06 0919 M emendado -...

Módulo I

TransportesMAN

UAL

DE

PRO

CED

IMEN

TOS

DA

COAP

OMINISTÉRIO DA SAÚDE

Brasília – DF

2006

9 7 9 8 5 3 3 4 1 1 5 0 9

ISBN 85 - 334 - 1150- 2

Disque Saúde0800 61 1997

Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúdewww.saude.gov.br/bvs

MINISTÉRIO DA SAÚDESecretaria-ExecutivaSubsecretaria de Assuntos Administrativos

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA COAPO

Módulo I – Transportes

Série A. Normas e Manuais Técnicos

Brasília – DF2006

© 2006 Ministério da Saúde.Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte e que não seja para venda ou qualquer fi m comercial.A responsabilidade pelos direitos autorais de textos e imagens desta obra é da área técnica.A coleção institucional do Ministério da Saúde pode ser acessada, na íntegra, na Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúde: http://www.saude.gov.br/bvsO conteúdo desta e de outras obras da Editora do Ministério da Saúde pode ser acessado na página: http://www.saude.gov.br/editora

Série A. Normas e Manuais Técnicos

Tiragem: 1.ª edição – 2006 – 352 exemplares

Elaboração, distribuição e informações:

MINISTÉRIO DA SAÚDESecretaria-ExecutivaSubsecretaria de Assuntos AdministrativosCoordenação-Geral de Recursos LogísticosCoordenação de Apoio OperacionalEsplanada dos Ministérios, Edifício Anexo, ala A, sala 45570059-900 – Brasília/DF.Tel.: (61) 3315-3059/3315-2979Fax: (61) 3315-2325E-mail: [email protected] page: www.saude.gov.br

CoordenadorCélio Antônio Dias

ElaboraçãoMárcio Aldrin França Cavalcante

Impresso no Brasil / Printed in Brazil

Ficha Catalográfi ca

Brasil. Ministério da Saúde. Secretaria-Executiva. Subsecretaria de Assuntos Administrativos.

Manual de procedimentos da COAPO: módulo I – transportes / Ministério da Saúde, Secretaria-Executiva, Subsecretaria de Assuntos

Administrativos. – Brasília : Editora do Ministério da Saúde, 2006.

82 p. – (Série A. Normas e Manuais Técnicos)

ISBN 85-334-1150-2

1. Transportes. 2. Organização e administração. 3. Serviços de transportes. I. Título. II. Série.

NLM HM 711

Catalogação na fonte – Coordenação-Geral de Documentação e Informação – Editora MS – OS 2006/0919

Títulos para indexação:Em inglês: COAPO Proceedings Manual: module I – transportEm espanhol: Manual de Procedimientos de la COAPO: modulo I – transportes

EDITORA MSDocumentação e InformaçãoSIA trecho 4, lotes 540/610CEP: 71200-040, Brasília – DFTels.: (61) 3233 1774/2020 Fax: (61) 3233 9558E-mail: [email protected] page: www.saude.gov.br/editora

Equipe editorial:Normalização: Karla Gentil

Revisão: Angela Nogueira e Lilian AssunçãoCapa, projeto gráfi co e diagramação: Leandro Araujo

Colaboradores

Técnicos administrativos do Ministério da Saúde de diversas áreas contribuíram para a construção deste documento.

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO 51 METODOLOGIA 72 EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES (DESCRIÇÃO DAS ROTINAS) 9

2.1 Transportes 92.1.1 Transporte de material para campanhas do Ministério da Saúde 9

2.1.1.1 Rotina de procedimentos para entrega via empresa privada contratada 102.1.1.2 Rotina de procedimentos para entrega via correios 12

2.1.2 Transporte de material, cargas e correspondências utilizando a empresa brasileira de correios e telégrafos (monopólio) 17

2.1.2.1 Rotina de procedimentos para o serviço de correspondências simples 172.1.2.2 Rotina de procedimentos para o serviço de impresso especial 182.1.2.3 Rotina de procedimentos para o serviço de mala direta postal 192.1.2.4 Rotina de procedimentos para o serviço de correspondência

agrupada – serca (malote) 212.1.2.4.1 Remessa de malotes 212.1.2.4.2 Chegada de malotes 22

2.1.2.5 Rotina de procedimentos para os serviços de postagem de encomendas PAC 232.1.2.6 Rotina de procedimentos para os serviços de postagem registrada 242.1.2.7 Rotina de procedimentos para os serviços de postagem por sedex 26

2.1.2.7.1 Sedex normal e sedex 10 262.1.2.7.2 Sedex internacional 27

2.1.2.8 Rotina de procedimentos para o serviço de recebimento e triagemde documentos e encomendas 29

2.1.2.8.1 Diário Ofi cial da União – DOU e Diário de Justiça – DJ 292.1.2.8.2 Mala ofi cial 292.1.2.8.3 Correspondências agrupadas – SERCA 302.1.2.8.4 Sedex e registrados 302.1.2.8.5 Correspondências simples 312.1.2.8.6 Documentação expressa de outros órgãos do governo federal 312.1.2.8.7 Expedição de documentos via motobói 31

2.1.2.9 Telegrama via internet 322.1.3 Transporte de material, cargas e encomendas pela empresa contratada 33

2.1.3.1 Rotina de procedimentos para transporte de cargas e encomendas via terrestre 33

2.1.3.2 Rotina de procedimentos para transporte de cargas e encomendas via aérea 36

2.1.4 Transporte de mudanças dos servidores do ministério da saúde 392.1.5 Transporte de pessoas, documentos e pequenas cargas 41

2.1.5.1 Rotina de procedimentos para o transporte utilizando veículos terceirizados 41

2.1.5.1.1 Transporte de servidores e pequenas cargas 422.1.5.1.2 Transporte de autoridades em veículos à disposição 452.1.5.1.3 Transporte de autoridades em caráter eventual 482.1.5.1.4 Transporte de comitivas e servidores em caráter eventual 49

2.1.5.2 Rotina de procedimentos para o transporte utilizando veículos ofi ciais 50

2.1.5.2.1 Transporte de servidores e pequenas cargas 502.1.5.2.2 Transporte de autoridades em veículos à disposição 53

2.1.5.3 Rotina de procedimentos para solicitação de combustível para os veículos ofi ciais do ministério da saúde 55

ANEXOS 57Anexo A – Modelo padrão de formulário para campanhas 57Anexo B – Requisição de transporte (RT) 58Anexo C – Guia de postagem referente à correspondência simples 59Anexo D – Guia de postagem referente a impresso especial 60Anexo E – Guia de postagem referente à mala direta postal 61Anexo F – Guia de remessa de documentos e processos – GRDP 62Anexo G – Controle de remessa de malote 63Anexo H – Controle de chegada de malotes 64Anexo I – Lista de postagem de encomendas – PAC 65Anexo J – Lista de postagem – registrados 66Anexo K – Lista de postagem – Sedex 67Anexo L – Controle de entrega de cartão para postagem de Sedex internacional 68Anexo M – Ordem de serviço – transporte de mudanças 69Anexo N – Controle diário de veículo terceirizado 70Anexo O – Voucher da empresa contratada 71Anexo P – Planilha de controle de veículo terceirizado 72Anexo Q – Controle diário de veículo ofi cial 73Anexo R – Planilha de controle de veículo ofi cial 74Anexo S – Autorização de abastecimento 75Anexo T – Solicitação de transporte de pessoas 76Anexo U – Tabela de preços para encomendas PAC 77Anexo V – Tabelas de preços para encomendas registradas 78Anexo W – Tabela de preços para encomendas Sedex 79

5

APRESENTAÇÃO

A Coordenação de Apoio Operacional (Coapo), vinculada à Coordenação-Geral de Recur-sos Logísticos (CGRL) do Ministério da Saúde, visando à melhoria contínua e transparência de suas ações, elabora este Manual de Procedimentos Operacionais com o objetivo principal de orientar sobre as rotinas a serem seguidas para execução de suas competências.

A proposta de utilização do presente documento é garantir que a estrutura interna or-ganizacional dos técnicos e do apoio administrativo da coordenação esteja capacitada a executar todas as tarefas de preparação, suporte e manutenção dos processos produtivos e administrativos, assegurando a produtividade e a satisfação dos clientes internos e externos do Ministério da Saúde.

As orientações constantes neste manual servem de apoio aos técnicos, coordenadores, gestores e ordenadores de despesas do Ministério da Saúde, e poderão sofrer ajustes e ade-quações na intenção de fortalecer cada vez mais os procedimentos da coordenação, sem perder suas características de agilidade e efi ciência na prestação de serviços.

7

1 METODOLOGIA

As informações contidas no Manual de Procedimentos Operacionais estão dispostas de forma clara e objetiva, sendo que o seu conteúdo, no que se refere às rotinas de procedimen-tos, vincula o fl uxo das ações do corpo técnico e gerencial da coordenação para o cumpri-mento de suas demandas. Estas informações objetivam também o esclarecimento de dúvi-das ou questionamentos de profi ssionais, quaisquer sejam suas áreas de atuação dentro do Ministério da Saúde, e que tenham acesso às atividades desenvolvidas dentro da Coapo.

A descrição do fl uxo administrativo das tarefas está disposta de forma explicativa e por área de execução das atividades, tais como: transporte, telefonia, vigilância, conservação e manutenção. Para cada processo de trabalho referente a uma área específi ca, é apresentada uma seqüência de rotinas que descrevem, passo a passo, o fl uxo de ações a serem seguidas para o desfecho de uma determinada demanda.

As informações detalhadas nas rotinas de procedimentos de cada área de execução esta-rão sujeitas à revisão trimestral por parte do responsável pela respectiva rotina e será basea-da no direcionamento do fl uxo das ações da coordenação.

9

2 EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES (DESCRIÇÃO DAS ROTINAS)

As atividades exercidas pela Coapo são de fundo operacional e exigem planejamento, su-pervisão, controle e avaliação da execução dos contratos de fornecimento e prestação de ser-viços para o Ministério da Saúde relativos a sua área de atuação. Esses contratos contemplam as áreas de transporte, telefonia, serviços gerais, reprografi a, eventos e serviços de forneci-mento de insumos, entre outros. Para cada contrato existe um gestor responsável dentro da coordenação, a qual é subdividida em Divisão de Serviços Gerais (Diseg) e Divisão e Serviços Administrativos (Disad). Para melhor visualização das informações, cada área de atividade descrita contempla as ações referentes à execução de cada um desses contratos.

2.1 TRANSPORTESEsta área de atividade é abordada em quatro formas distintas de segmentos de trans-

porte: transporte de cargas e correspondências, transporte de material para campanhas do Ministério da Saúde, transporte de mudanças de funcionários e transporte de pessoas. Vale ressaltar que cada tipo de transporte é efetuado baseado no objeto de contrato previamente assinado e publicado no Diário Ofi cial da União (DOU), de acordo com o seu segmento de atuação.

2.1.1 Transporte de material para campanhas do Ministério da SaúdeO Ministério da Saúde conta atualmente com três contratos de transporte de cargas e

encomendas para atender às diversas demandas. Um desses contratos foi fi rmado com a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT), na condição de detentor do monopólio na remessa de correspondências, os outros dois foram fi rmados com uma empresa privada ter-ceirizada e com a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – ECT (serviços caracterizados como não monopólio).

Quando a remessa não é caracterizada como monopólio, a administração privilegia o prin-cípio da economicidade para permitir a escolha do contrato a ser utilizado, pois as remessas com baixo peso (inferior a 30kg) oneram signifi cativamente os cofres públicos se realizadas pela empresa privada contratada, em face da taxa mínima cobrada pelo mercado privado e, conseqüentemente, pela empresa.

Considerando a diferença signifi cativa de preços entre a ECT e a empresa privada contra-tada, para cargas de baixo peso, foi fi rmado contrato com a ECT com o intuito de subdividir a contratação em tantas parcelas quantas necessárias para aproveitar as peculiaridades do mercado, visando à economicidade.

A seguir são demonstrados os procedimentos utilizados pelos técnicos da Coapo para via-bilizar a execução de cada um dos serviços descritos anteriormente.

