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10 Passos para a Implementação de um Acervo de eBooksUm Guia para Bibliotecários

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PRÁTICAS

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10 Melhores Práticas para a Aquisição e Implementação de um Acervo de eBooksA aquisição e implementação de um acervo eBooks pode gerar uma grande reviravolta nas operações comerciais e exige um alto grau de planejamento e recursos. Sem uma análise completa dos processos internos, das necessidades dos usuários e do que as editoras têm a oferecer, celebrar um contrato de aquisição de eBooks pode atrapalhar operações e aquisições já existentes, criar tensões entre

departamentos e transformar-se em um processo extremamente caro. A fim de evitar essas armadilhas e assegurar que sua biblioteca desfrute de uma transição simples de livros físicos para a aquisição de um sistema eBooks, a Springer preparou um guia com as melhores práticas para a implementação estratégica de eBooks.

Os 10 passos

1. Determine a estratégia de desenvolvimento para o seu acervo

A biblioteca geralmente adquire seu acervo de eBooks de acordo com uma das duas estratégias a seguir: “escolha individual” ou “massa crítica”. A estratégia de escolha individual, na qual o bibliotecário adquire obras individuais, fornece à instituição a flexibilidade de suplementar seu catálogo de títulos impressos com seleções objetivas, acarretando em uma implementação lenta do acervo de eBooks. Estratégias de aquisição por escolha individual exigem menores investimentos iniciais de tempo e orçamento, o que torna sua aceitação mais fácil para a instituição. Entretanto, a longo prazo, custos mais altos em nível global e normas mais rigorosas de Gerenciamento de Direitos Digitais (DRM), podem fazer dessa estratégia uma proposta não muito atraente.

A estratégia de massa crítica consiste em concentrar aquisições iniciais na criação de uma massa de conteúdo específico sobre um tema grande o bastante para gerar uso intenso. Se por um lado estratégias de massa crítica não são tão específicas quanto as de escolha individual, elas tem melhor custo-benefício, tendem a ter normas menos restritivas de DRM aliadas ao conteúdo, e possibilitam maior uso de conteúdo para um determinado orçamento.

Ao seguir uma estratégia de massa crítica, o bibliotecário deve começar por materiais de

alta demanda, onde o conteúdo recente é de importância fundamental. Em geral, materiais de referência e monografias, especialmente nas áreas de Ciência, Tecnologia e Medicina (STM) são mais receptivos em acervos de eBooks. Os usuários de STM geralmente estão mais familiarizados com a pesquisa on-line do que os de outras disciplinas, e seus estilos de pesquisa rapidamente demonstram as vantagens do sistema de eBooks. Jane Miller, bibliotecária de sistemas e serviços de informação eletrônica da universidade de Victoria, em Melbourne, concorda com essa opinião. “Dentro de cinco anos, as aquisições de eBooks serão equivalentes às de livros impressos,e os ebooks serão aceitos universalmente pelos usuários. Em 10 anos, os eBooks serão a regra… nas ciências e no comércio”.

Após estabelecer suficiente cobertura em uma área de alta demanda, a biblioteca deve procurar um grupo de usuários pioneiros dispostos a experimentar todas as funcionalidades de pesquisa disponíeis.

Através de entrevistas com esses usuários sobre ferramentas e métodos de pesquisa, o bibliotecário pode então começar a expandir seu acervo com uma avaliação realista das necessidades dos usuários.

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Uma vez feitas as entrevistas com os usuários pioneiros, o bibliotecário deve utilizar os dados para avaliar as normas de vários fornecedores. As características mais decisivas a serem avaliadas são:

7 Gerenciamento de Direitos Digitais (DRM)As tecnologias de DRM protegem os direitos da editora do conteúdo limitando o direito do usuário final de cópia, envio ou qualquer outra forma de manipulação do conteúdo. Essas proteções podem restringir os métodos de pesquisa desses, anulando várias vantagens dos documentos eletrônicos (como cortar e colar), ou a possibilidade de vários usuários acessarem o mesmo conteúdo simultaneamente. Escolha um fornecedor com maior flexibilidade no gerenciamento DRM para maximizar o uso do conteúdo e a satisfação dos usuários.

