05 - Iniciação de Projeto
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INE5427 Planejamento e Gesto de Projetos Prof. Dr. rer. nat. Christiane Gresse von Wangenheim, PMP
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INICIAO DE PROJETO
Dr. rer. nat. Christiane Gresse von Wangenheim, PMP
Objetivo de aprendizagem desta aula
Ao final desta aula, voc dever ser capaz de:
Explicar o grupo de processos de iniciao de projeto.
Identificar partes interessadas.
Descrever um termo de abertura de projeto.
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Processo
Grupos de processos de gerenciamento de projetos
Iniciao: processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente por meio da obteno de autorizao para iniciar o projeto ou a fase.
[PMI. PMBOK, 2009]
Processos e reas de conhecimento
Orientar e gerenciar a execuo do projeto
Monitorar e controlar o trabalho do projetoRealizar o controle integrado de mudana
Coletar os requisitosDefinir o EscopoCriar a EAP
Verificar o escopoControlar o escopo
Controlar o cronogramaDefinir as atividadesSequenciar as atividadesEstimar os recursos das atividadesEstimar a durao das atividadesDesenvolver o cronograma
Estimar os custosDeterminar o oramento
Planejar a qualidade Realizar a garantia da qualidade
Realizar o controle da qualidade
Desenvolver o plano de RH
Planejar as comunicaes Distribuir informaesGerenciar as expectativas das partes interessadas
Reportar o desempenho
Planejar gerenciamento dos riscos Identificar os riscos Realizar a anlise qualitativa dos riscos Realizar a anlise quantitativa dos riscos Planejar as respostas aos riscos
Monitorar e controlar os riscos
Planejar as aquisies Realizar as aquisies Encerrar as aquisies
Iniciao Planejamento Execuo Monitoramento e Controle Encerramento
Controlar os custos
Desenvolver o plano de gerenciamento do projetoIntegrao
Escopo
Custos
Aquisies
Riscos
Qualidade
RH
Comunicaes
Tempo
Desenvolver o termo de abertura do projeto
Encerrar o projeto ou a fase
Mobilizar a equipe do projetoDesenvolver a equipe do projetoGerenciar a equipe do projeto
Gerenciar a equipe do projeto
Administrar as aquisies
Identificar as partes interessadas
[PMI. PMBOK, 2009]
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Iniciao
Selecionar um novo projeto.
Definir um novo projeto (ou uma nova fase de um projeto existente).
Definir escopo inicial.
Comprometer recursos financeiros iniciais.
Identificar partes interessadas.
Designar gerente de projeto.
Resultado: Termo de abertura do projeto
Obter autorizao do projeto (aprovao do termo de abertura).
Selecionar um novo projeto
Demandainterna ou externa
Anlise do contexto
Plano estratgico
CASO DE NEGCIO
Priorizao e seleo
Oportunidadede negcio
Anlise de custos e
benefcios
Anlise de viabilidade
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Caso de Negcio (Business case)
O propsito do projeto ou justificativa da questo
Responder a pergunta Por que?
Usado para justificar a necessidade do projeto.
Deve claramente amarrar o projeto estratgia da organizao.
Deve convencer responsveis pelas decises a suportar o projeto e inspirar membros da equipe.
Exemplo simplificado: caso de negcioEmpresa: Jogos Educativos Ltda. Nossa misso desenvolver brinquedos que permitam aprender com mais responsabilidade e diverso.
A maioria dos jogos nunca vende 10 mil unidades. Mas, para tornar a produo tradicional de jogos lucrativos voc precisa vender 5.000 - 20.000 unidades. Desta forma oferecendo um servio por meio de um web site de montar jogos e vender possibilita a criao de jogos educacionais de forma rentvel.Atualmente no existe nenhum tipo deste servio no Brasil, mas, estima se de um mercado de no mnimo 1 milho de pessoas. 0
50
100
150
200
250
Custos
Benefcios
Oportunidade de negcio: Desenvolvimento de um web site para composio e venda de jogos de tabuleiro.Desenvolver um web site onde autores de jogos possam montar o jogo de formaprofissional e vender online. O lucro de cada venda ser dividido em 50% para o autor dojogo e 50% para a nossa empresa.
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Identificar as partes interessadas
fundamental para o sucesso do projeto identificar as partes interessadas desde o incio e analisar seusnveis de interesse, expectativas, importncia e influncia.
Identificar todas as pessoas ou organizaes que podem ser afetadas (positivamente ou negativamente) pelo projeto.