10

2.1.1.1 Rotina de procedimentos para entrega via empresa privada contratada

Área demandante

a) identifi ca necessidade de elaboração da campanha;

b) prepara layout dos materiais;

c) identifi ca a quantidade de material a ser produzido;

d) faz a projeção da demanda para cada município;

e) preenche formulário baseado no modelo padrão fornecido pela Coapo – Anexo A;

f) solicita a Coapo, via memorando devidamente registrado no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (Sipar), serviço de logística e distribuição do material.

Apoio operacional da Coapo

a) recebe solicitação via memorando devidamente registrado no Sistema de Protocolo e Arquivo (Sipar) do Ministério da Saúde;

b) encaminha solicitação para despacho do coordenador.

Coordenador da Coapo

a) recebe solicitação e analisa justifi cativa para forma de envio;

b) autoriza solicitação e encaminha documentação devidamente registrada no Sipar a Diseg para providências.

Área técnica da Diseg

a) recebe documentação física devidamente tramitada no Sipar e analisa se os dados requeridos para envio estão completos;

b) prepara Requisição de Transporte (RT) – Anexo B:

• entra no sistema de registro de transporte de cargas disponível em um dos servi-dores de rede do DATASUS, com acesso nos equipamentos: Coapo002, Coapojor; SEDEA073907 e SEDEA064057, na Diseg;

• seleciona a pasta “cadastro” e clica em “cadastrar RT”;

• preenche “dados do requisitante” na tela “registro de transporte” conforme de-manda;

• preenche “dados do objeto” na tela “registro de transporte” conforme demanda;

• seleciona “salvar”.

• seleciona “calcular valores” na tela “registro de transporte”;

• preenche “itinerários cadastrados” na tela “registro de transporte” conforme de-manda;

• preenche “tipo de transporte” na tela “registro de transporte” conforme demanda;

11

• preenche “local de origem” na tela “registro de transporte” conforme demanda;

• preenche “local de destino” na tela “registro de transporte” conforme demanda;


c) imprime Requisição de Transporte (RT):

• seleciona a pasta “relatório” e clica em “emitir relatório”;

• digita número/ano da RT na janela “inserir valor do parâmetro”;

• seleciona “ok”;

• seleciona “arquivo” na barra padrão e clica em “imprimir”.

d) coleta assinatura do gestor do contrato com a transportadora na RT;

e) faz uma cópia da RT e documentação referente à solicitação para arquivamento se-torial;

f) efetua o encaminhamento da RT e documentação originais à transportadora para posterior coleta do material;

g) monitora junto à transportadora o processo de envio;

h) recebe fatura e relatório de confi rmação de entrega do material ou carga;

i) confere dados da fatura:

• entra no sistema de registro de transporte de cargas, disponível em um dos servi-dores de rede do DATASUS, com acesso nos equipamentos: Coapo002, Coapojor; SEDEA073907 e SEDEA064057, na Diseg;

• confere valor da fatura com o campo “calcular valores” na tela “registro de trans-porte”;

• seleciona a pasta “cadastro” e clica em “fatura”;

• preenche os campos mostrados na tabela “cadastro de faturas” com os valores in-formados na fatura;

• confere o campo “valor total” com o valor da fatura;

• insere os dados de serviço descriminados na fatura em “preços – unitário e total” nos campos abaixo da tabela “cadastro de faturas”;

• confere os campos “total bruto” e “total com desconto”;


j) encaminha documentação original referente à solicitação em anexo com a fatura e o relatório de confi rmação de entrega do material ou carga ao gestor do contrato para análise e respectivo atesto.

12

Empresa contratada

a) coleta RT na área técnica da Diseg;

b) coleta material ou carga no local estipulado pela Diseg;

c) emite fatura e relatório de confi rmação de entrega do material ou carga, e envia à Diseg/Coapo.

Gestor do contrato

a) assina RT para encaminhamento da solicitação de transporte a empresa;

b) recebe documentação referente à solicitação juntamente com a fatura e o relatório de confi rmação de entrega de material ou carga;

c) confere se os valores descritos na fatura estão de acordo com os valores pactuados em contrato;

d) verifi ca se houve repactuação de valores no referido contrato;

e) verifi ca os dados de registro da fatura no que se refere à data limite para sua emis-são, forma de pagamento e tipo de transporte;

f) encaminha documentação original referente à solicitação em anexo com a fatura, devidamente atestada, e o relatório de confi rmação de entrega de material ou carga a Copef para pagamento, devidamente tramitada no Sipar.

2.1.1.2 Rotina de procedimentos para entrega via correios

Área demandante

a) identifi ca necessidade de elaboração da campanha;

b) prepara layout dos materiais;

c) identifi ca a quantidade de material a ser produzido;

d) faz a projeção da demanda para cada município;

e) preenche formulário baseado no modelo padrão fornecido pela Coapo – Anexo A, identifi cando os campos “tratamento” (Sr., Sra., etc.), “responsável” (Nome do desti-natário), “cargo” (Cargo do destinatário – coordenador, secretário, etc.), “entidade” (secretaria estadual, municipal, etc.), “divisão” (coordenação, departamento, etc.), “endereço”, “CEP”, “cidade” e “UF” (conforme destino) e “quantidade de material” (material da campanha a ser enviado);

f) solicita à Coapo, via memorando devidamente registrado no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (Sipar), serviço de logística e distribuição do material;

g) recebe documentação física referente à solicitação devidamente tramitada no Sipar, para correção de erros;

h) corrige erro ou adiciona informações pendentes quando solicitado;

13

i) envia documentação física e tramitada no Sipar, com as devidas correções à Coapo, para confi rmação do transporte do material.


a) recebe solicitação via memorando devidamente registrado no Sistema de Protocolo e Arquivo (sipar) do Ministério da Saúde;

b) encaminha solicitação para despacho do coordenador.



b) autoriz a solicitação e encaminha documentação devidamente registrada no Sipar à Disad para providências.

Área técnica da Disad

a) recebe solicitação via memorando devidamente tramitada no Sistema de Protocolo e Arquivo (Sipar) do Ministério da Saúde;

b) realiza a triagem do material conforme solicitação de envio:

• cria uma tabela no programa excel com os dados da campanha conforme o modelo padrão – Anexo A;

• acessa a pasta “campanhas” no servidor de rede da Coapo por meio do caminho: <\\coaposrv\DISAD\2006\campanhas>, e cria tabela no programa access com a estrutura do modelo padrão:

– salva estrutura de tabelas de campanhas anteriores como nova tabela modifi -cando o nome e campo de remetente no formulário constante na estrutura da tabela anterior;

– cria nova estrutura para a tabela conforme solicitação:

- seleciona "tabela" no campo "objetos";

- seleciona "estrutura" (Design) na barra de ferramentas;

- acrescenta o nome do item da nova estrutura, conforme solicitação, na últi-ma linha da coluna "nome do campo" da tabela mostrada, se for o caso;

- prosseguir no passo “importa dados da tabela no programa excel para a nova tabela criada no programa access”, se não houver modifi cação na es-trutura da nova tabela em relação a anterior;

- fecha tabela;

- salva modifi cação.

• importa dados da tabela no programa excel para a nova tabela criada no progra-ma access:

14

– seleciona a tabela no programa excel, copia e cola na tabela criada no progra-ma access;

– abre tabela no programa access;

– verifi ca se os dados estão corretos;

– fecha tabela;

– salva modifi cação.

• confi gura a triagem do CEP conforme dados da tabela:

– seleciona “consulta” no campo “objetos”;

– seleciona o campo “triagem_CEP_TRI”;

– seleciona “estrutura” (Design) na barra de ferramentas;

– clica no botão direito do mouse e seleciona “mostrar tabela”;

– adiciona tabela selecionando a nova tabela criada na pasta “tabela” da janela “mostrar tabela” e clica em adicionar;

– seleciona o campo “tabela” na primeira coluna da tabela consulta mostrada;

– modifi ca o campo para nova tabela;

– seleciona o campo “tabela” na segunda coluna da tabela consulta mostrada;

– modifi ca o campo para nova tabela;

– posiciona o cursor sobre a tabela a ser removida, clica no botão esquerdo do mouse e seleciona “remover tabela”;

– seleciona “executar” na barra de ferramentas;

– seleciona “sim” na janela mostrada;

– fecha tela de consulta triagem_CEP_TRI;

– salva modifi cação.

• cria relatório para nova tabela:

– seleciona “relatório” no campo “objetos”;

– seleciona “estrutura” (Design) na barra de ferramentas;

– seleciona “propriedades” na barra de ferramentas ou clicando com o botão es-querdo do mouse no quadrado negro no canto superior esquerdo do relatório mostrado;

– seleciona o campo “fonte do registro” na pasta “todas” da janela “relatório” mostrada e seleciona o novo relatório criado;

– fecha janela;

15

– seleciona novo relatório criado;

– salva estrutura de relatórios de campanhas anteriores como novo relatório mo-difi cando o nome e o campo remetente, se for o caso;

– modifi ca o código do contrato, se for o caso, efetuando duplo click no campo do contrato do formulário;

– modifi ca, se for o caso, o campo dos dados do formulário copiando e colando campo já existente no próprio formulário e clica em propriedades para mudar estrutura de captação de dados do novo campo;

– fecha relatório.

– salva modifi cação;

– seleciona “visualizar” na barra de ferramentas para mostrar o novo relatório;

– verifi ca se os dados estão corretos;

– fecha relatório.

c) confi rma os dados para envio;

d) prepara arquivo conforme padrão exigido pelos correios;

e) grava em meio magnético;

f) envia os dados gravados para Centro de Triagem dos Correios (CTC), localizado no SIA Trecho 04, lote 150/250;

g) confi rma recebimento;

h) monitora junto aos correios o processamento para envio;

i) devolve arquivo para correção;

j) identifi ca a origem do erro;

k) verifi ca que o erro foi originado na Coapo:

• corrige o erro ou adiciona informações no arquivo;

• prepara arquivo conforme padrão exigido pelos correios;

• grava em meio magnético;

• envia os dados gravados para os correios;

• confi rma recebimento;

• monitora junto aos correios o processamento para envio.

l) verifi ca que o erro foi originado na área demandante;

m) devolve documentação física, devidamente tramitada no Sipar, requerendo à área demandante a correção do erro;

16

n) recebe a documentação física e tramitada no Sipar, com as devidas correções;

o) processa alterações dos dados pendentes;

p) confi rma os dados para envio;

q) prepara arquivo conforme padrão exigido pelos correios;

r) grava em meio magnético;

s) envia os dados gravados para Centro de Triagem dos Correios (CTC), localizado no SIA Trecho 04, lote 150/250;

t) confi rma recebimento;

u) monitora junto aos correios o processamento para envio;

v) recebe fatura e relatório de detalhes de faturamento referente ao serviço;

w) encaminha documentação original referente à solicitação em anexo com a fatura e o relatório de detalhes de faturamento ao gestor do contrato para análise e respecti-vo atesto;

x) preenche planilha de acompanhamento de despesas com campanhas, disponível no servidor de rede da Coapo por meio do caminho <\\coaposvr\DISAD\2006\CON-TRATOS\EBCT>, identifi cando os campos com os dados correspondentes para cada campanha.

Correios

a) recebe dados gravados para envio;

b) identifi ca erro ou ausência nos dados;

c) devolve material para correção;

d) emite e envia fatura, juntamente com o relatório de detalhes de faturamento, à Disad/Coapo.

Chefi a da Disad

a) recebe documentação referente à solicitação juntamente com a fatura e o relatório de detalhes de faturamento;

b) confere valores descritos na fatura se estão e acordo com os valores pactuados em contrato;

c) verifi ca se houve repactuação de valores no referido contrato;

d) verifi ca os dados de registro da fatura no que se refere aos dados da contratada;

e) encaminha documentação original referente à solicitação em anexo com a fatura, devidamente atestada, e o relatório de detalhes do faturamento à Copef para paga-mento, devidamente tramitada no Sipar.

17

2.1.2 Transporte de material, cargas e correspondências utilizando a empresa brasileira de correios e telégrafos (monopólio)

Esse tipo de transporte contempla a prestação de serviços postais estipulada no contrato administrativo celebrado entre a partes e que está em vigor, onde o mesmo caracteriza os procedimentos operacionais a serem adotados os quais estão baseados nas informações e características de cada tipo de serviço prestado. Para cada tipo de serviço existe um contrato com defi nições, obrigações, disposições gerais, preço e forma de pagamentos distintos, os quais fazem parte como anexo do contrato administrativo.