7 Quantidade de usuários simultâneosAlguns fornecedores impõem restrições para o acesso simultâneo, restringindo o conteúdo individual à um número limitado de usuários. Ainda que qualquer quantidade de usuários maior do que um seja uma vantagem em comparação com o material impresso, as bibliotecas devem procurar fornecedores sem restrições sobre o número de usuários simultâneos ou limites bem altos, uma vez que muitos títulos eletrônicos terão períodos de alta demanda.

7 Conformidade com COUNTERA iniciativa COUNTER (Contagem de Uso on-line de Recursos eletrônicos em Rede) é o real padrão para medição de uso na indústria padrão de referência, possibilitando aos bibliotecários compararem estatísticas de uso entre editoras e instituições. Editoras sem ferramentas em conformidade com COUNTER são difíceis de comparar, o que dificulta (ou mesmo impossibilita) justificativas de custo.

7 Disponibilidade de arquivos de MARCO fornecedor deve prover arquivos de

MARC com formato facilmente importável a fim de possibilitar aos bibliotecários a integração de coleções eletrônicas aos seus sistemas OPAC. Sem isso, as coleções eletrônicas estarão ilhadas até que se dedique recursos à cara e trabalhosa tarefa de integração manual do catálogo.

7 Propriedade x AssinaturaMuitas editoras de eBooks adotaram um modelo de assinatura contínua comum entre outros serviços digitais. Isso deixa o ativo mais importante da biblioteca vulnerável a disputas contratuais, à condição financeira da editora e a outros fatores sobre os quais a biblioteca não tem controle algum. Os bibliotecários devem procurar editoras que forneçam o mesmo nível de propriedade de conteúdo encontrado no mundo do livro impresso.

7 Políticas de ArquivamentoAs bibliotecas devem reter o acesso ao conteúdo dos eBooks tanto no dia-a-dia quanto a longo prazo, independentemente de mudanças de posição da editora. A fim de preencher esses requisitos, a editora deve fornecer acesso contínuo ao conteúdo às bibliotecas através de contratos comerciais e participar de programas de arquivamento como LOCKSS, CLOCKSS ou PORTICO para a continuidade do acesso ao produto. As bibliotecas também devem exigir que os contratos permitam acesso a versões arquivadas de periódicos, para que o usuário possa fazer buscas históricas em um só local.

7 FlexibilidadeCada biblioteca é diferente e os bibliotecários devem procurar editoras dispostas a fornecer pacotes flexíveis de contratos. Por exemplo, pacotes de conteúdo baseados em coleção por assunto ou intensidade da pesquisa dão aos bibliotecários a capacidade de suplementar suas coleções da forma mais barata possível, pagando pelo conteúdo mais utilizado.

2. Avalie Diferentes Modelos de Negócios

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3. Obtenha Suporte interno

Os usuários devem ser gradualmente convencidos a aceitar (os eBooks). Essa foi a nossa intenção com a oferta da Springer, de dar um grande salto à frente com os eBooks e tentar deixar bem claro para as pessoas que benefícios eles oferecem.Dr. Peter te Boekhorst, chefe de aquisições, Biblioteca Geral, Universidade de Muenster, Alemanha

A instituição deve disseminar a compreensão e aceitação de eBooks em sua comunidade antes

de lançar novas iniciativas para os usuários. Deve-se começar educando Especialistas em Temas e Contatos do Bibliotecário sobre as vantagens dos eBooks em relação ao livro impresso e discutir as diferentes estratégias para o desenvolvimento de uma coleção e os modelos de negócios das várias editoras. A instituição deve convidar outros bibliotecários que tenham feito a transição para os eBooks com sucesso à compartilhar sua estória, a fim de ajudar os adeptos internos a convencer os colegas.

Editoras de eBooks podem suprir estatísticas, referências de bibliotecários e outros recursos valiosos. Por exemplo, a Springer auxiliou 130 bibliotecas ao redor do mundo a implementar programas de eBooks, realizou recentemente entrevistas em profundidade e enquetes em seis bibliotecas globais, podendo portanto suprir uma vasta quantidade de informações em estatísticas e textos que bibliotecário na promoção dos eBooks.

