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Alessandro TrovatoTreinamentos Corporativos Aposti la Excel 2007

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TREINAMENTO

M ICROSOFT EXCEL 2007

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Apostila desenvolvida por Alessandro Trovato de acordo com conhecimentos adquiridos e neces-sidades apresentadas por seus alunos nos treinamentos de capacitao oferecidos.

Microsoft Excel marca registrada da Microsoft.

Essa apostila de livre distribuio.Solicito somente manter os crditos em caso de reproduo para utilizao em treinamentos.

VISITE MEU SITEhttp://www.atmconsultoria.com.br

Contato:[email protected]@yahoo.com.br

Data de elaborao: Fevereiro de 2010Reviso xxx em xxxx

Bibliografia:Ajuda do Excel 2007
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Contedo

Iniciando o Excel............................................................................................................................................. 6Criando um atalho de teclado para carregar o Excel..................................................................................... 7O ambiente de trabalho do Excel................................................................................................................... 9

Teclas de atalho........................................................................................................................................... 14

Os componentes do Excel............................................................................................................................. 16Coluna .......................................................................................................................................................... 17Linha ............................................................................................................................................................ 18Entendendo Funes .................................................................................................................................... 191. Mesclar clulas..................................................................................................................................... 202. Funo Soma .................................................................................................................................... 213. Subtrao ......................................................................................................................................... 234. Multiplicao.................................................................................................................................... 235. Diviso.............................................................................................................................................. 246. Porcentagem .................................................................................................................................... 247. Funo Mximo................................................................................................................................ 258. Funo Mnimo................................................................................................................................. 269. Funo Maior................................................................................................................................... 2610. Funo Menor.................................................................................................................................. 2711. Funo Mdia................................................................................................................................... 2812. Funo Cont.nm ............................................................................................................................. 2813. Funo Cont.Valores......................................................................................................................... 2914. Funo Contar.Vazio ........................................................................................................................ 2915. Funo Hoje...................................................................................................................................... 3016. Funo Agora ................................................................................................................................... 3017. Funo Hora ..................................................................................................................................... 3018. Funo Minuto ................................................................................................................................. 3119. Funo Segundo ............................................................................................................................... 3120. Funo Tempo .................................................................................................................................. 3221. Funo Dia........................................................................................................................................ 3222. Funo Ms ...................................................................................................................................... 3323. Funo Ano....................................................................................................................................... 3324. Funo Data ..................................................................................................................................... 3425. Funo Esquerda .............................................................................................................................. 3426. Funo Direita .................................................................................................................................. 3427. Funo Ext.texto............................................................................................................................... 3528. Funo Concatenar........................................................................................................................... 3529. Funo Texto .................................................................................................................................... 3630. Funo Maiscula ............................................................................................................................ 3631. Funo Minscula ............................................................................................................................ 3732. Funo Pri.Maiscula ....................................................................................................................... 3733. Funo Romano................................................................................................................................ 3734. Funo Valor.................................................................................................................................... 3835. Funo Mod..................................................................................................................................... 3836. Funo Rept...................................................................................................................................... 3937. Funo Int......................................................................................................................................... 40

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38. Funo Arred.................................................................................................................................... 4139. Validao.......................................................................................................................................... 4140. Formatao Condicional................................................................................................................... 4441. Funo Comentrio .......................................................................................................................... 4742. Funo SE......................................................................................................................................... 4743. Funo E........................................................................................................................................... 5144. Funo OU........................................................................................................................................ 5245. Funo erros ................................................................................................................................... 5346. Funo Cont.se ................................................................................................................................. 5547. Funo Somase................................................................................................................................. 5648. Autofiltro .......................................................................................................................................... 5749. Subtotais .......................................................................................................................................... 5950. Estrutura de Tpicos......................................................................................................................... 6251. Funo Escolher................................................................................................................................ 6652. Funo ProcV (Procura Vertical) ....................................................................................................... 6753. Funo ProcH (Procura Horizontal) .................................................................................................. 71

54. Funo ndice ................................................................................................................................... 7355. Funo Corresp................................................................................................................................. 7656. Funo Desloc .................................................................................................................................. 7957. Atribuio de nomes......................................................................................................................... 8458. Tabela Dinmica............................................................................................................................... 8659. Grficos ............................................................................................................................................ 9860. Grfico Dinmico............................................................................................................................ 10461. Impresso no Excel......................................................................................................................... 10562. Modos de Visualizao ................................................................................................................... 11263. Autosalvamento ............................................................................................................................. 11364. Compartilhando Planilhas do Excel................................................................................................ 115

65. Vincular clulas entre planilhas ...................................................................................................... 11766. Vincular documentos do Word....................................................................................................... 11867. Classificando os dados.................................................................................................................... 12068. Controlando alteraes na planilha ............................................................................................... 12369. Auditoria de Frmulas .................................................................................................................... 12670. Suplementos: Histograma .............................................................................................................. 13571. Cenrios.......................................................................................................................................... 13972. Atingir Meta ................................................................................................................................... 14473. Solver.............................................................................................................................................. 14774. Tabela de Dados ............................................................................................................................. 15675. Funo Pgto ................................................................................................................................... 161

76. Macros ........................................................................................................................................... 163Exerccios.................................................................................................................................................... 172

Agradecimentos ......................................................................................................................................... 179

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Microsoft Excel 2007

Em 30 de janeiro de 2007 a Microsoft realizou o lanamento de sua nova sute de aplicati-vos, o pacote Office. Dentre as opes disponveis, destaco abaixo os programas que acompanham

cada verso: Home and Student, Standard, Small Business, Professional e Ultimate. Nesta apostilatrataremos do aplicativo Excel.

Homeand Student

StandardSmall

BusinessProfessional Ultimate

Word 2007Um conjunto completo deferramentas de redao e composioque ajudam voc a criar e compartilhar

contedo.

PowerPoin t 2007Eficiente ferramentade apresentao que permite criar

apresentaes com aparncia profis-

sional.

Excel 2007Uma eficiente ferramentapara criar planilhas e analisar e com-

partilhar informaes.

OneNote 2007Uma soluo de blocode notas digital que permite reuniranotaes e informaes e um s

lugar.

Outloo k 2007Uma soluo integradapara voc administrar o seu tempo egerenciar informaes, criando cone-

xes alm de qualquer fronteira.

Out look 2007 com B usiness Contact

ManagerUma soluo integrada paravoc administrar o seu tempo e geren-ciar informaes, criando conexes

alm de qualquer fronteira.

Acc ess 2007Uma soluo de bancode dados que permite controlar, co-

municar e compartilhar informaes demaneira eficaz.

Publish er 2007Crie, personalize ecompartilhe publicaes e materiais de

marketing internamente.

Groov e 2007Uma ferramenta decolaborao que ajuda as equipes a

trabalharem juntas.

InfoPath 2007Uma programa decoleta de informaes com o qual voc

pode criar e implantar formulrioseletrnicos.

Home andStudent1

StandardSmall

BusinessProfessional Ultimate
http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444151046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444151046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444041046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444041046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444111046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444111046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444071046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444071046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=FX100487751046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=FX100487751046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102446251046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102446251046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102446251046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444141046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444141046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=FX100487821046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=FX100487821046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444091046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444091046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444081046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444081046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444081046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444091046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=FX100487821046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444141046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102446251046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102446251046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=FX100487751046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444071046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444111046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444041046&CTT=5&Origin=HA102885301046http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=XT102444151046&CTT=5&Origin=HA102885301046

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O Excel um programa de clculos. um software de planilhas eletrnicas com muitos re-cursos para auxiliar no tratamento de informaes.

Com o Excel podemos construir desde operaes simples at clculos mais avanados co-mo financeiros, matemticos, lgicos, estatsticos, etc. Podemos fazer o controle de nossas despe-

sas financeiras pessoais ou controlar o fluxo de caixa de uma empresa. Controlar fluxo de materi-ais em estoques, estatisticamente analisar como a empresa est entre outras funcionalidades.Os principais recursos que encontramos no aplicativo so:Planilhas: permite a montagem e organizao dos dados para anlise.Bancos de dados: podemos classificar, ordenar, pesquisar e agrupar informaes para for-mar banco de dados.Grficos: Com os grficos do Excel poderemos utilizar recursos visuais avanados paraanlise das informaes obtidas com suas planilhas.Apresentaes: Com recursos de formatao avanados, podemos utilizar o Excel tambm

para demonstrar nossos resultados.

Macros: Tarefas simples ou complexas podem ser resolvidas com a criao de macros. Po-demos tambm atravs da utilizao do VBA (Visual Basic for Application) criar nossas

prprias funes.Voc aprender com este material a criar operaes matemticas bsicas, recursos de anli-

se de dados e ter muitas dicas de recursos avanados. Essa apostila servir como referncia inclu-sive para futuras consultas a conceitos abordados durante nosso treinamento.

