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RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 03/2015 - AUDIN/IFPR
INDICADORES DE DESEMPENHO E OBJETIVOS INSTITUCIONAIS
Processo: 23411.001261/2015-03
1. INTRODUÇÃO
Inicialmente a presente auditoria visava atender o item 7.1 do PAINT de 2012
que consistia basicamente na análise da fidedignidade dos indicadores de
desempenho e como foram calculados. Os indicadores mencionados consistiam nos
previstos pelo TCU na Decisão Nº 408/2002. No entanto, o PAINT de 2015 prevê em
seu item 1.6 a realização de auditoria sobre os objetivos estratégicos do IFPR e seu
planejamento. A auditoria de indicadores de desempenho está ligada aos objetivos
estratégicos, de tal forma que o atingimento de tais objetivos é que se objetiva medir
com a utilização dos indicadores de desempenho. Dito isso, explicamos a
abordagem dos dois temas no mesmo relatório
2 INDICADORES DE DESEMPENHO E PLANEJAMENTO
Diferentemente dos outros trabalhos de auditoria, onde se busca verificar e
propor melhorias nos controles internos da instituição, este tem o intuito de sugerir a
gestão melhorias (implantação) de um sistema de indicadores. A implantação das
sugestões elaboradas pela auditoria interna, longe de serem definitivas sobre o
assunto, serão emitidas no intuito de auxiliar o planejamento institucional.
Para a análise foram emitas as SA 03/2015 -01 e SA 03/2015-02 enviadas para
os gestores das principais áreas IFPR: Pró-reitorias, DTIC (pela sua importância nas
áreas meios) e Comunicação (que faz parte do Gabinete, porém é tratada a parte
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pelo fato do IFPR ser uma instituição recente e necessitar de forma precoce de uma
consolidação da imagem institucional). Para o Gabinete da reitoria não foram
encaminhadas SA's partindo do pressuposto que este setor é envolvido em todas as
questões referente aos objetivos institucionais (planejamento estratégico) e deve
acompanhar a implantação de indicadores de desempenho no IFPR.
A SA 03/2015-01 questionou as áreas sobre os indicadores implantados e os
indicadores que por ventura seriam implantados futuramente em cada área. A SA
03/2015-02 questionou as áreas responsáveis sobre os objetivos institucionais
(constantes no PDI) os quais estariam envolvidas e que são de sua
responsabilidade.
Na sequência apresentamos alguns conceitos básicos de planejamento, dando
ênfase à importância de ter indicadores desempenho confiáveis, que sejam
alinhados ao cumprimento de metas e objetivos. Além da visão administrativa, é
dever do nosso órgão seguir as orientações emanadas dos órgão de controle. Neste
caso, nos referimos ao TCU, que define as normas para apresentação do Relatório
de Gestão, onde são cobradas questões referentes ao planejamento e indicadores
de desempenho.
2.1 CONCEITOS INICIAIS
2.1.1 Indicadores de desempenho: são ferramentas utilizadas para gerenciar o sistema
institucional e que auxiliam o processo de tomada de decisão. O indicador é um valor
quantitativo (mensurável) ao longo do tempo que permite avaliar os atributos,
características e resultado de um serviço, produto, sistema ou processo específico.
Sintetizando, eles são uma linguagem matemática que servem de parâmetros de
referências para medir a eficiência, eficácia e a efetividade dos processos
organizacionais.
2.1.2 A importância dos indicadores de desempenho: garantir com que todos os
processos e subprocessos (e a organização) atuem conjuntamente para atingir os
resultados pretendidos. Gerenciar desempenho significa ter foco nos resultados e
redirecionar os esforços da organização para efetividade. Os indicadores de desempenho
são diretamente ligados aos objetivos definidos no planejamento.
2.1.3 Planejamento: O planejamento é elaborado para que se alcance determinada
situação ou determinado cenário almejado pela organização. O planejamento pode ser
divido em três: estratégico, tático e operacional. O planejamento estratégico é elaborado
pela alta gerência e define as estratégias de longo prazo da instituição, contribuindo na
elaboração dos objetivos.
O planejamento tático é onde as áreas responsáveis traduzem as decisões do
planejamento estratégico em planos concreto para cada unidade da instituição,
desdobrando os objetivos institucionais em objetivos departamentais. O intento do
planejamento tático é especificar de que modo cada setor, processo ou projeto ajudará no
alcance dos objetivos concebidos no planejamento estratégico.
Ainda no tema planejamento, temos o planejamento operacional, plano este onde se
coloca em prática os planos táticos da instituição, é de curto prazo e envolve cada tarefa e
meta. Tem como objetivo desdobrar os planos táticos de cada departamento em planos
operacionais para cada tarefa. O planejamento operacional deve conter recursos
necessários para sua implantação, os procedimentos básicos a serem adotados, os
resultados finais esperados, prazos estabelecidos, responsáveis pela execução e
implantação entre outros. Enfim, para construção de uma base de indicadores sólida e
confiável é necessário ter o embasamento do planejamento operacional, tático e
estratégico.