4. Planeje Mudanças nas Políticas internas com especialistas de cada área contatos do bibliotecário

Qualquer introdução de eBooks exige mudanças nas políticass orçamentárias e de aquisição, assim como de um inventário dos comportamentos e necessidades dos usuários. Antes de implementar uma estratégia de eBooks, a instituição deve convidar todo o pessoal relevante a discutir quais mudanças precisam ser feitas nos procedimentos e políticas da biblioteca para adquirir eBooks em comparação com livros impressos.

As bibliotecas devem primeiramente discutir o impacto da aquisição de eBooks sobre a aprovação de títulos impressos, e que aquisições e processos operacionais precisam mudar para acomodar a compra de eBooks. Após confirmar as

mudanças processuais, as bibliotecas avaliar recursos orçamentários para a aquisição de eBooks. Isso frequentemente causa um certo conflito, uma vez que bibliotecários de “livros” ou outros departamentos podem não querer perder uma porção do seu orçamento para um departamento centralizado de aquisição de eBooks. Instituições que se deparam com conflitos orçamentários devem pedir ajuda a bibliotecários que já tenham implementado programas de eBooks.

5. Discuta a implementação com a equipe técnica

Uma vez estabelecidas as necessidades comerciais, as bibliotecas devem recrutar seu departamento de informática, catalogação ou grupos afins, para discutir os requisitos e prazos para carregar os arquivos

MARC na configuração da biblioteca a fim de que os usuários finais possam encontrar o texto de que precisam.

A biblioteca que prefira carregar localmente pode precisar de hardware

e software adicionais durante a fase inicial de carregamento, com processos, treinamento e um pequeno subgrupo desses recursos disponíveis para as adições em andamento.

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Os recursos são muito caros, portanto quando os compramos queremos que sejam utilizados ao máximo. Portanto, promover essas novas aquisições também é uma das responsabilidades da biblioteca.Sr. Antero Laiho, chefe de Coleções, Biblioteca da Universidade de Turku, Finlândia

Para maximizar o retorno dos investimentos em eBooks, as bibliotecas

devem promover sua coleção junto aos usuários. A fornecedora ou editora dos eBooks nesse estar capacitada a suprir as ferramentas para auxiliar nesse processo. Os bibliotecário devem procurar no portal de sua editora na internet treinamentos à distância, anúncios tipo banner, pôsteres para download e outros materiais promocionais. As bibliotecas também podem usar email, fóruns departamentais e intranets para promover a coleção.

8. Comunicação com os usuários

6. Selecione acervos e fornecedores

Uma vez determinada uma estratégia para o desenvolvimento da coleção e um modelo de negócio, as bibliotecas podem começar a encomendar coleções. Dentro das categorias estabelecidas na Etapa 1, os bibliotecários devem escolher suas coleções e fornecedores medindo:

7 Tamanho e amplitude da coleção7 Disponibilidade de arquivos MARC7 Conteúdo em pacotes versus modelos de

escolha individual7 Acesso a arquivos7 Uso e propriedade ilimitados

7. Conecte eBooks com OPAC

Uma vez que tenha acesso à coleção de eBooks, os bibliotecários precisam tornar seu acervo visível para os usuários.Editoras de eBooks devem fornecer os meios para que seus clientes possam encontrar o

conteúdo dos mesmos. Essa informação pode ser em formato de arquivos MARC, ou listas URL que podem ser inseridas em OPACe Linkresovers, assim como listas de A a Z.

9. Baixe estatísticas de uso

Com a conclusão bem sucedida da fase de implementação, as bibliotecas devem então avaliar a velocidade com que os usuários adotam a nova coleção de eBooks e os métodos de pesquisa que estão utilizando.

Caso a editora forneça estatísticas de uso, as bibliotecas podem compará-las com as de outras bibliotecas em vários estágios de adoção de eBooks.

10. Revise/RenoveApós três à seis meses de uso, as bibliotecas devem entrevistar os usuários a fim de avaliar suas necessidades futuras. Elas deverão então entrar em contato com a editora para planejar renovações e aquisições para o próximo ano, discutir suas necessidades emergentes e as

tecnologias e processos para atendê-las. As editoras devem ter a capacidade de suprir ferramentas, estudos de caso e referências de clientes para atender à maior parte dessas necessidades e quaisquer novas sugestões que podem impulsionar o desenvolvimento de produtos e negócios no futuro.