Em caso de dvidas podemos contar tambm com a Ajuda do prprio programa. Utilizandoo assistente acionado pela opo Ajuda, localizado na Faixa de Opes (Ribbon), conforme indi-cado na imagem abaixo, ou pressionando a tecla a qualquer momento.

Iniciando o Excel

Para carregar o Excel devemos seguir os passos abaixo (considerando que o sistema opera-cional utilizado seja o Windows Vista).

1.Clique no boto Iniciar (localizado no canto inferior esquerdo da tela).

2. Posicione e clique com o boto esquerdo do mouse sobre todos os programas. A lista a-cima da opo Todos os programas ser atualizada.

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3. Clique sobre o grupo Microsoft Office.

4. Na lista que ser aberta, clique sobre o atalho Microsoft Excel

2007. Veja na imagem ao lado a rea em destaque.A partir deste ponto o Excel carregado para a memria e a tela a-

baixo exibida.

Vamos ver em detalhes o ambiente de trabalho do Excel nas pginasseguintes.

Criando um atalho de teclado para carregar o Excel

Alm do modo tradicional explicado acima, podemos tambm carregar o Excel atribuindouma tecla de atalho para sua execuo. Quando a seqncia de teclas atribuda pressionada, au-tomaticamente o Excel carregado. Esse um recurso do sistema operacional e no do Windows.Voc poder inclusive atribuir quantos atalhos desejar para os programas que voc mais utiliza.Veja os passos abaixo.

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1. Clique no boto Inicar.

2. Clique em Todos os Programas

3. Clique no grupo Microsoft Office

4. Posicione o mouse sobre o cone do Microsoft Office Excel 2007 e

clique com o BOTO DIREITO DO MOUSE. Com isso abriremos o

menu destacado ao lado.

5. Clique sobre Propriedades. A janela abaixo ser exibida. Observe

na parte destacada a opo Tecla de Atalho. Clique com o mouse neste

campo.

6. Pressione as teclas Ctrl + Shift + E (simultaneamente) ou Ctrl + Alt + E (se preferir). Observeque pressionando a sequncia acima no campo Tecla de Atalho as teclas aparecero na ordem

pressionada.

7. Aps esse passo clique no boto OK.

Pronto, para carregar o Excel basta pressionar a sequncia de teclas escolhida (CTRL +

SHIFT + E ou CTRL + ALT + E).

Para eliminar o atalho atribudo devemos repetir os passos acima mas pressionando a teclaBackspace no campo Tecla de atalho. Aparecer a palavra Nenhum indicando a remoo da teclade atalho.

Com este recurso voc ter um considervel aumento de produtividade!

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O ambiente de trabalho do Excel

H uma grande diferena na Verso 2007 do pacote Office se comparada com suas versesanteriores. H uma linha divisria da evoluo pois a verso 2007 um marco destes aplicativos.

Conforme estudos de especialistas em aprendizado para pessoas que nunca utilizaram o pa-cote Office, seu aprendizado facilitado e realizado em menos tempo. Pessoas que j conhecemas verses anteriores tem mais dificuldade para esses aprendizado. O motivo a relao que umusurio experiente faz com a utilizao da verso anterior. A curva de aprendizagem mais longaem tempo para esses usurios.

Minha dica para voc que est interessado neste curso dedicar-se a aprender bem umaverso ao aplicativo para que o aprendizado das futuras verses seja mais simplificado!

Vamos a partir de agora identificar cada uma das partes da janela acima.

1. Boto Office: Uma novidade nesta verso. O Boto Office agrupa os principais controles paramanipulao dos arquivos, impresso e publicao. So itens do boto Office: Novo, Abrir,Salvar, Salvar Como, Abrir do Office Live, Salvar no Office Live, Imprimir, Preparar, Enviar,Publicar e Fechar

a. Novo: Permite abrir uma nova Pasta de Trabalho.

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b. Abrir: Permite abrir Pastas de Trabalho salvas anteriormente.c. Salvar: Permite salvar arquivos que esto sendo alterados e utilizados no momento.

Permite tambm salvar um arquivo novo que no tenha sido salvo ainda.d. Salvar Como: permite gerar uma cpia do arquivo aberto, mantendo as caractersti-

cas do arquivo original preservadas. Podemos salvar inclusive a Pasta de trabalhoem outras verses do Excel.

e. Abrir do Office Live e Salvar no Office Live so opes para salvamento na versoda Microsoft do Office Live Workspace (que um servio de compartilhamento dearquivos gratuito).

f. Imprimir: Permite a impresso da Pasta de trabalho aberta. Podemos inclusive visu-alizar a impresso em um dos subitens desse grupo.

g. Preparar: Permite a manipulao das propriedades e traz recursos avanados para oarquivo como Edio das propriedades da pasta de trabalho, Inspecionar Documen-

to (verifica se h informaes pessoais na pasta de trabalho), Criptografar Docu-mento, Restringir Permisso, Adicionar uma assinatura Digital, Marcar como finale Executar Verificador de Compatibilidade.

h. Enviar: Permite o envio da Pasta de Trabalho em anexo por e-mail, ou enviar umFax utilizando um servio de Fax da Internet.

i. Publicar: Permite que suas planilhas sejam salvas em ambientes compartilhadascomo redes ou ainda servios como o Sharepoint da Microsoft. Encontramos nessegrupo: Servios do Excel, Servidor de Gerenciamento de documentos e Criar espa-o de trabalho de documentos.

2. Barra de Acesso Rpido: Permite que alguns dos principais recursos acessados do Excelsejam colocados nesta barra. No exemplo so exibidos os botes Salvar, Desfazer e Refa-zer. Clicando com o boto direito do mouse sobre essa

borra podemos configurar quais botes sero exibidosou ocultados.

3. Personalizar Barra de Menus de Acesso Rpido. Comoo exemplo acima, permite configurar quais botes se-ro exibidos ou ocultados. Apresenta tambm alguns

botes padro que podem ser selecionados. Veja a i-

magem ao lado. Os trs botes visveis esto marca-dos, indicando que esto sendo mostrados na Barra deAcesso Rpido.

4. Barra de Ttulos: Exibe o nome do arquivo aberto nomomento e o programa em exibio.

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5. Guias: as guias trazem o conjunto de comandos abrigados pelo Ribbon. So elas: Incio,Inserir, Layout de pgina, Frmulas, Dados, Reviso, Exibio e Desenvolvedor.

6. Boto Minimizar: Minimiza a Janela ativa para a Barra de Tarefas do Windows.

7. Boto Restaurar / Maximizar: Permite restaurar o tamanho de uma janela de aplicativo oumaximiz-la.

8. Boto Fechar Aplicativo: Fecha o aplicativo quando selecionado.

9. Boto Fechar Arquivo: Fecha o arquivo que est em edio.

10.Boto Restaurar / Maximizar: Permite restaurar o tamanho de uma janela de arquivo oumaximiz-la.

11.Boto Minimizar Arquivo: Minimiza o arquivo que est sendo editado para a borda inferirjanela do aplicativo.

12.Boto Ajuda: Carrega o assistente do Excel de Ajuda.

13.Dividir Janela Horizontalmente: Quando arrastado para a parte inferior cria uma diviso dejanelas horizontal, permitindo que visualizemos 2 partes simultneas da planilha.

14.Cursor: A representao da posio de onde est posicionado o cursor e onde sero inseri-dos os dados em nossa planilha.

15.Barra de Frmulas: onde sero inseridas as frmulas nas clulas. A barra de frmulas exibeo contedo de uma clula quando esta estiver selecionada.

16.Inserir funo: Permite carregar o assistente do Ex-cel para utilizao das funes. Veja a tela ao lado.Ela exibida quando pressionamos o boto.

17.Caixa de nome. A caixa de nome possui alguns re-cursos: a) exibe a referncia da clula que est sele-cionada no momento. b) Permite atribuir nomes afaixas de clulas. c) Permite mover o cursor para c-lulas especficas quando digitamos sua referncia.Por exemplo: se digitarmos BC123 o cursor sertransportado para a coluna BC, linha 123.

18.Galeria: Na imagem acima, a Galeria Fonte estdestacada. As galerias agrupam os comandos porsuas similaridades. Perceba que na Galeria Fonte somente aparecem os comandos referen-tes a formatao de fonte. Para cada Guia h um conjunto diferente de Galerias. Na GuiaIncio encontramos: rea de Transferncia, Fonte, Alinhamento, Nmero, Estilo, Clulas eEdio. Nem todos os controles esto disponveis. H muitas outras funes de formatao

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de fonte que podem ser acessadas quando clicamos no botoFormatar Clulas. Esse boto est localizado na parte inferiorda Galeria, representado por uma seta. Veja a imagem ao ladoe a seleo do boto Formatar Clulas. Quando pressionado a

imagem abaixo exibida. Veja que a mesma tela da versode formatao de clulas da verso do Excel 2003.