Documentar as informaes relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.
Partes interessadas
Partes interessadas (stakeholders) so pessoas ou organizaes ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execuo ou trmino do projeto [PMBOK, 2009].
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Anlise de partes interessadas
Identificar todos os stakeholder utilizando um diagrama de contexto de anlise de stakeholders.
[L. W. Smith. Project Clarity Through Stakeholder Analysis. CrossTalk, Dez 2000]
Exemplo: anlise de partes interessadas
Diretor tcnico
Venda
Garantia de qualidade
Gerente de projeto
Diretor administrativo
Equipe
Clientes
Interno
Externo
Inmetro
Projeto WJT
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Anlise do interesse e influencia dos stakeholders
Coloque todas as partes interessadas no diagrama de acordo com o nvel de interesse e influncia que eles tm no projeto e decida sobre um curso de ao.
Com essas pessoas voc deve se empenhar plenamente e fazer o maior esforo para satisfazer.
Manter informado
Manter satisfeitoMonitorar(esforo minimal)
Venda
Diretoradmin
Garantia de qualidade
Diretortcnico
Gerenciar
Alto
Alto
Baixo
Baixo
Inmetro
Equipe
Com essas pessoas voc deve se esfora suficientemente para manter essas pessoas satisfeitas.
Mantenha estas pessoas adequadamente informadas, e fale com elas para garantir que no surjam questes principais.
Acompanhe estas pessoas, mas no aborrec-las com comunicao excessiva.
Documentar os resultados da anlise
StakeholderNome da
pessoa de contato
Nvel de influencia
Nvel de interesse Motivao
Nvel de suporte
Ao requerida
Diretor tcnico Lucas Alto Alto
Quer ver a sua ideia virar um sucesso. Positivo Gerenciar
Diretor admin Bob Alto BaixoAumentar a faixa no mercado por 25%
em um ano.Negativo Manter satisfeito
Venda Saul Baixo Alto
Diversificar o portflio da empresa
e aumentar o seu poder na empresa.
Neutro Manter informado
Inmetro Tony Alto BaixoAnalisar a
conformidade com parte do seu servio.
Positivo Manter satisfeito
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Designao do gerente de projeto
Um gerente de projeto identificado, selecionado e designado.
Autorizao do projeto feita por algum externo ao projeto: Patrocinador
PMO
comit diretivo de portflio ...
Processo de desenvolvimento de um documento queformalmente autoriza um projeto (ou uma fase) edocumenta os requisitos iniciais que satisfaam asnecessidades e expectativas das partes interessadas.
Desenvolver o termo de abertura do projeto
Entrada:
Declarao do trabalho do projeto: descrio narrativa dos produtos/servios a serem fornecidos pelo projeto Projetos internos: com base nos requisitos das
necessidades do negcio. Projetos externos: documento de licitao/solicitao
de proposta, contrato, etc.
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Termo de abertura do projeto
Termo de abertura do projeto (Project charter):Documento publicado pelo iniciador ou patrocinadordo projeto que autoriza formalmente a existncia deum projeto e concede ao gerente de projetos aautoridade para aplicar os recursos organizacionaisnas atividades do projeto.
Estrutura tpica do termo de abertura do projeto
Ttulo do Projeto Propsito/Justificativa do Projeto: razo do negcio para iniciar o
projeto, identificando a necessidade do negcio e o alinhamento estratgico.
Objetivo(s) do projeto Resultado(s) esperado(s) Premissas e restries Resumo do oramento (estimativa do custo total) Resumo do cronograma (data inicio/ fim; durao total) e marcos Partes interessadas: incluindo a designao do gerente de projeto Assinaturas de aprovao
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Propsito/Justificativa do Projeto
Definido com base no caso de negocio. Exemplos tpicos:
Aumentar a faixa de mercado na regio por X% Y Z em meses. Alcanar um volume de vendas de unidades de X ou Y no valor total de R$ Z
em x meses. Atingir X% de lucro ou retorno sobre o investimento em Y meses Y. Alcanar uma medida de satisfao do cliente de pelo menos Y em X meses
depois do lanamento. Desenvolver competncias tecnolgicas mensurveis do ncleo da
organizao.
Objetivo(s) do projeto
Identificar claramente os objetivos a serem atingidos pelo projeto: Especfico (specific)
Mensurvel (measurable)
Orientado a ao (action-oriented)
Realista (realistic):
Limitado pelo tempo (time-limited)
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Exemplos de objetivos de projetos
Desenvolver um sistema de software para Megalith Records. Incompleto
Desenvolver um sistema de software para gerenciar os contatos, lbuns produzidos e shows organizados pela Megalith Records.
