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INSTRUÇÕES PARA CRIAÇÃO DE PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DE D IÁRIAS NO SEI
1) Após entrar no SEI se faz necessário selecionar a opção Iniciar Processo.
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2) O tipo de processo a ser selecionado é o PA – GESTÃO DE PESSOAS.
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3) Na primeira aba devem ser preenchidas a natureza do processo e salvar. Isso será necessário para facilitar a utilização do filtro de pesquisa, bem como para uma rápida visualização do conteúdo do processo. Os processos de prestação de contas deverão ter nível de acesso Público , com exceção das viagens sigilosas.
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4) Após iniciar o processo deverá ser incluído um ou mais documentos de prestação de contas.
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5) Os documentos a serem incluídos deverão estar no formato PDF e previamente armazenados no seu computador. Escolha como tipo de documento a opção Externo.
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6) Deverão ser preenchidos todos os campos que especifiquem o tipo de documento, que deverá conter no mínimo os dados acima.
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7) Selecione o arquivo a ser juntado ao processo SEI. O arquivo deverá estar no seguinte padrão:
SD_XXXX/201X_DIVERSOS_FUNALO DE TAL.PDF
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8) Após selecionar o(s) arquivo(s) desejado(s), não esquecer de colocar a data que o arquivo está sendo adicionado. Sem essa informação não será possível juntar o documento. Em seguida deverá clicar em Confirmar Dados.
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9) Após a confirmação dos dados o documento será inserido na raiz do processo SEI. Poderão ser incluídos tantos documentos quanto forem necessários.
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10) Para que o documento anexado seja encaminhado, basta incluir um novo documento para criar um despacho.
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11) O documento recomendado para envio será o Despacho .
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12) O documento deverá conter as informações solicitadas. Em seguida os dados devem ser Confirmados.
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13) Aparecerá uma janela independente que se trata de um editor de texto nativo do SEI. Nesse editor você irá redigir o encaminhamento do documento.
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14) Ao selecionar o despacho criado, esta será a visualização.
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15) Nunca esquecer de assinar o documento. Sem a assinatura digital, a unidade de destino não conseguirá visualizar o despacho.
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16) Para assinar digitalmente você deverá digitar sua senha de acesso ao SEI.
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17) Após assinado, o processo deverá ser enviado para a SEPAD.
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18) O processo deverá ser encaminhado diretamente para a SEPAD. Contudo, antes do envio você poderá, preferindo, marcar o processo para acompanhamento especial, conforme passo a seguir.
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19) O acompanhamento especial serve, dentre outras coisas, para você organizar por assunto todos os processos que tenham a mesma natureza.
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20) Para incluir um processo em Acompanhamento Especial, deverá ser selecionado o grupo e colocar alguma informação sobre o processo (Observação). Caso não exista grupo pré-definido, este deverá ser criado.
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21) Preenchidos os itens necessários, a opção deverá ser salva.
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22) Após inclusão de processo em Acompanhamento Especial, um “olho” aparecerá ao lado do número do processo.
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23) Os processos com a opção Acompanhamento Especial poderão ser consultados entrando nesta opção.
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24) Esta é a tela em que os processos com Acompanhamento Especial podem ser consultados.
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RECOMENDAÇÕES GERAIS Não serão considerados para fins de comprovação documentos entregues fora do SEI, sejam os remetidos por e-mail,
sejam os entregues pessoalmente.
Sugerimos, ainda, que os arquivos que vierem a integrar a prestação de contas sejam nomeados obedecendo a padronização abaixo:
SD XXXX-201X – DOCUMENTOS DIVERSOS - NOME DO FAVORECIDO
No caso de ser apresentado apenas um documento probatório, este deverá ser nomeado da seguinte forma:
SD XXXX-201X – *TIPO DE DOCUMENTO - NOME DO FAVORECIDO *TIPO DE DOCUMENTO FORMULÁRIO PASSAGENS CERTIFICADO ESPELHO DE PONTO ATA PORTARIA FREQUÊNCIA, etc.
Informamos, ainda, que a documentação que não seguir os critérios supra serão devolvidas para ajustes.