A rotinas descritas a seguir contemplam os principais serviços postais descritos no respectivo contrato que demandam serviço operacional do apoio técnico da Coapo. Estes serviços são: Ser-viço de Encomenda Expressa (sedex), correio internacional, Serviço de Correspondência Agru-pada (Serca), serviços via internet, mala direta postal, mala ofi cial, correspondências simples, correspondências registradas, impresso especial, serviços de resposta e serviços telemáticos.

2.1.2.1 Rotina de procedimentos para o serviço de correspondências simples

Esse serviço engloba a coleta e/ou recebimento, transporte e entrega domiciliária, em âmbito nacional, de correspondências para o Ministério da Saúde.

Área Demandante

a) identifi ca demanda de correspondências da área;

b) envia a área de apoio de correios Disad as correspondências devidamente endereça-das e identifi cadas com a chancela padrão:

• recebe devolução do documento e corrige erro de postagem conforme solicitação;

• reenvia solicitação corrigida.

Área técnica competente da Disad

a) recebe solicitação da área demandante;

b) verifi ca condições de peso, identifi cação de remetente e chancela padrão no anverso do referido documento conforme descrito em contrato:

• identifi ca erro de postagem;

• devolve documento a área demandante para ajuste.

c) preenche, em duas vias, guia de postagem referente a correspondência simples –Anexo C:

• preenche cabeçalho com os dados do contrato;

• preenche os campos: “faixa de preço, quantidade, preço unitário e valor”, confor-me demanda, até 80 itens por faixa de peso;

• preenche o campo “assinatura do cliente” com os dados referentes à unidade so-licitante e o número do contrato impresso no cartão de postagem da respectiva área;

18

• preenche o campo “observações,” se houver;

• identifi ca o campo”carimbo unidade de postagem” com o devido carimbo e assi-natura do técnico responsável.

d) separa documentos para coleta dos correios;

e) coleta assinatura do representante dos correios na guia de postagem;

f) faz controle mensal, via excel, das postagens executadas;

g) recebe cópia da fatura para conferência de valores;

h) confere valores e devolve para chefi a do Disad para pagamento, ou para questiona-mento junto aos correios, se houver divergência.

Correios

a) recebe guia de postagem com documentação para envio;

b) processa o envio;

c) emite e envia fatura e relatório de detalhes de faturamento à Disad/Coapo.

Chefi a da Disad

a) recebe fatura e o relatório de detalhes de faturamento;

b) envia cópia da fatura para área técnica para conferência de valores;

c) atesta e envia a fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Copef para paga-mento ou questiona valores divergentes junto aos correios.

2.1.2.2 Rotina de procedimentos para o serviço de impresso especial

Este serviço contempla o recebimento, o tratamento e a distribuição de objetos relativos à propaganda, peças promocionais, tais como: fi tas de áudio e vídeo, CD’s de áudio e multi-mídia, chaveiros, bonés, camisetas, amostras, etc. e periódicos, tais como: jornais, revistas, livros, fascículos e outras publicações periódicas.

Área Demandante

a) identifi ca demanda de impresso especial da área;

b) envia à área de apoio de correios, Disad, os documentos devidamente endereçados e identifi cados com a chancela padrão:





19



• devolve documento à área demandante para ajuste.

c) preenche, em duas vias, guia de postagem referente a impresso especial – Anexo D:


• preenche os campos: “impresso especial local, impresso especial estadual ou im-presso especial nacional”, conforme demanda, até sete faixas de peso e peso máxi-mo de 20Kg;

• preenche o campo “contratante - assinatura” como número do contrato impresso no cartão de postagem da respectiva área e carimbo e assinatura do técnico res-ponsável;

• preenche o campo “observações” com os dados referentes à unidade solicitante.



f) faz controle mensal, via excel, das postagens executadas;



Correios



c) emite e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Disad/Coapo.

Chefi a da Disad



c) atesta e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento a Copef para paga-mento ou questiona valores divergentes junto aos correios.

2.1.2.3 Rotina de procedimentos para o serviço de mala direta postal

Esse serviço contempla o recebimento, o tratamento e a distribuição de objetos referen-tes à mala direta, que é a comunicação direta com o cliente potencial ou consumidor, com forte apelo comercial, por meio do envio de peças promocionais, tais como: folhetos, catá-logos, fi tas de áudio e vídeo, disquetes, etc. tendo ou não associado a si um instrumento de

20

resposta a ser utilizado pelo cliente ou destinatário para um estabelecimento de um canal de comunicação que permita uma resposta imediata ao apelo.

Área Demandante

a) identifi ca demanda de mala direta da área;

b) envia à área de apoio de correios, Disad, os documentos devidamente endereçados e identifi cados com a chancela padrão:







• devolve documento a área demandante para ajuste.

c) preenche, em duas vias, guia de postagem referente à mala direta postal normal – Anexo E:


• preenche os campos: “MDP normal local, MDP normal estadual ou MDP normal nacional”, conforme demanda, até sete faixas de peso e peso máximo de 20Kg;

• preenche o campo “contratante - assinatura” com o número do contrato impresso no cartão de postagem da respectiva área e carimbo e a assinatura do técnico res-ponsável;

• preenche o campo “observações” com os dados referentes à unidade solicitante.



f) faz controle mensal via excel das postagens executadas;



Correios



c) emite e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Disad/Coapo.

21

Chefi a da Disad



c) atesta e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Copef para paga-mento ou questiona valores divergentes junto aos correios.

2.1.2.4 Rotina de procedimentos para o serviço de correspondência agrupada – Serca (malote)

Esse serviço é prestado exclusivamente a pessoas jurídicas de direito público ou privado, de forma que possam manter, com regularidade e freqüência defi nidas, a comunicação en-tre órgãos, agências, fi liais ou representantes seus ou de outras instituições, de acordo com os recursos disponíveis e em conformidade com as condições estabelecidas em contrato no que diz respeito aos horários de coleta e entrega. O serviço contempla a remessa e o rece-bimento de malotes de todos os núcleos estaduais, Departamento de Informática do SUS (DATASUS/RJ), Centro de Microfi lmagem de Documentos (CMD/RJ), Instituto Evandro Chagas (IEC/PA), Centro Nacional e Primatas (CENP/PA), Centro de Referência Hélio Fraga/RJ e Centro Nacional de Armazenagem e Distribuição de Insumos (Cenadi).

2.1.2.4.1 Remessa de malotes

Área Demandante

a) identifi ca demanda de remessa de documentos por malote da área;

b) envia à área de apoio de correios, Disad, os documentos para remessa devidamente endereçados e identifi cados via Sipar ou outra forma de identifi cação.



b) verifi ca condições de peso, identifi cação de remetente e os dados do documento, conforme solicitação;

c) assina recebimento da solicitação na guia do Sipar ou outra guia de encaminhamento;

d) preenche “Guia de Remessa de Documentos e Processos” (GRDP) – Anexo F por esta-do de destino:

• preenche o campo “número” com a numeração seqüencial diária por estado;

• preenche os campos: “órgão remetente, número do doc. ou processo e órgão des-tinatário”, conforme demanda, até no máximo 20kg por malote;

• preenche o campo “data de emissão” com a data correspondente;

• preenche o campo “emitido por” com a assinatura do técnico responsável.

e) insere documentação no malote correspondente por estado até o máximo de 20Kg;

22

f) lacra malote e confi rma visor com os dados do destinatário;

g) preenche o formulário “controle de remessa de malote” – Anexo G:

• preenche os campos “origem, peso(kg) e n.º do malote” conforme solicitação;

• preenche o campo “data” com a data correspondente;

• preenche o campo “assinatura do servidor” com a assinatura do técnico responsável;

• preenche o campo “observação,” se houver.

h) separa malotes para coleta dos correios;

i) assina guia de recolhimento fornecida pelo representante dos correios e retém uma cópia;

j) faz controle das remessas executadas através do arquivamento das GRDP’s em pas-tas por estado diariamente;

k) arquiva GRDP’s por um período de dois anos e posteriormente envia para o arquivo central do Ministério.

Correios

a) recebe o controle de remessa de malote com documentação para envio;

b) processa o envio.

2.1.2.4.2 Chegada de malotes

Área demandante

a) envia malote com documentação de seu estado;

b) confi rma recebimento.


a) recebe malotes enviados;

b) confere malotes listados na guia dos correios;

c) assina recebimento na guia dos correios;

d) preenche o formulário “controle de chegada de malotes” – Anexo H:

• preenche os campos “origem, peso (kg) e n.º do malote” conforme listagem na guia dos correios;

• preenche o campo “data” com a data correspondente;

• preenche o campo “assinatura do servidor” com a assinatura do técnico responsável;

• preenche o campo “observação,” se houver.

e) abre malote;

23

f) prepara documentação para triagem;

g) encaminha documentação para expedição;

h) prepara malote vazio para nova remessa.

Correios

a) entrega malotes com a respectiva listagem dos mesmos na guia dos correios;

b) coleta assinatura de recebimento do responsável técnico na guia dos correios.

2.1.2.5 Rotina de procedimentos para os serviços de postagem de encomendas – PAC

Esse serviço é fornecido a todas as áreas do Ministério da Saúde e órgãos colegiados os quais possuem permissão para utilização do contrato de serviço por meio de subcontratos administrativos designados nos respectivos cartões de correios de suas unidades. A presta-ção do serviço consiste no recebimento e/ou na coleta, transporte e entrega em todo o terri-tório nacional, de remessas não expressas, em forma de pacotes de até 30Kg, contendo mer-cadorias com ou sem valor mercantil, de acordo com as características, áreas de postagem e entrega, prazos e preços regidos em contrato.

Área demandante

a) identifi ca demanda de remessa de documentos por PAC da área;

b) envia a área de apoio de correios Disad os documentos para remessa devidamente endereçados e identifi cados com a chancela padrão juntamente com o formulário “Lista de Postagem de Encomendas (PAC)” – Anexo I preenchida e assinada em qua-tro vias.


a) recebe solicitação da área demandante através de Lista de Postagem PAC devida-mente preenchida;

b) verifi ca condições de peso, identifi cação de remetente, chancela padrão e etiqueta de identifi cação do serviço no documento conforme descrito em contrato;

c) confere lista de postagem de encomendas (PAC):

• do cabeçalho do formulário PAC com os dados do contrato;

• confere os campos do destinatário conforme a demanda

•“código do objeto”,”código do serviço” e “código da unidade” conforme solicitação.

d) assina recebimento na 1.ª via do formulário;

e) pesa documento conforme demanda (de um a 30Kg);

f) verifi ca valor da pesagem conforme tabela de preços fornecida pelos correios – Anexo U conforme demanda;

24

g) preenche lista de postagem de encomendas – PAC:• preenche os campos “peso” e “valor da embalagem” conforme faixa de peso iden-

tifi cada na demanda;

• preenche o campo “valor total a pagar” conforme demanda;

• preenche o campo “assinatura e carimbo” com a assinatura do técnico responsável.

h) separa documentos para coleta dos correios;

i) entrega documentos para os correios e coleta assinatura de recebimento em uma via do formulário PAC;

j) arquiva formulário PAC;

k) preenche diariamente planilha de controle de envio de documentos via PAC;

l) faz controle mensal do fl uxo de remessas de documento via PAC por unidade de-mandante.

Correios

a) coleta diariamente documentos postados via PAC;

b) assina recebimento de documentos no formulário PAC;

c) processa o envio dos documentos;

d) emite e envia fatura e o relatório de detalhes de faturamento à Disad/Coapo.

Chefi a da Disad




2.1.2.6 Rotina de procedimentos para os serviços de postagem registrada

Esse serviço é fornecido a todas as áreas do Ministério da Saúde e órgãos colegiados os quais possuem permissão para utilização do contrato de serviço através de subcontratos administrativos designados nos respectivos cartões de correios de suas unidades, sendo que existem três opções para entrega: normal, com aviso de recebimento (AR) e internacional.

Área demandante

a) identifi ca demanda de remessa de documentos registrados da área;

b) envia à área de apoio de correios, Disad, os documentos para remessa devidamente endereçados e identifi cados com a chancela padrão juntamente com o formulário “Lista de Postagem - Registrados” – Anexo J preenchida e assinada em quatro vias.