2.2 OBRIGAÇÕES LEGAIS: RELATÓRIO DE GESTÃO
Conforme IN Nº 63/2010 define-se Relatório de Gestão: “documentos, informações e
demonstrativos de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional ou patrimonial,
organizado para permitir a visão sistêmica do desempenho e da conformidade da gestão
dos responsáveis por uma ou mais unidades jurisdicionadas durante um exercício
financeiro;”
A obrigação de apresentação do Relatório de Gestão também segue a Instrução
Normativa Nº 63/2010
Art. 3º Os relatórios de gestão devem ser apresentados anualmente ao Tribunal pelos responsáveis pelas unidades jurisdicionadas, relacionadas em decisão normativa, que lhes fixará a forma, conteúdo e prazo. § 1º Os relatórios de gestão anuais devem abranger a totalidade da gestão da unidade jurisdicionada. § 2º A critério do respectivo órgão superior, os relatórios de gestão das unidades jurisdicionadas podem ser encaminhados ao Tribunal pelo órgão de controle interno a que se vincularem. § 3º Os relatórios de gestão devem ser apresentados ao Tribunal em meio informatizado, conforme orientações contidas em decisão normativa. § 4º Os relatórios de gestão ficarão disponíveis para livre consulta no Portal do Tribunal na Internet, em até quinze dias da data limite para apresentação. § 5º A apresentação tempestiva do relatório de gestão, com o conteúdo e forma fixados em decisão normativa, configura o cumprimento da obrigação de prestar contas, nos termos do art. 70 da Constituição Federal. (...)
Conforme citado no § 5º o conteúdo previsto no Relatório de Gestão é definido por
Decisão Normativa. No caso do Relatório de Gestão de 2014 (apresentado em 2015) foi
definido seu conteúdo através da Decisão Normativa Nº 134 de 2013 (TCU). Há diversos
aspectos que são abordados no relatório de gestão, aqui vamos nos ater nos principais
pontos que dizem respeito a indicadores de gestão e planejamento:
Item 2.2:
e) opinião do auditor interno sobre a qualidade dos controles internos relacionados
à apuração dos resultados dos indicadores utilizados para monitorar e avaliar a
governança e o desempenho operacional unidade jurisdicionada.
Item 4.1:
e) informações gerenciais sucintas sobre o relacionamento da unidade
jurisdicionada com os principais clientes de seus produtos e serviços;
Item 5.1:
Planejamento da unidade jurisdicionada, contemplando:
α)α)α)α) descrição sintética dos planos estratégico, tático e/ou operacional que
orientam sua atuação, identificando os principais objetivos estratégicos para o
exercício de referência do relatório de gestão, as unidades técnicas mais
diretamente afetas a seu desenvolvimento, as revisões ocorridas desde a
elaboração, as estratégias adotadas para sua realização e para o tratamento dos
riscos envolvidos;
β)β)β)β) avaliação sobre os estágios de implementação do planejamento estratégico,
destacando os avanços observados no exercício de referência do relatório de
gestão e as perspectivas em relação aos próximos exercícios com base nas
etapas de avaliação e monitoramento do plano;
χ)χ)χ)χ) demonstração da vinculação do plano da unidade jurisdicionada com suas
competências constitucionais, legais ou normativas e com o Plano Plurianual –
PPA, correlacionando, quando possível, os principais objetivos estratégicos da
unidade jurisdicionada com os identificados no âmbito do PPA e contextualizando,
quando for o caso, a atuação de outras entidades descentralizadas em relação ao
planejamento central.
Item 5.3:
Informações sobre outros resultados gerados pela gestão, contextualizando tais
resultados em relação aos objetivos estratégicos da unidade jurisdicionada.
Item 5.4:
Identificação dos resultados dos indicadores utilizados para monitorar e avaliar o
desempenho operacional da unidade jurisdicionada, incluindo análise comparativa
dos índices previstos e observados relativamente ao exercício de referência do
relatório de gestão.
2.3 INDICADORES DE DESEMPENHO NO IFPR
Abaixo seguem as respostas das áreas as SA's 03/2015-01 e SA's 03/2015-02,
relativo a indicadores de desempenho e objetivos institucionais. Vale distinguir entre os
objetivos que as áreas julgam ser específicas de sua responsabilidade, exclusivos
(autodeclarados), e os objetivos nos quais a área atua, mas com atuação conjunta de
outro setor: não exclusivos (autodeclarados). Abaixo seguem os indicadores utilizados
e os objetivos pertinentes a cada área, conforme resposta.
2.3.1 Solicitação de Auditoria – 03/2015-01:
PROGEPE:
Os indicadores utilizados pela Progepe são listados abaixo:
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DTIC:
Os indicadores utilizados pela DTIC são listados abaixo:
PROPLAN:
Não possui indicadores desenvolvidos. Estão em fase de desenvolvimento de
programas (sistema SIG) para a partir daí desenvolver indicadores confiáveis.
ITEM FASE INDICADOR DESCRIÇÃO SISTEMA/MÉTODO de EXTRAÇÃO
1 1 Número de requisições para os sistemas institucionais
2 2 Taxa de disponibilidade da rede
3 1 Percentual de atendimento das demandas
4 3 Valores gastos com aquisição de suprimentos de informática
Volume de acesso diários aos sistemas institucionais
SIGs(SIGAA, SIPAC, SIGRH) realizado por servidores e
alunos.
Através da ferramenta administrativa do sistema SIG obter
o Relatório de acesso as áreas administrativa e acadêmica.
Valores estatísticos calculados a partir do registro dos
incidentes que ocorreram na rede no período em análise
como frequência média da interrupção (interrupções/mês)
e Duração média da interrupção dos serviços de rede
(minutos/mês).
O CACTI é uma ferramentas gráfica de gerenciamento de rede
Quantidade de chamados abertos por servidores e alunos
na área de suporte técnico e sistêmico.
Informações obtidas da base de dados do sistema de
helpDesk, quantidade de requisições registradas, tempo
médio de resolução dos chamados, Nível de Satisfação dos
chamados fechados
Investimentos realizados em soluções de tecnologia
incluindo hardware, software e serviços para as áreas
administrativa e acadêmica.
