e Avaliação