19.Selecionar Tudo: quando pressionado esse boto, todas as linhas e colunas da sua planilhaso selecionadas.

20.RIBBON ou FAIXA DE OPES: Principal mudana na verso 2007 do Excel e dos apli-cativos do pacote Office. A faixa de Opes ou Ribbon fornece todos os comandos antesencontrados no Excel nas barras de ferramentas de forma categorizada. Perceba que as gui-as fornecem a categoria principal do recurso que ser acessado e, dentro das guias, separa-do por galerias encontram-se os comandos. Para utilizar ocomando basta clicar uma vez com o boto esquerdo domouse sobre os botes. Caso tenha dvidas quanto ca-racterstica do boto, uma ajuda rpida poder ser exibidase o ponteiro do mouse ficar posicionado sobre o botoem dvida. Em alguns segundos uma tela aberta com a

descrio da opo, qual sua tecla de atalho (caso tenha) euma dica do que a ferramenta pode fazer. Veja ao lado umexemplo de tela de ajuda para o recurso Mesclar e Centra-lizar.

21.Barra de rolagem Vertical: Quando arrastada para baixoou para cima h uma rolagem na rea de visualizao das clulas.

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22.Dividir Janela Verticalmente: Quando arrastada para o centro da tela permite a criao deuma diviso de janelas vertical em sua planilha. Ideal para visualizao de reas de colunasdistintas ao mesmo tempo.

23.Zoom: O zoom pode ser aumentado e diminudo de acordo

com a rolagem do controle de Zoom. Podemos tambm pres-sionar o boto + ou para interagir com o nvel de zoom na

planilha. Ao clicar sobre a porcentagem de zoom exibida, umajanela aberta (muito semelhante a janela de Zoom da versodo Excel 2003). Veja a imagem ao lado. H uma outra formatambm de aumentarmos ou diminuirmos o Zoom. Desta vez

podemos utilizar o mouse e um atalho de teclado. Todo mousepossui um boto de rolagem, geralmente localizado entre osbotes esquerdo e direito. Para aumentar o Zoom: segure a te-

cla CTRL pressionada. Mova o rolete para cima, voc ver queo zoom ser incrementado. Movendo o rolete para baixo o zo-om diminudo. Experimente!

24.Barra de rolagem horizontal: Quando rolada para a direita ou para a esquerda permite a na-vegao pelas colunas de sua planilha.

25.Modos de visualizao: H trs formas de visualizao dos dados em sua planilha. a) Omodo normal geralmente utilizado para a criao de frmulas e utilizao de funes. b)Layout de Pgina: Permite a visualizao da planilha em pginas (esse um modo novo devisualizao). c) Permite a configurao das pginas para a impresso atravs da visualiza-o na planilha das quebras de pgina.

26.Barra de Status: A barra de status trs informaes sobre o ambiente. Podemos encontrarfunes pr-configuradas, informaes sobre o modo de trabalho, situao das teclas Capslock e Num lock, um atalho para salvarmos macros, entre outros recursos. Veja abaixo umexemplo da barra de status com informaes. Para alterar as funes exibidas, basta clicarcom o boto direito do mouse sobre qualquer uma das operaes e selecionar as novas fun-es desejadas.

27.Inserir Planilha: ao clicarmos neste boto uma nova planilha inserida em sua Pasta deTrabalho. O atalho de teclado para esse recurso SHIFT + F11.

28.Planilhas: As planilhas representam os espaos de trabalho do Excel. Por padro so inse-ridas trs planilhas iniciais. Essa configurao poder ser alterada posteriormente. Para al-ternar entre as planilhas, basta clicar com o boto esquerdo do mouse sobre a planilha de-sejada. O Atalho de teclado para navegar nas planilhas CTRL + PAGE DOWN ou CTRL+ PAGE UP.

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29.Movimentao pelas planilhas: Esses quatro controles permitem a navegao pelas plani-lhas.

30.Gravao de Macro: Pressionando esse boto o assistente para gravao de macro exibi-do permitindo o incio da gravao de uma nova macro.

Teclas de atalho

Muito til para ganho de produtividade. As teclas de atalho so seqncias de teclas pr-configuradas para executar uma ao. Por exemplo: para abrir uma Pasta de Trabalho nova pode-mos pressionar CTRL + O.

Abaixo as principais teclas de atalho:

MENUS E BARRAS DE FERRAMENTAS

F10 ou ALTSeleciona a barra de menus e indica nesta verso, qual atecla de atalho pode ser utilizada para a maioria dos bo-tes.

ENTERAbre o menu selecionado, ou executa a ao do boto ou comando selecionado.

ALT+BARRA DE ESPAOSExibe o menu de atalho da barra de ttulo.

REDIMENSIONAR FONTES

CTRL+SHIFT+F - Abre a janela Formatar Clula, na Guia Fonte

TECLAS DE FUNO

F1 - Abre a Ajuda ou o Microsoft Office Online.F2 - Edita a clulaF4 - Repete a ltima ao.F5 - Escolhe o comando Ir para

F6 - Vai para o prximo painel ou quadro.F7 - Escolhe o comando Ortografia (menu Ferramentas).F8 - Estende uma seleo.F9 - Atualiza as clulasF10 - Ativa a barra de menus.F11 - Insere uma Guia para GrficoF12 - Escolhe o comando Salvar como (menu Arquivo).

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SHIFT + TECLA DE FUNO

SHIFT+F2Insere um Comentrio na clula

SHIFT+F3Inserir funoSHIFT+F6 - Vai para o painel ou quadro anterior.SHIFT+F10 - Exibe um menu de propriedades da clula em que o curso est posicionadoSHIFT+F11Insere uma nova planilha na pasta atual.SHIFT+F12 - Escolhe o comando Salvar

CTRL + TECLAS DE FUNO

CTRL+F3Janela Gerenciador de NomeCTRL+F4 - Fecha a janela.CTRL+F5 - Restaura o tamanho da janela do documento (depois de sua maximizao).

CTRL+F6 - Vai para a prxima janela.CTRL+F7 - Escolhe o comando Mover (menu de atalho da barra de ttulo).CTRL+F8 - Escolhe o comando Tamanho (menu de atalho da barra de ttulo).CTRL+F9Minimiza a planilhaCTRL+F10Maximiza / Restaura a janela do documento.CTRL+F12 - Escolhe o comando Abrir (menu Arquivo).

ALT + TECLAS DE FUNO

ALT+F4 - Encerra o Microsoft Excel

ALT+F8 - Abre a Janela MacroALT+F11 - Exibe o ambiente do Microsoft Visual Basic.

CRIAR, SALVAR E ABRIR DOCUMENTOS

CTRL+O - Cria um novo documentoCTRL+A - Abre um documento.CTRL+W - Fecha um documento.CTRL+B - Salva um documento.

MOVIMENTAO E SELEO,

CTRL+T Seleciona todas as clulas da planilha ativa.SHIFT + Setas de direoSeleciona as clulas conforme movimentao das setasCTRL + Setas de direoCursor salta at encontrar a clula que contm os ltimos dadosCTRL + HOMECursor posicionado na clula A1CTRL + ENDCursor posicionado na ltima clula alterada da planilha.CTRL + BARRA DE ESPAOSSeleciona a coluna inteiraSHIFT + BARRA DE ESPAOSSeleciona a linha inteira

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LOCALIZAR E SUBSTITUIR TEXTOS

CTRL+L - Localiza texto, formatao e itens especiais.CTRL+U - Substitui texto

IMPRESSO E VISUALIZAO DE DOCUMENTOS

CTRL+P - Imprime um documento.

TECLAS DE DIREO. Movimentao pela planilha no modo de visualizao

PAGE UP ou PAGE DOWN - Movimentao pela pgina de visualizao quando ela est commenos zoom.

CTRL+HOME - Vai para a primeira pgina de visualizao quando ela est com menos zoom.

CTRL+END - Vai para a ltima pgina de visualizao quando ela est com menos zoom.

Vamos praticar?

Anote abaixo o que acontece quando voc pressiona a seguinte seqncia de teclas:

CTRL + F4 - _____________________________________________________________

F10 - ___________________________________________________________________

CTRL + U - _____________________________________________________________

SHIFT + F3 - _____________________________________________________________CTRL + K- _____________________________________________________________

Os componentes do ExcelEste aplicativo possui cinco partes fundamentais, que so:

1. Pasta de Trabalho - denominada PASTA todo arquivo que for criado no Excel.

2. Planilha - Uma planilha considerada a parte onde ser executado todo o trabalho por isso

esta fundamental. Cada planilha possui no total de 17.179.869.184 clulas (isso mesmo! De-zessete bilhes, cento e setenta e nove milhes, oitocentos e sessenta e nove mil, cento e oi-tenta e quatro clulas). Um arquivo novo possui trs planilhas para trabalho, denominadasPlan1, Plan2 e Plan3.