Aceitvel
Desenvolver e instalar um sistema de software para gerenciar os contatos, lbuns produzidos (incluindo lista de faixas) e shows organizados (com venda de ingresso) pela Megalith Records .
Bom
Resultados esperados
Entregvel (deliverable): qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um servio nico e verificvel e que deve ser produzido para concluir um processo, uma fase ou um projeto.
Muitas vezes utilizado mais especificamente com referncia a uma entrega externa, que a uma entrega sujeita a aprovao do patrocinador ou do cliente do projeto.
Exemplos: Documento de definio de requisitos
Web site da empresa ABC
Instalao e configurao do software de internet e hardware
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Premissas
Premissas so aspectos que so assumidos como verdadeiros e que caso no ocorram, o projeto ir sofrer.
Exemplos:
O fornecedor de requisitos no cliente dever estar disponvel por 40 horas no primeiro ms do projeto.
A nova verso do banco de dados a ser utilizado neste projeto ser lanado no dia 1 de Junho.
Restries
Restries so fatos concretos que limitam as opes.
Determinam os critrios de sucesso: definies mensurveis do que deve ser feito para o projeto seja aceitvel para os stakeholders.
Exemplos: O projeto dever estar concludo at o inicio da feira de informtica
em junho.
O limite de custos de R$ 100.000,00.
O processo de software deve seguir o processo padro em conformidade ao nvel 2 de maturidade do CMMI.
Somente software de cdigo aberto e livre poder ser utilizado neste projeto.
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Resumo do oramento
Estimativas de custo total do projeto
Exatido de uma estimativa aumenta conforme o projeto se desenvolve.
Fase de iniciao: Estimativa grosseira na faixa de -50 a +100%
Etapa posterior: reduo a uma faixa de -10 a +15%
Resumo do cronograma
Identificao de marcos e prazos para entregas.
Marco (Milestone): evento significativo do projeto Completada uma fase do projeto Entrega de um dos entregveis ao cliente Representar premissas ou restries
Normalmente representados como eventos no tendo durao, recursos ou custo.
Identificao da data inicio e data trmino e/ou durao total.
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Exemplo simplificado: termo de abertura - 1Ttulo do Projeto: WJT - Web site para composio e venda de jogos de tabuleiroJustificativa do Projeto: Lucas, diretor da empresa Jogos Educativos Ltda. solicitou este projeto para
ajudar a empresa no cumprimento dos seus objetivos estratgicos. O novo servios de jogos por demanda ir aumentar e fortalecer a atuao da empresa no mercado de jogos educativos ganhando uma nova faixa de clientes. Atualmente ainda no existe um tipo deste servio no Brasil. previsto que o sistema se pagar por dentro de 9 meses aps o lanamento gerando um lucro de aprox. R$ 200 mil por ano.
Objetivo do projeto: Desenvolver um web site onde autores de jogos possam montar o jogo de forma profissional e vender online.O sistema suportar a composio de um jogo, permitindo o upload do design grfico do tabuleiro de cartas e a seleo de peas (dados, etc.) . O sistema automaticamente calcular os custos de produo do jogo e o autor poder definir um preo (destinando 50% do lucro para o autor e 50% para a empresa Jogos Educativos Ltda.) uma vez composto, o jogo ser disponibilizado na loja online que far parte do site, permitindo a compra dos jogos (incluindo um catalogo de jogos e a realizao de um pedido). O sistema tambm suportar gerencia do reembolso do lucro aos autores. O acesso a composio de jogos e a efetuao da compra ser restrito a usurio cadastrado, o catalogo dos jogos ser aberto a todos.
Resultados esperados: Mdulo do sistema web para a composio de jogosMdulo de sistema web para venda dos jogos Mdulo para gerncia dos usuriosInstalao do sistema web no servidor da empresaCampanha de propaganda do servio
Exemplo simplificado: termo de abertura - 2 Premissas
O sistema pode ser desenvolvido com base em frameworks existentes para lojas online. Podem ser disponibilizados recursos humanos suficientes internamente para a equipe do
projeto. Restries
O sistema precisa ser integrado no site existente da empresa e seguir os padres organizacionais e design.
Resumo do oramento: O custo total do projeto est estimado em R$ 150.000. A maioria dos custos referem-se ao esforo do trabalho interno.