Dados importados do SIAFI, Nota de empenho e Sistema de
Patrimônio
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COMUNICAÇÃO:
Os indicadores utilizados pela Comunicação são listados abaixo:
PROENS: Os indicadores utilizados pela PROENS são listados abaixo:
Item Fases de desenvolvimento e aplicação
Dados utilizados Sistemas ou métodos utilizados para extração dos
dados
DEMTEC / DESUP 1 Levantamento do número de
cursos ofertados pelo IFPR Total de cursos ofertados em 2015: - 33 superiores - 89 técnicos de nível médio
Guia do estudante do IFPR; Edital processo seletivo 2014
2 Levantamento do número de estudantes matriculados nos cursos
Número de estudantes por curso/Câmpus
Consulta ao Portal de Informações do IFPR
3 Levantamento da carga horária dos docentes que atuam nos cursos
Número de professores/número de aulas dos cursos
Consulta direta aos câmpus para preenchimento de
planilhas
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4 Elaboração de planilha com dados sobre a titulação do corpo docente para participação do Programa Novo Prodoutoral da CAPES e Estatística de docentes por área de conhecimento
Número de docentes com Doutorado; Número de
docentes com Mestrado; Número de docentes com
Especialização; Número de docentes com Graduação;
Número de docentes matriculados em Programas de
Pós- Graduação
Consulta direta aos câmpus para preenchimento de planilhas; Pesquisa CNPq; Pesquisa StelaExperta
5 Editais da Assistência Estudantil
Número de benefícios destinada a atender os
estudantes; Número de inscrições nos
editais
Todo o processo que envolve a seleção
6 Levantamento do número de inscritos no
Processo Seletivo do IFPR
Número de inscrições efetivadas
FAUEL e Naps
7 Levantamento do acervo DAES
1 Levantamento de informações socioeconômicas dos estudantes do IFPR
Formulário Formulário preenchido, análise documental, entrevista e parecer de servidores da área do Serviço Social;
2 Quantitativo de estudantes contemplados com a Assistência Estudantil
Edital de Resultado por Campus
Edital de resultado publicado na página do IFPR, lista de classificação por análise elaborada por profissional do Serviço Social; planilha compartilhada na plataforma Google Drive;
3 Carteiras Estudantis Quantitativo de estudantes matriculados e ativos
Portal de Informações do IFPR, planilha de levantamento realizado pela Secretaria Acadêmica do Campus em parceria com a Seção Pedagógica e Assuntos Estudantis, e impressão das carteiras pela DAES;
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4 Seguro Quantitativo de estudantes matriculados e ativos
Portal de Informações do IFPR, e planilha de levantamento realizado pelo fiscal do contrato, encaminhando-o diretamente à empresa;
5 Elaboração de editais dos programas da Assistência Estudantil
Dados do exercício anterior e experiências relatadas pelos campi
Desempenho do exercício anterior, relatório de análise e conclusão das políticas que devem ser aperfeiçoadas, índice de desenvolvimento dos projetos, mediante relatórios parciais e finais, conceitos dos estudantes, frequência, etc;
6 Rotinas Administrativas Recebimento de email, envio e despachos de documentos via malote
Conta gerenciada pelo Google – IFPR, malote (correios), direcionamento para as unidades competentes, análise das demandas dos campi, etc.
7 Avaliação do Programa Estudante Atleta
Edital de Resultado por Campus e Relatório Final.
Edital de resultado publicado na página do IFPR, lista de classificação por análise elaborada por profissional do Serviço Social e análise de projetos realizada na CASE, conforme Edital 07/2014 PROENS-DAES-IFPR; planilha compartilhada na plataforma Google Drive; Relatório final conforme modelo solicitado em Edital.
CGB 1 Levantamento do acervo
bibliográfico (Pregões eletrônicos de 2011 a 2014)
Número (aproximado) de itens adquiridos: 112.749
Autorizações de Fornecimento
CGSA
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1 Levantamento do quantitativo de diplomas de cursos técnicos de nível médio e de graduação emitidos e registrados
11571 diplomas de Cursos Técnicos e de Graduação
emitidos e registrados entre janeiro e dezembro de 2014
Controle Interno da CGSA/PROENS
2 Levantamento do quantitativo de certificados de Pós-Graduação Lato Sensu emitidos e registrados
1120 certificados de Pós-Graduação Lato Sensu emitidos e registrados entre janeiro e dezembro de 2014
Controle Interno da CGSA/PROENS
3 Levantamento do Quantitativo de certificados de Ensino Médio através de exames certificadores (ENCCEJA e ENEM)
54 Certificados de conclusão do ensino médio de edições
2008 a 2010 emitidos e registrados entre janeiro e dezembro de 2014. (Outras edições são
descentralizadas aos Câmpus do IFPR, cabendo à CGSA a
condução do processo
Controle Interno da CGSA/PROENS
SEAF 1 Assistência Estudantil -
Pagamento de bolsas da (PACE, PBIS, PROEJA, ATLETA, MONITORIA e EVENTOS)
- Câmpus contemplados: 14
- Bolsas concedidas: 28.397
- Desembolso: R$ 6.889.344,00
- Editais das bolsas - Planilha Google Drive - SIAFI
2 Rotinas administrativas e financeiras
- 81 pedidos de diárias emitidas no montante de R$
40.518,89; - 24 solicitações de passagens aéreas e rodoviárias atendidas
no montante de R$ 25.965,08;
- 24 auxílios-moradia processados;
- 51 Nf's e RPCI's pagas; - 30 informações de
disponibilidade orçamentária emitidas;
- 38 solicitações de empenhos, reforços e anulações emitidas;
- 16 pedidos de desconcentração de recurso atendidos no montante de R$
456.416,95; - Recurso total gerenciado em
2014: R$ 10.564.002,06
- SCDP - SIPAC
- Controles internos
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3 Rotinas de GT-Pessoas - 47 processos diversos, instaurados e tramitados junto
a PROGEPE; - 14 pedidos de férias
homologados
- SIPAC - SIAPENET
4 Rotinas de almoxarifado - 7 solicitações de registro patrimonial executadas;
- 7 registros de entrada de materiais de consumo;
- 16 requisições externas de materiais de consumo
- Controles internos
PROEPI:
Não possui indicadores desenvolvidos. Estão em fase de desenvolvimento de
programas (softwares) para a partir daí desenvolver indicadores confiáveis.