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A Vantagem SpringerPasso 1 Determine a estratégia de desenvolvimento para o seu acervo

A Springer oferece soluções que se adaptam às necessidades de qualquer acervo. Ela oferece 13 coleções por assunto para os que estão construindo massa crítica, mas também oferece aos bibliotecários a possibilidade de escolher títulos individualmente por meio de agentes.

Passo 2 Avalie diversos modelos de negócios A Springer oferece modelos de negócios muito flexíveis e de fácil uso para bibliotecas. Especificamente, seu modelo direto fornece7 Propriedade contínua do conteúdo 7 Uso simultâneo de conteúdo ilimitado7 DRM sem restrições de uso 7 Acesso eletrônico a séries seletas de livros a partir do ano de 1997A Springer também oferece opções de menor custo através de fornecedores terceirizados. Conheça mais os livros eBooks Springer, visite springer.com/ebooks.

Passo 3 Obtenha suporte internoUma vez que a maioria das bibliotecas acadêmicas já compram os livros da Springer, a marca Springer pode ajudar os bibliotecários a obterem suporte interno para introdução de eBooks. A Springer também pode fornecer artigos técnicos, depoimentos, webinars e outros de suporte para ajudar a levar mais informações à instituição sobre os benefícios do dos eBooks. A Springer promove eventos e painéis de discussão onde fornecedores de eBooks e clientes de bibliotecas discutem modelos e práticas de implementação. Listagens atualizadas encontram-se disponíveis em springer.com/ebooks.

Passo 4 Planeje mudanças na políticas com especialistas de cada área/contatos do bibliotecárioA Springer pode ajudar a instituição a efetuar um período de experiência de 60 dias para auxiliar especialistas de cada área, contatos do bibliotecário e usuários a avaliarem os eBooks. Então você pode coletar dados de uso e apoio interno…

Passo 5 Discuta a implementação com a equipe técnicaA Springer fornece a seus clientes de eBooks arquivos MARC básicos. Arquivos MARC melhorados para o ano de direitos autorais de 2007 estarão disponíveis via OCLC para os assinantes WorldCat até o fim de 2007, com 2005, 2006 e anos seguintes disponíveis logo a seguir. Aprenda mais sobre os eBooks Springer, visite springer.com/ebooks

Passo 6 Selecione acervos e fornecedoresCom um amplo acervo de títulos, políticas de DRM flexíveis, propriedade absoluta do conteúdo e política de arquivamento proativa, a Springer fornece às bibliotecas todas as ferramentas que necessitam para implementar um programa de eBooks bem sucedido.

Passo 7 Conecte eBooks com OPACAlém de fornecer dados brutos, a Springer oferece suporte técnico para a implementação de arquivos MARC e consultores que possuem anos de experiência no ramo.

Passo 8 Comunique-se com os usuáriosA Springer pode ajudar a efetuar treinamentos, fornecer materiais de promoção e auxiliar com campanhas por email.

Passo 9 Baixe estatísticas de usoA Springer é uma das primeiras fornecedoras de eBooks compatíveis com suporte COUNTER para eBooks.

Passo 10 Revise/RenoveOs representantes comerciais da Springer terão o maior prazer em ajudá-lo(a) na avaliação de programas e a construir uma solução criada especialmente para atender às necessidades de sua biblioteca.

A Springer é a segunda maior editora de publicações acadêmicas do setor de STM (ciência, tecnologia e medicina) no mundo, a maior editora de livros STM e a maior editora no mercado de negócios na área de língua alemã. A Springer oferece acesso

a mais de 20.000 eBooks e periódicos em inglês, possui um catálogo total com mais de 23.000 títulos eletrônicos disponíveis no Springerlink.com. No ano passado, a Coleção Springer de eBooks ganhou prêmios e reconhecimento da comunidade

bibliotecária e de informação. A Springer desenvolveu a maior compilação de livros eletrônicos e oferece aos seus usuários acesso ilimitado e contínuo, em qualquer lugar do mundo.

A Coleção de eBooks da Springer

A Springer fornece uma combinação de experiência, tecnologia e conhecimento de processos para auxiliar as bibliotecas a

adquirir, implementar e refinar seus acervos de eBooks A seguir, temos uma lista de como como a Springer pode ajudar a sua

biblioteca.

Suporte da Springer para os dez passos

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© 2011 Springer 2/11 V6972 / EB-01-LAP-A