Resumo do cronograma : data inicio 01/10/2010 data fim 01/04 /2011 Marcos:
Release da verso 1.0 do sistema 01/02/2011 Sistema instalado 01/03/2011 Campanha de propaganda lanada 15/03/2011
Partes interessadas e responsabilidades:Patrocinador Lucas (diretor da Jogos Educativos Ltda.)Gerente de Projeto Bert
Assinaturas de aprovaoPatrocinador Lucas LucasGerente de Projeto Bert Bert
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Exemplo de modelo de termo de abertura - 1
[R. K. Wysocki. Effective project management. Wiley, 2006]
Exemplo de modelo de termo de abertura - 2
[K. Heldman. Project Management JumpStart. Jossey-Bass, 2005]
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Aprovao
Projetos so tipicamente autorizados como resultado de: Demanda do mercado
Necessidade de negocio
Requisio de cliente
Avano tecnolgico
Requisito legal
Quem aprova? Tipicamente: Patrocinador, PMO, etc.
Outras partes chaves interessadas no projeto
Exerccio - 1 Exerccio em pequenos grupos Instrues:
O seu tio, que dono de um pizzaria, ligou para voc com uma proposta de projeto. Atualmente ele j oferece a entrega em domicilio via ligaes telefonicas. Para ampliar o seu negocio, ele quer possibilitar que os seus clientes, via Internet, possam encomendar pizzas no site da sua pizzaria. Estas informaes ento sero processadas por seus dois atendentes, que precisaro ser treinados, visto que atualmente tem pouco conhecimento de TI. Alm disso, ele tambm quer um mdulo para dispositivos mveis deste sistema a ser acessado pelos iphones dos entregadores, por qual eles possam verificar detalhes da entrega (endereo, valor total, etc.). O seu tio pretende lanar o sistema j na festa de pizza, no dia 1 de Dezembro. Ele conseguiu reservar $ 30.000,00 para o projeto. Voc falou com os seus dois melhores amigos no curso de computao e eles esto interessados em participar.
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Exerccio - 2
Dentro deste contexto, defina o termo de abertura de projeto, identificando: Ttulo do Projeto Justificativa Objetivo do projeto Resultados esperados Premissas e restries Resumo do oramento Resumo do cronograma e marcos Partes interessadas e responsabilidades Assinaturas de aprovao
Estejam preparados para apresentar.
TEMPO: 10 min
Por que precisamos de um termo de abertura?
Obter autorizao para prosseguir com o projeto e obter a aprovao de recursos suficientes para avanar para a prxima fase do projeto.
Designar e autorizar o Gerente de Projetos. Comunicar s partes interessadas os objetivos do projeto
para que estes possam ter um entendimento comum. Rapidamente eliminar projetos ruins ou sem condies de
realizao.
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Resumo
Seleo de projetos de acordo com o portflio e necessidade internas e externas.
Identificao e anlise de partes interessadas para atender as suas necessidades e expectativas.
Definio do termo de abertura de projeto para autorizar formalmente o projeto.
Leia mais sobre este tema ...
PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 2000-2009. [UFSC BU Acervo 204532]
K. Heldmann. Project Management Jumpstart. Jossey-Bass, 2 ed., 2005.
K. Schwalbe. Introduction to Project Management. Course Technology, 2 ed. , 2008.
Exemplos de templates para gerenciamento de projetos: http://www.dir.state.tx.us/pubs/framework/
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Trabalho em grupo (max. 3 alunos) Instrues:
Escolha um projeto de TCC.
Desenvolva passo a passo um plano de projeto de software:Termo de abertura do projetoPlanejamento do escopo Planejamento de tempo Planejamento de custo Planejamento de qualidade Planejamento de RH e comunicaes Planejamento de aquisies Planejamento de riscos
Avaliao 0.7 trabalho escrito + 0.3 apresentao
Instrues do trabalho no moodle
A1. Plano de Projeto
Atribuio-Uso No-Comercial-Compartilhamento pela Licena 2.5 Brasil
Voc pode:- copiar, distribuir, exibir e executar a obra- criar obras derivadas
Sob as seguintes condies:Atribuio Voc deve dar crdito ao autor original, da forma especificada pelo autor oulicenciante.Uso No-Comercial Voc no pode utilizar esta obra com finalidades comerciais.Compartilhamento pela mesma Licena Se voc alterar, transformar, ou criar outra obra combase nesta, voc somente poder distribuir a obra resultante sob uma licena idntica a esta.
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