3. Coluna - As colunas do Excel so representadas em letras de acordo com a ordem alfabticacrescente sendo que a ordem vai de A at XFD, e so no total de 16.384 colunas.

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4. Linha - As linhas de uma planilha so representadas em nmeros, formam um total de1.048.576 linhas e esto localizadas na parte vertical esquerda da planilha.

5. Clula - As clulas so formadas atravs da interseco (cruzamento) de uma coluna comuma linha e, cada clula tem um endereo referencial que mostrado na caixa de nomes quese encontra na parte superior da Planilha.

ColunaO Excel possui 16.384 colunas representadas por

letras de nosso alfabeto, podemos localizar uma colunana tela do Excel atravs das letras que se encontram a-cima da rea de trabalho, como no exemplo ao lado,observe a coluna D.

As colunas podem ser ajustadas em tamanho paraaceitarem corretamente ao dados inseridos.

Se uma clula recebe a entrada de valor maior do que ela suporta mostrada a seqncia desmbolos ########## indicando que no coube a representao nmerica. Para aumentar otamanho da coluna proceda da seguinte forma:

1) Clique 2 vezes com o mouse na unio de 2 colunas (*);2) Automaticamente a coluna ficar da largura da maior clula preenchida.

Ou

1) Posicione o ponteiro do mouse entre as 2 colunas (*)

2) Segure o boto esquerdo do mouse e arraste-o para a direita ou para a esquerda paraaumentar ou diminuir a coluna.3) Quando soltar o boto do mouse a coluna ter a dimenso que vocs desejar.

Ou1) Clique no campo Selecionar Tudo para selecionar a planilha inteira.

2) Clique duas vezes entre as colunas para dimensionar TODA a planilha. Todas as clulasda planilha sero corretamente adequadas ao maior tamanho do contedo preenchido.

*

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Ou1) Clique com o boto direito na clula que identifica a coluna2) Clique em Largura da Coluna e faa o ajuste.

Ou 1) Clique na Guia Incio2) Localize a Galeria Clulas3) Clique no boto Formatar. Uma janela aparecer. Clique sobre a opo Largura da Co-luna. A mesma tela acima ser exibida.

OBS.: O Excel no trabalha com uma rgua como o Word, ele trabalha com Pontos, Pixels e Centmetros. Quando voc confi-gura uma Coluna est ajustando o nmero provvel de caracteres que cabero na clula. Veja a tabela abaixo:

Uma converso aproximada de pontos e pixels para centmetros mostrada na tabela abaixo.

Pontos Pixels Centmetros

18 24 0,63536 48 1,2772 96 2,54

108 144 3,81144 192 5,08

Vamos praticar?Defina as seguintes medidas para as colunas:

Coluna A = 36 pixels Coluna B = 50 caracteres Coluna C = 6 cm

LinhaO Excel possui 1.048.576 linhas que podem receber formataes individuais, cada linha

possui 16.384 clulas. Elas so representadas por nmeros, em ordem crescente e encontram-se aesquerda da planilha.

Para dimension-las siga os mesmos passos anteriores, mas clicando na barra que as separaconforme indicado no desenho acima.

Linhas

Diviso das linhas

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Entendendo FunesO Excel uma ferramenta muito poderosa para execuo de clculos. Alm das operaes

bsicas (soma, subtrao, diviso, multiplicao, potenciao e porcentagem) pode trabalhar comsuas funes internas que agregam muito mais potencialidades.

Um detalhe muito importante que uma frmula ou funo no Excel deve ser precedida,obrigatoriamente pelo sinal de = (igual) pois o programa reconhece uma frmula ou funo a partirdo momento que for iniciado com o sinal de igual.

A funo um mtodo para tornar mais rpido a montagem de frmulas que envolvem cl-culos mais complexos e matrizes de valores. Existem funes para clculos matemticos, financei-ros, estatsticos, datas, texto, entre outros.

Por exemplo: vamos analisar a funo =SOMA(A1:C10)Utilizaremos a funo SOMA para somar todos os valores do intervalo da clula A1

at a clula C10, sem voc precise informar clula por clula em sua frmula.

Para uma correta utilizao das funes devemos dar preferncia pelo uso das referenciasdas clulas nas frmulas. Sempre que uma clula for atualizada, automaticamente o resultado finalque se utilizou daquela referncia ser atualizado tambm.

Utilizando as referncias das clulas nas frmulas voc ficar livre para se preocupar como que realmente interessa: o RESULTADO FINAL ou QUAL INFORMAO VOC QUEREXTRAIR DA SUA PLANILHA.

Sobre funes...

A seguir encontraremos uma pequena relao das funes mais utilizadas. O Excel na verso

2007 oferece mais de 300 funes (que podem ser aumentadas com a ativao de Suplementos,

baixadas na Internet ou criadas atravs do VBA).

Vamos conhecer algumas delas a partir de agora.

Lembre-se de que os resultados aparecero na clula onde est digitada a frmula.

Os operador es matemticos uti l izados pelo Excel

Multiplicao *Diviso /Adio +Subtrao -Potenciao ^Porcentagem %

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1.Mesclar clulasEm algumas situaes, necessitamos juntar ou mesclar clulas para fazerem parte de um t-

tulo ou representao de um dado que normalmente no caberia em uma clula apenas.A este processo chamamos de Mesclar clulas.

O processo para criao muito simples.

1. Selecione as clulas que deseja mesclar.

2. Clique na guia Incio

3. Na Galeria Alinhamento, clique no boto Mesclar e Centralizar.

Veja ao lado a imagem do boto em destaque.

4. As clulas sero mescladas. Veja o resultado abaixo.

Observao: Perceba que esse boto de mesclagem compostopor 2 partes. A parte principal do boto representada pelo dese-nho e a parte secundria representada pela seta apontando para a

parte inferior da tela. Quando pressionamos a seta o menu deopes ao lado exibido com mais opes de mesclagem.

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H outra forma de mesclar as clulas.

1. Clique no boto Opes de Alinhamento (conforme destacadona imagem ao lado).

2. Ao ser pressionado, a tela abaixo ser exibida. Perceba que amesma tela da verso 2003 do Excel. Clique na Guia Alinha-mento.

3. Selecione a opo Mesclar clulas.4. Pressione o boto OK. As clulas sero mescladas.

2.Funo Soma

Sintaxe: =SOMA(...)A funo exige uma clula ou um intervalo de clulas para somar.

A funo ir somar todos os valores que se encontram na faixa de valores ou matriz de da-dos selecionada. No exemplo abaixo essa soma ser das clulas A1 at a clula D1. Na frmula=SOMA(A1:D1) os dois pontos indicam AT, ou seja, some de A1 AT D1.

A forma de utilizao da funo soma no foge a esta regra. Sempre que quiser somar valo-res, indique a faixa de clulas desejada. Devemos somente posicionar o cursor na clula que dese-

jamos o resultado ANTES de digitar a funo.

Neste exemplo estamos somando todos os valores do endereo A1 at o endereo D1. Afrmula seria digitada como no exemplo, e ao teclarENTERo valor apareceria. O resultado estna clula E1: 102,5.

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Os valores no aparecem formatados, pois ainda no aplicamos a formatao dos mesmos.

Outra maneira de voc somar utilizando o Boto da Autosoma.

Veja o exemplo:1. Selecionar os valores que desejar somar. No exemplo abaixo foi selecionada as clulas deA1 at A5 (A1:A5).

2. Clique na guia Incio3. Na Galeria Edio, clique sobre o boto Autosoma (conforme identi-

ficado na imagem ao lado).4. Automaticamente ser inserida na clula A6 a funo

=SOMA(A1:A5).Se a seleo for de linha, o resultado ser exibido direita daseleo.Se a seleo for de coluna, o resultado ser exibido abaixo da seleo.

Veja mais um exemplo de Soma

Agora voc deseja somar todos os valores dispostos nesta planilha usando uma nica fr-mula, desta vez voc ter que digitar a frmula:

Para criar a funo, clique sobre a clula D6. Digite =SOMA e abra o parentes. Agora po-sicione o cursor na primeira clula (A1) com as setas de direo. Segure a tecla SHIFT e comas setas de direo selecione o restante dos valores.

Com isso estaremos somando todos os valores numa nica frmula, o que chamamos desomar intervalo de valores.

Desta vez voc deseja somar nmeros

dispostos de maneira alternada, ou seja, em en-dereos diferentes.

Veja o exemplo ao lado. Perceba que entre asclulas somadas (B5, D5 e F5) h um ponto evrgula (;). Ele utilizado quando queremossomar clulas no adjacentes. Ele separa tam-

bm argumentos de uma funo.