PROAD Os indicadores utilizados pela PROAD são listados abaixo Item
Fases de desenvolvimento e aplicação
Dados utilizados Sistemas ou métodos utilizados para
extração dos dados 1. Indicadores de desempenho
desenvolvidos e aplicados no IFPR
• Execução Orçamentária (total e por unidade);
• Execução de Obras;
Extração de dados nos sistemas SIAFI Gerencial e Operacional e SIMEC; Acompanhamento e fiscalização de obras pela DI;
2. Indicadores de desempenho desenvolvidos a serem aplicados futuramente no IFPR
• Percentual de execução do Calendário de Compras e Licitações;
• Inventário Institucional;
Controle da execução de procedimentos licitatórios pela DA/CECOM; Controle
3. Indicadores em fase de desenvolvimento ou planejamento no IFPR
• Percentual de Execução Orçamentária desconcentrada (número de procedimentos como emissão de empenhos e pagamentos com o menor número de
Extração de dados nos sistemas SIAFI Gerencial e Operacional; Acompanhamento da Desconcentração pela DCOF;
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procedimentos sem problemas)
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2.3.2 Solicitação de Auditoria – 03/2015-02:
A presente Solicitação de Auditoria teve como objetivo avaliar como estão sendo
tratados os objetivos institucionais (definidos no PDI) entre os órgãos da alta gestão,
dentro dos seguintes parâmetros:
1) Definição clara a qual gestor cabe tratar determinado objetivo Institucional; e
2) Quando há mais de uma área envolvida, verificar se há consenso de
responsabilidades e se há articulação entre as áreas para cumprimento de
determinado objetivo; e
3) Caso não se tenha gestor responsável ou articulação entre as áreas, criar um
levantamento inicial dos setores responsáveis por cada objetivo.
A SA 03/2015-02 era composta por uma planilha (anexo I) na qual as áreas
caracterizavam as responsabilidades (suas e dos pares) por cada objetivo
institucional. As áreas em colorido correspondem aos objetivos que a área atribuiu
para si. Como o preenchimento foi feito por várias áreas, é razoável que cada
objetivo tenha sido “auto atribuído” por mais de uma área, neste caso as áreas
responsáveis devem se articular para trabalhar aquele objetivo institucional em
comum.
Com relação ao parâmetro 1 (Definição clara a qual gestor cabe tratar
determinado objetivo Institucional) não houve problemas no preenchimento, uma vez
que cada setor lhe atribuiu baseado nas demandas do cotidiano. Já em relação ao
parâmetro 2 (Quando há mais de uma área envolvida, verificar se há consenso de
responsabilidades e se há articulação entre as áreas para cumprimento de
determinado objetivo) podemos dizer que houve uma grande confusão de respostas;
uma vez que até entre as áreas que se declaravam responsáveis pelo objetivo, não
houve consenso de quais seriam as outras áreas responsáveis pelo mesmo objetivo
institucional.
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Chegamos então ao parâmetro 3 (Caso não se tenha gestor responsável ou
articulação entre as áreas, criar um levantamento inicial dos setores responsáveis
por cada objetivo). Como não houve (via de regra) consenso entre os que se
atribuíram objetivo em relação aos seus pares responsáveis, resolvemos atribuir
responsabilidade (baseado nas respostas) apenas àqueles que se autodeclararam
responsáveis pelos objetivos.
Em relação aos “pontos a serem discutidos” eles dizem respeito aos objetivos
que foram associados responsáveis diferentes daqueles a Audin disponibilizou na
tabela. Assim:
Objetivos Institucionais Áreas que se
autodeclararam responsáveis
PONTOS A SEREM DISCUTIDOS
Integração entre conteúdos de disciplinas e a pesquisa em todos os níveis de ensino
PROPLAN PROENS PROEPI
Fomentar as práticas esportivas e culturais dos Câmpus
PROENS PROEPI
Proporcionar aos alunos a inserção ao mercado de trabalho através da oferta de estágio e de emprego
PROEPI
Desenvolver mecanismos de acompanhamento de egressos
DTIC PROPLAN PROENS PROEPI
Implementar programas de empreendedorismo inovador
PROEPI
Promover a inclusão tecnológica no Câmpus
DTIC PROENS PROEPI
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Criar mecanismos para a redução da evasão
PROENS PROEPI
Criar ambientes multidisciplinares para o processo ensino-aprendizagem ;
PROENS PROEPI
Consolidar a assistência estudantil nos Câmpus;
PROENS PROEPI
Manter e acompanhar o sistema de cotas
PROENS PROEPI
Fomentar a criação de programas de pós-graduação
PROENS PROEPI
Estruturar a equipe de professores e pesquisadores focados no tema de referência
PROEPI
Discutir de forma democrática nos Câmpus as áreas de referência;
PROEPI
A PROENS respondeu: “Não está claro se as áreas dizem respeito aos cursos.” A AUDIN entende que a PROEPI e PROENS devem provocar a discussão, uma vez que áreas de referência estão diretamente ligadas ao ensino, pesquisa e extensão.