25


a) recebe solicitação da área demandante por meio da lista de postagem e registrados devidamente preenchida;


c) confere a lista de postagem – registrados:

• confere os campos do cabeçalho com os dados do contrato;

• confere os campos do destinatário conforme a demanda;

• confere o campo relacionado ao número do contrato da área demandante;

• confere o campo “código do serviço” conforme a demanda, se normal: 10014 – 04, se COM AR: 10014 – 01 ou se internacional: 45039 – 04;

• confere o campo “n.º registro” conforme demanda;

• confere assinatura do solicitante no campo “responsável/cliente”;

d) assina recebimento na 1.ª via da lista de postagem – registrados;

e) pesa documento conforme demanda (de um a 500g);

f) verifi ca valor da pesagem conforme tabela de preços fornecida pelos correios – Anexo V conforme demanda;

g) preenche lista de postagem – registrados:

• preenche o campo “n.º da lista/ano” com numeração seqüencial diária;

• preenche o campo “data de postagem” conforme a demanda;

• preenche os campos “preço unitário”, “quantidade” e “valor” conforme faixa de peso identifi cada na demanda;

• preenche o campo “responsável/ECT” com a assinatura do técnico responsável.


i) entrega documentos para os correios e coleta assinatura de recebimento em uma via da lista de postagem – registrados;

j) arquiva lista de postagem – registrados;

k) preenche diariamente planilha de controle de envio de documentos via registrados;

l) faz controle mensal do fl uxo de remessas de documento via registrados por unidade demandante.

Correios

a) coleta diariamente documentos postados via registrados;

26

b) assina recebimento de documentos na lista de postagem – registrados;



Chefi a da Disad




2.1.2.7 Rotina de procedimentos para os serviços de postagem por Sedex

Esse serviço compreende o recebimento em agências e/ou coleta, transporte e entrega de encomendas, correspondências e documentos urgentes, em âmbito nacional, oferecido em várias modalidades, bem como a venda de produtos postais relativos às embalagens das encomendas. A prestação desse serviço é fornecida a todas as áreas do Ministério da Saúde e órgãos colegiados os quais possuem permissão para utilização do contrato de serviço por meio de subcontratos administrativos designados nos respectivos cartões de correios de suas unidades, sendo que as modalidades de entrega utilizadas para este serviço constantes em contrato são: Sedex normal, Sedex 10 e Sedex internacional.

2.1.2.7.1 Sedex normal e Sedex 10

Área demandante

a) identifi ca demanda de remessa de documentos por sedex da área;

b) envia à área de apoio de correios, Disad, os documentos para remessa devidamente endereçados e identifi cados com a chancela padrão juntamente com o formulário “lista de postagem sedex” – Anexo K preenchida e assinada em três vias.


a) recebe solicitação da área demandante através da lista de postagem Sedex devida-mente preenchida;


c) confere Lista de Postagem – Sedex:

• confere os campos do cabeçalho com os dados do contrato;

• confere os campos do destinatário conforme a demanda;

• confere os campos”código do serviço” e “código da unidade” conforme solicitação;

• confere o campo “código do objeto” conforme solicitação para sedex normal ou sedex 10, de acordo com a etiqueta fi xada no documento.

27

d) assina recebimento na cópia da 1.ª via da lista de postagem – Sedex;

e) pesa documento conforme demanda (de 1g a 30Kg);

f) verifi ca valor da pesagem conforme tabela de preços fornecida pelos correios – Anexo W conforme demanda;

g) preenche a lista de postagem – Sedex:

• preenche o campo “peso tarifado” e “valor da embalagem” conforme faixa de peso identifi cada na demanda;

• preenche o campo “carimbo e assinatura/matrícula” com a assinatura do técnico responsável.


i) entrega documentos para os correios e coleta assinatura de recebimento na 1.ª via da Lista de Postagem Sedex e retém a 2.ª via;

j) arquiva 2.ª via da lista de postagem sedex;

k) preenche diariamente planilha de controle de envio de documentos via Sedex;

l) faz controle mensal do fl uxo de remessas de documento via sedex por unidade de-mandante.

Correios

a) coleta diariamente documentos postados via Sedex;

b) assina recebimento de documentos na lista de postagem – Sedex;



Chefi a Disad




2.1.2.7.2 Sedex internacional

Área demandante

a) identifi ca demanda de remessa de documentos por sedex da área;

b) envia à área de apoio de correios, Disad, os documentos para remessa devidamente endereçados e identifi cados com a chancela padrão juntamente com o formulário “lista de postagem sedex” – Anexo K preenchida e assinada em três vias;

28

c) encaminha pessoalmente remessa de documentos à agência central dos correios conforme direcionamento da área de apoio de correios – Disad.


a) recebe solicitação da área demandante por meio da lista de postagem Sedex devida-mente preenchida;


c) confere lista de postagem – Sedex:

• confere os campos do cabeçalho com os dados do contrato;• confere os campos do destinatário conforme a demanda;• confere os campos “código administrativo” e “código da unidade” conforme solicitação;• confere o campo “código do objeto” conforme solicitação para Sedex internacional.

d) fornece cartão de postagem com código do contrato administrativo;

• preenche formulário “controle de entrega de cartão para postagem de Sedex inter-nacional” – Anexo L:

– preenche o campo “unidade administrativa” com o código administrativo da unidade e sua sigla conforme demanda;

– preenche os campos “ramal” e “nome legível do servidor” conforme demanda;

– preenche os campos “data”, “horário de entrega” e “horário de devolução” con-forme horário de postagem;

– coleta assinatura do solicitante.

e) preenche diariamente planilha de controle de envio de documentos via sedex inter-nacional;

f) faz controle mensal do fl uxo de remessas de documento via sedex internacional por unidade demandante.

Correios

a) recebe documentos postados via sedex internacional;

b) assina recebimento de documentos na lista de postagem – Sedex;



Chefi a da Disad




30

2.1.2.8 Rotina de procedimentos para os serviços de recebimento e triagem de documentos e encomendas

Esse serviço é realizado pela área técnica especializada da Coapo e consiste no recebi-mento e na triagem de toda documentação e encomendas entrantes do Ministério da Saú-de, bem como a operacionalização de sua entrega aos respectivos destinatários. Estes pro-cedimentos contemplam a expedição dos principais serviços postais descritos no contrato administrativo.

2.1.2.8.1 Diário Ofi cial da União – DOU e Diário de Justiça – DJ


a) recebe DOU’s e DJ’s encaminhados pela Imprensa Nacional na quantidade contrata-da pelo Ministério da Saúde;

b) organiza DOU’s nos escaninhos das áreas do Ministério da Saúde;

c) organiza DJ’s no escaninho da consultoria jurídica do Ministério da Saúde;

d) monitora coleta dos DOU’s e DJ’s pelo representante das áreas requisitantes confor-me a demanda.

2.1.2.8.2 Mala ofi cial


a) recebe diariamente pelos correios os documentos encaminhados de outros ministé-rios, via mala ofi cial;

b) assina recebimento na lista de remessa de documentos fornecida pelos correios;

c) organiza documentos recebidos nos escaninhos das áreas do Ministério da Saúde, conforme destino;

d) anota número do documento recebido na pasta da respectiva área conforme identi-fi cação;

e) monitora coleta dos documentos pelo representante das áreas requisitantes confor-me a demanda.

Correios

a) coleta diariamente os malotes com documentação nos ministérios e outros órgãos do Governo Federal que utilizam este serviço;

b) faz triagem da documentação;

c) entrega documentação destinada ao Ministério da Saúde;

d) coleta assinatura do técnico responsável Disad pelo recebimento na lista de remessa de documentos.

31

2.1.2.8.3 Correspondências agrupadas – Serca


a) recebe documentos encaminhados pela área de malotes, enviados pelos núcleos es-taduais e órgãos colegiados credenciados para utilização deste serviço;

b) faz a triagem da documentação;

c) organiza as Guias de Remessa de Documentos e Processos (GRDP), anexas à documentação;

d) assina e carimba as respectivas guias;

e) devolve as GRDP a área de malotes;

f) organiza documentos recebidos nos escaninhos das áreas do Ministério da Saúde, conforme destino;

g) anota número do documento recebido na pasta da respectiva área conforme identi-fi cação;

h) monitora coleta dos documentos pelo representante das áreas requisitantes confor-me a demanda.

2.1.2.8.4 Sedex e registrados


a) recebe diariamente pelos correios documentação encaminhada ao Ministério da Saúde;

b) assina em duas vias o recebimento na lista de objetos entregues fornecida pelos cor-reios, e retém uma via (exceto para Sedex 10 e encomendas entregues em caixas, onde não há retenção de nenhuma via);

c) faz a triagem da documentação;

d) organiza documentos recebidos nos escaninhos das áreas do Ministério da Saúde, conforme destino;

e) anota número do documento recebido na pasta da respectiva área conforme identi-fi cação;

f) monitora coleta dos documentos pelo representante das áreas requisitantes confor-me a demanda.

Correios

a) entrega documentação destinada ao Ministério da Saúde;

b) coleta assinatura do técnico responsável Disad pelo recebimento na lista de remessa de documentos.

32

2.1.2.8.5 Correspondências simples


a) recebe diariamente pelos correios documentação encaminhada ao Ministério da Saúde;

b) assina recebimento;





Correios

a) entrega documentação destinada ao Ministério da Saúde;

b) coleta assinatura do técnico responsável da Disad pelo recebimento na lista de re-messa de documentos.

2.1.2.8.6 Documentação expressa de outros órgãos do Governo Federal


a) recebe diariamente pelos correios documentação encaminhada ao Ministério da Saúde de outros órgãos do Governo Federal entregue por funcionário devidamente credenciado;

b) assina recebimento;





2.1.2.8.7 Expedição de documentos via motobói

Área Técnica da Disad

a) recebe diariamente documentos enviados pelos núcleos estaduais ou órgãos cole-giados externos ao Ministério da Saúde e encaminhados para outros ministérios ou outros órgãos do Governo Federal;

33

b) faz a triagem da documentação;

c) organiza separadamente a documentação para expedição;

d) solicita serviço de motobói;

e) entrega documentação separada ao motobói para encaminhamento a área destina-tária;

f) orienta motobói quanto à entrega da documentação no que se refere ao local do destinatário.

2.1.2.9 Telegrama via internet

Esse serviço é de captação de telegramas via internet, que compreende o envio de mensa-gens destinadas ao território nacional e a países com os quais o serviço está habilitado. Nesse serviço são permitidos ainda os seguintes adicionais: confi rmação e entrega, cópia impressa do telegrama e telegrama pré-datado. O serviço assume características de correspondência quando, após a captação e o envio da mensagem pela internet, os correios fazem a impressão e envelopamento da mesma, sendo possível sua entrega no âmbito nacional e internacional.

Área demandante

a) identifi ca necessidade de utilização do serviço;

b) solicita, via memorando, devidamente cadastrado no Sipar, à Coapo a disponibilida-de para acesso ao serviço.


a) recebe solicitação via Sipar;

b) encaminha solicitação para despacho do coordenador da Coapo.


a) recebe solicitação;

b) autoriza solicitação;

c) encaminha a chefi a da Disad para providências.

Chefi a da Disad

a) solicita visita do consultor dos correios;

b) solicita ao consultor disponibilidade para utilização do serviço;

c) solicita instalação do programa que permite o uso do serviço nas estações de traba-lho do solicitante;

d) recebe fatura dos correios;

e) confere valores da fatura;

f) envia a Copef para pagamento.

34

Correios

a) recebe solicitação do serviço por intermédio de visita de consultor;

b) faz instalação do programa para utilização do serviço;

c) ministra treinamento aos usuários da área demandante;

d) emite e envia fatura referente ao serviço.

2.1.3 Transporte de material, cargas e encomendas pela empresa contratada

Esse tipo de transporte contempla a prestação de serviço de logística e distribuição de car-gas e encomendas, estipulada em contrato administrativo celebrado entre as partes e que está em vigor, onde o mesmo caracteriza o transporte de cargas, incluindo medicamentos e correlatos, aparelhos médicos, impressos diversos, mobiliário, equipamentos e suprimentos de informática, fi tas de vídeo, materiais de expediente, entre outros, bem como a respon-sabilidade pelo serviço de redespacho, o seguro das cargas a serem transportadas, toda a logística de entrega, embalagem, desembalagem, montagem, desmontagem, carga, descar-ga e arrumação geral para o transporte, por vias terrestres e aéreas, em âmbito nacional e internacional, respeitando os prazos de entrega constantes no referido contrato para os dois tipos de transporte, a fi m de atender as diversas unidades do Ministério da Saúde.

