Resumo de arquivologia

Documento- documento = informação + suporte

O suporte de um documento pode ser desde uma folha de papel, até fitas

magnéticas, meios audiovisuais entre outros. Um documento falso ou em

duplicidade com outro não agrega valor: ao contrário, pode constituir uma barreira

na sua finalidade probatória de uma determinada transação.

Arquivo- Arquivos são conjuntos de documentos.

Finalidades primárias- administrativo, funcional ou legal/fiscal.

Finalidades Secundárias- Prova e informação

Arquivos podem ser produzidos e recebidos por diferentes pessoas, de naturezas

distintas, guarda relação direta com suas atividades.

Acervo (=conjunto de documentos).

Os valores de documentos constantes de um arquivo:

• Valor primário: é um valor temporário que todo o documento apresenta,

concernente aos aspectos administrativos, funcionais e legais da organização. Todo

documento nasce com esse valor, mas o perde com o decorrer do tempo.

Qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e

administrativas que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razões

para as quais o documento foi criado. A noção de valor primário está diretamente

ligada à razão de ser de documentos e recobre exatamente a utilização dos

documentos para fins administrativos.”

• Valor secundário: é um valor definitivo que o documento apresenta para

sua organização, estando intimamente relacionado com sua importância histórica.

Obviamente, nem todo documento apresentará valor secundário refere‐se ao uso

para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados,

podendo ser:

a) Probatório – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações

da instituição;

b) Informativo – quando contém informações essenciais sobre matérias com

que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa.”

CONARQ: “Art. 1oO Conselho Nacional de Arquivos ‐ CONARQ, órgão colegiado,

vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de

1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados,

bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção

especial aos documentos de arquivo.”

Tipos de Arquivo

Arquivos correntes, intermediários e permanentes.

Os documentos administrativos passam por um processo cronológico, sendo

que a frequência de seu uso ou consulta vai diminuindo com o tempo. Esse é

justamente o critério que faz esse documento fazer parte dos arquivos correntes,

intermediários ou permanentes.

A passagem de um documento do arquivo corrente para o intermediário é

denominada transferência. Já a entrada de documentos no arquivo permanente

chama-se recolhimento.

As quatro características mais marcantes dos arquivos correntes:

• Uso frequente / grande probabilidade de uso;

• Documentos são dotados de valor primário;

• Distribuição por toda a organização; e

• Restrição / controle de acesso.

A finalidade principal dos arquivos correntes é a de subsidiar (facilitar, dar

apoio, prover suporte) as atividades cotidianas da organização. Tais arquivos

contêm documentos que, em virtude de sua relevância administrativa, legal ou

funcional (valor primário), detêm grande probabilidade e frequência de uso.

Os arquivos intermediários e permanentes possuem valor secundário.

Os arquivos intermediários possuem algumas das características tanto dos

arquivos correntes. A diferença principal diz respeito à menor frequência e

probabilidade de uso. Ainda assim, podemos dizer que os documentos desses

arquivos também detêm valor primário e restrição de acesso, sendo que a

justificativa para sua conservação está baseada em razões administrativas, técnicas,

legais e fiscais.

Arquivos correntes:

Atividades administrativas relacionadas aos arquivos correntes:

SERVIÇOS DE PROTOCOLO

Nas organizações, protocolo usualmente é um setor encarregado do

recebimento, registro, classificação e movimentação de documentos. Para fins

didáticos, podemos concatenar as atividades inerentes ao protocolo em um

processo:

Ao visualizarmos o esquema acima, vemos que o protocolo é efetivamente

a “porta de entrada” (recebimento) e a “porta de saída” (distribuição ou

movimentação / expedição) dos documentos em uma organização. É também,

como vimos, atividade típica dos arquivos correntes.

Dentre as várias classificações possíveis de um documento, a questão

ressalta aquela que se dá em função do grau de sigilo. Há duas categorias neste

quesito:

O documento sigiloso pode ainda ser dividido em quatro subcategorias:

reservado, confidencial, secreto e ultrassecreto, de acordo com eventual dano

causando pela divulgação de suas informações.

RECEBIMENTO E CLASSIFICAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS PELO

PROTOCOLO

1. Receber a correspondência

2. Separar a correspondência oficial da particular

3. Distribuir a correspondência particular (sem abri-la! imagine alguém vendo

seu extrato bancário....)