Mapear as competências e habilidades existente no IFPR
PROGEPE PROPLAN PROEPI
A PROENS respondeu “Acredito que seja um trabalho a ser realizado por uma comissão constituída por representantes dos câmpus e da reitoria”. A UDIN considera a posição da PROENS. No entanto, o mapeamento de competências deve ter atuação do planejamento (PROPLAN), pessoas (PROGEPE) e das pró-reitorias responsáveis pela atividade fim (PROENS e PROEPI).
Estruturar metodologia para abertura de novos cursos
PROENS
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Consolidar e ampliar o sistema de parcerias em todos os níveis do IFPR
PROGEPE COM PROEPI
Criar espaços institucionais para a integração das comunidades internas e externa
PROGEPE DTIC PROENS
Promover a participação das comunidades internas e externa nas tomadas de decisão.
PROPLAN COM
A PROENS responde “Trata-se de uma prerrogativa dos Conselhos que praticam atos decisórios”. A AUDIN que está discussão pode ser até prerrogativa do Câmpus, mas a motivação e o estimulo para isso podem ser dados pela alta gestão (Pró-reitorias, gabinete e até pelos conselhos, como propõe a PROENS)
Promover parceria com setor empresarial de referência no mercado
COM PROEPI
A PROENS responde “Acredito que seja o trabalho do Gabinete da Reitoria”. A Audin acredita que este objetivo é prerrogativa das áreas fins, portanto, também da PROENS.
Criar ambientes especializados com alta tecnologia
DTIC PROENS
Desenvolver processo de transferência de conhecimento e tecnologia
DTIC PROPLAN PROEPI
Desenvolver a gestão administrativa e manutenção na infraestrutura
DTIC PROPLAN PROAD
Articular planejamento e captação de recursos por meio de projetos;
PROPLAN PROENS PROEPI
Promover desenvolvimento institucional com a utilização de aprimoramento de indicadores
PROGEPE PROPLAN PROENS
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Alinhar as ações com os objetivos estratégicos;
PROGEPE DTIC PROPLAN COM PROENS PROEPI PROAD
Criar modelos, métodos e ferramentas para promover a gestão sustentável
PROGEPE PROPLAN COM PROEPI PROAD
A PROENS responde: “trabalho coordenado pelo gabinete do reitor”. A AUDIN entende que a PROENS tem que estar inserida e participando do processo (por estar diretamente ligada à atividade fim)
Consolidar os mecanismos organizacionais da gestão integrada
PROGEPE PROPLAN PROAD
A PROENS responde: “trabalho coordenado pelo gabinete do reitor”.
Disponibilizar conhecimentos e tecnologias que permitam a análise de dados, gestão de informação e conhecimento
DTIC PROPLAN PROENS
Promover a transparência e a divulgação dos atos institucionais
PROGEPE PROPLAN COM PROAD
Disseminar a cultura de planejamento em todos os níveis da instituição
PROGEPE PROPLAN PROENS PROAD
Implantar política de capacitação e educação continuada
PROGEPE PROENS
Desenvolver mecanismos de motivação e comprometimento dos servidores
PROGEPE PROPLAN PROENS
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Criar critérios de distribuição de vagas de servidores
PROGEPE
Aprimorar o processo de gestão de pessoas nas unidades
PROGEPE
Promover eventos culturais e sociais
COM PROENS PROEPI
Promover a integração e o desenvolvimento das pessoas, criando um ambiente produtivo e humanizado
PROGEPE PROENS PROEPI
Estruturar o modelo de comunicação interna para servidores
COM
Implementar programas de qualidade de vida
PROGEPE PROEPI
Promover a identidade institucional e a marca do IFPR
COM PROEPI
Diversificar o portfólio de material de divulgação COM A PROENS responde: “trabalho
coordenado pelo gabinete do reitor”. Ser referência na área de desenvolvimento de tecnologias educacionais, fortalecendo a identidade institucional
DTIC PROPLAN PROENS PROEPI
Com relação a tabela acima, destacamos que atribuição de (auto)
responsabilidade, por parte da alta gestão não finda o processo de responsabilidade
pelos objetivos institucionais. Muito pelo contrário, inicia-se a discussão para definir
quem são os responsáveis pelos objetivos e quais os processos precisamos mapear
(ou elaborar) para atingi-los.
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3. CONCLUSÃO:
Os indicadores de desempenho do IFPR se encontram em fase inicial. Com
base nas respostas recebidas pela Audin (encaminhada pelas Pró-reitorias, Dtic e
Comunicação) percebeu-se poucos indicadores desenvolvidos e não se nota
referencial para elaboração de tais indicadores. O referencial (ideal) seria o
planejamento operacional, que seria baseado no planejamento tático e este, no
planejamento estratégico.
O planejamento que se encontra elaborado (formalizado) é o planejamento
estratégico, formalmente representado pelo PDI (Plano de desenvolvimento
Institucional) 2014 – 2018. Este documento apresenta os objetivos estratégicos (que
derivam das diretrizes organizacionais e consequentemente dos eixos estratégicos).