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Se voc deseja realizar uma soma simples pode tambm utilizar a forma direta de somar, digi-tando-se = (igual) e indicando ao Excel, atravs das setas de direo ou clicando sobre as clulascom o boto esquerdo do mouse, quais clulas voc deseja somar. Utilizando o teclado ou mouse,aps selecionar uma referncia pressione o sinal de + (adio) e leve o cursor at a clula que de-

seja selecionar.3.Subtrao

Ao contrrio da funo SOMA no existe uma funo chamada SUBTRAIR. Para contasde subtrao os valores devem ser indicados um a um.

No exemplo abaixo voc deseja saber qual o salrio lquido de um funcionrio.

1) Digite o valor do Salrio Bruto na clula B2.2) Digite o valor total dos descontos na clula C2.3) Digite a frmula da subtrao na clula D2 (=B2-C2)

4) Pressione Enter. O resultado ser exibido.

4.Multiplicao

A funo MULT tem a funo de multiplicar os valores apresentados como argumentos.Podem ser uma faixa de valores ou uma matriz de dados.

Sintaxe: =MULT(nm1;nm2;...)A funo exige quais valores devero ser multiplicados ou ainda uma matriz de da-

dos.Repare que os argumentos so separados por um ponto e vrgula (;)

Outra maneira de efetuar o clculo

Voc pode utilizar a mesma forma utilizada na subtrao, mas utilizaremos a referncia dasclulas para efetuar os clculos e o operador da multiplicao * (asterisco)

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5.Diviso

Para se dividir um valor, utilizaremos tambm o mesmo mtodo. Indicaremos as refern-cias das clulas separadas pelo smbolo da diviso (/).

No exemplo abaixo temos uma conta de Restaurante que deve ser dividida por sete pesso-as. Quanto cada um deve pagar?

6.Porcentagem

Porcentagem ou percentagem a frao de um nmero inteiro expressa em centsimos.Representa-se com o smbolo % (que se l "por cento"). Os clculos de porcentagens so muito

usados para avaliao de resultados ou comparativos entre resultados.No Excel o clculo da porcentagem se realiza multiplicando-se o valor pela porcentagem

que se deseja obter. Devemos preferencialmente utilizar as referncias das clulas para a operao.Veja o exemplo:

Um cliente de sua empresa fez uma compra semestral antecipada. Voc concedeu um des-conto de 7% sobre o valor total. Veja como ficaria a frmula no campo Desconto (C3).

IMPORTANTE: Uma considerao importante sobre a porcentagem que no devemos somarou subtrair valores utilizando o smbolo de porcentagem. As duas nicas operaes possveiscom o Excel so a multiplicao e a diviso.

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Quando multiplicamos um valor por sua porcentagem, o resultado ser somente o valordessa porcentagem. Se voc quiser somar o valor da porcentagem com o principal, devemos fazera operao abaixo.

Veja o exemplo. Gostaria de somar 9,5% ao valor de R$ 7.500,00. Qual o resultado fi-nal?

No exemplo acima observe que iniciamos a frmula com a referncia A7 (Valor) para de-pois somar pela multiplicao do valor (A7) e a porcentagem (B7). O Excel utiliza as mesmas pri-

oridades das operaes, primeiro realiza a multiplicao e diviso para depois realizar a soma e asubtrao.

Outra forma de realizar a operao multiplicarmos o valor do principal pelo valor deci-mal da porcentagem.

Por exemplo:10% o mesmo que 0,125% o mesmo que 0,251% o mesmo que 0,01

Para achar o valor de 10% de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 0,1 = R$ 750,00Para achar o valor de 3% de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 0,03 = R$ 225,00Para somar 10% ao valor de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 1,1 = R$ 8.250,00Para descontar 10% de R$ 7.500,00 multiplicaria: R$ 7.500,00 * 0,9 = R$ 6.750,00

Dica: Esta forma de se calcular porcentagem mais simples, pois fazemos a conta diretamente,utilizando o valor decimal que representa a porcentagem. No caso da ltima operao para subtrairuma porcentagem devemos colocar na frmula quando sobrar aps a retirada. No exemplo com

10% de desconto sobraro 90% ou 0,9 em notao decimal.

7.Funo Mximo

Em uma matriz de dados ou faixa de valores, exibe o maior valor lanado (valor mximo).

Sintaxe: =MXIMO(...)A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados.

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Exemplo: Em uma linha de produo, o supervisor deseja saber qual o apontamento mais al-to lanado durante um determinado perodo. Veja o resultado abaixo.

Onde:(B2:E6)matriz de valores que sero verificados pela funo MXIMO.

8.Funo Mnimo

Em uma matriz de dados ou faixa de valores, exibe o menor valor lanado (valor mnimo).

Sintaxe: =MNIMO(...)A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados.

Exemplo: Em uma linha de produo, o supervisor deseja saber qual o menor valor de a-pontamento lanado durante um determinado perodo. Veja o resultado abaixo.

Onde:(B2:E6)matriz de valores que sero verificados pela funo MNIMO.

9.Funo Maior

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A funo MAIOR muito parecida com a funo Mximo. Ela retorna o maior valor de umamatriz de dados dependendo da posio na escala desejada (o 2 maior, o 3 maior e assim pordiante).

Sintaxe: =MAIOR(matriz;k)Matriz faixa de valores que sero analisados; separador dos argumentos da funokposio de referncia do valor a ser encontrado.

Exemplo: Na matriz abaixo, retornar o 2 e o 3 maior valor.

10 . Funo MenorA funo MENOR faz a operao inversa da funo Maior. Ela retorna, dependendo da posi-

o desejada, qual o menor nmero de uma matriz de dados (o 2 menor, o 3 menor, e assim pordiante).

Sintaxe: =MENOR(matriz;k)Matriz faixa de valores que sero analisados; separador dos argumentos da funokposio de referncia do valor a ser encontrado.

Exemplo: Na matriz abaixo, retornar o 2 menor valor e o 3 menor valor.

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11. Funo Mdia

A funo utilizada para calcular a mdia de uma faixa de valores ou uma matriz de da-dos. Aps serem somados, os valores so divididos pela quantidade de valores utilizados.

Sintaxe: =MDIA(...)A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados.

Exemplo: Em uma linha de produo, o supervisor deseja saber qual a mdia dos valoreslanados durante um determinado perodo. Veja o resultado abaixo.

DICA: Outra maneira de se calcular somando os termos e dividindo pelo nmero de elemen-tos. Futuramente voc poder utilizar uma funo de contagem para substituir o ltimo argu-mento da funo: =SOMA(B2:E6)/20

12. Funo Cont.nm

A funo CONT.NM deve ser utilizada para contar quantas clulas de uma faixa de valo-res contm nmeros.

Use CONT.NM para obter o nmero de entradas em um campo de nmero que esto emum intervalo ou matriz de nmeros.

Esta funo NO CONTA textos inseridos na planilha. A funo conta somente nmeros.

Sintaxe: =CONT.NM(...)A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados.

Exemplo: Na amostragem de pro-duo, contar quantos nmeros de a-

pontamentos foram realizados.

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13. Funo Cont.Valores

A funo CONT.VALORES utilizada para contagem de clulas preenchidas em umaplanilha.

Em uma planilha pequena, utilizamos o vi-sual para identificar e fazer a contagem.

Em uma planilha grande, para no cometer-mos erros devemos utilizar a funoCONT.VALORES.

No exemplo ao lado, a funo contar so-mente as clulas que estiverem preenchidas nafaixa de valores de C4 a C13.

Conforme formos marcando os campos de

pago, a funo automaticamente recalculadaexibindo a quantidade correta de pagantes.

Sintaxe: =CONT.VALORES(...)A funo exige uma faixa de valores ou matriz de dados.

14. Funo Contar.Vazio

Funo utilizada para contagem de clulas vazias dentro de uma matriz de dados.

Sintaxe: =CONTAR.VAZIO(intervalo)

O intervalo deve ser a faixa de clulas que se deseja contar.Exemplo: Quantos apontamentos em branco foram feitos na planilha abaixo?

Observe que o resultado (5) refere-se s clulas vazias no conjunto de dados (de B2 at E6)

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15. Funo Hoje

Esta funo insere a data do sistema operacional automaticamente em uma clula selecio-nada em sua planilha.

Essa funo muito utilizada em planilhas utilizadas como matrizes, pois no h a necessi-dade da digitao constante da data.

Requer um pouco de ateno, pois se esta funo for inserida por exemplo em um oramen-to, exibir sempre a data em que o arquivo estar sendo aberto.

Sintaxe: =HOJE()A funo no exige parmetros adicionais.

Veja o exemplo:

Para inserir rapidamente a data atual na sua planilha pressione CTRL + ;(CONTROL + PONTO E VRGULA)

16. Funo Agora

A funo agora insere automaticamente a DATA e a HORA do sistema operacional na c-lula selecionada.