4. (Agora o protocolo só está com a correspondência oficial) Separar a

correspondência ostensiva da sigilosa

5. Encaminhar a correspondência sigilosa (sem abri-la)

6. Abrir a correspondência ostensiva

6.1. Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a

existência de antecedentes (requisitar ao arquivo estes antecedentes)

6.2. Interpretar e classificar a correspondência ostensiva, por assunto.

6.3. Efetuar algumas ações burocráticas: carimbar, anotar data da primeira

distribuição, lançar resumo na ficha de protocolo.

6.4. Encaminhar ao setor de registro e de movimentação.

Apenas as correspondências oficiais e ostensivas são abertas. As

particulares, ou as oficiais sigilosas só devem ser abertas no setor de destino.

TAREFAS DO SETOR DE EXPEDIÇÃO

1. Receber a correspondência (Original e cópia. Se não vier com cópia, ela deve

ser providenciada)

2. Verificar se o documento está completo (se não faltam folhas ou

anexos/apêndices)

3. Numerar e completar a data, no original e nas cópias

4. Expedir o documento original

5. Encaminhar a correspondência sigilosa

6. Arquivar as cópias

ARQUIVAMENTO

O Arquivamento refere-se ao conjunto de operações destinadas ao

armazenamento e acondicionamento de documentos, visando à sua localização

futura. Sobre o tema arquivamento, há dois tópicos principais a serem abordados:

tipos e métodos de arquivamento.

Por ora, vamos nos ater aos tipos de arquivamento, relativos ao modo de

disposição e acondicionamento de documentos.

Métodos de arquivamento são relativos ao modo de ordenação de

documentos, possibilitando sua identificação, localização e posterior recuperação da

informação. Podemos separar, inicialmente, os métodos de arquivamento em dois

sistemas distintos: o sistema direto e o indireto.

No sistema direto a busca do documento diretamente no local em de sua

guarda, sem a necessidade de códigos para a recuperação da informação. Em uma

gaveta de arquivo com pastas identificadas por nomes das pessoas, por exemplo,

teremos um típico método do sistema direto: o alfabético. Outros exemplos seriam

os métodos geográfico, o dicionário e o enciclopédico.

No sistema indireto, por sua vez, exige-se a consulta prévia de um código

para que só então possa proceder-se à busca no local de guarda do documento.

Os métodos básicos de arquivamento são ilustrados na figura a seguir:

Métodos de arquivamento

Método Descrição Alfabético- O elemento a ser considerado é o nome principal.

Ex: pastas identificadas pelos nomes de funcionários

Geográfico - O elemento principal a ser considerado é procedência, a origem do

documento (local, lugar ou setor).

Ex: registros classificados por nome do estado, cidade e correspondente.

Numérico

Simples- Um número é atribuído ao local de guarda do documento.

Geralmente um índice alfabético remissivo deverá ser usado.

Ex: Pastas numeradas de 1 a 99. Para achar em que pasta está o documento

de Maria, consulta-se um índice remissivo, por meio do qual veremos , por exemplo,

que estão na pasta 43.

Cronológico - Documentos são organizados por data. Ex: imposto de renda

de 2008, 2009, 2010....

Dígito-terminal- Utilizado quando a quantidade de documentos a ser

armazenada á muito grande. Assim, decompõe-se o número de registro (geralmente

um número grande), em duplas de algarismos, reduzindo erros e facilitando a

localização.

Ex: o registro 12345 passa a ser o 01-23-45.

Ideográfico (assunto)

Alfabético

Dicionário- Os assuntos dos registros são dispostos em ordem alfabética,

independente da relação entre eles. Ex: Administração de Materiais, Arquivologia,

Compras, Métodos de arquivamento, Licitações, Sigilo de documentos.

Enciclopédico- Os registros são agrupados sob títulos gerais e, dentro deles,

alfabeticamente: Ex: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: compras, licitações,

ARQUIVOLOGIA: métodos de arquivamento, sigilo de documentos ,numérico-

duplex e decimais

Duplex- Documentos são divididos em classes e subclasses, que podem ser criadas

livremente.

1. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

1.1. Compras

1.1.1. Licitações

2. ARQUIVOLOGIA

2.1. Métodos de arquivamento

2.2. Sigilo de documentos

Decimal- Os documentos são divididos em 10 classes fixas (9 específicas e a última

é genérica, para assuntos que não se enquadram nas classes anteriores). É o

método utilizado pelo CONARQ. Somente as subclasses podem ser criadas

livremente.