Conforme o próprio documento define “ O Plano de Desenvolvimento Institucional –
PDI 2014/2018 do Instituto Federal do Paraná – IFPR, é um instrumento de gestão
que norteia a instituição no que diz respeito a sua filosofia de trabalho, a missão a
que se propõe, seus objetivos e as diretrizes pedagógicas que orientam suas ações”
. O PDI trás consigo 41 objetivos a serem atingidos pelo IFPR, porém na forma
como é abordado no documento não fica claro a quem (a qual área ou setor) é
atribuído cada objetivo. O documento, na verdade, cobra ações dos câmpus que
descrevem as ações que vão tomar. Evidentemente, algumas (poucas) ações
podem ser pertinentes aos câmpus (estrategicamente falando, em termos de
instituição), mas em sua grande maioria as ações constantes no planejamento
estratégico são iniciativas da alta gerência, portanto, gabinete da reitoria, pró-
reitorias, DTIC e replicam ou são implantadas nos câmpus.
O IFPR carece de planejamentos táticos, onde as áreas responsáveis traduzam
as decisões do planejamento estratégico em planos concreto para cada unidade da
instituição, desdobrando os objetivos institucionais em objetivos departamentais. O
intento do planejamento tático é especificar de que modo cada setor, processo ou
projeto ajudará no alcance dos objetivos concebidos no planejamento estratégico.
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Ainda no tema planejamento, outra carência da instituição em relação a
planejamento operacional, plano este onde se coloca em prática os planos táticos da
instituição, é de curto prazo e envolve cada tarefa e meta. Tem como objetivo
desdobrar os planos táticos de cada departamento em planos operacionais para
cada tarefa. O planejamento operacional deve conter recursos necessários para sua
implantação, os procedimentos básicos a serem adotados, os resultados finais
esperados, prazos estabelecidos, responsáveis pela execução e implantação entre
outros.
Enfim, para construção de uma base de indicadores sólida e confiável é
necessário ter o embasamento do planejamento operacional, tático e estratégico.
Este existe, porém não cumpre totalmente a sua missão, pois cria dubiedade de
entendimentos acerca das responsabilidades dos objetivos institucionais.
Como forma de contribuição ao aprimoramento da gestão, esta AUDIN emite as
seguintes recomendações acerca do planejamento institucional:
Recomendação 01: Repensar (refazer) o planejamento institucional, dando
atribuições claras a todos os setores responsáveis pela alta administração
(Gabinete, pró-reitorias e DTIC) relativos aos objetivos institucionais, considerando o
planejamento estratégico. Vale dizer que uma das premissas do PDI 2014-2018 é
ser “ Instrumento norteador para a implementação e acompanhamento dos objetivos,
estratégias da instituição”. É, portanto, necessário para cumprimento da sua função
tornar claros os objetivos institucionais e responsabilidade da alta gestão, para
então, criar métodos para acompanhamento das estratégias e medir o seu
desempenho.
Recomendação 02: Criar discussão acerca dos objetivos institucionais (sua
validade ou não, e se são necessários a criação de novos objetivos). Sugere-se a
criação de um grupo de trabalho (entre a alta gestão) para discussão do
planejamento estratégico. A replicação de tais grupos de trabalho para elaboração
de planejamentos táticos e operacionais nos setores, para assim fundamentar a
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implantação de indicadores (índices) desempenho.
Recomendação 03: Deixar claro no planejamento estratégico quais são as políticas
vindas da reitoria ( incluindo as pró-reitorias) que os câmpus devem seguir. Ainda em
relação ao tema, definir o papel da educação a distância dentro da instituição. É
nítido a grande dimensão (em termos de orçamento, alunos e repercussão) que
alcançou a EAD, e no entanto, não é tratada como um aspecto importante no
planejamento estratégico.
Recomendação 04: O PDI tem aderência legal ao Decreto nº 5.773/2006 e as
metas do PNE (Lei Nº 13.005/2014). No entanto, entendemos que o planejamento
autárquico deve considerar o também o planejamento da União para sua
elaboração. Portanto, sugerimos que os planejamentos subsequentes do IFPR
tenham como referência, além dos mencionados, o PPA (Plano Plurianual), com
seus programas e objetivos pertinentes ao Ministério da Educação (que alcancem a
área de atuação do IFPR).
Recomendação 05: Sugerimos o alinhamento temporal do planejamento estratégico
(ou se for o caso, PDI) com o próximo ciclo da gestão, a exemplo do que é feito com
o Plano Plurianual (PPA). O PPA do governo federal (2016-2019). seguindo a
analogia teríamos um planejamento estratégico válido de 2017 a 2020 (ou talvez de
meados de 2016 até meados de 2019, ficando a critério da gestão esta escolha).
Outra razão para reformulação do PDI são as mudanças com que passou o IFPR
durante a gestão “pró-tempore” até o momento de deflagração da consulta para
definir o novo reitor. É sabido que o IFPR, por conta de ações e liminares não teve
estabilidade no que se refere a continuidade do seu gestor máximo, a troca de
reitores e a intervenção externa foram recorrentes na “continuidade” da gestão e
consequente .
Recomendação 06: Definidos os objetivos e as responsabilidades entre a alta
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gestão, é preciso definir como será feitos os processos com base na divisão de
responsabilidade. Aqui começa o planejamento tático: onde é atribuído o papel de
cada Diretoria de diferentes setores da alta gestão (Pró-reitoria e DTIC) na
consecução dos objetivos.
Recomendação 07: Definidos os papéis das diretorias, pode-se fazer o
planejamento operacional. Onde para cada processo mapeado (inclusive definição
do papel das diretorias) tem-se que estabelecer os recursos necessários e métricas
de desempenho, que servirão de base para a construção dos indicadores de
desempenho.
