00001 A 00399 - PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA 00400 A 00599 - ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO

Normas e Procedimentos para gerenciamento de processos

administrativos no âmbito da Administração Pública Federal

Legislações do SLTI/MPOG:

Portaria nº 05 de 19/12/2002 Portaria nº 03 de 16/05/2003Portaria nº 12 de 23/11/2009

Faixas numéricas atribuídas pelo

Faixas numéricas atribuídas pelo Serviço Nacional de Protocolos da Administração Pública Federal -

SENAPRO

00001 A 00399 - PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA

00400 A 00599 - ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO

01200 A 01399 – MIN. CIÊNCIA E TECNOLOGIA

01400 A 01599 – MIN. DA CULTURA

02000 A 02999 – MIN. DO MEIO AMBIENTE

58000 A 58999 – MIN. DO ESPORTE

08000 A 08999 – MIN. DA JUSTIÇA

25000 A 25999 – MINISTÉRIO DA SAÚDE

33000 A 33999 – MINISTÉRIO DA SAÚDE

Unidades Protocolizadoras da Fiocruz

Unidade

Prefixo

DIRAD 25380CPqRR 25381CPqAM 25382CPqGM 25383

IFF 25384INCQS 25385

BIO-MANGUINHOS 25386FAR-MANGUINHOS 25387

ENSP 25388DIRAC 25389ILMD 25792

DIREB 25027ICC 25028IOC 25030COC 25067

Definição Processo Administrativo

É um documento ou conjunto de documentos

que exige(m) um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos, ou ainda, instrução para pagamento de despesas.

Autuação de ProcessoÉ o termo que caracteriza a abertura do processo.O processo deve ser autuado preferencialmente por um documento original. Se não houver possibilidade, a cópia deverá ser autenticada por um servidor.

Constituição do Processo

Documentos resultantes de transmissão via fax não poderão constituir-se em peças de processos, salvo nos casos de processos de compra, onde a confirmação do fornecedor é imprescindível.


Toda vez que exceder os espaços destinados a movimentação dos processos ou se identificar algum tipo de rasura ou dano na capa, o usuário deverá se dirigir à Seção de Protocolo para solicitar a confecção de uma nova capa.


Processos de outras Instituições deverão, impreterivelmente, ser encaminhados à Seção de Protocolo da DIRAD para os devidos registros.


Documentos resultantes de Correio Eletrônico (e-mail) só terão legalidade se atenderem aos seguintes critérios:


AutorRemetenteAssuntoData e Hora do recebimentoIndicação de anexosAssinatura/Carimbo de servidor

Numeração do Processo

A numeração em Processos de Volume deverá ser contínua, lembrando que um novo processo de volume é continuação do anterior, ou seja, vários volumes compõem um único processo.

A numeração em Processos de Letra deverá ser individual, lembrando que a cada abertura de uma nova letra, uma nova numeração deverá ser iniciada.


As páginas que compõem o processo

administrativo poderão ser impressas frente e

verso, se houver a necessidade de identificar o

verso, a numeração se dará da seguinte forma:

Folha da frente 05 - Folha do verso 05 v (verso)


Critérios que deverão ser considerados no

momento da impressão frente e verso:

Margens Superior/Inferior 2,5cm

Margens Esquerda/Direita 3,0cm

Utilizar impressão a laser

Numeração do ProcessoQuando por falha ou omissão for constatada

a necessidade da correção da numeração de

qualquer folha do processo, inutilizar a

numeração, colocando um “X” sobre o

carimbo. As folhas subsequentes deverão ser

renumeradas, em seguida o usuário deverá

informar em despacho a ocorrência.


Nos casos em que o documento que irá compor o processo, estiver em tamanho reduzido, o documento deverá ser colado em folha de papel A4 ou Oficio, carimbando os cantos superiores direito e esquerdo.

Exemplo de numeração em documento menor que tamanho A4

Tramitação de Processo

Tramitação interna (entre as Unidades Fiocruz) – utilizar o Sistema de Processos da WEB, e, caso haja necessidade, emitir recibo de entrega de processo, extraído do próprio Sistema. Em caso de impossibilidade de uso do Sistema, a movimentação deverá ser apontada através da Guia Oficial de Movimentação.

Tramitação de Processo

Tramitação externa (entre outros Órgãos Públicos) – proceder o envio através da Seção de Expedição, utilizando envelope devidamente identificado com o(s) número(s) do(s) processo(s), acompanhado(o) da Guia Oficial de Movimentação, apontando devidamente a descrição do Órgão destinatário.

Guia Oficial de Movimentação de Processos

Folha de DespachoQualquer solicitação ou informação referente ao processo, deverá ser feita no próprio documento ou na folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando tantas folhas quanto necessário. A folha de despacho também poderá ser utilizada frente e verso.

DespachoConceito: Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação. O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não.