Sintaxe: =AGORA()A funo no exige parmetros adicionais.

Veja o exemplo:

17. Funo Hora

A funo HORA extrai a hora de uma clula que contenha uma hora vlida.

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Sintaxe: =HORA(nm_srie)num_srie refere-se a clula que possui da hora completa.

Veja o exemplo:

Para inserir rapidamente a HORA em uma clula selecionada pressione CTRL + SHIFT + :(CONTROL + SHIFT + DOIS PONTOS)

18. Funo Minuto

A funo MINUTO extrai os minutos de uma clula que contenha uma hora vlida.

Sintaxe: =MINUTO(nm_srie)num_srie refere-se a clula que possui da hora completa.

Veja o exemplo:

19. Funo Segundo

A funo SEGUNDO extrai os segundos de uma clula que contenha uma hora vlida.

Sintaxe: =SEGUNDO(nm_srie)num_srie refere-se a clula que possui da hora completa.

Veja o exemplo:

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20. Funo Tempo

A funo TEMPO utilizada para unir as clulas separadas pelas funes HORA, MINU-TO e SEGUNDO formando uma nova clula com a hora completa. Pode ser utilizada tambm

para concatenar esses valores se sua planilha deriva de um sistema antigo cujas informaes sodadas em colunas separadas.

Sintaxe: =TEMPO(hora;minuto;segundo)hora: clula que possui o valor das horas (B3)minuto: clula que possui o valor dos minutos (B4)

segundo: clula que possui o valor dos segundos (B5)

Veja o exemplo:

Observao: O resultado da funo TEMPO uma clula formatada no formato AM/PM. Paraconvert-la para o padro 24h devemos formatar a clula.

21. Funo Dia

A funo DIA utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do dia.

Sintaxe: =DIA(nm_serie)A funo exige apenas uma data para a extrao do dia.

Veja o exemplo.

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22. Funo Ms

A funo MS utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do ms. A palavra msdeve ser acentuada.

Sintaxe: =MS(nm_serie)A funo exige apenas uma data para a extrao do ms.

Veja o exemplo:

23. Funo Ano

A funo ANO utilizada para extrair, de uma data, o valor inteiro do ano.

Sintaxe: =ANO(nm_serie)A funo exige apenas uma data para a extrao do ano.

Veja o exemplo:

Exemplo utilizando as 3 funes (DIA, MS e ANO):

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NA PRTICA:Podemos utilizar essas funes quando precisamos agrupar as datas por ms, pordia ou por ano, o que no d para ser feito quando as datas esto lanadas em uma nica clula.

24. Funo Data

A funo DATA utilizada para juntar as clulas DIA, MS, ANO. A funo junta essesdados para formar uma data vlida.

Esta data poder ser utilizada para realizao de clculos inclusive.

Sintaxe: =DATA(ano;ms;dia)Deve-se informar a funo as clulas que contm o ano, ms e dia nesta ordem pa-ra composio do ano.

Veja o exemplo:

25. Funo Esquerda

A funo ESQUERDA utilizada para extrair parte do texto esquerda de uma clula.Deve-se indicar qual a clula que possui o texto e a quantidade de caracteres que se deseja ex-trair.

Sintaxe: =ESQUERDA(texto;nm_caract)Texto refere-se a clula que contem o texto.

Nm_caract refere-se ao nmero de caracteres (letras) que se deseja extrair.

Veja o exemplo:

Resultado: Extrado 17 caracteres do texto localizado em A2 (Treinamento de Ex).

26. Funo Direita

A funo Direita utilizada para extrair parte do texto direita de uma clula. Deve-se in-dicar qual a clula que possui o texto e a quantidade de caracteres que se deseja extrair.

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Sintaxe: =DIREITA(texto;nm_caract)Texto refere-se a clula que contem o texto.

Nm_caract refere-se ao nmero de caracteres (letras) que se deseja extrair.

Veja o exemplo:

Resultado: Extrado 15 caracteres do texto localizado em A2 (amento de Excel).

27. Funo Ext.texto

A funo EXT.TEXTO utilizada para extrair parte do texto de acordo com o nmero decaracteres estipulado e a partir de uma posio pr-definida. Utilizada quando a funo esquer-da e a funo direita no atendem a necessidade.

Sintaxe: =EXT.TEXTO(texto;nm_inicial;nm_caract)Texto refere-se a clula que contem o texto.

Nm_inicial refere-se a posio inicial de onde ser extrado o texto.Nm_caract refere-se ao nmero de caracteres (letras) que se deseja extrair.

Veja o exemplo:

Resultado: Extrado 10 caracteres do texto localizado a partir da posio 5 (namento de).

28. Funo Concatenar

A funo CONCATENAR muito utilizada para agrupar duas ou mais clulas para formarum resultado nico. Podemos juntar resultados de frmulas, trechos de textos, datas e qualquerinformao que esteja contida em clulas alternadas.

A funo tambm permite que criemos cdigos nicos de produtos quando h duplicidadesde registros em nossa base de dados. Podemos unir um registro duplicado com um campo deidentificao para criar campos nicos.

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Sintaxe: =CONCATENAR(...)(...) insira vrias clulas separadas pelo ; (ponto e vrgula)

Resultado: Em cada uma das linhas de Resultado ocorre a juno das clulas das colunasA, B e C. Observe que existe um separador entre os campos. Se no for colocado o separador, oresultado da primeira frmula seria (Show MusicalBanda EstrelaEstdio Aberto), observe que oresultado da frmula fica ilegvel. Para colocar separadores, insira entre os ponto e vrgula oseparador barra / .

Exemplo: =CONCATENAR(A2; / ;B2; / ; C2)

29. Funo Texto

A funo TEXTO converte valores para o texto. Pode ser utilizado quando necessrioconverter valores para texto e ainda aplicar formatao especfica sobre esta converso.

Sintaxe: =TEXTO(valor;formato_texto)Valor: clula que contem o valor a ser convertido para texto.

Formato_texto: formato que pode ser aplicado ao texto.

Resultado: No exemplo acima, convertemos o texto 100 para o texto R$ 100,00 formatadocomo moeda. Observe o parmetro de formato (R$ 0,00).

30. Funo Maiscula

A funo MAISCULA converte valores digitados em minscula para maiscula. utili-

zado quando a planilha j est pronta e deseja-se converter os valores sem redigit-los.

Sintaxe: =MAISCULA(texto)Textoclula em que o texto se encontra.

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31. Funo Minscula

A funo MINSCULA converte valores digitados em letras maisculas para minsculas. utilizado quando a planilha j est pronta e deseja-se converter os valores sem redigit-los.

Sintaxe: =MINSCULA(texto)Textoclula em que o texto se encontra.

32. Funo Pri.Maiscula

A funo PRI.MAISCULA converte a primeira letra de uma palavra para maiscula.Muito til para converso de nomes quando digitados em letras minsculas. As emendas de

nomes (de, dos, das, do, etc.) tambm so convertidas.

Sintaxe: =PRI.MAISCULA(texto)Textoclula em que o texto se encontra.

33. Funo RomanoLembra-se o quanto era difcil ficar guardando na escola que a letra M representava 1000

em algarismos romanos? Lembra aquelas converses de nmero complicadas? Com a funoRomano isso deixou de existir. Veja abaixo a sintaxe do comando.

Sintaxe: =ROMANO(nm, forma)nm clula em que o nmero se encontra.

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Forma H quatro formas diferentes de exibio, a clssica o nmero 0 (zero).

Veja o exemplo:

34. Funo Valor

A funo VALOR utilizada quando importamos arquivos de texto para o Excel e h ne-cessidade de realizar clculos com esses valores. Ao trazer os dados para a planilha, estes soinseridos nas clulas no formato de Texto.

No Excel 2003 algumas funes no trabalham com nmeros formatados para texto, entoh a necessidade da converso.

Sintaxe: =VALOR(texto)Textoclula em que o texto se encontra.

Veja o exemplo:

Se a funo retornar #VALOR! Significa que voc tentou converter um texto para valorinvlido. Corrija a frmula.

Veja o exemplo:

35. Funo Mod

A funo MOD retorna o resto depois da diviso de um nmero por seu divisor. umafuno til para checarmos mltiplos ou para checar se os nmeros so pares ou mpares.

O resultado possui o mesmo sinal que divisor.Sintaxe: =MOD(nm;divisor)

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Nm: o nmero para o qual voc deseja encontrar o resto.Divisor: o nmero pelo qual voc deseja dividir o nmero.

Veja um exemplo. Estou checando qual o resto da diviso da clula A1 pela clula B1. O

resultado da funo MOD 0 (zero) pois representa o resto da diviso de 74 por 2.

36. Funo Rept

A funo REPT repete um caractere pelo nmero de vezes que for estipulado.Essa funo serve para incrementar nossos dados criando um pequeno grfico ilustrando

graficamente o resultado de sua frmula ou funo.