Recomendação 08: Inserir no planejamento institucional (estratégico, operacional
ou tático) questões importantes a serem resolvidas pelo IFPR: descentralização X
centralização; políticas para elaboração e divulgação de IIP (Instrução Interna de
Procedimentos) Cumprimento da Carga horária docente e dos técnicos
administrativos (controle de pontos); elaboração de convênios; flexibilização da
jornada de trabalho. Enfim, existem políticas claras que podem ser definidas de
forma central e planejada, não dando margem de interpretação (dúbia) aos agentes
públicos. A clareza em relação a estes pontos, torna transparente também a
definição posterior de índices (indicadores) de desempenho confiáveis.
Curitiba, 16 de julho de 2015.
Original Firmado Roberto Batista
Auditor
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Anexo I:
Objetivos Institucionais Auto Declarados
PROGEPE – Pró-reitoria de Gestão de Pessoas
DTIC – Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação
PROPLAN – Pró-reitoria de Planejamento e desenvolvimento Institucional
COMUNICAÇÃO
PROENS – Pró-reitoria de Ensino
PROEPI – Pró-reitoria de Extensão, Pesquisa e Inovação
PROAD – Pró-reitoria de Administração
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Objetivos Institucionais
PROGEPE DTIC PROPLAN COM PROENS PROEPI PROAD AREAS ENVOLVIDAS
Integração entre conteúdos de disciplinas e a pesquisa em todos os níveis de ensino
PROENS PROEPI
PROENS PROEPI
PROPLAN PROENS PROEPI DTIC COM
PROENS PROEPI
PROENS PROEPI
PROENS PROEPI
PROEPI
PROPLAN PROENS PROEPI
Fomentar as práticas esportivas e culturais dos Câmpus
PROENS PROENS PROGEPE PROENS PROEPI COM
PROENS PROEPI
PROENS PROEPI
PROGEPE PROENS PROEPI COM PROENS
PROENS PROEPI
Proporcionar aos alunos a inserção ao mercado de trabalho através da oferta de estágio e de emprego
PROENS PROEPI PROENS PROEPI COM
PROENS PROEPI PROEPI
PROENS PROEPI
PROEPI
PROEPI
Desenvolver mecanismos de acompanhamento de egressos
PROENS PROENS DTIC
PROPLAN PROENS PROEPI DTIC
PROENS DTIC
PROENS PROEPI
PROENS PROEPI DTIC COM
PROENS
DTIC PROPLAN PROENS PROEPI
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Implementar programas de empreendedorismo inovador
PROEPI PROEPI PROEPI COM
PROEPI PROEPI
PROENS PROEPI
PROEPI
PROEPI
Promover a inclusão tecnológica no Câmpus
DTIC PROENS PROAD DTIC
PROGEPE PROENS PROEPI DTIC COM
DTIC PROENS PROEPI
PROENS PROEPI
PROEPI
DTIC PROENS PROEPI
Criar mecanismos para a redução da evasão
PROENS PROENS
PROPLAN PROENS PROEPI
PROENS PROENS
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROENS
PROENS PROEPI
Criar ambientes multidisciplinares para o processo ensino-aprendizagem ;
PROENS PROENS
PROENS PROEPI PROAD
PROPLAN PROENS PROAD
PROENS PROEPI
PROENS PROEPI PROAD
PROENS
PROENS PROEPI
Consolidar a assistência estudantil nos Câmpus;
PROENS PROENS PROAD COM
PROENS COM
PROENS PROENS PROEPI
PROENS PROEPI
PROENS
PROENS PROEPI
Página 28 de 37
Manter e acompanhar o sistema de cotas
PROENS PROENS
PROPLAN PROENS PROEPI DTIC
PROENS PROGEPE PROENS
PROPLAN PROENS
PROENS
PROENS PROEPI
Fomentar a criação de programas de pós-graduação
PROENS PROEPI PROENS PROEPI COM
PROENS PROENS PROEPI
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD
PROEPI
PROENS PROEPI
Estruturar a equipe de professores e pesquisadores focados no tema de referência
PROENS PROEPI
PROGEPE PROENS PROEPI
PROGEPE PROGEPE PROGEPE PROEPI
PROGEPE PROENS PROEPI
PROEPI
PROEPI
Página 29 de 37
Discutir de forma democrática nos Câmpus as áreas de referência;
PROENS PROEPI
PROPLAN PROENS
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROGEPE PROENS
Não está claro se as áreas dizem respeito aos cursos.
PROENS PROEPI
PROENS
PROEPI
Mapear as competências e habilidades existente no IFPR
PROPLAN PROGEPE
PROPLAN PROGEPE
PROPLAN PROGEPE DTIC
PROPLAN PROGEPE PROENS
Acredito que seja um trabalho a ser realizado por uma comissão constituída por representantes dos câmpus e da reitoria.
PROPLAN PROENS PROEPI
PROGEPE
PROGEPE PROPLAN PROEPI
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Estruturar metodologia para abertura de novos cursos
PROPLAN PROENS PROENS PROENS PROENS
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD
PROENS
PROENS
PROENS
Consolidar e ampliar o sistema de parcerias em todos os níveis do IFPR
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROEPI COM
PROENS PROEPI PROAD
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROAD
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI DTIC COM
PROEPI
PROGEPE COM PROEPI
Criar espaços institucionais para a integração das comunidades internas e externa
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN PROENS PROAD DTIC
PROGEPE PROAD
PROPLAN PROGEPE PROENS PROAD
PROEPI COM
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI DTIC COM
PROEPI
PROGEPE DTIC PROENS
Página 31 de 37
Promover a participação das comunidades internas e externa nas tomadas de decisão
COM PROPLAN PROGEPE COM
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROGEPE PROENS PROEPI COM
Trata-se de uma prerrogativa dos Conselhos que praticam atos decisórios.