Modelos de Despacho - Exemplos

TERMO DE JUNTADA

Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), junto a este Processo o xxxxxxxxxxxx (especificar o documento), da(o) xxxxxxxxxxxxx (indicar órgão/entidade remetente, por ex. Prefeitura Municipal de xxxx), acompanhado de documentos, contendo xx folhas.

_________________________

Assinatura/matrícula

TERMO DE JUNTADA

Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), junto a este Processo o Parecer nº xx/xxxx.

_________________________


TERMO DE JUNTADA

Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), junto a este Processo a Instrução nº xx/xxxx.

_________________________


TERMO DE APENSAMENTO

Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), apenso estes autos ao Processo de nº xx/xxxx, em atenção ao despacho de fls. xxx .

_________________________


TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Aos xx dias do mês de xxxxxx do ano de 20xx, nesta xxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), em atenção ao despacho de fls. Xxx ou (especificar o motivo), desentranhei deste Processo as folhas xx a xx, referentes a(o) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (nominar o documento). Certifico, ainda, que devolvi ao interessado os documentos desentranhados.

_________________________


TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Aos ___ dias do mês de _______ do ano de 20__, nesta(e) ____________ (indicar a unidade administrativa), faço a abertura do __ volume do processo nº __/__, sendo que o __ volume encerrou-se com o (a) _______________ (nominar o ato ou documento e sua origem), fls. __ a __, contendo ___ folhas, incluindo o Termo de Encerramento, fls. ___. Certifico, ainda, que o primeiro ato processual (ou documento, conforme o caso) praticado neste __ volume é a(o) _______________ (nominar o ato ou documento e sua origem), juntado(a) às fls. __.

_________________________

Assinatura do Servidor

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Aos __ dias do mês de _____ do ano de 20__, nesta(e) _____________ (indicar a unidade administrativa), faço o encerramento deste __ volume do processo nº __/__, contendo ___ folhas, incluindo este Termo, cujo último ato processual praticado (ou documento, conforme o caso) é a(o) ________________ (nominar o ato ou documento e sua origem), juntado(a) às fls. __.

_________________________

Assinatura do Servidor

Orientações sobre Desarquivamento de Volume

Poderá ser desarquivado qualquer volume e o último que ainda não possui o termo de encerramento. Qualquer alteração feita no mesmo, implicará na responsabilidade por parte do usuário, quanto a renumeração de todos os volumes em ordem sequencial.

Orientações sobre Abertura e Encerramento de Volume

O Termo de Abertura e Encerramento de Volume deverá ser numerado.

Desentranhamento ou Retirada de Folha de Processo

O processo que tiver página retirada conservará sua numeração original.

O responsável pela retirada, deverá informar na folha de despacho, o número da página retirada e ainda, o motivo pelo qual procedeu tal ação, datando e assinado sob carimbo.

É vedada a retirada da folha inicial do processo

Juntada de Processos/Documentos

A juntada ocorrerá somente quando houver dependência entre os processos a serem anexados. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios (secundários).

Processo principal é aquele que contém o assunto de maior interesse ou predominância, independentemente da sua data de abertura; O processo principal fica à frente e o acessório é anexado a ele.

Tipos de JuntadasAnexação de Processo à Processo:

Caráter definitivo;Constitui peça única;Renumera folhas;Movimenta somente o processo principal;

Tipos de JuntadasApensação de Processo à Processo:

Caráter provisório;Mantém a identidade de cada processo;Mantém a numeração de cada processo;Mantém a movimentação de cada processo;

NotaÉ imprescindível, após a juntada física de processos, tanto por anexação, quanto por apensação, o envio do formulário Juntada de Processos, devidamente preenchido e assinado, à Seção de Protocolo para os devidos registros.

Disponível na intranet da DIRAD/Serviço de Informação/Formulários/Manuais

Anexação de Documento à Processo:

É o ato de anexar fisicamente num determinado processo, documentos relevantes. É imprescindível, após anexação física dos documentos ao processo, o registro no Sistema de Informação.

Processos com LetrasCaracteriza processos de pagamento e cada letra de um mesmo número de processo, representa um fornecedor.Nota: A cada letra inicia-se uma nova numeração.

Volumes

Caracteriza a continuidade de um mesmo

processo, ou seja, é a fragmentação de um

processo em função da quantidade de suas peças processuais.

Reconstituição de Processo

Dar ciência à chefia imediata;

Divulgar no âmbito da Unidade o ocorrido, para que todos se empenhem na busca. Caso não haja sucesso, a Reconstituição de Processo ocorrerá da seguinte forma:

A Unidade providenciará cópias de documentos de que dispuser e também informará através de despacho o motivo pelo qual o processo esta sendo reconstituído e o número do processo extraviado;

Reconstituição de Processo

A Seção de Protocolo atribuirá uma nova numeração ao processo reconstituído e registrará no Sistema a ocorrência, fazendo um Apenso ao número do processo extraviado;

Após a reconstituição, caso o processo original seja localizado, o processo reconstituído deverá ser anexado ao processo original.

Obrigada!Seção de Protocolo

Tel. 3836-2153/2151/2005

[email protected]

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