2.1.3.1 Rotina de procedimentos para transporte de cargas e encomendas via terrestre

Esse serviço compreende a coleta, o transporte e a entrega de cargas e encomendas por via rodoviária, provindas e destinadas a todas as unidades da federação, capital e municípios.

Área demandante.

a) identifi ca necessidade de transporte;

b) separa carga para transporte;

c) encaminha carga à Coapo ou informa local para coleta;

d) solicita à Coapo, via memorando, serviço de logística e distribuição do material com justifi cativa para o pedido e projeção exata da data de entrega.


a) recebe solicitação, via memorando devidamente registrado no Sistema de Protocolo e Arquivo (Sipar), do Ministério da Saúde;

b) encaminha solicitação para Diseg para avaliação da viabilidade do pedido.



b) autoriza solicitação e devolve a Diseg para providências.

35


a) recebe solicitação, com documentação física e tramitada no Sipar, verifi ca viabilida-de e analisa se os dados requeridos para envio estão completos;

b) encaminha para despacho do coordenador ou devolve a área solicitante à documen-tação física tramitada no Sipar, quando não justifi cado ou inviável no que se refere ao prazo de entrega;

c) recebe despacho com autorização do coordenador;

d) prepara Requisição de Transporte (RT) – Anexo B:



• preenche a tela “registro de transporte”:

– preenche “dados do requisitante” na tela “registro de transporte” conforme de-manda:

- preenche os campos “Tipo Doc”, “Nr. Doc”, “Data Doc”, “Órgão” e “Nr. Sipar”.

– preenche “dados do objeto” na tela “registro de transporte” conforme demanda:

- preenche os campos “Tipo Objeto”, “Quantidade”, “Peso”, “Volume m³” e “Tipo Transporte”;

- preenche os campos “conteúdo”, “Procedência” e “Destino”, conforme es-pecifi cações da demanda.

– seleciona “salvar”.







e) imprime Requisição de Transporte (RT):




• seleciona “arquivo” na barra padrão e clica em “imprimir”.

36

f) coleta assinatura do gestor do contrato com a transportadora na RT;

g) faz uma cópia da RT e da documentação referente à solicitação para arquivamento setorial;

h) efetua o encaminhamento da RT e documentação originais a transportadora para posterior coleta do material;

i) monitora junto à transportadora o processo de envio;

j) recebe fatura e relatório de confi rmação de entrega do material ou carga;

k) confere dados da fatura:









l) confere dados do destinatário no relatório de confi rmação de entrega conforme a demanda, e verifi ca a existência de assinatura e identifi cação do recebedor do mate-rial ou carga;

m) encaminha documentação original referente à solicitação em anexo com a fatura e o relatório de confi rmação de entrega do material ou carga ao gestor do contrato para análise e respectivo atesto.

Empresa contratada


b) coleta a carga a ser transportada conforme a demanda;

c) emite e envia fatura e o relatório de confi rmação de entrega do material ou carga à Diseg/Coapo.

Gestor do contrato:

a) Assina RT para encaminhamento da solicitação de transporte à empresa;

37


c) confere os valores descritos na fatura se estão de acordo com os valores pactuados em contrato;



f) encaminha documentação original referente à solicitação em anexo com a fatura, devidamente atestada, e o relatório de confi rmação de entrega de material ou carga à Copef para pagamento, devidamente tramitada no Sipar.

2.1.3.2 Rotina de procedimentos para transporte de cargas e encomendas via aérea

Este serviço compreende a coleta, transporte e entrega de cargas e encomendas por via aérea, provindas e destinadas a todas as unidades da federação, capital e municípios, e para o exterior.

Área demandante

a) identifi ca necessidade de transporte;

b) separa carga para transporte;

c) encaminha carga à Coapo ou informa local para coleta;

d) solicita a Coapo, via memorando registrado no Sipar, serviço de logística e distribuição do material com justifi cativa para o pedido e a projeção exata da data de entrega.


a) recebe solicitação, via memorando devidamente registrado no Sistema de Protocolo e Arquivo (Sipar), do Ministério da Saúde;

b) encaminha solicitação para Diseg, devidamente tramitada no Sipar, para avaliação da viabilidade do pedido.



b) autoriza solicitação e devolve à Diseg para providências.


a) recebe solicitação, com a documentação física e tramitada no Sipar, verifi ca viabili-dade e analisa se os dados requeridos para envio estão completos;

b) encaminha para despacho do coordenador ou devolve a área solicitante a docu-mentação física tramitada no Sipar, quando não justifi cado ou inviável no que se refere ao prazo de entrega;

38

c) recebe despacho com autorização do coordenador;

d) prepara Requisição de Transporte (RT) Anexo B:



• preenche a tela “registro de transporte”:

– preenche “dados do requisitante” na tela “registro de transporte” conforme deman-da:

– preenche os campos “Tipo Doc”, “Nr. Doc”, “Data Doc”, “Órgão” e “Nr. Sipar;”

– preenche “dados do objeto” na tela “registro de transporte” conforme demanda:

– preenche os campos “Tipo Objeto”, “Quantidade”, “Peso”, “Volume m³” e “Tipo Trans-porte”;

– preenche os campos “conteúdo”, “Procedência” e “Destino”, conforme especifi -cações da demanda;

– seleciona “salvar”.







e) imprime Requisição de Transporte (RT):




• seleciona “arquivo”na barra padrão e clica em “imprimir”.

f) coleta assinatura do gestor do contrato com a transportadora na RT;

g) faz uma cópia da RT e da documentação referente à solicitação;

h) solicita à transportadora a coleta da RT;

i) monitora junto à transportadora o processo de envio;

39

j) recebe fatura e relatório de confi rmação de entrega do material ou carga;

k) confere dados da fatura:

• entra no sistema de Registro de Transporte de Cargas, disponível em um dos servi-dores de rede do DATASUS, com acesso nos equipamentos: COAPO002, COAPOJOR; SEDEA073907 e SEDEA064057, na Diseg;








l) confere dados do destinatário no relatório de confi rmação de entrega conforme a demanda, e verifi ca a existência de assinatura e identifi cação do recebedor do mate-rial ou carga;

m) encaminha documentação original referente à solicitação em anexo com a fatura e o relatório de confi rmação de entrega do material ou carga ao gestor do contrato para análise e respectivo atesto.

Empresa contratada


b) coleta a carga a ser transportada conforme a demanda;

c) emite e envia fatura e o relatório de confi rmação de entrega do material ou carga à Diseg/Coapo.

Gestor do contrato

a) assina RT para encaminhamento da solicitação de transporte à empresa;


c) confere os valores descritos na fatura se estão de acordo com os valores pactuados em contrato;



40

f) encaminha documentação original referente à solicitação em anexo com a fatura, devidamente atestada, e o relatório de confi rmação de entrega de material ou carga à Copef para pagamento, devidamente tramitada no Sipar.

2.1.4 Transporte de mudanças dos servidores do Ministério da SaúdeEste tipo de transporte contempla a prestação de serviço de mudanças dos servidores do

Ministério da Saúde, quando removidos, nomeados ou exonerados de cargos comissionados, estipulada em contrato administrativo celebrado entre as partes e que está em vigor, onde o mesmo caracteriza o transporte rodoviário local e interestadual em todo o território na-cional em veículo apropriado, incluindo a embalagem, retirada, transporte, entrega e mon-tagem dos bens de propriedade dos servidores. As condições de prazo máximo de entrega, seguro, indenizações, metragem cúbica e preço também estão regidas no referido contrato.

Área demandante

a) identifi ca a necessidade de mudança;

b) solicita à coordenação geral de recursos humanos abertura de processo para trans-porte de mobiliário.

Coordenação-Geral de Recursos Humanos

a) recebe solicitação de mudança do interessado;

b) autua processo com documentação necessária do interessado;

c) emite parecer com relação ao encaminhamento do processo de mudança do servidor;

d) encaminha processo, devidamente tramitado no Sipar, a CGRL para despacho do coordenador-geral.

Coordenador da CGRL

a) recebe processo fi sicamente e tramitado no Sipar para análise da documentação;

b) autoriza e encaminha processo físico e tramitado no Sipar à Coapo para providências.


a) recebe processo, devidamente registrado no Sistema de Protocolo e Arquivo (sipar), do Ministério da Saúde;

b) encaminha processo físico para a área técnica responsável da Diseg, devidamente tramitado no Sipar para providências.


a) recebe processo com documentação referente à solicitação;

b) confere documentação do processo referente à solicitação do interessado:

• confere dados do interessado, bem como de seus dependentes, se houver;

41

• confere as condições de metragem cúbica baseada na descrição dos dependentes, conforme Lei n.º 8.112/90 e Decretos n.º 4.004 e 4063/2001.

c) faz contato com o interessado para verifi car a projeção exata da data prevista para a mudança;

d) confere se a data prevista está dentro do ano em exercício no qual foi feita a solicitação;

e) prepara a “ordem de serviço” – Anexo M:

• preenche o número da ordem de serviço conforme ordem cronológica de chegada;

• preenche os campos “Ref.” e “Ass.”, com o número e assunto referente ao processo respectivamente;

• preenche os campos “nome”, “direito do servidor” e “valor estimado dos bens” com o nome do interessado, a metragem cúbica que o mesmo tem direito conforme a lei e o valor estimado dos bens do interessado em reais (R$) conforme a demanda e baseado no contrato, respectivamente;

• preenche os campos “procedência” e “destino” conforme a demanda;

• assina ordem de serviço.

f) encaminha ordem de serviço com os dados para mudança à empresa contratada;

g) monitora o processo de transporte da mudança junto à empresa contratada;

h) recebe fatura emitida pela empresa contratada juntamente com o inventário de bens do interessado;

i) confere dados do destinatário no recibo juntamente com o inventário de bens do in-teressado conforme a demanda, e verifi ca a existência de assinatura e identifi cação do recebedor da mudança;

j) confere os dados da fatura;

k) encaminha processo original referente à solicitação em anexo com a fatura e o in-ventário e bens do interessado para análise e respectivo atesto;

l) faz controle permanente em planilha excel das despesas com mudanças de servido-res do Ministério da Saúde, listando o número do processo, nome do servidor, desti-no, metragem cúbica, distância percorrida em Km, valor segurado, número e valor da fatura e data, conforme a demanda de processos de solicitação.

Empresa Contratada

a) recebe ordem de serviço referente à respectiva mudança;

b) coleta os bens do benefi ciado conforme descrito na ordem de serviço;

c) entrega a mudança no local determinado e coleta assinatura do responsável pelo recebimento no recibo de entrega;

42

d) emite e envia a fatura juntamente com o inventário de bens do benefi ciado e recibo de entrega devidamente atestado pelo interessado.

Gestor do contrato

a) recebe processo referente à solicitação juntamente com a fatura e o inventário de bens do interessado;

b) confere os valores descritos na fatura se estão de acordo com os valores pactuados em contrato;


d) verifi ca os dados de registro da fatura no que se refere à data limite para sua emis-são, forma de pagamento e tipo de transporte;

e) encaminha processo original referente à solicitação em anexo com a fatura, devi-damente atestada, e o inventário de bens do interessado à Copef para pagamento, devidamente tramitada no Sipar.

2.1.5 Transporte de pessoas, documentos e pequenas cargasEste tipo de transporte contempla a prestação de serviço de locomoção em veículos de

pequeno, médio e grande porte para o Ministério da Saúde e órgãos vinculados, sendo esses veículos ofi ciais de propriedade da União, ou veículos terceirizados, cuja forma de utilização está estipulada em contrato administrativo celebrado entre as partes, onde o mesmo carac-teriza os serviços continuados de transporte terrestre de pessoas, de documentos e de pe-quenas cargas em veículos, acima descritos, com motorista, combustível e seguro total, sem franquia, para atender as demandas da contratante em Brasília, Rio de Janeiro e São Paulo.