PROENS PROEPI COM
PROEPI
PROPLAN COM PROENS
Promover parceria com setor empresarial de referência no mercado
PROEPI PROEPI PROEPI
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
Acredito que seja o trabalho do Gabinete da Reitoria.
PROEPI
PROEPI
COM PROEPI
Criar ambientes especializados com alta tecnologia
DTIC
PROPLAN PROAD DTIC
PROAD DTIC
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC
PROEPI PROAD DTIC
PROGEPE PROENS PROEPI
PROEPI
DTIC PROENS
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Desenvolver processo de transferência de conhecimento e tecnologia
DTIC
PROPLAN PROGEPE PROAD DTIC
PROPLAN PROENS PROEPI
PROENS PROEPI DTIC
PROENS PROEPI DTIC
PROEPI PROEPI
DTIC PROPLAN PROEPI
Desenvolver a gestão administrativa e manutenção na infraestrutura
PROAD DTIC
PROPLAN PROAD DTIC
PROPLAN PROAD
PROPLAN PROAD
PROAD PROPLAN PROAD
PROAD
DTIC PROPLAN PROAD
Articular planejamento e captação de recursos por meio de projetos;
PROENS PROEPI
PROPLAN PROEPI
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN PROAD
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC
PROPLAN PROENS PROEPI
PROEPI
PROPLAN PROENS PROEPI
Promover desenvolvimento institucional com a utilização de aprimoramento de indicadores
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC
PROPLAN
PROPLAN
PROGEPE PROPLAN PROENS
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Alinhar as ações com os objetivos estratégicos;
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN PROAD
PROGEPE DTIC PROPLAN COM PROENS PROEPI PROAD
Criar modelos, métodos e ferramentas para promover a gestão sustentável
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN PROAD
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC
PROPLAN PROAD COM
Trabalho coordenado pelo Gabinete da Reitoria.
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROAD
PROGEPE PROPLAN COM PROEPI PROAD
Consolidar os mecanismos organizacionais da gestão integrada
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC
PROPLAN
Trabalho coordenado pelo Gabinete da Reitoria.
PROPLAN
PROPLAN PROAD
PROGEPE PROPLAN PROAD
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Disponibilizar conhecimentos e tecnologias que permitam a análise de dados, gestão de informação e conhecimento
PROPLAN PROPLAN DTIC
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC
PROGEPE DTIC
PROENS PROEPI DTIC
PROPLAN DTIC COM
DTIC
DTIC PROPLAN PROENS
Promover a transparência e a divulgação dos atos institucionais
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
COM
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
COM COM PROPLAN COM
PROAD COM
PROGEPE PROPLAN COM PROAD
Disseminar a cultura de planejamento em todos os níveis da instituição
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN PROPLAN PROPLAN
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN
PROAD PROPLAN
PROGEPE PROPLAN PROENS PROAD
Implantar política de capacitação e educação continuada
PROGEPE
PROGEPE
PROGEPE
PROGEPE
PROGEPE PROENS PROEPI
PROGEPE
PROAD PROGEPE
PROGEPE PROENS
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Desenvolver mecanismos de motivação e comprometimento dos servidores
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROGEPE
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROGEPE PROGEPE
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROGEPE
PROGEPE PROPLAN PROENS
Criar critérios de distribuição de vagas de servidores
PROGEPE PROPLAN PROGEPE PROGEPE PROGEPE
PROGEPE PROENS
PROPLAN PROGEPE
PROGEPE
PROGEPE
Aprimorar o processo de gestão de pessoas nas unidades
PROGEPE PROGEPE PROGEPE PROGEPE PROGEPE PROGEPE
PROGEPE
PROGEPE
Promover eventos culturais e sociais
PROENS PROEPI
PROGEPE PROENS PROEPI
PROGEPE PROENS PROEPI COM
PROGEPE PROENS PROEPI COM
PROGEPE PROENS PROEPI
PROGEPE PROEPI COM
COM
COM PROENS PROEPI
Promover a integração e o desenvolvimento das pessoas, criando um ambiente produtivo e humanizado
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROGEPE PROGEPE PROGEPE
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROGEPE
PROGEPE PROENS PROEPI
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Estruturar o modelo de COM interna para servidores
COM COM COM COM PROPLAN DTIC COM
PROGEPE COM
COM
COM
Implementar programas de qualidade de vida
PROGEPE PROGEPE PROGEPE PROGEPE PROGEPE
PROGEPE PROENS PROEPI
PROGEPE
PROGEPE PROEPI
Promover a identidade institucional e a marca do IFPR
COM PROENS PROEPI COM
COM COM DTIC COM
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM COM
COM PROEPI
Diversificar o portfólio de material de divulgação
COM COM COM COM
Trabalho coordenado pelo Gabinete da Reitoria.
COM
COM
COM
Ser referência na área de desenvolvimento de tecnologias educacionais, fortalecendo a identidade
COM
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROPLAN PROGEPE PROENS PROEPI PROAD DTIC COM
PROENS PROEPI
PROENS PROEPI
PROENS PROEPI
COM
DTIC PROPLAN PROENS PROEPI
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institucional