Sintaxe: =REPT(texto;nm_vezes)Textoclula em que o texto se encontra ou o texto que voc deseja repetir.

Nm_vezesnmero de vezes que voc deseja repetir o caractere. Normalmente u-tilizamos uma clula com o resultado para referncia.

Veja o exemplo:

| caractere barra vertical . Todo caractere deve estar entre aspas.Axclula que contm o total de vezes que desejo repetir a barra.

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Observao: Para conjuntos de nmeros muito altos recomendo inserir uma regra de trs parafazer a proporo das barras corretamente. Imagine que voc deseja desenhar em uma escala de100 o valor de 80 barras. Ficar muito largo.

Veja o exemplo abaixo:

Para representar um nmero grande de amostras calculamos com uma regra de trs a proporo:

Caso 1: 99 est para 100 assim como X est para 10, onde X o valor que apuramos.

Se suas amostras forem maiores do que 100 o clculo poder ser substitudo o fator pelo maiorvalor da sua amostragem.

37. Funo Int

A funo INT arredonda um nmero para baixo at o nmero inteiro mais prximo.Muito indicado para resultados que no podem exibir nmeros decimais, interferindo no

resultado final.A funo exige apenas um argumento que o valor ou a operao que resultar no valor fi-

nal para extrao.Veja duas situaes nos exemplo abaixo. O valor positivo foi arredondado para 8 enquanto

o valor negativo foi arredondado para -9 pois o valor inteiro mais prximo. No outro exemplo hum clculo de idade.

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38. Funo Arred

A funo ARRED arredonda um nmero com casas decimais, at uma quantidade especifi-cada de dgitos.

Esta funo utilizada para controle do nmero de casas decimais que um resultado deverapresentar.

Sintaxe: =ARRED(nm;nm_digitos)

Nm o nmero que voc deseja arredondar.Nm_dgitos especifica o nmero de dgitos para o qual voc deseja arredondar nm.

Observaes Se nm_dgitos for maior que 0, ento nm ser arredondado para o nmero especifica-

do de casas decimais. Se nm_dgitos for 0, ento nm ser arredondado para o inteiro mais prximo.

Se nm_dgitos for menor que 0, ento nm ser arredondado para a esquerda da vrgu-la decimal.

Exemplos:=ARRED(2,15; 1) Arredonda 2,15 para uma casa decimal. Resultado 2,2=ARRED(-1,475; 2) Arredonda -1,475 para duas casas decimais Resultado -1,48=ARRED(21,5; -1) Arredonda 21,5 p/ uma casa esquerda da vrgula Resultado 20

39. Validao

Para formulrios, normalmente utilizamos o comando de Validao para restringir o tipo deinformao lanadas pelos usurios.

Por exemplo, em um campo idade, restrinja a faixa etria, para controle de acesso a umafesta, a um concurso, etc...

Veja o exemplo:

Neste exemplo, foi estipulado que o

campo permite somente idade entre 18 e25 anos. O usurio digitou 50 ento o errofoi apresentado.

Estipulei tambm que abaixo do cam-po de entrada de dados da idade, uma cai-xa descritiva mostraria ao usurio os valo-res que deveria digitar. Ela chamadaCaixa de Entrada.

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Abaixo segue a seqncia de telas para chegar a estaconfigurao.

1. Clique na Guia Dados.

2. Localize a galeria Ferramentas de Dados.3. Clique no boto VALIDAO. Veja o boto em destaque ao lado. Ser exibidaa tela abaixo.

Neste ponto definimos que permitido somente Nmeros Inteiros, com faixa de dados entre 18 e 25.

Neste ponto definimos a mensagem que ser exibida quando o usurio colocar o cursor sobre o campo ou quandoa clula receber o foco.

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Neste ponto definimos a mensagem que ser exibida quando o usurio inserir um valor invlido na clula com a

validao.

A validao tambm poder ser feita com base em uma lista de dados.Muitas vezes mais fcil fazer a validao com base em dados j existentes.Para fazer a validao por uma lista, devemos inicialmente criar a faixa de da-dos quer servir como base. Veja ao lado um exemplo.

1. Selecione a clula ou as clulas que recebero a validao.

2. Clique na Guia Dados.3. Localize a Galeria Ferramentas de Dados.4. Clique no boto Validao.5. No campoPermitirescolha LISTA6. No campoFonte clique no boto de captura de clulas localizado no canto direito da

caixa de preenchimento ( ). Mar-que da primeira ltima clula da sualista (BA2: B11).

7. Clique no boto OK. As clulas sele-cionadas sero validadas. As mensagensde entrada e de erro podero ser preen-chidas posteriormente.

Veja acima o resultado final. A lista de departamentos lanada servir como base para acaixa de seleo da Validao.

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Existe uma desvantagem nesse mtodo. Se voc aumentar a lista de departamentos verque a lista no atualizada. Para que ela seja reconhecida h necessidade do acerto da rea de da-dos da validao.

Podemos utilizar nesse caso uma lista de dados dinmica, utilizando as funes DESLOC,CONT.VALORES e nomeao de clulas para executar esse recurso. Veja o tpico DESLOC paramais informaes.

Outra forma utilizando a atribuio de nomes para a validao tambm.

Digamos que eu tenha nomeado os departamentos acima e atribudo o nome DEPTO paraos departamentos. Repito o procedimento acima, mas, na hora de informar a faixa de clulas quecompem a lista vou substituir pelo nome atribudo.

Veja a tela abaixo.

Se o sinal de = (igual) for esquecido, a caixa de validao exibir somente o texto DEPTO.No se esquea dele se estiver utilizando um nome para a faixa de dados.

40. Formatao Condicional

Funciona de forma similar a formatao convencional, a dife-rena que a formatao obedece a um critrio.

Por exemplo: Em uma planilha de vendas, voc quer assinalaras que tiveram valor igual ou superior a R$ 100,00. Para executar a

formatao deve-se em primeiro momento selecionar as clulas ondeos valores sero verificados.

1. Selecione os dados que tero a formatao condicional.2. Clique na Guia Incio.3. Localize a galeria Estlo.

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4. Clique no boto Formatao Condicional (veja imagem emdestaque acima). Um menu de opes como ao lado ser exibi-do.

5. Clique na opo Realar Regras das Clulas. No menu que se

abrir voc ter os critrios para seleo. Vamos escolher o ti-po maior do que. Uma nova janela se abrir. Veja abaixo.

6. Na parte esquerda, definiremos o valor formatar. Na segundaparte h formatos pr-configurados. Caso no deseje nenhuma das opes disponveis cliqueemFormato Personalizado. Ao concluir, clique no boto OK. Veja oresultado final ao lado.

Observe que os valores maiores que R$ 100,00 esto marcados.Caso deseje selecionar o valor de R$ 100,00 inclusive, teramos quecriar uma regra personalizada. No passo 5 deveramos escolher a opo

Mais Regras...Essa opo til quando no temos formatos pr-configurados na

tela de restries. Veja a tela abaixo.No campoFormatar apenas clulas com: teremos mais opes derestrio. Podemos trocar a restrio para MAIOR OU IGUAL A ...

Neste caso teramos os valores iguais a R$ 100,00 tambm formatados.

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Nesta verso foi retirado o limite de trs condies para a formatao condicional. Vocagora pode construir uma lista com diversas checagens para a mesma clula. Para fazer isso, nomenu principal da formatao condicional (quando voc clica no boto Formatao condicio-nal), clique em Gerenciar Regras. A tela abaixo ser exibida. Para adicionar nova regra, clique

no boto Nova Regra. Veja a tela abaixo com quatro diferentes regras para formatao.As regras superiores tem precedncia ou prioridade sobre as inferiores. Lembre-se de criar

suas condies na ordem que deseja que elas sejam avaliadas. Caso precise, clicando nos bo-tes Mover para Cima ou Mover para baixo, sua regra reposicionada na lista.

Aproveite e explore as demais opes da formatao condicional, pois ainda podemosformatar os Primeiros e ltimos Valores (ideal para escalas), Barras de dados, Escalas de cor ouainda como conjunto de cones. Veja abaixo cada uma dessas opes para nosso conjunto de da-

dos.

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41. Funo Comentrio

A funo comentrio utilizada para inserirmos observaes sobre o contedo de uma c-lula, descrevendo sua utilizao ou que tipo de dados que elas devero conter. Muito til para

planilhas que devem ser enviadas para outros usurios para esclarecer sobre o procedimento depreenchimento dos dados.

Ao ser inserido um comentrio em uma clula, no canto superior direito aparecer uma se-tinha vermelha, indicando o comentrio inserido (figura 1). Para exibir o comentrio basta po-sicionar o mouse sobre a clula (figura 2).