2.1.5.1 Rotina de procedimentos para o transporte utilizando veículos terceirizados

Este tipo de transporte caracteriza-se pela utilização de veículos terceirizados de proprie-dade da empresa privada, conforme objeto e condições regidas em contrato administrativo.

Estes veículos são distribuídos em categorias conforme o porte do mesmo para efeito de custo descrito no referido contrato. As categorias são dispostas da seguinte forma: Ca-tegoria I – veículo popular, quatro portas, com capacidade para cinco pessoas incluindo o motorista, utilizado no transporte de servidores; Categoria II – veículo tipo sedan, quatro portas, com ar-condicionado, capacidade para cinco pessoas, incluindo motorista, utilizado no transporte de autoridades e servidores; Categoria III – veículo tipo utilitário, para trans-porte de pessoas e materiais, com capacidade para até nove pessoas incluindo o motorista, utilizado no transporte de servidores e pequenas cargas; Categoria IV – veículo tipo execu-tivo, quatro portas, rádio, ar-condicionado, trava e vidro elétricos, capacidade para cinco pessoas incluindo o motorista, utilizado no transporte de autoridades em caráter eventual, quando demandado, na forma de locação por diárias, nos estados do Rio de Janeiro e São Paulo; Categoria V – veículo tipo Van, com ar-condicionado, para transporte de comitivas, com capacidade para 14 pessoas incluindo o motorista, a ser utilizado em caráter eventual, quando demandado; Categoria VI – veículo tipo ônibus para o transporte de servidores, com

43

capacidade para 35 pessoas incluindo o motorista, com ar-condicionado, a ser utilizado em caráter eventual, quando demandado.

2.1.5.1.1 Transporte de servidores e pequenas cargas

Este tipo de serviço é prestado no transporte de servidores e pequenas cargas do Ministé-rio da Saúde utilizando geralmente veículos das categorias I e III.

Área demandante

a) identifi ca necessidade de utilização de veículo;

b) solicita veículo pelo Sistema Integrado de Atendimento ao Usuário (SAU), através de usuário devidamente cadastrado, conforme necessidade, detalhando a fi nalidade do transporte, bem como o trecho a ser percorrido, em estrita observância ao inte-resse público.

Área administrativa – setor de transporte

a) preenche diariamente o formulário “controle diário de veículo terceirizado” – Anexo N, para cada veículo utilizado:

• preenche o campo “data”;

• preenche os campos “veículo/tipo” e “placa”;

• preenche o campo “nome do motorista”.

b) preenche “voucher da empresa contratada” – Anexo O, para autorização de saída, com os dados do respectivo veículo;

c) anexa o “voucher da empresa contratada” – Anexo O ao formulário “controle diário de veículo terceirizado”, Anexo N referente ao veículo correspondente;

d) coleta assinatura do chefe do setor de transporte no “voucher da empresa contrata-da” – Anexo O, para autorização de saída;

e) entrega o “voucher da empresa contratada” – Anexo O e o formulário “controle diá-rio de veículo terceirizado”, Anexo N preenchidos para o motorista, com as chaves e o documento do respectivo veículo;

f) agenda solicitação de transporte por meio do contato telefônico da área demandan-te informando a solicitação no sistema SAU e solicitando a sua impressão e progra-mação de veículo;

g) acessa o Sistema Integrado de Atendimento ao Usuário (SAU):

• acessa a pasta com o sistema na intranet do Ministério da Saúde;

• preenche os campos “usuário” e “senha”;

• seleciona o item “transporte”;

• seleciona “solicitação de transporte”;

44

• seleciona “demandas”;

• identifi ca solicitação da área demandante conforme contato telefônico;

• seleciona a solicitação de transporte;

• verifi ca os dados da solicitação:

– confere o campo “número”;

– confere o campo “data”;

– confere o campo “destino”;

– confere o campo “serviço” identifi cando o motivo, a justifi cativa e os nomes dos usuários do transporte.

• imprime solicitação de transporte.

h) encaminha para área de despacho de veículos;

i) efetua agendamento do veículo conforme disponibilidade;

j) seleciona veículo disponível na fi la de serviços;

k) entrega solicitação impressa ao motorista responsável pelo respectivo veículo;

l) despacha motorista com o respectivo veículo para execução do transporte, desde que não se caracterize deslocamento proibido pela IN/MARE N.º 9/94;

m) monitora execução do transporte;

n) coleta diariamente, ao fi nal do expediente, o formulário “controle diário de veículo terceirizado” – Anexo N juntamente com todas as solicitações impressas por veículo utilizado para controle e arquivamento:

• coleta assinatura do chefe do setor de transporte no “voucher da empresa contra-tada” – Anexo O, correspondente para autorização de chegada;

• coleta assinatura do motorista no “voucher da empresa contratada”;

• confere o preenchimento dos campos “saída”, “chegada”, “trecho/destino”, “nome do usuário”, “assinatura do usuário” e “km percorrida”, no formulário “controle diário de veículo terceirizado” – Anexo N;

• coleta assinatura do motorista no formulário “controle diário de veículo terceiriza-do” – Anexo N, no campo “assinatura do motorista”;

• coleta assinatura de recebimento do chefe do setor no campo “chefe do serviço de ADM. de transporte”.

o) coleta chaves e documento do veículo e recolhe o mesmo para garagem;

p) efetua o fechamento diário de solicitações no sistema integrado de atendimento ao usuário:

45

• recebe formulário preenchido com as solicitações impressas anexadas;

• verifi ca data, horário e dados do solicitante;





• acessa solicitação conforme o número;

• seleciona o período para fechamento;

• preenche dados de atendimento no sistema (veículo, hodômetro, hora de chega-da, hora de saída, motorista);

• seleciona “procura”;

• seleciona “empresa contratada”;

• seleciona “gravar”;

q) faz controle mensal das solicitações de transporte:

• confere os trechos percorridos com as quilometragens descritas em cada formulá-rio “controle diário de veículo terceirizado” – Anexo N;

• verifi ca somatória das quilometragens percorridas em cada formulário e confi rma com a quilometragem descrita no “voucher da empresa contratada” – Anexo O;

• preenche planilha de controle de veículo terceirizado, disponível no servidor de rede da Coapo, por meio do caminho:< \\coaposrv\Transporte\Veiculo terceiriza-do>, com os dados do veículo utilizado e do motorista respectivamente conforme categoria:

– insere dados de quilometragem percorrida por veículo no respectivo mês;

– insere valor em real do quilômetro rodado associado ao veículo conforme des-crito em contrato;

– identifi ca os valores gastos em real com cada veículo conforme a quilometra-gem percorrida.

r) providencia o arquivamento diário, por motorista, das solicitações de transporte fei-tas no SAU utilizando veículo terceirizado por um período de cinco anos;

s) mantém atualizada planilha de controle disponível no sistema de controle de con-tratos da Coapo, disponível no endereço <http://coaposrv.>;

t) recebe fatura mensal juntamente com a planilha de controle de utilização dos veí-culos da empresa;

46

u) confere dados da planilha de controle do setor de transporte com os dados da plani-lha de controle da empresa contratada no que se refere a valores em real para paga-mento;

v) encaminha a fatura, a planilha de controle da empresa e a planilha de controle do setor de transporte ao gestor do contrato para análise e respectivo atesto.

Gestor do contrato

a) recebe documentação referente ao pagamento juntamente com a fatura e as plani-lhas de controle de utilização dos veículos, da empresa e do setor de transporte;

b) confere os valores descritos na fatura se estão de acordo com os valores pactuados em contrato;


d) verifi ca os dados de registro da fatura no que se refere à data limite para sua emis-são, forma de pagamento e tipo de transporte;

e) encaminha documentação original referente ao pagamento em anexo com a fatura, devidamente atestada, e as planilhas de controle de utilização dos veículos à Copef para pagamento, devidamente tramitada no Sipar.

f) propõe abertura de processo de sindicância caso constate a utilização do veículo na execução de transporte proibido pela IN/MARE N.º 09/94.

Empresa Contratada

a) recebe solicitação do chefe do setor de transporte;

b) disponibiliza veículo para o serviço de transporte solicitado;

c) executa o transporte promovendo as anotações na planilha “Controle Diário de Veí-culo Terceirizado” – Anexo N, sendo de sua inteira responsabilidade o preenchimen-to de todos os campos, inclusive a cobrança da assinatura do usuário, sob pena do Ministério não assumir a despesa;

d) emite fatura refente ao serviço baseado na distância percorrida em KM, conforme contrato.

2.1.5.1.2 Transporte de autoridades em veículos à disposição

Este tipo de serviço é prestado no transporte de autoridades do Ministério da Saúde utili-zando geralmente veículos da categoria II.

Área demandante


b) solicita ao coordenador-geral da CGRL veículo para fi car à disposição da respectiva Unidade.

47

c) solicita diariamente via formolário “Solicitação de transporte – Anexo T, conforme a necessidade, veículo disponível na Unidade para transporte de autoridade.

Chefe do setor de transporte

a) recebe despacho do coordenador-geral da CGRL, por meio do coordenador da Coa-po, com autorização do serviço conforme disponibilidade;

b) seleciona veículo disponível na frota;

c) solicita diariamente via formulário “Solicitação de Transporte – Anexo T, conforme a necessidade, veículo disponível na Unidade para transporte de autoridade.

d) entrega ao motorista a chave e documento do veículo;

e) apresenta o motorista com o respectivo veículo à autoridade solicitante.

f) recebe e providencia o arquivamento diário, por motorista, das solicitações de trans-porte feitas nas Unidades utilizando veículo terceirizado à disposição por um perío-do mínimo de cinco anos;

Gestor do contrato – lotado na unidade demandante

a) preenche diariamente o formulário “controle diário de veículo terceirizado” – Anexo N, para o veículo utilizado, mediante observância das solicitações de transporte – Anexo T:




b) preenche “voucher da empresa contratada” – Anexo O de autorização de saída com os dados do respectivo veículo;

c) anexa “voucher da empresa contratada” – Anexo O ao formulário “controle diário de veículo terceirizado” – Anexo N, referente ao veículo correspondente;

d) assina “voucher da empresa contratada” – Anexo O para autorização de saída;

e) despacha motorista para execução do transporte, desde que não se caracterize des-locamento proibido pela IN/MARE N.º 09/94;

f) monitora execução do transporte propõe abertura de processo de sindicância caso constate a utilização do veículo na execução de transporte proibido pelo IN/MARE N.º 09/94.

g) coleta diariamente, ao fi nal do expediente, o formulário “controle diário de veículo terceirizado” – Anexo N, preenchido pelo motorista responsável:

• assina “voucher da empresa contratada” – Anexo O correspondente para autoriza-ção de chegada;

• coleta assinatura do motorista no “voucher da empresa contratada” – Anexo O;

48

• confere o preenchimento dos campos “saída”, “chegada”, “trecho/destino”, “nome do usuário”, “assinatura do usuário” e “km percorrida”, no formulário “controle diário de veículo terceirizado” – Anexo N;

• coleta assinatura do motorista no formulário “controle diário de veículo terceiriza-do” – Anexo N no campo “assinatura do motorista”.

h) coleta chaves e documento do veículo e recolhe o mesmo para garagem;

i) faz controle mensal das solicitações de transporte:

• confere os trechos percorridos em quilômetros descritos em cada formulário “con-trole diário de veículo terceirizado”;

• verifi ca somatória dos quilômetros percorridos em cada formulário e confi rma com a quilometragem descrita no voucher;

• preenche planilha de controle de veículo terceirizado – Anexo P, com os dados do veículo utilizado e do motorista respectivamente conforme categoria;

• confere dados da planilha de controle de veículo terceirizado com os dados da pla-nilha de controle da empresa contratada no que se refere a valores em real para pagamento.

j) recebe documentação referente ao pagamento juntamente com a fatura;

k) confere os valores descritos na fatura se estão de acordo com os valores pactuados em contrato;

l) verifi ca se houve repactuação de valores no referido contrato;

m) verifi ca os dados de registro da fatura no que se refere à data limite para sua emis-são, forma de pagamento e tipo de transporte;

n) encaminha documentação original referente ao pagamento em anexo com a fatura, devidamente atestada, e as planilhas de controle de utilização dos veículos à Copef para pagamento, devidamente tramitada no Sipar.

o) encaminha formulário “Solicitação de Transporte” – Anexo T, cópia da Planilha de Controle – Anexo P, consolidada e Controle Diário de Veículo Terceirizado – Anexo N ao Setor de Transporte para fi ns de controle e arquivamento.

p) propõe abertura de processo de sindicância caso constate a utilização do veículo na execução de transporte proibido pelo IN/MARE N.º09/94.