REGISTROS

• Os registros são ordenados alfabeticamente, de acordo com último

sobrenome. Se os sobrenomes forem iguais, verifica-se a ordem alfabética do

prenome:

Ex: Bastos Alencar , Carlos

Bastos Correia, Paulo

• Sobrenomes que são ligados por hífen ou que são compostos por um

substantivo + um adjetivo não se separam.

Ex:

Monte Negro, Roberto

Castelo Branco, Humberto de Alencar

Villa-Lobos, Heitor

• Sobrenomes formados com as palavras Santo , Santa ou São não se separam

dos nomes que os sucedem:

Ex: Santa Rita, Maria

Santo Cristo, Carlos

São Paulo, Roberto

• Não se consideram artigos e preposições.

Ex: Nascimento, Pedro de Andrade do

José da

• Sobrenomes que exprimem grau de parentesco não se separam do prenome.

Ex: Oliveira Sobrinho, Márcia

Silva Filho, Pedro Paulo

Souza Neto, Leonardo Miranda

PRODUTOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Tabela de Temporalidade- É o instrumento que especifica os prazos de guarda dos

documentos nos arquivos corrente e intermediário, bem como indica a destinação

final (guarda permanente ou temporária, microfilmagem ou eliminação).

PRODUTOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Lista de eliminação- Trata-se da relação de documentos que serão eliminados.

TEORIA DAS 3 IDADES

Arquivos permanentes

Diferentemente dos arquivos correntes, que usualmente são localizados fisicamente

próximos às áreas da organização que servem de clientes potenciais aos

documentos, o arquivo permanente geralmente é centralizado. Assim, um primeiro

aspecto que devemos salientar é que seu volume é consideravelmente maior que

aquele inerente aos arquivos correntes e intermediários, implicando, assim, uma

maior complexidade de sua administração.

Atividades do arquivo permanente

ARRANJO

Referem-se às operações técnicas destinadas à organização da documentação de

caráter permanente. De acordo com a terminologia arquivística brasileira, arranjo é a

“sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos

documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo

com um plano ou quadro previamente estabelecido”

DESCRIÇÃO

É o “conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de

conteúdo dos documentos para a elaboração de instrumentos de pesquisa.”

PUBLICAÇÃO

É a sequência lógica da atividade de descrição. Uma vez “descrito o documento”,

publicam-se os seus dados, permitindo ao usuário a recuperação dos dados

principais dos documentos.

CONSERVAÇÃO

Refere-se ao “ato ou efeito de promover a preservação e a restauração dos

documentos”.

Atividades de conservação

Podemos agrupar os agentes capazes de causar dano aos documentos em 3

categorias:

Técnicas de conservação

Desinfecção- método químico que objetiva combater insetos e pragas em geral. O

procedimento mais conhecido é a fumigação. Que consiste na introdução de

documentos em uma câmara seguindo-se da aplicação de produtos que agem por

um período de 48 a 72 horas, aproximadamente.

Limpeza- Método simples, que consiste na utilização de panos macios, escovas ou

aspirador de pó.

Alisamento- Esta técnica se resume em duas etapas. Primeiro o documento é

submetido a ação de ar úmido, para, em seguida, “alisá-lo” passando a ferro folha

por folha, por meio de máquinas elétricas, ou de prensas manuais, sob pressão

moderada

Restauração

MICROFILMAGEM

A microfilmagem é responsável por prover significativa economia de espaço

na armazenagem de documentos. Podemos definir esta técnica da seguinte

maneira: Microfilmagem = técnica que consiste em reproduzir de maneira reduzida

um documento, criando-se uma cópia em formato micrográfico (microfilme ou

microficha).

Ainda segundo a terminologia arquivística brasileira, microfilmagem é a

“produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente

reduzido”. Conforme nos ensinam Silva e Madio (2008)2, o microfilme foi criado

criado por Renée Dragon no século XIX durante a guerra franco prussiana, com o

intuito de transportar mapas microfilmados às fontes inimigas.

O microfilme é uma mídia analógica, cuja forma mais padronizada no

mercado é um rolo de filme fotográfico preto e branco de 35 mm.