42. Funo SE

A funo SE utilizada para realizar testes condicionais suas clulas. A funo retornaVERDADEIRO ou FALSO dependendo da condio a que foi submetida a clula ou operao.

Sintaxe:SE(teste_lgico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

Por exemplo:

Se o sexo informado em uma clula for masculino, ento execute uma funo atri-buda para Homens. Se o sexo informado for feminino, ento execute a uma funoatribuda para Mulheres.

Se a nota maior que sete ento constar na clula de situao do aluno o termo a-provado ou ento reprovado.

SMBOLOS DE COMPARAO UTILIZADOS NO EXCEL

= IGUAL< > DIFERENTE

> MAIOR>= MAIOR OU IGUAL< MENOR

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Condies para a planilha: Se o aluno tiver mdia igual ou superior a 7 (sete) estar apro-vado, seno estar de recuperao.

Veja a mesma planilha com as frmulas sendo exibidas.

C2 clula que est armazenada a mdia do aluno.>= 7 o teste lgico ou condio para a checagem da funo.Aprovado refere-se resposta verdadeira, ou seja, se a condio for verdadeira (a

nota for maior ou igual a 7) ento a funo escrever Aprovado.; (ponto e vrgula) o separador de lista de argumentos.Recuperao refere-se a resposta falso, ou seja, se a condio for falsa (a nota

for menor que 7), a funo escrever Recuperao.

OBS.: Sempre que uma funo precisar retornar um texto para a clula (Aprovado, repro-vado, rejeitado, com defeito, etc...), digite o termo entre aspas. Isso informa a funo que o re-torno ser um texto (ou em programao, retornar uma String).

Se ela for omitida a funo tentar resolvero termo e na maioria das vezes retornar um er-ro (normalmente de frmula inconsistente).

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EXEMPLO 2: Vamos verificar o estoque de materiais, informando quando o estoque est nonvel Crtico.

Observe as frmulas:

D2 Refere-se a clula que contm o estoque atual.

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Ento, na funo =SE(B1=18;"Sexo Masculino, maior de idade";"Sexo Masculino, menor

de idade"))

H trs funes SE nesse exerccio. O primeiro SE checa se o sexo inserido na clula B2

F (de feminino). No basta checar o sexo, precisamos tambm checar a idade. Neste caso inse-rimos um segundo SE. Neste segundo SE checamos a idade (C2>=18). Se o Sexo for F e a ida-de maior de 18 anos inserimos na clula a resposta Sexo Feminino, maior de idade. Caso noseja maior de idade, inserimos o argumento Falso Sexo Feminino, menor de idade. No po-demos terminar a funo neste ponto, pois falta checar o sexo Masculino.

Ao verificar o valor da clula perceba que estamos procurando o sexo Feminino (F). Quan-do o sexo informando no for F ento a condio falsa do primeiro SE ser executada

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(SE(C2>=18;"Sexo Masculino, maior de idade";"Sexo Masculino, menor deidade")) que outra funo SE, desta vez para tratar a idade do Homem pois se o sexo infor-mado no for F, ser M obrigatoriamente.

A funo SE requer para seu aprendizado muita prtica. No deixe de fazer os exerccios

desta apostila para fixao do contedo.

43. Funo E

A funo E retornar VERDADEIRO (resultado lgico, no confundir com texto) se todosos argumentos forem verdadeiros; retornar FALSO se um ou mais argumentos forem falsos.

Em uma lista de checagens todos os critrios tero quer ser verdadeiros para que a funoretorne o valor VERDADEIRO.

Sintaxe: =E(...)A funo exige apenas critrios lgicos para validao. Pode ser quantos desejar.

Exemplo: Para que seja autorizado uma compra de produto, todos os gerentes de uma em-presa precisam aprovar com um OK uma proposta de compra. Caso algum gerente no aprove opedido ser rejeitado.

Se um gerente no aprovar a compra, veja o resultado da frmula.

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Na funo SE representada na linha 10 perceba que no foi feito o teste lgico, simples-mente referenciei o resultado da funo E. O retorno da funo E foi um valor lgico FALSO.

Neste caso a funo SE executou o argumento FALSO.Podemos unificar a funo SE com a Funo E para ter uma nica clula para a resposta.

Veja abaixo a funo na forma utilizada.

44. Funo OU

A funo OU retornar VERDADEIRO (resultado lgico, no confundir com texto) seAPENAS UM dos argumentos for verdadeiro; retornar FALSO se todos os argumentos foremfalsos.

Em uma lista de checagens pelo menos UM critrio ter quer ser verdadeiro para que afuno retorne o valor VERDADEIRO.

Sintaxe: =OU(...)A funo exige apenas critrios lgicos para validao. Pode ser quantos desejar.

Exemplo:Em umjulgamento, se apenas um juiz considerar o ru inocente ento o julga-mento ser reagendado para uma nova deciso.

Agora observe se todos o julgarem culpado.

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Na funo SE representada na linha 10 perceba que no foi feito o teste lgico, simples-mente referenciei o resultado da funo OU. O retorno da funo OU foi um valor lgico FA L-SO. Neste caso a funo SE executou o argumento FALSO.

Podemos unificar a funo SE com a Funo OU para ter uma nica clula para a resposta.Veja abaixo a funo na forma utilizada.

45. Funo erros

Em algumas situaes especficas precisamos verificar se o retorno de uma funo ser umerro.

Essa checagem necessria para eliminarmos a verificao manual de situaes onde huma falha em uma funo qualquer criada.

Retorna um valor lgico (VERDADEIRO ou FALSO) se referir a qualquer valor de erro(#N/D, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NM!, #NOME? ou #NULO!).

Sintaxe: =ERROS(valor)

A funo exige apenas uma clula que contenha a funo a ser checada.

Exemplo1: a funo SOMA foi digitada errada na clula A2 (figura abaixo). Na clula A5foi digitada a funo para verificao. O retorno for VERDADEIRO, pois h um erro na fr-mula.

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Exemplo 2: Se o retorno de uma funo PROCV for invlido, deixar o campo em brancopara no interferir nos clculos das demais clulas que possuem frmulas.

Para resolver este problema vamos utilizar tambm a funo SE, que far a avaliao do re-sultado.

Na primeira parte do exemplo, o produto cdigo 4 no existe, retornando um erro para adescrio da clula B3. O valor unitrio tambm trazido de uma tabela chamado Produtos,conseqentemente no havendo dados as frmulas do imposto e do total a pagar apresentam er-ro.

No segundo exemplo foi inserida a funo ERROS em conjunto com a funo SE parachecar a situao de erro ou no para a funo.

Observe a sintaxe do comando:=SE(ERROS(B3);0;PROCV(A3;PRODUTOS;3;0))

A funo SE est aguardando o retorno da funo erros da funo inserida na clula B3. Oretorno do teste lgico foi VERDADEIRO pois o cdigo do produto 4 no foi localizado. Coma condio VERDADEIRO foi inserido o valor 0 (zero) na clula, no interferindo nos clculosdas demais frmulas da planilha.

Se o resultado de B3 fosse um produto, a funo SE iria executar o ProcV corretamente,trazendo a descrio do produto e o valor unitrio para concluso. Veja a imagem abaixo.

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Leia: Se a funo ERROS retornar um valor VERDADEIRO do resul tado do PROCVda clula B15, ento preencha o campo como 0 (zero), seno execute a f uno Procv.

46. Funo Cont.se

Outra funo do Excel que tambm utiliza critrios para poder exibir seus resultados afuno CONT.SE. A funo conta um determinado nmero de valores desde que atenda aocritrio estipulado.

Por exemplo: Dentro de uma amostragem de dados voc gostaria de saber quantos regis-tros tem o status de pago. Basta usar a funo CONT.SE.

D2:D16 Faixa de dados onde se encontra o critrio a ser analisado.; separador de argumentoscancelada Critrio que ser analisado pela funo CONT.SE. O valor do texto tem que es-

tar exatamente como est na planilha de dados.A funo contar somente as clulas que possurem o contedo cancelada.

Nos critrios tambm podemos utilizar os operadores de comparao (>, =,

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Por exemplo, gostaria de contar as notas acima cujo vencimento seja acima de 20/02/2010.

O parmetro >20/02/2010 restringiu a contagem para datas cujo vencimento seja maior

que 20/02/2010. A faixa de dados onde o critrio devia ser procurado agora a coluna de venci-mento (C2:C16).

47. Funo Somase

Em alguns trabalhos podemos deparar com uma necessidade especfica de somar parte dosvalores de uma planilha. Quando precisar resolver esse problema, utilize uma soma condicional

que realiza a soma de acordo com critrios pr-definidos.Por exemplo: somaro valor dos pagamentos que tem status de PG.

C2:C11 Faixa de dados onde se encontra o critrio a ser analisado.PG critrio que ser analisado. Deve estar entre aspas.

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