Empresa contratada



c) executa o transporte promovendo as anotações na planilha “Controle Diário de Veí-culo Terceirizado” – Anexo N, sendo de sua inteira responsabilidade o preenchimen-

49

to de todos os campos, inclusive a cobrança da assinatura do usuário, sob pena do Ministério não assumir a despesa;

d) emite fatura referente ao serviço baseado na distância pecorrida em KM’s,conforme contrato.

Área responsável – setor de transporte

a) recebe cópia da planilha de controle de veículo terceirizado – Anexo P;

b) preenche planilha de controle do setor de transporte, disponível no servidor de rede da Coapo, por meio do caminho: <\\coaposrv\Transporte\Veiculo terceirizados>, com os dados do veículo utilizado e do motorista respectivamente conforme a categoria:

• insere dados de quilometragem percorrida por veículo no respectivo mês;

• insere valor em real do quilômetro rodado associado ao veículo conforme descrito em contrato;

• identifi ca os valores gastos em real com cada veículo conforme quilometragem percorrida.

c) mantém atualizada planilha de execução físico-fi nanceira disponível no painel de controle de contratos da Coapo, disponível no endereço: <http://coaposrv>.

Empresa contratada




d) emite fatura referente ao serviço baseado na distância pecorrida em KM, conforme contrato.

2.1.5.1.3 Transporte de autoridades em caráter eventual

Este tipo de serviço é prestado no transporte de autoridades do Ministério da Saúde utili-zando veículos da categoria IV nos estados do Rio de Janeiro e São Paulo.

Área demandante


b) solicita ao chefe do setor de transporte veículo para transporte da respectiva autori-dade.



50

b) encaminha solicitação ao coordenador da Coapo para coleta de despacho do coor-denador-geral da CGRL;

c) recebe despacho com autorização do serviço conforme disponibilidade;

d) encaminha solicitação à empresa contratada para agendamento de veículo;

e) confi rma fornecimento do veículo;

f) monitora execução do serviço.

g) propõe abertura de processo de sindicância caso constate a utilização do veículo na execução de transporte proibido pelo IN/MARE N.º09/94.

Empresa contatada




2.1.5.1.4 Transporte de comitivas e servidores em caráter eventual

Este tipo de serviço é prestado no transporte de comitivas e servidores do Ministério da Saúde utilizando geralmente veículos das categorias V e VI.

Área demandante


b) solicita veículo pelo Sistema Integrado de Atendimento ao Usúario (SAU) conforme necessidade, detalhando a fi nalidade do transporte, bem como o trecho a ser per-corrido, em estrita observância ao interesse público;



b) encaminha solicitação ao coordenador da Coapo para coleta de despacho do Coor-denador-Geral da CGRL;

c) recebe despacho com autorização do serviço conforme disponibilidade;

d) encaminha solicitação à empresa contratada para agendamento de veículo;

e) confi rma fornecimento do veículo;

f) monitora execução do serviço.

g) propõe abertura de processo de sindicância caso constate a utilização do veículo na execução de transporte proibido pelo IN/MARE N.º09/94.

51

Empresa contratada



c) executa o transporte promovendo as anotações na planilha “Controle Diário de Veí-culo Terceirizado” – Anexo N, sendo de sua inteira responsabilidade o preenchimen-to de todos os campos, inclusive a cobrança da assinatura do usuário, sob pena do Ministério não assumir a despesa.

2.1.5.2 Rotina de procedimentos para o transporte utilizando veículos ofi ciais

Este tipo de transporte caracteriza-se pela utilização de veículos ofi ciais, de propriedade da União, no transporte de autoridades, servidores, comitivas e pequenas cargas do Ministé-rio da Saúde.

2.1.5.2.1 Transporte de servidores e pequenas cargas

Este tipo de serviço é prestado no transporte de servidores e pequenas cargas do Minis-tério da Saúde utilizando veículos de propriedade da União e conduzidos por motoristas servidores públicos.

Área demandante


b) solicita veículo pelo Sistema Integrado de Atendimento ao Usuário (SAU) conforme necessidade, detalhando a fi nalidade do transporte, bem como o trecho a ser per-corrido, em estrita observância ao interesse público;

c) faz contato com a área técnica responsável pelo setor de transporte para confi rma-ção da solicitação;

d) confi rma solicitação e solicita impressão do pedido.


a) preenche diariamente o formulário “controle diário de veículo ofi cial” – Anexo Q, para cada veículo utilizado:




b) entrega formulário preenchido para o motorista com as chaves e o documento do respectivo veículo;

c) agenda solicitação de transporte por meio do contato telefônico da área demandan-te informando a solicitação no sistema SAU e solicitando a sua impressão e progra-mação de veículo;

52

d) acessa o Sistema Integrado de Atendimento ao Usuário (SAU):





• seleciona “demandas”;

• identifi ca solicitação da área demandante conforme contato telefônico;

• seleciona a solicitação de transporte;

• verifi ca os dados da solicitação:

– confere o campo “número”;

– confere o campo “data”;

– confere o campo “destino”;

– confere o campo “serviço” identifi cando o motivo, a justifi cativa e os nomes dos usuários do transporte.

• imprime solicitação de transporte.

e) encaminha para área de despacho de veículos;

f) efetua agendamento do veículo conforme disponibilidade;

g) seleciona veículo disponível na fi la de serviços;

h) entrega solicitação impressa ao motorista responsável pelo respectivo veículo;

i) despacha motorista para execução do transporte, desde que não se caracterize des-locamento proibido pela IN/MARE N.º 09/94;

j) monitora execução do transporte;

k) coleta diariamente, ao fi nal do expediente, o formulário “controle diário de veículo ofi cial” – Anexo Q, juntamente com todas as solicitações impressas por veículo utili-zado para controle:

• confere o preenchimento dos campos “saída”, “chegada”, “trecho/destino”, “nome do usuário”, “assinatura do usuário” e “km percorrida”, no formulário “controle diário de veículo ofi cial” – Anexo Q;

• coleta assinatura do motorista no formulário “controle diário de veículo ofi cial” – Anexo Q no campo “assinatura do motorista”;

• coleta assinatura de recebimento do chefe do setor no campo “chefe do serviço de ADM. de transporte”.

l) coleta as chaves e o documento do veículo e recolhe o mesmo para garagem;

53

m) efetua o fechamento diário de solicitações no sistema integrado de atendimento ao usuário:

• recebe formulário preenchido com as solicitações anexadas;

• verifi ca data, horário e dados do solicitante;





• acessa solicitação conforme o número;

• seleciona o período para fechamento;

• preenche dados de atendimento no sistema (veículo, hodômetro, hora de chega-da, hora de saída, motorista);

• seleciona “procura”;

• seleciona “empresa contratada”;

• seleciona “gravar”.

n) providencia o arquivqmento diário, por veículo, das solicitações de transporte fei-tas no (SAU) utilizando veículo ofi cial por um período mínimo de 5 anos;

• confere os trechos percorridos com as quilometragens descritas em cada formulá-rio “controle diário de veículo ofi cial” – Anexo Q;

• verifi ca somatória das quilometragens percorridas em cada formulário;

• preenche planilha de controle de veículo ofi cial, disponível no servidor de rede da Coapo, por meio do caminho: \\coaposrv\Transporte\Veiculo Ofi cial, com os dados referente ao respectivo veículo utilizado:

– insere dados de quilometragem percorrida por veículo no respectivo mês;

– insere o tipo e o valor do combustível utilizado;

– insere gastos com combustível por veículo conforme quilômetragem percorrida;

– insere gastos com óleo e ofi cina quando houver;

– identifi ca média de km/litro para cada veículo;

– identifi ca os valores gastos em real com cada veículo conforme quilômetragem percorrida.

o) mantém atualizada planilha de controle disponível no sistema de controle de con-tratos da Coapo, disponível no endereço: <http://coaposrv>.

54

Chefe do setor de transportes

a) fi scaliza as atividades da área administrativa do setor de transportes para a execução dos serviços de acordo com o programado;

b) providencia abertura de ocorrência policial, bem como o conserto do veículo no caso de acidentes envolvendo veículos ofi ciais;

c) encaminha processo de sindicância relativo ao acidente com o veículo ofi cial;

d) verifi ca mensalmente, ou quando necessário, as condições de conservação e de docu-mentação de todos os veículos ofi ciais, providenciando sua manutenção e regulariza-ção, quando necessário;

e) propõe abertura de processo de sindicância caso constate a utilização do veículo na execução de transporte proibido pelo IN/MARE N.º09/94.

2.1.5.2.2 Transporte de autoridades em veículos à disposição

Este tipo de serviço é prestado no transporte de autoridades do Ministério da Saúde utili-zando veículos de propriedade da União e conduzidos por motoristas servidores públicos.

Área demandante


b) solicita ao coordenador-geral da CGRL veículo para fi car à disposição da respectiva autoridade;

c) solicita diariamente via formolário “Solicitação de transporte – Anexo T, conforme a necessidade, veículo disponível na Unidade para transporte de autoridade.


a) recebe despacho do coordenador-geral da CGRL, através do coordenador da Coapo, com autorização do serviço conforme disponibilidade;

b) seleciona veículo disponível na frota;

c) seleciona motorista responsável pelo veículo;

d) entrega ao motorista a chave e documento do veículo;

e) apresenta o motorista com o respectivo veículo a autoridade solicitante.

f) fi scaliza as atividades da área administrativa do setor de transportes para a execução dos serviços de acordo com o programado;

g) verifi ca mensalmente, ou quando necessário, as condições de conservação e de docu-mentação de todos os veículos ofi ciais, providenciando sua manutenção e regulariza-ção, quando necessário;

h) recebe e providencia o arquivamento diário, por veículo, das solicitações de trans-porte feitas nas Unidades utilizando veículo ofi cial à disposição por um período mínimo de cinco anos;

55

Gestor do contrato – lotado na unidade demandante

a) preenche diariamente o formulário “controle diário de veículo ofi cial” – Anexo Q, para o veículo utilizado:




b) despacha motorista para execução do transporte, desde que não se caracterize des-locamento proibido pela IN/MARE N.º 09/94;

c) monitora execução do transporte;

d) coleta diariamente, ao fi nal do expediente, o formulário “controle diário de veículo ofi cial” – Anexo Q, preenchido pelo motorista responsável:

• confere o preenchimento dos campos “saída”, “chegada”, “trecho/destino”, “nome do usuário”, “assinatura do usuário” e “km percorrido”, no formulário “controle diário de veículo ofi cial” – Anexo Q;

• coleta assinatura do motorista no formulário “controle diário de veículo ofi cial” – Anexo Q no campo “assinatura do motorista”.

e) coleta chaves e documento do veículo e recolhe o mesmo para garagem;

f) faz controle mensal das solicitações de transporte:

• confere os trechos percorridos com os quilômetros descritos em cada formulário “controle diário de veículo ofi cial” – Anexo Q;

• verifi ca somatória dos quilômetros percorridos em cada formulário;

• preenche planilha de controle de veículo ofi cial – Anexo R, referente ao veículo utilizado e ao motorista respectivamente conforme categoria.

g) encaminha formulário Solicitação de Transporte – Anexo T, cópia da Planilha de Controle – Anexo R, consolidada e Controle Diário de Veículo Ofi cial – Anexo Q ao Setor de Transporte para fi ns de controle e arquivamento;

h) providencia abertura de ocorrência policial, bem como o conserto do veículo no caso de acidentes envolvendo veículos ofi ciais;

i) encaminha processo de sindicância relativo ao acidente;

j) propõe abertura de processo de sindicância caso constate a utilização do veículo na execução de transporte proibido pelo IN/MARE N.º09/94.

Área responsável – setor de transporte

a) recebe cópia da planilha de controle de veículo ofi cial – Anexo R;

56

b) preenche planilha de controle do setor de transporte, disponível no servidor de rede da Coapo, por meio do caminho: <\\coaposrv\Transporte\Veiculo ofi cial>, com os dados do veículo utilizado e do motorista respectivamente conforme a categoria:

• insere dados de quilometragem percorrida por veículo no respectivo mês;

• insere o tipo e o valor do combustível utilizado;

• insere gastos com combustível por veículo conforme quilômetro percorrido;

• insere gastos com óleo e ofi cina quando houver;

• identifi ca média de km/litro para cada veículo;

• identifi ca os valores gastos em real com cada veículo conforme quilômetro percorrido.

c) mantém atualizada planilha de execução físico-fi nanceira disponível no painel de controle de contratos da Coapo, disponível no endereço: http:<//coaposrv>.

2.1.5.3 Rotina de procedimentos para solicitação de combustível para os veículos ofi ciais do Ministério da Saúde

Esta solicitação é feita baseada nas condições estabelecidas em contrato administrativo, o qual prevê o fornecimento de combustível nos tipos, gasolina comum, álcool hidratado carburante e óleo diesel, para abastecer os veículos ofi ciais do Ministério da Saúde, confor-me demanda diária. Este fornecimento do combustível é feito pela empresa contratada em local indicado pela mesma, em um raio de dez quilômetros, observando a distância deste local em relação à garagem do Edifício Sede do Ministério da Saúde.

Área demandante

a) identifi ca necessidade de abastecimento do veículo;

b) solicita ao chefe do setor de transporte autorização para abastecimento do veículo.


a) recebe solicitação de autorização para abastecimento conforme a demanda;

b) preenche o formulário “autorização de abastecimento” – Anexo S, para o respectivo veículo, conforme a demanda:

• preenche o campo “combustível” identifi cando o seu tipo, se gasolina, álcool ou diesel;

• preenche o campo “nome do motorista” com o nome legível do motorista requisi-tante;

• preenche nos campos correspondentes, o tipo do veículo bem como suas placas;

• coleta assinatura do chefe do setor de transporte.

c) encaminha formulário assinado para área responsável pelo abastecimento.

57

Trat

amen

toRe

spon

save

lCa

rgo

Entid

ade

Div

isão

Ende

reço

CE

P Ci

dade

UF

CEP_

TRI

Qua

ntid

ade

de M

ater

ial

ANEXOS

ANEXO A – MODELO PADRÃO DE FORMULÁRIO PARA CAMPANHASFormulário a ser preenchido pela área demandante no processo de solicitação de entrega de material de campanhas do Ministério da Saúde

58

ANEXO B – REQUISIÇÃO DE TRANSPORTE (RT)Formulário a ser preenchido pela área técnica/Diseg no procedimento de entrega de material de campanhas pela Empresa Contratada

SECRETARIA-EXECUTIVA

SUBSECRETARIA DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOSCOORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS

COORDENAÇÃO DE APOIO OPERACIONAL

Divisão de Serviços Gerais

N.º

Senhor Agente da VOETUR Cargas e Encomendas Ltda.

TIPO DE TRANSPORTE:

Solicito o transporte do(s) volume(s) contendo material de interesse do

Serviço Publico Federal, com despesa do frete à conta Categoria Econômica Custeio.

QUANT

PESO (KG)

VOLUME (M3)

CONTEUDO

PROCEDÊNCIA

DESTINO

Carimbo e Assinatura do Responsável

59

ANEXO C – GUIA DE POSTAGEM REFERENTE À CORRESPONDÊNCIA SIMPLESFormulário a ser preenchido pela área técnica/Disad no serviço de postagem de correspondências simples

60

ANEXO D – GUIA DE POSTAGEM REFERENTE A IMPRESSO ESPECIALFormulário a ser preenchido pela área técnica/Disad no serviço de postagem de impresso especial

61

ANEXO E – GUIA DE POSTAGEM REFERENTE À MALA DIRETA POSTAL

Formulário a ser preenchido pela área técnica/Disad no serviço postagem de mala direta postal

62

ANEXO F – GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS E PROCESSOS – GRDPFormulário a ser preenchido pela área técnica/Disad no procedimento de remessa de malotes no Serviço de Correspondência Agrupada – Serca

63

ANEXO G – CONTROLE DE REMESSA DE MALOTESFormulário a ser preenchido pela área técnica/Disad no procedimento de remessa de malotes no Serviço de Correspondência Agrupada (Serca)

64

ANEXO H – CONTROLE DE CHEGADA DE MALOTESFormulário a ser preenchido pela área técnica/Disad no procedimento de chegada de malotes no Serviço de Correspondência Agrupada (Serca)

65

ANEXO I – LISTA DE POSTAGEM DE ENCOMENDAS – PACFormulário a ser preenchido pela área demandante e conferido pela área técnica/Disad no procedimento de postagem de encomendas PAC

66

ANEXO J – LISTA DE POSTAGEM – REGISTRADOSFormulário a ser preenchido pela área demandante e conferido pela área técnica/Disad no procedimento de postagem de encomendas registradas

67

ANEXO K – LISTA DE POSTAGEM – SEDEXFormulário a ser preenchido pela área demandante e conferido pela área técnica/Disad no procedimento de postagem de encomendas Sedex

68

ANEXO L – CONTROLE DE ENTREGA DE CARTÃO PARA POSTAGEM DE SEDEX INTERNACIONALFormulário a ser preenchido pela área técnica/Disad no procedimento de postagem de encomendas Sedex internacional

69

ANEXO M – ORDEM DE SERVIÇO – TRANSPORTE DE MUDANÇASFormulário a ser preenchido pela área técnica/Diseg no procedimento de transporte de mudanças de funcionários do Ministério da Saúde pela Empresa Contratada

MINISTÉRIO DA SAÚDE

SUBSECRETARIA DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS

COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS

COORDENAÇÃO DE APOIO OPERACIONAL

Divisão de Serviços Gerais

ORDEM DE SERVIÇO N.º ___/____ Brasília-DF, __ de ________ de ____

Da.: Divisão de Serviços Gerais – DISEGPara.: Empresa ContratadaA/C.: .......................

Ref.: Processo n.º 25000.______/____ - __ Ass.: Transporte de Móveis e Bagagens Contrato Administrativo n.º ____/__ Prezado Senhor,

Solicito a V. Sª. a gentileza de adotar as providências necessárias para o transporte de móveis e bagagens, conforme descrito abaixo.:

Nome.: ............................................ Direito do Servidor: ATÉ 30m3 (trinta metros cúbicos) Valor estimado dos bens.: R$ ........,.... (............................................................) Procedência.: ................................ Endereço.: .................................................................................... Contato.:(.........) ........................

Destino.: ......................................

Endereço.: ......................................................................................

Contato.: (........) ........................

O transporte inclui, além da retirada e da entrega propriamente dita, a desmontagem do mobiliário, acondicionamento e embalagem de todos os itens a serem transportados do local de procedência, e a descarga, desembalagem, montagem e arrumação geral de todos os itens transportados, no local de entrega.O Ministério da Saúde se responsabilizará pelo pagamento correspondente a metragem acima, conforme disposto no Artigo 4.º, do Decreto n.º 4.004/01, sendo que o ônus do excedente será de responsabilidade do interessado.A Nota Fiscal/Fatura, deverá ser encaminhada à Coordenação de Apoio Operacional/MS, Esplanada dos Ministérios, Ed. Anexo A 4.º andar.

Atenciosamente,

Nome do ServidorGestor do Contrato n.º ____/__

Port. ___/____-CGRL/SAA

70

ANEXO N – CONTROLE DIÁRIO DE VEÍCULO TERCEIRIZADOFormulário a ser preenchido pela área técnica do setor de transportes no procedimento de despacho diário de veículos terceirizados para o transporte de autoridades, servidores e pequenas cargas do Ministério da Saúde

71

ANEXO O – VOUCHER DA EMPRESA CONTRATADAFormulário a ser preenchido pela área técnica do setor de transportes no procedimento de despacho diário de veículos terceirizados para o transporte de autoridades, servidores e pequenas cargas do Ministério da Saúde

72

ANEXO P – PLANILHA DE CONTROLE DE VEÍCULO TERCEIRIZADOFormulário a ser preenchido pela unidade gestora no procedimento de despacho diário de veículos terceirizados à disposição para o transporte de autoridades do Ministério da Saúde

73

ANEXO Q – CONTROLE DIÁRIO DE VEÍCULO OFICIALFormulário a ser preenchido pela área técnica do setor de transportes/ Gestor da Unidade no procedimento de despacho diário de veículos ofi ciais para o transporte de autoridades, servidores e pequenas cargas do Ministério da Saúde

MINIS

TÉRIO

DA SA

ÚDE

CONT

ROLE

DIÁR

IO DE

VEÍCU

LO OF

ICIAL

DATA

__

____

__ /_

____

___

/ ___

____

__

VEÍCU

LO/TIP

OPLA

CANO

ME DO

MOTO

RISTA

H

ORA D

E ENT

RADA

_____

h_____

_

HO

RA DE

SAÍD

A ___

_h__

___

SAÍDA

TRECH

O/DEST

INO/FIN

ALIDA

DECH

EGAD

ANO

ME DO

USUÁ

RIOAS

SINAT

URA D

O USU

ÁRIO

KM PE

RC.

HORA

SHO

DÔME

TRO

HORA

SHO

DÔME

TRO

TOTAL

KM RO

DADO

SASS

INATU

RA DO

MOTO

RISTA

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

__GE

STOR

OBSE

RVAÇ

ÃO

74

ANEXO R – PLANILHA DE CONTROLE DE VEÍCULO OFICIALFormulário a ser preenchido pela unidade gestora no procedimento de despacho diário de veículos ofi ciais à disposição para o transporte de autoridades do Ministério da Saúde

75

ANEXO S – AUTORIZAÇÃO DE ABASTECIMENTOFormulário a ser preenchido pela área técnica do setor de transportes responsável pelo abastecimento dos veículos ofi ciais do Ministério da Saúde

AU

TOR

IZA

ÇÃO

DE

AB

AST

ECIM

ENTO

COM

BU

STÍV

EL

GA

SOLI

NA

Á

LCO

OL

DIE

SEL

HO

DÔ

MET

RO

TO

TAL

- LIT

RO

S

Au

tori

zo o

mot

oris

ta,

N

ome

do

Mot

oris

ta

A a

bas

tece

r o v

eícu

lo d

e m

arca

,

,P

laca

A

ssin

atu

ra d

o M

otor

ista

A

ssin

atu

ra d

o Ch

efe

do

SETR

A

Dat

a,

/

/

Ass

inat

ura

do

Fren

tist

a

Serv

iço

de A

dmin

istr

ação

de

Tran

spor

tes

76

ANEXO T – SOLICITAÇÃO DE TRANSPORTE DE PESSOASFormulário a ser preenchido pelas unidades solicitantes de transportes (uso de veículos), naqueles casos onde os veículos estão descentralizados, bem como quando o Sistema SAU estiver inoperante.

77

ANEXO U – TABELA DE PREÇOS PARA ENCOMENDAS PACTabela utilizada pela área técnica/Disad para conferência de preços para encomendas PAC conforme as especifi cações de peso

78

ANEXO V – TABELA DE PREÇOS PARA ENCOMENDAS REGISTRADASTabela utilizada pela área técnica/Disad para conferência de preços para encomendas registradas conforme as especifi cações de peso

79

ANEXO W – TABELA DE PREÇOS PARA ENCOMENDAS SEDEXTabela utilizada pela área técnica/Disad para conferência de preços para encomendas Sedex conforme as especifi cações de peso

EDITORA MSCoordenação-Geral de Documentação e Informação/SAA/SE

MINISTÉRIO DA SAÚDE(Normalização, revisão, editoração, impressão e acabamento)

SIA, Trecho 4, Lotes 540/610 – CEP: 71200-040Telefone: (61) 233-2020 Fax: (61) 233-9558

E-mail: [email protected] page: http://www.saude.gov.br/editora

Brasília – DF, novembro de 2006OS 0919/2006

A coleção institucional do Ministério da Saúde pode ser acessada na Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúde:

http://www.saude.gov.br/bvs

O conteúdo desta e de outras obras da Editora do Ministério da Saúdepode ser acessado na página:

http://www.saude.gov.br/editora

06 0919 M emendado -...

Documents

Transcript of 06 0919 M emendado -...